Thực trạng công tác văn thư tại học viện tư pháp

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 3 3. Đối tượng , phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục của đề tài. 3 LỜI CẢM ƠN 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 6 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp. 6 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp. 6 1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp. 9 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Học viện Tư pháp. 11 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp. 11 1.2.2. Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp. 11 PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP. 12 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 12 1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư. 12 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. 12 1.1.2.Vị trí của công tác văn thư. 12 1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư. 12 1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư. 13 1.2 Nội dung của công tác văn thư. 14 1.2.1.Xây dựng văn bản. 15 1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản. 15 1.2.3. Bảo quản và sử sụng con dấu. 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP. 16 2.1. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Hành chính Tổng hợp. 16 2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HCTH. 16 2.1.2. Nhân sự làm Công tác văn thư. 18 2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư. 18 2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Phòng HCTH. 18 2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư. 19 2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư. 19 2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 19 2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 21 2.4.1.Quy trình xử lý văn bản đến tại Học viện Tư pháp. 22 2.4.2. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến. 29 2.4.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật. 29 2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp 30 2.5.1. Quy trình giải quyết văn bản đi 31 2.6. Quản lý văn bản tại Học viện Tư pháp. 35 2.7. Quản lý và sử dụng con dấu tại Học viện Tư pháp. 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Học viện Tư pháp. 39 3.2 Những Ưu điểm trong công tác văn thư tại Học viện. 39 3.3 Những Nhược điểm trong công tác văn thư tại Học viện Tư pháp. 40 3.4. Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư. 41 3.5.Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư. 41 3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư. 42 3.7.Điều kiện thực hiện các giải pháp 46 KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng , phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

LỜI CẢM ƠN 5

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 6

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp 6

1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp 6

1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp 9

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Học viện Tư pháp 11

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng hợp 11

1.2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính - Tổng hợp 11

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC VIỆN TƯ PHÁP 12

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 12

1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 12

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 12

1.1.2.Vị trí của công tác văn thư 12

1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư 12

1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư 13

1.2 Nội dung của công tác văn thư 14

1.2.1.Xây dựng văn bản 15

1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản 15

1.2.3 Bảo quản và sử sụng con dấu 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP 16

2.1 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Hành chính- Tổng hợp 16

2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HC-TH 16

2.1.2 Nhân sự làm Công tác văn thư 18

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 18

2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Phòng HC-TH 18

2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 19

2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư 19

2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 19

2.4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 21

2.4.1.Quy trình xử lý văn bản đến tại Học viện Tư pháp 22

2.4.2 Theo dõi việc giải quyết văn bản đến 29

2.4.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật 29

2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp 30

2.5.1 Quy trình giải quyết văn bản đi 31

2.6 Quản lý văn bản tại Học viện Tư pháp 35

2.7 Quản lý và sử dụng con dấu tại Học viện Tư pháp 36

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Học viện Tư pháp 39

3.2 Những Ưu điểm trong công tác văn thư tại Học viện 39

3.3 Những Nhược điểm trong công tác văn thư tại Học viện Tư pháp 40

3.4 Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư 41

3.5.Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư 41

3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư 42

3.7.Điều kiện thực hiện các giải pháp 46

KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoàvào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước pháttriển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các

cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lựclượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tácVăn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung vàchiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tớihoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máyhoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vàomột phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừamang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, côngchức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng

và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhànước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn nao vào việc thúc đẩy sự pháttriển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng

đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chínhquốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xãhội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không

ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đangphát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đấtnước

Đây cũng chính là lý do để tôi chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư

tại Học viện Tư pháp ” để viết báo cáo thực tập và để có cái nhìn đúng đắn nhất

về công tác Văn thư tại một Học viện

Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau bốn năm học tập rènluyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ tại Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội nay tôi đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhấtđịnh Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở trườnglớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu

đó Nhà trường đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tạicác cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen vớicông việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi cònngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp để chosinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đứccủa bản thân mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công việc sau khi tốt nghiệp ra trường

Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốtnghiệp, Học viện Tư pháp đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập Thời gian thựctập là 9 tuần bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016 Thời gian thựctập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo và cán bộ, giảng viên khoa Đàotạo Luật sư đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn côngtác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việctrao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Vănthư Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của Cô Ngô Thị Ngọc Vân đã truyền cho tôi lòngsay mê công việc, giúp tôi nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai tròquan trọng của công tác văn thư Từ đó tôi đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề

nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao năng lực của bản thân để hoànthành tốt công việc.

2 Mục tiêu của đề tài.

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Học viện Tư pháp

- Kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư

3 Đối tượng , phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng: Công tác văn thư trường Học viện Tư pháp

- Phạm vi nghiên cứu: Trường Học viện Tư pháp

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- SGK Nghiệp vụ văn phòng PGS – TS Nguyễn Hữu Tri- NXB Thống kê

- Cuốn tạp chí Văn thư- lưu trữ, tạp chí Nội vụ,…

- Một số mẫu tài liệu tham khảo khác

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Trên thực tế công tác văn thư không phải là một đề tài mới và đã có rấtnhiều nghiên cứu như: Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Sinh viên Nguyễn ThịThảo trang- Đại học Hành chính KH7- TC38; Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lớp08CDVP2A của Sinh viên Lê Thị Tuyết ngành QTVP- Khoa KHXH&NV vềThực tiễn Công tác soạn thảo và Công tác Văn thư của Đại học Đông Á

6 Phương pháp nghiên cứu.

Báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập tài liệu

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp tổng hợp

- Phương pháp so sánh

7 Bố cục của đề tài.

Ngoài Lời nói đầu , Lời cảm ơn và Kết luận, nội dung báo cáo gồm 03 phần:

- Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Học viện Tư pháp

- Phần II: Thực trạng Công tác văn thư tại Học viện Tư pháp

- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trong đợt kiến tập này tôi đã cố gắng hàn thành tốt nhiệm vụ cuả mình nhưng

do trình độ chuyên môn và kiến thức tích luỹ còn hạn chế Do vậy trong đợt kiếntập và bài báo cáo còn nhiều sai sót Vì vậy kính mong quý thầy cô đóng góp ýkiến để em hoàn thiện về chuyên môn của mình trong đợt thực tập sau và cả quátrình làm việc sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn

Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Thương

LỜI CẢM ƠN

Khoảng thời gian thực tập hơn 2 tháng tại Học viện Tư pháp là khoảng thờigian quan trọng và thiết thực đối với tôi Dưới sự chỉ bảo tận tình, trực tiếp tiếp xúcvới công việc đã giúp tôi học hỏi được thêm nhiều kiến thức mới và trau dồi thêmnhững kiến thức đã học tại trường Thời gian hơn 2 tháng tuy không phải là nhiềunhưng cũng đủ để tôi cảm nhận được môi trường làm việc, cách ứng xử giao tiếp,tác phong đạo đức của cán bộ văn phòng trong hoạt động Đợt thực tập đã giúp tôiphần nào hình dung ra được công việc mà mình sẽ làm trong tương lai

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt làkhoa Quản Trị văn phòng đã tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập cho tôi và các bạnsinh viên có cơ hội tiếp xúc, trải nghiệm thực tế về công việc, ngành học của mình

Tôi xin cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng người phụ trách hướng dẫn báo cáo,

kế hoạch thực tập tại Khoa đã tận tình giúp đỡ tôi tìm hiểu về công tác văn phòng.Dưới sự hướng dẫn tận tình, giao tiếp cởi mở và thái độ làm việc khẩn trươngnghiêm túc đã giúp tôi có thêm tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

Cuối cùng tôi xin cảm ơn tới các cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tạiHọc viện Tư pháp đã tiếp nhận tôi thực tập, đặc biệt cô Ngô Thị Ngọc Vân ngườitrực tiếp hướng dẫn tôi Nhờ có sự chỉ bảo nhiệt tình, cởi mở, vui vẻ, dễ hoà đồng

đã giúp tôi không những được tích luỹ thêm kinh nghiệm về kiến thức mà còn về

cả phong cách giao tiếp, cách làm việc rất bổ ích cho tôi sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN

có tài khoản riêng, có trụ sở tại Hà Nội và Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh

· Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Học viện Tư pháp

· Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Anh: Judicial Academy

· Trụ sở: Phố Phan Văn Trường, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thànhphố Hà Nội

· Điện Thoại: (04) 7566129

· Fax: (04) 8361267

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp.

1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp.

Căn cứ vào Quyết định số 2229/2015/QĐ-BTP ngày 22 tháng 12 năm 2015

của Bộ Tư pháp về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp ( Phụ lục 1) như sau:

*Chức năng của Học viện.

- Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân

sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ trợ

tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp cho các đối tượng đã cóbằng cử nhân luật và cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo (đào tạosau đại học)

- Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luậtcho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp, công chức, viên chức thuộc thẩm quyềnquản lý của Bộ Tư pháp và các đối tượng khác theo nhu cầu xã hội

- Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng các chức danh

tư pháp, bổ trợ tư pháp và nhu cầu xã hội

- Tư vấn pháp luật

*Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt chiến lược phát triển, kếhoạch công tác dài hạn, 05 (năm) năm và hàng năm của Học viện; tham gia xâydựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Ngành Tư pháp

- Chủ trì, tham gia xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạmpháp luật về đào tạo, bồi dưỡng các chức danh tư pháp để Bộ trưởng Bộ Tư phápban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; tham gia xây dựng, thẩmđịnh, góp ý đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác do Bộtrưởng Bộ Tư pháp giao

- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt và tổ chức thực hiện quyhoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi chứcnăng, nhiệm vụ được giao; về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý,xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của Họcviện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp

- Tổ chức các hoạt động đào tạo bao gồm:

+ Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân

sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ trợ

tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi hành ándân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên giao dịchbảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm công tác lýlịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên và các chức danh khác theo quy định củapháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư ( khiđược giao nhiệm vụ);

+ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật kiến thứcmới cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp và công chức, viên chức Ngành Tưpháp;

+ Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu

- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đào tạo và quản lý học viên;phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt mục tiêu đào tạo toàn diện cho họcviên

- Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạpchí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa họccủa Học viện theo quy định pháp luật

- Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo theoquy định pháp luật

- Cấp văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng và pháttriển kết quả nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng vàphục vụ hoạt động của ngành Tư pháp

- Hợp tác, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài tronghoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn pháp luật và nghiên cứu khoa học theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của Bộ Tư pháp, phù hợp với chức năng,nhiệm vụ của Học viện

- Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và các trang

thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứukhoa học.

- Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dụcpháp luật theo quy định của pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Họcviện

- Thực hiện chế độ tài chính, kế toán của Học viện theo quy định của phápluật và phân cấp của Bộ Tư pháp

- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Họcviện theo quy định của pháp luật

- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thực hiện cácnhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp

- Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy định của phápluật và phân cấp của Bộ Tư pháp

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực;thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động của Học viện; thực hiện côngtác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về cáclĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của Học viện theo quy định

- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, xây dựng nếp sống văn hóa vàmôi trường sư phạm trong Học viện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao

1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp.

Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Học viện Tư pháp

a) Hội đồng Học viện

Hội đồng Học viện là tổ chức quản trị đại diện quyền sở hữu của Học viện,

có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Điều lệ Trường Đại học và các vănbản pháp luật có liên quan

Hội đồng Học viện gồm có Chủ tịch, Thư ký và các thành viên; được tổchức và hoạt động theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện và các quy

định pháp luật có liên quan.

b) Giám đốc và các Phó Giám đốc

Giám đốc Học viện là người đại diện theo pháp luật của Học viện, chịu tráchnhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Học viện Giám đốc Họcviện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tưpháp và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao củaHọc viện

Phó Giám đốc Học viện giúp Giám đốc giúp Giám đốc điều hành một sốhoạt động của Học viện, được Giám đốc phân công trực tiếp quản lý một số lĩnhvực, nhiệm vụ công tác Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổnhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật về nhữnglĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công Số lượng Phó Giám đốc không quá

03 người

c) Các đơn vị chức năng thuộc Học viện:

- Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư;

- Khoa Đào tạo Luật sư;

- Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự;

- Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác;

- Phòng Quản lý khoa học và Trị sự Tạp chí Nghề luật;

- Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ;

- Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo;

- Trung tâm Thông tin - Thư viện;

- Trung tâm Tư vấn pháp luật;

- Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.

Trung tâm Tư vấn pháp luật là đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng

Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Học viện, có con dấu

và tài khoản tiền gửi riêng, hạch toán phụ thuộc Học viện

Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị trực thuộc Học viện do Bộtrưởng Bộ Tư pháp quyết định trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Học viện và Vụtrưởng Vụ Tổ chức cán bộ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vịtrực thuộc Học viện do Giám đốc Học viện quy định

d) Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị và tổ chức chínhtrị - xã hội:

- Đảng bộ Học viện;

- Công đoàn Học viện;

- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện;

- Chi hội Cựu chiến binh Học viện;

- Chi hội Luật gia Học viện

Đảng bộ, các đoàn thể và tổ chức xã hội của Học viện được thành lập, tổchức và hoạt động theo điều lệ của Đảng, điều lệ của các đoàn thể, tổ chức xã hội

và theo quy định của Hiến pháp và pháp luật

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Học viện Tư pháp.

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Tổng hợp.

chính-Phụ lục 03 : Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính-

Tổng hợp

Phụ lục 04 : Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng hợp

1.2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp.

-Phụ lục số 05 : Bản mô tả vị trí trong Phòng Hành chính- Tổng hợp

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA

HỌC VIỆN TƯ PHÁP.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ choviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơquan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trangnhân dân

Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ vàtất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác vănthư Từ khái niệm trên có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơquan, tổ chức Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan gópphần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạtđộng của cấp uỷ, của các cơ quan Đảng từ trung ương đến địa phương

1.1.2.Vị trí của công tác văn thư.

Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu đượccông tác văn thư

Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếutrong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng Chức năng chủ yếu của các Văn phòng

là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phải thông quacông tác văn thư Chính xác hơn là phải thông qua những công việc về văn bản,giấy tờ, hồ sơ, tài liệu

1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư.

Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xácnhững thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,

đơn vị, tổ chức.

Công tác quản lý Nhà nước nói chung, quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏiphải được cung cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính xác Do đó, bất kỳcông việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu quả

Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanmột cách nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu quả, đảm bảođúng chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước Đồng thời giữ gìn được bí mật

Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phảnánh quá trình hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân thực Thông qua vănbản tài liệu để chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước

là hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan Do đó giải quyếtxong công việc, hồ sơ tài liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào lưu trữ.Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình tốt hay không phụ thuộchoàn toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào

1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư.

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơquan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

-Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xâydựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanhchóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độgiải quyết công vệc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những

sự việc được nêu ra trong các văn bản

-Chính xác:

*Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác

về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác; sốliệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

*Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thànhphần do Nhà nước quy định; mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước banhành

*Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải đươcquán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn abnr,đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…

-Bí mật:

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứađựng những thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí mậtQuốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bímật của một cơ quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất cả những người liên quanđến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải thực hiệnđúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhà nước

-Hiện đại hóa công tác văn thư

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, nếu yêu cầu hiệnđại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho côngtác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chấtlượng cao

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấpbách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệchung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những

tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, cácphát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của công tác văn thư

1.2 Nội dung của công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nộidung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý và

giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Việc thực hiện các công việc củacông tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:

1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản.

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan

1.2.3 Bảo quản và sử sụng con dấu.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP.

Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan, việc tiếpnhận công văn đến và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn

đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liên quan đến chất lượng hoạt động của cơquan Do vậy, công tác văn thư luôn được Lãnh đạo Học viện quan tâm chăm lo vànâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đếnnhân sự làm công tác văn thư luôn được cải thiện

2.1 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Hành chính- Tổng hợp.

Phụ lục 06 : Sơ đồ Học viện Tư pháp

Phụ lục 07: Phòng Hành chính- Tổng hợp

2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HC-TH.

Việc bố trí sắp xếp phòng làm việc được xem như một yếu tố quyết định lớnđến chất lượng và hiệu quả công việc

Phòng Hành chính- Tổng hợp được đặt ở tầng 1 ngay bên phải của cửa chính

cơ quan ra vào rất thuận tiện, dễ tìm cho việc tiếp nhận văn bản đến Bố trí nơi làmviệc như vậy so với điều kiện và diện tích mặt bằng của Học viện như vậy là kháhợp lý.Phòng được bố trí rộng rãi khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thôngtin giữa các Phòng, Khoa với Phòng HC-TH

Điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm sinh lý của mỗiCBCNV Người lao động không thể làm việc có chất lượng và hiệu quả trong điềukiện lao động không tốt Bởi đối với nhu cầu của con người khi đã thoả mãn đầy

đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạo cho họ cảm giác hứng thú, say sưa với côngviệc tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làmviệc Nhận thấy vấn đề đó là hết sức cần thiết trong những năm qua Học viện đã có

sự quan tâm đầu tư kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác vănphòng theo xu hướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu suất công việc choHọc viện Hiện Phòng HC-TH cũng được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ các máy

móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc Cán bộ văn thư được trang bịbàn quầy có tấm kính ngăn cách giữa văn thư và người đến lấy giấy báo, tài liệu,công văn, giấy tờ Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tưtrang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy điều hòa, điện thoạicùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, và các vật dụngkhác được trang bị khá đầy đủ Hiện tại thì Phòng chưa trang bị máy scan, máyhủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làmviệc, được đưa vào thùng rác trong phòng được dọn bán lại cho người mua nhữnggiấy và tài liệu cũ Điều này sẽ tiếp kiệm được cho Phòng.

Máy tính Phòng HC-TH được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhậtnhững thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư Nhữngthông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Học viện luôn được cập nhật và báocáo nhanh chóng

Mạng máy tính nội bộ trong Học viện cũng luôn được kết nối với nhau đểtạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất Quá trìnhchuyển giao thông tin giữa các bộ phận, các phòng chức năng trong Học viện từ đócũng dần được diễn ra nhanh chóng Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặtchương trình riêng về công tác văn thư Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lựccho cán bộ văn thư trong quá trình làm việc Giúp công việc của văn thư diễn ranhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn

Nhờ vậy nên CTVT văn thư trong Học viện đã hoạt động một cách rất hiệuquả Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in vănbản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu đều được thựchiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Phòng HC-TH củaHọc viện được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết vàquản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư Nhưng việc ứng dụngcông nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đườngtruyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quảng do phần mềm không tiếp tục hoạt

động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư Cần sớm khắcphục lỗi này

2.1.2 Nhân sự làm Công tác văn thư.

Phòng HC-TH của Học viện đã giao công văn thư cho cán bộ Trịnh Thị Hàtốt nghiệp chuyên ngành văn thư- lưu trữ Cô Hà đã có kinh nghiệm làm việc trên 5năm ở cơ quan

Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư tại cơ quan luôn tỏ ra nhiệt tình trongcông việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thànhxuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:

- Tiếp nhận và xử lý công văn, giấy tờ từ các cơ quan, đơn

vị, phân hiệu, tiểu đoàn trực thuộc gửi đến

- Nhận các thông báo từ Ban giám hiệu trường rồi phổ biếnlại cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc

- Phụ trách cấp phát văn hoá phẩm cho cơ quan

- Đặt và nhận báo cho các phòng ban đơn vị, cá nhân trongtoàn đơn vị

- Quản lý dấu và sử dụng con dấu như dấu Ban giám hiệu,dấu trưởng phòng các khối phòng ban…

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.

2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Phòng HC-TH.

Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Phòng HC- TH nhậnđược sự quan tâm của các cấp, các nghành bằng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ công tác

Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư , cho thấy cán bộ vănthư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ, Bộ Tư pháp,Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,… ban hành

nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng, kịp thời vàkhoa học thì Phòng HC-TH cũng có những quy định và quy chế làm việc cho bộphận Văn thư- Lưu trữ Với những văn bản này, giúp cho cán bộ văn thư có thêmhiểu biết về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theođúng quy định

2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.

Công tác văn thư đặt sưới sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng vàPhóTrưởng phòng Cứ mỗi năm Học viện Tư pháp lại tiến hành kiểm tra công tác vănthư một lần Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằmxem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn

đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước,của Học viện đã đề ra Tạo nên và giữ gìn một nề nếp làm việc thống nhất

2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư.

Để đánh giá công tác văn thư, hằng năm Phòng HC-TH tổ chức sơ kết 6 thángđầu năm và tổng kết công tác văn thư- lưu trữ năm để báo cáo lên Hội đồng họcviên Qua việc này giúp cán bộ văn thư rút ra kinh nghiệm với những gì còn tồntại, đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với những điểm cần thiết đểphục vụ trong công tác của mình

2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Học viện Tư Pháp hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại vănbản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nộidung Tất cả văn bản do Học viện ban hành đều chính xác về thẩm quyền banhành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến hànhtheo trình tự nhất định cụ thể

* Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết một công

việc cụ thể.

Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trênquy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Đây là quy trìnhgồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh chóng,chính xác và thiết thực

Quy trình soạn thảo văn bản của Học viện được tiến hành theo 5 bước sau:Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản Từ đó xác địnhđược hình thức phù hợp

Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đóđược xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi banhành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thểhiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và nộidung thích hợp

Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Tổng cục và cán

bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó Loại trừđược khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn tên loại vàcách trình bày văn bản cho phù hợp

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành vănbản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh độnghơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tốthông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế Chính vìthế mà cán bộ văn thư ở Phòng HC-TH luôn bám sát thông tin pháp lý và thông tinthực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ nhất đểđưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành

Bước 3: Xây dựng đề cương

Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làmcẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệulực và mục đích văn bản hướng tới

Chính vì thế mà cán bộ văn thư phải là người rất am hiểu luật, nắm vữngchức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, có ý thức lý luận, chính trị, xã hội… đểlàm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo.

Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức nộidung yêu cầu Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bản rộng hayhẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác nhau, phục vụcho việc ban hành văn bản

Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt hơn nữa thì cán bộ văn thư sau khisoạn thảo xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản đã trình bày đầy đủ các

đề mục chưa, từ ngữ, văn phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có sai sót gìkhông, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại

Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản

Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh đạoxem xét, kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa

Ban hành văn bản là khâu được thực hiện khá tốt ở Học viện, văn bản banhành luôn đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong chính xác, nội dung logic,đúng thẩm quyền ban hành

Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo những văn bản mang tính chung,khái quát của cơ quan và các văn bản do Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòngphòng yêu cầu

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Học viện được thựchiện đầy đủ các bước, đúng trình tự quy định pháp lý Văn bản ban hành đúng thểthức, đúng thẩm quyền, đảm bảo các yếu tố thông tin cần thiết, đạt hiệu lực cao

Trưởng phòng Phòng HC-TH có trách nhiệm xem xét các thể thức thủ tục,quy chế văn bản và ký tắt vào văn bản trước khi trình Giám đốc ký

Bước 5: Triển khai văn bản

Trong bước này người thực hiện soạn thảo cần xác định văn bản gửi đến những cơquan nào, tổ chức, cá nhân nào Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu văn bản vàlàm các công việc theo dõi việc thực hiện

2.4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn bản là sản phẩm của hoạt động của giao tiếp bằng ngôn ngữ Nó khôngthể thiếu trong hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào Việc tiếp nhận văn bảnđến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của đơn

vị Là một trường đào tạo và nghiên cứu khoa học cấp đại học lĩnh vực Tư phápthuộc Bộ Tư pháp nên số lượng văn bản mà văn thư thường xuyên tiếp nhận làtương đối nhiều Về nguyên tắc:

Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Học viện bao gồm: công văn, thư từ, chỉ thị,quyết định, thông báo…do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên gửi mangđến đều qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ quản lý thống nhất và được xử lýnhanh chóng, chính xác và giữ bí mật

Tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu gửi đến Học viện cán bộ văn thư trìnhlên Giám đốc để xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối cho các đơn vị, cánhân trong Trường giải quyết Những văn bản có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo,cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, giải quyết kịp thời

Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa văn thư với cá nhân, các phòngban trong Học viện đều được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư

Theo thống kê thì số lượng văn bản hàng năm mà CBVT thường tiếp nhận làtương đối nhiều, trung bình mỗi ngày có từ 4 đến 5 văn bản Dưới đây là bảngthống kê số lượng văn bản đến Học viện trong 2 năm qua

Bảng 1: Thống kê số lượng văn bản đến Trường trong năm 2014-2015

Số lượng văn bản đến của Học viện ngày càng nhiều chứng tỏ Học việnngày càng mở rộng quy mô đào tạo, liên kết đào tạo với nhiều đơn vị cơ quantrong nước và ngoài nước, mở ra ngày càng nhiều cơ hội việc làm cho học viên saukhi ra trường

Các văn bản tài liệu mà văn thư tiếp nhận là: công văn giấy tờ, chỉ thị, quyết

định, thông tư… của Thủ Tướng Chính Phủ, Bộ Tư pháp,… gửi tới Học viện.

2.4.1.Quy trình xử lý văn bản đến tại Học viện Tư pháp.

Theo quy định của Học viện khi văn bản tới thì việc đầu tiên mà cán bộ vănthư làm là tiếp nhận văn bản và tiến hành xử lý theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra sơ bộ bì văn bản

Công việc này đã giúp cán bộ văn thư xác định chính xác các văn bản, giấy

tờ gửi đến Trường đồng thời kiểm tra xem văn bản có bị rách không? Có dấu hiệu

bị bóc không? Nếu bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc bì thì cán bộ vănthư lập biên bản trước người đưa thư Văn bản có đủ số lượng không? Trường hợpvăn bản gửi nhầm địa chỉ cán bộ văn thư có trách nhiệm trả lại cho người gửi hoặcnhân viên Bưu điện

Bước 2: Sắp xếp văn bản

Khi văn bản đến Học viện, cán bộ văn thư tiến hành sắp xếp văn bản Việcsắp xếp giúp cán bộ văn thư vào sổ chuyển giao văn bản đến từng đơn vị, cá nhânđược nhanh chóng chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn

:Cán bộ văn thư thường sắp xếp theo 2 cách sau:

Sắp xếp văn bản giấy tờ theo nơi gửi: văn thư sẽ sắp xếp những văn bản cócùng nơi gửi thành một tập

Ví dụ: Nơi gửi là Bộ Tư pháp thì mọi văn bản, giấy tờ của Bộ Tư pháp sẽđược sắp xếp và để riêng

Sắp xếp văn bản theo nơi nhận

Ví dụ: Nơi nhận là phòng đào tạo thì cán bộ văn thư sẽ lọc tất cả các vănbản, giấy tờ gửi cho phòng đào tạo thành một tập

Bước 3: Phân loại văn bản

Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi đến Học viện thì cán bộ văn thư phânloại văn bản thành 2 loại:

- Văn bản không phải đăng ký vào sổ

- Văn bản phải đăng ký vào sổ

Đối với văn bản không phải đăng ký bao gồm: các ấn phẩm, sách, báo, tạpchí, thư riêng gửi đến Học viện

Đối với văn bản đăng ký vào sổ CBVT Học viện phân thành 2 loại văn bản :-Văn bản được bóc bì: Các công văn, giấy tờ ghi tên Học viện mà khôngđóng dấu “mật”, không phải thư riêng cảu cá nhân thì cán bộ văn thư tiến hành bóc

bì Trường hợp những văn bản ngoài bì có đóng dấu “Khẩn”, “Hoả tốc”, “Thư phátnhanh” gửi đến địa chỉ Học viện Tư pháp, CBVT Học viện thường ưu tiên bóctrước để bảo đảm về mặt thời gian.

Mẫu 1: Dấu “Khẩn”:

- Văn bản không được bóc bì: Bao gồm tất cả các văn bản có đóng dấu

“mật” trên bì hay ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân, đơn vị, phòng ban hoặc thưriêng gửi cho cá nhân nào đó trong Học viện thì theo quy định của Học viện cán bộvăn thư không bóc bì mà để nguyên sau đó chuyển ngay tới người có trách nhiệmgiải quyết

Đối với các ấn phẩm, sách, báo, tạp chí thì văn thư nhận và sau đó phânphối cho ban lãnh đạo và các phòng (ban) trong Học viện

Đối với giấy thu tiền điện, nước, điện thoại khi nhận được cán bộ văn thưchuyển trực tiếp cho Trưởng phòng Tài vụ giải quyết

Bước 4: Bóc bì văn bản

Sau khi phân loại văn bản cán bộ văn thư trong Học viện tiến hành bóc bìvăn bản Việc bóc bì văn bản tuy đơn giản nhưng cán bộ văn thư trong Học việnlàm rất cẩn thận và nhẹ nhàng bởi vì chỉ lơ là không chú ý sẽ gây hậu quả khôngnhỏ đến hoạt động của Học viện Vì quy mô hoạt động của Học viện khá rộng nênhàng ngày có rất nhiều văn bản gửi đến Học viện nên sẽ không tránh khỏi các saisót.Vì vậy mà sau khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư đối chiếu số, ký hiệu ghingoài phong bì với số ký hiệu ghi trên văn bản có khớp nhau không? Việc đốichiếu sẽ giúp cho cán bộ văn thư kiểm tra, quản lý văn bản tốt hơn

Nếu trong trường hợp có sai lệch ký hiệu ghi trên văn bản cán bộ văn thư lậptức báo cáo cho người phụ trách đồng thời hỏi lại nơi gửi văn bản tới Học viện

Nếu có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư thường ký xác

Cần đến trướcGiờ…/Ngày…/Tháng

nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi văn bản đếnHọc viện.

Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bảncách nhau quá xa cán bộ văn thư thường giữ lại phong bì, để tránh được tình trạngnhầm lẫn

Bước 5: Đóng dấu đến

Đây là một thủ tục không thể thiếu trong quá trình xử lý văn bản Tất cả mọivăn bản, giấy tờ khi đến Học viện đều qua văn thư để đóng dấu Đến Dấu đượcđóng về bên trái văn bản, sát dưới lề dưới “Số…/…/… ngang hàng với chữ Kínhgửi…” Tuy nhiên việc đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư thực hiện còn chưađúng, đóng dấu còn theo ý kiến chủ quan

Mục đích của đóng dấu “Đến” lên văn bản để xác định chính xác số, ký hiệuvăn bản cũng như thời gian văn bản đến Học viện vào ngày, tháng, năm nào Qua

đó có thể chủ động giải quyết một cách nhanh chóng có hiệu quả

Bước 6: Trình văn bản

Văn bản sau khi được đóng dấu, ghi số đến, ghi ngày đến, cán bộ văn thưtrình lên Giám đốc Học viện để xin ý kiến phân phối, giải quyết Sau khi xin ý kiếncủa lãnh đạo xong rồi cán bộ văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến rồi sau đó vănbản sẽ được phân phối đến các phân hiệu, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết trong Học viện

Những văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn cán bộ văn thư đặt ở vị trí trênđầu trong tập văn bản đến và được chuyển ngay đến Giám đốc chậm nhất 30 phúttrong giờ hành chính và 1 giờ sau khi nhận được văn bản ngoài giờ hành chính Đểtránh tình trạng ùn tắc của văn bản đến cũng như đảm bảo về mặt thời gian tínhpháp lý của văn bản, những văn bản đến Học viện cán bộ văn thư trình ngay trongngày và thường trình trong từng buổi

Bước 7: Vào sổ đăng ký “Văn bản đến”

Vào sổ đăng ký là khâu hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức, giảiquyết và quản lý văn bản đến Vào sổ có tác dụng giúp lãnh đạo Học viện xác định

số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung đề cập đến vấn đề gì, trên cơ sở đó cóhướng giải quyết sao cho hợp lý.

Các loại sổ mà cán bộ văn thư Học viện quản lý văn bản được Bộ Tư phápgiao cho hằng năm bao gồm:

- Sổ đăng ký văn bản Đến chung cho cả Học viện được bắt đầu từ ngày01/01 hàng năm đến 31/12 hàng năm

- Sổ giao nhận chuyển giao văn bản cho các phòng ban

- Sổ giao nhận chuyển giao văn bản cho Giám đốc

- Sổ cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

- Sổ đăng ký “văn bản đi”

Cán bộ văn thư trong trường phân tách việc đăng ký văn bản mật và đăng kývăn bản chung.Việc phân tách như vậy sẽ giúp cho cán bộ văn thư quản lý văn bảnđược tốt hơn

Không chỉ vậy theo quy định của Học viện văn bản đến Học viện ngày nàothì cán bộ văn thư có nhiệm vụ vào sổ ngày hôm đó, tuyệt đối không để ngày hômsau, ngoại trừ trường hợp đặc biệt Chíng vì vậy mà tất cả văn bản đến Học việnđều giải quyết một cách nhanh chóng, không bị ùn tắc Nhưng trước khi tiến hànhvào sổ cán bộ văn thư xác định rõ loại vào sổ, loại để nguyên không vào sổ

Các loại văn bản vào sổ đăng ký bao gồm tất cả công văn, giấy tờ gửi tớitrường như các nghị định, quyết định, các chỉ thị của Bộ Tư pháp

Các loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: Các thư riêng, sách, báo, tạpchí, hoá đơn thu tiền điện, nước, điện thoại, hoá đơn nộp thuế thì cán bộ văn thưthường không vào sổ mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệmgiải quyết

Mẫu 2: Bìa sổ đăng ký văn bản thường đến

Mẫu 3: Nội dung Sổ đăng ký văn bản thường đến

Số/Ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại

và trích yếu

Nơi nhận

Ký nhận

Ghi chú

và cơ cấu tổchức củaHọc viện

Tư pháp

Giámđốc

Mẫu 5:Nội dung sổ đăng ký văn bản mật đến

Số/Ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu

Mức độ mật

Nơi nhận

Ký nhận

Ghi chú

25/5/08 232 Bộ nội

vụ

BNV

02/QĐ-24/5/08 Thành lập

đoàn kiểmtra công tácđào tạo

-Sau khi hết giờ làm việc cán bộ văn thư cất sổ vào tủ hoặc hòm khoá trướckhi về

-Số đến (hay số thứ tự văn bản đến) cán bộ văn thư ghi liên tục từ số 01ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm

Bước 8: Phân phối văn bản

Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo thì cán bộ văn thư tiến hànhchuyển văn bản đến nơi nhận

- Nếu là những văn bản “Khẩn”, “Thượng Khẩn”, “Hoả tốc hẹn giờ” hoặcnhững văn bản có đóng dấu “Mật” thì cán bộ văn thư chuyển ngay cho lãnh đạo đểxin ý kiến và kịp thời giải quyết

- Còn những văn bản gửi tới Học viện mang tính chất điều lệ bắt buộc của

Nhà Nước ban hành như: Thông tư, Quyết định, chính sách thay đổi bổ sung vềcác quy chế đào tạo, quyết định nâng hạng…thì cán bộ văn thư giữ lại bản gốc đểlưu lại hồ sơ.

Theo quy định của Học viện trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộvăn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban

có trách nhiệm giải quyết Nhưng ở Học viện do số lượng đến khá nhiều, mặt kháccác phòng, khoa lại ở cách xa nhau nên mỗi khi có văn bản gửi đến cho cá nhân,phòng ban trong đơn vị Học viện thì cán bộ văn thư gọi điện đến để nhân viên cácphòng ban, cá nhân đến nhận văn bản Trừ trường hợp các đơn vị phòng ban cóviệc bận không xuống lấy được thì văn thư có trách nhiệm chuyển đến tận nơi

2.4.2 Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Khi chuyển giao văn bản xong cán bộ văn thư cần theo dõi quá trình giảiquyết văn bản, cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản để côngviệc trong cơ quan được giải quyết nhanh chóng kịp thời

Công tác quản lý và giải quyết công văn đến của Học viện được văn thưthực hiện khá nghiêm túc, đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước Tuy nhiêmvẫn còn bộc lộ những thiếu sót cần khắc phục như khi chuyển giao văn bản từ vănthư sang Lãnh đạo, các phòng, khoa nhiều khi không có ký nhận rõ ràng nên gây rahiện tượng thất lạc văn bản, làm ảnh hưởng đến việc xử lý và giải quyết văn bản bịchậm lại

Việc đăng ký vào sổ văn bản đến còn chậm gây ra sự tồn đọng văn bản, dẫnđến việc chậm chễ trong xử lý văn bản đến

Quá trình kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết văn bản của cán bộ văn thư đối vớicác phòng, cá nhân tiếp nhận giải quyết văn bản không được diễn ra thường xuyên,khiến nhiều văn bản còn được giải quyết chậm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

2.4.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật.

Khi tiếp nhận văn bản mật từ cơ quan khác gửi đến văn thư tiến hành đăng

ký vào sổ nhanh chóng khẩn trương và chuyển giao ngay lập tức cho Lãnh đạo,phòng khoa có liên quan giải quyết Công tác này được làm nhanh chóng và sinh

viên thực tập không được quan sát.

2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp

Mọi văn bản giấy tờ danh nghĩa Học viện gửi ra ngoài hoặc nội bộ Học việnđều qua văn thư đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi

Trường Học viện Tư pháp đào tạo nghiệp vụ thẩm phán, kiểm sát viên, luậtsư,…nên quy mô hoạt động của Trường là tương đối rộng nên số lượng công văn,giấy tờ mà Trường ban hành là khá nhiều

Bảng 2: Thống kê văn bản đi của nhà trường

(Nguồn: Phòng HC-TH)

Các văn bản do nhà trường ban hành bao gồm các loại: Nghị quyết của Đảngcho trường về nhiệm vụ hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm, chỉ thị, kế hoạch, thôngbáo, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Trường, quyết định, tổ chức, biên chế, chứcnăng nhiệm vụ của phòng ban trong Trường, Thông báo mở lớp học, nhập học…cùng với các loại công văn hành chính khác và thống nhất mẫu biểu, sổ sách quản

lý nghiệp vụ

Nơi nhận các văn bản của Trường thường là Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục vàĐào tạo, Toà án Nhân dân tối cao, Liên đoàn Luật sư Việt nam, Trung tâm Tin họccủa Học viện ( để đăng lên wesbite Học viện)

Các văn bản gửi đi do cán bộ văn thư Nhà Trường trực tiếp soạn thảo dưới

sự chỉ đạo của Giám đốc và Phòng HC-TH, còn đối với văn bản thuộc phạm vichuyên môn của phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo phần nội dung

Khi soạn thảo văn bản cán bộ văn thư luôn đảm bảo những nguyên tắc sau:

Khi đã có bản thảo được Giám đốc Học viện gửi xuống bộ phận văn thư thìcán bộ văn thư thường soạn thảo văn bản trên máy vi tính Các văn bản mà văn thưsoạn thảo luôn bảo bảo đúng về thể thức trình bày văn bản và nội dung nội dung màcấp trên yêu cầu

2.5.1 Quy trình giải quyết văn bản đi

Tại trường thì quy trình giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra văn bản

Việc kiểm tra văn bản rất quan trọng nên cán bộ văn thư Trường xem xétcẩn thận thể thức trình bày và thẩm quyền ký ban hành văn bản đã đúng quy địnhcủa Pháp luật chưa Nếu phát hiện có sai sót cán bộ văn thư báo ngay cho người cótrách nhiệm sửa chữa hoàn thiện

Bước 2: Ghi thông tin lên văn bản

Trước khi đăng ký vào sổ văn bản thì cán bộ văn thư thực hiện ghi thông tinlên văn bản Việc ghi thông tin văn bản giúp cho việc gửi văn bản đi của Trườngđược thuận lơị và tiện cho việc theo dõi quản lý văn bản đi của Nhà trường Ghithông tin lên văn bản cán bộ văn thư Trường thường làm các công việc sau:

Ghi số lên văn bản: Số văn bản là số thứ tự của văn bản trong các năm liêntục từ số 01, bắt đầu vào ngày 01/01 đến ngày 31/12 mỗi năm Tất cả các văn bản

đi của Trường đều đăng ký tập trung ở tổ văn thư Trường theo hệ thống số củaTrường, không lấy số riêng theo từng phòng ban, đơn vị trong Trường soạn thảo ravăn bản

Ghi ngày tháng lên văn bản: văn bản gửi đi ngày nào thì cán bộ văn thư ghingày ấy Cán bộ văn thư ghi ngày tháng trên đầu của văn bản để tiện cho việc vào

sổ, sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản Khi ghi ngày tháng lên văn bản cán bộvăn thư Trường rất chú ý vì ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng ghi trên cácphương tiện lưu trữ hoàn toàn trùng khớp, chính xác, rõ ràng

Sau đó cán bộ văn thư đóng dấu văn bản: Việc đóng dấu văn phải có chữ kýhợp lệ thì văn thư mới đóng dấu

Bước 3: Đăng ký vào sổ văn bản đi

Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi công văn, giấy tờ mà lãnh đạocũng như các phòng ban chức năng đã gửi tới Qua cuốn sổ này sẽ giúp cho lãnhđạo biết được số lượng văn bản mà Trường đã gửi hàng ngày, tuần, tháng, năm vànội dung những văn bản đó đề cập tới vấn đề gì? Nơi nhận là cơ quan đơn vị nào?