CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
V, Kỹ năng giao tiếp của Thư ký tại cơ quan
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ văn phòng, góp phần tạo nên nhữg thay đổi tích cực, mới mẻ trong hoạt động của văn phòng.
Tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao năng suất lao động và hội nhập với nền kinh tế thị trường mới.
Với quy mô hoạt độnh lớn như Tập đoàn, thì mô hình hoạt động này đã được nghiên cứu kỹ và xây dựng trên cơ sở đảm bảo phát huy nhiều ưu điểm nhất và khắc phục tối đa các hạn chế. Do vậy mô hình hoạt động tổ chức của
Tập đoàn đã khá hoàn thiện.
Với công tác văn phòng
Văn phòng VNPT cần phải có một trụ sở riêng để thống nhất các phòng ban thuận tiện cho công việc của cơ quan.
Để có thể tổ chức khoa học nguồn lao động văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng bản phân tích cụ thể các nhiệm vụ của văn phòng. Trên cơ sở đó tiến hành phân công hợp lí cho các bộ phận phụ trách và cần chú ý ngành nghề, trình độ được đào tạo của cán bộ với chức trách và nhiệm vụ được giao nhằm khai thác tối đa trình độ, khả năng của mỗi cán bộ. Bên cạnh đó luôn phải gắn liền công tác giao nhiệm vụ với công tác kiểm tra.
Đẩy mạnh công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát kết hợp với các hình thức thi đua khen thưởng nhằm tạo động lực làm việc cho các cán bộ, chuyên viên của Tập đoàn.
Tiếp tục đưa chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn phòng. Nếu công tác này tiếp tục được ứng dụng tốt thì sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin, sự liên thông giữa lãnh đạo với các phòng, ban với nhau được thuận lợi, năng suất lao động tăng, thời gian đi lại được rút ngắn.
Công tác văn thư:
Xây dựng, hoàn thiện và bổ sung thêm một số quy chế về quản lý, về công tác văn thư. Để công tác văn thư hoạt động đi vào một cách có nề nếp và hiệu quả hơn.
Nâng cao nhận thức của các cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư: cơ quan có thể thường xuyên liên hệ với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ để mở các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn bản và lập hồ sơ cho các cán bộ, chuyên viên…Thiết nghĩ rằng, đối với các cán bộ cơ quan khi được đào tạo, bồi dưỡng sẽ được nâng cao ý thức của mình trong công tác văn thư.
Đối với các cán bộ văn thư, những người nắm, hiểu rõ về các nghiệp vụ công tác văn thư cần kiểm tra kỹ trước khi đóng dấu, và có sự nhắc nhở kịp thời đối với những văn bản còn sai sót. Riêng đối với các lãnh đạo cơ quan cũng cần có sự quan tâm, kiểm tra trước khi ký ban hành văn bản, không nên chỉ quan tâm đến nội dung văn bản mà quên đi các yếu tố thể thức khác của văn bản.
Đối với việc lập hồ sơ hiện hành cần nhanh chóng có kế hoạch phổ bién
cho các phòng, ban trong cơ quan về nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành. Cơ quan cần có những văn bản quy định rõ, hướng dẫn về cách thức lập hồ sơ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lộp lưu hồ sơ.
Đối với việc xây dựng danh mục hồ sơ cần có những quy định cụ thể.
Hàng năm các phòng, ban cần tự lập danh mục hồ sơ năm cho đơn vị mình dựa trên những chức năng, nhiệm vụ của đợn vị mình. Sau dó nộp xuống phòng văn thư lưu trữ để cán bộ văn thư bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan.
Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. đồng thời tiến hành phổ biến nhanh chóng và kịp thời các văn bản quy định, hướng dẫn của nhà nước và cơ quan về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ; thực hiện chế tài với các trường hợp vi phạm.
Đối với công tác văn thư chuyên trách tại phòng Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng VNPT nên xem xét thực hiện chuyên môn hoá trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính;
xác định rõ quan hệ và trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên trong công việc của mình được giao liên quan đến quá trình tiếp nhận, xử lý và chuyển giao văn bản . Cán bộ, nhân viên phụ trách chính nên tăng cường theo dõi, hỗ trợ các cán bộ, nhân viên có liên quan để xử lý công việc.
Để thuận lợi cho việc phân công công việc theo hướng chuyên môn hoá, phòng văn thư cần nghiên cứu và đề xuất với bộ phận Tin học của Văn phòng phối hợp điều chỉnh chức năng quản lý người sử dụng phù hợp với yêu cầu phân công, quản lý công việc của văn phòng.
III, KẾT LUẬN
Qua đợt thực tập 2 tháng tại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ Tâp đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam em đã có cơ hội để học tập, củng cố trau dồi kiến thức đã học tại trường, vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn cũng như tích lũy thêm những kinh nghiệm cho công việc sau này.
Trong qua trình thực tập em đã được tiếp xúc và khảo sát thực tế về các vấn đề thuộc công tác văn phòng và văn thư của cơ quan, giúp em hiểu được thêm về công việc văn thư để có những nhận thức về vai trò mà người văn thư đảm
nhận. Lần đầu tiên được tiếp xúc với những nghiệp vụ chuyên môn mà trước đây em chỉ được biết qua lý thuyết đã giúp em có cơ hội so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn. Nếu như lý thuyết mang tính khuôn mẫu thì thực tiễn lại linh hoạt và phong phú hơn. Thực tiễn có phần nào dựa trên lý thuyết song nó cũng có những thay đổi cho phù hợp với thực tiễn hoạt động hàng ngày ở cơ quan.
Nhờ có đợt thực tập này mà em đã làm quen và tìm hiểu thêm về môi trường công sở, cách ứng xử với cán bộ và nhân viên, cấp trên và đồng nghiệp trong cơ quan. Đặc biệt là công tác Văn phòng. Từ đó là kinh nghiệm cho công việc của mình sau này để giúp cho em không bỡ ngỡ trong công việc.
Vì thời gian cũng không có nhiều nên em chưa có cơ hội để tìm hiểu thêm về từng vấn đề cụ thể của cơ quan cũng như Văn phòng nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót và cần bổ sung nhiều.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường và đặc biệt là khoa Quản trị Văn phòng đã tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp cho chúng em, để
chúng em tự tin bước vào đời. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Tập đoàn và đặc biệt là các cô chú cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ đã tạo những điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập và giúp đỡ em rất nhiều để hoàn thành báo cáo thực tập này .
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên : Đặng Thùy Linh