Thực trạng công tác tham mưu tại Công ty Apatít Việt Nam

MỤC LỤC

Công tác tham mu

Tham mu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm các quyết định tối u cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định. - Đề xuất các phơng hớng chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý đơn vị trong từng thời kỳ.

Công tác tổng hợp

- Giúp lãnh đạo lập chơng tình công tác theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các họat động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau.

Giám sát, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chơng trình

Công tác văn th

Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang ( gọi chung là các cơ quan). Bất kỳ một cơ quan nào, dù là cơ quan hành chính Nhà nớc, một doanh nghiệp, hay một tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc.

Công tác lu trữ

Trong văn phòng, công tác văn th là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng.

Tổ chức hội nghị

Trong khâu chuẩn bị này, văn phòng, ngời th ký giúp việc lãnh đạo và những ngời trong ban tổ chức hội nghị phải thấy và xác định đợc tất cả các công việc chính ở cả 2 khâu: tổ chức hội nghị và các việc cần làm sau hội nghị. Tóm lại: Để tổ chức hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị về nội dung, về quản trị, hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm chuẩn bị chu đáo từng phần công việc cho hội nghị. - Tổ chức, đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa khách vào chỗ ngồi tại héi trêng.

Sự hình thành và phát triển

Công ty Apatít Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là : Vietnam Apatie Company. -Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ các đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế nội bộ.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Apatít Việt Nam

Công ty Apatít Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc kinh doanh có hiệu quả trong nhiều năm liền Công ty đã làm ăn có lãi đã đạt đợc những thành tích. Ta thấy số lao động dôi ra quá nhiều, Công ty cần có những biện pháp tinh giảm biên chế, những nhân sự làm gián tiếp để góp phần nâng cao hơn nữa hoạt. Bởi vì ngời lao động có thu nhập cao và ổn định thì Công ty cũng pải có lợi nhuận cao tơng xứng với sự phát triển của Công ty, từ những số liệu và phân tích trên đây ta thấy rằng Công ty Apatít Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ.

Chức năng - Nhiệm vụ a/ chức năng

Đây là yếu tố quan trọng để kích thích cán bộ công nhân viên trong Công ty hăng say làm việc và là điều kiện để doanh nghiệp làm ăn lâu dài. - Quản lý đất đai, thủ tục pháp lý thuê đất, nộp Thuế đất và công tác đền bù Quản lý nhà làm việc (trụ sở làm việc của Công ty), nhà ở cha thanh lý thuộc Công ty. - Quản lý các trang, thiết bị văn phòng, phơng tiện phục vụ làm việc cho Lãnh đạo Công ty, ban Giám đốc Công ty và các phòng quản lý chức năng ở Công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy

- Quản lý đất đai, thủ tục pháp lý thuê đất, nộp Thuế đất và công tác đền bù Quản lý nhà làm việc (trụ sở làm việc của Công ty), nhà ở cha thanh lý thuộc Công ty. - Quản lý các công trình phúc lợi thuộc Công ty. - Quản lý các trang, thiết bị văn phòng, phơng tiện phục vụ làm việc cho Lãnh đạo Công ty, ban Giám đốc Công ty và các phòng quản lý chức năng ở Công ty. - Công tác thông tin, tuyên truyền & thi đua. - Công tác phục vụ tạp vụ, vệ sinh môi trờng tại trụ sở Công ty. - Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách tại Nhà khách & Nhà nghỉ thộc Công ty. Đa khách hoặc đoàn khách đi thăm quan Công ty theo chỉ đạo của Giám. đốc Công ty. - Công tác khánh tết của Công ty. - Quản lý đội xe và ô-tô phục vụ đi lại của ban lãnh đạo Công ty, ban Giám. đốc Công ty và công vụ khác do Giám đốc Công ty giao. - Quản lý nghĩa trang và chuẩn bị các thủ tục, điều kiện để chuyển giá sang. địa phơng quản lý. của Công ty), tham mu cho lãnh đạo Công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động và bố trí cán bộ. - Ghi nhận trung thực, đầy đủ, khách quan các số liệu đặc trng, công việc phát sinh, tình hình diễn biến hoạt động SX-KD của các chuyên ngành, có đánh giá, phân tích,đề xuất biện pháp và tổng hợp hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm bằng những biểu báo hợp lý để báo cáo Giám đốc Công ty giải quyết, chỉ đạo kịp thêi. -Tham gia góp ý & hớng dẫn các bộ phận điều độ, điều hành của các đơn vị thành viên thực hiện công tác điều hành nhiệm vụ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng đảm bảo cân đối, đạt tiến độ so với kế hoạch quý của Giám đốc Công ty giao.

Nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong văn phòng

-Xây dựng ké hoạch hoạt động Văn hóa-Thể thao và các hoạt động Câu lạc bộ khác theo kế hoạch định kỳ Quý, Năm, kế hoạch sản xuất trình Giám đốc Công ty phê duyệt. -Tổ chức các hoạt động dịch vụ: Bơi, tắm bơi, bóng bàn, cầu lông, mở các lớp dậy đàn & nhạc lý, cỏc lớp vừ thuật cho Thanh- thiếu niờn, cỏc lớp quyền dỡng sinh cho ngời cao tuổi. Giúp việc trực tiếp trởng phòng, do thủ trởng Công ty Apatít Việt Nam bổ nhiện trên cơ sở đề nghị của Chánh văn phòng, đợc trởng phòng phân công, phụ trách một mặt, chụi trách nhiệm trớc trởng phòng, đơn vị về phần việc đợc phân công phụ trách.

Chế độ công tác

Đợc phân công đảm nhiệm các nhiệm vụ cụ thể đợc tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ, đợc học tập nâng cao trình độ, đợc hởng mọi quyền lợi theo quy.

Về khối lợng Văn bản trong năm 2004 là

Công tác tiếp nhận, phân phối công văn đi đến kịp thời, nhanh chóng chính xác. Việc đôn đốc phòng ban tham gia ý kiến, báo cáo, xử lý công việc đúng thời hạn quy định và đảm bảo chất lợng về hình thức quy phạm văn bản.

Công tác tổ chức sản xuất và chính sách đối với ngời lao động

Đa số CBCNVC chấp hành tốt kỷ luật lao động tuy nhiên trong năm vẫn còn công nhân vi phạm kỷ luật lao động Công ty đã quyết định xử lý 66 ngời.

Công tác đời sống, xã hội

Là một Doanh nghiệp lớn đóng trên đại bàn tỉnh phạm vi hoạt động rộng quan hệ nhiều đơn vị xã, phờng. Với kết quả ấy tập thể ngời lao động đã đóng góp đáng kể đã tăng cờng đợc mối quan hệ tốt đẹp với nhân dân và dân tộc tỉnh Lào cai nói chung và các huyện vùng sâu, vùng xa nói riêng.

Công tác thi đua và khen thởng

- Công tác tuyển dụng nhân sự cha thật sự chú trọng, quy trình tuyển dụng cha đợc áp dụng triệt để, số ngời tuyển dụng trong năm vùa qua chủ yếu là con em cán bộ trong cơ quan vì thế các bớc tuyển dụng cha đợc thực hiện chặt chẽ, vị nể do đó trong số ngời tuyển dụng vào cũng có ngời có trình độ thực sự nhng cũng có ngời cha thực sự có năng lực phù hợp, dẫn đến thừa vẫn thừa mà thiếu vẫn thiếu. - Việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên còn mang nặng tính hình thực cha thực sự đi sâu vào đánh giá con ngời ở các khía cạnh nh năng lực chuyên môn, ý thức trách nhiệm và đạo đức. - Có nhiều ngời quan niệm không đúng về công tác văn phòng, coi nhẹ công tác văn phòng và ngay thậm trí ngời làm công tác văn phòng cũng không có nhận thức đúng về tầm quan trọng của công việc mà chính mình đang làm, chính vì vậy mà trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một số cán bộ văn phòng còn rất hạn chế.

Không ngừng củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Công ty phải chuyển các quyết định nâng lơng đến tay các cán bộ đã nghỉ hu, việc chuyển các quyết định này đáng lý ra thuộc về bộ phận văn phòng, văn phòng chỉ việc đóng dấu các quyết định đó và chuyển đến tay ngời nhận là xong, nhng họ đã không làm mà. Ví dụ: Tập hợp những biên bản cuộc họp của các th ký ở các phân xởng trong Công ty dẫn đến sự bực tức của ông trởng phòng tổ chức lao động vì vậy việc giải quyết công việc kém hiệu quả công việc của văn phòng giúp họ giải quyết công việc một cách đơn giản hơn, dễ dàng hơn, nhng bên cạnh sự thuận lợi. Phòng chỉ có 2 máy tính để phục vụ cho việc giải quyết các công việc thờng ngày, vì vậy phòng phải mợn thêm 2 máy tính của trờng dạy nghề đó là một đơn vị sự nghiệp thuộc Công ty nếu nh việc cho mợn này.

Tăng cờng việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật hiện đại nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng

Bên cạnh đó máy tính phcụ vụ cho hoạt động của văn phòng lại ở những thời kỳ quá cũ nên không đáp ứng đợc nhu cầu công việc. Cho nên việc sắp xếp kiện toàn bộ máy tổ chức là rất cần thiết, phải là mối quan tâm hàng đầu để văn phòng có thể làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Máy chuyển phát văn bản nhanh..Để tạo ra quy trình thu thập xử lý thông tin đến in ấn các quyết định ban hành văn bản là khâu khép kín.

Đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng

Cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ cao sẽ tham mu cho lãnh đạo ra nhiều quyết định quản lý đúng. Đồng thời tạo nếp nghĩ bảo vệ của công, tài sản của cơ quan, tinh thần tiết kiệm cho mỗi cán bộ nhân viên.