Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 3 1.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5 1.1.3.1. Vị trí, chức năng 5 1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp. 7 1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại Ngữ. 8 1.1.4.1. Vị trí, chức năng 8 1.1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.4.3. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11 2.1. Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1. Tình hình tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm 11 2.1.1.2. Tình hình việc bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.1.3. Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ 12 2.1.1.4. Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 2.1.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 2.1.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 2.1.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 2.1.2.4. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.1.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.1.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 Chương 3. NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 24 3.1. Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 3.1.1. Ưu điểm: 24 3.1.2. Nhược điểm 26 3.2. Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm trong công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 KẾT LUẬN 30 LỜI CẢM ƠN 31 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

–––––––––––––––––––

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

–––––––––––––––––––––––

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ KIẾN TẬP

ĐẠI HỌC LƯU TRỮ HỌC (KHÓA HỌC 2013-2017)

Họ và tên sinh viên: Đinh Thu Anh

Lớp: ĐH.LTH13A

Kiến tập tại: Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Từ ngày: 1/6/2016 đến ngày: 19/6/2016

I NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ KIẾN TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ

CHỨC

II TỰ NHẬN XÉT ƯU, KHUYẾT ĐIỂM TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP ………

………

………

………

………

………

III PHẦN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN(CÁN BỘ HƯỚNG DẪN)

(Về kỹ năng nghiệp vụ, hiệu quả công việc, kỷ luật lao động, chấp hành nội quy cơ quan, đề nghị xếp loại chuyên môn: Loại Xuất sắc, loại Giỏi, loại khá, loại trung bình)

………

………

………

………

………

………

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN IV XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NƠI SINH VIÊN KIẾN TẬP ………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 3

1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1.2.1 Vị trí, chức năng 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1.3.1 Vị trí, chức năng 5

1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp 7

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại Ngữ 8

1.1.4.1 Vị trí, chức năng 8

1.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.1.4.3 Cơ cấu tổ chức 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11

2.1 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm 11

2.1.1.2 Tình hình việc bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 122.1.1.3 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ 122.1.1.4 Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 122.1.2 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 132.1.2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 132.1.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội 142.1.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội 172.1.2.4 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 202.1.2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 212.1.2.6 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21

Chương 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 24

3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội243.1.1 Ưu điểm: 243.1.2 Nhược điểm 263.2 Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm trong công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26

KẾT LUẬN 30 LỜI CẢM ƠN 31 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan Hiệu quả quản lí của các cơ quan, tổ chức một phần phụthuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không, do đó công tác văn thư ngàycàng được quan tâm hơn đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nướchiện nay công tác văn thư đang là một trong những trọng tâm được đổi mới

Là một sinh viên đang theo học chuyên ngành Lưu trữ học niên khóa2013-2017, một trong những ngành được Nhà trường tạo điều kiện cho đi thực

tế học tập tại các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư-lưu trữ Với môi trườnglàm việc rộng lớn, không chỉ trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước, các tổ chứcchính trị-xã hội mà còn được tiếp xúc với các khối doanh nghiệp khác nhau Đây

là một cơ hội vô cùng to lớn để sinh viên có thể hiểu biết thêm, nắm được vaitrò, kỹ năng của các cán bộ văn phòng trong tương lai, cũng như đúc kết đượcnhững kinh nghiệm từ cuộc sống và công việc để tránh được những vấp váp khi

ra trường Qua quá trình kiến tập sinh viên có thể củng cố lại kiến thức áp dụngvào thực tế tại các cơ quan theo phương châm” Lí luận gắn liền với thực tiễn” và

“Học đi đôi với hành” Bên cạnh đó giúp cho sinh viên được tiếp xúc với côngviệc thực tế làm quen với cách làm việc của cơ quan tạo điều kiện cho công việcsau này So sánh lí luận với thực tiễn có tách rời nhau không, tạo kĩ năng làmviệc được khoa học hơn Thông qua kiến tập sinh viên có thể chuẩn bị tốt hơncho kì thực tập sắp tới, biết vận dụng lí thuyết để tạo kĩ năng thực hành, nângcao tay nghề sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt công việc được giao

Sau quá trình liên hệ địa điểm kiến tập được sự đồng ý của Nhà trường vàGiám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em rất vinh dự được kiến tập tại Trung tâmNgoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 1/6/2016 đến ngày19/6/2016 Tại đây em đã được kiến tập tại một môi trường làm việc chuyênnghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo, năng động Trên cơ sở đề cươnghướng dẫn kiến tập của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư- Lưu trữ, em đã cóđiều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế, được tham gia một số nghiệp vụ

chuyên môn cũng như được tham gia xử lí các tình huống, các hoạt động củaTrung tâm Góp phần nâng cao trình độ của bản thân, hoàn thiện các kĩ năng,vận dụng lí thuyết vào thực hành, xây dựng cho mình một phong cách làm việcnghiêm túc, nâng cao ý thức nghề nghiệp, văn hóa công sở để từ đó hoàn thànhtốt kì kiến tập của mình.

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu thamkhảo em xin trình bày bài báo cáo của mình gồm bố cục 3 phần:

Chương 1: Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và

Trung tâm Ngoại ngữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 3: Một số đề xuất một số khuyến nghị về Công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ

TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ

1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng

Ngày 11/5/1994 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay

là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểmTrường Trung học Văn thư Lưu trữ về Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội

Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ banhành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thưLưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I

Đến năm 2000 Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I chínhthức hoạt động tại ngõ 36, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội vànăm 2003 Trường được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trungương I theo Quyết định số 64/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ

Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định

số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV về việc thành lập Cơ sở Đào tạo của trường tại thành phố Đà Nẵng trực

986/QĐ-thuộc Trường Đây là đơn vị dự toán cấp 2 của Trường có nhiệm vụ đào tạonguồn nhân lực cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.

Ngày 21/4/2008,Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số BGDĐT về việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Việcđổi tên Trường đã tạo điều kiện cho việc phát triển các ngành học theo lĩnh vựccủa ngành Nội vụ và đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề,đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội

2275/QĐ-Ngày 12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg quyđịnh Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo Quyết định 1052/QĐ-BNV, Trường Cao đẳngNội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình

1052/QĐ-độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác

có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học côngnghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội Hiện Trường có 17 đơn vị trực thuộc

Ngày 04/10/2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNVphê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đếnnăm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lênđại học

Ngày 13/7/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký văn bản số 1160/TTg-KGVXđồng ý về chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nângcấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội

2016/QĐ-Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học Nội

347/QĐ-vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ

Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các nghành nghề khác

có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng, tiến bộkhoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1.1.2.1 Vị trí, chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiêp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

(Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- Xem phụ lục I)

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1.1.3.1 Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về cáccông tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường;điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạchlàm việc Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường

1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối, gắn kết và điều phối chunghoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kếhoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban

Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

2 Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thựchiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các

đơn vị trong Trường

3 Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.Thực hiện báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quyđịnh

4 Thực hiện thư ký các cuộc họp giao ban và các cuộc họp khác khi đượcphân công; lập lịch công tác tuần và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch côngtác Thông báo kết luận các cuộc họp tới các đơn vị trong Trường

5 Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý con dấu, sao chụpvăn bản, bảo mật tài liệu theo quy định hiện hành; quản lý và bảo quản an toànkho lưu trữ, phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Trường theo đúng quy địnhcủa pháp luật

6 Hướng dẫn cán bộ viên chức thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở cácđơn vị về lưu trữ chung của Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thácchung Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị theoquy định

7 Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, ký nháy văn bản trước khi trình Ban Giámhiệu ký, phê duyệt; Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bảnhành chính của Trường; Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệcông tác

8 Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, theo dõi công tác thi đuakhen thưởng của Nhà trường; Thường trực Hội đồng thi đua Trường

9 Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vịtrong Trường

10 Chịu trách nhiệm và tổ chức in ấn các ấn phẩm văn phòng (card visit,danh bạ điện thoại, tờ rơi, giới thiệu…); cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệmcủa Trường theo qui định

11 Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, sinh viêncủa Trường theo sự uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu.

12 Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp trong Trường; quản lýkho lưu trữ, phòng truyền thống của Trường

13 Giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cảitiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường

14 Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Trường Đón tiếp, hướng dẫnkhách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc

15 Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khắc phục

vụ cho các cuộc họp của Trường

16 Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảođiều kiện làm việc của Ban Giám hiệu

17 Công tác tạp vụ, vệ sinh các khu vực trong toàn trường theo quy định

18 Quản lý y tế, phòng chống dịch bệnh và chăm lo bảo vệ sức khoẻ chocán bộ, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên toàn trường

19 Công tác hậu cần, phục vụ nhà ăn, bếp ăn tập thể đảm bảo vệ sinh, antoàn thực phẩm

20 Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh củaTrường

21 Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bịcông nghệ thông tin của Trường; bảo đảm hệ thống mạng thông tin hoạt độngliên tục thông suốt;

22 Quản lý, cập nhật và đưa tin lên Website của Trường Là đơn vị đầumối quản lý cổng thông tin điện tử, tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin theochỉ đạo của Hiệu trưởng

23 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp.

- Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm Trưởng phòng và các Phó Trưởngphòng trong phòng có các tổ:

+ Tổ Hành chính – Văn thư – Lưu trữ.

+ Tổ Tổng hợp

+ Tổ Phục vụ

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp xem phụ lục II)

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại Ngữ.

1.1.4.1 Vị trí, chức năng

Đến ngày 24 tháng 4 năm 2012, Trung tâm Ngoại ngữ được thành lậptheo Quyết định số 219/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ HàNội trên cơ sở phân t ách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội.Quyết dịnh đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ tổchức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các bậc, các hệ trongtoàn Trường

Trung tâm Ngoại ngữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cóchức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các bậc,các hệ của Trường; liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với các cơ sở trong vàngoài nước; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục

vụ phát triển kinh tế - xã hội

1.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập môn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản lý

Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho các lớp;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần do Trungtâm quản lý Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp củaHiệu trưởng;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự

án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và côngnghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuấtkinh doanh và đời sống xã hội;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánhgiá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;

- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ-tin học;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao

1.1.4.3 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo Trung tâm:

- Quyền Giám đốc: Ths Vũ Thị Xuân Oanh

- Phó Giám đốc: Ths Vũ Thị Yến Nga

Các bộ môn trực thuộc Trung tâm:

-Tổ bộ môn Tiếng Anh cơ bản:

+Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến

độ, đào tạo học phần được giao trước lãnh đạo Trung tâm.

+Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáotrình và tài liệu liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm

-Tổ bộ môn Tiếng Anh Chuyên ngành:

+Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến

độ, đào tạo học phần được giao trước lãnh đạo Trung tâm

+Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáo

trình và tài liệu liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC

NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm

a) Chức năng

Trung tâm Ngoại ngữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cóchức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các bậc,các hệ của Trường; liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với các cơ sở trong vàngoài nước; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục

vụ phát triển kinh tế - xã hội

b) Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập môn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản lý

Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho các lớp;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần do Trungtâm quản lý Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đàotạo ngoại ngữ;

- Chủ động chiêu sinh, tổ chức quá trình đào tạo các lớp bồi dưỡng ngoạingữ;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng

cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp củaHiệu trưởng;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự

án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và côngnghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuấtkinh doanh và đời sống xã hội;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánhgiá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường

2.1.1.2 Tình hình việc bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ nằm ở P301, P302 tầng 3 nhà

A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khảo sát qua phòng làm việc gồm có: 1 điều hòa, 3 bàn làm việc, 3 máytính, 3 tủ đựng hồ sơ giấy tờ, 1 bình lọc nước, 1 tủ lạnh nhỏ, 1 bộ bàn ghế, 1máy in, 1 bảng tin…

2.1.1.3 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ

(Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ-xem phụ lục III)

2.1.1.4 Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trongtrường nói chung và Trung tâm Ngoại Ngữ nói riêng thực hiện khá tốt

- Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại, đápứng được yêu cầu công việc thực tế Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn phòng như: kết nối mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc

được nhanh chóng và hiệu quả.

- Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điềukiện thực tế

Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện naythì các trang thiết bị ở văn phòng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc,phần lớn máy móc, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu, việc bố trí sắp xếpcác trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưađược đưa vào sử dụng dẫn tới việc các trang thiết bị khi đưa vào sử dụng nhanhchóng bị hư hỏng, chưa phát huy được hết các chức năng của các trang thiết bị,diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trangthiết bị hợp lý cho việc sử dụng

2.1.2 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà NộiCông tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan Nó đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của

cơ quan, giúp cho mọi hoạt động của Cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả caotrong công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trường

Công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được tổ chứctheo mô hình tập trung, khép kín nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đếnđều phải qua văn thư tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.Trong các phòng, khoa

và trung tâm của Trường không tổ chức văn thư riêng mà chỉ có cán bộ hànhchính làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao văn bản.Nhìnchung trình độ cán bộ đều đã được bồi dưỡng về nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ từtrình độ trung cấp trở lên và đáp ứng được yêu cầu công việc

Phòng Văn thư của Trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổnghợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng, gần cửa phụ ra vào Việc bố trí này rất thuận lợi

cho việc giao dịch và giải quyết công việc

b) Đánh giá những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức công tác văn thư củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ưu điểm: Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên

tĩnh thoải mái, phát huy tinh thần làm việc tập thể, mang lại tinh thần làm việctập trung cao cho tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bảnmật, khả năng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối đa

- Hạn chế: Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh

hưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mỹ quan phòng làm việc, vềnhân lực chưa có đủ để phân chia thành từng mảng công việc, một người phảiđảm nhiệm nhiều công viêc, nên hiệu quả trong trong công việc còn chưa cao

2.1.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môntrong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học,trình tự các bước có mối quan hệ logic

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nộidung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số văn bản như:Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu.v.v.đã được mẫu hóa.Các văn bản khác được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1.Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình lãnh đạo.Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2.Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương;

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liênquan

Bước 3.Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản.Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngnội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nộidung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệutrưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộchuyên môn phải thảo lại

Bước 4.Duyệt bản thảo:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìnhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lạilần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnhsửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy banhành

b) Nhận xét ưu nhược điểm về các nội dung trong việc soạn thảo và banhành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Về thẩm quyền ban hành văn bản:

- Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của Trường được ban hành đúng thẩm quyền quyđịnh, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản ban hành

thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sựchồng chéo Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan,văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, it sảy ra sai sót trong khau soạnthảo và ban hành văn bản.

- Hạn chế:

Do hiện nay Trường mới nâng cấp lên Đại học nên bộ máy của Trườngcòn chưa được hoàn thiện nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bảncòn chưa thực sự rõ ràng, chưa phân rõ thẩm quyền kí văn bản cho một số loạivăn bản do trường soạn thảo, trình tự xin chữ kí cho văn bản mất nhiều thờigian, chưa thực sự hợp lý, gây khó khăn trong việc giải quyết và ban hành vănbản

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Ưu điểm:

Việc soạn thảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy định vềthể thức và kỹ thuật trình bày của Nhà nước được quy định theo thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản

+ Thể thức văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo về mặt chấtlượng, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hànhcủa Trường

+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mangtính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định

+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

+ Các cán bộ chuyên môn nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo và quy trìnhsoạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt, vì vậy việc soạnthảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy trình nhanh chóng kịpthời và chính xác.

+ Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lãnh đạo nhanh chóng,chính xác

+ Các đơn vị chuyên môn thường xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc, giảiquyết công việc, thu thập và xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

- Nhược điểm:

+ Việc xây dựng đề cương cần sửa chữa, hoàn thiện để khi trở thành bảnchính được đơn giản hoá và nhanh gọn hơn

+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi

2.1.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội

Bước 1 Tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu và soạn thảo văn bản đi

Bước 2 Duyệt bản thảo:

Trưởng phòng, ban, đơn vị chuyên môn duyệt bản thảo về nội dung và thểthức văn bản trước khi trình lãnh đạo

Bước 3 Trình kí văn bản.

Bước 4 Ban hành và phát văn bản

Bước 5 Lưu hồ sơ công việc

(Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi của Trường-phụ lục V)

- Ưu điểm:

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được nhà trường quản

lý rất chặt chẽ trong từng khâu, các bước ở từng bộ phận Các khâu xử lý vănbản không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong từng khâusoạn thảo văn bản cho đến khâu chuyển giao văn bản đi, lưu hồ sơ

Bên cạnh những phương pháp quản lý và giải quyết văn bản truyền thốngnhà trường đang nghiên cứu và tiến tới áp dụng những phương pháp quản lý vàgiải quyết văn bản được nhanh chóng và thuận lợi hơn

Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “sổ đăng ký văn bản đi”

và đăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh chóng

Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định, cókèm theo 01 thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm bản saonhanh

Chuyển giao văn bản: được làm bằng nhiều cách thuận tiện, gọn nhẹ, ítkinh phí, đảm bảo an toàn và nhanh chóng

- Nhược điểm:

Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nộidung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian và tiến độ giảiquyết công việc chậm

Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đitheo từng tên loại văn bản nên tính mật không đạt

Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơ xuất

số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa

b) Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản

đến Nhận xét ưu, nhược điểm