II Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy –
1. Hoạt động thông tin :
Hoạt động thông tin tại Công ty đợc tổ chức theo 2 quy trình chính : Thu thập - xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Thông thờng quá trình thông tin đợc tổ chức thành 3 quy trình : thu thập, xử lý và truyền đạt. hình thức tổ chức này thờng đợc áp dụng tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, lợng thông tin và mức độ thông tin chu chuyển nhanh. Thông tin sẽ mất giá trị nếu không đợc xử lý kịp thời và chính xác. Cho nên thờng phải có hẹe thống xử ký tơng ứng. Tại Công ty một mặt cha xác định đợc mức độ quan trọng của việc xử lý thông tin kịp thời, mặt khác thông tin đợc tổ chức theo mô hình phân tán, thông tin thuộc chức năng, chuyên môn của bộ phận nào thì bộ phận ấy giải quyết. Chính vì vậy, hoạt động tại phòng HCQT đợc giảm thiểu. Hai chức năng đợc nhập thành một và dới sự quản lý trực tiếp của một bộ phận. Trên thực tế đây cũng chính là một nhợc điểm đang bộc lộ. Thông tin đã có hiện tợng ùn tắc hoặc không xử lý kịp thời. Từ hạn chế về mặt tổ chức, kết hợp với nhận thức về nhiều đặc thù riêng cha đợc quan tâm tháo gỡ nên đang có những tồn tại nhất định trong hoạt động này.
a- Thu thập và xử lý thông tin :
Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu
thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax. Do hoạt động trên một địa bàn rộng, hoạt động lại cha đợc tổ chức hợp lý nên thông tin nhiều khi cha đợc kịp thời, lực lợng, phơng tiện xử lý ch tơng xứng nên nhiều thong tin quan trọng đã bị bỏ sót, không đợc xử lý hoặc không xử lý thấu đáo. Bộ phận đảm trách hoạt động thông tin của Công ty nhiều khi rất lúng túng trớc việc thông tin quá tải. Thông thờng, phòng HCQT của Công ty phải thu thập và xử lý 2 loại nguồn tin chính : Thông tin từ bên ngoài Công ty và các thông tin nội bộ.
Thông tin bên ngoài Công ty : là những thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh thông tin về thị trờng, thông tin về thiết bị công nghệ; chủ chơng, chỉ đạo, công văn của Chính phủ, Tổng Công ty; thông tin từ các doanh nghiệp, bạn hàng khác nh th chào hàng, đơn đặt hàng, chuyển phát nhanh, báo chí, fax ...
Do tính chất phong phú và đa dạng của nguồn tin, phơng thức tổ chức lại đơn giản, nhiều khi không đợc quan tâm đúng mức nên tiến độ xử lý thông tin không đợc kịp thời. Mặc dù loại tin có tính chất chuyên môn thuộc các lĩnh vực khác nhau đã đợc chuyển xuống các phòng chức năng, nhng việc phân loại và xử lý đơn thuần nhiều khi vẫn lúng túng hoặc tuỳ tiện.
Các thông tin bên trong Công ty ( thông tin nội bộ ) : bao gồm những thông tin về tổ chức bộ máy, thông tin về nhân sự, về cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thông tin bên trong doanh nghiệp còn là sự trao đổi thông tin giữa cấp trên với cấp dới, giữa các phòng ban, bộ phận ngang cấp. Loại thông tin này chủ yếu đợc thu thập bằng hình thức báo cáo, th, quyết định, tờ trình, lệnh điều động, sơ kết - tổng kết, biên bản, đơn, giấy phép ...
Công ty có thế mạnh hơn trong việc xử lý loại thông tin này. Nhng nhất thiết phải có sự coi trọng và quan tâm đến cả hai loại nguồn vì giữa chúng có mối quan hệ tơng tác, nhiều khi ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả của nhau. Không thể xem nhẹ bên này hoặc coi trọng bên kia.
Quá trình thu thập và xử lý thông tin trong Công ty đợc thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau :
- Thông tin dạng văn bản : là loại thông tin chủ yếu và coi trọng nhất đợc thống nhất quản lý thông qua hoạt động văn th - lu trữ ( sẽ đợc trình bày cụ thể ở phần sau )
b- Truyền đạt thông tin :
Hoạt động truyền tin đợc thực hiện dới nhiều hình thức, thông qua hội họp, giao ban là chủ yếu. Thông tin đợc ghi dới dạng các nghị quyết, biên bản hoặc truyền miệng trực tiếp ... Đây cũng là một dạng truyền tin phổ biến của Công ty. Tuy nhiên, hiệu quả quản lý và triển khai trong hoạt động thực tiễn cha cao. Nội dung thông tin đợc truyền nhanh, trực tiếp tới đối tợng quản lý. Nhng năng lực chuyển tải, diễn giải đang là một hạn chế lớn. Mặc khác, việc triển khai các loại thông tin đợc lu giữ, ghi nhớ dới dạng văn bản, nghị quyết nếu không đợc theo dõi, triển khai kịp thời sẽ gây lãng phí lứn và giảm hiệu lực quản lý của bộ máy. Đây cũng chính là một nhợc điểm lớn của Công ty trong việc thực thi quản lý thông tin dới dạng này.
Ngoài ra còn có nhiều hình thức thu thập và xử lý khác trong hoạt động thông tin nh : thông tin quan d luận, đối tác, khách hàng, qua thùng th góp ý kiến, từ nguồn thôn tin đại chúng.... Nhng do cha có quy chế thông tin cụ thể nên các hình thức vẫn chỉ là hình thức, hoạt động cha có bài bản nên hiệu quả cha cao.