MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương I MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT 4 1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5 2.1. Chức năng 5 2.2. Nhiệm vụ 5 2.3. Quyền hạn 5 2.4. Bộ máy Tổ chức của Công ty 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT 7 1. Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn và Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 7 1.1. Khái quát 7 1.2. Chức năng 7 1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn 7 1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 8 Chương II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT 11 2.1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng. 11 2.1.1. Đánh giá vai trò của của công tác Văn phòng trong việc chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty.Ví dụ những tình huống cụ thể. 11 2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty . Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 12 2.1.3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty (Xem phụ lục số 3) 14 2.2. Khảo sát công tác Văn thư. 17 2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty ( Ưu điểm, Nhược điểm ) 17 3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trọng việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Công ty 19 2.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 20 Chương III ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CHO CÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT 21 2.1. Các vấn đề nghiệp vụ văn phòng. 21 2.2. Hiện đại hóa văn phòng. 22 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để có buổi khảo sát bổ ích hiệu Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT giúp Em có thêm học bổ ích, kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc thân tương lai Emxin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban Giám đốc Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT, cô phòng Hành – Tổng hợp toàn thể nhân viên Công ty Bên cạnh xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Công ty làm việc trực tiếp Văn phòngcũng hoàn thành báo cáo Do thời gian khảo sát không nhiều, kinh nghiệm làm thực tế thân Công ty số hạn chế Vì vậy, khuôn khổ viết này, chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp, bổ sung thầy, cô giáo MônTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cô nhân viên Công ty để viết Emđược đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngàythángnăm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài .3 Chương I MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP .4 ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT .4 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT .4 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Công ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Quyền hạn 2.4 Bộ máy Tổ chức Công ty II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chứccủa văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT .7 Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty .7 1.1 Khái quát 1.2 Chức 1.3 Nhiệm vụ Quyền hạn 1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty Chương II 11 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCÔNG TY CP ĐỊA ỐC 11 DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT 11 2.1 Khảo sát tổ chức công tác Văn phòng .11 2.1.1 Đánh giá vai trò của công tác Văn phòng việc chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Công ty.Ví dụ tình cụ thể 11 2.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty Đánh giá ưu điểm, hạn chế .12 2.1.3 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty (Xem phụ lục số 3) 14 2.2 Khảo sát công tác Văn thư .17 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư Công ty ( Ưu điểm, Nhược điểm ) .17 3.2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trọng việc đạo thực công tác Văn thư Công ty .19 2.3 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ 20 Chương III .21 ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ .21 KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CHO CÔNG TY CP ĐỊA ỐC 21 DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT 21 2.1 Các vấn đề nghiệp vụ văn phòng 21 2.2 Hiện đại hóa văn phòng 22 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình nhập sâu giới có kinh tế lớn ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần ngành Quản trị Văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Ngành Quản trị Văn phòng xác định mặt hoạt động máy quản lý chiếm phần lớn nội dung hoạt động Chi nhánh, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay không Làm tốt công tác Văn phòng góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng hoạt động quản lý văn nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có công tác Quản trị Văn phòng tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt công tác Quản trị Văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ Ngày công tác Văn phòng có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội cho đất nước Vì Sinh Viêncủa ngành QTVP nên chọn đề tài này.Tôi thiết nghĩ đề tài giúp ích cho nhiều cho việc học tập tương lai nghề nghiệp sau Vì tất lí nêu cộng với nhận thức tầm quan trọng vấn đề với trình lĩnh hội, tiếp thu tri thức chuyên ngành QTVP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,tôi định chọn đề tài “Thực trạng Công tác Văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT ” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu -Đối tượng nghiên cứu Công tác Văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Về thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2016 Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài nhằm mục tiêu nghiên cứu, phân tích để làm sáng tỏ lý luận công tác Văn phòng - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin - Phương pháp điều tra xã hội học: Quan sát, vấn,… - Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp - Phương pháp phân tích, tổng hợp Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu công tác Văn phòng Công tác Văn phòng Công ty Cp Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT chưacó đề tài Tất đề tài tập trung nghiên cứu đưa nhìn khác công tác Văn phòng Tuy nhiên dừng lại cáo độ vĩ mô, mang tính khái quát, chung chung.Vì Em định chọn đề tài hy vọng mang đến cho độc giả nhìn cụ thể, sâu sắc công tác Văn phòng Đồng thời qua mong muốn đóng góp ý kiến nhỏ bé thực trạng giải pháp công tác Văn phòng công ty, nhằm nâng cao công tác Văn phòng hệ thống hoạt động Văn phòng Đóng góp đề tài Về mặt lý luận: Đề tài nghiên cứu, phân tích, đánh giá, bổ sung, làm phong phú cho đề tài qua làm sáng tỏ lý luận công tác Văn phòng, giúp cho độc giả quan tâm đề tài nắm bắt nội dung thiết thực hoạt độngVăn phòng Về mặt thực tiễn: Với đề tài giúp cho công ty nhận ưu điểm, nhược điểm công tác Văn phòng để từ đề cácphương pháp, phù hợp với nhu cầu thực tế nhân viên Văn phòng mục tiêu công ty, nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên, nâng cao công tác Văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận đề tài gồm có chương: Chương I: Một số Lý luận khái quát chung Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Chương II: Thực trạng Công tác Văn phòngvà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chứccủa văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Chương III: Một số giải pháp khuyến nghị hoàn thiện công tác văn phòngtại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Chương I MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Công ty Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT Công ty CP trực thuộc Công ty Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVL Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Địa ốc dầu khí Viễn Thông Tên tiếng Anh: REALESTATECORPORATIONTELECOMMUNICATIONS PETROLEUM Tên viết tắt: PVT Vốn điều lệ: 240.000.000.000 đồng Đăng ký kinh doanh số: 0103018343 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 06 tháng năm 2007 Lịch sử hình thành phát triển:Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn Thông( tiền thân Công ty Cổ phần Dịch vụ Xuyên Thái Bình Dương đổi tên từ ngày 12 tháng năm 2012) Ngành nghề kinh doanh: - Khai thác Tổ chức thu phí giao thông - Đầu tư xây dựng, quản lý kinh doanh khách sạn, nhà hàng (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar) - Dịch vụ kê khai thuế hải quan, thu gom, giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu; - Buôn bán hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, tinh dầu, thực phẩm tươi sống, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng, loại nguyên vật liệu xây dựng, hàng nhựa PE, phôi thép, quặng, hàng tiêu dùng; - Du lịch lữ hành nước quốc tế; - Kinh doanh văn phòng cho thuê đầu tư phát triển nhà; Công ty có tư cách pháp nhân, dấu riêng tài khoản riêng ngân hàng theo quy định pháp luật Là doanh nghiệp xây dựng chuyên ngành, tham gia tư vấn thiết kế thi công nhiều công trình cấp có quy mô lớn Thành phố, khu đô thị khu công nghiệp nước Công ty có đội ngũ cán công nhân viên có trình độ chuyên môn cao trình độ công nghệ kỹ thuật thi công tiên tiến, máy móc thiết bị đại, đáp ứng nhu cầu tư vấn thiết kế thi công công trình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 2.1 Chức Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT đại diện cho Tổng Công ty giới thiệu thực chức nhiệm vụ Tổng Công ty lĩnh vực Tư vấn Xây dựng Kỹ thuật Môi trường số lĩnh vực khác số tỉnh thành theo quy định Tổng Công ty 2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh lập biện pháp để triển khai thực theo ngành, nghề kinh doanh Công ty đăng ký số lĩnh vực khác Tổng Công ty giao - Đại diện cho Tổng Công ty tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng thực hợp đồng kinh tế Tổng Giám đốc Công ty ủy quyền 2.3 Quyền hạn Kinh doanh ngành nghề theo giấy phép kinh doanh đơn vị Tổ chức quảng cáo tiếp thị, khai thác, lựa chọn tìm kiếm hội hợp tác, tham gia đàm phán giao dịch, thương thảo, ký kết Hợp đồng kinh tế, mua bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp với khách hàng theo phân cấp ủy quyền Tổng Giám đốc Tổng Công ty Được cấp vốn, vay vốn huy động vốn theo quy định phân cấp Tổng Công ty để hoạt động; Tự hoach toán chi phí phân phối tiền lương dựa nguyên tắc phân phối thu thập Tổng Công ty hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Xây dựng quy chế quản lý nội thực việc tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh theo phân cấp Tổng Công ty Đề xuất với Tổng Công ty phương án xếp cấu tổ chức quan quản lý sản xuất, tuyển chọn, ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty Kiến nghị biện pháp phân phối với phòng, ban, đơn vị Tổng Công ty để thực nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Công ty Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, xét nâng bậc lương cán CNV Công ty Các quyền khác Tổng Công ty quy định 2.4 Bộ máy Tổ chức Công ty Bộ máy tổ chức Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT gọn nhẹ, bao gồm: Công ty Tư vấn Xây dựng Kỹ thuật Môi trường có 01 Giám đốc 02 Phó Giám đốc (Giám đốc Công ty – ông Trần Tiến Dũng; Phó Giám đốc Công ty - ông Phạm VănCông ) - Giám đốc Công ty người đứng đầu Công ty nhận nguồn lực Tổng công ty giao để tổ chức quản lý, sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng công ty kết hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động khác Công ty -Phó Giám đốc ngườigiúp việc Giám đốc Công ty điều hành đơn vị theo phân công uỷ quyền Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty nhiệm vụ phân công uỷ quyền - Các phòng, ban Công ty: Giúp việc cho Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức thực kiểm tra lĩnh vực gồm phòng, ban sau: + Phòng Tổ chức - Hành phận giúp Giám đốc Công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung toàn Công ty đơn vị trực thuộc theo pháp luật thủ tục hành Nhà nước Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý nhà nước mặt: công tham mưu cho lãnh đạo Công ty việc xây dựng, tổ chức thực định lãnh đạo, quản lý điều hành, điều phối công việc hàng ngày quan Việc tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ, quản lý, đạo điều hành công việc Công ty, đảm bảo chất lượng Các vấn đề cần tham mưu đề xuất phải chủ trương đường lối, sách Đảng, phải trung thực khách quan, đảm bảo tính khả thi thực công tác tham mưu, đáp ứng yêu cầu công tác hành Văn phòng tham mưu số công tác như: + Tham mưu soạn thảo, trình duyệt văn Công ty + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, năm; xếp lịch làm việc hàng tuần quan + Sau hoạt động thường kỳ quan Văn phòng thực việc tổng kết, sơ kết hoạt động báo cáo lên cấp + Trong trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin Văn phòng tổng hợp thông tin theo nguyên tắc, trình tự định + Trong việc tổ chức hội họp, hội nghị quan Văn phòng đưa ý kiến tham mưu giúp cho lãnh đạo thực tốt công việc Ví dụ cụ thể: Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc tăng tiền lương cho cán bộ, công nhân viên họ làm thêm với mức lương tương xứng với sức lao động họ Việc tăng tiền lương đảm bảo sống cho cán bộ, công nhân viên đảm bảo cho phát triển Công ty 2.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty Đánh giá ưu điểm, hạn chế Xây dựng chương trình công tác thường kỳ trách nhiệm Văn phòng, phận Văn phòng yêu cầu đơn vị đăng ký chương trình công tác Các Phòng, Ban thuộc Công ty phải lập danh mục đề án gửi Văn phòng Công ty, Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm Sau Văn phòng xây dựng chương trình sơ xong gửi dự kiến kế 12 hoạch đến đơn vị tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến sau phòng, ban thuộc Công ty tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến văn phòng, văn phòng trình Giám đốc xem xét, Giám đốc Công ty ký ban hành, phát hành tới Phòng, Ban biết thực Sau đơn vị thực gửi Báo cáo kết thực vấn đề nảy sinh trình hoạt động Công tác quý sau gửi đến đơn vị * Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty ( Xem phụ lục số 02) * Trình tự lập chương trình công tác Công ty CP Điạ ốc Dầu Khí Viễn thông PVTnhư sau: - Chương trình Công tác năm: + Chậm vào ngày 10/11 hàng năm đơn vị thuộc Công ty gửi văn phòng Công ty danh mục đề án triển khai năm, cấp định quan phối hợp, quan thẩm định, thời hạn trình đề án + Văn phòng Công ty dự thảo Chương trình công tác năm sau chậm vào ngày 20/11 gửi đến đơn vị thuộc Công ty tham gia ý kiến + Trong vòng ngày từ ngày nhận dự thảo chương trình Công tác Công ty, đơn vị phải có ý kiến thức văn gửi Văn phòng để tổng hợp trình Giám đốc xem xét cho ý kiến đạo, hoàn chỉnh trình lãnh đạo Công ty thông qua + Sau lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm Văn phòng Công ty trình Giám đốc ký ban hành gửi đến đơn vị để thực - Chương trình Công tác Quý: + Chậm vào ngày 25 tháng cuối quý đơn vị phải có Báo cáo đánh giá tình hình thực chương trình công tác quý đó, soát xét lại đề án quý sau, xem xét vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình công tác quý sau gửi Văn phòng Công ty + Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý Công ty trình Giám đốc định - Chương trình Công tác tháng: 13 + Hàng tháng đơn vị vào tiến độ công việc ghi chương trình công tác quý, vấn đề tồn đọng, phát sinh đề nghị điều chỉnh chương trình công tác tháng sau Các đề nghị phải gửi văn phòngchậm vào ngày 29 hàng tháng + Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác tháng, trình Giám đốc định gửi cho đơn vị thực - Chương trình công tác tuần: + Căn vào chương trình công tác tháng, sau xin ý kiến lãnh đạo Công ty, Văn phòng Công ty lập chương trình công tác tuần lãnh đạo Công ty thông báo cho đơn vị thực + Lãnh đạo đơn vị thuộc Công ty vào chức nhiệm vụ giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần Công ty để lập chương trình Công tác tuần 2.1.3 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty (Xem phụ lục số 3) * Chương trình công tác tuần Hai tuần lần, vào buổi sáng ngày thứ đầu tuần, trưởng phòng Tổ chức – Hành thông báo họp xếp diều kiện tiến hành họp Gám đốc, phó Giám đốc trưởng phòng đơn vị Công ty Yêu cầu báo cáo cụ thể kết công việc đạt hai tuần đăng ký tiếp công việc tuần tới Căn tiếp vào chương trình tháng Trưởng phòng đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên tiếp tục thực công việc giao, đẩy nhanh tiến độ Phòng Tổ chức – Hành tổng hợp ý kiến họp xây dựng kế hoạch tuần tới trình giám đốc duyệt gửi tới Phòng chiều hôm Trưởng phòng phân công cho cá nhân thực * Chương trình công tác tháng Đây giai đoạn cụ thể hóa chương trình công tác quý quy định thực tháng quý, có việc cần bổ sung, cụ thể tháng 14 Nếu công viêc bị tồn đọng tiến độ thực bị chậm lại cần có văn báo cáo trình Giám đốc xem xét điều chỉnh trước ngày thứ 22 tháng Các đơn vị, phòng gửi dự kiếnchương trình công tác tháng sau trước ngày 24 Phòng Tỏ chức – Hành tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác tháng sau từ 26 tháng trước Trưởng phòng Tổ chức – Hành trình giám đốc ký, xem xét, phê duyệt gửi tới đơn vị, phận trước ngày thứ 28 đôn đốc thực * Chương trình công tác quý Đây việc cụ thể hóa Chương trình công tác năm đặt thực theo quý từ bổ sung, điều chỉnh Phòng Tổ chức – Hành chuẩn bị chương trình kế hoạch công tác từ ngày 15 tháng cuối quý Trước ngày 18 đơn vị, phận gửi văn tới Phòng Tổ chức – Hành đánh giá kết công việc đạt tháng đó, gửi dự thảo công tác tháng sau Trước ngày thứ 28 tháng cuối quý Phòng Tổ chức – Hành tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý trình giám đốc ký, sau nhân gửi đơn vị, phận đôn đốc thực công việc 15 *Chương trình công tác năm Đây chương trình xây dựng nhiều điều kiện tổng hợp lại đề nhằm hoàn thành hoạt động kinh doanh, đảm bảo phát triển Công ty Chương trình công tác năm Công ty gồm: đề án, dự án, kế hoạch xây dựng, kế hoạch kinh doanh lớn Tổng công ty PVL giao cho Công ty ký kết năm, nhiệm vụ, giải pháp, phương hướng hoạt động Côngty Lãnh đạo công ty, trưởng phòng phối hợp với đơn vị, phận xây dựng công tác năm Công ty Căn vào nhiệm vụ, phương hướng đề Phòng Tổ chức – Hành gửi công văn tới đơn vị đánh giá công việc thực năm đó, kiến nghị giải pháp định hướng công việc cụ thể lĩnh vực cho năm tới, đồng thời đăng ký công việc năm tới trước ngày 30/10 năm tới Phòng Tổ chức – Hành Các đơn vị có ý kiến, kiến nghị việc sửa đổi,bổ sung cần có văn gửi tới Phòng Tổ chức – Hành Phòng có trách nhiệm tổng hợp sửa đổi, xây dựng chương trình công tác năm trước ngày 25/11 Phòng trình lên Phó giám đốc xin ý kiến trình lên giám đốc xem xét, ký, duyệt sửa đổi, bổ sung theo đạo giám đốc ( có) Trưởng Phòng Tổ chức – Hành hoàn chỉnh chương trình, đóng dấu, nhân gửi đến đơn vị, phận Công ty để đôn đốc thực `* Ưu điểm: - Phòng Tổ chức – Hành giao nhiệm vụ tham mưu tổng hợp thông tin liên hệ tới đơn vị, phận khác Công ty Vì Công ty đặt quy định xây dựng công tác thường kỳ cho Công ty giúp cho Công ty hoạt động có trật tự, quy trình, đảm bảo tính thống nhất, khoa học, linh hoạt công việc; tránh chồng chéo, trùng lặp quản lý thực - Giúp Công ty vào hoạt động có quy củ, theo quy trình đảm bảo tính 16 hợp hiến, hợp pháp tạo phát triển bền vững Công ty - Thông qua tổng hợp, xử lý công việc kịp thời chuyển giao đến đơn vị, phòng Tổ chức – Hành đơn vị Công ty - Phòng Tổ chức – Hành dựa vào kế hoạch để theo dõi, tổng hợp thông tin trình thực gặp cố, bất ổn,…có thể kịp thời tổng hợp vàtham mưu đưa giải pháp trình lên lãnh đạo Chi nhánh để điều chỉnh kịp thời, hiệu - Đảm bảo cho trình thực công việc, chương trình kế hoạch Tổng công ty PVLđược triển khai tới Công tyđược nhanh chóng, hiệu * Nhược điểm: - Phòng Tổ chức – Hành kiêm nhiệm số công việc khác nên thu thập thông tin, tổng hợp, gửi văn đến đơn vị chậm, thông tin nhiều bị gián đoạn - Phòng Tổ chức – Hành làm công việc kiêm nhiệm nên chuyên môn sâu lĩnh vực xây dựng bản, sản xuất kinh doanh, thiết kế sở hạ tầng… mà tổng hợp xây dựng lịch trình kế hoạch thực hiện, đôn đốc thực tới đơn vị - Một số đơn vị làm việc không theo quy trình không thông qua phòng Tổ chức – Hành mà trực tiếp làm việc với lãnh đạo nên công tác tham mưu gặp khó khăn, chậm 2.2 Khảo sát công tác Văn thư *Văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Đây hoạt động thiếu quan có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc đảm bảo thông tin xuyên suốt cho hoạt động quan nhịp nhàng 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư Công ty ( Ưu điểm, Nhược điểm ) Văn thư phận thiếu hoạt động quản lý Công ty Văn thư người trực tiếp nắm bắt thông tin văn Công ty 17 trình lãnh đạo Công ty giải công tác văn thư chủ yếu dựa vào văn cụ thể qua công việc sau: Đánh máy văn bản, tổ chức quản lý văn đi,đến Công ty, quản lý dấu, lập hồ sơ lưu Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức, hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vàocông tác văn thư làm tốt hay không, điều mà công tác văn thư quan ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công tác quản lý hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công ty tổ chức theo hình thức tập trung Ngoài Văn thư chung quan, đơn vị phòng ban Công ty không tổ chức Văn thư riêng Xác định tầm quan trọng Công ty bố trí cán có trình độ Văn thư chuyên môn công tác Văn thư – Lưu trữlàm chuyên trách công tác Văn thư, Lưu trữvà in ấn tài liệu *Ưu điểm: - Văn thư Công ty tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu - Phòng làm việc Văn thư phòng độc lập có vách ngăn kính suốt, bố trí sát cạnh Văn phòng, vị trí thuận lợi công việc tiếp nhận văn đến tiếp nhận thông tin với người - Cán làm công tác văn thư hầu hết có trình độ cao (Đại học), thành thạo việc thực quy trình nghiệp vụ, thuận lợi cho việc giải công việc nhanh chóng * Nhược điểm: - Tất văn đi, đến nhập vào máy tình bằngphần mềm Văn thư nhiều máy tính hỏng,mất điện, lỗi mạng lại không làm việc được, công việc bị ùn lại 18 3.2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trọng việc đạo thực công tác Văn thư Công ty Lãnh đạo văn phòng người đạo việc thực công tác văn thư công ty Tham mưu cho lãnh đạo công ty văn thư lưu trữ, nội dung bao gồm: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ hành A Soạn thảo ban hành văn + Đối với văn quan trọng lãnh đạo văn phòng trực tiếp tham gia soạn thảo duyệt văn theo yêu cầu lãnh đạo Công ty + Đối với văn thông thường: Nhân viên văn thư soạn thảo lãnh đạo văn phòngxem xét, kiểm tra lần cuối mặt thể thức nội dung tất văn trước ký ban hành B Trong công tác quản lý giải văn Trưởng phòng đạo cho nhân viên văn thư đăng ký vào sổ để quản lý văn đi, đến theo hướng dẫn công văn 425/ VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến Vì mô hình văn thư Công ty mô hình tập trung nên khối lượng công việc lớn, văn thư phải giải công việc kịp thời theo quy định Công ty Lãnh đạo Văn phònglà người theo dõi, giám sát, đôn đốc việc giải văn văn thư theo tiến trình công việc C Quản lý dấu Con dấu thành phần đảm bảo tính xác, giá trị pháp lý văn tư cách pháp nhân Công ty, lãnh đạo văn phòng đặc biệt quan tâm Quán triệt nghiêm túc đến nhân viên văn thư quản lý sử dụng dấu theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu D Lập hồ sơ hành Công tác lập hồ sơ hành giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng, tăng hiệu giải công việc đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Lãnh đạo văn phòng đạo cho văn thư làm tốt công tác này, đồng 19 thời xây dựng nề nếp khoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ Là người đứng đầu văn phòng, quán triệt cụ thể rõ ràng nội dung nghiệp vụ đến nhân viên, phân công nhiệm vụ giao trách nhiệm thực đến họ Đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực nội dung Tuy số hạn chế như: - Tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn trách nhiệm xử lý, giải văn xảy ra; - Công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ quan chậm, chưa tiến hành; - Văn thư lưu lại nộp vào kho lưu trữ nhiều mà photo, có trường hợp lưu làm tài liệu lưu trữ bị thiếu Những thiếu sót không tránh khỏi, nhìn chung lãnh đạo văn phòng đạovà nhân viên văn thư thực tốt giúp cho việc giải công việc nhanh chóng kịp thời Trong thời gian thực tập Công ty, tham mưu cho lãnh đạo Quy chế công tác văn thư công tác lưu trữ Công ty 2.3 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ *Nhận xét, đánh giá công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ lãnh đạo quan lãnh đạo phụ trách văn phòng Cơ quan ban hành văn đạo công tác Công tác lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng công tác hành văn phòng quan, đơn vị nói riêng Công ty CP Địa ốc Dầu khí PVT nói chung Là khâu nghiệp vụ quan trọng nên lãnh đạo văn phòng phân công cho cán chuyên công tác văn thư – lưu trữ phụ trách công việc liên quan đến văn thư lưu trữ quan Được quan tâm đạo Giám đốc Trưởng phòng nên công tác lưu trữ, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ vào khuôn khổ, nguyên tắc theo quy định Một số nghiệp vụ lưu trữ Công ty: 20 Chương III ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CHO CÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT Qua thời gian thực tế làm viêc Công ty Em tiếp xúc với công việc phòng Tổ chức – Hành có quan sát công việc phòng khác nhằm phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế xin đưa số kiến nghị đề xuất sau mong quý quan tham khảo: * Ưu điểm: - Khẳng định Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động Công ty việc tham mưu, tổng hợp lĩnh vực giúp lãnh đạo đưa định đắn Công tác tổng hợp thông tin Phòng trú trọng hàng đầu nhằm cung cấp kịp thời cho lãnh đạo phương án tối ưu định quản lý - Phòng tạo mối quan hệ chặt chẽ phòng, ban Chi nhánh tạo môi trường làm việc hòa đồng, thân sẵn sàng chia sẻ hỗ trợ tác nghiệp xảy khó khăn công việc * Khắc phục nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm cần phát huy tồn nhược điểm cần bổ sung, khắc phục 2.1 Các vấn đề nghiệp vụ văn phòng * Về công tác Văn thư - Văn phòng lãnh đạo phải có đầy đủ văn quy phạm pháp luật nhà nước quản lý, đạo hướng dẫn công tác Văn thưlưu trữ, tuyển dụng nhân sự…đó sở, xác để cán bộ, nhân viên, lãnh đạo văn phòng làm việc thực theo quy định mà văn đề - Thay đổi phương pháp áp dụng quy trình trình ký văn Vì có văn không thông qua Phòng Tổ chức – Hành nên sai thể thức kỹ thuật trình bày mà chưa sửa chữa trình lãnh đạo ký 21 - Thay đổi lề lối, thói quen làm việc thủ công chuyển sang sử dụng công nghệ đại, tác phong công nghiệp công việc - Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác văn phòng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cấp lãnh đạo Lãnh đạo quan cần thường xuyên nhắc nhở, đạo, triển khai có hiệu văn nhà nước Bố trí cán bộ, công việc văn phòng phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ, tuyển dụng nhân nên chọn kỹnhững cán có trình độ phẩm chất đạo đức tốt - Tổ chức đợt bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho toàn nhân viên Công ty nắm rõ quy trình làm việc thực - Cần áp dụng hệ thống quản lý văn bản, phần mềm tin học văn thư, lưu trữ để thực công việc nhanh chóng, xác Hệ thống văn số hoá tìm kiếm dễ dàng * Về công tác lưu trữ - Cần có phòng đọc riêng tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ lưu trữ tài liệu, đông thời di dời khối tài liệu lớn phòng làm việc cán tạo không gian thoáng làm việc - Bố trí phòng đọc hợp lý thuận tiện lại, nghiên cứu, đồng thời đề nội quy, quy định phòng đọc - Công tác chỉnh lý tài liệu cần tiến hành thời gian quy định tạo ngăn nắp rẽ dàng tra cứu cần thiết - Xây dựng Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ nhằm tạo sở pháp lý để giải công việc khoa học 2.2 Hiện đại hóa văn phòng - Cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật văn phòng + Hiện đại hoá văn phòng thực tất phương diện: Trang thiết bị văn phòng; người làm việc văn phòng nghiệp vụ hành văn phòng + Mua sắm đầy đủ trang thiết bị văn phòng cần thiết cho hoạt động Chi nhánh, văn phòng như: máy in, máy Fax, máy photo, máy chép, 22 điện tín,máy ghi âm, máy ghi hình, máy hủy tài liệu Cần có phòng đọc riêng để sử dụng tài liệu Lưu trữ đảm bảo không bị tài liệu giữ bí mật thông tin + Áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN 9001-2000 vào giải văn hành nghiệp vụ văn phòng - Nhân viên làm công tác văn phòng + Thường xuyên cử cán học thêm, cử học ngắn hạn để tích luỹ, nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật quy định mới, cần trẻ hoá đội ngũ cán văn phòng Xã hội ngày đổi mà văn phòng cần áp dụng vấn đề để hiệu công việc đạt cao + Thường xuyên tổ chức hội thảo nhằm tổng kết, đánh giá tình hình thực nghiệp vụ văn thư - lưu trữ đưa ý tưởng - Kỹ nghiệp vụ + Sử dụng thành thạo công nghệ đại xóa bỏ công việc vụ thủ công Phòng Tổ chức – Hành , từ tạo điều kiện chủ động xử lý thông tin phục vụ tốt chức tham mưu cho Lãnh đạo + Sự hiểu biết tường tận thực thục kỹ thuật nghiệp vụ hành sở quan trọng để tiến hành công việc 23 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sơ đồ cấu Tổ chức Văn phòng Trưởng Phòng Phó Phòng Phòng Tổ chức hành Phòng Phòng Kế Kế hoạch hoạch Tài Kỹ thuật Phòng Kinh Bộ doanh phận Xuất lái xe, nhập Bảo vệ PHỤ LỤC Quy trình Xâydựng Chương trình Công tác Thường kỳ Công ty Chuẩn bị Tổ chức Chuyến Lập kế hoạch chuyến Liên hệ nơi đến công tác Chuẩn bị nội dung tài liệu Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị phương tiện lại Các giấy tờ, tài liệu Phòng TC -HC Tổ chức Chuyến Công tác Tổ chức sau Chuyến Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo công ty Phân chia giấy tờ Nhật ký chuyến Tổng hợp kết Thông báo kết Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ Soạn thư cám ơn PHỤ LỤC Quy trình Tổ chức chuyến Công tác công ty Lập kế hoạch chuyến Công tác (01) Liên hệ nơi lãnh đạo đến Công tác (02) Chuẩn bị tài liệu, Văn bản, đồ dùng, Máy tính , Đề cương (03) Chuẩn bị phương tiện lại, Giấy tờ liên quan (04) Chuẩn bị kinh phí , Tài (05) Kiểm tra chuyến cho Lãnh đạo (06)