Thực trạng công tác văn phòng tại Cty Apatít VN

Luận vănThực trạng công tác văn phòng tại Cty Apatít VN

Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Lời mở đầuChúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức đợc cập nhật tính theo từng giây. Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ sống còn đối với một tổ chức, nh LêNin đã khẳng định Không có thông tin thì không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất. Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng, vì vậy hoạt động văn phòng có một vị trí hết sức đặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn phòng là hoạt động quan trọng nhất trong mỗi tổ chức đơn vịCông tác văn phòng đợc thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị, đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan đợc duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý nghĩa là xây dựng quy chế khuyến khích ngời lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lý, góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị.Thời gian vừa qua trờng ĐHLL Phơng đông cùng với khoa QTKD tổ chức cho sinh viên thực tập đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích " học đi đôi với hành". Qua chuyến đi thực tập vừa rồi, em đã chọn vấn đề "Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty Apatít Việt Nam" làm đề tài viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo chuyên đề gồm 3 phần chính.Phần I: Lý luận chung về công tác văn phòngPhần II: Thực trạng công tác tại văn phòng Công ty Apatít Việt Nam Phần III: Một số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng công tác văn phòng ở Công ty Apatít Việt Nam Em xin bầy tỏ lòng biết ơn đến sự giúp đỡ của cô chú trong phòng Tổ chức & Lao động đã tận tình cung cấp cho em những thông tin bổ ích và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của GS .TS Đào Nguyên Vịnh đã giúp em hoàn thành bài báo cáo của mình trong thời gian ngắn. Em xin chân thành cảm ơn ! Lào cai, ngày 03 tháng 4 năm 2005 Sinh viên Trần Thị Thanh ThủyKhoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng1 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067phần ILý luận chung về công tác văn phòngI- khái niệm về công tác văn phòng.Công tác Văn phòng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Nếu xem công tác này theo quan điểm hệ thống thì: ở đâu có đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế chính trị xã hội, hành chính môi trờng .Theo các phơng án khai thác sử dụng khai thác nhằm thu đợc kết quả tối u trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền tải thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây góp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan đơn vị.Để công tác văn phòng đạt kết quả cần phải có những điều kiện căn bản sau đây:Thứ nhất: Phải có bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể bao gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với bộ phận nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng mộ cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính .Thứ hai: Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị .vị trí quy mô của các yếu tố vật chất nh nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, và quy mô hoạt động của công tác văn phòng.Do đó hoạt động công tác văn phòng đa dạng, phong phú nên hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng.Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng2 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời .Có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị và kết hợp cả hai quan điểm trên khi nghiên cứu về công tác văn phòng thì có thể thấy đầy đủ cả mặt hình thức và nội dung của hệ thống thông tin.Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trờng thì công tác văn phòng là: Toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm mục tiêu nhất định. Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá trình hoạt động của văn phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng.II-chức năng, nhiệm vụ của văn phòng1. Chức năng của văn phòng. Văn phòng là một thực thể khách quan bởi vậy nó cũng có điều kiện tồn tại nh bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại. hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:a/ Chức năng tham mu.Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về ngời quản lý) bởi vậy, muốn ra quyết định đúng, ngời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp. Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn.Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và có tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đợc gọi là chức năng tham mu cho các lãnh đạo quản lý đơn vị của công tác văn phòng.b/ Chức năng tổng hợpKhoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng3 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý. Quả trình thu thập quản lý, xử dụng thông tin phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động nh trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế thông tin). Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho phù hợp với tốc độ phát triển của thời đại.c/ Chức năng hậu cầnHoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh nhà cửa phơng tiện thiết bị, công cụ, tài chính Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc mọi nơi.Ví dụ:Khu văn phòng cơ quan làm việc phải đợc lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất.Trong trụ sở, phòng làm việc cần xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc phù hợp với mỗi ngời cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trờng nhất định. Cho dù các thiết bị phơng tiện đơn sơ hay hiện đại cũng đợc bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả.Những vật dụng thờng xuyên là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng đến các hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phơng tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nh thế nào của mỗi cơ quan văn phòng. Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất là phơng châm hoạt động của công tác văn phòng.Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng4 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định sự thành bại của công tác văn phòng.2. Nhiệm vụTừ những chức năng đặc chng, cơ bản của mỗi thực thể ngời ta phân thành chức năng cụ thể chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể gọi là những nhiệm vụ. Ví nh với chức năng tham mu sẽ có nhiệm vụ trớc mắt, nhiệm vụ nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thờng xuyên hay đột xuất. Trong tham mu lại có tham mu về chiến lợc kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật t, về tuyển dụng lao động nh đối với văn phòng Công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động của mỗi ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mu. Một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng nh sau:a/ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đợc tổ chức đi vào hoạt động.b/ Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động cơ quan, đơn vị. Các đơn vị đều có định hớng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc phát triển. Bản chiến lợc chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động : 5 năm, 3 năm, 1 năm, Quý, Tháng, Tuần, Ngày .Cần phải có kế hoạch chơng trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà còn có nhiều loại khác nh kế hoạch tiếp Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng5 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067thị, kế hoạch tài chính .Mỗi loại kế hoạch trên đợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động.Kế hoạch tổng hợp ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. căn cứ vào chiến lợc phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành sản phẩm cụ thể cho từng quý, năm, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở kế hoạch, ch-ơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm dịch vụ làm ra với chất lợng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chơng trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.c/Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.Hoạt động của bất kỳ một đơn vị, cơ quan nào cũng phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trờng Những thông tin xuôi, những thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngời lãnh đạo quản lý đa ra những quyết định sáng suốt kịp thời, hiệu quả.Ngời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ng-ời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đợc coi nh là "cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các hình thức thích hợp để chuyển tải hay lu giữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, có liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học đáp ứng nhu cầu quản lý thì giới lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.d/ Trợ giúp về văn bản.Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng6 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay nhiều cơ quan đơn vị đều sử dụng phơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng tác dụng của nó khá lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể đối với các đối tợng quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội . Phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lu trữ và lu hành văn bản. Hiện nay ở nớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ và các bộ ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế xã hội của các đơn vị tổ chức nh hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự . Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nh điều lệ, nội quy, quy chế các quyết định hành chính và quản lý thờng nhật. Để ban hành đợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền có tác động đích thực đến đối tợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho những lãnh đạo cơ quan đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đợc những thông tin đầu vào và xử lý thông tin. đó chính là văn phòng.e/ Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan. bất kỳ cơ quan đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết. các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật chung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời còn là phơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội.Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có nhà cửa, xe cộ, bàn ghế các phơng tiện nhập và truyền tin các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch thực hiện chơng trình hoạt động của đơn vị của đơn vị mà cung cấp kịp thời đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về l-ợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng giá thành cao Đều ảnh hởng chực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan đơn vị thờng đợc u tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng7 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Đây là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại " Bùng nổ thông tin" này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với khối văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. phòng. g/ Duy trì hoạt động thờng nhật của vănKhác với các hoạt động cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra giám sát. Đặc tính hoạt động này là xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc mọi nguồn thông tin của mọi đối tợng đối với hoạt động của cơ quan. theo cách đó văn phòng bao gồm bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mu vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên . vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhên còn tùy theo những tính chất đặc trng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác.III- môi trờng hoạt động của công tác văn phòng1. Khái niệm môi trờngHiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về môi trờng song tựu chung lại ở một quan niệm đợc nhiều nhà khoa học thống nhất sau đây:Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng8 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067Môi trờng của một thực thể là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh h-ởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến thực thể đó.Bất cứ thực thể nào cũng tồn tại và vận động trong một môi trờng nhất định. Môi trờng bao gồm các điều kiện khác nhau thậm trí có thể chuyển hóa cho nhau nh vật lý, hóa học, sinh học, kinh tế xã hội, chính trị Ngời ta có thể nhận thức về môi trờng ở các góc độ, quy mô khác nhau nên nội dung về môi trờng sẽ phong phú, đa dạng cũng không kém phần phức tạp.Các nhà quản trị cần phải nghiên cứu, tìm ra các biện pháp tích cực nhất tác động đến các yếu tố môi trờng để khai thác những ảnh hởng tốt của môi trờng và hạn chế những ảnh hởng xấu của nó đến quá trình và kết quả hoạt động của văn phòng, cơ quan.2. Các yếu tố môi trờng ảnh hởng đến công tác văn phòng.a/ Điều kiện tự nhiên Điều kiện tự nhiên bao gồm các điều kiện về địa lý, khí hậu, thủy văn, cấu thành các nguồn tài nguyên, thiên nhiên của một quốc gia, của mỗi vùng, mỗi ph-ơng. Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và chịu tác độngcủa các quy luật kinh tế - xã hội. Điều kiện tự nhiên có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động văn phòng ở các phơng diện: lựa chọn địa điểm văn phòng, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc phục rủi ro Nếu các yếu tố tự nhiên thuận hòa ( thiên thời, địa lợi) sẽ giúp cho công tác văn phòng phát huy tác dụng, hoạt động có hiệu quả cao. Nếu không sẽ cản trở công tác này, thậm trí còn đẩy cơ quan đơn vị vào tình trạng bế tắc.b/ Điều kiện chính trị, pháp lýBất kỳ cơ quan, đơn vị nào bớc vào hoạt động cũng phải gắn với lợi ích quốc gia, bởi vậy, Nhà nớc luôn định hớng cho các đơn vị này về mục tiêu và các giải pháp phát triển thông qua các công cụ quản lý vĩ mô. Nếu định hớng đúng và các công cụ tác động hữu hiệu sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động văn phòng. Những công cụ mang tính hợp lý của Nhà nớc vừa bảo vệ, vừa trợ giúp hoạt động của các đơn vị, đồng thời còn là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình.Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng9 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067c/ Điều kiện kinh tếKinh tế là điều kiện quan trọng hàng đầu quyết định và duy trì sự tồn tại của các tổ chức. Nếu tiềm lực kinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng cờng đầu t, hiện đại hóa trang thiết bị cho những hoạt động chung trong đó có hoạt động văn phòng. Không những thế, điều kiện kinh tế mạnh còn củng cố địa vị của tổ chức và góp phần đảm bảo ổn định xã hội, cải tạo và bảo vệ môi trờng tự nhiên Có thể nói đây là yếu tố đặc biệt quan trọng ảnh hởng đến hoạt động văn phòng, nhất là trong điều kiện nền kinh tế vận hành trong điều kiện cơ chế thị tr-ờng.d/ Điều kiện xã hộiBao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hóa, đạo đức tình hình đảm bảo trật tự an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phơng. Những điều kiện đó ảnh hởng rất lớn đến công tác văn phòng.IV- nội dung công tác cụ thể của văn phòngCông tác văn phòng bao gồm có một số hoạt động trong các lĩnh vực sau:1. Công tác thông tin.Quy trình hoạt động của công tác thông tin của văn phòng đợc thực hiện theo trình tự: - Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin- Thu thập thông tin- Phân tích xử lý thông tin- Cung cấp, phổ biến thông tin- Bảo quản, lu trữ thông tinTrong văn phòng các cơ quan đơn vị thông tin là đầu vào đợc truyền tới các "trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu " cho hoạt động quả lý điều hành của bất kỳ tổ chức nào.Trong cơ quan hành chính hay đơn vị doanh nghiệp thờng có các "bộ phận cảm giác" giống nh đơn vị tình báo làm nhiệm vụ thu và xử lý thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp ứng phó với nhà lãnh đạo. Trên cơ sở ý kiến tham mu của bộ phận này, các nhà quản lý đa ra những quyết định tối u cho Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng10 [...]... khánh tiết tại Câu lạc bộ 3 Nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong văn phòng a/ Chánh Văn phòng Công ty: -Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về quản lý và điều hành toàn bộ công việc thuộc Văn phòng -Trực tiếp phụ trách công tác Tổ chức cán bộ làm một số công việc khác do Giám đốc Công ty giao b/ Phó Văn phòng Công ty: -Giúp Chánh Văn phòng phụ trách mảng quản quản trị hành chính -Thực hiện mua... các trởng, phó phòng, đơn vị định kỳ hàng tháng để kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng Công ty Apatít Việt Nam Văn phòng Công ty tổ chức sơ kết, tổng kết, hoạt động theo định kỳ III - đánh giá các hoạt động của công tác văn phòng trong năm 2004 1 Nhận xét chung: * Những việc đã làm đợc Năm 2004, văn phòng Công tyApatít Việt Nam tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác tong bối cảnh... quản trị văn phòng k l m 20 Báo cáo chuyên đề Trần Thị Thanh Thủy - 846067 Chỉ dẫn I Hệ thống phòng, ban quản lý chức năng trên công ty ( 17 đơn vị ) 1 -Phòng KTSX 6 -Phòng GSKTAT & MTr 11 -Phòng TCLĐ 16 -Phòng TK KT TC 2 -Phòng Điều độ 7 -Phòng Cơ - Điện 12 -Phòng QS BV 17 -Tổ kiểm toán nội bộ 3 -Phòng ĐC-TĐ 8 -Văn phòng công ty 13 -Ban QLDA (Cam Đờng) 18 -Phòng KH - TT 4 -Phòng K.C.S 9 -Văn phòng. .. Công ty +Gửi công văn, văn bản ra ngoài Công ty qua Bu điện hoặc chuyển qua đờng máy FAX +Chuyển công văn, văn bản trong nội bộ Công ty +Thờng trực điện thoại tại văn phòng Công ty +Bảo quản và lu giữ các văn bản Bảo mật các văn bản, hồ sơ - Quản lý đất đai, thủ tục pháp lý thuê đất, nộp Thuế đất và công tác đền bù Quản lý nhà làm việc (trụ sở làm việc của Công ty), nhà ở cha thanh lý thuộc Công ty -... bị văn phòng -Theo dõi quản lý việc sử dụng điện thoại, máy photo, nhà cửa, Văn phòng làm việc, vờn hoa cây cảnh, đờng đi -Theo dõi hoạt động của các tổ và hoạt động của các xe con -Làm một số công việc khác do Chánh Văn phòng phân công c/ Trởng phòng đơn vị thuộc văn phòng Công ty Apatít Việt Nam Là thủ trởng của phòng đơn vị, do thủ trởng Công ty Apatít bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh văn phòng. .. ty - Quản lý các công trình phúc lợi thuộc Công ty - Quản lý các trang, thiết bị văn phòng, phơng tiện phục vụ làm việc cho Lãnh đạo Công ty, ban Giám đốc Công ty và các phòng quản lý chức năng ở Công ty - Công tác thông tin, tuyên truyền & thi đua - Công tác phục vụ tạp vụ, vệ sinh môi trờng tại trụ sở Công ty - Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách tại Nhà khách & Nhà nghỉ thộc Công ty Đa khách... và của Công ty Apatít Việt Nam, có nhiệm vụ hoàn thành xuất sắc các công việc đợc giao, đảm bảo kỷ luật lao động, thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nớc và quy chế làm việc Của Công ty Apatít việt Nam 4 Chế độ công tác Văn phòng Công ty Apatít Việt Nam làm việc theo chế độ thủ trởng Chánh văn phòng chụi trách nhiệm tổ chức, lãnh đạo điều hành công việc chung của văn phòng. .. Giúp việc cho Chánh văn phòng có 3 phó phòng Mọi công việc của văn phòng đợc bàn bạc dân chủ, Chánh văn phòng là ngời quyết định cuối cùng và chụi trách nhiệm trớc thủ trởng Công ty Apatit Việt Nam về mọi mặt hoạt động thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, thờng xuyên báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng và xin ý kiến của ban lãnh đạo Công ty Lãnh đạo văn phòng thực hiện giao ban định... hội nghị, văn phòng cần giúp lãnh đạo tiến hành một số công việc: - Lập hồ sơ hội nghị - Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị - Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị - Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng 16 Báo cáo chuyên đề Thị Thanh Thủy - 846067 Trần Phần II thực trạng công tác tại văn phòng công ty apatít vn I - Khái quát về công ty apatít việt... Thông qua kết quả kiểm tra 4 Công tác văn th Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng 12 Báo cáo chuyên đề Thị Thanh Thủy - 846067 Trần Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang ( gọi chung là các cơ quan) Trong văn phòng, công tác văn th là nội dung quan trọng . về công tác văn phòngPhần II: Thực trạng công tác tại văn phòng Công ty Apatít Việt Nam Phần III: Một số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng công tác văn phòng. của văn phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng. II-chức năng, nhiệm vụ của văn phòng1 . Chức năng của văn phòng. Văn