III. Các yếu tố ảnh hởng tới hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 :
1.Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 :
và Xây dựng 45-1 :
Mặc dù quy mô phòng HCQT của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít ngời nên một ngời phải đảm đơng nhiều nhiệm vụ, nhng nói chung bộ máy của Phòng đã đợc sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ đợc giao. Cụ thể là :
Việc thu thập thông tin trong Công ty thờng chỉ do một nhân viên văn th Phòng HCQT đảm nhiệm, tuy nhiên, hoạt động này đã đợc thực hiện khá tốt, đáp ứng tối đa các yêu cầu nh :
-Thu thập thông tin một cách chính xác, khách quan theo phơng pháp khoa học
-Phản ánh đợc đầy đủ các khía cạnh cần thiết của sự việc, đối tợng, từ đó giúp cho lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, toàn diện của vấn đề để đa ra những phơng hớng giải quyết đúng đắn và hợp lý.
-Nhờ có sự giúp đỡ của trang thiết bị hiện đại ( máy vi tính, máy photocopy, máy fax ... ), việc thu thập thông tin đợc thực hiện kịp thời.
-Nhân viên văn th thể hiện là ngời có năng lực chuyên môn cao trong việc biét lựa chọn những thông tin có giá trị, chất lợng phục vụ tích cực cho công việc của lãnh đạo; giúp cho mọi hoạt động của Công ty đợc tiến hành thông suốt, hiệu quả.
-Các thông tin quản lý từ các cấp lãnh đạo đều đợc truyền đạt đến đúng đối tợng với những yêu cầu cụ thể một cách chính xác và nhanh chóng.
b- Về hoạt động văn th :
-Nhìn chung, hoạt động văn th đều đáp ứng tốt các yêu cầu, đúng quy trình, thủ tục cần thiết.
-Các loại công văn, giấy tờ đi - đến đều đợc giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời
c- Về hoạt động lu trữ :
- Hàng tháng, quý, Phòng HCQT tổ chức thực hiện vệ sinh, sắp xếp lại kho lu trữ của Công ty; kiểm tra thờng xuyên để phát hiện mức độ h hại của tài liệu từ đó có phơng pháp xử lý kịp thời các tài liệu lu trữ.
- Đầu t mua sắm các trang thiết bị chuyên dùng cho việc lu trữ hồ sơ nh : thiết bị phòng chống cháy nổ, quạt thông gió, thuốc chống ẩm, điều hoà nhiệt độ...
- Thực hiện các quy định về việc bảo quản, lu giữ hồ sơ một cách đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng hồ sơ.
- Không gây mất mát, thất lạc hồ sơ lu trữ. Các tài liệu, văn bản đợc đánh dấu thứ tự; tài liệu lu trữ sau khi hết giá trị đợc tiêu hủy theo đúng nguyên tắc.
- áp dụng công nghệ hiện đại và những ứng dụng tin học trong việc lu trữ văn bản, hồ sơ nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu có giá trị.
d- Về hoạt động hậu cần :
- Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công trờng hợp lý và hiệu quả hơn .
- Duy trì đợc sự tiết giảm hợp lý về các chi phí hành chính VP trong công ty (điện, điện thoại, điện nớc, VP phẩm ...) do tăng cờng công tác quản lý nh khoán vào lơng của CBCNV.
- Công tác an ninh đợc đảm bảo : không để xảy ra việc mất mát tài sản, hiện vật của cán bộ nhân viên Công ty cũng nh của khách hàng
- Trạm y tế ở các công trờng hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho ngời lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ...)
- Hoàn thành hồ sơ, dự án xin cấp đất; giúp cho Lãnh đạo Công ty xin tỉnh Đồng Nai cấp 7 ha đất làm nhà ở cho CBCNV tại khu CN Nhơn Trạch.
- Chế độ chính sách và đời sống của công nhân đợc nâng cao từng bớc : 100% tổng số CBCNV đến hạn đều đợc đề nghị xét nâng lơng. Tổ chức tốt các hoạt động đời sống xã hội cho CBCNV trong Công ty : phong trào văn
nghệ, giao lu chào mừng những dịp lễ, Tết, phối hợp với Công đoàn Công ty tổ chức các chuyến tham quan du lịch, nghỉ mát hàng năm một cách chu đáo và an toàn.
Có thể nói, hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 về cơ bản đã đáp ứng tốt các yêu cầu mà Công ty đề ra. Tuy nhiên, để phát huy hết hiệu quả làm việc, tiến tới những mục tiêu của Công ty trong thời kỳ đổi mới và hội nhập thì ngoài việc phát huy những mặt mạnh, văn phòng Công ty vẫn phải cố gắng rất nhiều trong việc tự hoàn thiện mình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.