Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa của đề tài 2 5. Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần 2 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN THẠCH THẤT 4 1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu nội dung của công tác văn thư 4 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 5 1.1.4.1. Xây dựng văn bản bao gồm 5 1.1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 5 1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 5 1.1.5. Tổ chức công tác văn thư 6 1.2. Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất 6 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND huyện Thạch Thất 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 7 1.2.3. Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất. 8 TIỂU KẾT 10 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN THẠCH THẤT 11 2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 11 2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư 11 2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch thất 11 2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến 11 2.1.2.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi. 16 2.1.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 19 2.1.4. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 19 2.1.5. Tổ chức quản lý,bảo quản và sử dụng con dấu 20 TIỂU KẾT 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN THẠCH THẤT 22 3.1.Nhận xét chung 22 3.1.1.Thuận lợi 22 3.1.2. Khó khăn 22 3.1.3.Nguyên nhân 23 3.2.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 23 3.2.1.Một số kiến nghị về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 23 3.2.2.Một số giải pháp về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa của đề tài 2

5 Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT 4

1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư 4

1.1.3 Yêu cầu nội dung của công tác văn thư 4

1.1.4 Nội dung công tác văn thư 5

1.1.4.1 Xây dựng văn bản bao gồm 5

1.1.4.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 5

1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 5

1.1.5 Tổ chức công tác văn thư 6

1.2 Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất 6

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND huyện Thạch Thất 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 7

1.2.3 Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất 8

TIỂU KẾT 10

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN THẠCH THẤT 11

2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 11

2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư 11

2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất 11

2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến 11

2.1.2.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi 16

2.1.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 19

2.1.4 Lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19

2.1.5 Tổ chức quản lý,bảo quản và sử dụng con dấu 20

TIỂU KẾT 21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN THẠCH THẤT 22

3.1.Nhận xét chung 22

3.1.1.Thuận lợi 22

3.1.2 Khó khăn 22

3.1.3.Nguyên nhân 23

3.2.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 23

3.2.1.Một số kiến nghị về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất 23

3.2.2.Một số giải pháp về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất 24

KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

PHỤ LỤC 28

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,các tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang…hàng ngày đều phảiban hành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản làphương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội Nó giữ một vai trò quan trọngtrong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể Nhưng để đảm bảo các vănbản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớnvào công tác văn thư Mặc dù đây chỉ là một công việc đơn giản song trên thực

tế nó lại quyết định quá kết nối thông tin được thông suốt giữa các cơ quan.Ngoài ra công tác văn thư còn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu đượcchặt chẽ và có hiệu quả hơn Trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người cóthẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổchức làm ra văn bản Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thểthiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan và các tổ chứctrong xã hội

Nhận thức được tầm quan trọng đó, những năm qua Nhà nước ta đã banhành rất nhiều các văn bản nhằm hướng dẫn tổ chức hoạt động văn thư có hiệuquả hơn như: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định củaChính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư … Nhưng trên thực tế công tác văn thưvẫn còn tồn tại nhiều bất cập như: quá trình quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiếncho một số văn bản có nội dung, thể thức sai mà vẫn được ban hành, quy trìnhtiếp nhận và sử lý văn bản chưa được thống nhất làm cho hiệu quả công việc bịgiảm sút…Thực trạng đó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong đókhông thể không nói đến trình độ của cán bộ văn thư không được đào tạo vềchuyên môn và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công chức

trong cách nhìn nhận về hoạt động văn thư.

Nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công tác văn thư tại các cơ quan

Hành chính Nhà nước nên tôi đã chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất” để viết tiểu luận kết thúc học

phần

2 Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Mục đích của đề tài là nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn thư tại Vănphòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất đang thực hiện như thế nào để từ đóđưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư.Nhằm xây dựng một bộ phận văn thư hoạt động có hiệu quả và có thế áp dụngđược đúng nhu cầu thực tế đặt ra trong từng thời kỳ

3 Phương pháp nghiên cứu

Tiểu luận kết thúc học phần được thực hiện trên nhưng cơ sở nghiên cứu

lý luận cơ bản về công tác văn thư và các văn bản pháp luật của nhà nước quyđịnh về thực hiện công tác văn thư Đồng thời kết hợp với các phương pháp:Khảo sát, thống kê, phân tích tổng hợp và tham khảo các điều kiện khác trongcác giáo trình như nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, hành chínhvăn phòng trong cơ quan nhà nước và các tài liệu của Văn phòng HĐND –UBND huyện Thạch Thất

4 Ý nghĩa của đề tài

Trong điều kiện đất nước hiện nay công tác văn phòng còn rất nhiềunhững tồn tại cần đổi mới, hoàn thiện phục vụ tốt hoạt động văn phòng trong đócông tác văn thư là hoạt động quan trọng của văn phòng Đề tài này giúp tôivạch rõ hơn quy trình của công tác văn thư đối với từng công việc cụ thể trênthực tế như thế nào Qua đó tôi có thể đúc kết thêm cho mình nhiều kinh nghiệmthực tế quý báu Để từ đó tôi có thể tự đưa ra được các giải pháp tốt nhất choviệc hoàn thiện công tác văn thư sau này khi đi làm

5 Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần

Tiểu luận chuyên đề gồm 3 chương:

+ Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất

+ Chương 2 : Thực trạng của công tác văn thư tại Văn phòng HĐND

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo HĐND – UBND, cán bộ, nhânviên văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất và thầy, cô giáo trường Đạihọc Nội vụ Hà nội đã giúp tôi hoàn thành bản tiểu luận kết thúc học phần này

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT

VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT

1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Công tác văn thư quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư bao gồm các công việc về soạnthảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư

1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng của bộ máy quản lý nói chung

Nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phần hoạtđộng quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhànước

Công tác văn thư là một trong những khâu của văn phòng, có vị trí hết sứcquan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, đơn vị có nề nếp khoa học,

có hiệu lực và hiệu quả cao Nó là sợi dây truyền nối liền cấp trên với cấp dưới,

cơ quan này với cơ quan khác, để đảm bảo các hoạt động thông tin chính thốngcho cơ quan và với các cơ quan khác

1.1.3 Yêu cầu nội dung của công tác văn thư

a Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việcxây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản và giải quyết Do đó xây dựng vănbản phải nhanh chóng giải quyết văn bản kịp thời sẽ giải quyết nhanh chóngcông việc của cơ quan

b Chính xác

Chính xác về nội dung văn bản: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối

về mặt pháp lý dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, tàiliệu phải đầy đủ chứng cứ rõ ràng

Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản phải có đầy đủ những yếu tố donhà nước quy định mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước banhành.

Chính xác các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ yêu cầu về tính chính xác đượcquán triệt trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản đăng ký và chuyểngiao văn bản cần tính chính xác phải được thực hiện đúng các quy định của nhànước

1.1.4 Nội dung công tác văn thư

1.1.4.1 Xây dựng văn bản bao gồm

- Soạn thảo văn bản

- Duyệt thảo

- Đánh máy và nhân bản

- Ký ban hành văn bản

1.1.4.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ công văn mật

- Tổ chức giải quyết công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bảnquản lý con dấu của cơ quan

1.1.5 Tổ chức công tác văn thư

Trong công tác văn thư ngoài việc tổ chức cơ cấu hợp lý việc bố trí cán bộ

có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công táctrong cơ quan Những cán bộ có trình độ cao có năng lực thì bố trí các công việckhó phức tạp, các cán bộ có vị trí thấp hơn thì nhiệm công việc đơn giản

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ văn hoá, trình độ chuyênmôn còn phải có phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự, giữgìn bí mật trong công tác Nếu một trong các phẩm chất bị hạn chế sẽ gây khókhăn cho việc thực hiện công vụ, năng suất và chất lượng công tác, ảnh hưởngtới việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan nói chung

Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn tới toàn bộ quá trình

sử lý công văn giấy tờ của cơ quan cho nên cần phải lựa chọn các hình thứccông tác văn thư cho phù hợp, trên cơ sở phân tích kết cấu tổ chức của cơ quan,

số lượng của công văn đi, số lượng công văn đến và chức năng của cơ quan

- Hình thức văn thư tập trung

- Hình thức văn thư phân tán

- Hình thức văn thư hỗn hợp

1.2 Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND huyện Thạch Thất

Trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 huyện Thạch Thất thuộc phủ QuốcOai tỉnh Sơn Tây Năm 1948 Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hoà ban hànhSắc lệnh số 46 – 1948 bãi bỏ các danh từ Phủ, Châu, Quận huyện Thạch Thấtthuộc tỉnh Sơn Tây Năm 1965 hợp nhất hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thànhthành một đơn vị hành chính là tỉnh Hà Tây, Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây Năm

1975 hợp nhất 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình, huyện ThạchThất thuộc tỉnh Hà Sơn Bình Từ 1978 – 1991 tách huyện Thạch Thất từ tỉnh HàSơn Bình sát nhập vào thành phố Hà Nội Ngày 12/8/1991 tách tỉnh Hà Sơn Bìnhthành 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, huyện Thạch Thất tách từ thành phố Hà Nội sátnhập về tỉnh Hà Tây Ngày 1/8/2008 đến nay tỉnh Hà Tây sát nhập vào thành phố

Hà Nội, huyện Thạch Thất thuộc thành phố Hà Nội, tách 3 xã Tiến Xuân, YênTrung, Yên Bình của huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình sát nhập về huyện ThạchThất Tính đến nay huyện Thạch Thất có 22 xã và 01 thị trấn.

Từ năm 1946-1949 cơ quan Uỷ ban hành chính huyện Thạch Thất đóngtrụ sở tại thôn Đình – xã Chi Quan (khu vực UBND thị trấn Liên Quan ngàynay) Từ năm 1949 đến 1954 cơ quan UBND huyện Thạch Thất dời vào vùng tự

do Tiến Xuân – Yên Quang (nay là huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình) Từ năm

1954 đến nay cơ quan UBND huyện Thạch Thất đóng trụ sở tại thị trấn LiênQuan huyện Thạch Thất

Từ ngày thành lập đến nay, gắn bó chặt chẽ với vận mệnh của Tổ quốcqua những chặng đường lịch sử từ đấu tranh chống thực dân Pháp, đế quốc Mỹ,đến hoà bình lập lại và hiện nay trong thời kỳ đổi mới của đất nước, UBNDhuyện Thạch Thất đã chỉ đạo các ngành chức năng, UBND các xã, thị trấn tronghuyện thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế -xã hội, đảm bảo an ninh, trật tự

mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện, Nghị quyết HĐND huyện đã đề ra trongtừng thời kỳ, góp phần vào việc thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ phát triển kinh

tế - xã hội của toàn thành phố và của cả nước nói chung Đội ngũ cán bộ, côngchức các cơ quan thuộc UBND huyện ngày càng được tuyển chọn chất lượngcao, chặt chẽ, được đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nhằm tham mưugiúp việc kịp thời, chính xác cho HĐND, UBND huyện để lãnh đạo, chỉ đạo trêntất cả các lĩnh vực kinh tế- xã hội của huyện, góp phần đưa huyện Thạch Thấtphát triển, cụ thể như Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện năm 2011 đặt ra là đếnnăm 2016 cơ bản trở thành một huyện công nghiệp

1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất

1.Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 04 Phó ChánhVăn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định củapháp luật

a Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBNDhuyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

b Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một PhóChánh Văn phòng được Chánh Văn phòn uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của

cơ quan

c Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, PhóChánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của phápluật;

Biên chế : Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện do UBNDhuyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện

2.Căn cứ vào quy chế công tác văn thư – lưu trữ - In ấn số 26/QC-VP dovăn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất ban hành đã quy định:

Tổ văn thư – Lưu trữ In ấn là một công tác thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất

Nhân sự gồm : Một Tổ trưởng, 3 cán bộ văn thư, 1 lưu trữ, 2 máy tính vàphô tô

- Tổ Văn thư – Lưu trữ - in ấn chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó vănphòng phụ trách hành chính tổng hợp

Sơ đồ tổ chức của văn phòng [1;tr 34]

- Văn phòng có 1 chánh văn phòng, 4 phó văn phòng và 9 phòng ban

- Tổ chức nhân sự gồm 40 người trong đó có 7 cán bộ làm ở bộ phận văn thư

1.2.3 Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất.

a Nhiệm vụ chung.

- Thực hiện đúng các quy định về việc tiếp nhận, luân chuyển công văn,giấy tờ đi và đến để đảm bảo nhanh chóng, chính xác và bí mật

- Tổ chức và quản lý các văn bản, tài liệu hồ sơ của cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

- Thực hiện tốt pháp lệnh bảo vệ về bí mật Nhà nước.

b Nhiệm vụ cụ thể.

Phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất có 3 cán bộ chịu tráchnhiệm chính Mỗi người đã được phân công đảm nhận một nhiệm vụ cụ thểtrong công tác văn thư

Cán bộ thứ nhất đồng thời là Tổ trưởng đảm nhiệm những công việc sau :tiếp nhận và đăng ký các loại giấy mời của UBND huyện Thạch Thất và của nơikhác gửi đến, tiếp nhận các loại sách báo biếu, thư riêng, công văn gửi cho cácphòng ban, những loại này được gửi thẳng tới người nhận mà không phải đăng

ký vào sổ

Cán bộ văn thư thứ hai đảm nhận việc tổ chức và quản lý công văn đến,công văn đi, lập hồ sơ Sau khi đã đóng dấu đến và nhập các công văn đến vàomáy, cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đưa các công văn này đến cho người cónhiệm vụ giải quyết nó Còn đối với công văn đi cán bộ văn thư có nhiệm vụđăng ký số cho công văn sau đó đăng ký vào máy Cuối năm cán bộ văn thư cónhiệm vụ lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan

Cán bộ văn thư thứ ba có nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu Trước khiđóng dấu cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức và ngày tháng củavăn bản

TIỂU KẾT

Trong chương 1 tôi đã trình bày khái quát về UBND huyện Thạch thất vàCông tác văn thư tại văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất Từ đó tôi cóthể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Thạch thất Đây là cơ sở để tôi nghiên cứu thực trạng công tác vănthư ở chương 2

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN THẠCH THẤT 2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất

2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư

Để nâng cao hiệu quả làm việc trong công tác văn thư thì ngoài việc tổchức tốt khâu nghiệp vụ còn phải chú ý tới môi trường làm việc và các trang thiết

bị trợ giúp cho công tác văn thư Nó đảm bảo cho công việc được nhanh chóng,chính xác, bí mật, hiện đại phù hợp với yêu cầu của công tác văn thư đề ra

Tại UBND huyện Thạch Thất, phòng văn thư được các cấp lãnh đạo đặcbiệt quan tâm Phòng được bố trí ở gần cổng ra vào của cơ quan kế tiếp phòngbảo vệ rất thuận lợi cho việc liên hệ giao dịch, trao đổi công tác của Huyện.Phòng có vách ngăn bằng kính để chia phòng thành hai khu vực, một bên để cán

bộ văn thư làm việc, một bên để mọi người đến giao dịch Cách bố trí này đảmbảo việc giao dịch có tính nghiêm túc đồng thời giữ gìn được văn bản tài liệukhông bị thất thoát ra ngoài Các trang thiết bị ở trong phòng được bố trí ngănnắp và khá đầy đủ như : bàn ghế, tủ đựng dấu và tài liệu, máy điện thoại, máytính đã nối mạng thành phố, máy phô tô, máy in, máy Scanner, máy hủy tài liệu

và các vật dụng cần thiết khác Đặc biệt phòng được trang bị máy điều hoà vàquạt giúp cho việc lưu thông không khí trong phòng được thoáng mát, giúp choviệc bảo quản tài liệu trong phòng không bị ẩm mốc đồng thời tạo ra môi trườnglàm việc thuận lợi cho cán bộ văn thư

Các trang thiết bị trong phòng là cánh tay phải đắc lực cho công tác vănthư đồng thời còn nâng cao được chất lượng công việc

2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng UBND huyện Thạch thất

HĐND-2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến

a Khái niệm

Văn bản đến là tất cả văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng nhiều đường,

do người đi công tác mang về, gửi trực tiếp, hoặc qua đường bưu điện… để cơ

quan mình biết và thực hiện

b Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến

Nguyên tắc quản lý và giải quyết công văn đến đảm bảo một số nguyêntắc chung sau đây:

Tất cả các công văn đến cơ quan đều phải đưa qua văn thư để đăng ký vào

sổ quản lý và thống nhất

Công văn đến phải qua thủ trưởng cơ quan Chánh văn phòng, hoặc trưởngphòng hành chính ở những cơ quan không có văn phòng trước khi phân phối chođơn vị hoặc các cấp giải quyết

Khi tiếp nhận chuyển giao công văn đến từ người này qua người khác đơn

vị phải được bàn giao ký nhận rõ ràng

Khi giải quyết công văn đến phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:

- Nhanh chóng

- Chính xác

- Bí mật

c Quy trình xử lý công văn đến

Các công văn đến cơ quan phần lớn được chuyển tới qua đường bưu điệngồm : Báo hàng ngày, báo tuần, tạp chí và báo biếu, công văn, công báo, sáchpháp luật, giấy mời Ngoài ra công văn còn được gửi trực tiếp từ các cán bộ đihọp mang về, do người từ các cơ quan khác mang đến và được gửi trực tiếp quamáy tính

Vì huyện có vị trí gần trung tâm Hà Nội đồng thời là một Huyện đang trên

đà phát triển mạnh nên lượng công văn đến hàng ngày là rất lớn Chính vì thếviệc tiếp nhận văn bản càng phải chú trọng hơn tránh để thiếu sót Thực tế chothấy các cán bộ văn thư đã thực hiện việc tiếp nhận công văn tương đối tốt Quytrình từ khi tiếp nhận công văn đến cho tới khi giải quyết được thực hiện theotừng bước như sau :

Bước 1: Tiếp nhận công văn đến

Do lượng công văn lớn và liên tục cho nên các cán bộ văn thư luôn bố trítúc trực tại phòng theo đúng giờ hành chính để đảm bảo việc tiếp nhận công văn

kịp thời Đối với công văn chuyển phát nhanh hay công văn được gửi đảm bảothì cán bộ văn thư phải ký vào sổ của nhân viên bưu điện Các cán bộ văn thưthực hiện công việc này rất tốt không để nhầm lẫn xảy ra.

Bước 2: Bóc bì và phân loại công văn

Sau khi nhận được công văn, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ công văn.Thư riêng hoặc công gửi cho các phòng ban thì được để riêng đẻ gửi trực tiếp vàkhông cần đăng ký vào sổ Các văn bản còn lại được bóc bì cẩn thận bằng kéotránh cắt nhầm vào văn bản Sau đó cán bộ văn thư thường đọc qua nội dung cácvăn bản để nắm rõ vấn đề ở trong văn bản để việc phân loại được dễ dàng hơn.Đối với những loại công văn dưới dạng giấy mời, đơn thư và văn bản không có

số ký hiệu thì không đăng ký vào sổ mà gửi trực tiếp cho các đơn vị nhận giảiquyết Đặc biệt đối với đơn thư cán bộ văn thư luôn giữ lại phong bì và ghimcùng với đơn, còn đối với giấy mời cán bộ văn thư luôn đọc kỹ nhất là xem ngàygiờ của giấy mời để đảm bảo giấy mời sẽ tới tay người nhận trước ngày giờ ghitrong giấy mời Nhờ đó mà quá trình giải quyết công văn kịp thời không bị bỏsót Các văn bản còn lại được sắp xếp ngay ngắn để đóng dấu đến và đăng kývào sổ công văn đến

Bước 3: Đóng dấu công văn đến

Cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu vào các văn bản sau khi đã được phânloại rõ ràng Việc đóng dấu đến nhằm mục đích xác nhận văn bản đó đã được cơquan tiếp nhận Dấu được đóng ngay ngắn rõ nét ở dưới số và ký hiệu của vănbản sao cho dấu không bị chèn vào phần chữ của văn bản Dấu công văn đến củaUBND huyện Thạch Thất được quy định như sau:

Phần số được ghi số kế tiếp của văn bản trước, ngày tháng năm được ghingày nhận được văn bản Việc ghi số và ngày tháng nhận được văn bản giúp choviệc quản lý văn bản thuận lợi hơn

Bước 4: Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến

Tại phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất đã được trang bị máytính nên việc đăng ký văn bản được nhập trực tiếp vào máy tính Máy tính củaphòng văn thư đã được cài đặt một phần mềm về quản lý công văn đồng thời cóthể gửi và nhận các công văn thông qua viêc nối mạng

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến trên máy tính như sau:

Nhập mới công văn