MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 3 1.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5 1.1.3.1. Vị trí, chức năng 5 1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp. 7 1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại Ngữ. 8 1.1.4.1. Vị trí, chức năng 8 1.1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.4.3. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11 2.1. Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1. Tình hình tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm 11 2.1.1.2. Tình hình việc bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.1.3. Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm Ngoại Ngữ 12 2.1.1.4. Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 2.1.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 2.1.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 2.1.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 2.1.2.4. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.1.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.1.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 Chương 3. NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 24 3.1. Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 3.1.1. Ưu điểm: 24 3.1.2. Nhược điểm 26 3.2. Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm trong công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 KẾT LUẬN 30 LỜI CẢM ƠN 31 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ––––––––––––––––––– Khoa Văn thư - Lưu trữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày tháng năm 2016 PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ KIẾN TẬP ĐẠI HỌC LƯU TRỮ HỌC (KHÓA HỌC 2013-2017) Họ tên sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH.LTH13A Kiến tập tại: Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Từ ngày: 1/6/2016 đến ngày: 19/6/2016 I NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ KIẾN TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC II TỰ NHẬN XÉT ƯU, KHUYẾT ĐIỂM TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………………………… III PHẦN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN(CÁN BỘ HƯỚNG DẪN) (Về kỹ nghiệp vụ, hiệu công việc, kỷ luật lao động, chấp hành nội quy quan, đề nghị xếp loại chuyên môn: Loại Xuất sắc, loại Giỏi, loại khá, loại trung bình) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………… CÁN BỘ HƯỚNG DẪN IV XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NƠI SINH VIÊN KIẾN TẬP ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ 1.1.1.Vài nét trình hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1.Vị trí, chức 1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức .5 1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội .5 1.1.3.1.Vị trí, chức 1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành Tổng hợp 1.1.4.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Ngoại Ngữ 1.1.1.1.Vị trí, chức 1.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4.3 Cơ cấu tổ chức Chương 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC .11 NỘI VỤ HÀ NỘI 11 2.1.Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1.Tình hình tổ chức công tác văn phòng Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ trung tâm 11 2.1.1.2 Tình hình việc bố trí phòng làm việc Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.1.3 Sơ đồ bố trí phòng làm việc Trung tâm Ngoại Ngữ 12 2.1.1.4.Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm việc tổ chức công tác văn phòng Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.1.2 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .13 Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2.1.2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 2.1.2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 2.1.2.3 Tổ chức quản lý giải văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .17 2.1.2.4 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 20 2.1.2.5 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 20 2.1.2.6 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 21 Chương 24 NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 24 3.1.Nhận xét chung công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .24 3.1.1 Ưu điểm: 24 3.2 Một số đề xuất khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 KẾT LUẬN 30 LỜI CẢM ƠN 31 PHỤ LỤC 32 Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý giải văn hình thành trình hoạt động quan Hiệu quản lí quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không, công tác văn thư ngày quan tâm đặc biệt công cải cách hành Nhà nước công tác văn thư trọng tâm đổi Là sinh viên theo học chuyên ngành Lưu trữ học niên khóa 2013-2017, ngành Nhà trường tạo điều kiện cho thực tế học tập quan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ Với môi trường làm việc rộng lớn, không đơn vị nghiệp nhà nước, tổ chức trị-xã hội mà tiếp xúc với khối doanh nghiệp khác Đây hội vô to lớn để sinh viên hiểu biết thêm, nắm vai trò, kỹ cán văn phòng tương lai, đúc kết kinh nghiệm từ sống công việc để tránh vấp váp trường Qua trình kiến tập sinh viên củng cố lại kiến thức áp dụng vào thực tế quan theo phương châm” Lí luận gắn liền với thực tiễn” “Học đôi với hành” Bên cạnh giúp cho sinh viên tiếp xúc với công việc thực tế làm quen với cách làm việc quan tạo điều kiện cho công việc sau So sánh lí luận với thực tiễn có tách rời không, tạo kĩ làm việc khoa học Thông qua kiến tập sinh viên chuẩn bị tốt cho tập tới, biết vận dụng lí thuyết để tạo kĩ thực hành, nâng cao tay nghề sau trường hoàn thành tốt công việc giao Sau trình liên hệ địa điểm kiến tập đồng ý Nhà trường Giám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em vinh dự kiến tập Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 1/6/2016 đến ngày 19/6/2016 Tại em kiến tập môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, quy củ đòi hỏi sáng tạo, động Trên sở đề cương hướng dẫn kiến tập thầy cô giáo Khoa Văn thư- Lưu trữ, em có điều kiện va chạm, tiếp xúc với thực tế, tham gia số nghiệp vụ Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ chuyên môn tham gia xử lí tình huống, hoạt động Trung tâm Góp phần nâng cao trình độ thân, hoàn thiện kĩ năng, vận dụng lí thuyết vào thực hành, xây dựng cho phong cách làm việc nghiêm túc, nâng cao ý thức nghề nghiệp, văn hóa công sở để từ hoàn thành tốt kì kiến tập Qua nghiên cứu khảo sát thực tế Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo em xin trình bày báo cáo gồm bố cục phần: Chương 1: Khái quát chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại ngữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Một số đề xuất số khuyến nghị Công tác Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ 1.1.1 Vài nét trình hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Ngày 11/5/1994 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I Đến năm 2000 Trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng I thức hoạt động ngõ 36, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội năm 2003 Trường đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I theo Quyết định số 64/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, theo Quyết định này, Trường đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 986/QĐBNV việc thành lập Cơ sở Đào tạo trường thành phố Đà Nẵng trực Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc Trường Đây đơn vị dự toán cấp Trường có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho tỉnh miền Trung Tây Nguyên Ngày 21/4/2008,Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐBGDĐT việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Việc đổi tên Trường tạo điều kiện cho việc phát triển ngành học theo lĩnh vực ngành Nội vụ đa dạng hoá loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Ngày 12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1052/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo Quyết định 1052/QĐ-BNV, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng thấp lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan, nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội Hiện Trường có 17 đơn vị trực thuộc Ngày 04/10/2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lên đại học Ngày 13/7/2011 Thủ tướng Chính phủ ký văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐTTg việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 347/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đại học sau Đại học lĩnh vực công tác nội vụ nghành nghề khác có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng, tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1 Vị trí, chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học sau Đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiêp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức (Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- Xem phụ lục I) 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3.1 Vị trí, chức Phòng Hành Tổng hợp đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực quản lý công tác hành - tổng hợp, văn thư, lưu trữ lễ tân, khánh tiết trường; điều phối hoạt động đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng Trường 1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành – Tổng hợp đầu mối, gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị trường để triển khai thực chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt định, thị, thông báo Ban Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Giám hiệu đến đơn vị cá nhân toàn trường Phối hợp với đơn vị chức quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác kết thực nhiệm vụ đơn vị Trường Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Trường Thực báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất nhiệm vụ Trường theo quy định Thực thư ký họp giao ban họp khác phân công; lập lịch công tác tuần theo dõi, đôn đốc việc thực lịch công tác Thông báo kết luận họp tới đơn vị Trường Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý dấu, chụp văn bản, bảo mật tài liệu theo quy định hành; quản lý bảo quản an toàn kho lưu trữ, phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trường theo quy định pháp luật Hướng dẫn cán viên chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Trường Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ đơn vị lưu trữ chung Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thác chung Phục chế, tu bổ tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, ký nháy văn trước trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt; Kiểm tra thể thức thủ tục việc ban hành văn hành Trường; Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax điện thoại liên hệ công tác Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, theo dõi công tác thi đua khen thưởng Nhà trường; Thường trực Hội đồng thi đua Trường Theo dõi giám sát công tác cải cách hành tất đơn vị Trường 10 Chịu trách nhiệm tổ chức in ấn ấn phẩm văn phòng (card visit, danh bạ điện thoại, tờ rơi, giới thiệu…); cấp phát quà tặng vật phẩm lưu niệm Trường theo qui định Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.1.2 Nhược điểm - Trong việc soạn thảo ban hành văn bản, lỗi chủ yếu khâu trình ký văn thời gian, lãnh đạo trường công tác, khiến cho việc kí ban hành văn dẫn đến chậm chễ, không giải kịp thời - Việc kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư – lưu trữ chưa thực chặt chẽ thường xuyên - Khâu chuyển giao văn rườm già, thời gian, công tác văn thư trường chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc số lượng cán hạn chế, dẫn tới việc kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc cho người, công việc bị chồng chéo không giải kịp thời xác - Công tác lập hồ sơ giai đoạn văn thư chưa thực tốt - Hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên chặt chẽ - Việc sử dụng mạng LAN gặp nhiều hạn chế việc trao đổi thông tin từ mạng nội 3.2 Một số đề xuất khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.1 Đối với Nhà trường: - Trong tình hình nay, theo em Nhà trường cần có nhiều thay đổi tích cực công tác quản lý người, quản lý sơ vật chất, đồ dùng trang thiết bị dạy học, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành quan Quản lý người tốt phát huy hết khả chuyên môn cá nhân lĩnh vực chuyên môn họ Quản lý sở vật chất, trang thiết bị tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc cách hiệu quả, nhà trường cần phải mạnh dạn áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phần mềm ứng dụng vào công tác hành văn phòng quan, đưa vào sử dụng trang thiết bị tiên tiến để đáp ứng đầy đủ yêu cầu ngày cao hoạt động văn phòng Sinh viên: Đinh Thu Anh 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Lãnh đạo Nhà trường cần có biện pháp công tác quản lý nguồn nhân lực, tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ, viên chức nhà trường có điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm quan nước, nước, để từ nâng cao trình độ thân, khả giải công việc cách độc lập đạt hiệu cao - Thường xuyên cử cán bộ, viên chức nhà trường học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, để đáp ứng thay đổi ngày công tác hành nhà trường xã hội - Trong việc xếp nhân sự, phân công công việc cần cụ thể rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo công việc, người kiêm nghiệm nhiều công việc dễ dẫn tới việc cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, chậm chễ hoàn thành công việc Nhà trường cần bổ sung thêm nguồn nhân lực, với tình hình với khối lượng công việc lớn, mà nguồn nhân lực trường mỏng, chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc - Cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn khâu việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, công tác văn thư cần xem xét lại, có nhiều thủ tục thừa, gây chậm chễ việc giải chuyển giao văn Lãnh đạo nhà Trường cần phải kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ cán bộ, viên chức nhà trường việc thực kế hoạch, nhiệm vụ mà trường đặt ra, theo giỏi sát việc áp dụng văn Đảng Nhà nước lĩnh vực hoạt động Cần thường xuyên tổ chức họp nhắc nhở, triển khai kế hoạch hoạt động trường, đưa đề xuất kiến nghị, biện pháp khả thi để hoàn thành nhiệm vụ giao Trong công tác giảng dạy, theo em nhà trường cần tăng cường tiết học thực hành, tăng số tiết, số buổi cho môn chuyên ngành môn ứng dụng tin học văn phòng, tiếng anh giao tiếp, tiếng anh chuyên nghành, thay đổi phương pháp dạy học để phù hợp với tình hình tại, cần mua sắm Sinh viên: Đinh Thu Anh 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thiết bị dạy học thực hành, cần tổ chức nhiều tiết học ngoại khóa, nhằm đưa sinh viên tiếp cận với hoạt động lành mạnh, bổ ích, tạo hứng khởi cho học lớp, đề cương giảng cần biên soạn lại, biên soạn đầy đủ để phục vụ cho việc dạy học đạt hiệu tối đa, không ngừng nâng cao đổi phương pháp dạy học, để học lớp thực học bổ ích, lý thú, mà truyền đạt khối lượng kiến thức cần thiết cho sinh viên, cách xếp học, phong học cần quan tâm nữa, tránh tình trạng thiếu phòng học, môn học kỳ lại chuyển sang kỳ sau, lớp chung phòng học, phòng thi, gây ảnh hưởng không tốt tới việc đào tạo nhà trường việc học tập nghiên cứu sinh viên - Hàng năm cần thực công tác tra, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư – lưu trữ - Việc đôn đốc, kiểm tra, theo dõi công tác văn thư, lưu trữ cần thường xuyên; - Trường cần lập danh mục hồ sơ, để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ Trường đồng thời tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy Trường - Quán triệt tới cán bộ, nhân viên trường công tác văn thư, lưu trữ quan Có mức khen thưởng thích đáng cho cán bộ, nhân viên làm tốt công tác văn thư, lưu trữ tiêu giao - Nhà trường cần quan tâm đến việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ Nên nghiên cứu, xây dựng vận dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để cán thực nghiệp vụ cách khoa học việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO áp dụng tương đối tốt hoạt động quản lý nhà nước nói chung công tác văn thư lưu trữ nói riêng số quan, tổ chức 3.2.2 Đối với môn văn thư-lưu trữ khoa, trường - Nên bổ sung vào chương trình đào tạo thêm số đơn vị học trình môn thực hành hay môn nghiệp vụ vào trình học, thay đổi số Sinh viên: Đinh Thu Anh 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ lượng môn học, ưu tiên môn quan trọng phục vụ cho trình làm việc sinh viên sau - Trong trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với phần mềm thông dụng sử dụng quan nhà nước - Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng quan trọng, nhà trường nên đầu tư trang thiết bị đại mà quan nhà nước hay dùng như: máy Scan, máy Photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu để chương trình học sử dụng trang thiết bị văn phòng thực tế Sinh viên: Đinh Thu Anh 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Có thể thấy đổi công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ quan trọng hàng đầu đặt quan, tổ chức Do nhà quản lý hết phải thấy rõ trách nhiệm công cải cách hành quan, ngành địa phương mình, từ góp phần vào thành công chung nước việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, lưu trữ nghiệp đổi đất nước Để góp phần với công cải cách hành đất nước, năm qua, quan tâm Nhà nước công tác văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng cho quan, tổ chức xí nghiệp xã hội thừa nhận đánh giá cao Công tác Văn thưLưu trữ nhà trường quan tâm đạo nghiêm túc, chặt chẽ, có hiệu cao Việc ban hành văn quy trình, thẩm quyền theo pháp luật, công tác văn thư lưu trữ ngày quan tâm, trang thiết bị đại, thực góp phần không nhỏ vào thành công chung Nhà trường suốt chặng đường 40 năm xây dựng phát triển (1971-2016) Trong thời gian thực tập Trung tâm Ngoại Ngữ, quan tâm, giúp đỡ thầy (cô) trung tâm tạo điều kiện cho em có dịp làm quen, tiếp xúc với khâu nghiệp vụ chuyên môn công tác văn thư tận tình giúp đỡ em việc thu thập văn quy định công tác văn thư Trường tài liệu khác để em hoàn thành cách tốt công việc cuối trình thực tập làm thu hoạch thực tập tôt nghiệp Song bên cạnh em gặp phải số khó khăn không tiếp xúc trực tiếp với công tác lưu trữ nên báo cáo em trình bày cụ thể số khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Sinh viên: Đinh Thu Anh 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI CẢM ƠN Trong thời gian kiến tập Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em tích lũy cho nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm quý báu dìu dắt, bảo tận tình thầy cô giáo trung tâm em trưởng thành nhiều so với thời gian ngồi ghế nhà trường, thầy cô tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt công việc giao, hoàn thành tốt kỳ kiến tập đời, tạo bước đà cho em hướng tới thành công việc học tập rèn luyện công việc em sau này, thầy cô không dạy em cách làm việc mà dạy em nhân cách sống, đạo đức nghề nghiệp giúp em hoàn thiện thân Qua em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất, sâu sắc tới tất thầy cô trung tâm đặc biệt em muốn gửi lời cảm ơn trân trọng tới cô Vũ Thị Xuân Oanh thầy Nguyễn Xuân Thịnh bảo em tận tình, em suốt thời gian kiến tập trung tâm, hướng dẫn cho em công việc Bài báo cáo công trình mà em cho đời, tất mà em học, đọc, tìm hiểu, thầy cô bảo suốt thời gian kiến tập, cố gắng lần em hoàn thành báo cáo nên không tránh khỏi sai xót, em mong thầy cô xem xét, góp ý để em có thêm kinh nghiệm cho công trình sau em, để báo cáo hoàn thiện Cuối em xin chúc thầy cô trung tâm mạnh khỏe, hạnh phúc, thành công đường nghiệp có niềm vui hạnh phúc sống Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên Đinh Thu Anh Sinh viên: Đinh Thu Anh 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Phụ lục I: Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp Phụ lục III: Sơ đồ bố trí phòng làm việc trung tâm Ngoại Ngữ Phụ lục IV: Sổ đăng kí văn - đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V: Quy trình tổ chức quản lí giải văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI: Quy trình tổ chức quản lí giải văn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục I: Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học sau Đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh quản lý người học Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ nghành đào tạo trường nhu cầu xã hội 10 Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo 11 Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội 12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ngừng nâng cao chất lượng đào tạo nhà trường 13 Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật 14 Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho nhà trường 15 Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường 16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt đọng khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà Trường 17 Được Nhà nước giao cho thuê sở vật chất; miễn giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật 18 Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục 19 Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc 20 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật Quy chế làm việc Bộ Nội vụ 21 Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật 22 Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật 23 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ *Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp Trưởng phòng Phó trưởng phòng Tổ Hành Văn thư – lưu trữ Sinh viên: Đinh Thu Anh Tổ tổng hợp Tổ phục vụ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục III: Sơ đồ bố trí phòng làm việc trung tâm Ngoại Ngữ Tủ sác h Má y in Ghế Điều hòa Ghế Ghế ngồi Bàn làm việc Bàn làm việc Bàn uống nước Bình lọc nước Cửa vào Cửa sổ Bàn làm việc Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Sinh viên: Đinh Thu Anh Bảng tin Ghế Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục IV: Sổ đăng kí văn - đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi Sinh viên: Đinh Thu Anh Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục V: Quy trình tổ chức quản lí giải văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các Trách nhiệm Trình tự công việc Thời gian Cán Văn thư Tiếp nhận yêu cầu Ngay sau nhận bước Bước phân công Bước văn Chuyên viên Nghiên cứu dự Theo ý kiến đạo phân công thảo văn quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ Bước Chuyên viên văn Trình kí văn ½ ngày Duyệt, ký ½ ngày Văn thư, chuyên Ban hành theo Theo yêu cầu thực tế viên phân dõi việc phát hành công văn Chuyên viên Lưu hồ sơ công Theo Quy chế Công phân công việc tác Văn thư-Lưu trữ phòng(VT) Bước Trưởng phòng, ban người ủy quyền Bước Bước Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục VI: Quy trình tổ chức quản lí giải văn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các Trách nhiệm Trình tự công việc Thời gian thực Cán văn thư Tiếp nhận đăng kí ½ ngày bước Bước văn đến Bước Lãnh đạo phòng Chỉ đạo giải ngày Bước Cán văn thư Lưu ý kiến đạo Ngay sau tiếp Lãnh đạo Nhà trường Bước nhận Phòng Hành Xử lí văn bản, trình chính-Tổ chức lãnh đạo Trường Lãnh đạo nhà Chỉ đạo giải ½ ngày phòng văn thư- Chuyển văn đến Theo ý kiến đạo lưu trữ đơn vị Bước Các đơn vị Phân công xử lí ½ ngày Bước Cán chuyên Xử lí công văn đến Theo ý kiến đạo Bước trường Bước môn Bước Văn thư cán phân quy trình cụ thể Lập hồ sơ công việc Theo quy chế công tác văn thư-lưu trữ công Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A