Tiểu luận thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45 1

Mở đầu Nền kinh tế nớc ta chuyển từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trờng có quản lý Nhà nớc từ nhiều năm nay, nhiên, công tác quản lý hành tổ chức, doanh nghiệp nhiều bất cập Mục tiêu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tồn phát triển Điều phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động khối văn phòng doanh nghiệp Điều đáng nói chế tập trung bao cấp trớc đây, Nhà nớc ôm đồm, thâu tóm quyền lực tay, xây dựng hệ thống hành quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh phơng tiện để quản lý kinh tế, tách rời với môi trờng, làm tính chủ động doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp Nhà nớc Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc hành doanh nghiệp Nhà nớc t nhân đợc cải cách đáng kể Trong trình cạnh tranh để tồn phát triển trớc xu nay, vấn đề đặt cho doanh nghiệp cần xác lập củng cố vị trí thị trờng không chiến lợc sản xuất kinh doanh mà cách thức quản lý thích hợp hiệu quả, có khả thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt mục tiêu đối mặt với môi trờng cạnh tranh khắc nghiệt, mà điều đợc tiến hành thông suốt hiệu nhờ có máy giúp việc văn phòng Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn nhận hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh ôsin chạy việc vặt, mà phải coi trọng công việc văn phòng quan tâm tới việc đào tạo cán văn phòng theo hớng có hiệu hơn, tích cực phù hợp với yêu cầu kinh tế thị trờng - 1- Là doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy Xây dựng 451 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm Công ty nằm tình hình chung đất nớc vừa phải giữ vững mở rộng thị trờng chiến lợc sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập cấu văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu giúp cho việc hoạch định sách, chiến lợc đa định quản lý cách đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ phát triển hoạt động Đứng trớc hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty nỗ lực cải cách, thực nâng cao hiệu hoạt động công tác quản trị hành văn phòng Công ty để bớc phù hợp với kinh tế thị trờng, tăng khả cạnh tranh nhằm đạt tốt mục tiêu đề Sau thời gian đợc tiếp cận thực tiễn Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 với việc nghiên cứu sở lý thuyết vấn đề quản trị hành văn phòng doanh nghiệp, em chọn đề tài để làm Luận văn tốt nghiệp Qua em xin nêu số kiến nghị nhằm nâng cao chất lợng hoạt động phòng Hành Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày có hiệu hơn, hớng tới văn phòng đại Tuy nhiên, thời gian thực tập lợng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắn luận văn nhiều thiếu sót, em mong nhận đợc giúp đỡ ý kiến nhận xét thầy cô giáo để viết hoàn chỉnh - 2- Ngoài phần Mở đầu Kết luận, Luận văn gồm có phần : Phần Cơ sở lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng Phần Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Phần Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy hớng dẫn Nguyễn Thanh Hải Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1, đặc biệt Trởng phòng Hành Quản trị Phạm Minh Châu nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn - 3- Phần Cơ sở lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng I Một số sở lý luận chung văn phòng : Có nhiều cách hiểu văn phòng khác Tuy nhiên, dù hiểu khía cạnh góc độ văn phòng quan, tổ chức, đơn vị có đặc điểm tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào lĩnh vực mà đơn vị, tổ chức hoạt động Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trởng quản lý, điều hành công việc quan; phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với quan, đơn vị khác Ngoài ra, văn phòng góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung toàn đơn vị Nh vậy, văn phòng vừa nhớ thủ trởng, Ban lãnh đạo, vừa tai , mắt mặt quan, đơn vị Làm tốt công tác hành văn phòng có ý nghĩa định hiệu công việc lãnh đạo nh cán viên chức toàn quan, đơn vị Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm tác nghiệp đầu vào đầu với tính chất đặc thù định : - Đầu vào hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn nguồn thông tin lĩnh vực trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trờng v.v theo phơng án khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động quan, tổ chức Đó nội dung hoạt động đặc thù công tác văn phòng - Đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội từ bên quan, tổ chức theo yêu cầu lãnh đạo Toàn hoạt động góp phần trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin trình quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức, đạt tới mục tiêu mong đợi trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm yếu tố vật chất hữu nh nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, ngời v.v phục vụ cho hoạt động tiến tới - 4- mục tiêu nó, góp phần đắc lực vào trình vận hành đạt tới mục tiêu chung toàn quan, tổ chức Còn trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu phục vụ cho trình tổ chức, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin, giấy tờ hoạt động quan, tổ chức, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo Tuy nhiên, hoạt động diễn không giới hạn phạm vi nội văn phòng, mà toàn quan, tổ chức liên quan đến vòng quay hồ sơ, văn bản, từ hình thành giải xong công việc Tóm lại, văn phòng máy giúp việc quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo sử dụng hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung quan, tổ chức Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò văn phòng đợc thể điểm sau : - Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh công việc mang tính vụ không đáng có; tập trung vào công việc chính, quan trọng; đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu - Giúp lãnh đạo việc điều hoà phối hợp công việc chung đơn vị, bảo đảm hoạt động đồng bộ, liên tục thống - Bảo đảm hoạt động toàn quan, tổ chức đợc thông suốt, đạt hiệu cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng - Giữ đợc vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với khách hàng với quan, tổ chức khác Tùy theo quy mô tổ chức tính chất hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau, - 5- nhng dù đợc tổ chức theo cách văn phòng có chức : Tham mu tổng hợp hỗ trợ hậu cần Chức tham mu tổng hợp : Thực chức tham mu tổng hợp, văn phòng tiến hành hoạt động có nội dung nhiều mặt có tính chất tổng hợp việc tham vấn mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo tổ chức trình làm việc lãnh đạo quan, tổ chức Nh vậy, tham mu bao hàm nội dung tham vấn, tổng hợp thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc tách bạch hai nội dung không cần thiết, nhiều trờng hợp thực đợc dẫn tới phiến diện, chủ quan việc định quản lý Có thể thấy, hoạt động quan, tổ chức diễn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác có tính chủ quan khách quan Muốn có đợc định đắn, khoa học, ngời lãnh đạo dựa vào ý chí chủ quan mình, mà phải xét tới yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thông thờng phần lớn đợc thực phận văn phòng Hoạt động mang tính tham vấn chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn định tối u Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc Nh vậy, tham mu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mu Chức hậu cần : Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài v.v yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc - 6- quan, tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu Chúng phải đợc quản lý, xếp, phân phối không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, tổ chức Đó chức hậu cần văn phòng, hoạt động có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Nguyên tắc hoạt động phải áp dụng phơng thức quản lý cho với chi phí thấp mà đạt đợc hiệu cao Nói chung, văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn phận văn phòng quan, tổ chức Từ chức chung, tổ chức, ngời ta phân chia thành chức cụ thể, chi tiết Những chức cụ thể lại gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Trên sở chức chung, văn phòng, ta xác định nhiệm vụ chủ yếu văn phòng nh sau : - Xây dựng chơng trình tổ chức thực chơng trình - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin - Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp quan, tổ chức công tác th từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác, nh với cá nhân nói chung - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng bản; sửa chữa, quản lý sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc quan; đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan - Thực nhiệm vụ t vấn văn cho thủ trởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật t, an toàn quan; tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết; thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn minh - 7- - Thờng xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cán viên chức (các quản trị viên ) văn phòng, bớc đại hoá công tác hành văn phòng; đạo hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho cấp văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn cần thiết Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trởng Thủ trởng văn phòng (chánh, phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm pháp lý trớc thủ trởng quan Tuy nhiên, số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trơng, nhiệm vụ, chơng trình công tác, báo cáo tình hình thực nhiệm vụ hàng năm, tháng; thành lập giải thể phận thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, định theo đa số, cá nhân phụ trách Tuỳ theo quy mô, tính chất đặc điểm hoạt động tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp Chánh văn phòng ngời lãnh đạo cao văn phòng, trực tiếp đạo công việc cho phó chánh văn phòng nhân viên khác Thờng có phó chánh văn phòng, ngời chịu trách nhiệm hành chính, ngời chuyên quản trị Hiệu công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều có ý nghĩa định thành công hoạt động quan, tổ chức, lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng vụ không đáng có, tập trung vào công việc chính, quan trọng, đạo điều hành công việc khoa học có kết hơn; bảo đảm hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động toàn quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với cá nhân, với quan, tổ chức khác II Các hoạt động văn phòng : - 8- Trong văn phòng thờng có phận : thu thập xử lý thông tin, văn th - lu trữ quản trị Thông tin chất liệu hoạt động quan Thông tin nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý Nhiều thông tin tạo thành liệu Dữ liệu nguồn thông tin xuất trình hoạt động máy quản lý; nội dung phản ánh hoạt động khách thể quản lý, đợc thể dới dạng số, báo cáo, hình ảnh Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với Thông tin đầu quan thông tin đầu vào quan khác, phận quan Mỗi phận lại có hoạt động tác nghiệp khác Các hoạt động tác nghiệp chia thành số dạng hoạt động sau : Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin đợc chia thành hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý truyền đạt thông tin Các tác nghiệp cụ thể : - Theo dõi tình hình hoạt động quan việc thực định, mệnh lệnh lãnh đạo quan Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm sở phân tích thuận lợi, khó khăn, kết đạt đợc Từ lãnh đạo quan có kế hoạch, định - Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác Giúp lãnh đạo văn phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng quan Chuẩn bị nội dung họp; soạn thảo văn diễn văn; rà soát, biên tập văn phận khác soạn thảo trình thủ trởng quan ký - Tham dự họp lãnh đạo quan bàn nội dung thuộc phạm vi đợc phân công theo dõi Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi đợc phân công ) Để thực hoạt động đòi hỏi ngời chuyên viên ( hay th ký ) phải nắm vững số nghiệp vụ : a) Thu thập thông tin : - 9- Là khâu quan trọng, có ý nghĩa định cho bớc Nguồn cung cấp thông tin quan khác gởi đến, qua phơng tiện thông tin đại chúng, qua họp, qua văn quản lý Nhà nớc qua săn tìm thông tin Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng đợc yêu cầu : - Chính xác, khách quan đòi hỏi phơng pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ ngời khả trang thiết bị - Đầy đủ, rõ ràng phản ánh đợc tất khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; nhiên cần phải ý không để lãng phí, d thừa thông tin - Kịp thời thu thập thông tin lúc, phản ánh thực trạng đối tợng - Chất lợng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê định b) Xử lý thông tin : Sau thu thập thông tin, việc quan trọng phải xử lý thông tin Thông tin có giá trị đợc xử lý Xử lý thông tin tác động lên liệu để đạt đợc thông tin theo mục tiêu, yêu cầu định; đợc thực quy trình có tác động chủ quan chủ thể quản lý Quy trình xử lý thông tin quy trình nghiệp vụ nhằm đa kết quả, chứng minh quy luật, làm cho thông tin có giá trị Thông tin thờng đợc thể thành luồng : Thông tin đầu vào Thông tin đầu Thông tin nội Các nguồn thông tin phải đợc xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn phát huy tác dụng Khi xử lý thông tin, cần dựa phơng pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh Phải xác định thông tin thông tin hỗ trợ Phải biết - 10 - tham gia phát triển thành viên với việc xác định rõ trách nhiệm quyền hạn cho cấp quản lý Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành kịp thời, xác, đạt hiệu kinh tế tối u Tuy nhiên, bên cạnh Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực máy quản lý để phù hợp với tình hình nhiệm vụ đặt Sơ lợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Mục tiêu Công ty phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu thị trờng xây lắp với sản phẩm công trình đạt chất lợng cao Để đạt đợc mục tiêu này, Công ty đặt mua nguyên vật liệu phụ kiện từ nhà sản xuất có chứng đạt chất lợng, u tiên nhà sản - 21 - xuất đợc chứng nhận ISO 9000, nâng cao lực sản xuất Công ty trì hệ thống Quản lý chất lợng theo ISO 9002 Mục tiêu chất lợng Công ty đợc xác định theo giai đoạn đề án cụ thể Đó nội dung chơng trình cải tiến, nâng cao chất lợng Công ty Những năm gần đây, nhà máy công xởng trực thuộc Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 đợc trang bị thiết bị hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến nh máy ép thủy lực (kích cầu áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập khối thép hình cầu); máy lốc thép dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn dầm thép lớn, nâng khả Công ty thành nhà chế tạo khí lớn Việt Nam Thực tế hàng năm, Công ty cho xuất xởng từ 20-30 ngàn thiết bị phục vụ cho công trình đất nớc nh : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, nhà máy đờng, giấy, cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan biển Từ năm 1992 2000, Công ty chế tạo lắp đặt thành công nhiều dây chuyền công nghệ nhà máy nh : - Các nhà máy xi măng có công suất từ triệu triệu tấn/năm (XM Hoàng Thạch, XM Bỉm Sơn, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi Sơn) - Các nhà máy Nhiệt điện Thủy điện có công suất từ 500MW 2000MW (Nhiệt điện Uông Bí, NĐ Ninh Bình, NĐ Phả Lại, Thủy điện Trị An, TĐ Hoà Bình, Tua bin khí Phú Mỹ, NĐ Bà Rịa, NĐ Cần Thơ) - Các nhà máy đờng có công suất từ 1000 - 8000 mía/ngày (Đờng Vĩnh Trụ, Đờng Lam Sơn, Đờng Long An, Đờng Bourbon Tây Ninh) - Các nhà máy giấy có công suất từ 35000 45000 giấy/năm (Giấy Z72, giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai) - Các nhà máy chế biến thực phẩm cho công ty nớc tập đoàn nớc nh : Tập đoàn VEDAN, Tập đoàn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sài Gòn, Chế biến thức ăn gia súc CHINFON, sữa VINAMILK - 22 - - Các nhà máy hoá chất nh : N/M Phân đạm Hà Bắc có công suất 10 vạn tấn/năm, N/M Thuốc sát trùng KOSVIDA, N/M Thuốc vi sinh nông dợc VIGUATO, N/M Hạt nhựa PVC có công suất 80.000 tấn/năm, N/M Dầu nhờn BP PETCO, N/M Dầu nhờn MOBIL UNIQUE Qua nhiều năm hoạt động, Công ty không ngừng phát triển toàn diện lớn mạnh, trở thành đơn vị có lực hàng đầu ngành Lắp máy VN Hiện nay, Công ty đơn vị độc quyền VN chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói công trình phục vụ cho ngành khí xây dựng II Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Phòng Hành Quản trị thực thể tồn khách quan, vậy, văn phòng có chức tồn độc lập tơng đối nh tổ chức, đơn vị khác phơng diện kinh tế nh xã hội - 23 - Để thực tốt chức tham mu tổng hợp hậu cần, Phòng Hành Quản trị Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết đợc, thực tế phải đảm đơng nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, việc không tên Tuy nhiên nêu số tác nghiệp nh : Hoạt động thông tin : a- Thu thập thông tin : Công ty Lắp máy 45-1 có nhiều xí nghiệp, đội sản xuất nằm rải rác công trình tỉnh, thành khác nhau, việc thu thập thông tin chủ yếu qua điện thoại, fax Đối với thông tin bên ngoài, việc thu thập đợc thực qua tiếp nhận công văn, văn bản, định nơi khác gửi đến nhân viên văn phòng đảm nhiệm Các thông tin nội đợc thu thập hình thức th, tờ trình b- Xử lý thông tin : Nhân viên phòng HCQT chịu trách nhiệm xử lý loại thông tin sau tiếp nhận thu thập; phân loại thông tin theo chức năng, phòng ban, chức danh gửi đến nơi có trách nhiệm để giải c- Truyền đạt thông tin : Hoạt động đợc thực thông qua việc ban hành định, văn cấp quản lý tới phòng ban, cá nhân, ban điều hành tới đội sản xuất, công trình; lập bảng thông báo, tạp chí báo nội Hàng tuần, phụ trách đơn vị sản xuất chủ trì họp giao ban để thông báo kết đạt đợc công việc cha hoàn thành tiến độ, không phù hợp phát sinh hành động khắc phục cần thực v.v Hàng tháng ( đầu tháng ), Giám đốc Công ty chủ trì họp giao ban để thông báo việc thực kế hoạch Công ty v.v - 24 - Để đảm bảo cho công tác thông tin quản lý phòng ban cấp với đợc thông suốt, nhanh chóng hiệu quả, Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 xây dựng hệ thống trao đổi thông tin thích hợp Công ty hoạt động cụ thể nh : - Trang bị phơng tiện thông tin liên lạc nh điện thoại, fax tới công trình phơng tiện tin học E-mail (th điện tử) website cho đơn vị cần thiết - Tham khảo ý kiến ngời lao động Tạo thuận lợi cho ngời tham gia vào việc trao đổi thông tin mở hai chiều khuyến khích đổi Hoạt động văn th lu trữ : Các loại văn bản, công văn - công văn đến phải đợc lập danh mục theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đợc giải theo trình tự, thủ tục quy định Tuy nhiên, việc tiếp nhận xử lý loại công văn Công ty 45-1 đợc thực theo số yêu cầu định, chủ yếu bao gồm bớc sau : - 25 - Đối với Công văn đến : Nhân viên văn phòng nhận công văn, đóng dấu Đến, đăng ký vào sổ CV đến, gửi CV đến phòng, cá nhân có trách nhiệm giải Đối với Công văn : soạn thảo nhận CV từ phận khác, đóng dấu quan vào CV đi, vào sổ lu gửi CV Quản lý sử dụng dấu quan : Con dấu đợc nhân viên phòng HCQT sử dụng bảo quản dới quản lý Trởng phòng HCQT Giám đốc Công ty Văn bản, tài liệu sau phê duyệt đợc đóng dấu Công ty dấu chức danh, ghi rõ họ tên chức vụ ngời phê duyệt Một số chức danh đợc sử dụng dấu Công ty Giám đốc Công ty phê duyệt - Lu trữ : Các loại công văn đi, công văn đến nhân viên phòng HCQT lu giữ bảo quản Đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị liên quan đến trình sản xuất, kỹ thuật Công ty Phòng Pháp chế lu giữ quản lý Nếu phòng ban, cá nhân muốn sử dụng loại tài liệu phải báo cáo với Giám đốc Trởng phòng Pháp chế Các loại tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc biệt nh thông tin truyền thống, trình hình thành phát triển Công ty hồ sơ nhân phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lu giữ Hoạt động hậu cần : Lĩnh vực hoạt động Công ty 45-1 chuyên xây dựng lắp ráp thiết bị máy móc, Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận giải yêu cầu trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nớc phục vụ cho việc thi công xây lắp - 26 - - Về trang thiết bị VP : Căn vào yêu cầu cần thiết cho hoạt động công tác phòng ban xí nghiệp, công trình, cá nhân công tác Công ty để trang bị loại máy văn phòng ( máy fax, máy photo, điện thoại, máy điều hòa ) phục vụ cho hoạt động chung Công ty Đối với điện thoại, máy trang bị bàn làm việc lãnh đạo Công ty Văn phòng quản lý, bảo quản - Văn phòng Công ty quản lý xe ô tô con, bảo đảm xe hoạt động phục vụ tốt, có biện pháp kiểm tra chặt chẽ thực tốt quy chế Tổ xe ô tô trực thuộc phòng HCQT, tổ trởng tổ xe chịu quản lý điều hành chung Trởng phòng hành Hàng tuần phòng, ban Công ty đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tô công tác gửi cho Văn phòng để lên kế hoạch sử dụng xe phải có giấy xin xe ghi rõ : Địa điểm công tác, thời gian về, trởng phòng ký giấy xin xe, Giám đốc Công ty duyệt, đăng ký xin xe Văn phòng trớc 1-2 ngày Mỗi xe phải có sổ nhật trình Văn phòng xác nhận theo dõi - Văn phòng quản lý việc sử dụng toán thu chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, lý, mua sắm, bảo trì, bảo dỡng sửa chữa tài sản cho khối văn phòng - Bảo vệ an ninh trật tự tài sản cho đơn vị khách hàng đến liên hệ công tác Công ty Thực công việc phục vụ lễ tân, giao tiếp chăm sóc đời sống cho CBCNV toàn Công ty - Quản lý nhà cửa, đất đai ( tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối làm thủ tục đất ) - Xây dựng quy định, nội quy bảo vệ trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trờng đơn vị Công ty Phần Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công ty lắp máy xây dựng 45-1 - 27 - Một số nhận xét công tác văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 : Theo quy định Phòng HCQT, Trởng phòng chịu trách nhiệm mảng Hành chính, Phó phòng phụ trách Quản trị Mỗi lĩnh vực có tổ trởng, đội trởng chuyên trách đảm nhiệm việc thực kiểm tra công việc Văn phòng Công ty Mặc dù quy mô phòng HCQT Công ty nhỏ, biên chế thức có ngời nên ngời phải đảm đơng nhiều nhiệm vụ, nhng nói chung máy Phòng đợc xếp hợp lý hoàn thành tốt chức nhiệm vụ đợc giao Cụ thể : a- Về hoạt động thông tin văn th lu trữ : - Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin cách cập nhật, nhanh chóng - Tiếp nhận, quản lý, soạn thảo sử dụng công văn, giấy tờ đến ngày xác, kịp thời - Bảo quản, lu giữ hồ sơ cách đầy đủ cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý sử dụng hồ sơ b- Về hoạt động hậu cần : - Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời sổ sách thực tế, giúp cho việc điều phối công trờng hợp lý hiệu - Duy trì đợc tiết giảm hợp lý chi phí hành VP công ty (điện, điện thoại, điện nớc, VP phẩm ) tăng cờng công tác quản lý nh khoán vào lơng CBCNV - Công tác an ninh đợc đảm bảo : không để xảy việc mát tài sản, vật cán nhân viên Công ty nh khách hàng - Trạm y tế công trờng hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu xảy tai nạn nhỏ chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho ngời lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa bệnh lây nhiễm ) - 28 - - Hoàn thành hồ sơ, dự án xin cấp đất; giúp cho Lãnh đạo Công ty xin tỉnh Đồng Nai cấp đất làm nhà cho CBCNV khu CN Nhơn Trạch - Chế độ sách đời sống công nhân đợc nâng cao bớc : 100% tổng số CBCNV đến hạn đợc đề nghị xét nâng lơng - Cùng với tổ chức Công đoàn, phòng giúp đỡ cho CB phòng đủ điều kiện kết nạp Đảng ( Phó phòng HCQT ) Những hạn chế nguyên nhân tồn : Về bản, Phòng HCQT Công ty 45-1 có nhiều cố gắng hoạt động tác nghiệp nhng số nhân viên văn phòng hạn chế mà khối lợng công việc lại lớn ( Công ty có nhiều đơn vị phân chia nhiều nơi khác nhau, đơn vị lại tập trung yêu cầu hoạt động văn phòng - 29 - cho Phòng HCQT Công ty giải nên công việc bị dàn trải), văn phòng mắc phải số khuyết điểm tập trung chủ yếu vào đặc điểm nh sau : - Hoạt động thông tin văn th lu trữ : Khi có nhiều công trình đợc thi công thời gian số lợng công văn, giấy tờ - đến nhiều song số lợng ngời lại mỏng, giải hết ngày, ảnh hởng đến tiến độ công việc - Hoạt động hậu cần : trang thiết bị văn phòng cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hởng đến tiến độ phơng pháp làm việc Văn th khu vực văn phòng cha có đồng phục công sở, ảnh hởng tới việc giao tiếp đối nội - đối ngoại hình tợng Công ty khách hàng - Về ý thức trách nhiệm nhân viên Công ty : số phận dới công trờng - nơi xa quản lý giám sát phòng xảy tình trạng muộn sớm, tự ý bỏ việc không xin phép từ dẫn đến kỷ luật lao động thấp Một vài cá nhân, phận đơn vị trực thuộc không thực nghiêm túc quy chế tiết kiệm Công ty ( xăng, dầu, điện nớc, giấy ), quản lý lỏng lẻo gây mát thiết bị tài sản văn phòng Các nhân viên bảo vệ bỏ ca có hệ thống vào ca đêm ngày Chủ nhật Sau làm việc, tổ Bảo vệ không kiểm tra lại khu vực văn phòng ( không tắt thiết bị văn phòng - điện, nớc không kiểm tra thiết bị phòng chống hỏa hoạn v.v ) Giải pháp khắc phục số kiến nghị : Giải pháp khắc phục : - Đối với việc tiếp nhận, xử lý văn bản, công văn đến thời gian mùa vụ ( thời điểm công trình, đội sản xuất đồng loạt thi công ) có nhiều công việc cần phải giải nhanh chóng, đề nghị chuyển số - 30 - nhân viên văn phòng phận khác sang hỗ trợ cho phòng HCQT giúp cho công việc đợc thông suốt, hiệu - Yêu cầu nâng cao trách nhiệm lực công việc đợc lãnh đạo giao phó, không để xảy tình trạng công văn giấy tờ trì trệ, không kịp thời - Tuyển thêm nhân viên văn phòng để hỗ trợ cần thiết Kiến nghị Công ty : - Trang bị đồng phục công sở cho nhân viên làm công tác lễ tân, nhân viên văn phòng - Đầu t mua sắm trang thiết bị đại phục vụ cho hoạt động văn phòng nh : máy vi tính, máy fax, máy photocopy số văn phòng phẩm chuyên dùng khác - Chấn chỉnh lại lực lợng bảo vệ văn phòng Bảo vệ phải cắt ca trực, kiểm tra phòng ốc, điện nớc phòng làm việc sau hết Phải có chế độ trực gác 24/24 Ngời vi phạm quy định bị phạt hành kỷ luật tuỳ theo mức độ - Yêu cầu trởng đơn vị, phận dới công trờng quản lý chặt chẽ vật t, thiết bị dụng cụ hành văn phòng Nếu để mát phải tự chịu trách nhiệm Kiến nghị Tổng Công ty : - Hỗ trợ vốn để Công ty xây dựng lại trụ sở - Điều phối nhân lực, giúp đỡ phơng tiện - thiết bị thi công cho công trình Công ty - Giao dự án cho Công ty thực Kết luận Qua ba phần chính, đề tài nêu lên nhiều vấn đề lý luận chung hoạt động văn phòng, tình hình sản xuất kinh doanh thực trạng hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Qua cho - 31 - thấy trách nhiệm văn phòng nặng nề công việc văn phòng tởng nh đơn giản song thực tế lại không phần phức tạp Với khối lợng công việc lớn, nhiều đầu mối phận dàn trải khắp nơi nh Lắp máy 45-1 yêu cầu nâng cao chất lợng hoạt động hoàn thiện công tác văn phòng điều vô cần thiết Quá trình tổ chức thực hoạt động văn phòng vấn đề đợc Ban lãnh đạo Công ty quan tâm Phơng hớng mục tiêu Công ty năm tới phát triển quy mô sản xuất kinh doanh chiều rộng lẫn chiều sâu, đôi với công tác hoàn thiện hoạt động quản trị hành nhằm hớng tới phát triển bền vững Công ty Một yếu tố quan trọng doanh nghiệp, tổ chức tồn phát triển hiệu từ hoạt động văn phòng, bên cạnh thân phận phải vận động để tự hoàn thiện Làm đợc điều đơn vị thực vững mạnh ổn định lâu dài Nâng cao hiệu hoạt động yêu cầu thiết thực văn phòng nói chung Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 nói riêng Vì vậy, Công ty phải biết hoạch định phơng hớng tổ chức tận dụng nguồn lực sẵn có để bớc khắc phục hạn chế, đa chất lợng hoạt động văn phòng lên tầm cao mới, đáp ứng đợc tối đa mục tiêu trớc mắt nh lâu dài góp phần quan trọng vào phát triển thành công mình./ - 32 - Mục lục Mở đầu Phần : Cơ sở lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng I Một số sở lý luận chung văn phòng II Các hoạt động văn phòng Hoạt động thông tin a- Thu thập thông tin 10 b- Xử lý thông tin 10 c- Truyền đạt thông tin 11 Hoạt động văn th - lu trữ 12 Hoạt động hậu cần 13 III Các yếu tố tác động tới hiệu hoạt động văn phòng 14 - 33 - Phần : Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty lắp máy xây dựng 45-1 18 I Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 18 Sơ lợc trình hình thành phát triển 18 Tổ chức cấu Công ty 20 Sơ lợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 22 II Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 24 Phần : số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty lắp máy Xây dựng 45-1 28 Một số nhận xét công tác văn phòng Công ty Lắp máy 45-1 28 Giải pháp khắc phục số kiến nghị 31 Kết luận 32 - 34 - Sơ đồ tổ chức công ty lắp máy xây dựng 45-1 Giám đốc công ty Đại diện chất lợng phòng Quản lý chất lợng Phó giám đốc c.ty phòng Quản lý máy Ban An toàn lao động Nhóm thiết kế kỹ thuật đội trởng đội lắp máy số đội trởng đội lắp máy số đội trởng đội lắp máy số đội trởng đội lắp máy số Phó giám đốc c.ty phòng Kinh tế kỹ thuật Nhóm tiếp thị dự thầu đội trởng đội lắp máy số phòng Hành quản trị phòng Kế toán tài vụ phòng Tổ chức đào tạo Nhóm quản lý dự án Giám đốc X/n lắp máy phú mỹ - 35 - phòng Xuất nhập Nhóm mua hàng Giám đốc n/m khí 45-1 đội trởng đội xây lắp điện đội trởng đội hàn đội trởng đội chống ăn mòn kim loại phòng Cung ứng vật t phòng Pháp chế Thủ kho đội trởng đội xây dựng đội trởng đội xe cẩu