Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

Tài liệu tham khảo Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

Mở đầu Nền kinh tế nớc ta đã chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc từ nhiều năm nay, tuy nhiên, công tác quản lý hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp về cơ bản vẫn còn nhiều bất cập.

Mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là tồn tại và phát triển Điều này phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động của khối văn phòng trong các doanh nghiệp Điều đáng nói là trong cơ chế tập trung bao cấp trớc đây, Nhà nớc đã ôm đồm, thâu tóm mọi quyền lực trong tay, xây dựng một hệ thống hành chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh là một phơng tiện để quản lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trờng, do đó đã làm mất đi tính chủ động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp Nhà nớc Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc đây thì bây giờ nền hành chính trong các doanh nghiệp của cả Nhà nớc và t nhân đều đã đợc cải cách đáng kể

Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trớc xu thế hiện nay, vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trờng không chỉ bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trờng cạnh tranh khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể đợc tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng.

Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách nhìn nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh là “ô- sin” chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm

tới việc đào tạo cán bộ văn phòng theo hớng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và phù hợp với các yêu cầu của nền kinh tế thị trờng

Là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay Công ty cũng nằm trong tình hình chung của đất nớc hiện nay là vừa phải giữ vững và mở rộng thị trờng bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập một cơ cấu văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu quả giúp cho việc hoạch

định các chính sách, chiến lợc và đa ra các quyết định quản lý một cách đúng

đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ và phát triển các hoạt động của mình

Đứng trớc hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã nỗ lực cải cách, thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản trị hành chính văn phòng trong Công ty để từng bớc phù hợp với nền kinh tế thị trờng, tăng khả năng cạnh tranh nhằm đạt tốt nhất mục tiêu đề ra

Sau thời gian đợc tiếp cận thực tiễn tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 cùng với việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết chuyên ngành về quản lý hành

chính văn phòng trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “ Một số giải pháp

và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 “ để làm Luận văn tốt nghiệp Qua đây em cũng

xin nêu một số kiến nghị của mình nhằm nâng cao chất lợng hoạt động tại phòng Hành chính Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn, hớng tới một văn phòng hiện đại Tuy nhiên, thời gian thực tập

và lợng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài luận văn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ và ý kiến nhn xét của các thầy cô giáo

để bài viết hoàn chỉnh hơn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 phần chính :

Phần 1 – Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng

Phần 2 – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây

dựng 45-1

Phần 3 – Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy hớng dẫn Nguyễn Thanh Hải và Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1, đặc biệt là Trởng phòng Hành chính Quản trị Phạm Minh Châu đã nhiệt tình

giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này.

Phần 1

Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động

văn phòng

I Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng :

Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau Tuy nhiên, dù hiểu nó ở

khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức cũng đều

có những đặc điểm và tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực mà

đơn vị, tổ chức đó hoạt động Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với các cơ quan, đơn vị khác Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của các phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào (các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi tr-ờng v.v ) và các tác nghiệp đầu ra (các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo ) Toàn bộ những hoạt động đó góp phần trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi

Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan

đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc

Tóm lại, văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo và sử dụng các hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự

điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.

Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò của văn phòng đợc thể hiện ở những điểm sau :

- Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh những công việc mang tính sự vụ không đáng có; tập trung vào những công việc chính, quan trọng; chỉ đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu quả hơn

- Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn

vị, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, liên tục và thống nhất ; bảo đảm hoạt

động của toàn cơ quan, tổ chức đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng

- Giữ đợc vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với khách hàng và với các cơ quan, tổ chức khác

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau, nhng dù đợc tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản là : Tham mu tổng hợp và hỗ trợ hậu cần

Chức năng tham mu tổng hợp :

Thực hiện chức năng tham mu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt

động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức quá trình làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Nh vậy, “ tham mu ” bao hàm nội dung tham vấn, còn “ tổng hợp ” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt

động quản lý

Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan Muốn có đợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi

bộ phận văn phòng Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin

đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc

Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu

Chức năng hậu cần :

Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính v.v là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi cơ quan, tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu quả Chúng phải đợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt

đợc hiệu quả cao nhất

Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức

Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, ngời ta phân chia thành các chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên

còn gọi là những nhiệm vụ Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn phòng, ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng nh sau :

- Xây dựng chơng trình và tổ chức thực hiện chơng trình

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.

- Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tác th từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình

với cơ quan, tổ chức khác, cũng nh với các cá nhân nói chung

- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu

cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

- Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật t, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết; thực hiện

công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh

có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng; giữ

đợc vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác.

đợc thể hiện dới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh Thông tin có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy

Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau Các hoạt

động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau :

1 Hoạt động thông tin :

Hoạt động thông tin đợc chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin

Các tác nghiệp cụ thể :

- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết

định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình

để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt đợc Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo

- Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác Giúp lãnh đạo văn phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ quan Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn;

rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trởng cơ quan ký.

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi đợc phân công theo dõi Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin

Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng đợc các yêu cầu :

- Chính xác, khách quan đòi hỏi phơng pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con ngời và khả năng của trang thiết bị

- Đầy đủ, rõ ràng phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý không để lãng phí, d thừa thông tin

- Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tợng

- Chất lợng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định

trình nghiệp vụ nhằm đa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn.

Thông tin thờng đợc thể hiện thành các luồng :

Thông tin đầu vào - Thông tin đầu ra - Thông tin nội bộ

Các nguồn thông tin này phải đợc xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn

và phát huy tác dụng

Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phơng pháp tổng hợp, phân tích,

đánh giá, so sánh Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ Phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng đợc chú ý

c) Truyền đạt thông tin :

Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn truyền đạt thông tin gì Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lợng thông tin, thời điểm đa ra thông tin, hình thức thông tin Phải dự báo những đối t-ợng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp

Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu đợc truyền đạt qua văn bản quản lý NN, qua các cuộc họp Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin đợc truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo

Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy

đủ, cụ thể và chính xác Hết sức tránh tiết lộ bí mật Nếu ngời nào ( cơ quan nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó

Nh vậy, trớc hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm đợc các kỹ năng soạn thảo văn bản

2 Hoạt động văn th - lu trữ :

a Hoạt động văn th : Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin

bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về

xây dựng văn bản, tiép nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Hoạt động văn th tuân thủ theo một số nguyên tắc cơ bản sau :

- Tất cả công văn giấy tờ đều phải đợc xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nớc, của ngành, của địa phơng và của từng

đơn vị

- Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý

hồ sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến Nhất thiết không đợc để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở công việc để kẻ xấu dễ lợi dụng

- Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng các phơng tiện khác nhau, đều phải qua văn th đăng ký vào sổ để quản lý thống nhất

- Tất cả công văn tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn th, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lu tại

bộ phận văn th của doanh nghiệp để quản lý thống nhất

- Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải

đợc Trởng phòng Hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khóa

sổ theo định kỳ Các sổ ghi chép đã xóa sổ phải đợc lu giữ theo thời gian quy

định

- Công văn đến, công văn đi phải đợc xử lý khẩn trơng, nhanh chóng trong ngày, chính xác và giữ bí mật, bảo đảm sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp

Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục

Đối với “ Công văn đến “ cần phải thực hiện 7 bớc :

- Kiểm tra sơ bộ công văn

- Bóc bì công văn đến

- Đóng dấu đến trên công văn

- Trình xem

- Đăng ký “ Công văn đến ”

- Chuyển giao công văn đến

- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến

Đối với ” Công văn đi ” cần phải thực hiện 4 bớc :

- Kiểm tra thể thức công văn

- Đóng dấu cơ quan vào “ công văn đi ”

- Vào sổ “ Công văn đi ”

- Gửi công văn đi

Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan :

- Việc quản lý và sử dụng con dấu phải đợc tuân theo quy định tại Nghị

định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ

- Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ đợc dùng một con dấu Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền Không dợc đóng dấu khống chỉ, không đợc tuỳ tiện mang con dấu theo ngời

b Hoạt động lu trữ : là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin

Công tác lu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ giá trị, hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Do vậy, lu trữ là lu cất, khai thác, sử dụng hồ sơ một cách khoa học

Tài liệu lu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đợc lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, có ý nghĩa quan trọng để đa vào bảo quản trong các phòng, kho lu trữ nhằm khai thác, sử dụng phục vụ mục đích của con ngời

Tài liệu lu trữ có 3 đặc điểm cơ bản :

+ Tài liệu lu trữ là tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn

+ Tài liệu lu trữ là bản chính hoặc bản gốc và có một bản trong một

đơn vị quản lý ( Phòng lu trữ )

+ Tài liệu lu trữ có xuất xứ

Nhiệm vụ chủ yếu của công tác lu trữ là :

+ Tổ chức bảo quản, hoàn chỉnh tài liệu lu trữ

+ Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất

Công tác lu trữ có các nghiệp vụ chính nh sau :

- Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu

- Đánh giá tài liệu

- Bảo quản tài liệu

- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

- Tiêu huỷ tài liệu

3 Hoạt động hậu cần :

Công việc của bộ phận hành chính – quản trị thực chất là cung cấp dịch vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc Nhiệm vụ của bộ phận này không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu ra một số nghiệp vụ chính nh sau :

- Phục vụ các buổi họp của cơ quan, đơn vị

- Giao tiếp : lịch thiệp, văn minh, nhã nhặn, tôn trọng ngời giao tiếp

- Lễ nghi : trang trọng, đúng quy định nhng hợp lý, không rờm rà, hình thức

- Dự trù và chuẩn bị các điều kiện, phơng tiện vật chất đảm bảo các nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị

- Quản lý vật t, tài sản, điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng ngày, công việc đột xuất của cơ quan.

- Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu sử dụng kinh phí hợp

lý, tiết kiệm, đúng mục đích

III Các yếu tố khác tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng – :

Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài ảnh hởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng chính là môi trờng hoạt động của văn phòng Môi trờng bao gồm các điều kiện khác nhau nh không gian, địa điểm, tiếng động, ánh sáng Cần nghiên cứu cách thức tổ chức môi trờng hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các hoạt động văn phòng để khai thác những ảnh hởng tốt và hạn chế những ảnh hởng xấu của môi trờng đến hoạt

động của văn phòng cơ quan

Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng Các yếu tố bên trong cũng đa dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhng quan trọng có 4 yếu tố cơ bản sau đây :

Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng

Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên

địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở tr-ờng hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức Thông thờng có 3 hình thức

tổ chức văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp ( nửa tập trung nửa phân tán )

Thứ hai : Con ngời trong tổ chức.

Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con ngời trong toàn thể cơ quan, đơn vị ở đây đòi hỏi con ngời phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ

đợc triển khai thuận lợi Ngợc lại, nếu có nhiều ngời ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng nh các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phơng cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan đợc giải quyết nhanh gọn, hiệu quả Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm

vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phơng thức quản lý hành chính nói chung

và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng.Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định

Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và những quy định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng Những quy định

ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa từng con ngời với con ngời Nếu quy chế làm việc không đợc xây dựng cu thể, từng con ngời làm việc

đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt đợc mục tiêu hoạt động của cơ quan

Thứ t : Đầu t trang thiết bị phù hợp

Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phơng tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính

đã quá cũ kỹ, lạc hậu

Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo đợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con ngời cụ thể

Đồng thời, các thiết bị văn phòng hiện đại và đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng làm việc lâu dài

Nh vậy, để văn phòng hoạt động đợc thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin

Hiện nay, máy vi tính đợc khai thác sử dụng với nhiều mức độ và cấp

độ khác nhau trong tất cả các lĩnh vực Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng thờng phục vụ các chức năng nh :

- Soạn thảo văn bản

- Thống kê công văn đi

- Xử lý công văn đến

- Lu trữ và tìm kiếm văn bản

- Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lơng

Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng từng bớc đợc hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời,

đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đợc thông suốt và hiệu quả

Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá.

Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thờng xuyên và có hệ thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều đợc thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi

theo hoạt động của văn phòng Nếu các yếu tố đó đợc tổ chức khoa học, hợp

lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn

Cụ thể nh :

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị

- Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp

Chất lợng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan Tổ chức khoa học công tác văn phòng

có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển

2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này đợc điều động vào miền Đông Nam

Bộ để xây – lắp Nhà máy Thủy điện Trị An – nhà máy điện lớn nhất phía Nam lúc đó Mấy năm sau, khi hoàn thành Thủy điện Trị An, lực lợng này bỗng trở nên hẫng hụt do thiếu việc làm giữa thời điểm còn là chế độ bao cấp Khi đất nớc bớc vào công cuộc đổi mới, doanh nghiệp phải tự hạch toán, Liên hợp 45 đợc chia tách thành 3 đơn vị độc lập đều trực thuộc Tổng Công

ty Lắp máy Việt Nam ( LILAMA )

Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ đợc phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân Cố gắng tìm kiếm việc làm,

họ đã phải gồng mình để giành giật, cạnh tranh với thơng trờng nghiệt ngã từng công trình lớn nhỏ để tồn tạ và giữ vững đội ngũ ( bởi toàn bộ CBCNV của Công ty lúc đó toàn là dân xứ Bắc )

Từ năm 1993 trở lại đây, Công ty 45-1 đã đầu t mua sắm mới hàng loạt các máy móc, công cụ đặc chủng Cùng với sự sáng tạo và năng lực của đội ngũ kỹ s và công nhân, Công ty đã trúng thầu và thắng thầu rất nhiều công trình có dự án lớn

Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đờng ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã đợc các hãng gas trên cả nớc ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công

trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp

đặt )

Ngay từ thập kỷ 90, Công ty đã đầu t xây dựng một nhà máy cơ khí trên diện tích 17 ha tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, sản xuất từ 20 – 30.000 tấn sản phẩm cơ khí đạt chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, cung cấp cho xây dựng các Nhà máy Xi măng Sao Mai, cho các thủy điện Hàm Thuận - Đa My - Cần Đơn, cho các nhà máy Điện Phú Mỹ I, Phú Mỹ II, III

và nhiệt điên Ttrà Nóc (Cần Thơ)

Với phơng tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại

có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers )

Năm 1997, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đợc Nhà nớc tuyên

d-ơng là đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đất nớc đổi mới

Từ một công ty mới đợc thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công

ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lợng và chất lợng với 10 phòng ban chuyên môn và

13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc Do vậy, công tác văn phòng ngày càng đợc chú trọng

Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc

Tính đến đầu năm 2003, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã có đội ngũ CBCNV và năng lực chuyên ngành tơng đối đông đảo với số lợng khoảng 2800 ngời bao gồm :

1 Kỹ s và chuyên viên kỹ thuật 200 ngời

4 Thợ lắp ống 200 ngời

5 Thợ hàn có Chứng chỉ Quốc tế 350 ngời

6 Thợ điện và hiệu chỉnh 300 ngời

7 Tài xế và nhân viên vận hành cẩu 150 ngời

2. Cơ cấu tổ chức của công ty ( Sơ đồ tổ chức trang 16 )

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, Công ty

45-1 xây dựng cho mình một tổ chức tơng đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trờng, trong đó :

Giám đốc Công ty : Là ngời đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty, trớc Bộ Xây Dựng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là lãnh đạo cao nhất trong toàn Công ty quyết định chính sách chất lợng và mục tiêu chất l-ợng của Công ty

Cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm từng nhiệm vụ

cụ thể ( Phó Giám đốc phụ trách kinh tế và Phó Giám đốc phụ trách sản xuất), giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo

sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về pháp luật,

về nhiệm vụ đợc giao

Trong bộ máy quản lý còn có rất nhiều phòng ban khác hoạt động theo chức năng chuyên môn riêng của mình, tham gia và giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc toàn Công ty, bao gồm :

- Phòng quản lý máy - Ban an toàn lao động

- Phòng quản lý chất lợng - Phòng kinh tế kỹ thuật

- Phòng hành chính quản trị - Phòng kế toán tài vụ

- Phòng tổ chức - Ban xuất - nhập khẩu

- Phòng cung ứng vật t - Phòng pháp chế

Ngoài các phòng ban trên, Công ty cũng thiết lập các đội, đơn vị do Giám đốc trực tiếp điều hành quán trình sản xuất Các đơn vị đó phụ trách những lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhng tất cả đều phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công việc xây lắp và thi công tại các công trình nh : Nhà máy Cơ khí 45-1; Chi nhánh Hải Phòng; Đội Lắp máy I, II, III; Đội sửa chữa

điện hiệu chỉnh; Liên đội lắp điện; Đội sửa chữa cơ giới và cơ điện; Liên đội hàn; Liên đội chống ăn mòn kim loại; Liên đội xây dựng; XN Lắp máy Phú Mỹ; XN Lắp máy Sao Mai cùng các ban quản lý và kỹ thuật khác

Với một hệ thống cơ cấu tổ chức tơng đối năng động và khoa học, tránh

đợc tình trạng chồng chéo, cồng kềnh của bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Lắp máy 45-1 đã trực tiếp chỉ đạo xuống các đội, chi nhánh, các đơn vị tham gia sản xuất, tạo hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của mình Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng đợc tinh lọc thờng xuyên, khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi thành viên cùng với việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản

lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối u

Tuy nhiên, bên cạnh đó Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 vẫn phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản

lý để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới đặt ra

3 Sơ lợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của –

Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

Mục tiêu của Công ty là phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu

của thị trờng xây lắp với những sản phẩm và những công trình đạt chất lợng cao

Để đạt đợc mục tiêu này, Công ty đã đặt mua nguyên vật liệu và phụ kiện chính từ các nhà sản xuất có chứng chỉ đạt chất lợng, u tiên những nhà sản xuất đã đợc chứng nhận ISO 9000, nâng cao năng lực sản xuất của Công

ty và duy trì hệ thống Quản lý chất lợng theo ISO 9002