MỤC LỤC
Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng nh các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phơng cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan đợc giải quyết nhanh gọn, hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phơng thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Với phơng tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers ).
Từ một công ty mới đợc thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lợng và chất lợng với 10 phòng ban chuyên môn và 13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc.
Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng đợc tinh lọc thờng xuyên, khuyến khích sự tham gia và phỏt triển của mọi thành viờn cựng với việc xỏc định rừ trỏch nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối u. Những năm gần đây, các nhà máy và công xởng trực thuộc Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đều đã đợc trang bị các thiết bị và hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến nh máy ép thủy lực (kích cầu bằng áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập các khối thép hình cầu); máy cuốn lốc thép tấm dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ tấm lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn và các dầm thép lớn, nâng khả năng của Công ty thành một trong những nhà chế tạo cơ khí lớn nhất Việt Nam. Thực tế hàng năm, Công ty đã cho xuất xởng từ 20-30 ngàn tấn thiết bị phục vụ cho các công trình của đất nớc nh : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, các nhà máy đờng, giấy, các cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan trên biển.
Tuy nhiên, nhờ có sự tổ chức, phân công và phối hợp tơng đối khoa học và hợp lý trong nội bộ phòng cũng nh đối với các phòng ban khác, Phòng HCQT đã hoàn thành khá tốt những nhiệm vụ, yêu cầu mà Công ty giao phó, trong đó bao gồm các chức năng chính là chức năng hành chính và chức năng quản trị. Rất nhiều các hoạt động đợc xác lập nh : hoạt động thông tin, hoạt động giao tiếp, hoạt động xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản, hoạt động xây dựng các kế hoạch, chơng trình hoạt động chung, hoạt động văn th-lu trữ, hoạt động tham mu tổng hợp, hoạt động kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động văn phòng, hoạt động hậu cần.
Do hoạt động trên một địa bàn rộng, hoạt động lại cha đợc tổ chức hợp lý nên thông tin nhiều khi cha đợc kịp thời, lực lợng, phơng tiện xử lý ch tơng xứng nên nhiều thong tin quan trọng đã bị bỏ sót, không đợc xử lý hoặc không xử lý thấu đáo. Thông tin bên ngoài Công ty : là những thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh thông tin về thị trờng, thông tin về thiết bị công nghệ; chủ chơng, chỉ đạo, công văn của Chính phủ, Tổng Công ty; thông tin từ các doanh nghiệp, bạn hàng khác nh th chào hàng, đơn đặt hàng, chuyển phát nhanh, báo chí, fax. Mặc dù loại tin có tính chất chuyên môn thuộc các lĩnh vực khác nhau đã đợc chuyển xuống các phòng chức năng, nhng việc phân loại và xử lý đơn thuần nhiều khi vẫn lúng túng hoặc tuỳ tiện.
Các thông tin bên trong Công ty ( thông tin nội bộ ) : bao gồm những thông tin về tổ chức bộ máy, thông tin về nhân sự, về cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặc khác, việc triển khai các loại thông tin đợc lu giữ, ghi nhớ dới dạng văn bản, nghị quyết nếu khụng đợc theo dừi, triển khai kịp thời sẽ gõy lóng phớ lứn và giảm hiệu lực quản lý của bộ máy.
Đồng thời ngời soạn thảo tài liệu mới phải tham khảo các tài liệu có liên quan đang còn hiệu lực và đợc sử dụng trong Công ty, để tránh tình trạng chồng chéo và không thống nhất trong cùng một mục đích. - Phó Giám đốc Kinh tế phê duyệt : các hóa đơn bán hàng và các tài liệu liên quan đến việc thu hồi vốn đã đợc Giám đốc Công ty phân công phụ trách; và các văn bản, tài liệu đã đợc Giám đốc Công ty ủy quyền bằng văn bản. Các loại tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc biệt nh thông tin về truyền thống, quá trình hình thành và phát triển của Công ty hoặc hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lu giữ.
Nhìn chung, bộ phận văn th lu trữ Công ty 45-1 đã thực hiện khá tốt công tác bảo quản lu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị, phục vụ tích cực cho công tác điều hành, quản lý của các cấp lãnh đạo và hoạt động của các đơn vị, phòng ban trong công ty; đáp ứng tốt các yêu cầu về tra cứu, tham khảo tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động chung và làm lợi về mặt kinh tế cho Công ty. Lĩnh vực hoạt động của Công ty 45-1 chuyên về xây dựng và lắp ráp thiết bị máy móc, do vậy Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nớc phục vụ cho việc thi công xây lắp.
Mặc dù quy mô phòng HCQT của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít ngời nên một ngời phải đảm đơng nhiều nhiệm vụ, nhng nói chung bộ máy của Phòng đã đợc sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ đợc giao. -Nhân viên văn th thể hiện là ngời có năng lực chuyên môn cao trong việc biét lựa chọn những thông tin có giá trị, chất lợng phục vụ tích cực cho công việc của lãnh đạo; giúp cho mọi hoạt động của Công ty đợc tiến hành thông suốt, hiệu quả. - Hàng tháng, quý, Phòng HCQT tổ chức thực hiện vệ sinh, sắp xếp lại kho lu trữ của Công ty; kiểm tra thờng xuyên để phát hiện mức độ h hại của tài liệu từ đó có phơng pháp xử lý kịp thời các tài liệu lu trữ.
- Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công trờng hợp lý và hiệu quả hơn. - Trạm y tế ở các công trờng hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho ngời lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ..).
Cần có sự đầu t hợp lý về các trang thiết bị trong việc thu thập và xử lý thông tin, đồng thời tuyển mới và đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên văn. - Việc tiếp nhận, xử lý các văn bản, công văn đến và đi trong thời gian mùa vụ ( thời điểm các công trình, đội sản xuất đồng loạt thi công ) có nhiều công việc cần phải giải quyết nhanh chóng, đề nghị chuyển một số nhân viên văn phòng ở những bộ phận khác sang hỗ trợ cho phòng HCQT hoặc tuyển thêm nhân viên văn phòng làm việc mùa vụ giúp cho công việc đợc thông suốt, hiệu quả. - Đề nghị lãnh đạo Công ty xem xét tạo điều kiện cho cán bộ ( Trởng – Phó phòng và nhân viên văn th ) Phòng HCQT đợc đào tạo, bồi dỡng liên tục dới mọi hình thức thích hợp để bổ sung và nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn nhằm thực hiện tốt hơn những yêu cầu của công việc.
- Đầu t mua sắm mới các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của văn phòng nh : máy vi tính, máy fax, máy photocopy. - Đề nghị các phòng ban nghiệp vụ, Xí nghiệp, Chi nhánh, Nhà máy, đội công trình tạo mọi điều kiện giúp đỡ để phòng HCQT nhận đợc sự hợp tác tích cực cần thiết trong thủ tục hành chính, quản lý, sử dụng, bảo quản, thu hồi, thuyên chuyển, điều phối vật t, thiết bị, dụng cụ hành chính văn phòng, góp phần vào việc hoàn thành tiến độ chất lợng công trình và tiết kiệm, tiết giảm chi phí tránh thất thoát h hỏng.