Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa của đề tài 2 5. Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần 2 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN THẠCH THẤT 4 1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu nội dung của công tác văn thư 4 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 5 1.1.4.1. Xây dựng văn bản bao gồm 5 1.1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 5 1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 5 1.1.5. Tổ chức công tác văn thư 6 1.2. Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất 6 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND huyện Thạch Thất 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 7 1.2.3. Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất. 8 TIỂU KẾT 10 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN THẠCH THẤT 11 2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 11 2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư 11 2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch thất 11 2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến 11 2.1.2.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi. 16 2.1.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 19 2.1.4. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 19 2.1.5. Tổ chức quản lý,bảo quản và sử dụng con dấu 20 TIỂU KẾT 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN THẠCH THẤT 22 3.1.Nhận xét chung 22 3.1.1.Thuận lợi 22 3.1.2. Khó khăn 22 3.1.3.Nguyên nhân 23 3.2.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 23 3.2.1.Một số kiến nghị về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 23 3.2.2.Một số giải pháp về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

MỤC LỤC MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.Phương pháp nghiên cứu 4.Ý nghĩa đề tài .2 5.Bố cục tiểu luận kết thúc học phần CHƯƠNG .4 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT 1.1.Cơ sở lý luận chung công tác văn thư .4 1.1.1 Khái niệm 1.1.2.Vị trí vai trò công tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu nội dung công tác văn thư .4 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Xây dựng văn bao gồm 1.1.4.2 Tổ chức giải quản lý văn 1.1.4.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .5 1.1.5 Tổ chức công tác văn thư 1.2 Khái quát chung UBND huyện Thạch Thất 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển, tổ chức máy UBND huyện Thạch Thất 1.2.2 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 1.2.3 Nhiệm vụ phòng văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất TIỂU KẾT 10 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN THẠCH THẤT 11 2.1.Thực trạng công tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 11 2.1.1.Tình hình sở vật chất, trang thiết bị phòng văn thư 11 2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất .11 2.1.2.1.Tổ chức, giải quản lý văn đến 11 2.1.2.2.Tổ chức giải quản lý công văn 16 2.1.3 Tổ chức quản lý văn nội văn mật .19 2.1.4 Lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 19 2.1.5 Tổ chức quản lý,bảo quản sử dụng dấu .20 TIỂU KẾT 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN THẠCH THẤT 22 3.1.Nhận xét chung 22 3.1.1.Thuận lợi 22 3.1.2 Khó khăn 22 3.1.3.Nguyên nhân .23 3.2.Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất .23 3.2.1.Một số kiến nghị công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất 23 3.2.2.Một số giải pháp công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong hoạt động lãnh đạo quản lý quan Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang…hàng ngày phải ban hành văn để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phương tiện truyền đạt thông tin xã hội Nó giữ vai trò quan trọng hiệu hoạt động quan, đoàn thể Nhưng để đảm bảo văn sử dụng cách có hiệu thống lại phụ thuộc lớn vào công tác văn thư Mặc dù công việc đơn giản song thực tế lại định kết nối thông tin thông suốt quan Ngoài công tác văn thư đảm bảo cho việc quản lý văn bản, dấu chặt chẽ có hiệu Trong dấu đóng chữ ký người có thẩm quyền đảm bảo cho xác giá trị pháp lý quan, tổ chức làm văn Chính công tác văn thư phận thiếu với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức xã hội Nhận thức tầm quan trọng đó, năm qua Nhà nước ta ban hành nhiều văn nhằm hướng dẫn tổ chức hoạt động văn thư có hiệu như: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính, Nghị định Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư … Nhưng thực tế công tác văn thư tồn nhiều bất cập như: trình quản lý văn chưa chặt chẽ khiến cho số văn có nội dung, thể thức sai mà ban hành, quy trình tiếp nhận sử lý văn chưa thống làm cho hiệu công việc bị giảm sút…Thực trạng nhiều nguyên nhân khác gây ra, không nói đến trình độ cán văn thư không đào tạo chuyên môn nhận thức nhiều hạn chế số cán công chức cách nhìn nhận hoạt động văn thư Nhằm tìm hiểu rõ thực trạng công tác văn thư quan Hành Nhà nước nên chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất” để viết tiểu luận kết thúc học phần Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu Mục đích đề tài nghiên cứu, tìm hiểu công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất thực để từ đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Nhằm xây dựng phận văn thư hoạt động có hiệu áp dụng nhu cầu thực tế đặt thời kỳ Phương pháp nghiên cứu Tiểu luận kết thúc học phần thực sở nghiên cứu lý luận công tác văn thư văn pháp luật nhà nước quy định thực công tác văn thư Đồng thời kết hợp với phương pháp: Khảo sát, thống kê, phân tích tổng hợp tham khảo điều kiện khác giáo trình nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, hành văn phòng quan nhà nước tài liệu Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất Ý nghĩa đề tài Trong điều kiện đất nước công tác văn phòng nhiều tồn cần đổi mới, hoàn thiện phục vụ tốt hoạt động văn phòng công tác văn thư hoạt động quan trọng văn phòng Đề tài giúp vạch rõ quy trình công tác văn thư công việc cụ thể thực tế Qua đúc kết thêm cho nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu Để từ tự đưa giải pháp tốt cho việc hoàn thiện công tác văn thư sau làm Bố cục tiểu luận kết thúc học phần Tiểu luận chuyên đề gồm chương: + Chương : Cơ sở lý luận chung công tác văn thư khái quát Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất + Chương : Thực trạng công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất + Chương : Một số đề xuất kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất Do thời gian hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tế tiểu luận kết thúc học phần nhiều thiếu sót khó tránh Vì mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô giáo quan tâm đến đề tài để có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo HĐND – UBND, cán bộ, nhân viên văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà nội giúp hoàn thành tiểu luận kết thúc học phần CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT 1.1.Cơ sở lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 1.1.2.Vị trí vai trò công tác văn thư Công tác văn thư có vai trò quan trọng máy quản lý nói chung Nó gắn liền với hoạt động quan, xem phần hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư khâu văn phòng, có vị trí quan trọng để góp phần vào hoạt động quan, đơn vị có nề nếp khoa học, có hiệu lực hiệu cao Nó sợi dây truyền nối liền cấp với cấp dưới, quan với quan khác, để đảm bảo hoạt động thông tin thống cho quan với quan khác 1.1.3 Yêu cầu nội dung công tác văn thư a Nhanh chóng Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn giải Do xây dựng văn phải nhanh chóng giải văn kịp thời giải nhanh chóng công việc quan b Chính xác Chính xác nội dung văn bản: nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác, tài liệu phải đầy đủ chứng rõ ràng Chính xác thể thức văn bản: Văn phải có đầy đủ yếu tố nhà nước quy định mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn nhà nước ban hành Chính xác khâu kỹ thuật, nghiệp vụ yêu cầu tính xác quán triệt khâu nghiệp vụ đánh máy văn đăng ký chuyển giao văn cần tính xác phải thực quy định nhà nước c Bí mật Trong trình tiến hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo bí mật Khi lựa chọn cán văn thư phải quán triệt tinh thần giữ bí mật quan Về khía cạnh định yêu cầu bí mật công tác văn thư phải thể việc giữ bí mật nội dung việc chưa bàn bạc đưa thành định thức quan chưa ban hành văn 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Xây dựng văn bao gồm - Soạn thảo văn - Duyệt thảo - Đánh máy nhân - Ký ban hành văn 1.1.4.2 Tổ chức giải quản lý văn - Tổ chức giải quản lý văn đến - Tổ chức giải quản lý văn - Tổ chức giải quản lý văn nội công văn mật - Tổ chức giải công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 1.1.4.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Nội dung công tác bao gồm quy định đóng dấu văn quản lý dấu quan 1.1.5 Tổ chức công tác văn thư Trong công tác văn thư việc tổ chức cấu hợp lý việc bố trí cán có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao suất chất lượng công tác quan Những cán có trình độ cao có lực bố trí công việc khó phức tạp, cán có vị trí thấp nhiệm công việc đơn giản Nhân viên văn thư yêu cầu trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn phải có phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự, giữ gìn bí mật công tác Nếu phẩm chất bị hạn chế gây khó khăn cho việc thực công vụ, suất chất lượng công tác, ảnh hưởng tới việc thực chức nhiệm vụ quan nói chung Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn tới toàn trình sử lý công văn giấy tờ quan cần phải lựa chọn hình thức công tác văn thư cho phù hợp, sở phân tích kết cấu tổ chức quan, số lượng công văn đi, số lượng công văn đến chức quan - Hình thức văn thư tập trung - Hình thức văn thư phân tán - Hình thức văn thư hỗn hợp 1.2 Khái quát chung UBND huyện Thạch Thất 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển, tổ chức máy UBND huyện Thạch Thất Trước Cách mạng tháng năm 1945 huyện Thạch Thất thuộc phủ Quốc Oai tỉnh Sơn Tây Năm 1948 Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hoà ban hành Sắc lệnh số 46 – 1948 bãi bỏ danh từ Phủ, Châu, Quận huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Sơn Tây Năm 1965 hợp hai tỉnh Hà Đông Sơn Tây thành thành đơn vị hành tỉnh Hà Tây, Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây Năm 1975 hợp tỉnh Hà Tây Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình, huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Sơn Bình Từ 1978 – 1991 tách huyện Thạch Thất từ tỉnh Hà Sơn Bình sát nhập vào thành phố Hà Nội Ngày 12/8/1991 tách tỉnh Hà Sơn Bình thành tỉnh Hà Tây Hoà Bình, huyện Thạch Thất tách từ thành phố Hà Nội sát nhập tỉnh Hà Tây Ngày 1/8/2008 đến tỉnh Hà Tây sát nhập vào thành phố Hà Nội, huyện Thạch Thất thuộc thành phố Hà Nội, tách xã Tiến Xuân, Yên Trung, Yên Bình huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình sát nhập huyện Thạch Thất Tính đến huyện Thạch Thất có 22 xã 01 thị trấn Từ năm 1946-1949 quan Uỷ ban hành huyện Thạch Thất đóng trụ sở thôn Đình – xã Chi Quan (khu vực UBND thị trấn Liên Quan ngày nay) Từ năm 1949 đến 1954 quan UBND huyện Thạch Thất dời vào vùng tự Tiến Xuân – Yên Quang (nay huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình) Từ năm 1954 đến quan UBND huyện Thạch Thất đóng trụ sở thị trấn Liên Quan huyện Thạch Thất Từ ngày thành lập đến nay, gắn bó chặt chẽ với vận mệnh Tổ quốc qua chặng đường lịch sử từ đấu tranh chống thực dân Pháp, đế quốc Mỹ, đến hoà bình lập lại thời kỳ đổi đất nước, UBND huyện Thạch Thất đạo ngành chức năng, UBND xã, thị trấn huyện thực tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế -xã hội, đảm bảo an ninh, trật tự mà Nghị Đại hội Đảng huyện, Nghị HĐND huyện đề thời kỳ, góp phần vào việc thực thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội toàn thành phố nước nói chung Đội ngũ cán bộ, công chức quan thuộc UBND huyện ngày tuyển chọn chất lượng cao, chặt chẽ, đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nhằm tham mưu giúp việc kịp thời, xác cho HĐND, UBND huyện để lãnh đạo, đạo tất lĩnh vực kinh tế- xã hội huyện, góp phần đưa huyện Thạch Thất phát triển, cụ thể Nghị Đại hội Đảng huyện năm 2011 đặt đến năm 2016 trở thành huyện công nghiệp 1.2.2 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 1.Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 04 Phó Chánh Văn phòng, công chức chuyên môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật a Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Văn phòng b Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòn uỷ nhiệm điều hành hoạt động quan c Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, sách Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND huyện định theo quy định pháp luật; Biên chế : Biên chế Văn phòng HĐND-UBND huyện UBND huyện định tổng biên chế hành huyện 2.Căn vào quy chế công tác văn thư – lưu trữ - In ấn số 26/QC-VP văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất ban hành quy định: - Tổ văn thư – Lưu trữ - In ấn công tác thuộc Văn phòng HĐND -UBND huyện Thạch Thất - Nhân gồm : Một Tổ trưởng, cán văn thư, lưu trữ, máy tính phô tô - Tổ Văn thư – Lưu trữ - in ấn chịu lãnh đạo trực tiếp Phó văn phòng phụ trách hành tổng hợp Sơ đồ tổ chức văn phòng [1;tr 34] - Văn phòng có chánh văn phòng, phó văn phòng phòng ban - Tổ chức nhân gồm 40 người có cán làm phận văn thư 1.2.3 Nhiệm vụ phòng văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất a Nhiệm vụ chung - Thực quy định việc tiếp nhận, luân chuyển công văn, giấy tờ đến để đảm bảo nhanh chóng, xác bí mật - Tổ chức quản lý văn bản, tài liệu hồ sơ quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu Năm 2014 số lượng công văn nhận tháng sau: Tháng Số lượng công văn đến 293 188 312 330 331 422 443 309 263 10 321 11 330 12 309 Sau công văn đến giải xong phòng văn thư, cán văn thư thường nhập nội dung giải vào máy mục nhập công văn đến trước đó, việc quản lý công văn đến dễ dàng nắm bắt công văn đến giải chưa hay đâu để tiện kiểm tra Một số hình ảnh minh họa cho việc cập nhật văn đến [1; tr 29] 2.1.2.2.Tổ chức giải quản lý công văn a Khái niệm văn Văn tất loại văn quan làm để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa quan để gửi đi, thiết phải qua văn thư để đăng ký đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tắc giúp hạn chế việc lạm dụng giấy tờ dấu quan để làm việc phi pháp, giải công việc sai nguyên tắc theo chế độ Văn gồm loại sau: - Văn quy phạm pháp luật - Văn thông thường - Thư công lãnh đạo quan viết cho đối tượng liên quan nhằm thực thi công vụ b Quy trình quản lý văn - Soạn thảo văn 16 - Thông qua văn - Tổ chức chuyển công văn Công văn UBND huyện Thạch Thất có số lượng tương đối lớn, thường Quyết định UBND huyện, báo cáo gửi Thành phố, thông báo, giấy mời văn chuyên môn phòng ban Các văn quy phạm pháp luật văn thông thường thực theo bước sau: Bước 1: Soạn thảo đánh máy văn Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư đảm nhận việc soạn thảo văn Trên thực tế phòng văn thư UBND huyện Thạch Thất không làm công việc mà nhóm chuyên viên phòng thư ký tổng hợp chịu trách nhiệm Phòng thư ký chịu trách nhiệm soạn thảo văn phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo điều hành công việc chủ tịch Đối với phòng ban chuyên môn phòng có người làm công tác soạn thảo theo chuyên môn phòng Nhưng không mà cán văn thư không quan tâm đến vấn đề Đối với phòng văn thư việc soạn thảo có nhập liệu văn vào máy hay nói cách khác đăng ký công văn Nội dung văn kèm theo Nhưng không mà cán văn thư bỏ qua việc theo dõi kiểm tra việc soạn thảo văn Uỷ ban Cụ thể cán văn thư hướng dẫn thể thức nội dung loại văn cho phòng ban để tránh bị sai sót đồng thời văn thống với Tuy nhiên cán văn thư theo dõi hết nên càn số văn bị sai thể thức không đáng kể Tại UBND huyện Thạch Thất có phòng vi tính máy photocopy nên việc đánh máy chụp loại văn phòng đảm nhận Nhưng lượng văn giao cho phòng vi tính đánh máy số phòng ban bố trí máy vi tính nên văn phòng ban đánh máy 17 Chỉ cần chụp văn nhiều sang phòng vi tính Bước 2: Lấy số trình ký Văn sau đánh máy hoàn chỉnh cấp kiểm tra lần cuối chuyển sang phòng văn thư để đăng ký số ngày tháng ban hành văn vào sổ công văn phát hành Quyển sổ công văn phát hành gồm mục sau: 1- Đơn vị phát hành 2- Ngày/tháng/năm ban hành văn 3- Số ký hiệu 4- Người ký 5- Ghi Cuối văn chuyển lên người có thẩm quyền để ký văn Chủ tịch, phó chủ tịch, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, trưởng phòng phòng ban chuyên môn Đối với văn quy phạm pháp luật hay văn quan trọng có Chủ tịch phó chủ tịch có quyền ký Còn với văn thông thường người có thẩm quyền ký Bước 3: Đóng dấu lưu văn Các văn đóng dấu cán văn thư kiểm tra xem văn thể thức chưa Đặc biệt văn không đóng dấu chưa có chữ ký người có thẩm quyền Các văn sang đóng dấu phải lưu lại gốc để lập hồ sơ lưu vào lưu trữ quan Bước 4: Đăng ký công văn vào máy Các công văn đăng ký vào máy theo mẫu [2; tr30] Các đơn vị nhận Nôi dung văn kèm theo Cán văn thư dựa vào sổ công văn phát hành để đăng ký vào máy Các văn đăng ký theo loại văn sau : Báo cáo, thị, công văn, kế hoạch, loại văn khác, định, tờ trình, thông báo, công văn chưa có tên loại Sau bảng thống kê công văn năm qua: 18 Tên loại văn Quyết định Công văn Báo cáo Kế hoạch Thông báo Tờ trình Chỉ thị Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2067 2580 2695 311 443 462 94 244 286 42 50 58 60 65 68 71 107 118 05 04 03 Dựa vào bảng thống kê cho thấy số lượng công văn vòng ba năm qua lớn, lên tới 9162 công văn Chính công tác quản lý công văn cần trọng 2.1.3 Tổ chức quản lý văn nội văn mật a.Tổ chức quản lý văn nội Các công văn tài liệu dùng nội quan gọi chung văn nội Văn nội quan bao gồm: Những định, thị, giấy tờ công tác, giấy giới thiệu Để quản lý tốt văn kể loại phải có sổ đăng ký văn riêng nêu rõ nội dung: Số ký hiệu, ngày ký, người ký Nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận b.Tổ chức quản lý văn mật Là văn chứa đựng nội dung Đảng Nhà nước phải tuân theo quy định Đảng Nhà nước, ý đề sau: - Xác định mức độ ”Mật”, ”Tối mật”, ”Tuyệt mật” công văn - Thực quy định phổ biến lưu hành, sử dụng tài liệu mật - Thực quy định báo cáo, việc kiểm tra tài liệu mật 2.1.4 Lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Đối với công văn đến phòng văn thư không lập hồ sơ Các văn đến sau đăng ký vào máy tính chuyển tới đơn vị hay cá nhân giải văn Các đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Đối công văn cán văn thư xếp thành loại văn : Quyết định, tờ trình, báo cáo, công văn đăng ký vào máy Sau đăng ký vào máy toàn công văn năm cán văn thư lập 19 thành báo cáo công in thành sổ để đưa sang phòng lưu trữ bao gồm công văn Tại phòng lưu trữ UBND huyện Thạch Thất Phòng văn thư lập hồ sơ chô công văn mà xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số ký hiệu chuyển sang phòng lưu trữ với báo cáo Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại lập thành loại hồ sơ để lưu trữ 2.1.5 Tổ chức quản lý,bảo quản sử dụng dấu Phòng văn thư UBND huyện Thạch Thất có ba cán văn thư, người phân công nhiệm vụ cụ thể Một ba người chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Những dấu UBND huyện Thạch Thất bao gồm loại dấu sau: + Dấu HĐND Huyện ( dấu quốc huy) + Dấu UBND Huyện (dấu quốc huy) Ngoài cán văn thư quản lý số loại dấu như: Dấu chức danh (bao gồm tên chức vụ), dấu y chính, dấu công văn đến, dấu hoả tốc, dấu mật Các loại dấu cất tủ sắt khoá cẩn thận Khi cần đóng dấu cán văn thư lấy ra, đóng dấu song dấu lại cất vào tủ khoá lại Trước đóng dấu cán văn thư kiểm tra thể thức văn đóng dấu văn có chữ ký người có thẩm quyền Cán văn thư người trực tiếp phép đóng dấu chịu trách nhiệm hoàn toàn dấu đóng Trong trường hợp cán văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu Trường hợp đặc biệt khẩn cấp thời gian cán văn thư giữ dấu nghỉ Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng người đóng dấu TIỂU KẾT Chương tìm hiểu đánh giá tình hình công tác văn thư Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất Qua thể tình hình thực 20 công tác văn thư văn phòng để từ đưa đề xuất khắc phục cho công tác văn thư Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất chương 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN THẠCH THẤT 3.1.Nhận xét chung Nhìn trình làm việc thực tế công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất tương đối giống với lý thuyết, điều chứng tỏ cán văn thư có lượng kiến thức nghiệp vụ văn thư đầy đủ 3.1.1.Thuận lợi - Về trang thiết bị phòng văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết như: máy tính, máy in, máy photocopy, điện thoại, máy Scanner, máy hủy tài liệu vật dụng cần thiết khác để phục vụ cho công tác văn thư đạt hiệu tốt - Về công tác văn thư: Được quan tâm cấp lãnh đạo công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất hoàn thành tốt nhiệm vụ giúp cho công việc quan giải nhanh chóng, thống Các cán văn thư không ngừng trang bị thêm kiến thức cần thiết nghiệp vụ văn thư từ khoá ngắn hạn hay bồi dưỡng cán để bắt kịp với phát triển xã hội Chế độ ưu đãi cho cán nhân viên hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư yên tâm làm tốt công tác 3.1.2 Khó khăn Chưa áp dụng đầy đủ công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc mở rộng nối mạng thông tin Internet để có thẻ cập nhật thông tin nước quốc tế đồng thời bắt kịp với phát triển chung xã hội Các loại dấu Huyện sử dụng loại dấu thô sơ Khi đóng dấu mực không hay bị mờ nhèo Với lượng công văn đến nhiều công việc đóng dấu cần đảm bảo nhanh chóng mà với loại dấu khó đảm bảo điều Lượng công văn đến công văn UBND huyện Thạch Thất lớn công tác lập hồ sơ quản lý công văn chưa hoàn chỉnh 22 Nhất công văn thường bị tồn đọng từ năm trước mà chưa đăng ký vào máy chưa lưu trữ 3.1.3.Nguyên nhân Phương thức giải công việc thiếu khoa học, tinh thần giải công vệc cá nhân văn phòng chưa cao 3.2.Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất 3.2.1.Một số kiến nghị công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Đối với công tác quản lý công văn đến: Công văn đến chưa phân thành tên loại khác mà gộp chung vào để đăng ký vào máy Thậm chí công văn mật, hoả tốc bóc bì đăng ký với loại văn khác Điều dẫn đến việc quản lý văn không chặt chẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm công văn sau Nguyên nhân chủ yếu số lượng công văn đến tương đối nhiều nên việc phân loại nhiều thời gian Còn công văn mật Hoả tốc số lượng lại nên việc đăng ký riêng cho không cần thiết Việc tiếp nhận văn chưa chặt chẽ Vào buổi sáng cán văn thư tiếp nhận tất văn gửi tới buổi chiều phòng bảo vệ nhận hộ, công văn phải chờ tới sáng hôm sau cán văn thư sang nhận Việc tiếp công văn sớm muộn làm công văn Đối với công tác quản lý công văn đi: Do số lượng công văn lớn nên tình trạng tồn đọng công văn chưa đăng ký vào máy Công văn sau lấy số lưu phòng văn thư, cán văn thư thường xếp lẫn loại công văn với đăng ký vào máy xếp lại thành tên loại công văn khác Làm thời gian khó quản lý số lượng công văn mà phòng văn thư nhận Đối với việc lập hồ sơ: Công tác lập hồ sơ giao cho phận Lưu trữ làm công văn, tài liệu phòng văn thư tiếp nhận quản lý nên việc lập hồ sơ có phần không thống Cuối năm công văn, tài liệu phải lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ công văn bị tồn đọng nên 23 việc lập hồ sơ bị trì trệ Trong việc soạn thảo văn chưa ý tới phần thể thức văn Đa số công văn đến lẫn công văn bị sai phần thể thức Chủ yếu sai lề, phông chữ, số ký hiệu văn Tuy lỗi sai không ảnh hưởng đến giá trị văn văn mà thể thức thể tính nghiêm túc thống với tất loại văn 3.2.2.Một số giải pháp công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Nhìn chung công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất cấp lãnh đạo, cán văn thư quan tâm thực theo quy định Nhà nước Để tiếp tục nâng cao hiệu hoạt động văn thư nói riêng UBND huyện chung cần có tâm đến công tác Trong thời gian thực tập phòng văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất nhận thấy công tác văn thư số vấn đề chưa thống nên xin đưa số giải pháp sau: - Mở rộng kết nối mạng thông tin Internet phòng văn thư nói riêng Huyện Thạch Thất nói chung để tiếp nhận thông tin xã hội cập nhật bắt kịp với phát triển chung xã hội - Tổ chức lại việc quản lý văn đến Cần phân loại rõ ràng công văn đến để dễ quản lý tìm kiếm sau Đối với công văn cần đẩy nhanh trình quản lý văn - Phân định rõ ràng trách nhiệm công việc phòng văn thư đồng thờicác cán văn thư phải phối hợp với lúc cần để đẩy nhanh trình giải công việc Tuyên truyền rộng rãi Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành cho cán công vên chức chịu trách nhiệm soạn thảo văn Thường xuyên kiểm tra theo dõi trình tổ chức giải văn bản, tài liệu đồng thời ban thi đua khen thưởng phải hoạt động tích cực để có chế độ khen thưởng, động viên, khuyến khích cán nhân viên văn phòng hoạt động có hiệu 24 KẾT LUẬN Trong năm gần UBND huyện Thạch Thất đạt thành tích đáng trân trọng mặt kinh tế, trị, văn hoá, xã hội công tác cải cách hành UBND huyện tập trung đổi phương thức hoạt động nhằm nâng cao hiệu công tác Huyện tổ chức xếp lại phòng ban chuyên môn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, nay, UBND huyện Thạch Thất có 13 phòng 10 đơn vị nghiệp Các phòng ban chuyên môn huyện xây dựng quy chế làm việc quy định rõ nội quy làm việc, phận định trách nhiệm lãnh đạo phòng ban cán nhận viên công việc cụ thể Với phương châm hướng sở, gắn cải cách hành với việc nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước tạo chuyển biến rõ rệt hoạt động UBND huyện Thạch Thất nói chung văn phòng nói riêng Văn phòng HĐND - UBND huyện thực tốt chức năng, nhiệm vụ trợ giúp tích cực cho lãnh đạo huyện công tác hành nghiệp đồng thời đảm bảo hoạt động hành thường nhật Huyện thông suốt Là phận Văn phòng HĐND – UBND huyện, phòng văn thư có vị trí quan trọng hoạt động UBND huyện Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, nhiều năm qua cấp lãnh đạo quan tâm tới công tác việc trang bị đầy đủ trang thiết bị phòng văn thư việc ứng dụng công nghệ tin học quy trình tổ chức quản lý văn thống đồng thời rút ngắn thời gian xử lý văn bên cạnh thành vẵn vài hạn chế không đáng kể tồn công tác văn thư Qua việc phản ánh thực trạng công tác văn thư báo cáo điều cần thiết để ngày hoàn thiện nghiệp vụ văn thư thực tế Tất công việc công tác văn thư phản ánh chân thực báo cáo nhằm đánh giá tầm quan trọng công tác văn thư Đối với sinh viên học công tác văn thư báo cáo thực trạng 25 công tác văn thư giúp đúc kết kinh nghiệm thực tế học hỏi Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất cụ thể phòng văn thư Với vốn kiến thức sẵn có cộng thêm kinh nghiệm thực tế thời gian thực tập vừa qua giúp hoàn thành xong báo cáo Một lần xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo HĐND – UBND, Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, anh, chị chuyên viên, cán văn thư huyện, thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội hướng dẫn hiểu rõ công tác văn thư 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 - Nghị đinh Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế làm việc mẫu UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; - Quyết định số 02/2008/QĐ-UBND ngày 15/8/2008 UBND thành phố Hà Nội việc ban hành Quy chế làm việc UBND thành phố Hà Nội; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Quyết định 03/2011/QĐ-UBND ngày 08/7/2011 UBND huyện việc ban hành quy chế làm việc UBND huyện Thạch Thất nhiệm kỳ 2011 – 2016 - Quy chế công tác tổ chức Văn thư- Lưu trữ - In ấn số 26/QC-VP văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất - Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư NXB Học viện hành Quốc gia năm 2001 - Báo cáo kết tổ chức quản lý công văn đến, công văn năm qua từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/12/2011 - Báo cáo tổng kết tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất nhiệm kỳ 2006 - 2011 số 20/BC-UB ban hành ngày 26/02/2011 - Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành 27 PHỤ LỤC Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phòng văn thư Phòng vi tính Phòng tổ hợp Phòng Kế toán & thủ quý Tổ chuyên viên Phòng y tế Hình 1: Sơ đồ tổ chức văn phòng 28 Phòng nhân Tổ hậu cần Tổ bảo vệ Hình 1: Cập nhật văn đến 29 Hình 2: Văn 30