II tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty apatít việt nam.
1.Không ngừng củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiện vụ của văn phòng. Vì vậy các cấp lãnh đạo trong Công ty Apatít Việt Nam cần quan tâm hơn nữa về việc bố trí giữa các phòng ban vì hiện nay việc bố trí đó là cha hợp lý nh phòng tổ chức lao động ở tầng 3, văn phòng Công ty lại ở tầng 1, vì vậy nếu muốn lấy quyết định là phải lên tầng 3 lấy sau đó lại xuống 1 để xin dấu, sau đó lại lên tầng 3 để lấy chữ ký, cần quan tâm đến việc đề bạt các phó phòng, ví dụ nh phòng Tổ chức Lao động chỉ có trởng phòng không có phó phòng dẫn đến tình trạng nhiều khi công việc bị ùn tắc, thậm chí còn ảnh hởng đến việc làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty vì những lý do đột xuất. Trởng phòng lại đi công tác, các nhân viên trong phòng không thể quyết định đợc
Việc sắp xếp hợp lý, khoa học giữa các phòng ban, bộ phận trong văn phòng sẽ mang lại những lợi ích to lớn. Bất kỳ một tổ chức nào đợc thành lập ra cũng xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội, để có thể vận hành, hoạt động đợc thì tổ chức đó phải có một cơ cấu bộ máy cụ thể, quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, vị trí của từng phòng ban một cách hợp lý, khoa học, phù hợp về lợng và chất sẽ tạo nên khả năng vận động thông thoáng dễ dàng giữa các bộ phận, tăng khả năng linh động tạo năng suất làm việc cao hơn. Còn nếu việc sắp xếp không hợp lý sẽ dẫn đến sự chồng chéo giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện, gây
còn không hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức.
Ví dụ: Trong thời gian qua mới có chính sách thay đổi chế độ lơng cũ sang lơng mới đối với cán bộ công nhân viên nói chung và đối với các cán bộ công nhân viên đã nghỉ hu trong Công ty Apatít nói riêng. Công ty phải chuyển các quyết định nâng lơng đến tay các cán bộ đã nghỉ hu, việc chuyển các quyết định này đáng lý ra thuộc về bộ phận văn phòng, văn phòng chỉ việc đóng dấu các quyết định đó và chuyển đến tay ngời nhận là xong, nhng họ đã không làm mà đùn cho phòng tổ chức lao động làm và nh thế là khối lợng công việc đó đã tăng lên gấp 3, 4 lần vì phòng tổ chức lao động phải làm thêm khá nhiều khâu đáng nhẽ ra là không cần thiết nh tìm từng quyết đinh cho từng hồ sơ, sau đó cho vào tủ hồ sơ và khoá lại khi có ngời đến nhận hồ sơ thì phải lục tìm hồ sơ sau đó lại phải dò trong hồ sơ tìm những quyết định đa đến tay ngời nhận. Nên các cấp lãnh đạo trong Công ty Apatít Việt Nam cần có những quy định cụ thể hơn quy định về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để tránh hiện tợng đùn đẩy bỏ bê công việc.
Văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, xử lý thông tin nhằm tham mu cho lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành, đảm bảo điều kiện vật chất cho tổ chức vận hành. Nhng việc đó văn phòng lại không làm đợc mà đùn đẩy cho phòng tổ chức lao động mà đặc biệt là ông trởng phòng phải làm.
Ví dụ: Tập hợp những biên bản cuộc họp của các th ký ở các phân xởng trong Công ty dẫn đến sự bực tức của ông trởng phòng tổ chức lao động vì vậy việc giải quyết công việc kém hiệu quả công việc của văn phòng giúp họ giải quyết công việc một cách đơn giản hơn, dễ dàng hơn, nhng bên cạnh sự thuận lợi đó lại có những khó khăn cha thể khắc phục đợc, đó là máy tính để phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ đó lại không có. Phòng chỉ có 2 máy tính để phục vụ cho việc giải quyết các công việc thờng ngày, vì vậy phòng phải mợn thêm 2 máy tính của trờng dạy nghề đó là một đơn vị sự nghiệp thuộc Công ty nếu nh việc cho mợn này đợc thực hiện từ đầu đến cuối thì những vấn đề này cũng không có điều gì phải bàn tới, nhng khi vào đợc 1/3 số hồ sơ thì trờng dạy nghề lại đòi máy vì lý do là phải để cho sinh viên thi lái ô tô trên máy vào ôn thi thế là công việc bị bỏ dở một thời gian và sau đó phải cóp các hồ sơ đã làm từ máy mợn sang 2 máy của phòng
hạn những ngời có tên là Hải thì phải dò ở từng phai một chứ không lọc luôn đợc. Bên cạnh đó máy tính phcụ vụ cho hoạt động của văn phòng lại ở những thời kỳ quá cũ nên không đáp ứng đợc nhu cầu công việc.
Ví dụ: muốn lọc những ngời có tên là Hải thì nó lại hiện ra hàng loạt những tên có vần H chẳng hạn nh Hà, Hoa.v.v…
Cho nên việc sắp xếp kiện toàn bộ máy tổ chức là rất cần thiết, phải là mối quan tâm hàng đầu để văn phòng có thể làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong