II Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy –
Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại :
Về cơ bản, Phòng HCQT Công ty 45-1 đã có nhiều cố gắng trong các hoạt động tác nghiệp nhng do số nhân viên văn phòng còn hạn chế mà khối lợng công việc lại quá lớn ( vì Công ty có nhiều đơn vị phân chia ở nhiều nơi khác nhau, mỗi đơn vị lại tập trung các yêu cầu về mọi hoạt động văn phòng cho Phòng HCQT của Công ty giải quyết nên công việc bị dàn trải), do vậy văn phòng cũng mắc phải một số khuyết điểm tập trung chủ yếu vào đặc điểm này nh sau :
-Hoạt động thông tin – văn th lu trữ : Khi có nhiều công trình đợc thi công cùng thời gian thì số lợng các công văn, giấy tờ đi - đến nhiều song số l- ợng ngời lại quá mỏng, không thể giải quyết hết trong ngày, ảnh hởng đến tiến độ công việc.
-Hoạt động hậu cần : trang thiết bị văn phòng đã cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hởng đến tiến độ và phơng pháp làm việc. Văn th khu vực văn phòng cha có đồng phục công sở, ảnh hởng tới việc giao tiếp đối nội - đối ngoại và hình tợng của Công ty đối với khách hàng.
-Về ý thức trách nhiệm của nhân viên Công ty : ở một số bộ phận dới công trờng - những nơi xa sự quản lý giám sát của phòng còn xảy ra tình trạng đi muộn về sớm, tự ý bỏ việc không xin phép ... từ đó dẫn đến kỷ luật lao động thấp.
Một vài cá nhân, bộ phận ở các đơn vị trực thuộc không thực hiện nghiêm túc quy chế tiết kiệm của Công ty ( xăng, dầu, điện nớc, giấy ...), quản lý lỏng lẻo gây mất mát các thiết bị và tài sản văn phòng.
Các nhân viên bảo vệ bỏ ca có hệ thống vào ca đêm và ngày Chủ nhật. Sau giờ làm việc, tổ Bảo vệ không đi kiểm tra lại khu vực văn phòng ( không tắt các thiết bị văn phòng - điện, nớc hoặc không kiểm tra các thiết bị phòng chống hỏa hoạn v.v... ).