III. Các yếu tố ảnh hởng tới hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 :
Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại :
Về cơ bản, Phòng HCQT Công ty 45-1 đã có nhiều cố gắng trong các hoạt động tác nghiệp nhng do số nhân viên văn phòng còn hạn chế mà khối l- ợng công việc lại quá lớn ( vì Công ty có nhiều đơn vị phân chia ở nhiều nơi khác nhau, mỗi đơn vị lại tập trung các yêu cầu về mọi hoạt động văn phòng cho Phòng HCQT của Công ty giải quyết nên công việc bị dàn trải), do vậy văn phòng cũng mắc phải một số khuyết điểm tập trung chủ yếu vào đặc điểm này nh sau :
Hoạt động thông tin :
Các nghiệp vụ về thu thập và xử lý thông tin còn cha đợc coi trọng, chủ yếu là làm tắt hoặc đại khái nên nhiều khi đã bỏ sót nhiều thông tin có giá trị cho việc quản lý điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra, lợng nhân viên thực hiện tác nghiệp này còn quá mỏng, không thể kiêm hết khối lợng công việc do đó ảnh hởng đến các hoạt động trong toàn Công ty.
Hoạt động văn th :
- Khi có nhiều công trình đợc thi công cùng thời gian thì số lợng các công văn, giấy tờ đi - đến nhiều song số lợng ngời lại quá mỏng, không thể giải quyết hết trong ngày, ảnh hởng đến tiến độ công việc.
- Nhân viên văn th không thực hiện đúng những yêu cầu về quy trình soạn thảo và trình duyệt văn bản. Danh mục sổ công văn thiếu chi tiết, ảnh h- ởng xấu đến hiệu quả công việc.
Hoạt động hậu cần :
- Trang thiết bị văn phòng đã cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hởng đến tiến độ và ph- ơng pháp làm việc.
- Văn th khu vực văn phòng cha có đồng phục công sở, ảnh hởng tới việc giao tiếp đối nội - đối ngoại và hình tợng của Công ty đối với khách hàng.
- Nhân viên bảo vệ cha có ý thức cao trong việc cắt ca bảo vệ ban đêm, không kiểm tra khu vực văn phòng ( điện, nớc, các thiết bị phòng chống cháy nổ ) sau khi hết giờ.
Các yếu tố khác ảnh hởng tới hoạt động văn phòng :
- Về quy mô tổ chức : Công ty Lắp máy 45-1 có quy mô vừa, song lại có quá nhiều đơn vị, xí nghiệp đóng chốt rải rác ở nhiều nơi gây rất nhiều khó khăn trong việc điều hành, quản lý của văn phòng.
- Về con ngời : Nhân viên văn th cha đợc đào tạo một cách bài bản hoặc chuyên sâu về nghiệp vụ thu thập xử lý và truyền đạt thông tin, do đó là giảm hiệu lực của quá trình điều hành quản lý.
- Về trang thiết bị và ứng dụng CNTT : Công ty cha có sự đầu t đúng mức về các trang thiết bị văn phòng, các loại máy móc đã bắt đầu hỏng hóc, đến giai đoạn lạc hậu. Có thể nói đây chính là nguyên nhân làm cho hoạt động văn phòng thiếu tính linh hoạt và hiệu quả, làm giảm năng suất hoạt động, gây thiệt hại về kinh tế.