MỤC LỤC
Công tác văn th gọi chung là công văn, đợc chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi. Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn th. Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện.
Không dợc đóng dấu khống chỉ, không đợc tuỳ tiện mang con dấu theo ngời. Công tác lu trữ : Lu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lu của công văn đi ( bản chính ) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải đợc chuyển vào lu trữ.
+ Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lu trữ quốc gia + Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phơng thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phơng tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo đợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con ngời cụ thể.
Nh vậy, để văn phòng hoạt động đợc thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ đợc phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân. Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đờng ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã đợc các hãng gas trên cả nớc ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp đặt ).
Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc.
Phòng Hành chính Quản trị là một thực thể tồn tại khách quan, do vậy, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, các. Để thực hiện tốt các chức năng tham mu tổng hợp và hậu cần, Phòng Hành chính Quản trị Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết đợc, vì trên thực tế phải đảm đơng rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, việc không tên. Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax.
Hoạt động này đợc thực hiện thông qua việc ban hành các quyết định, văn bản giữa các cấp quản lý tới các phòng ban, các cá nhân, giữa ban điều hành tới các đội sản xuất, công trình; lập bảng thông báo, tạp chí hoặc báo nội bộ. Hàng tuần, phụ trách các đơn vị sản xuất chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo các kết quả đã đạt đợc và những công việc cha hoàn thành đúng tiến. Hàng tháng ( đầu tháng ), Giám đốc Công ty chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo việc thực hiện kế hoạch của Công ty v.v.
-Trang bị các phơng tiện thông tin liên lạc nh điện thoại, fax tới các công trình và các phơng tiện tin học E-mail (th điện tử) và website cho những đơn vị cần thiết.
Đối với những văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị liên quan đến quá trình sản xuất, kỹ thuật của Công ty đều do Phòng Pháp chế lu giữ và quản lý. Các loại tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc biệt nh thông tin về truyền thống, quá trình hình thành và phát triển của Công ty hoặc hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lu gi÷. Lĩnh vực hoạt động của Công ty 45-1 chuyên về xây dựng và lắp ráp thiết bị máy móc, do vậy Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nớc phục vụ cho việc thi công xây lắp.
-Về trang thiết bị VP : Căn cứ vào những yêu cầu cần thiết cho hoạt động công tác của từng phòng ban hoặc các xí nghiệp, công trình, cá nhân đang công tác tại Công ty để trang bị các loại máy văn phòng ( máy fax, máy photo, điện thoại, máy điều hòa .. ) phục vụ cho hoạt động chung của Công ty. -Văn phòng Công ty quản lý các xe ô tô con, bảo đảm xe hoạt động phục vụ tốt, có biện pháp kiểm tra chặt chẽ thực hiện tốt quy chế. Hàng tuần các phòng, ban của Công ty đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tô đi công tác gửi cho Văn phòng để lên kế hoạch sử dụng xe và phải có giấy xin xe ghi rõ : Địa điểm công tác, thời gian đi và về, trởng phòng ký giấy xin xe, Giám.
-Văn phòng quản lý việc sử dụng và quyết toán thu – chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, thanh lý, mua sắm, bảo trì, bảo dỡng hoặc sửa chữa tài sản cho khối văn phòng.
-Xây dựng quy định, nội quy bảo vệ trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trờng trong các đơn vị của Công ty. -Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin một cách cập nhật, nhanh chóng - Tiếp nhận, quản lý, soạn thảo và sử dụng các công văn, giấy tờ đến và. -Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công tr- ờng hợp lý và hiệu quả hơn.
-Duy trì đợc sự tiết giảm hợp lý về các chi phí hành chính VP trong công ty (điện, điện thoại, điện nớc, VP phẩm ..) do tăng cờng công tác quản lý nh khoán vào lơng của CBCNV. -Công tác an ninh đợc đảm bảo : không để xảy ra việc mất mát tài sản, hiện vật của cán bộ nhân viên Công ty cũng nh của khách hàng. -Trạm y tế ở các công trờng hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho ngời lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ..).
-Chế độ chính sách và đời sống của công nhân đợc nâng cao từng bớc : 100% tổng số CBCNV đến hạn đều đợc đề nghị xét nâng lơng.
-Đối với việc tiếp nhận, xử lý các văn bản, công văn đến và đi trong thời gian mùa vụ ( thời điểm các công trình, đội sản xuất đồng loạt thi công ) có nhiều công việc cần phải giải quyết nhanh chóng, đề nghị chuyển một số nhân viên văn phòng ở những bộ phận khác sang hỗ trợ cho phòng HCQT giúp cho công việc đợc thông suốt, hiệu quả. -Yêu cầu nâng cao trách nhiệm và năng lực đối với những công việc đợc lãnh đạo giao phó, không để xảy ra tình trạng công văn giấy tờ trì trệ, không kịp thêi. -Trang bị đồng phục công sở cho các nhân viên làm công tác lễ tân, nhân viên văn phòng.
-Đầu t mua sắm mới các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của văn phòng nh : máy vi tính, máy fax, máy photocopy. Bảo vệ phải cắt ca trực, kiểm tra phòng ốc, điện nớc các phòng làm việc sau khi hết giờ. -Yêu cầu trởng các đơn vị, bộ phận dới công trờng quản lý chặt chẽ vật t, thiết bị và dụng cụ hành chính văn phòng.
-Điều phối nhân lực, giúp đỡ các phơng tiện - thiết bị thi công cho các công trình của Công ty.