MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Giả thuyết nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 3 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Mục đích nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề máy 5 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI 6 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 6 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 6 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 6 1.1.2.1 Vị trí 6 1.1.2.2 Ý nghĩa 6 1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 7 1.2. Khái quát về UBND phường Phú Thượng – Tây Hồ Hà Nội 10 1.2.1. Giới thiệu khái quát về UBND phường Phú Thượng 10 1.2.1.1 Chức năng 10 1.2.1.2 Nhiệm vụ 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNGQUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14 2.1 Thực trạng công tác văn thư tại phường Phú Thượng – Tây Hồ Hà Nội 14 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Văn thư của phường Phú Thượng – Tây Hồ Hà Nội 16 2.3 Các hoạt động của công tác văn thư tại UBND phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, Hà Nội 17 2.3.1 Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu 18 2.3.2 Quản lí vào bảo vệ tài liệu 18 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 19 2.3.4 Quản lý con dấu 19 2.4. Đánh giá về công tác tại phường Phú Thượng 20 2.4.1. Những ưu điểm 20 2.4.2. Những nhược điểm 21 2.4.3. Nguyên nhân hạn chế 21 Chương 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG QUẬN TÂY HỒ HÀ NỘI 23 3.1 Xây dựng, thiết lập những kế hoạch cho việc thực hiện công tác văn thư. 23 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực hiện công tác văn thư. 23 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên 24 3.4 Nâng cao trang thiết bị cơ sở vật chất 28 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34
LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan nghiên cứu tơi, dựa tính cá nhân, tơi nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát thực tế, tham khảo thông tin phương tiện thông tin đại chúng hay thông tin qua số liệu thực tế tình hình cơng tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội để làm nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng Sinh viên năm LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng khơng gắn liền với hỗ trợ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường Đại học đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ Thầy Cô bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Thầy Cơ khoa Văn hóa Thông tin Xã hội – Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu suốt thời gian chúng em học tập trường Và đặc biệt, học kỳ vừa qua, Khoa tổ chức cho chúng em tiếp cận với môn học mà theo cá nhân em thấy hữu ích sinh viên ngành Khoa Văn Thư – Lưu trữ tất sinh viên khác thuộc trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đó mơn “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Em xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền tận tình hướng dẫn em nói riêng bạn nói chung, qua buổi học lớp nói chuyện thảo luận nghành Văn thư nghiên cứu khoa học khơng có lời hướng dẫn dạy bảo đề tài nghiên cứu khoa học em khó mà hồn thành Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Bài thu hoạch thực khoảng tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực Văn thư nghiên cứu khoa học, kiến thức em hạn hẹp nhiều bỡ ngỡ Vì vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu Thầy Cơ Sau cùng, em xin chúc Thầy Cơ khoa Văn hóa Thơng tin Xã hội đặc biệt cô Lê Thị Hiền mạnh khỏe, công tác tốt, để tiếp tục thực xứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức quý báu đén cho toàn sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐTBD Đào tạo – bồi dưỡng CBCCVC Cán bộ, Công chức, Viên chức ĐH Đại học MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .3 Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Mục đích nghiên cứu Cấu trúc đề máy Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT .6 VỀ PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI .6 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư .6 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vị trí .6 1.1.2.2 Ý nghĩa 1.1.3 Vai trò cơng tác văn thư 1.2 Khái quát UBND phường Phú Thượng – Tây Hồ - Hà Nội 10 1.2.1 Giới thiệu khái quát UBND phường Phú Thượng 10 1.2.1.1 Chức 10 1.2.1.2 Nhiệm vụ .10 Chương 14 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNGQUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14 2.1 Thực trạng công tác văn thư phường Phú Thượng – Tây Hồ - Hà Nội .14 2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng Văn thư phường Phú Thượng – Tây Hồ - Hà Nội .16 2.3 Các hoạt động công tác văn thư UBND phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, Hà Nội 17 2.3.1 Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu .18 2.3.2 Quản lí vào bảo vệ tài liệu .18 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 19 2.3.4 Quản lý dấu .19 2.4 Đánh giá công tác phường Phú Thượng .20 2.4.1 Những ưu điểm .20 2.4.2 Những nhược điểm .21 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 21 Chương 23 CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG – QUẬN TÂY HỒ - 23 HÀ NỘI .23 3.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch cho việc thực công tác văn thư .23 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực công tác văn thư 23 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên 24 3.4 Nâng cao trang thiết bị sở vật chất 28 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .34 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Cơng tác văn thư có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu văn thư có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Thứ hai, dựa thông tin để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định Làm tốt công tác văn thư góp phần làm thúc đẩy cơng tác lưu trữ hành chính, văn phòng đạt hiệu cao; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng tác cải cách hành Thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Tài liệu văn thư, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu văn thư, lưu trữ, tổ chức tốt công tác văn thư góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại quan tâm làm tốt công tác văn thư, phục vụ kịp thời, góp phần đảm bảo hoat động hành nhà nước thơng suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước ta 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội 2.2Phạm vi nghiên cứu - Thời gian : 2013 – 2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội 2.3Phạm vi nội dung - Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu - Quản lý dấu, xếphồ sơ, văn bản, tài liệu Giả thuyết nghiên cứu Hồ sơ, tài liệu tìm kiếm để biết thơng tin thời gian trước Nếu công tác văn thư phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội xây dựng, ban hành đạo hướng dẫn các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, xây dựng thực quy hoạch phát triển công tác văn thư, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công nhân, viên chức làm công tác văn thư, tăng cường sở vật chất, đặc biệt nâng cao nhận thức tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư để nâng cao hiệu văn thư việc sửa chữa, tìm kiếm, thu nhập thơng tin dễ dàng thuận tiện Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội thời gian qua Phân tích nguyên nhân thành tựu hạn chế công tác - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn thư Ủy ban Nhân dân phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội nói chung Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn cần thiết thơng thạo đặc điểm văn thư, tình hình phát triển địa phương Nói đến cơng tác văn thư có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư, nêu sau: Đề tài : “Nghiên cứu sở khoa học bảo quản tài liệu Văn thư” Tác giả : Ths Nguyễn Thị Thúy Bình (cùng số Ths khác) Đề tài hoàn thành công bố vào năm 2013 Nội dung đề tài chia làm chương: Chương : Sự hình thành, phát triển đặc điểm tài liệu văn thư Chương : Cơ sở khoa học bảo quản tài liệu văn thư Chương : Một số giải pháp, kiến nghị bảo quản tài liệu văn thư Việt Nam Cuốn sách: “Quản lý giải văn quan tổ chức” Tác giả: PGS.TS Nguyễn Minh Phương Xuất năm năm 2014 Nhà xuất Chính trị Quốc gia Nội dung sách phân chia thành bảy chương chính: Chương 1: Những vấn đề chung quản lý giải văn quan tổ chức Chương 2: Những nguyên tắc quản lý giải văn quan tỏ chức Chương 3: Quản lý giải văn đến quan tổ chức Chương 4: Quản lý giải văn quan, tỏ chức Chương 5: Lập hồ sơ hành nộp, lưu hồ sơ vào quan, tổ chức Chương 6: Quản lý giải văn phận giải thủ tục hành theo chế liên thơng quan hành nhà nước Chương 7: Quản lý giải văn quan tổ chức môi trường mạng Cuốn sách làm phong phú thêm kho tàng tư liệu, phục vụ cơng tác văn thư, lư trữ, văn phòng, thư ký Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu nhập thông tin trục tiếp: Quán sát - Phương pháp thu nhập thông tin gián tiếp: Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Nguồn tin từ mạng Internet Thông tin từ báo cáo định kỳ UBND phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội Số liệu thống kê cụ thể UBND phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội Mục đích nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa cơng tác văn thư, nâng cao hiệu lục, hiệu việc bảo quản tài liệu, giúp công tác văn thư ngày nâng cao - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán công tác văn thư UBND phường Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội nói riêng cơng tác văn thư nói chung chuyên môn văn thư giữ, bảo quản chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu 2.4 Đánh giá cơng tác phường Phú Thượng Cơng tác văn thư có vai trò quan trọng trình hoạt động phát triển quan, đơn vị phường Phú Thượng Nhận thức rõ vai trò ý nghĩa đặc biệt công tác này, năm gần lãnh đạo phường Phú Thượng thường xuyên quan tâm đạo thực nghiêm túc quy định Nhà nước Có thể nói cơng tác văn thư phường trọng, quan tâm đổi để áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đẩm bảo thực tốt cộng tác văn thư đêm lại hiệu định 2.4.1 Những ưu điểm Nhìn chung cơng tác văn thư phường Phú Thượng có đầy đủ loại sổ sách, giấy tờ, dấu theo quy định Nhà nước công tác văn thư Thứ nhất: Bố trí phòng làm việc cán văn thư hợp lý, thoáng mát trụ sở quan Thứ hai: Phòng văn thư trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng như: bàn, tủ,… loại máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư như: máy vi tính, máy in, máy photo văn đến, văn theo quy định Thứ ba: Việc xếp văn khoa học: văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau Thứ tư: Việc tổ chức, quản lý xếp cán lưu trữ thực cẩn thận xác, nguyên tắc Thứ năm: cán làm công tác văn thư phường: cán đào tạo chuyên ngành văn thư, có văn hướng dẫn nhiệm vụ cán phòng văn thư để người hồn thành tốt cơng tác văn thư Thứ sáu: phường Phú Thượng tổ chức thi đua, khen thưởng để cán có thêm động lực tinh thần đổi công tác văn thư cho phù hợp với cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước 20 Thứ bảy: Các văn đến, văn phường Phú Thượng tổ chức theo hình thức tập trung, thống áp ứng yêu cầu thời gian độ xác Thứ tám: việc văn thư từ khâu tiếp nhận văn bản, đóng dấu, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu cán văn thư thực tốt theo chuyên môn đào tạo Thứ chín: việc tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu văn thư thực theo hướng dẫn cấp Thứ mười: công tác văn thư phường có phong thái làm việc nghiêm túc, hiệu nhanh nhạy để cán nâng cao trình độ thân giúp cho công tác văn thư phường ngày hiệu 2.4.2 Những nhược điểm Phường Phú Thượng thực tốt công tác văn thư Tuy nhiên, cơng tác văn thư phường Phú Thượng số hạn chế cần khắc phục kịp thời để công tác văn thư phường ngày đạt hiệu là: Thứ nhất: việc chuyển giao từ phận văn thư sang phận lưu trữ phận lưu trữ sang phận khác không ký vào sổ bàn giao nên đơi có số tài liệu bị thất lạc không đến nơi nhận Thứ hai: công tác thống kê văn định chậm chưa tốt, đơi có sai sót Thứ ba: cán cơng tác văn thư chưa cẩn thân cơng tác văn thư có số hồ sơ, tài liệu bị gấp mép bị nhàu nát có dính bẩn Thứ tư: tài liệu lưu trữ số bị bó gọn, lộn xộn số chưa xếp giá, dễ bị rơi Thứ năm: số gái, kệ tủ có dấu hiệu bị mối mọt chưa xếp hợp lý 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế Thứ nhất: cán làm cơng tác văn thư lơ việc bảo quản hồ sơ, tài liệu để tài liệu bị bẩn nhàu nát Thứ hai: việc đầu tư vào trang thiết bị, vật dụng cho cơng tác văn thư 21 chưa quan tâm Thứ ba: công tác vệ sinmh, lau chùi phòng văn thư, lưu trữ chưa quan tâm nhiều, dẫn đến hồ sơ, tài liệu bị bụi bẩn Đó số nguyên nhân dẫn đén hạn chế công tác văn thư phường Phú Thượng Những nguuên nhân cần phải khắc phục sửa chữa để công tác văn thư phường ngày phát huy hiệu quả, để đóng góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư * Tiểu kết Sau tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, Hà Nội đánh giá thực trạng đó, tơi hiểu rõ vai trò quan trọng cơng tác văn thư q trình lao động phát triển phường Với ưu điểm sở vật chất: thiết bị văn phòng, máy vi tính, máy in để theo quy định ngành, cách xếp tài liệu văn đến, văn đi… Đội ngũ cán văn phòng nhiệt huyết có nhiều sáng tạo cơng tác văn thư phường Ngồi ưu điểm nhiều ưu điểm khác tơi trình bày Tuy đạt thành tựu định hạn chế khắc phục công tác văn thư Như việc chuyển giao tự phận văn thư sang phận lưu trữ; tài liệu lưu giữ không lưu trữ cẩn thận dẫn đến việc nhàu nát, sở vạt chát dành cho phòng văn thư sơ sài, nhân viên cán người trẻ, việc sáng tạo nhiệt huyết, song tuổi tác trẻ nên chưa có kinh nghiệm việc quản lý lưu giữ hồ sơ Tơi tìm ngun nhân hạn chế đó, mong phòng văn thư phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, Hà Nội có biện pháp để phát huy ưu điểm khắc phục điều tồn 22 Chương CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG – QUẬN TÂY HỒ HÀ NỘI 3.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch cho việc thực công tác văn thư Trên sở văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ để từ rà soát hành văn sau: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Lập danh mục hồ sơ quan; Danh mục thành phần tài liệu quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu; Xây dựng quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực công tác văn thư - Phối hợp với Đồn Thanh tra cơng tác Nội vụ tiến hành kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phường Phú Thượng; - Thực công tác tổ chức cán văn thư, lưu trữ Gồm có: Tổ chức văn thư, lưu trữ, biên chế, trình độ cơng chức, viên chức thực chế độ cộng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định - Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; - Thực quy định về: thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu văn thư phường Phú Thượng; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu văn thư; - Tổ chức tuyên truyền phổ biến Luật Văn thư, nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật Văn thư, quy định pháp luật hành văn hướng dẫn 23 nghiệp vụ cơng tác văn thư đến đồn thể cán công nhân viên chức, nhằm nâng cao vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư phường Phú Thượng; - Công tác thu nhập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào phòng văn thư quan; - Tiếp tục khảo sát, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng chỉnh lý, xây dựng kế hoạch thu nhập, kinh phí chỉnh lý bảo quản an toàn tài liệu; - Cải tạo, nâng cấp xây dựng phòng văn thư đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu; - Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo yêu cầu ngành Thực vệ sinh kho, khử trùng tài liệu, phòng chống mối mọt theo quy định; 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên - Văn phòng phường quan hệ thống ban cấp ủy, đặt quản lý, đạo trực tiếp thường trực phường; có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc trực tiếp cho phường, mà trực tiếp, thường xuyên ban thường vụ thường trực Tham mưu, giúp việc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu, giúp việc; tham mưu, đề xuất chủ trương, sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản đảng bộ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo phường - Là quan tham mưu, giúp việc phường công tác thông tin điều hành, nên mối quan hệ mật thiết mang tính thường xuyên, xuất phát từ đặc điểm quản lý thông tin, việc cung cấp điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho trình quản lý điều hành - Phòng Văn thư khơng đảm nhiệm việc thu thập, xử lý thơng tin mà quản lý cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho hoạt động phường, nên hoạt động văn phòng gắn liền liên tục với hoạt động phường Phú Thượng Văn phòng phường trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành phường với ban tham mưu phường - Với vị trí, vai trò văn phòng cấp phường vậy, chất lượng đội 24 ngũ cán văn phòng cấp ủy có vị trí quan trọng chất lượng công tác lãnh đạo, đạo cấp ủy đảng Đội ngũ cán văn phòng phường Phú Thượng bao gồm: Lãnh đạo văn phòng; cán nghiên cứu, tổng hợp lĩnh vực (chuyên viên); văn thư, lưu trữ; tài vụ… số nhân viên phục vụ Với vị trí, nhiệm vụ đặc thù, vai trò đội ngũ cán văn phòng thể cụ thể mặt sau: đội ngũ tham mưu trực tiếp cho phường, ban thường vụ Vì vậy, cán văn phòng phường người trực tiếp tiếp nhận chủ trương, sách, để tư duy, tham mưu cho công tác lãnh đạo, đạo thường trực, cấp ủy; tham mưu, giúp việc cho ban thường vụ, thường trực, cụ thể hóa chủ trương, sách Đảng, Nhà nước vào công tác lãnh đạo địa phương theo thẩm quyền giao Đội ngũ cán văn phòng cầu nối để tiếp nhận chủ trương, tham mưu lãnh đạo truyền đạt chủ trương đến ban, ngành, tổ chức triển khai thực sống, triển khai thành phong trào hành động quần chúng - Như vậy, đội ngũ cán văn phòng văn thư có vị trí, vai trò quan trọng việc tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo, đạo phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh xây dựng hệ thống trị vững mạnh địa phương - Xây dựng đội ngũ cán phòng văn thư phường Phú Thượng, vậy, đòi hỏi có quan tâm mức có tầm nhìn chiến lược, để xây dựng đội ngũ cán đồng bộ, vừa hồng vừa chuyên, đáp ứng yêu cầu thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hố, đại hố, thực tốt nhiệm vụ trị giao - Trong thời gian qua, đội ngũ cán văn phòng cấp phường quan tâm xây dựng, phẩm chất trị, trình độ, lực cơng tác nâng cao rõ rệt, chất lượng hoạt động văn phòng nâng cao bước Các cán bộ, nhân viên nhận thức sâu sắc, đề triển khai thực nhiều chủ chương giải pháp công tác cán bộ, tạo nên đội ngũ cán nói chung đội ngũ cán văn phòng huyện ủy nói riêng có chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Đội ngũ cán văn phòng cấp phường hoàn thành chức 25 trách, nhiệm vụ giao, thể kết thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phân công tổng thể phát triển mặt địa phương - Tuy nhiên, so với yêu cầu, chất lượng phận đội ngũ cán văn phòng nhiều vấn đề cần quan tâm, chất lượng tham mưu hạn chế, thiếu tính chủ động; phần lớn cán văn phòng phường chưa đào tạo chun mơn, nghiệp vụ nên làm việc chủ yếu theo kinh nghiệm; phận thiếu nhiệt tình, thiếu tinh thần trách nhiệm cơng tác; cấu tuổi đời, trình độ chưa hợp lý; phong cách làm việc quan liêu, chưa nhạy bén, thiếu tính khoa học Những hạn chế ảnh hưởng định đến hoạt động lãnh đạo, đạo cấp uỷ, đòi hỏi phải tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục yếu tạo nên bước chuyển biến chất lượng đội ngũ cán Trong thời kỳ mới, nhiệm vụ trị đặt ngày nặng nề, khó khăn phức tạp Để hồn thành tốt nhiệm vụ trị, cấp ủy đảng phải khơng ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán tương xứng; có nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng thực vấn đề cấp bách Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng huyện ủy, năm tới cần thực đồng giải pháp: Một là, cần cụ thể hoá tiêu chuẩn chức danh, vị trí cơng việc; đánh giá bố trí, sử dụng chun mơn, trình độ, lực đội ngũ cán văn phòng Tiêu chuẩn chức danh cần sát với tính chất đặc thù văn phòng cấp ủy, yêu cầu cán văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, lực trình độ chun mơn giỏi, kiến thức quản lý nhà nước tinh thông, nhanh nhạy, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm Trên sở mơ tả vị trí việc làm, tăng cường quản lý nâng cao chất lượng công tác đánh giá, lựa chọn, bổ nhiệm kiểm tra, giám sát đội ngũ cán Hai là, đổi công tác tuyển chọn để thu hút người có trình độ, lực tốt vào làm cơng tác văn phòng; nâng cao chất lượng quy hoạch cán văn phòng huyện ủy.Do vậy, nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng huyện ủy phải gắn liền với việc xâydựng thực sách cán 26 Ba là, đổi nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng huyện ủy; phát huy tính tự giác, chủ động tự học, tự rèn thân cán văn phòng Trước hết làtừng cán tự giác, chủ động, tự học, tự rèn luyện Đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng phải gắn chặt với quy hoạch, chức danh cán bộ, nội dung phù hợp với nhóm đối tượng, với phương châm "cơ bản, hệ thống thiết thực" Bốn là, tăng cường quản lý, giám sát đội ngũ cán văn phòng huyện ủy; lãnh đạo ban thường vụ huyện ủy, đạo, giúp đỡ quan văn phòng cấp trên; thực tốt sách đội ngũ cán văn phòng huyện uỷ; phát huy vai trò quyền đồn thể nhân dân tham gia nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng phường Chú trọng nâng cao chất lượng quan làm công tác tổ chức cán bộ, bảo đảm thực tốt sách cán Hệ thống sách cán đòn bẩy, động lực thu hút người có đức, có tài thúc đẩy lực sáng tạo, lòng nhiệt tình góp phần xây dựng bảo đảm ổn định đội ngũ cán nói chung, đội ngũ cán Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, phó trưởng phòng số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; Biên chế Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ Bộ trưởng định theo đề nghị Chánh Văn phòng tổng số biên chế Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao - Cán bộ, cơng chức, viên chức Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng tuỳ theo khối lượng công việc công tác văn thư, lưu trữ lập Phòng Văn thư – Lưu trữ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ, khơng có văn phòng bố trí phận chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ 27 Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ nghành công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Bộ văn phòng cấp ủy nói riêng Thơng tư số 21/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội vụ ban hành thay cho Thông tư số 40/2013/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 2013 Ban Tổ chức Cán Chính phủ Tuy nhiên, thông tư số 21/2014/TT-BNV chưa triển khai thực mà quan nhà nước thực theo Thông tư 40/2013/TT-TCCP Trong năm qua, hầu hết quan từ trung ương đến địa phương tổ chức phận lưu trữ bố trí nhân làm cơng tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn Các quan nhà nước từ trung ương đến địa phương bố trí cán làm cơng tác lưu trữ Những cán làm cơng tác lưu trữ bố trí trước thông tư 40 ban hành, chưa có trình độ chun mơn quan có kế hoạch đào tạo đào tạo lại nghiệp vụ lưu trữ việc tạo điều kiện cho cán tham gia học đại học chức, trung học chức học lớp nghiệp vụ ngắn hạn Đến nay, hầu hết cán lưu trữ quan nhà nước có trình độ chun mơn định song chưa đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ quan 3.4 Nâng cao trang thiết bị sở vật chất Công tác tra, kiểm tra ngành lưu trữ Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo quy định pháp luật công tác lưu trữ Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành tra, kiểm tra quan văn thư lưu trữ từ Trung ương đến địa phương việc thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ quan, sau báo cáo với Lãnh đạo Cục Vụ Pháp chế Bộ Nội vụ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế xem có xác khơng, xác phần trăm có cần 28 chỉnh sửa, bổ sung khơng - Thanh tra kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị cụ thể - Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, công Công tác tra, kiểm tra tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm ngành lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho cơng tác tra, kiểm tra ngành Trong văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ, việc khen thưởng xử lý vi phạm công tác lưu trữ đề cập Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định việc khen thưởng xử lý vi phạm sau: Điều 28 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu văn thư lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu văn thư lưu trữ đặc biệt quý, cho quan lưu trữ khen thëng theo quy định pháp luật Điều 29 Người chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu quốc gia có hành vi khác vi phạm quy định pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định pháp luật Người lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm quy định pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường theo pháp luật Nghị định số 111/2014/NĐ-CP quy định quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu cho quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại tiêu huỷ trái 29 phép tài liệu lưu trữ quốc gia khen thưởng theo quy định pháp luật Cơ quan nào, người vi phạm bị kỷ luật theo quy định pháp luật; tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực lưu trữ; việc giải khiến nại, tố cáo theo quy định pháp luật Đối với lưu trữ quan, việc chịu tra, kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chịu thành tra, kiểm tra thường xuyên phận làm công tác tra, kiểm tra quan Bộ phận tra, kiểm tra quan lấy quy định pháp luật nhà nước công tác lưu trữ làm pháp lý đồng thời dựa quy định cụ thể công tác lưu trữ quan Đối với doanh nghiệp không chịu tra, kiểm tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước lãnh đạo doanh nghiệp vào quy định pháp luật quy định, quy chế quan công tác lưu trữ để làm tiến hành tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ đột xuất Từ có đánh gía xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh sai sót có xây dựng chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng Trên vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Cán lưu trữ cần nắm vững kiến thức chương để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo việc tổ chức công tác lưu trữ tuyển dụng cán chuyên môn làm cơng tác lưu trữ quan Ngồi cán lưu trữ cần nắm vững yêu cầu trình độ cán lưu trữ để định việc tham dự chương trình đào tạo cho phù hợp *Tiểu Kết: Để nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ phường Phú Thượng, sở đề ra, xây dựng, thiết lập kế hoạch, đaoh cụ thể cho việc thực công tác văn thư lưu trữ Việc ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác văn thư, lưu trữ quan Sở với đơn vị trực thuộc triển khai tiến độ chất lượng việc triển khai hoạt động văn thư, lưu trữi đạt hiệu 30 Quy chế văn thư lưu trữ ban hành áp dụng cho khối quan Sở đơn vị trực thuộc Sở Thông qua việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, Sở đề số giải pháp để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Và hết muốn thực tốt kế hoạch, giải pháp việc cấp trang thiết bị đại, nâng cao chất lượng sở vật chất thiếu Nhà nước cần thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho haotj động công tác văn thư – lưu trữ phải ưu tiên kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho liệu, thiết bị sở vật chất: bàn, ghế, máy tính, hộp, giá, kệ,… bảo quản tài liệu cách có hiệu Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nỗ lực người trực tiếp làm cơng tác văn thư, lưu trữ ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân cơng 31 KẾT LUẬN Có thể khẳng định cơng tác văn thư có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh loại giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi văn gốc, để xác định việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo văn quan trọng, việc lưu trữ thơng tin quan trọng nhiều.Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị - xã hội quy định, thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Qua việc nghiên cứu công tác văn thư phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội giúp tơi có kiến thức thực tế công tác văn thư phường Phú Thượng, qua việc làm nghiên cứu đó, tơi thấy thực tế diễn ra, ưu điểm, hạn chế phường tơi thấy phải làm để có mơi trường tốt cho công tác văn thư làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch 32 cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29/6/2015 Dương Công Vĩ, năm 2015, báo Lạng Sơn Thạc sỹ Nguyễn Thị Thúy Bình, năm 2013, “Nghiên cứu sở khóa học bảo quản tài liệu Văn thư” Web tailieu.vn muc Văn thư Web vanthuluutru.com PGS.Ths Nguyễn Minh Phương, năm 2014, NXB Chính trị Quốc gia, “Quản lý giải văn quan tổ chức” Lịch sử phường Phú Thượng, năm 2000, nxb Quốc gia Tài liệu văn thư UBND phường Phú Thượng, năm 2015, nxb Quốc gia 34 ... VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 3: CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN... VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, TÂY HỒ, HÀ NỘI 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác. .. cơng tác văn thư tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm [5] 13 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG PHÚ THƯỢNGQUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Thực trạng công tác văn thư