Nghiên cứu khoa học: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Kết cấu đề tài. 2 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 3 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP. 3 1.1.1.Một số khái niệm. 3 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng. 3 1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng. 4 1.1.1.3. Các nội dung của quản trị văn phòng 4 1.1.1.4. Mục tiêu của quản trị văn phòng 5 1.1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng. 6 1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 7 1.2.1. Chức năng của văn phòng. 7 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng. 9 1.2.2.1. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 9 1.2.2.2. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản. 10 1.2.2.3. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. 10 1.2.2.4. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp. 11 1.3. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIÊP 11 1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. 11 1.3.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. 12 1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp. 13 1.3.3.1. Công tác tham mưu. 13 1.3.3.2. Công tác tổng hợp 13 1.3.4. Công tác hậu cần. 13 1.3.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. 14 1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ. 14 1.3.6.1. Công tác văn thư. 14 1.3.6.2. Công tác lưu trữ. 15 TIỂU KẾT 15 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ 16 2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ 16 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 16 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ. 17 2.1.4. Hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Nam Đình Vũ 18 2.1.4.1. Tình hình lao động của công ty. 18 2.1.4.2. Hoạt động kinh doanh 19 2.2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ 20 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ 21 2.2.2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. 22 2.2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. 22 2.2.2.2. Công tác thông tin, báo cáo. 22 2.2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc 24 2.2.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ. 26 2.2.2.4.1. Công tác văn thư. 27 2.2.2.4.2. Công tác lưu trữ. 39 2.2.2.5. Công tác hậu cần. 42 2.2.2.6. Công tác tổ chức hội nghị. 44 2.2.2.7. Công tác bảo vệ và công tác phục vụ 46 2.2.2.7.1. Công tác bảo vệ. 46 2.7.2. Công tác phục vụ. 46 TIỂU KẾT 48 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 49 3.1. Giải pháp về cơ cấu. 49 3.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng. 49 3.2.1. Đối với người lãnh đạo 50 3.2.2. Đối với nhân viên văn phòng 52 3.2.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 53 3.3.3. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 55 3.3.1. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 56 3.3.2. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 57 3.3.3. Đơn giản hóa thủ tục làm việc 57 3.4. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV 58 3.5. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban. 59 3.6. Giải pháp về hoạt động. 59 3.6.1. Công tác tham mưu tổng hợp. 59 3.6.2. Công tác thông tin, báo cáo. 60 3.6.3. Công tác văn thư lưu trữ. 61 TIỂU KẾT 63 KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là: Bùi Văn Hùng thực công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua, Tôi xin hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, tháng… năm 2015 Ký tên Bùi Văn Hùng LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tập lớn này,trong trình tìm hiểu thu thập, tổng hợp thông tin nhận hướng dẫn, giúp đỡ góp ý nhiệt tình quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước tiên, em xin chân thành cám ơn quý thầy cô Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt nhứng thầy cô tận tình dạy bảo cho em suốt thời gian học tập Em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến cô T.S Bùi Thị Ánh Vân dành nhiều thời gian tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu đưa nhiều lời khuyên bổ ích giúp em hoàn thành tập Đồng thời, em xin cám ơn ban giám đốc anh chị công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hỗ trợ em trình nghiên cứu tạo điều kiện cho em tìm hiểu để có liệu viết Trong trình nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng làm song đề tài không tránh khỏi thiều sót hạn chế Vì thế, mong nhận góp ý quý thầy cô Hội đồng bảo vệ đề tài, thầy cô trường bạn đọc Những đóng góp người giúp nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBCNV Cán công nhân viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBCNV Cán công nhân viên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài 2.Mục đích nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Kết cấu đề tài CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG .3 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng 1.1.1.3 Các nội dung quản trị văn phòng 1.1.1.4 Mục tiêu quản trị văn phòng 1.1.2 Vai trò tầm quan trọng công tác văn phòng .6 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.2.1 Chức văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.2.2.1 Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin .9 1.2.2.2 Thực nhiệm vụ biên tập, phát hành quản lý chịu trách nhiệm tính pháp lý văn 10 1.2.2.3 Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng 10 1.2.2.4 Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục doanh nghiệp 11 1.3 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIÊP 11 1.3.1 Thu thập xử lý thông tin doanh nghiệp 11 1.3.2 Xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp .12 1.3.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 13 1.3.3.1 Công tác tham mưu 13 1.3.3.2 Công tác tổng hợp 13 1.3.4 Công tác hậu cần 13 1.3.5 Tổ chức họp, hội nghị 14 1.3.6 Công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.6.1 Công tác văn thư 14 1.3.6.2 Công tác lưu trữ 15 TIỂU KẾT 15 CHƯƠNG II .16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ 16 2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ 16 3.Quá trình hình thành phát triển .16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Công ty CPĐT Nam Đình Vũ 17 2.1.4 Hoạt động kinh doanh công ty cổ phần Nam Đình Vũ 18 2.1.4.1 Tình hình lao động công ty 18 2.1.4.2 Hoạt động kinh doanh 19 2.2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ .20 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành công ty CPĐT Nam Đình Vũ .21 2.2.2 Thực trạng công tác văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ.22 2.2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp .22 2.2.2.2 Công tác thông tin, báo cáo 22 2.2.2.3 Xây dựng chương trình làm việc 24 2.2.2.4 Công tác văn thư, lưu trữ 26 2.2.2.4.1 Công tác văn thư 27 2.2.2.4.2 Công tác lưu trữ 39 2.2.2.5 Công tác hậu cần 42 2.2.2.6 Công tác tổ chức hội nghị .44 2.2.2.7 Công tác bảo vệ công tác phục vụ 46 2.2.2.7.1 Công tác bảo vệ 46 2.7.2 Công tác phục vụ 46 TIỂU KẾT 48 CHƯƠNG III 49 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 49 3.1 Giải pháp cấu 49 3.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán công nhân viên văn phòng 49 3.2.1 Đối với người lãnh đạo 50 3.2.2 Đối với nhân viên văn phòng 52 3.2.3 Quản trị nhân kết hợp khoa học nghệ thuật .53 3.3.3 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 55 3.3.1 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành công ty 56 3.3.2 Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin quản lý 57 3.3.3 Đơn giản hóa thủ tục làm việc .57 3.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV 58 3.5 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban 59 3.6 Giải pháp hoạt động 59 3.6.1 Công tác tham mưu tổng hợp 59 3.6.2 Công tác thông tin, báo cáo 60 3.6.3 Công tác văn thư lưu trữ 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC 66 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ngoại lệ Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ góp phần giúp công ty thực công tác văn phòng coi mặt toàn công ty Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung công ty Nam Đình Vũ nói riêng Chỉ cần lấy mảng nhỏ công tác văn phòng thu thập xử lý thông tin để làm chứng thấy tầm quan trọng văn phòng Hàng ngày công ty thường xuyên có văn đi, văn bảnđến Nếu văn phòng mà cụ thể phòng văn thư nơi tiếp nhận xử lý giải số văn bảnđó hoạt động công ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng Đó lí em chọn nghiên cứu đề tài:" Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" Mục đích nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận văn phòng công tác văn phòng, từ phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ để rút điểm mạnh, điểm yếu công tác văn phòng công ty nhằm vấn đề cần nghiên cứu, xem xét cần giải công tác văn phòng công ty Bên cạnh em xin phép đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Cơ sở lý luận văn phòng nghiên cứu thực tiễn hoạt động văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ - Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh công ty đặc biệt phận văn phòng công ty - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng công ty như: công tác văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, - Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu góp phần hoàn thiện công tác văn phòng công ty Phương pháp nghiên cứu Tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu Tiểu luận gồm chương Chương I: Những vấn đề văn phòng Chương II: Thực trạng công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng Cùng với phát triển chung kinh tế khu vực giới, quandoanh nghiệp nước ta tự đổi mới, tự khẳng định để hoà nhập với phát triển Để đáp ứng yêu cầu nhiều quan, doanh nghiệp đời kéo theo hình thành hệ thống văn phòng quan doanh nghiệp với mục đích đảm bảo cho tồn phát triển Văn phòng phận phụ trách công việc giấy tờ, hành quan, văn phòng hiểu máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động quan đơn vị đó.Ngoài văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước tổ chức kinh tế xã hội Như thuật ngữ văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu lực hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do đó, định nghĩa khái quát văn phòng sau:" Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức; máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả" [2; Tr 20] lẫn công việc để đạt mục tiêu chung công ty Thực tế việc bố trí phòng làm việc phòng hành nhiều bất cập ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công việc.Vì việc bố trí phòng tiếp khách tách riêng phòng làm việc nhân viên văn phòng vấn đề cần thực Cần mở rộng thêm không gian làm việc cho trưởng phòng tách riêng với nhân viên, nên bố trí vách ngăn bàn làm việc nhân viên văn phong để hạn chế ảnh hưởng tâm lý công việc, tạo tính tập chung cao, hạn chế nói chuyên riêng làm việc Mầu sắc ánh sang văn phong ảnh hưởn đến tâm lý làm việc nhân viên Nhận thấy văn phòng thường chưa ý đến vấn đề này, ánh sáng văn phòng tối, sơn mầu vàng làm ấm phòng dễ gây mệt mỏi làm việc cần có kết hợp ánh sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo để tạo môi trường làm việc động 3.3.1 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành công ty Để công việc công ty giải nhanh chóng, xác, hiệu công việc phải chuyên môn hóa nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chương trình làm việc cách cụ thể mơi diễn cách kho học, logic, xác, kịp thời.Đây vấn đề cốt lõi mà phòng hành cần nắm rõ bám trọng tâm trọng điểm Để tránh văn phòng hoạt động cách bị động lãnh đạo văn phòng phối hợp nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có phân tích, định kịp thời Việc thực công việc văn phòng phải dựa quy chế hoạt đông chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động công ty Để theo kịp xu hướng phát triển mô hình tổ chức quản lý văn phòng xây dựng mấu hình người quản lý chuyên nghiệp công ty nên tổ chức cho cán lý học tập nâng cao trình độ, khả quản lý chuyên nghiệp Đặc biệt ngoại ngữ tin học phần mềm quản lý ứng dụng văn phòng 56 Xây dựng quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn công việc mục tiêu chung công ty thông qua chuyên du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm nâng cao tinh thần làm việc tập thể Đặc biệt người lãnh đạo tạo quan hệ tốt nội văn phòng, thân thiện động viên, giúp đỡ khiến họ cảm thấy quan tâm chia sẻ họ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say công việc, nhiệt tình trung thành với công ty Người lãnh đạo phải khéo léo việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác 3.3.2 Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Trang thiết bị tương đối hiên đại tạo môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng suất lao động mà nâng cao sức khỏe cán nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý trở thành xu chung, phần mềm quản lý ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại Hiện công ty cần thay số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt nhận thấy số tài liệu có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến trình lưu trữ sử dụng văn Hiện không gian văn phòng bị han chế đồng thời trang thiết bị văn phòng lại cồng kềnh làm ảnh hưởng đến không gian bàn làm việc nhân viên, thiếu gon gàng thoáng mát Hiện phòng hành áp dụng số phần mềm kế toán văn phòng sử dụng hệ thống kết nối mạng nội tốc độ đường chuyền chưa cao làm ảnh hưởn đến trình quản lý lãnh đạo 3.3.3 Đơn giản hóa thủ tục làm việc Hiện nay, nhà nước không ngừng cải tiến thủ tục hành chính, thủ tục hành bớt rưởm rả hơn.Đây điều kiện thuận lợi để công ty đổi cách quản lý thủ tục hành mình.Khi tiến hành thủ tục 57 hành chính, vài bước tiết kiệm nhiều thời gian chi phí 3.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn môi trường tinh thần Môi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nó khiến người lao động hăng say cống hiến ngược lại họ chán nản làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc Để xây dựng môi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: Cán công nhân viên phải rèn cho đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi tìm tòi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức Về phía ban lãnh đạo tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên Đầu tư trang thiết bị cần thiết đại.Lãnh đạo công ty cần công đưa sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy khả cạnh tranh người.Đặc biệt công ty có tượng muộn sớm, số nhân viên không chấp hành nội quy mà lãnh đạo đề Lãnh đạo phải kỷ luật nghiêm minh trường hợp như: trước hết nhắc nhở, trừ thưởng chí trừ lương Đồng thời sách tiền lương sách hữu hiệu Cán công nhân viên phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến Trên thực tế sách tiền lương công ty thực tốt tạo cho nhân viên cảm giác an tâm làm việc Tóm lại, để nâng cao hiệu công tác văn phòng toàn thể cán công nhân viên công ty phải đồng lòng để công ty thực nhà thứ hai người 58 3.5 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban Công ty tổng thể gồm nhiều phòng ban đơn vị Công ty hoạt động có hiệu tức tổng thể thống từ xuống dưới, đặc biệt văn phòng đầu mối công việc mối quan hệ văn phòng phòng ban quan trọng góp phần thành công tất phận Trên thực tế phối kết hợp phòng ban văn phòng chưa thực nghiêm túc Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi không gặp trở ngại Vị dụ: Đơn giản phòng kỹ thuật muốn xem xét văn giấy tờ có liên quan đến công việc, phòng kỹ thuật nhân viên văn thư kết hợp không gây châm trễ cho phòng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp hay hội nghị phải lên kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức hành sớm tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Hoặc có thay đổi chương trình phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để văn phòng điều chỉnh gây tình trạng lênh lạc chương trình vừa tốn thời gian vừa tốn công sức tiền 3.6 Giải pháp hoạt động 3.6.1 Công tác tham mưu tổng hợp Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình công tác hợp lý giúp cho hoạt động công ty phòng ban diễn liên tục có hiệu Trên thực tế từ hạn chế nguyên nhân trình bày em xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế sau: - Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư lưu trữ từ nhân viên chuyên sâu vào công việc Qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham 59 mưu cho lãnh đạo vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên ban lãnh đạo công ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty - Khi lập chương trình công tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý Khi xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống theo hệ thống chiều dọc nội dung, cấp cấp - Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể cán văn phòng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên - Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính toán đến dự phòng yếu tố mặt thời gian điều kiện cần thiết khác Xây dựng chương trình công tác tuân thủ nguyên tắc góp phần giúp cán văn phòng xây dựng kế hoạch tổng hợp đảm bảo yếu tố cụ thể, thiết thực phù hợp 3.6.2 Công tác thông tin, báo cáo Ngày thành tựu công nghệ thông tin tạo cho người có hội tốt để phát triển mặt, nâng cao chất lượng công việc Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực bên cạnh nguồn lực khác như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu Không thông tin vượt lên hàng đầu Do thông tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động công ty Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo phận khác công ty, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thông tin Thông thường có nhiều nguồn thông tin khác nhau, văn phòng thu thập 60 thông tin phân loại theo lĩnh vực, vấn đề, từ xếp theo hệ thống để tránh thông tin trùng lặp xác định độ xác thông tin Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo phòng ban công ty nhân viên văn thư phải lưu lại thông tin cung cấp để tiện cho việc cung cấp lần sau làm chứng cần thiết Để khắc phục yếu công tác thông tin báo cáo phận văn thư em xin đưa số biên pháp sau đây: - Trên thực tế công ty quản lý thông tin sổ sách, công ty trang bị hệ thống máy vi tính Máy vi tính phần lớn sử dụng soạn thảo văn mà không khai thác hết chức Cán văn phòng quản lý thông tin hệ thống máy tính, dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin - Để không gây chậm trễ công tác lập báo cáo cán văn phòng, công ty cần đề quy định mặt thời gian việc giao nộp báo cáo chi tiết cán liên quan - Công ty nên đặt mua báo chí để cán công nhân viên công ty nắm bặt kịp thời thu thập thông tin có ích cho công việc Hơn hệ thống mạng mà công ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày cao thông tin - Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác để thông tin thu đầy đủ xác dễ dàng xử lý tình 3.6.3 Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ công tác có nhiều mặt hạn chế Cán làm công tác văn thư cần phải học lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ Do làm việc trái ngành làm việc chủ yếu dựa thói quen nên nhiều xử lý không chuyên môn Đồng thời công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học văn phòng máy vi tính phương tiện chủ yếu giúp văn 61 thư hoàn thành công việc Hiện công ty nhiều tài liệu văn lưu phòng ban gây tượng mối mọt không lưu trữ bảo quản theo tiêu chuẩn mà gây bừa bãi, chậtchội thất lạc, công tác lưu trữ cần trọng thực nghiêm túc Công ty nên sử dụng phòng lưu trữ có sẵn để thực nhiệm vụ Theo cấu tổ chức công ty chia tủ lưu trữ công ty thành tủ khác để lưu trữ tài liệu văn phận.Như vừa tiện cho tra cứu sử dụng tài liệu vừa bảo quản cẩn thận Hồ sơ liên quan đến phận phận phụ trách hướng dẫn nhân viên văn thư Và năm nhân viên văn thư phải lập danh sách danh mục hồ sơ • Thực quản lý bảo quản tài liệu - Quản lý: + Thực nghiêm quy chế quản lý ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn không thông qua văn phòng để đăng ký quản lý + Tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn - Bảo quản: + Việc lưu giữ hồ sơ ngăn tủ cần thiết việc đưa biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ quan trọng Bởi văn tài liệu giấy dễ bị rách, bị mối mọt hư hại tác động môi trường với tính chất lý hoá tài liệu, đặc biệt điều kiện khí hậu nước ta + Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn: Nhiệt độ phòng từ 180C - 200C, phòng phải thoáng mát, thường xuyên vệ sinh, sử dụng chất hoá học chống ẩm mốc + Để bảo quản văn tài liệu có biện pháp sau: Kê tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng chất hút ẩm Sử dụng thuốc chống mối mọt chống mốc Duy trì nhiệt độ độ ẩm cách sử dụng máy lạnh quạt thông gió Có thiết bị phòng cháy chữa cháy có hoả hoạn 62 TIỂU KẾT Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng khắc phục số thiếu sót công ty, giải pháp cụ thể cho đối tượng phòng ban cần khắc phục để nâng cao hiệu công tác văn phòng, nói chung công tác văn phòng cuả công ty ổn định có thêm giải pháp công ty hoạt động tốt 63 KẾT LUẬN Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Tiểu luận: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" tập trung đề cập đến số vấn đề bản: - Những vấn đề văn phòng - Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ bao gồm: - Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Thực trạng hoạt động văn phòng công ty - Đưa số ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng bao gồm: Giải pháp cấu, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán công nhân viên, tăng cường phối kết hợp phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt Giải pháp hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty anh chị công nhân viên đặc biệt anh chị phòng Tổ chức hành tạo điều kiện hướng dẫn em làm quen thực tế trình xem xét thực tế sở Em xin chân trọng cảm ơn cô giáo hướng dẫn - T.s:Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn em suốt trình nghiên cứu làm tiểu luận Tuy nhiên lực thân nhiều hạn chế thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung tiểu luận không tránh khỏi sai sót chưa hoàn thiện Em mong nhận góp ý thây cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Liên Diệp (2010), Quản trị học, NXB Lao động- Xã hội, Hà Nội Nguyễn Hữu Tri, (2003), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Giáo dục, Hà Nội Vương Hoàng Tuấn, (2006), Kỹ nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM Lương Quốc Việt, (2010), Giáo trình nghiệp vụ thư ký, NXB trẻ, TPHCM Nhà xuất trẻ, ( 2007), Quản lý công việc văn phòng, NXB trẻ, TPHCM Báo cáo tình hình công ty, công ty đầu tư cổ phần Nam Đình Vũ Công tác văn thư, công ty đầu tư cổ phần Nam Đình Vũ 65 PHỤ LỤC Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN KỸ THUẬT BỘ PHẬN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành ) 66 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TCHC VĂN BẢNĐẾN BỘ PHẬN VĂN THƯ P KỸ THUẬT P.KINH DOANH VĂN BẢNĐẾN P KẾ TOÁN ( Nguồn: Phòng Tổ chức - hành chính.) 67 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TỔNG GIÁMĐỐC P KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG TCHC P KINH DOANH BỘ PHẬN VĂN THƯ 1 P KẾ TOÁN CHUYỂN VĂN BẢN ĐI P.KHÁC (Nguồn: Phòng tổ chức - Hành chính.) 68 Sơ đồ tủ hồ sơ công ty Tủ hồ sơ công ty Văn nội Quy chế T.báo Biên Văn nhà nước Quyết định Đ.vị khác VB QPPL VB c.biệt Tài liệu Khác VB HC ( Nguồn: Phòng Tổ chức - hành chính.) 69 Sơ đồ 3: Sơ đồ thay đổi cấu tổ chức TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN Y TẾ BỘ PHẬN TẠP VỤ 70