Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: Công tác văn phòng huyện lục ngạn

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn 3 1.1. Chức năng 3 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28 Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương. 3 Cụ thể: 4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn được quy định tại Điều 27 Luật Tổ chức chính quyền địa phương. 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ 5 1.1. Chức năng 5 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 2. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ 7 3. Xây dựng bản mô tả công việc 8 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 17 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 17 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 18 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan 18 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20 1.5. Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Lục Ngạn 20 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng UBND huyện Lục Ngạn 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 22 2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 24 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 25 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp cúa cơ quan 38 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 40 5. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. 42 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện 44 1.1. Ưu điểm 44 1.2. Nhược điểm 45 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn 3

1.1 Chức năng 3

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28 Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương 3

Cụ thể: 4

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn được quy định tại Điều 27 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ 5

1.1 Chức năng 5

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ 7

3 Xây dựng bản mô tả công việc 8

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn 17

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 17

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan 17

Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 18

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan 18

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20

1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Lục Ngạn 20

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng UBND huyện Lục Ngạn 21

2 Khảo sát về công tác văn thư 22

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 22

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 24

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 24

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 25

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp cúa cơ quan 38

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện cho cơ quan Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 40

5 Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng 42

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 44

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện 44

1.1 Ưu điểm 44

1.2 Nhược điểm 45

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47

KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

HĐND Hội đồng nhân dânUBND Ủy ban nhân dânCNH - HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa

LỜI NÓI ĐẦU

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơquan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghềnghiệp, tổ chức kinh tể, đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng

Chính vì vậy văn phòng là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trongbộ máy tổ chức nhà nước

Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đât nước, với sự phát triểnCNH - HĐH và sự bùng nổ công nghệ thông tin thì xây dựng một văn phònghiện đại là một vấn đề rất cần thiết của cơ quan, tổ chức

Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xãhội, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 3 đithực tập tại các cơ quan, tổ chức Thực tập là một trong nội dung quan trọngtrong chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành Thực tập tốt nghiệp đượcxác định như môn học và là một trong những điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp.Thực tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìmhiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây là cơ hội để sinhviên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệm Đây

là thời gian cần thiết để rèn luyện cho sinh viên khả năng giải quyết công việcđộc lập và dần trở thành người cán bộ văn phòng tốt

Thực hiện kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điềukiện, hướng dẫn của khoa Quản trị văn phòng cũng như sự đồng ý tiếp nhận củaPhòng Nội vụ huyện Lục Ngạn , em đã về thực tập tại Phòng Nội vụ huyện LụcNgạn bắt đầu từ ngày 29/4/2016 đến hết ngày 29/4/2016

Trong thời gian 2 tháng thực tập tại phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn, tuygặp rất nhiều khó khăn trong việc vận dụng kiến thức đã học vào công việc thực

tế Nhưng với những kiến thức đã học trong trường, sự cố gắng, phấn đấu củabản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của Trưởng phòng Nội vụ, các anh chịchuyên viên trong phòng Nội vụ thì em đã tiến bộ rất nhiều trong công việc thực

tế, hiểu thêm rất nhiều điều về ngành mình đang học

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Lâm Thu Hằng - giảngviên đã hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin cảm

ơn tới cán bộ, chuyên viên UBND huyện Lục Ngạn, Phòng Nội vụ Huyện LụcNgạn nhất là anh Bùi Văn Hậu - chuyên viên phòng Nội vụ UBND huyện LụcNgạn đã giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua

Đây là lần thứ 2 tiếp xúc với công việc thực tế, do trình độ nănglực bản thân còn hạn chế, dù cố gắng rât nhiều nhưng bài báo cáo không thểtránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của cácThầy, cô giáo và các anh chị trong cơ quan cùng toàn thể các bạn để bài báo cáocủa em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN

Lục Ngạn là huyện miền núi phía Đông Bắc tỉnh Bắc Giang, có diện tíchtự nhiên 101,223,78 ha với 30 xã, thị trấn, trong đó có 12 xã vùng cao, 18 xã, thịtrấn miền núi Dân số toàn huyện năm 2012 là 215.000 người, trong đó đồngbào dân tộc thiểu số chiếm hơn 49%, với 08 dân tộc anh em (Kinh, Tày, Nùng,Sán Chí, Sán Dìu, Hoa, Dao, Cao Lan) sinh sống đan xen ở 394 thôn bản, khuphố, tạo nên sự giao thoa văn hoá đặc sắc mà ít nơi nào có được Những giá trịvăn hoá phi vật thể của các dân tộc vẫn còn được lưu giữ gần như nguyên vẹnnhư: trang phục, phong tục, các làn điệu dân ca Sloong hao, Sli, lượn, hát đối…

Là vùng đất được hình thành và phát triển từ rất sớm, vào năm 1975, ngànhkhảo cổ đã phát hiện được ở Lục Ngạn di chỉ đồ đá cũ phân bố trên gò NonTrúc, giáp suối Nghè Mưa, đã tìm thấy 27 di vật bằng đá cuội gồm các công cụ

có biên lưỡi theo chiều dọc, công cụ có biên lưỡi theo chiều ngang, công cụ cóbiên lưỡi vát chữ V, công cụ có biên lưỡi theo hình vòng cung cùng một sốmảnh tước, thạch đá thuộc thời đại đồ đá cũ Điều đó chứng tỏ con người đã đếnsinh sống trên mảnh đất này từ rất sớm, nơi đây hội tụ những giá trị lịch sử, vănhóa đa dạng, tiêu biểu của văn hóa cộng đồng các dân tộc tỉnh Bắc Giang

Vùng Lục Ngạn xưa có con đường chiến lược từ Đệ tứ chiến khu chạyqua xã Quý Sơn đến Đồng Giao, sang Mịn Con rồi sang Sậy To, Hồ Sen xãThanh Hải, đi qua xã Kiên Lao và đến Đông Triều- Quảng Ninh và dòng sôngLục Nam lịch sử, tạo điều kiện thuận tiện cho việc phát triển kinh tế, văn hóacủa cả vùng

Huyện Lục Ngạn là nơi có bề dày về truyền thống lịch sử- văn hóa với 01

di tích lịch sử cấp quốc gia (Đền Hả, Di tích lịch sử, được công nhận theo QĐ số154/QĐ ngày 25/1/1991, thuộc xã Hồng Giang, huyện Lục Ngạn); 40 di tích lịch

sử cấp tỉnh Đây cũng là vùng đất có nhiều danh lam thắng cảnh có thể tạo nênnhững điểm tham quan du lịch hấp dẫn cho những ai muốn tìm hiểu về ngọnnguồn lịch sử Đó là ải Nội Bàng, ải Xa Lý, với các di tích và danh lam thắngcảnh đẹp như đền Từ Hả (đền Hả), đền Quan Quận, hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn

Thần và núi Am Vãi- nơi in dấu bàn chân Phật Nơi đây cũng đã sản sinh ranhững vị anh hùng dân tộc, đóng góp một phần không nhỏ trong các cuộc khángchiến chống kẻ thù xâm lược từ ngàn xưa Cũng từ truyền thống anh dũng bấtkhuất chống giặc ngoại xâm ấy, người dân các dân tộc sinh sống trên vùng đấtLục Ngạn đã lập nên các ngôi đình, đền, miếu để tưởng nhớ tới các chiến côngcủa những người anh hùng dân tộc đã chiến đấu vì độc lập tự do cho đất nước,

từ Cao Sơn- Quý Minh- những vị tướng tài giỏi thời các vua Hùng, đến ThânCảnh Phúc, Vi Hùng Thắng, Trần Hưng Đạo, Yết kiêu, Dã Tượng Đó là cáccụm di tích đền, chùa Hả Hộ xã Hồng Giang, đền Tam Giang xã Mỹ An, đềnChể xã Phượng Sơn, đình Hạ Long xã Giáp Sơn, đình Trại Cống xã Kiên Lao,đình Cống Luộc xã Đèo Gia, đền Khánh Vân thị trấn Chũ Các di tích đều đãđược xếp hạng, đặc biệt đền Từ Hả xã Hồng Giang được công nhận là di tíchlịch sử cấp quốc gia Gắn liền với các di tích là lễ hội Hội đền Hả được tổ chứcvào ngày mồng 6 đến 8 tháng giêng hàng năm, hội chùa Khánh Vân từ 18 đến

20 tháng 2, hội đền Tam Giang, hội đền Chể đặc biệt là hội hát của người dâncác dân tộc thiểu số trong dịp đầu xuân

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn

1.1 Chức năng

Chức năng của UBND huyện được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung; Nghị quyết số 51/2001/QHX ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10; Luật tổ chứcchính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015

UBND do HĐND huyện Lục Ngạn bầu ra là cơ quan chấp hành củaHĐND huyện, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmchấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản chỉ đạo của các cơ quan Nhà nước cấptrên và Nghị quyết của HĐND huyện

UBND huyện Lục Ngạn trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do luật định, raquyết định, chỉ thị, lãnh đạo điều hành các công tác của địa phương và kiểm tra việcthi hành những văn bản đó ở địa phương UBND huyện Lục Ngạn lãnh đạo công táccủa các ngành thuộc quyền mình và chỉ đạo hoạt động của UBND các cấp dưới trựctiếp

Khi quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương, UBND huyệnphải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số UBND huyện Lục Ngạn chịutrách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND và trước UBND tỉnh Bắc Giang,chịu sự lãnh đạo thống nhất của UBND tỉnh Bắc Giang Mỗi thành viên chịutrách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND, UBND và cùngvới các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trướcHĐND

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28

Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương.

Cụ thể:

Điều 24 Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện

1 Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bànhuyện

2 Quyết định những vấn đề của huyện trong phạm vi được phân quyền,phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liênquan

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấptrên ủy quyền

4 Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phươngcấp xã

5 Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp tỉnh về kết quảthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện

6 Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triểnkinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện

Điều 28 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này

và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựngđiểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chínhsách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hànhchính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy địnhcủa pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn được quy định tại Điều 27Luật Tổ chức chính quyền địa phương

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn bao gồm: Chủ tịch, ba PhóChủ tịch và các Ủy viên

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBND huyện chỉ đạo chungcông việc của UBND chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND tỉnh, ban chấphành Đảng bộ huyện và HĐND huyện

Phó Chủ tịch UBND huyện là người giúp việc Chủ tịch UBND huyệntrong các lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khi được chủ tịch UBNDhuyện ủy quyền Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn được phân công

01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Xây dựng cơ bản

01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Kinh tế - tổng hợp

01 phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Ngạn gồm 13 phòng

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Lục Ngạn

( Phụ lục 01 )

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của văn phòng cơ quan thực tập

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ

1.1 Chức năng

- Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Ngạn Phòng Nội vụchịu sự chỉ đạo trực tiếp toàn diện về tổ chức biên chế và công tác chuyên môncủa UBND huyện Lục Ngạn; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang

- Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcác lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chứcphi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

- Phòng Nội vụ huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mởtài khoản tại Kho bạc Nhà nước

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụtrên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quy hoạch,

Kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

+Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của

Ủy ban nhân dân tỉnh;

-Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biênchế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

- Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phâncông của ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của ủy ban nhân dân tỉnh;

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức;

- Về cải cách hành chính:

+ Giúp ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cáchhành chính ở địa phương;

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khenthưởng huyện;

- Nhiệm vụ, quyền hạn khác:

+Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân

dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội

vụ trên địa bàn

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ

Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cụ thể như sau:

Đứng đầu là Trưởng phòng, phụ trách chung, làm chủ tài khoản của cơquan, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện về các hoạt độngcủa cơ quan; trực tiếp phụ trách công tác cải cách hành chính, tổ chức cán bộ,công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện

Giúp việc cho Trưởng phòng là 02 phó Trưởng phòng:

01 phó Trưởng phòng phụ trách công tác cán bộ, viên chức khối giáo dục,thi đua, khen thưởng, lưu trữ, tôn giáo, Thực hiện các nhiệm vụ khác khiTrưởng phòng ủy quyền

01 phó Trưởng phòng phụ trách về công tác: Cải cách hành chính, xâydựng chính quyền cơ sở, địa giới hành chính, thực hiện quy chế dân chủ ở cơquan,phụ trách QLNN về tổ chức hội Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởngphòng ủy quyền

Gồm có 06 chuyên viên thực hiện các mảng khác nhau:

01 Chuyên viên phụ trách về việc theo dõi cán bộ, viên chức khối giáo dục

01 Chuyên viên phụ trách về theo dõi cán bộ, công chức xã, thị trấn, quản lýnhà nước về thanh niên, các tổ chức hội, cải cách hành chính, một cửa liên thông

01 Chuyên viên phụ trách theo dõi công chức, viên chức thuộc các cơ quan,đơn vị thuộc UBND huyện

01 Chuyên viên phụ trách theo dõi công tác văn thư lưu trữ, công tác thiđua khen thưởng, kiêm thủ quỹ cơ quan

02 Viên chức quản lý Kho lưu trữ, Tham mưu theo dõi, triển khai thực hiệnnhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và tín ngưỡng; công tác Hội và tổchức phi chính phủ trên địa bàn huyện theo hướng dẫn của cấp trên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

( phụ lục 02)

3 Xây dựng bản mô tả công việc

Để xây dựng được bản mô tả công việc phải dựa vào bản phân côngnhiệm vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ

Bản phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ ( phụ lục 03)

Đứng đầu là Đ/c Bùi Văn Hiền - Trưởng phòng:

Phụ trách chung, làm chủ tài khoản của cơ quan, chịu trách nhiệm trướcUBND, Chủ tịch UBND huyện về các hoạt động của cơ quan; trực tiếp phụtrách công tác cải cách hành chính, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức các cơquan, đơn vị thuộc UBND huyện

Giúp việc cho Trưởng phòng là 02 phó Trưởng phòng:

Đ/c Giáp Thị Minh Trâm - Phó Trưởng phòng:

Phụ trách công tác cán bộ, viên chức khối giáo dục, thi đua, khen thưởng,lưu trữ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng ủy quyền

Đ/c Nguyễn Văn Khuông - Phó Trưởng phòng:

Phụ trách về công tác xây dựng chính quyền cơ sở, tôn giáo, tổ chức hội.Thực hiện các nhiệm vụ khách khi Trưởng phòng ủy quyền

Có 07chuyên viên thực hiện các mảng khác nhau:

Đ/c Bùi Văn Hậu: Chuyên viên phụ trách về việc theo dõi cán bộ, viên chức

khối giáo dục

Đ/c Nguyễn Tân: Chuyên viên phụ trách về theo dõi cán bộ, công chức xã,

thị trấn, quản lý nhà nước về thanh niên, các tổ chức hội, cải cách hành chính, mộtcửa liên thông

Đ/c Thân Văn Thành: Chuyên viên phụ trách theo dõi công chức, viên chức

thuộc các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện

Đ/c Phi thị Minh Trang: Chuyên viên phụ trách theo dõi công tác văn

thư lưu trữ, công tác thi đua khen thưởng, kiêm thủ quỹ cơ quan

Đ/c Nguyễn Thị Thùy Lan, Trần Thị Yến: Quản lý Kho lưu trữ, Tham

mưu theo dõi, triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và

tín ngưỡng; công tác Hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện theo hướngdẫn của cấp trên.

Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Nội vụ Huyện Lục Ngạn

1.Trưởng phòng

Tên VTVL Vị trí việc làm của Trưởng phòng

Đơn vị công tác tác Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn

Quản lý trực tiếp Chủ tịch UBND huyện Lục Ngạn

Quản lý chức năng Sở Nội Vụ

Quan hệ công việc (Các vị trí công việc khác liên quan trực tiếp đến vị trí

này): VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ,các phòng, ban chuyên môn của HU, UBND huyện,UBND các xã, thị trấn

Công việc liên quan (Tên tài liệu, công việc liên quan đến vị trí này): Theo

chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):

+ Chịu trách nhiệm trước HU - HĐND - UBND huyện và sở Nội vụ tỉnh Bắc

Giang về hoạt động của phòng Nội vụ huyện.

+ Chỉ đạo toàn diện hoạt động của phòng Nội vụ huyện.

+ Thực hiện công tác giáo dục, chính trị, tư tưởng, đạo đức, nghề nghiệp và lối sống cho cán bộ, công chức phòng Nội vụ và phải chịu trách nhiệm trước HU, UBND huyện

về sự vi phạm của cán bộ, công chức dưới quyền.

+ Chịu trách nhiệm tham mưu và điều hành, chỉ đạo của UBND huyện, theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ của UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016 về các lĩnh vực phát triển kinh tế - xã hội, an ninh chính trị, trật tự xã hội.

+ Là Chủ tài khoản của phòng Nội vụ

+ Quan hệ và phối hợp công tác đối với các phòng chuyên môn của huyện Lục Ngạn và các cơ quan đơn vị, MTTQ và các đoàn thể, các ban của Đảng thuộc huyện

ủy, UBND huyện để thực hiện các nhiệm vụ chính trị; Các cơ quan thuộc cấp Tỉnh để giải quyết công việc.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện giao theo Luật định.

Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng Tiêu chí đánh giá hoàn

thời gian (%)

thành công việc

Phụ trách chung và điều hành mọi hoạt

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Chỉ đạo giải quyết những vấn đề liên

quan đến tổ chức cán bộ, các công việc

ngành Nội vụ có liên quan đến nhiều

ngành, nhiều lĩnh vực, đơn vị, địa

phương thuộc huyện

30 %

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Chỉ đạo giải quyết, tham mưu cho

UBND huyện những nội dung liên quan

đến việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại

biểu Hội đồng nhân dân theo nhiệm kỳ

5%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban

nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ

và các lĩnh vực công tác khác được giao

trên cơ sở quy định của pháp luật và theo

hướng dẫn của Sở Nội vụ

15 %

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch

Đảm bảo thời gian, chất lượng theo yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Đại học

Kinh nghiệm công tác: 05 năm

Thẩm quyền ra quyết định: Quyết định thuộc thầm quyền của trưởng phòng

Nội vụ

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 05

Thẩm quyền tài chính: Chủ tài khoản

Yêu cầu năng lực Năng lực cốt lõi: Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý

thức trách nhiệm cao Có khả năng lãnh đạo, điều hành và

đoàn kết cán bộ

Năng lực quản lý: Có năng lực tham mưu, đề xuất về các Đề

án, chương trình, kế hoạch thuộc lĩnh vực Nội vụ; Tổ chức,sắp xếp công việc và quản lý hoạt động của Phòng có hiệuquả

Năng lực chuyên môn: Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của

phòng

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc riêng

Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị

và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

Các điều kiện khác (nếu có): Không

2 Phó trưởng phòng

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):

+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo phòng khi Trưởng phòng đi vắng, chịu trách

nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện các công việc thuộc lĩnh

vực được phân công phụ trách.

+ Xây dựng các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm

và hàng năm; các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện; các văn bản hướng

dẫn thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao phụ trách Tổ chức triển khai

thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê

duyệt; thực hiện việc thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột

xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng

thời gian

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

Đơn vị công tác tác Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn

Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

Quản lý chức năng VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ có liên quan

Quan hệ công việc VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ, các phòng, ban

chuyên môn của HU, UBND huyện, UBND các xã, thị trấn

Công việc liên quan Theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

- Tham mưu việc quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ

quan chuyên môn cấp huyện theo hướng

dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên

5%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tham mưu xây dựng đề án về tổ chức

của các tổ chức sự nghiệp trình cấp có

thẩm quyền quyết định

10%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tham mưu việc quyết định thành lập,

sáp nhập, hợp nhất, giải thể các tổ chức

phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy

định của pháp luật

15%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tham mưu việc giao chỉ tiêu biên chế

hành chính, sự nghiệp hàng năm 25%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tham mưu việc hướng dẫn, kiểm tra

việc quản lý, sử dụng biên chế hành

chính, sự nghiệp

30%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tổng hợp chung việc thực hiện các quy

định về chế độ tự chủ, tự chịu trách

nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,

tổ chức sự nghiệp cấp huyện và UBND

cấp xã

10%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

- Tham mưu việc hướng dẫn thành lập, sáp

nhập, hợp nhất, giải thể và tổng hợp báo cáo

về hoạt động của thôn, làng, bản, tổ dân phố

trên địa bàn huyện theo quy định; bồi

dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Trưởng,

Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố

5%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Đại học

Kinh nghiệm công tác: 03

Thẩm quyền ra quyết định: Không

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 7

Thẩm quyền tài chính: Không

Yêu cầu năng

lực

Năng lực cốt lõi:

- Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý thức trách nhiệm cao;

- Có khả năng điều hành theo mảng việc phụ trách

Năng lực quản lý:

- Có khả năng lãnh đạo, tập hợp;

- Phân công nhiệm vụ để hoàn thành các công việc chuyên môn,nghiệp vụ theo mảng việc phụ trách

Năng lực chuyên môn:

Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của phòng

Có kiến thức về công tác Nội vụ, am hiểu đặc điểm, tình hình địaphương

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc chung.

Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị

và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

Các điều kiện khác (nếu có): Có sự phối hợp tốt của các phòng, ban, đơn vị

liên quan, sự chấp hành của các công chức dưới quyền khi được giao việc

3 Phó Trưởng phòng

Đơn vị công tác tác Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn

Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

Quản lý chức năng VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội vụ có liên

quan

Quan hệ công việc VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội vụ, các

phòng, ban chuyên môn của HU, UBND huyện,UBND các xã, thị trấn

Công việc liên quan Theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):

+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện các

công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

+ Xây dựng các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện; các văn bản hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao phụ trách Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thực hiện việc thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giao dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý được giao Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

thời gian (%)

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công

việc

- Tham mưu xây dựng đề án thành lập mới, nhập,

chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn

huyện

2%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo

cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở 3%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về Công tác quản lý chất lượng theo

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về công tác tôn giáo

20%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về tổ chức các phong trào thi đua và

triển khai thực hiện chính sách khen thưởng 30%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

Tham mưu về thanh tra, kiểm tra, giải quyết các

khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác

nội vụ theo thẩm quyền.

2%

Đảm bảo thời gian, chất lượng công việc theo yêu cầu

chất lượng công việc theo yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Đại học

Kinh nghiệm công tác: 03

Thẩm quyền ra quyết định: Không

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 7

Thẩm quyền tài chính: Không

Yêu cầu

năng lực

Năng lực cốt lõi:

- Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý thức trách nhiệm cao;

- Có khả năng điều hành theo mảng việc phụ trách

Năng lực quản lý:

- Có khả năng lãnh đạo, tập hợp;

- Phân công nhiệm vụ để hoàn thành các công việc chuyên môn,nghiệp vụ theo mảng việc phụ trách

Năng lực chuyên môn:

Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của phòng

Có kiến thức về công tác Nội vụ, am hiểu đặc điểm, tình hình địaphương

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc chung

Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị

và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

Các điều kiện khác (nếu có): Có sự phối hợp tốt của các phòng, ban, đơn vị

liên quan, sự chấp hành của các công chức dưới quyền khi được giao việc

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Phòng Nội vụ có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND huyện

Lục Ngạn Nhìn chung, các công tác hành chính văn phòng, tham mưu, giúpviệc, đảm bảo hậu cần tương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp

Hằng năm phòng Nội vụ huyện đã tham mưu hàng trăm Quyết định, Kếhoạch, Báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm các phương án tối ưugiúp cho lãnh đạo thực hiện tốt chức năng quản lý, chỉ đạo Phòng đã tổng hợp,

xử lý thông tin về tình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất cho lãnh đạocách giải quyết và xử lý Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy văn phòng, xâydựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu biểu là việc xây dựng các quychế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND huyện, Quy chế côngtác văn thư lưu trữ, mỗi phòng ban đều có quy chế hoạt động của riêng mình,

Quy chế văn thư, lưu trữ

Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình kế hoạch hoạt độngkhác nhau, các tên gọi khác nhau Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa trêncác tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính chấttương đối

Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định những mục tiêucần đạt được của đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động cho toàn bộhoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đó trong từng thờigian nhất định

Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan

( phụ lục 05 )

Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp.

Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một

số công việc đột xuất xảy ra

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan

Tổ chức chuẩn bị trước hội nghị: Lên kế hoạch, chuẩn bị cơ sở vật chất,

trang thiết bị; chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụhội nghị

Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu (ghi

danh sách, phát tài liệu…); tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu và tuyên bố lýdo); làm công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị

và thường trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị)

Sau hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết toán

kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị Thông báo kết quả hội nghị(nếu có)

Trong thời gian diễn ra hội nghị thì văn phòng có trách nhiệm thường trựcngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội nghị diễn ra

Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan( phụ lục 06 )

Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Hội nghị khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 3/2016

Stt Số, kí

hiệu văn

Ngày, tháng văn

Tác giả Tên loại và trích yếu Tờ Ghi

bản bản văn bản văn bản số chú

1 123/QĐ- UBND / 3 /2016

Chủ tịch UBND huyện Lục Ngạn

QĐ về việc khen thưởng những đơn vị, cá nhân

có thành tích xuất sắc trong tháng 3 năm 2016

2 05/TTr- UBND / 3 /2016 phòng Văn

Tờ trình về việc xin tổ chức Hội nghị công tác thi đua khen thưởng những đơn vị, cá nhân

có thành tích xuất sắc trong tháng 3 /2016

3 50/KH- UBND / 3 /2016 phòng Văn Kế hoạch về việc tổ chức Hội nghị

Phòng Tài chính – Kế hoạch

Quyết toán kinh phí sau

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,liên hệ nơi lãnh đạo đến công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm

vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại; kinh phí và tài liệu có liên quan;kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hìnhhoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Về giao tiếp ứng xử thì cán bộ có thái độ lịch sự, tôn trọng; đặc biệt là khitiếp xúc với nhân dân, đánh giá chung là tập thể cán bộ, công nhân viên đã cóthái độ phù hợp và chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân

Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc, treo Quốc kỳ, Quốc huytheo đúng quy định, phòng làm việc được bài trí đảm bảo trang nghiêm, hợp lý

Tổ chức bàn trà tiếp khách, có nghi thức tiếp khách lịch sự, thân thiện,nhiệt tình;

Khuôn viên phía trước luôn được vệ sinh sạch sẽ, có khu để xe không làmảnh hưởng đến hoạt động giao thông trên đường phố;

Luôn tạo mối quan hệ hợp tác, gần gũi, giúp đỡ giữa cán bộ với chuyênviên và giữa chuyên viên với lãnh đạo, từ đó tạo không khí làm việc thân thiện,hiệu quả, thống nhất;

Các CBCC, VC trong UBND khi đến làm việc với trang phục gọn gàng,lịch sự, việc đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức ở UBND huyện Lục Ngạnđược thực hiện tốt

Qua tìm hiểu, UBND chưa có Quy chế văn hóa công sở, nhưng các quytắc về văn hóa công sở đã được quy định tại Quy chế làm việc ban hành kèm

theo Quyết định 221/QĐ-UBND của UBND huyện Lục Ngạn Tuy nhiên, việctriển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở vẫn còn một số hạn chế như:

Đề biển cấm hút thuốc lá trong Văn phòng, nhưng một số cán bộ, chuyênviên vẫn không thực hiện, vẫn hút thuốc lá trong phòng gây ảnh hưởng đến sứckhỏe những người xung quanh; không đeo thẻ

Một số cán bộ, chuyên viên còn chưa thực hiện đúng quy định về thờigian làm việc, đi muộn về sớm

Nhìn chung việc thực thiện các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở ởUBND huyện Lục Ngạn diễn ra tốt, mọi người trong cơ quan luôn tự giác chấphành các quy định đề ra Mọi cán bộ đều thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụcủa mình Không có tình trạng hách dịch, nhũng nhiễu người dân diễn ra

Để thực hiện tốt nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, Chủ tịch UBND

và Lãnh đạo Văn phòng cần phải có biện pháp cứng rắn, cương quyết hơn kếthợp với kiểm tra thường xuyên

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng UBND huyện Lục Ngạn

- Ưu điểm:

Phòng làm việc gần nhau tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữanhân viên và các lãnh đạo, cũng như giữa cán bộ với nhân dân khi đến trao đổicông việc

Phòng làm việc có cửa sổ hướng ra vườn hoa tạo sự thoải mái, thoáng máttrong khi làm việc

Vị trí các trang thiết bị, phương tiện của phòng được trang bị đầy đủ, sắpxếp hợp lí và khoa học đã được những điều kiện làm việc tốt nhất cho các cánbộ thực hiện công việc một cách nhanh chóng không bị chồng chéo

- Nhược điểm:

Do sự eo hẹp của kinh tế địa phương cho nên một số trang thiết bị đã cũ,rất khó sử dụng và hiệu quả sử dụng không cao trong công việc

Chưa có điều hòa nhiệt độ cho tất cả các phòng, vào mùa hè nóng bứchiệu quả công việc không cao.

Cơ quan còn thiếu một số giá đựng sách, một số tài liệu sắp xếp khôngđúng nơi quy định làm ảnh hưởng tới việc tìm kiếm văn bản của các cán bộ

Khuôn viên phòng làm việc chật hẹp nên đã phần nào làm ảnh hưởng tớicông việc của các cán bộ phòng

Chưa ứng dụng văn phòng xanh vào văn phòng cơ quan

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản,phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổchức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan

Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm

vụ quan trọng trong việc tạo lập mối quan hệ tốt trong và ngoài cơ quan

Công tác văn thư của phòng Nội vụ bao gồm:

Xây dựng và ban hành văn bản bao gồm: Soạn thảo văn bản, duyệt vănbản, đánh máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản

Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: Đăng ký và giải quyết văn bảnđến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư ở phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn tổ chức theo mô hìnhvăn bản tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan tập chung vào văn thư

Trong một năm, phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn đã ban hành một số vănbản như sau: Báo cáo, Thông báo, Quyết định, Biên bản, Tờ trình, và các vănbản khác

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Văn

bản

hiệuvănbản

và tríchyếu nộidung vănbản

ký nhận văn

bản

lượngvăn bản

Số, kýhiệuvănbản

Ngàythángvănbản

Tên loại vàtrích yếunội dungvăn bản

Đơn vị

hoặcngườinhận vănbản

Kýnhận

Ghi chú

Ảnh chụp sổ công văn đi đến của Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

Các chuyên viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên, đảm bảo thựchiện tốt công tác văn phòng cũng như soạn thảo và ban hành văn bản theo đúngquy trình

Hầu hết các văn bản đều trình bày rõ ràng, sạch sẽ, nội dung ngắn gọnnhưng đầy đủ về nội dung và thể thức, ngôn từ chính xác đạt yêu cầu về ngônngữ hành chính

Công tác quản lý văn bản đi, đến tốt

Con dấu được quản lý cẩn thận, không có tình trạng tự đóng dấu

Nhược điểm:

Một số văn bản của phòng đôi lúc còn ban hành sai thể thức, cách trìnhbày chưa đạt yêu cầu, quá trình đánh máy còn sai sót

Một số văn bản khi soạn thảo chưa làm đúng theo Thông tư 01/2011 củaBộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày.

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan

Trưởng phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thựchiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở các nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơquan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báocáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng

Tham gia việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan.Trưởng phòng giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một sốnhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

Trưởng phòng Nội vụ cử chuyên viên về văn thư và lưu trữ phối hợp cùngVăn phòng UBND huyện đi kiểm tra công tác văn thư thường kỳ trên địa bàn huyện

Trưởng phòng Nội vụ đã tham mưu cho lãnh đạo Quy chế Văn thư, lưutrữ trên địa bàn huyện

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Trưởng phòng Nội vụ cử chuyên viên về văn thư và lưu trữ phối hợp cùngVăn phòng UBND huyện đi kiểm tra công tác lưu trữ thường kỳ trên địa bàn huyện

Tham mưu cho lãnh đạo Quy chế Văn thư, lưu trữ; Nội quy Kho lưu trữ,Nội Quy sử dụng tài liệu kho lưu trữ,

Các văn bản của UBND ban hành về công tác Lưu trữ được dựa vào LuậtLưu trữ, thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Ảnh chụp kho lưu trữ và nội quy bảo quản khai thác và sử dụng tài liệu

kho lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn ( phụ lục 09 )

PHẦN II

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm

Bộ mẫu lịch công tác này tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

* Mẫu lịch công tác tuần cho lãnh đạo UBND huyện:

Lịch công tác tuần là dự kiến các công việc sẽ phải thực hiện trong mộttuần nhất định

ỦY BAN NHÂN DÂN

Thành phần tham gia

Ghi chú

Cao Văn Hoàn

* Mẫu kế hoạch công tác tháng và năm cho UBND huyện:

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theotrình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra Kế hoạch công tác tháng, năm

là dự định các công việc sẽ phải làm trong khoảng thời gian nhất định

Lập kế hoạch bao gồm các việc sau:

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

- Xác định nội dung công việc

- Xác định phương thức, cách thức tiến hành

- Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực

ỦY BAN NHÂN DÂN

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích

2 Yêu cầu

II NỘI DUNG

1 Thời gian, địa điểm

2 Thành phần

3 Nội dung( có chương trình kèm theo)

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Ban lãnh đạo UBND

Chủ tịch: Tổ chức chỉ đạo chung

Các Phó chủ tịch: Chỉ đạo các đơn vị được giao phụ trách để hoàn thànhtốt các nhiệm vụ công tác năm của cơ quan

2 Văn phòng UBND

Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí,

3 Phòng Tài chính – Kế hoạch

Duyệt dự trù kinh phí

4 Các đơn vị trực thuộc UBND

Đề nghị các đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng UBND

nghiêm túc thực hiện kế hoạch này

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáovới Văn phòng UBND để tiện giải quyết./

Cao Văn Hoàn

*Chương trình công tác năm kèm theo kế hoạch

ỦY BAN NHÂN DÂN

Căn cứ Quy chế làm việc của UBND huyện ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 01/2016/QĐ-UBND ngày 05 tháng 01 năm 2016 của UBND huyện LụcNgạn Để triển khai kế hoạch công tác năm 2016 của UBND huyện, tổ chứcthực hiện công tác chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực phát triển kinh tế, xã hội,quốc phòng, an ninh và dự toán ngân sách nhà nước năm 2016 trên địa bànhuyện UBND huyện xây dựng Chương trình công tác trọng tâm năm 2016, nhưsau:

I NHỮNG CÔNG VIỆC CHỈ ĐẠO CHUNG

II NHỮNG CÔNG VIỆC TRỌNG TÂM

3.3 Tiểu thủ công nghiệp, XDCB, Quy hoạch, Giao thông

4.8 Tổ chức Hội nghị sơ kết quý II về tình hình kinh tế - xã hội.

5 Giao Văn phòng UBND huyện

Căn cứ Chương trình công tác của UBND huyện năm 2016, tổ chức sắpxếp chương trình hoạt động của Thường trực UBND huyện cho phù hợp; đồngthời sắp xếp, bố trí thời gian để Thường trực UBND huyện đi kiểm tra cơ sở vàlàm việc với các phòng, ban liên quan để kịp thời chỉ đạo, giải quyết những khókhăn vướng mắc trong việc thực hiện các chỉ tiêu kinh 14 tế, xã hội trên địa bànhuyện; phối hợp với các cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựng các vănbản qui phạm pháp luật, các đề án, dự án, kế hoạch, chương trình để chuẩn bị hồ

sơ tài liệu trình UBND huyện thông qua theo Quy chế làm việc Đồng thời, cótrách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, các xã,thị trấn thực hiện tốtchương trình công tác năm 2016

6 Các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn

Trên cơ sở chương trình công tác của huyện, xây dựng, điều chỉnh bổ sung chương trình công tác của đơn vị mình cho sát thực, đảm bảo công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện Trên đây là chương trình công tác của UBND huyện năm 2016, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn triển khai thực hiện./.

Nơi nhận:

- UBND tỉnh Bắc Giang (BC);

- Thường trực Huyện uỷ (BC);

- Lãnh đạo UBND huyện;

- Ban CHQS, Công an huyện;

- Các cơ quan, đơn vị huyện;

- Lưu: VT,VP.

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Nguyễn Thái Bình

2 Mẫu hóa một số loại văn bản trong cơ quan

* Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính

Quyết định là việc vông bố hay công nhận một sự việc, vấn đề nào đó đốivới tổ chức hay cá nhân nào đó có tính thực thi bắt buộc thực hiện

Bố cục bao gồm: Quốc hiệu; ngày, tháng, năm; địa danh; nơi ban hành;tên cơ quan cấp trên nếu có, tên cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu; cơ sởpháp lý ban hành văn bản; đối tượng ban hành; nội dung; hiệu lực và tổ chứcthực hiện; người có thẩm quyền ký Quyết định; nơi nhận

Soạn thảo quyết định nâng lương thường xuyên cho khối giáo viên ỦY BAN NHÂN DÂN

Về việc nâng bậc lương thường xuyên đối với công chức, viên chức

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng quản lý viên chức;

Căn cứ Thồng tư số 08/TT-BNV ngày 31 tháng 07 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thực hiện chế độ nâng lương thường xuyên và nâng bậc nươngtrước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;

Căn cứ quyêt định số 598/2013/QĐ-UBND ngày 12 tháng 11 năm 2013của UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành quy định chế đọ nâng bậc nươngđối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trên địa bàn tỉnh BắcGiang;

Căn cứ Quyết định số 26/2013/QĐ-UBND ngày 23 tháng 01 năm 2013của UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành quy định về phân cấp quản lý tổ

chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước tỉnh BắcGiang;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Nâng bậc lương thường xuyên đối với ông(bà): ,

công tác tại trường , huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Điều 2 Lương của ông(bà) được tính như sau:

Lương cũ: Mã ngạch: , bậc: , hệ số lương: ; thời gian hưởng từngày / /

Lương mới: Mã ngạch: , bậc: , hệ số lương: ; thời gian hưởng từngày / /

Thời gian tính để xét nâng bậc lương lần sau kể từ ngày / /

Điều 3 Trưởng phòng Nội vụ, Chánh văn phòng HĐND và UBND

huyện, Thủ trưởng các cơ quan: Tài chính – Kế hoạch, Giáo dục và Đào tạo,Kho bạc Nhà nước huyện, Bảo hiểm Xã hội huyện,Trường và ông(bà) căn cứ Quyết địnhthi hành./

Nơi nhận:

- Như Điều 3(T/h);

- Lưu: VT, NV.

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Cao Văn Hoàn