Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty lắp máy & Xây dựng 45-1
Mở đầuNền kinh tế nớc ta đã chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc từ nhiều năm nay, tuy nhiên, công tác quản lý hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp về cơ bản vẫn còn nhiều bất cập.Mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là tồn tại và phát triển. Điều này phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động của khối văn phòng trong các doanh nghiệp. Điều đáng nói là trong cơ chế tập trung bao cấp trớc đây, Nhà nớc đã ôm đồm, thâu tóm mọi quyền lực trong tay, xây dựng một hệ thống hành chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh là một phơng tiện để quản lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trờng, do đó đã làm mất đi tính chủ động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp Nhà nớc. Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc đây thì bây giờ nền hành chính trong các doanh nghiệp của cả Nhà nớc và t nhân đều đã đợc cải cách đáng kể.Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trớc xu thế hiện nay, vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trờng không chỉ bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trờng cạnh tranh khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể đợc tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng.Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách nhìn nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh là ô-sin chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm tới việc đào tạo cán bộ văn phòng theo hớng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và phù hợp với các yêu cầu của nền kinh tế thị trờng.- 1 - Là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay. Công ty cũng nằm trong tình hình chung của đất nớc hiện nay là vừa phải giữ vững và mở rộng thị trờng bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập một cơ cấu văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu quả giúp cho việc hoạch định các chính sách, chiến lợc và đa ra các quyết định quản lý một cách đúng đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ và phát triển các hoạt động của mình.Đứng trớc hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã nỗ lực cải cách, thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản trị hành chính văn phòng trong Công ty để từng bớc phù hợp với nền kinh tế thị trờng, tăng khả năng cạnh tranh nhằm đạt tốt nhất mục tiêu đề ra.Sau thời gian đợc tiếp cận thực tiễn tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 cùng với việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết về vấn đề quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài này để làm Luận văn tốt nghiệp. Qua đây em cũng xin nêu một số kiến nghị của mình nhằm nâng cao chất lợng hoạt động tại phòng Hành chính Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn, hớng tới một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, thời gian thực tập và lợng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài luận văn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét của các thầy cô giáo để bài viết hoàn chỉnh hơn.- 2 - Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 phần chính :Phần 1 Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1Phần 3 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1.Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy h-ớng dẫn Nguyễn Thanh Hải và Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1, đặc biệt là Trởng phòng Hành chính Quản trị Phạm Minh Châu đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này.- 3 - Phần 1Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng I. Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng : Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, dù hiểu nó ở khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị cũng đều có những đặc điểm và tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực mà đơn vị, tổ chức đó hoạt động. Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ tr-ởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với các cơ quan, đơn vị khác. Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của các phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị. Nh vậy, văn phòng vừa là bộ nhớ của thủ trởng, của Ban lãnh đạo, vừa là tai , mắt và là bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hành chính văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả công việc của lãnh đạo cũng nh cán bộ viên chức và của toàn cơ quan, đơn vị.Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra với những tính chất đặc thù nhất định :-Đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trờng v.v . theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là một trong những nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.-Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi.ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con ngời v.v . phục vụ cho hoạt động tiến tới mục - 4 - tiêu của chính nó, góp phần đắc lực vào quá trình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức. Còn ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc.Tóm lại, văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo và sử dụng các hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò của văn phòng đợc thể hiện ở những điểm sau :-Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh những công việc mang tính sự vụ không đáng có; tập trung vào những công việc chính, quan trọng; chỉ đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu quả hơn.-Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, liên tục và thống nhất.-Bảo đảm hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng.-Giữ đợc vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với khách hàng và với các cơ quan, tổ chức khác.Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau, nhng dù đợc tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản là : Tham mu tổng hợp và hỗ trợ hậu cần.- 5 - Chức năng tham mu tổng hợp :Thực hiện chức năng tham mu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức quá trình làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nh vậy, tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trờng hợp là không thể thực hiện đợc hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan trong việc ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham m-u cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu.Chức năng hậu cần :Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính v.v . là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi cơ quan, tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu quả. Chúng phải đợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của - 6 - văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt đợc hiệu quả cao nhất.Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, ngời ta phân chia thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn phòng, ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng nh sau :-Xây dựng chơng trình và tổ chức thực hiện chơng trình. -Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.-Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tác th từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác, cũng nh với các cá nhân nói chung.-Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.-Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. -Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. -Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật t, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết; thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh.-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức (các quản trị viên ) trong văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính - 7 - văn phòng; chỉ đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các cấp văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trởng. Thủ trởng văn phòng (chánh, phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trớc thủ trởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trơng, nhiệm vụ, chơng trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng; thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v . nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách. Tuỳ theo quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp. Chánh văn phòng là ngời lãnh đạo cao nhất trong văn phòng, trực tiếp chỉ đạo công việc cho các phó chánh văn phòng và các nhân viên khác. Thờng có 2 phó chánh văn phòng, một ngời chịu trách nhiệm về hành chính, còn ngời kia chuyên về quản trị.Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác.II Các hoạt động cơ bản của văn phòng :Trong văn phòng thờng có 3 bộ phận chính : thu thập xử lý thông tin, văn th - lu trữ và quản trị. - 8 - Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, đợc thể hiện dới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh . Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy.Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau :1. Hoạt động thông tin :Hoạt động thông tin đợc chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.Các tác nghiệp cụ thể :-Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt đợc. Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo.-Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trởng cơ quan ký.-Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi đợc phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi đợc phân công ).Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi ngời chuyên viên ( hay th ký ) phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản :a) Thu thập thông tin : Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bớc tiếp theo. Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các - 9 - phơng tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản lý Nhà nớc và qua săn tìm thông tin.Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng đợc các yêu cầu : -Chính xác, khách quan đòi hỏi phơng pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con ngời và khả năng của trang thiết bị.-Đầy đủ, rõ ràng phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý không để lãng phí, d thừa thông tin.-Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tợng.-Chất lợng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định.b) Xử lý thông tin : Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin chỉ có giá trị khi đã đợc xử lý.Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt đợc thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định; đợc thực hiện bằng các quy trình có sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn.Thông tin thờng đợc thể hiện thành các luồng : Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Thông tin nội bộCác nguồn thông tin này phải đợc xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và phát huy tác dụng.Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phơng pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng đợc chú ý.- 10 - [...]... hình Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 18 1 Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển Công ty 18 2 Tổ chức cơ cấu của 20 3 Sơ lợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 22 II Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 24 Phần 3 : một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty lắp máy và Xây dựng 45-1 28 1 Một số nhận xét về công. .. động văn phòng 4 I Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng 4 II Các hoạt động cơ bản của văn phòng 9 1 Hoạt động thông tin 9 a- Thu thập thông tin 10 b- Xử lý thông tin 10 c- Truyền đạt thông tin 11 2 Hoạt động văn th - lu trữ 12 3 Hoạt động hậu cần 13 III Các yếu tố tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng 14 - 33 - Phần 2 : Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty lắp máy và 18 xây dựng 45-1 I... Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 I Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-1 1 Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đợc thành lập từ năm 1980 có tiền thân từ Liên hợp các Xí nghiệp Lắp máy 45 Khi nớc nhà thống nhất, hơn 2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này đợc điều động vào miền Đông Nam Bộ để - 17 - xây lắp. .. chung của hoạt động văn phòng, tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Qua đó cho thấy trách nhiệm của văn phòng rất nặng nề bởi công việc văn phòng tởng nh đơn giản song trong thực tế lại không kém phần phức tạp Với một khối lợng công việc lớn, nhiều đầu mối bộ phận dàn trải khắp nơi nh Lắp máy 45-1 thì yêu cầu nâng cao chất lợng hoạt động và... công tác văn phòng của Công ty Lắp máy 45-1 28 2 Giải pháp khắc phục và một số kiến nghị 31 Kết 32 luận - 34 - Sơ đồ tổ chức công ty lắp máy và xây dựng 45-1 Giám đốc công ty Đại diện chất lợng phòng Quản lý chất lợng Phó giám đốc c .ty phòng Quản lý máy Ban An toàn lao động Nhóm thiết kế kỹ thuật đội trởng đội lắp máy số 1 đội trởng đội lắp máy số 2 đội trởng đội lắp máy số 3 đội trởng đội lắp máy số... công tác của từng phòng ban hoặc các xí nghiệp, công trình, cá nhân đang công tác tại Công ty để trang bị các loại máy văn phòng ( máy fax, máy photo, điện thoại, máy điều hòa ) phục vụ cho hoạt động chung của Công ty Đối với điện thoại, các máy trang bị tại bàn làm việc của lãnh đạo Công ty thì do Văn phòng quản lý, bảo quản -Văn phòng Công ty quản lý các xe ô tô con, bảo đảm xe hoạt động phục vụ tốt,... toàn Công ty -Quản lý về nhà cửa, đất đai ( tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối và làm các thủ tục về đất ) -Xây dựng quy định, nội quy bảo vệ trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trờng trong các đơn vị của Công ty Phần 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 1 Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng. .. thảo văn bản 2 Hoạt động văn th - lu trữ : Công tác văn th gọi chung là công văn, đợc chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn th Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục - 11 - Đối với Công văn đến cần phải thực hiện 7 bớc : -Kiểm tra sơ bộ công. .. độc quyền tại VN về chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói các công trình phục vụ cho ngành cơ khí và xây dựng - 22 - II Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Phòng Hành chính Quản trị là một thực thể tồn tại khách quan, do vậy, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, các đơn vị khác cả về phơng diện kinh tế cũng nh xã hội Để thực hiện... Công ty hoặc hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lu giữ 3 Hoạt động hậu cần : Lĩnh vực hoạt động của Công ty 45-1 chuyên về xây dựng và lắp ráp thiết bị máy móc, do vậy Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nớc phục vụ cho việc thi công xây lắp -Về trang thiết bị VP : Căn cứ vào những yêu cầu cần thiết cho hoạt động công . tồn tại và phát triển.Phần 2Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1I Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-11 .. Luận văn gồm có 3 phần chính :Phần 1 Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy