Thực trạng công tác văn phòng tại Cty Apatít VN

Luận vănThực trạng công tác văn phòng tại Cty Apatít VN

Lời mở đầu

Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức đợc cập nhật tính theo từng giây Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ sống còn đối với một tổ chức, nh LêNin đã khẳng định “ Không có thông tin thì không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”

Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng, vì vậy hoạt động văn phòng có một vị trí hết sức đặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn phòng là hoạt động quan trọng nhất trong mỗi tổ chức đơn vị

Công tác văn phòng đợc thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan

đơn vị, đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan đợc duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý nghĩa là xây dựng quy chế khuyến khích ngời lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lý, góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị

Thời gian vừa qua trờng ĐHLL Phơng đông cùng với khoa QTKD tổ chức cho sinh viên thực tập đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích " học đi đôi

với hành" Qua chuyến đi thực tập vừa rồi, em đã chọn vấn đề "Thực trạng công

tác văn phòng tại Công ty Apatít Việt Nam" làm đề tài viết Báo cáo thực tập tốt

nghiệp Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo chuyên đề gồm 3 phần chính

Phần I: Lý luận chung về công tác văn phòng

Phần II: Thực trạng công tác tại văn phòng Công ty Apatít Việt Nam Phần III: Một số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng công tác văn phòng ở Công ty Apatít Việt Nam

Em xin bầy tỏ lòng biết ơn đến sự giúp đỡ của cô chú trong phòng Tổ chức

& Lao động đã tận tình cung cấp cho em những thông tin bổ ích và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của GS TS Đào Nguyên Vịnh đã giúp em hoàn thành bài báo cáo của mình trong thời gian ngắn

Em xin chân thành cảm ơn !

Lào cai, ngày 03 tháng 4 năm 2005

Sinh viên

Trần Thị Thanh Thủy

tế chính trị xã hội, hành chính môi trờng Theo các phơng án khai thác sử dụng khai thác nhằm thu đợc kết quả tối u trong từng hoạt động của đơn vị Còn ở đầu

ra là những hoạt động phân phối, truyền tải thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động trên đây góp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan đơn vị

Để công tác văn phòng đạt kết quả cần phải có những điều kiện căn bản sau

đây:

Thứ nhất: Phải có bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp ở các cơ quan đơn vị

có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể bao gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với bộ phận nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng mộ cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau Đối với các đơn

vị có quy mô nhỏ, các hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính

Thứ hai: Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định

nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị vị trí quy mô của các yếu tố vật chất nh nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, và quy mô hoạt động của công tác văn phòng

Do đó hoạt động công tác văn phòng đa dạng, phong phú nên hiện nay có

Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu

nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời Có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ

để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong

đơn vị và kết hợp cả hai quan điểm trên khi nghiên cứu về công tác văn phòng thì

có thể thấy đầy đủ cả mặt hình thức và nội dung của hệ thống thông tin

Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trờng thì công tác văn phòng là: Toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm mục tiêu nhất định

Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá trình hoạt động của văn phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng

II-chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là một thực thể khách quan bởi vậy nó cũng có điều kiện tồn tại

nh bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tơng đối

nh các tổ chức, đơn vị khác văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:

a/ Chức năng tham mu.

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về ngời quản lý) bởi vậy, muốn ra quyết định đúng, ngời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản

lý, của những ngời trợ giúp Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để

đa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn

Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn

và có tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này đợc gọi là chức năng tham mu cho các lãnh đạo quản lý đơn vị của công tác văn phòng

b/ Chức năng tổng hợp

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra

và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý Quả trình thu thập quản lý, xử dụng thông tin phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự nhất

định mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực Hoạt động nh trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực

đến tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế thông tin) Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho phù hợp với tốc độ phát triển của thời đại

c/ Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh nhà cửa phơng tiện thiết bị, công cụ, tài chính Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc mọi nơi

và hiệu quả

Những vật dụng thờng xuyên là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng

đến các hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phơng tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt

động lại phụ thuộc vào phơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nh thế nào của mỗi cơ quan văn phòng Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất là phơng châm hoạt

động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên Các

chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định sự thành bại của công tác văn phòng

2 Nhiệm vụ

Từ những chức năng đặc chng, cơ bản của mỗi thực thể ngời ta phân thành chức năng cụ thể chi tiết Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể gọi là những nhiệm vụ Ví nh với chức năng tham mu sẽ có nhiệm vụ trớc mắt, nhiệm vụ nhiệm

vụ trọng tâm, nhiệm vụ thờng xuyên hay đột xuất Trong tham mu lại có tham mu

về chiến lợc kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật t, về tuyển dụng lao động nh đối với văn phòng Công ty kinh doanh Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động của mỗi ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mu Một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng nh sau:

a/ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt

động Nhng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm

vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đợc tổ chức đi vào hoạt động

b/ Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hớng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc phát triển Bản chiến lợc chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động : 5 năm, 3 năm, 1 năm, Quý, Tháng, Tuần, Ngày Cần phải có kế hoạch chơng trình cụ thể Kế hoạch hoạt động của một đơn

vị kinh doanh không chỉ có một loại mà còn có nhiều loại khác nh kế hoạch tiếp

thị, kế hoạch tài chính Mỗi loại kế hoạch trên đợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động.

Kế hoạch tổng hợp ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn

đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện căn cứ vào chiến lợc phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành sản phẩm cụ thể cho từng quý, năm, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở kế hoạch, ch-

ơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm dịch vụ làm ra với chất lợng tốt, giá thành hạ Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chơng trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn

c/Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ một đơn vị, cơ quan nào cũng phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trờng Những thông tin xuôi, những thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngời lãnh đạo quản

lý đa ra những quyết định sáng suốt kịp thời, hiệu quả

Ngời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có

ng-ời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng đợc coi nh là "cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đợc thu thập, xử

lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các hình thức thích hợp để chuyển tải hay lu giữ Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, có liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học đáp ứng nhu cầu quản

lý thì giới lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

d/ Trợ giúp về văn bản

Văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay nhiều cơ quan đơn vị đều sử dụng phơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng tác dụng của nó khá lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể đối với các đối tợng quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội Phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lu trữ và lu hành văn bản Hiện nay ở nớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền Căn

cứ vào Luật, Chính phủ và các bộ ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế xã hội của các đơn vị tổ chức nh hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nh điều lệ, nội quy, quy chế các quyết định hành chính và quản lý thờng nhật Để ban hành đợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền có tác động đích thực đến đối tợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho những lãnh đạo cơ quan đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt đợc những thông tin đầu vào và xử lý thông tin đó chính là văn phòng

e/ Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan bất kỳ cơ quan đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật chung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời còn là phơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội

Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm

có nhà cửa, xe cộ, bàn ghế các phơng tiện nhập và truyền tin các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch thực hiện chơng trình hoạt động của đơn vị của đơn

vị mà cung cấp kịp thời đầy đủ Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về ợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng giá thành cao

l-Đều ảnh hởng chực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan đơn vị thờng đợc u tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

Đây là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt

ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại " Bùng nổ thông tin" này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với khối văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc phòng

g/ Duy trì hoạt động thờng nhật của văn

Khác với các hoạt động cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra giám sát Đặc tính hoạt động này là xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc mọi nguồn thông tin của mọi đối tợng đối với hoạt động của cơ quan theo cách đó văn phòng bao gồm bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hoạt

động chung của đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mu vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhên còn tùy theo những tính chất đặc trng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác

III- môi trờng hoạt động của công tác văn phòng

1 Khái niệm môi trờng

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về môi trờng song tựu chung lại ở

Môi trờng của một thực thể là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh ởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến thực thể đó.

h-Bất cứ thực thể nào cũng tồn tại và vận động trong một môi trờng nhất định Môi trờng bao gồm các điều kiện khác nhau thậm trí có thể chuyển hóa cho nhau

nh vật lý, hóa học, sinh học, kinh tế xã hội, chính trị Ngời ta có thể nhận thức về môi trờng ở các góc độ, quy mô khác nhau nên nội dung về môi trờng sẽ phong phú, đa dạng cũng không kém phần phức tạp

Các nhà quản trị cần phải nghiên cứu, tìm ra các biện pháp tích cực nhất tác

động đến các yếu tố môi trờng để khai thác những ảnh hởng tốt của môi trờng và hạn chế những ảnh hởng xấu của nó đến quá trình và kết quả hoạt động của văn phòng, cơ quan

2 Các yếu tố môi trờng ảnh hởng đến công tác văn phòng.

a/ Điều kiện tự nhiên

Điều kiện tự nhiên bao gồm các điều kiện về địa lý, khí hậu, thủy văn, cấu thành các nguồn tài nguyên, thiên nhiên của một quốc gia, của mỗi vùng, mỗi ph-

ơng Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và chịu tác độngcủa các quy luật kinh tế - xã hội Điều kiện tự nhiên có ảnh hởng rất lớn

đến hoạt động văn phòng ở các phơng diện: lựa chọn địa điểm văn phòng, xác

định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc phục rủi ro Nếu các yếu tố tự nhiên thuận hòa ( thiên thời, địa lợi) sẽ giúp cho công tác văn phòng phát huy tác dụng, hoạt động có hiệu quả cao Nếu không sẽ cản trở công tác này, thậm trí còn đẩy cơ quan đơn vị vào tình trạng bế tắc

b/ Điều kiện chính trị, pháp lý

Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào bớc vào hoạt động cũng phải gắn với lợi ích quốc gia, bởi vậy, Nhà nớc luôn định hớng cho các đơn vị này về mục tiêu và các giải pháp phát triển thông qua các công cụ quản lý vĩ mô Nếu định hớng đúng và các công cụ tác động hữu hiệu sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động văn phòng Những công cụ mang tính hợp lý của Nhà nớc vừa bảo vệ, vừa trợ giúp hoạt động của các

đơn vị, đồng thời còn là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình

c/ Điều kiện kinh tế

Kinh tế là điều kiện quan trọng hàng đầu quyết định và duy trì sự tồn tại của các tổ chức Nếu tiềm lực kinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cờng đầu t, hiện đại hóa trang thiết bị cho những hoạt động chung trong đó có hoạt

động văn phòng Không những thế, điều kiện kinh tế mạnh còn củng cố địa vị của

tổ chức và góp phần đảm bảo ổn định xã hội, cải tạo và bảo vệ môi trờng tự nhiên Có thể nói đây là yếu tố đặc biệt quan trọng ảnh hởng đến hoạt động văn phòng, nhất là trong điều kiện nền kinh tế vận hành trong điều kiện cơ chế thị tr-ờng

d/ Điều kiện xã hội

Bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hóa, đạo đức tình hình

đảm bảo trật tự an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phơng Những

điều kiện đó ảnh hởng rất lớn đến công tác văn phòng

IV- nội dung công tác cụ thể của văn phòng

Công tác văn phòng bao gồm có một số hoạt động trong các lĩnh vực sau:

- Cung cấp, phổ biến thông tin

- Bảo quản, lu trữ thông tin

Trong văn phòng các cơ quan đơn vị thông tin là đầu vào đợc truyền tới các

"trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu " cho hoạt động quả lý

điều hành của bất kỳ tổ chức nào

Trong cơ quan hành chính hay đơn vị doanh nghiệp thờng có các "bộ phận cảm giác" giống nh đơn vị tình báo làm nhiệm vụ thu và xử lý thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp ứng phó với nhà lãnh đạo Trên cơ sở ý kiến tham mu của bộ phận này, các nhà quản lý đa ra những quyết định tối u cho

hoạt động của đơn vị mình Sau khi những quyết định đợc thông qua lần cuối cùng, chúng phải đợc chuyển tới các đầu mối thực hiện.

Thông tin là một quá trình hai chiều: Khi truyền thông tin cần phải sử dụng các kênh chính thức và không chính thức

Các tác nghiệp công cụ hành chính của mọi cán bộ, nhân viên trong đơn vị

từ các cuộc giao tiếp đối nội, đối ngoại, các cuộc hội họp, phân công, phân nhiệm,

lễ nghi, khánh tiết đến việc sử dụng công văn giấy tờ đều cần đến một số lợng và chất lợng thông tin nhất định Các loại thông tin nhiều chiều, ngang, dọc: Hình thức thông tin đa dạng: Thông báo, tra cứu, tính chất thông tin (có hệ thống, không

hệ thống) Đều đòi hỏi phải đợc tổ chức thu thập, nghiên cứu, phân tích và xử lý, cung cấp phổ biến, bảo quản lu giữ tin một cách khoa học

2 Công tác tham mu.

Tham mu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm các quyết định tối

u cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định Trong thực tế các cơ quan,

đơn vị thờng đặt bộ phận tham mu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác tham mu đợc thuận lợi, đồng thời tăng cờng đợc hiệu quả của công tác thông tin, để công tác này cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho ngời lãnh đạo

Nhiệm vụ tham mu của văn phòng

- Giúp lãnh đạo lập chơng tình công tác theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao

- Lập chơng trình công tác

- Đề xuất các phơng hớng chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý đơn vị trong từng thời kỳ

- Tham mu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể

- Giúp các lãnh đạo ra quyết định, đề án quản lý hữu hiệu nhất

Giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện đề án, quyết định

3 Công tác tổng hợp.

Trong các chức năng của văn phòng, chức năng tổng hợp là quan trọng nhất Kết quả tổng hợp là căn cứ xây dựng các phơng án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra các quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực

hiện mục tiêu Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các họat động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau.

a/ Xây dựng tổ chức thực hiện chơng trình công tác.

Quy trình lập chơng trình.

Bớc 1: Soạn thảo chơng trình, ngời đợc phân công soạn thảo chơng trình tổng hợp

các dữ liệu liên quan từ các bộ phận trong cơ quan, đơn vị để điều chỉnh, cân đối lại và soạn thảo chơng trình năm, quý, tháng

Bớc 2: Bản dự thảo chơng trình đợc gửi đến các bộ phận có liên quan và lãnh đạo

tham gia góp ý kiến để điều chỉnh, bổ xung và hoàn thiện

ϕKiểm tra giám sát quá trình tổ chức thực hiện quyết định

- Chuẩn bị cho công tác kiểm tra

- Tiến hành kiểm tra

- Báo cáo kết quả kiểm tra

- Thông qua kết quả kiểm tra

4 Công tác văn th.

Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang ( gọi chung là các cơ quan).

Trong văn phòng, công tác văn th là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất kỳ một cơ quan nào, dù là cơ quan hành chính Nhà nớc, một doanh nghiệp, hay một tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

5 Công tác lu trữ

Lu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những căn bản, t liệu có giá trị đợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ

Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội, có các chức năng chủ yếu sau đây:

-Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lu trữ

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội

6 Công tác hậu cần.

Chức năng hậu cần là một trong các chức năng cơ bản của văn phòng, cơ quan đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơ quan, nâng cao chất lợng và hiệu quả công tác Để nâng cao hiệu lực

bộ máy quản lý nói chung và hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan đơn vị nói riêng, công tác hậu cần phải đảm bảo sáu yếu tố sau:

- Đảm bảo yêu cầu phục vụ

- Đảm bảo yêu cầu hợp pháp, hợp lý

- Yêu cầu khoa học

- Yêu cầu thích ứng

- Yêu cầu nhiệt tình và sáng tạo

- Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả

Nội dung cơ bản của công tác hậu cần văn phòng:

- Quản lý chi tiêu kinh phí

- Quản lý, biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật t hàng hóa, vật rẻ tiền

- Đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan

- Ngoài ra còn đảm bảo các công cụ khác: Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của các cán bộ, lãnh đạo, phục vụ nớc uống hàng ngày, tiếp khách của công sở

7 Tổ chức hội nghị

Hội nghị là một cuộc họp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông ngời, nhằm thông báo trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến Tạo ra sự thống nhất phối hợp hành động nhằm giải quyết một (hoặc một số) vấn đề mà mọi ngời cùng quan tâm.Mỗi khi tổ chức một hội nghị cụ thể, văn phòng cần có kế hoạch chu đáo chuẩn bị cho từng khâu

a/ Chuẩn bị hội nghị.

Là khâu quan trọng quyết định chất lợng của hội nghị Trong khâu chuẩn bị này, văn phòng, ngời th ký giúp việc lãnh đạo và những ngời trong ban tổ chức hội nghị phải thấy và xác định đợc tất cả các công việc chính ở cả 2 khâu: tổ chức hội nghị

và các việc cần làm sau hội nghị

Trong quá trình chuẩn bị tổ chức một hội nghị, ngời ta thờng phân chia công việc ra làm hai phần:

- Phần chuẩn bị nội dung hội nghị

- Phần chăm lo công việc hậu cần cho hội nghị

Hai phần này phải đợc tiến hành đồng bộ và liên kết chặt chẽ với nhau

Chuẩn bị nội dung cho hội nghị.

+Thông thờng để tổ chức một hội nghị cần chuẩn bị các nội dung sau:

- Báo cáo chính tại hội nghị

- Báo cáo tham luận bổ sung, làm rõ từng mặt, từng phần của báo cáo chính

- Những vấn đề cần chao đổi thảo luận

- Những kết luận của hội nghị

+Chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị

+ Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị

Chuẩn bị về mặt quản trị hậu cần.

Đây là mặt quan trọng ảnh hởng rất lớn đến tâm lý, tới sự "thoải mái" của các

đại biểu tham dự hội nghị

- Hội trờng: Là nơi diễn ra các hoạt động chính của hội nghị Hội nghị cần trang

bị đủ tiện nghi, nên ở vị trí trung gian, thuận tiện cho việc đi lại

- Nơi ăn ở, phơng tiện đi lại, cách đa đón đại biểu ở nơi xa

- Phù hiệu dùng trong hội nghị: Để tiện đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị

Tóm lại: Để tổ chức hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị về nội dung, về quản trị,

hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm chuẩn bị chu đáo từng phần công việc cho hội nghị

b/ Tổ chức điều hành hội nghị.

Sắp tới ngày tổ chức hội nghị, văn phòng và ngời th ký giúp việc lãnh đạo cần quan tâm tới một số công việc chính sau đây:

- Kiểm tra, giám sát tại chỗ các công việc

- Tổ chức, đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa khách vào chỗ ngồi tại hội trờng

- Chơng trình hội nghị

- Điều hành hội nghị

c/ Một số việc làm sau hội nghị.

Sau hội nghị, văn phòng cần giúp lãnh đạo tiến hành một số công việc:

- Lập hồ sơ hội nghị

- Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị

- Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị

- Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị

Phần II thực trạng công tác tại văn phòng công ty apatít vn

I - Khái quát về công ty apatít việt nam

1 Sự hình thành và phát triển

Mỏ Apatít Lào cai nằm ở hữu ngạn sông hồng, trải dài gần 100 Km từ Bát xát -Lũng pô đến Bảo hà, đợc phát hiện từ năm 1924 Sau thời kỳ khai thác của t bản Pháp và Nhật (1930-1945), từ 1954, Đảng và Nhà nớc ta đã quyết định khôi phục xây dựng và mở rộng sản xuất Mỏ Apatít Việt Nam Từ đó đến nay trải qua

45 năm, Mỏ Apatít Lào cai (nay là Công ty Apatít Việt Nam ) đã có sự phát triển không ngừng Đó là sự khai thác trên 10 triệu tấn quặng các loại, cung cấp đủ nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất phân bón, phục vụ cho chiến lợc phát triển nông nghiệp, nông thôn Với lợi thế là vùng tài nguyên quý hiếm, Mỏ Apatít Lào cai đã và đang trực tiếp phục vụ cho việc đảm bảo an toàn lơng thực Quốc gia, góp phần đầy đẩy mạnh thế mạnh của nền nông nghiệp Việt Nam Ngoài ý nghĩa về kinh tế, 45 năm qua khu Mỏ đã góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế - xã hội ở một vùng núi biên giới, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền của đất n-

ớc Năm 1958 cán bộ công nhân viên Mỏ Apatít Lào cai vinh dự đợc đón Bác Hồ

về thăm, những lời dậy ân cần của ngời đã soi sáng mỗi bớc đi tới thành công của

Mỏ trong hơn 40 năm qua Với những thành tích quan trọng đạt đợc, Mỏ Apatít Lào cai đã đợc Đảng, Nhà nớc tặng thởng nhiều huân, huy chơng cao quý xứng

đáng là điểm sáng công nghiệp của vùng núi tây bắc của tổ quốc

Trong quá trình phát triển Mỏ Apatít Lào cai đã vợt qua nhiều khó khăn, gian khổ từ những năm đầu của thời kỳ khôi phục kinh tế và xây dựng chủ nghĩa xã hội

ở miền Bắc chống chiến tranh phá hoại, chi viện đắc lực cho chiến trờng miền Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nớc và tham gia bảo vệ kỷ cơng của

tổ quốc Có đợc thành quả nh ngày nay là nhờ sự quan tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà nớc, Bác Hồ kính yêu, sự giúp đỡ có hiệu quả của nhân dân Liên xô, sự phối hợp của các cấp, các ngành của nhân dân địa phơng và sự đoàn kết, lỗ lực vợt lên mọi trở ngại của tập thể cán bộ, công nhân, viên chức Mỏ Apatít Lào cai

Công ty Apatít Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là :

Vietnam Apatie Company

-Viết tắt:VINAAPACO

-Trụ sở đặt tại :Tỉnh Lào cai, Thành phố Lào cai

-Vốn kinh doanh:38.665,4 triệu đồng

-Ngành nghề kinh doanh: Khai thác và tuyển quặng Apatít

-Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ các đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế nội bộ

- Về trình độ lao động của CBCNV làm việc trong văn phòng đợc tổng hợp

cụ thể trong biểu sau:

+Tổng số lao động bình quân trong năm 2004 là: 3419

- Sử dụng vốn và các nguồn lực khác đợc giao để thực hiện những mục tiêu

trình độ số ngời tỷ lệ

- Chấp hành sự điều động và điều hòa của tổng Công ty đối với tài sản, vốn

và các nguồn lực khác mà tổng Công ty đã giao cho Công ty quản lý và sử dụng theo quy chế tài chính của tổng Công ty

-Tổ chức kinh doanh:

-Thực hiện các quy định của Nhà nớc và của tổng Công ty trên lĩnh vực hợp tác quốc tế Việc cử ngời của Công ty ra nớc ngoài công tác, học tập, tham quan khảo sát và việc mời ngời nớc ngoài vào Việt Nam làm việc với Công ty do Tổng Giám đốc xem xét quyết định theo đề nghị của của Giám đốc Công ty

-Thực hiện việc trả lơng, thởng cho ngời lao động theo kết quả kinh doanh của Công ty và theo đơn giá tiền lơng đợc tổng Công ty duyệt

-Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo và bồi dỡng nâng cao trình độ công nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực luôn đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty

-Thực hiện đúng chế độ và quy chế về sử dụng và quản lý vốn, tài sản quỹ,

về kế toán, hạch toán và chế độ khác về tài chính theo quy định của Nhà nớcvà quy chế tài chính của công ty Chịu trách nhiệm về tính xác thực và hợp pháp trong các hoạt động tài chính của Công ty

-Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật, trích nộp các quỹ tập trung của tổng Công ty theo quy định tại quy chế tài chính tổng Công ty

b/ Nhiệm vụ:

Công ty Apatít là đơn vị thành viên của tổng Công ty hóa chất Việt Nam, có vai trò quan trọng trong chiến lợc phát triển nông nghiệp, nông thôn nớc ta trong những năm qua Nhiệm vụ chính của Công ty là sản xuất khai thác tuyển Quặng

đảm bảo cung cấp ổn định nguồn nguyên liệu cho các cơ sở sản xuất phân bón, phục vụ sản xuất nông nghiệp và công nghiệp hóa Đất nớc

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Apatít Việt Nam

Sơ đồ tổ chức Công ty Apatít việt nam Giám đốc

c.đường

1 1

Hiện tại

C - Xí nghiệp vận tải đờng sắt

D - Xí nghiệp khai thác – dịch vụ

khoáng sản & hoáchats phú thọ

( hạch toán phụ thuộc)

E - Trờng đào tạo nghề ( hoạt động

sự nghiệp)

F - C.l.b công nhân ( hoạt động sự

nghiệp )

G - Xí nghiệp phân bón & hoá chất

H - Nhà máy tuyển quạng apatit