Thực trạng công tác văn thư tại học viện tư pháp

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 3 3. Đối tượng , phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục của đề tài. 3 LỜI CẢM ƠN 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 6 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp. 6 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp. 6 1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp. 9 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Học viện Tư pháp. 11 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp. 11 1.2.2. Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp. 11 PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP. 12 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 12 1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư. 12 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. 12 1.1.2.Vị trí của công tác văn thư. 12 1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư. 12 1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư. 13 1.2 Nội dung của công tác văn thư. 14 1.2.1.Xây dựng văn bản. 15 1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản. 15 1.2.3. Bảo quản và sử sụng con dấu. 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP. 16 2.1. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Hành chính Tổng hợp. 16 2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HCTH. 16 2.1.2. Nhân sự làm Công tác văn thư. 18 2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư. 18 2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Phòng HCTH. 18 2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư. 19 2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư. 19 2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 19 2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 21 2.4.1.Quy trình xử lý văn bản đến tại Học viện Tư pháp. 22 2.4.2. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến. 29 2.4.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật. 29 2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp 30 2.5.1. Quy trình giải quyết văn bản đi 31 2.6. Quản lý văn bản tại Học viện Tư pháp. 35 2.7. Quản lý và sử dụng con dấu tại Học viện Tư pháp. 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Học viện Tư pháp. 39 3.2 Những Ưu điểm trong công tác văn thư tại Học viện. 39 3.3 Những Nhược điểm trong công tác văn thư tại Học viện Tư pháp. 40 3.4. Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư. 41 3.5.Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư. 41 3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư. 42 3.7.Điều kiện thực hiện các giải pháp 46 KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng , phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Bố cục đề tài LỜI CẢM ƠN PHẦN I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Tư pháp .7 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Học viện Tư pháp .7 1.1.2.Cơ cấu tổ chức Học viện Tư Pháp 10 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Học viện Tư pháp 12 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phịng Hành chính- Tổng hợp 12 1.2.2 Vị trí việc làm mơ tả vị trí Phịng Hành - Tổng hợp 12 PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 14 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư .14 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 14 1.1.2.Vị trí công tác văn thư 14 Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3.Ý nghĩa công tác văn thư .14 1.1.4.Yêu cầu công tác văn thư .15 1.2 Nội dung công tác văn thư 16 1.2.1.Xây dựng văn 18 1.2.2.Quản lý giải văn 18 1.2.3 Bảo quản sử sụng dấu 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 19 TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP .19 2.1 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị Phịng Hành chính- Tổng hợp 19 2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc trang thiết bị Phòng HC-TH .19 2.1.2 Nhân làm Công tác văn thư 21 2.2 Quản lý, đạo công tác văn thư 21 2.2.1.Việc ban hành đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư Phịng HC-TH 21 2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 22 2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư .22 2.3 Công tác xây dựng ban hành văn 22 2.4 Công tác quản lý giải văn đến 25 2.4.1.Quy trình xử lý văn đến Học viện Tư pháp 26 2.4.2 Theo dõi việc giải văn đến 34 2.4.3 Công tác quản lý giải văn mật .34 2.5.Công tác chuyển văn Học viện Tư pháp 35 2.5.1 Quy trình giải văn 36 2.6 Quản lý văn Học viện Tư pháp 40 2.7 Quản lý sử dụng dấu Học viện Tư pháp 41 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 3.1 Nhận xét chung công tác văn thư Học viện Tư pháp 45 3.2 Những Ưu điểm công tác văn thư Học viện 45 3.3 Những Nhược điểm công tác văn thư Học viện Tư pháp 46 3.4 Nguyên nhân ưu điểm công tác văn thư 47 Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.5.Nguyên nhân nhược điểm công tác văn thư 47 3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư 48 3.7.Điều kiện thực giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 PHẦN PHỤ LỤC 49 PHẦN PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng u cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn nao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua khơng ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ngày cơng tác Văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phủ nhận vai trị quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội cho đất nước Đây lý để tơi chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư Học viện Tư pháp ” để viết báo cáo thực tập để có nhìn đắn cơng tác Văn thư Học viện Là sinh viên lớp Quản trị Văn phòng, sau bốn năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tơi có kỹ chuyên môn nghiệp vụ định Nhưng “Học phải đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết học trường lớp phải áp dụng vào công việc thực tế quan, để đáp ứng yêu cầu Nhà trường thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức thân mình, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau tốt nghiệp trường Thực Kế hoạch Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp, Học viện Tư pháp tạo điều kiện tiếp nhận thực tập Thời gian thực tập tuần ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016 Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ Lãnh đạo cán bộ, giảng viên khoa Đào tạo Luật sư tạo hội cho áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư Đặc biệt hướng dẫn Cô Ngô Thị Ngọc Vân truyền cho tơi lịng say mê cơng việc, giúp tơi nhận thức sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm vai trị quan trọng cơng tác văn thư Từ tơi rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao lực thân để hoàn thành tốt công việc Mục tiêu đề tài - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Học viện Tư pháp - Kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư Đối tượng , phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác văn thư trường Học viện Tư pháp - Phạm vi nghiên cứu: Trường Học viện Tư pháp Nguồn tài liệu tham khảo - SGK Nghiệp vụ văn phòng PGS – TS Nguyễn Hữu Tri- NXB Thống kê Hà Nội năm 2001 - Công tác Văn thư- lưu trữ Chủ biên Dương Văn Khảm- NXB Chính trị quốc gia Hà Nội - Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phịng I - Cuốn tạp chí Văn thư- lưu trữ, tạp chí Nội vụ,… - Một số mẫu tài liệu tham khảo khác Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trên thực tế công tác văn thư đề tài có nhiều nghiên cứu như: Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên Nguyễn Thị Thảo trang- Đại học Hành KH7- TC38; Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lớp 08CDVP2A Sinh viên Lê Thị Tuyết ngành QTVP- Khoa KHXH&NV Thực tiễn Công tác soạn thảo Công tác Văn thư Đại học Đông Á Phương pháp nghiên cứu Báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập tài liệu - Phương pháp phân tích - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục đề tài Ngồi Lời nói đầu , Lời cảm ơn Kết luận, nội dung báo cáo gồm 03 phần: - Phần I : Khảo sát cơng tác văn phịng Học viện Tư pháp - Phần II: Thực trạng Công tác văn thư Học viện Tư pháp - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Trong đợt kiến tập cố gắng hàn thành tốt nhiệm vụ cuả trình độ chuyên mơn kiến thức tích luỹ cịn hạn chế Do đợt kiến tập báo cáo nhiều sai sót Vì kính mong q thầy đóng góp ý kiến để em hồn thiện chun mơn đợt thực tập sau q trình làm việc sau Tơi xin chân thành cảm ơn Hà nội, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Thương Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Khoảng thời gian thực tập tháng Học viện Tư pháp khoảng thời gian quan trọng thiết thực tơi Dưới bảo tận tình, trực tiếp tiếp xúc với công việc giúp học hỏi thêm nhiều kiến thức trau dồi thêm kiến thức học trường Thời gian tháng nhiều đủ để cảm nhận môi trường làm việc, cách ứng xử giao tiếp, tác phong đạo đức cán văn phòng hoạt động Đợt thực tập giúp tơi phần hình dung cơng việc mà làm tương lai Tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt khoa Quản Trị văn phòng tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập cho tơi bạn sinh viên có hội tiếp xúc, trải nghiệm thực tế công việc, ngành học Tơi xin cảm ơn tới Lâm Thu Hằng người phụ trách hướng dẫn báo cáo, kế hoạch thực tập Khoa tận tình giúp đỡ tơi tìm hiểu cơng tác văn phịng Dưới hướng dẫn tận tình, giao tiếp cởi mở thái độ làm việc khẩn trương nghiêm túc giúp tơi có thêm tự tin để hồn thành tốt nhiệm vụ Cuối tơi xin cảm ơn tới cán bộ, công chức, nhân viên làm việc Học viện Tư pháp tiếp nhận thực tập, đặc biệt cô Ngô Thị Ngọc Vân người trực tiếp hướng dẫn tơi Nhờ có bảo nhiệt tình, cởi mở, vui vẻ, dễ hồ đồng giúp tơi khơng tích luỹ thêm kinh nghiệm kiến thức mà phong cách giao tiếp, cách làm việc bổ ích cho tơi sau Tơi xin chân thành cảm ơn Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP Học viện Tư pháp thành lập theo Quyết định số 23/2004/QĐ- TTg NGÀY 25 tháng 02 năm 2004 Thủ tướng Chính phủ Học viện sở đào tạo nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ Tư pháp, hoạt động theo Điều lệ trường đại học; đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu hình quốc huy, có tài khoản riêng, có trụ sở Hà Nội Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh · Tên gọi đầy đủ tiếng Việt: Học viện Tư pháp · Tên gọi đầy đủ tiếng Anh: Judicial Academy · Trụ sở: Phố Phan Văn Trường, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội · Điện Thoại: (04) 7566129 · Fax: (04) 8361267 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Tư pháp 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Học viện Tư pháp Căn vào Quyết định số 2229/2015/QĐ-BTP ngày 22 tháng 12 năm 2015 Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao; tổ chức máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức người lao động Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp Tổ chức hoạt động đào tạo bao gồm: a) Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi hành án dân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên giao dịch bảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm công tác lý lịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên chức danh khác theo quy định pháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư ( giao nhiệm vụ); b) Bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cập nhật kiến thức cho chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp công chức, viên chức Ngành Tư pháp; c) Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu Tổ chức thực chương trình, kế hoạch đào tạo quản lý học viên; phối hợp với quan, tổ chức thực tốt mục tiêu đào tạo toàn diện cho học viên Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạp chí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học Học viện theo quy định pháp luật Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo theo quy định pháp luật Cấp văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng theo quy định pháp luật Tổ chức thực hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng phát triển kết nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng phục vụ hoạt động ngành Tư pháp Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Hợp tác, liên kết với tổ chức, cá nhân nước nước hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn pháp luật nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật theo phân cấp Bộ Tư pháp, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Học viện 11 Xây dựng phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trang thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nghiên cứu khoa học 12 Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục pháp luật theo quy định pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Học viện 13 Thực chế độ tài chính, kế tốn Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp 14 Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất, tài sản, trang thiết bị Học viện theo quy định pháp luật 15 Huy động, quản lý sử dụng nguồn lực tài nhằm thực nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp 16 Tổ chức thực công tác thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp 17 Giải khiếu nại, tố cáo; thực phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí hoạt động Học viện; thực công tác tra, kiểm tra theo quy định pháp luật 18 Thực chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức Học viện theo quy định 19 Tổ chức thực quy chế dân chủ sở, xây dựng nếp sống văn hóa mơi trường sư phạm Học viện 20 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao Điều Cơ cấu tổ chức, biên chế số lượng người làm việc Cơ cấu tổ chức a) Hội đồng Học viện Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hội đồng Học viện tổ chức quản trị đại diện quyền sở hữu Học viện, có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều lệ Trường Đại học văn pháp luật có liên quan Hội đồng Học viện gồm có Chủ tịch, Thư ký thành viên; tổ chức hoạt động theo Quy chế Tổ chức hoạt động Học viện quy định pháp luật có liên quan b) Giám đốc Phó Giám đốc Giám đốc Học viện người đại diện theo pháp luật Học viện, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý điều hành hoạt động Học viện Giám đốc Học viện Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp trước pháp luật việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Học viện Phó Giám đốc Học viện giúp Giám đốc giúp Giám đốc điều hành số hoạt động Học viện, Giám đốc phân công trực tiếp quản lý số lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Phó Giám đốc Học viện Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện trước pháp luật lĩnh vực, nhiệm vụ công tác phân cơng Số lượng Phó Giám đốc khơng q 03 người c) Các đơn vị chức thuộc Học viện: - Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư; - Khoa Đào tạo Luật sư; - Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự; - Khoa Đào tạo Công chứng viên chức danh khác; - Phòng Tổ chức cán bộ; - Phòng Hành chính, tổng hợp Đối ngoại; - Phịng Đào tạo Cơng tác học viên; - Phịng Tài - Kế tốn; - Phịng Quản trị; - Phịng Quản lý khoa học Trị Tạp chí Nghề luật; Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ; - Trung tâm Khảo thí Đảm bảo chất lượng đào tạo; - Trung tâm Thông tin - Thư viện; - Trung tâm Tư vấn pháp luật; - Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm Tư vấn pháp luật đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh đơn vị trực thuộc Học viện, có dấu tài khoản tiền gửi riêng, hạch toán phụ thuộc Học viện Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể đơn vị trực thuộc Học viện Bộ trưởng Bộ Tư pháp định sở đề nghị Giám đốc Học viện Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ công tác đơn vị trực thuộc Học viện Giám đốc Học viện quy định d) Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức trị tổ chức trị - xã hội: - Đảng Học viện; - Cơng đồn Học viện; - Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện; - Chi hội Cựu chiến binh Học viện; - Chi hội Luật gia Học viện Đảng bộ, đoàn thể tổ chức xã hội Học viện thành lập, tổ chức hoạt động theo điều lệ Đảng, điều lệ đoàn thể, tổ chức xã hội theo quy định Hiến pháp pháp luật Biên chế công chức số lượng người làm việc Biên chế công chức số lượng người làm việc đơn vị trực thuộc Học viện theo điểm c khoản Điều Bộ trưởng Bộ Tư pháp định phân bổ sở đề nghị Giám đốc Học viện Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán Điều Trách nhiệm mối quan hệ công tác Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trách nhiệm mối quan hệ công tác Học viện với Lãnh đạo Bộ Tư pháp, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Cục Thi hành án dân sự, tổ chức cá nhân khác có liên quan thực theo Quy chế làm việc Bộ Tư pháp quy định cụ thể sau: Học viện chịu đạo trực tiếp Bộ trưởng Thứ trưởng Bộ trưởng phân cơng phụ trách, có trách nhiệm tổ chức thực hiện, báo cáo chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách trước pháp luật kết giải công việc giao Học viện đầu mối tham mưu, giúp Lãnh đạo Bộ thực quan hệ với Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Liên đoàn Luật sư Việt Nam, Bộ, Ngành, địa phương, quan, tổ chức khác lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Học viện theo quy định pháp luật vè phân cấp Bộ Tư pháp Trong trình triển khai thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Điều Quyết định này, Học viện có trách nhiệm chủ trì trao đổi với đơn vị thuộc Bộ để giải vấn đề phát sinh có liên quan đến đơn vị Khi có yêu cầu đơn vị thuộc Bộ, Học viện có trách nhiệm phối hợp giải vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Học viện Trường hợp phát sinh vấn đề vượt thẩm quyền có ý kiến khác Học viện với đơn vị có liên quan thuộc Bộ, Học viện có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến đạo Bộ trưởng Thứ trưởng phụ trách trực tiếp Quan hệ Học viện với đơn vị liên quan thuộc Bộ Tư pháp: a) Phối hợp với Văn phòng Bộ việc giúp Bộ trưởng thực nhiệm vụ quản lý, điều hành thực kế hoạch công tác Học viện Tư pháp; b) Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng tổ chức thực kế hoạch, đề án tổ chức máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, thực chế độ, sách cơng chức, viên chức, người lao động Học viện theo quy định pháp luật Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c) Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ, Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Bổ trợ tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đơn vị có liên quan thuộc Bộ công tác tuyển sinh đào tạo chức danh tư pháp thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp d) Phối hợp với Vụ Tổ chức cán đơn vị chức Bộ Tư pháp xây dựng kế hoạch, chương trình, tài liệu bồi dưỡng chức danh tư pháp công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp đ) Phối hợp với Vụ Các vấn đề chung xây dựng pháp luật, Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật đơn vị thuộc Bộ có liên quan cơng tác xây dựng pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật; e) Phối hợp với Viện Khoa học pháp lý xây dựng thực chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học có nguồn kinh phí lấy từ kinh phí hoạt động thường xuyên Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp g) Phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài việc thực chế độ, sách tài chính, kế toán theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp h) Chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng đề án, chương trình, kế hoạch hoạt động hợp tác quốc tế lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp i) Chủ trì, phối hợp với Cục Cơng tác phía Nam hoạt động liên quan đến thực chức năng, nhiệm vụ Học viện tỉnh, thành phố khu vực phía Nam k) Phối hợp với sở đào tạo Ngành Tư pháp công tác đào tạo nghiên cứu khoa học; tạo điều kiện để giảng viên Học viện tham gia giảng dạy, nghiên cứu khoa học, trao đổi kinh nghiệm thuộc phạm vi quản lý Học viện l) Phối hợp với đơn vị khác thuộc Bộ Tư pháp thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Tư pháp Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quan hệ công tác Học viện với đơn vị thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ, Ngành liên quan, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, sở đào tạo, bồi dưỡng liên quan quyền địa phương thực theo quy định pháp luật Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay Quyết định số 1901/QĐ-BTP ngày 13 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Điều Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Học viện Tư pháp, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp Cục trưởng Cục Thi hành án dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 6; - Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); BỘ TRƯỞNG (Đã ký) - Phó Thủ tướng CP Nguyễn Xuân Phúc (để báo cáo); - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Liên đoàn Luật sư Việt Nam; - Bộ Nội vụ; Hà Hùng Cường - Bộ Giáo dục Đào tạo; - UBND TP Hà Nội; - UBND TP Hồ Chí Minh; - Các Thứ trưởng (để biết); - Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp (để đăng tin); - Lưu: VT, HVTP, TCCB (03 bản) Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 3: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNHTỔNG HỢP Theo Quyết đinh số 48/QĐ-HVTP ngày 01/4/2011của Giám đốc Học viện Tư pháp việc thành lập Về việc thành lập Phịng Hành - Tổng hợp, Phịng Hành - Tổng hợp đơn vị thuộc Học viện Tư pháp, có chức tham mưu, giúp Giám đốc việc xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn kế hoạch công tác Học viện Tư pháp; giúp Giám đốc việc theo dõi, đánh giá việc thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch công tác đơn vị Học viện; thực cơng tác hành chính, lễ tân, văn thư, lưu trữ Học viện, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Công tác kế hoạch, tổng hợp: a) Tham mưu cho Ban giám đốc chủ trì thực việc xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn kế hoạch công tác Học viện; hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn năm đơn vị; b) Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực quy hoạch, chiến lược, kế hoạch đơn vị sau phê duyệt; đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý việc thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch Học viện; c) Trực tiếp truyền đạt định, đạo, thông báo Ban Giám đốc đến đơn vị cá nhân tồn Học viện; theo dõi, đơn đốc việc thực kết luận Lãnh đạo Học viện; d) Chủ trì lập báo cáo tình hình thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm Học viện; công bố cung cấp số liệu thống kê; chủ trì xây dựng báo cáo cơng tác tháng, quý, năm Học viện Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: a) Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn đến, chụp, làm thủ tục chuyển Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao văn đến Lãnh đạo, đơn vị cá nhân Học viện; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax điện thoại liên hệ công tác; b) Lập lịch công tác tuần, tháng, quý, tháng năm Lãnh đạo Học viện, thông báo đến đơn vị theo dõi, đôn đốc việc thực lịch công tác này; c) Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn trước trình Ban Giám đốc ký, phê duyệt; kiểm tra thể thức thủ tục việc ban hành văn hành Học viện; d) Tổ chức thẩm tra đề án, văn đơn vị thuộc thẩm quyền phê duyệt Giám đốc; trường hợp đề án, văn cịn có sai sót nội dung tổ chức làm việc với đơn vị chủ trì soạn thảo để hồn thiện trước trình Lãnh đạo Học viện xem xét, phê duyệt đ) Quản lý dấu Học viện Tư pháp tên khắc lãnh đạo Học viện; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo quy định thể thức thủ tục hành chính; e) Ký y giấy tờ hành phạm vi uỷ nhiệm; cấp phát giấy giới thiệu giấy đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo ủy nhiệm Giám đốc; g) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc Học viện; h) Thực công tác thống kê, lưu trữ tài liệu, hồ sơ Học viện Tư pháp theo quy định Công tác lễ tân: a) Tổ chức việc lễ tân tiếp khách Lãnh đạo Học viện; đón tiếp khách nước đến công tác, hướng dẫn khách đến phận chức để giải công việc; b) Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan Học viện để đảm bảo điều kiện cần thiết cho việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo kiện Học viện; chịu trách nhiệm ghi chép biên họp Ban Giám đốc Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì phân cơng; Công tác thi đua, khen thưởng: a) Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng Học viện; b) Theo dõi, tổng hợp thi đua, khen thưởng; thực sách thi đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người lao động Học viện; Công tác khác: a) Đầu mối đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy trình tổ chức hoạt động Học viện; theo dõi, đôn đốc việc chấp hành nội quy, quy chế Học viện; b) Phối hợp với đơn vị Học viện phổ biến cho cán bộ, viên chức, người lao động quy chế, quy định Học viện, văn quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động Học viện; c) Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Học viện giao Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05: BẢN MƠ TẢ VỊ TRÍ CƠNG VIỆC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH- TỔNG HỢP ST Chức vụ Nhiệm vụ T -Tham mưu cho Ban giám đốc chủ trì thực việc xây 01 Trưởng phịng dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn kế hoạch công tác Học viện; hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn năm đơn vị; -Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực quy hoạch, chiến lược, kế hoạch đơn vị sau phê duyệt; đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý việc thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch Học viện; -Trực tiếp truyền đạt định, đạo, thông báo Ban Giám đốc đến đơn vị cá nhân tồn Học viện; theo dõi, đơn đốc việc thực kết luận Lãnh đạo Học viện; -Chủ trì lập báo cáo tình hình thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm Học viện; công bố cung cấp số liệu thống kê; chủ trì xây dựng báo cáo cơng tác tháng, quý, năm Học viện -Giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động phịng 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng vắng uỷ quyền văn - Trực dõi đạo hoạt động phòng -Tổ chức thẩm tra đề án, văn đơn vị thuộc thẩm quyền phê duyệt Giám đốc; trường hợp đề án, văn cịn có sai sót nội dung tổ chức làm Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc với đơn vị chủ trì soạn thảo để hồn thiện trước trình Lãnh đạo Học viện xem xét, phê duyệt -Tổ chức việc lễ tân tiếp khách Lãnh đạo Học viện; 03 Chun viên đón tiếp khách nước đến cơng tác, hướng dẫn khách đến phận chức để giải cơng việc; -Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan Học viện để đảm bảo điều kiện cần thiết cho việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo kiện Học viện; chịu trách nhiệm ghi chép biên họp Ban Giám đốc chủ trì phân công; -Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng Học viện; - Theo dõi, tổng hợp thi đua, khen thưởng; thực sách thi đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người lao động Học viện; - Đầu mối đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy trình tổ chức hoạt động Học viện; theo dõi, đôn đốc việc chấp hành nội quy, quy chế Học viện; - Phối hợp với đơn vị Học viện phổ biến cho cán bộ, viên chức, người lao động quy chế, quy định Học viện, văn quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động Học viện; - Quản lý vận hành sửa chữa đơn giản thiết bị kỹ thuật kho lưu trữ 04 Kỹ thuật viên lưu - Thực qui trình nghiệp vụ lưu trữ theo phân cơng trữ trưởng kho lưu trữ - Tu bổ, phục chế tài liệu mức độ phức tạp trung bình - Sao in tài liệu phục vụ độc giả phục vụ tài liệu bảo hiểm lưu trữ - Thực qui trình kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ - Nhập liệu vào máy tính - Hướng dẫn độc giả sử dụng thiết bị phòng đọc Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực nhiệm vụ công tác văn thư như: 05 Nhân viên văn thư -Xây dựng Soạn thảo văn -Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác -Quản lý giải văn -Tiếp nhận, theo dõi giải văn đến -Quản lý sử dụng dấu -Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ… 1) Trực tiếp phụ trách công tác phục vụ nước uống 06 Nhân viên phục vụ họp, kỳ họp, phòng làm việc lãnh đạo cơng chức thuộc Văn phịng; đảm nhận cơng tác vệ sinh mơi trường phịng họp, phịng khách, phòng làm việc lãnh đạo Văn phòng; khu vệ sinh hành lang dãy nhà phía trước ( tầng 1,2,3) Chịu trách nhiệm quản lý toàn tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc đảm nhận (2) Phụ trách công tác vệ sinh, môi trường khu nhà vệ sinh hành lang dãy nhà phía sau, ba hành lang dọc từ dãy nhà trước sang dãy nhà sau ( tầng 1,2 tầng 3); quản lý toàn tài sản, công cụ dụng cụ phục vụ cho công việc giao phụ trách Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06: SƠ ĐỒ HỌC VIỆN TƯ PHÁP PHỤ LỤC 07 : PHỊNG HÀNH CHÍNH- TỔNG HỢP Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Thương Lớp: Quản trị Văn phòng K1B