Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 3 I, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang 3 1.1. Chức năng của UBND huyện Hạ Lang 3 1.1.1. Vị trí địa của UBND huyện Hạ Lang 3 1.1.2. Chức năng 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 4 II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 5 1.1.1. Chức năng 5 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 1.3. Bản mô tả công việc của vị trí Chánh Văn phòng 8 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hạ Lang. 8 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8 1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn cơ quan. 8 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Hạ Lang 12 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 1 hội nghị (hội thảo) của cơ quan 13 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 13 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Hạ Lang 13 1.6. Khảo sát mô hình tổ chức văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Hạ Lang 14 2. Khảo sát về công tác văn thư 15 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Hạ Lang, Đánh giá ưu, nhược điểm 15 2.2. Nhận xét trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Hạ Lang 16 2.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 20 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác Tuần, Kế hoạch công tác tháng và công tác năm 20 2. Mẫu hóa các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện Hạ Lang theo Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. 30 3. Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của UBND huyện Hạ Lang 30 4. Mô hình Văn phòng hiện đại của UBND huyên Hạ Lang, Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 30 5. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Hạ Lang, nhận xét. 30 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 33 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 33 1. Ưu điểm 33 2. Nhược điểm 35 II. Đề xuất các giải pháp 37 KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHẦN PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH

03 TT UBND&HĐND Thường trực ủy ban nhân dân và hội đồng nhân

dân

05 LĐTB&XH Lao động, thương binh và xã hội

06 TT&TH Truyền thồng và truyền hình

10 NN&PTNT Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

12 TT DSKHHGĐ Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

13 TT GDTX&BDNN Trung tâm giáo dục thường xuyên và bồi dưỡng

nghề nghiệp

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 3

I, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang .3

1.1 Chức năng của UBND huyện Hạ Lang 3

1.1.1 Vị trí địa của UBND huyện Hạ Lang 3

1.1.2 Chức năng 4

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 4

II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 5

1.1.1 Chức năng 5

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7

1.3 Bản mô tả công việc của vị trí Chánh Văn phòng 8

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hạ Lang 8

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8

1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn cơ quan 8

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Hạ Lang 12

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 1 hội nghị (hội thảo) của cơ quan 13

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.13 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Hạ Lang 13

1.6 Khảo sát mô hình tổ chức văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND

huyện Hạ Lang 14

2 Khảo sát về công tác văn thư 15

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Hạ Lang, Đánh giá ưu, nhược điểm 15

2.2 Nhận xét trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Hạ Lang 16

2.3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 20

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác Tuần, Kế hoạch công tác tháng và công tác năm 20

2 Mẫu hóa các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện Hạ Lang theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ 30

3 Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của UBND huyện Hạ Lang 30

4 Mô hình Văn phòng hiện đại của UBND huyên Hạ Lang, Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 30

5 Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, nhận xét 30

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 33

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 33

1 Ưu điểm 33

2 Nhược điểm 35

II Đề xuất các giải pháp 37

KẾT LUẬN 39

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh đất nước ta hội nhập nền kinh tế thế giới, mỗi ngành mỗilĩnh vực đều đóng vai trò rất quan trọng công cuộc công nghiệp hóa - hiện đạihóa đất nước tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức buộc chúng ta phảikhông ngừng đổi mới để đáp ứng yêu cầu của xã hội Từ những yêu cầu cấpbách, để có thể thích ứng với môi trường thời đại công nghệ thông tin, khoa học

kỹ thuật khiến văn phòng trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ

cơ quan, tổ chức nào Do vậy văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so vớicác đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới, hiện đại để thực hiện tốt chức năng củamình đảm bảo cho toàn cơ quan, tổ chức hoạt động và phát triển, bắt kịp được

xu thế chung của thời đại

Nhằm giúp cho các sinh viên Khoa Quản trị văn phòng trong tương lai ápdụng được những kiến thức, lý thuyết đã học vào thực tiễn và nâng cao nghiệp

vụ sau này khi ra trường làm việc, Sau mỗi khóa học, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên chuyến thực tập tại các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp để có sự gắn kết giữa lý thuyết và thực hành nhằm rút ra kinhnghiệm phục vụ cho công tác về sau Đây không chỉ là cơ hội cho sinh viênchúng em được học hỏi, cọ sát thực tế công việc, được khẳng định năng lực củamình mà đây còn là mội trường thuận lợi để chúng em được trau dồi về phẩmchất, đạo đức, và rèn luyện tác phong kỷ luật, kỷ cương của một cán bộ vănphòng thực thụ tạo hành trang cho chúng em thêm tự tin áp dụng những kiếnthức đã được học vào thực tế sau khi rời ghế Nhà trường

Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang,với thời gian thực tập không nhiều nhưng đã giúp em có cái nhìn toàn diện, sâusắc hơn về công tác quản trị văn phòng và các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ,soạn thảo văn bản, giao tiếp nơi công sở… bổ sung thêm những kiến thức vôcùng quý báu, trang bị những kiến thức cho chuyên ngành Quản trị văn phòngđặc biệt giúp em cảm thấy tin yêu thêm ngành nghề mà mình đã lựa chọn

Kết thúc khóa thực tập, em đã học hỏi, thu thập được khá nhiều nhữngkiến thức thực tiễn làm phong phú thêm kho tàng kiến thức chuyên ngành tiếpthu tại Nhà trường Nay em viết báo cáo này gửi về Khoa Kính mong nhậnđược sự giúp đỡ, bổ sung của Quý thầy, cô giáo để bài báo cáo được hoàn thiệnhơn đồng thời là cơ sở phục vụ cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng –Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn giúp đỡ; Cảm ơn Chính quyền Ủyban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng; Văn phòng HĐND&UBNDhuyện Hạ Lang đã tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt quá trình thực tập và cungcấp những thông tin cần thiết cho em để hoàn thành bài báo cáo này

Do giới hạn về thời gian thực tập cũng như trình độ kiến thức của bảnthân, vì vậy bài báo cáo khó tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định,mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất các giải pháp

Em kính mong nhận được sự quan tâm, đóng góp, giúp đỡ và tạo điều kiện củaQuý thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học nội vụ Hà Nội,lãnh đạoVăn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang để bài báo cáo được hoànthiện và đạt kết quả tốt nhất Giúp Em tích lũy thêm những kinh nghiệm quý báutrong học tập cũng như trong quá trình công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hạ Lang, ngày …tháng 5 năm 2016

Sinh viên

Chu Thị Bích Duyên

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA

UBND HUYỆN HẠ LANG

(ảnh: Trụ sở UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng)

Thông tin chung về UBND huyện Hạ Lang:

Địa chỉ: Thị trấn Thanh Nhật, Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng

1.1 Chức năng của UBND huyện Hạ Lang

1.1.1 Vị trí địa của UBND huyện Hạ Lang

Hạ Lang là huyện miền núi Phía Đông của tỉnh Cao Bằng với diện tích

tự nhiên là 363,35 km², dân số khoảng 26.000.000 người Hạ Lang có 13 đơn vịhành chính cấp xã và một thị trấn Trung tâm huyện là Thị Trấn Thanh Nhật, vớidân số là 3.569 người với 3 dân tộc anh em cùng sinh sống ,trong đó dân tộc tàychiếm đa số Với vị trí ở phía Bắc Tổ Quốc tiếp giáp với Trung Quốc đường

biên giới khá dài, có 01 cửa khẩu Quốc tế, 01 cửa khẩu Quốc gia và các cửakhẩu tiểu ngạch khác nên huyện Hạ Lang khá thuận lợi trong việc giao lưuthương mại, trao đổi hàng hóa, phát triển nền kinh tế xã hội, dịch vụ và du lịchcủa huyện.

1.1.2 Chức năng

UBND do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, Là cơquan quản lý hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm tổ chức vàchỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên và Nghị quyết của HĐND huyện Đồng thời, chỉ đạo hoạt động của các cơquan, đơn vị thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn Góp phần đảm bảothực hiện các chủ trương chính sách, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố an ninh, quốc phòng và đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy

từ Trung ương tới cơ sở

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra nghịquyết HĐND xã, thị trấn về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định;

-Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của các xã, thị trấn;

- Quản lý Nhà nước về công tác giáo dục, văn hóa, thông tin, thể thao, y

tế, khoa học công nghệ, giao thông vận tải……;

1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang

(xem Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang)

Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,HĐND&UBND huyện Hạ Lang có cơ cấu tổ chức như sau:

- HĐND là cơ quan quyền lực của địa phương do nhân dân bầu ra theonhiệm kỳ là 05 năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ củanhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên;

-UBND do HĐND bầu ra, đây là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, cơ quan chấp hành của HĐND huyện và UBND cấp trên trực tiếp;

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang bao gồm:

+Thường trực HĐND;

+Thường trực UBND: ( gồm: 01 Chủ tịch và 2 Phó chủ tịch Trong đó có

01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn hóa – Xã hội, 01 Phó Chủ tịch phụ trách vềKinh tế - Tài chính)

Các Phòng, ban chuyên môn giúp việcUBND gồm: Văn phòng

HĐND&UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội;Phòng Kế hoạch tài chính; Phòng Văn hóa Thông tin; Phòng y tế; Phòng Tàinguyên Và Môi trường; Phòng Tư pháp; Phòng Thanh tra; Phòng Nông nghiệp

và phát triển Nông thôn; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng kinh tế Hạ tầng;Phòng Tôn giáo dân tộc;

Khối đơn vị nội chính thuộc UBND huyện bao gồm: BCH quân sự huyện;

Công an huyện; Chi cục thuế; Tòa án nhân dân; Viện Kiểm sát nhân dân; KiểmLâm

Khối đơn vị sự nghiệp của UBND huyện: Trạm khuyến nông, Khuyến

lâm; Đài truyền thông và truyền hình; Hội chữ thập đỏ; Kho bạc Nhà nước;Trung tâm Dân Số Kế hoạch hóa gia đình; Thống kê; Trung tâm Giáo dụcthường xuyên và Bồi dưỡng nghề nghiệp; Trung tâm Bồi dưỡng chính trị; Trungtâm Quản lý thị trường; Bệnh viện đa khoa; Trường PTDT Nội trú; Ban Quản lý

dự án; Trung tâm y tế dự phòng

Mỗi phòng ban, đơn vị chuyên môn trong cơ cấu chung đều có 01 Trưởngphòng, và từ 01 đến 03 Phó Trưởng phòng và các nhân viên trong mỗi bộ phậncấu thành phòng, ban, đơn vị chuyên môn đó

Khối các đơn vị hành chính thuộc UBND huyện Hạ Lang gồm : Thị trấn

Thanh Nhật, và 13 đơn vị hành chính cấp xã :An Lạc, Việt Chu, Quang Long,

Cô Ngân, Thái Đức, Thị Hoa, Đức Quang, Vinh Quý, Kim Loan, Thắng Lợi,Đồng Loan, Lý Quốc, Minh Long.

II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.1.1 Chức năng

Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang là đơn vị chuyên môn củaThường trực HĐND&UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp và đảmbảo hậu cần phục vụ các hoạt động của HĐND&UBND huyện

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng và trình HĐND&UBND Huyện chương trình công tác thường

kỳ và dự thảo các báo cáo của HĐND&UBND huyện;

- Tổ chức kiểm tra, các đề án, dự án, báo cáo của các phòng, ban, ngành,UBND các xã, thị trấn trước khi trình lãnh đạo huyện;

- Giúp UBND tổ chức công tác thông tin, xử lý, đề xuất ý kiến để phục vụviệc ban hành các văn bản và sự điều hành của HĐND và UBND huyện theo thẩmquyền;

- Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc chấp hành thực hiện các kế hoạch các vănbản của cơ quan cấp trên đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai các nhiệm vụ trọng tâm của UBNDhuyện;

- Tổ chức chuẩn bị nội dung, chương trình các kỳ họp, phiên họpHĐND&UBND huyện; các phiên họp do UBND chủ trì, các buổi làm việc, tiếpkhách của các đồng chí lãnh đạo HĐND &UBND huyện;

- Giúp HĐND&UBND huyện nắm bắt tình hình hoạt động củaHĐND&UBND, của các phòng, ban, ngành đoàn thể; HĐND&UBND các xã, thị trấn

và các hoạt động kinh tế- văn hóa, xã hội, an ninh- quốc phòng trong phạm vi toànhuyện;

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ mối quan hệ công tác cho cơ quan;

- Quản lý tài chính, vật tư, kho quỹ, kinh phí được giao Tham mưu chi

- Tổ chức thực hiện công tác Văn thư- Lưu trữ, công tác quản trị, công tácbảo vệ, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị trong việcthực hiện các công việc trên;

- Chăm lo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công nhân viên chức củaVăn phòng; tham dự ghi chép, các hội nghị các ban ngành và được đề nghị các cơquan;

Tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc thực hiện các chínhsách của Đảng, pháp luật Nhà nước về công tác ngoại vụ và biên giới;

Tham mưu cho HĐND&UBND xét chọn những cá nhân và tập thể cóthành tích xuất sắc trong công tác thi đua khen thưởng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND và Chủtịch UBND huyện giao

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

(xem Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng)

Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng và 01 Phó Chánh vănphòng

Chánh Văn phòng: là người đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệmchung,

là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND&UBND và trướcpháp luật về tất cả các hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện HạLang;

Phó Chánh văn phòng: Là người giúp việc cho Chánh văn phòng, đượcChánh văn phòng giao cho phụ trách một số mặt công tác của Văn phòng như:Công tác tổng hợp, tham mưu, công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho toàn hoạtđộng của cơ quan và của Thủ trưởng cơ quan

Các bộ phận của Văn phòng:

a Bộ phận Tổng hợp

Là bộ phận giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp,tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý cho cơ quan

và lịch công tác tuần cho lãnh đạo cơ quan Tổ chức thẩm định đề án, biên soạncác văn bản khác của cơ quan khi cấp trên giao.

b Bộ phận Văn thư – Lưu trữ.

Là mắt xích quan trọng trong hoạt động của Văn phòng Tiếp nhận,chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự điều hành của Chánh văn phòng

Tổ chức bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bímật Nhà nước Ngoài ra còn quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộcthẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.Và là bộ phận trực tiếp làm công tác lưu trữ

và quản lý kho lưu trữ của HĐND và UBND huyện

c Bộ phận Kế toán:

Thực hiện chế độ thanh toán, quyết toán kịp thời chính xác theo Luật ngânsách, cập nhật và báo cáo chi tiêu hàng ngày của cơ quan với lãnh đạo Vănphòng trong việc lập kinh phí, dự trù kinh phí, thực hiện chế độ báo cáo tàichính theo quy định Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, chứng từ khônghợp lệ trả lại các đơn vị Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Vănphòng phân công

d Bộ phận Tiếp dân

Là bộ phận giúp Chánh Văn phòng và thủ trưởng cơ quan về hoạt độngcấp giấy phép kinh doanh.Và là nơi tiếp nhận và giải quyết các loại giấy tờ liênquan đến quyền sở hữu của công dân địa phương

E Bộ phận In ấn

Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu đủ số lượng, không sai sót và đảm bảo

kỹ thuật cho toàn cơ quan

h Bộ phận Tạp vụ:

Có trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh trong khuôn viên cơ quan, phòng họp, hộitrường lớn, nhà ăn, phòng làm việc của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Vănphòng Đảm bảo công tác hậu cần phục vụ các hội họp của cơ quan theo sự phâncông của lãnh đạo Văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Vănphòng giao.

1.3 Bản mô tả công việc của vị trí Chánh Văn phòng

( Phụ lục 3: Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng , kèm theo Thông báo phân công công việc của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hạ Lang.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn cơ quan.

Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang là bộ phận tham mưu giúpviệc cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý điều hành và đảm bảo cácđiều kiện về cơ sở vật chất cho toàn cơ quan hoạt động Qua quá trình khảo sát

và tìm hiểu cho thấy vị trí vai trò của Văn phòng HĐND&UBND được thể hiệnbởi các mặt:

Công tác Tham mưu- Tổng hợp

Như chúng ta đã biết thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong côngtác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo Tham mưu vàtổng hợp chính là thu thập và cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho lãnh đạo hỗtrợ việc giải quyết công việc chính xác, hợp lý, hiệu quả Hơn nữa trong thời đạibùng nổ thông tin như hiện nay, việc lựa chọn các nguồn thông tin, thu thậpđược thông tin có giá trị tham mưu cho lãnh đạo giải quyết công việc được làmột nhiệm vụ rất khó khăn bởi nó liên quan đến việc ra quyết định đúng củaNhà lãnh đạo vì vậy mỗi cán bộ khi thực hiện nhiệm vụ cán bộ Văn phòngHĐND&UBND huyện đều phải lựa chọn và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thammưu cho lãnh đạo cơ quan

Thông tin được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: thông tin từ cấptrên, cấp dưới, đến từ các cơ quan khác, dư luận xã hội, báo chí….Vì vậy trướckhi cung cấp thông tin về vấn đề gì cho lãnh đạo, Văn phòng đều phải qua quátrình xử lý,phân tích thông tin, chọn lọc những thông tin có giá trị nhất phục vụviệc giải quyết công việc của lãnh đạo cơ quan được nhanh chóng và chính xác.Tại Văn phòng HĐND&UBND em thấy, tất cả cán bộ công chức trong vănphòng đều có tinh thần trách nhiệm, nhiệt huyết với công việc, thực hiện tốt cácchức năng, nhiệm vụ của mình, chịu trách nhiệm các công việc do chính mìnhtham mưu và chịu sự quản lí thống nhất của Chánh văn phòng

Chuyên viên các bộ phận có trách nhiệm tham mưu các vấn đề thuộcngành

mình theo dõi, và luôn đúng tiến độ giải quyết, đội ngũ cán bộ văn phòng huyệnluôn đề cao tinh thần đoàn kết, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau tham mưu tốt cáccông việc lãnh đạo giao phó Các thông tin tham mưu có vấn đề liên quan đếnnhiều ngành, lĩnh vực hoạt động khác nhau đều được thông qua ý kiến củaChánh văn phòng (hoặc phó Chánh văn phòng) trước khi trình thủ trưởng cơquan;

Với trường hợp, công việc lãnh đạo cơ quan giao, chuyên viên văn phòngphụ trách tham mưu vấn đề mà thủ trưởng cơ quan giao đi học, đi công tác hayvắng mặt thì lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp tham mưu và trình Chủ tịchhoặc Phó chủ tịch phụ trách khối các thông tin hỗ trợ giải quyết công việc, hoặcphân công chuyên viên khác xử lí và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đối vớinhững công việc quan trọng cần giải quyết gấp Trong công tác Bộ phận Tổnghợp, và Văn thư – Lưu trữ thì thủ trưởng cơ quan giao Chánh văn phòng phụtrách và quyết định rồi báo cáo lãnh đạo, bởi vậy công tác này được tham mưuthường xuyên, các vấn đề thuộc chủ trương đều được thống nhất giải quyết mộtcách nhanh chóng

=>> Có thể nói Văn phòng HĐND&UBND thực hiện chức năng thammưu tổng hợp tốt, luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ do lãnh đạo cơ quan, lãnhđạo văn phòng giao phó.

Công tác Hậu cần:

Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần thông qua các công việc: chăm lođời sống, cơ sở vật chất trang thiết bị, vệ sinh, … phục vụ các hoạt động của cơquan Ở Chức năng này thì Văn phòng HĐND&UBND huyện tiến hành các côngviệc, nhiệm vụ như: Trong phục vụ các hội họp: Trên cơ sở các chương trình côngtác, lịch công tác tuần của UBND huyện, Văn phòng xây dựng kế hoạch, chủ độngchuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp: chuẩn bị hội trường, bàn ghế, lễđài, âm thanh, ánh sáng, công tác vệ sinh….phục vụ cuộc họp, ngoài ra trong hộihọp đó Văn phòng luôn luôn thường trực bên ngoài kiểm soát quá trình cuộc họp,kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh sảy ra trong cuộc họp đó Chẳng hạn trongdiễn biến cuộc họp đại biểu phát biểu ý kiến chỉ đạo,đóng góp ý kiến có vấn đềphát sinh ( mất điện) thì Văn phòng luôn cử một nhân sự thường trực bên ngoài kịpthời giải quyết tránh làm gián đoạn tiến trình ảnh hưởng đến chất lượng công việc

Công tác tiếp đón khách: công tác tiếp đón quyết định đến bộ mặt và hìnhảnh của một cơ quan, đơn vị Trong thực hiện nhiệm vụ này Văn phòng luôn nỗ lực,

cố gắng xây dựng hình ảnh của mình trong các mối quan hệ với nhân dân với các cơquan, tổ chức khác, Theo như khảo sát hầu hết tất cả các phòng ban, đơn vị tại UBNDhuyện công tác tiếp khách một cách tận tình, thân thiện, luôn lắng nghe với thái độ tôntrọng và hòa nhã nhất

Trong Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Văn phòng có tráchnhiệm chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho chuyến công tác của lãnh đạo Đặcbiệt Đội xe của Văn phòng UBND được đề cao, luôn đảm bảo chuyến đi củalãnh đạo UBND được diễn ra đúng tiến trình, thời gian quy định và đảm bảo antoàn trong chuyến đi

Công tác bảo trì các trang thiết bị: Hàng tháng Văn phòng đều tổ chức lấydanh sách kê khai và mua sắm trang bị các trang thiết bị văn phòng phẩm phục

vụ công việc cho toàn cơ quan, ngoài việc trang bị thêm các trang thiết bị mớithì Văn phòng cũng là đơn vị thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng tài sảncủa UBND huyện.

Công tác vệ sinh môi trường, chăm lo đời sống của cán bộ trong cơ quanđược đảm bảo thực hiện thường xuyên

Ví dụ minh họa: Khi tổ chức tiếp đón Đoàn khách của tỉnh Quảng Tây

(Trung Quốc) văn phòng chủ động tìm hiểu các thông tin: Số lượng thành viên,thời gian, Nội dung họ làm việc; tìm hiểu văn hóa của nước họ rồi tham mưucho lãnh đạo cơ quan đồng thời văn phòng đề xuất cách thức đón tiếp phù hợpvới mục đích của chuyến thăm phù hợp văn hóa nước họ Khi đón tiếp, vănphòng chính là đơn vị giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác chuẩn bị và phục vụtiếp đón từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc: Địa điểm, nước uống,hoa, quả, tất

cả các thực đơn đón tiếp đều được Văn phòng xét và duyệt trước sao cho phùhợp với từng đối tượng khách vì vậy UBND huyện Hạ Lang luôn có được sựđánh giá cao của Đoàn khách Trung Quốc

Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu cho thấy Văn phòngHĐND&UBND huyện Hạ Lang thực hiện tương đối tốt chức năng tham mưutổng hợp và giúp việc đảm bảo hậu cần, đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viêntrong Văn phòng luôn nêu cao tinh thần ý thức trách nhiệm, nhiệt huyết tận tìnhvới công việc, luôn luôn nỗ lực cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao Tuynhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

Trong Công tác Tham mưu tổng hợp: Mặc dù công tác tham mưu luônđáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của lãnh đạo giao phó Tuy nhiên trongviệc tham mưu các văn bản quy định hiện hành của Nhà nước liên quan đến cácnghiệp vụ văn phòng, Văn phòng HĐND&UBND chưa cập nhật được thườngxuyên và tham mưu cho UBND huyện ban hành các quy chế, quy định trên cơ sở cácvăn bản của Nhà nước cụ thể hóa thành văn bản riêng phù hợp với điều kiện thực tếcủa huyện nhà

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ

của UBND huyện Hạ Lang ( Xem phụ lục 4)

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng là xây dựngChương trình công tác của cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Langxây dựng các Chương trình công tác: Lịch công tác tuần, Công tác tháng, quý vànăm Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu em xin đưa ra một số ý kiến nhận xétnhư sau:

Ưu điểm: Trong quá trình quản lý về tất cả mọi mặt của đời sống xã hội

của địa phương, để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc một cách nhanh chóng,chính xác, khoa học và hiệu quả thì hằng tuần, tháng, quý, năm Văn phòngHĐND&UBND huyện đều chủ động tham mưu và xây dựng cho UBND cácloại chương trình, kế hoạch công tác cụ thể của cơ quan.Việc xây dựng chươngtrình công tác thường kỳ giúp lãnh đạo UBND huyện điều hành các hoạt độngmột cách thống nhất, hạn chế việc chồng chéo, và mâu thuẫn trong công việc chỉđạo, điều hành Qua đó giúp cho các phòng ban, đơn vị chuyên môn của UBNDhuyện chủ động điều chỉnh công việc, chủ động trong phân công nhiệm vụ vàđảm bảo nguyên tắc “đúng người, đúng vị trí,” tránh “người làm, người không”hạn chế trường hợp trùng lặp, chồng chéo Bởi vậy khi sảy ra các tình huống bấtcập, phát sinh sảy ra UBND huyện luôn có các biện pháp giải quyết kịp thời,hạn chế được hậu quả không đáng sảy ra

Bên cạnh đó khi xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quancòn tồn tại những nhược điểm sau:

Việc lập chương trình hay một kế hoạch hoạt động trước nhưng trongtriển khai thực hiện gần như chỉ mang tính chất trên văn bản, cơ quan luôn ưutiên cho việc phát sinh đột xuất, còn những việc đã lập trước đó được thực hiệnsau Vì vậy quy trình giải quyết công việc bị gián đoạn, chậm tiến độ thực hiện;

Đối với Lịch công tác tuần chưa được chú trọng và quan tâm, lịch côngtác tuần chỉ được lập sơ bộ trên quyển lịch để bàn mà chưa lập thành văn bản cógiá trị pháp lý nên tính mệnh lệnh và bắt buộc không cao;

Trong bước lấy ý kiến các phòng, ban để xây dựng công tác thường kỳcòn gặp nhiều khó khăn, các phòng ban không chủ động đưa ra ý kiến đónggóp hoặc các ý kiến trái chiều không thống nhất gây khó khăn trong công tác

dự thảo lấy ý kiến

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 1 hội nghị (hội thảo) của cơ quan

( Xem Phụ lục 5: Sơ đồ tổ chức hội nghị của UBND huyện Hạ Lang, Hồ sơ hội nghị cán bộ công chức, viên chức năm 2016 kèm theo)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.

(Xem phụ lục 6 )

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của UBND huyện Hạ Lang

Việc thực hiện văn hóa công sở tại cơ quan được áp dụng theo Quyết định

số 129/2007/QĐ-TTg, ngày 02 tháng 08 năm 2007 của Thủ tướng chính phủmột cách nghiêm túc vì vậy UBND huyện vẫn chưa ban hành văn bản cụ thể của

cơ quan

Tuy không ban hành một văn bản cụ thể của cơ quan quy định về văn hóaứng xử nhưng UBND huyện luôn thực hiện nghiêm túc quy chế của Nhà nước

về Văn hóa ứng xử thể hiện cụ thể một số mặt tích cực tiêu biểu như sau:

Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khi đến cơ quan đều chấphành việc đeo thẻ rất nghiêm túc, Trong quá trình đeo thẻ không có trường hợptháo thẻ ra khi ở trong phòng làm việc, làm việc đúng giờ giấc quy định

Lễ phục của cán bộ nam trong cơ quan khi đến làm việc là áo sơ mi, quầntây, đóng thùng và đi giày, còn đối với nữ là áo sơ mi, quần tây hoặc jeans đóngthùng

Trong giao tiếp các cán bộ luôn có thái độ lịch sự, tôn trọng, biết lắngnghe, trung thực, thân thiện và hợp tác, không ngắt giọng, chen ngang cuộc nóichuyện, hay ngắt điện thoại cũng như có thái độ hách dịch với mọi người;

Các biểu tượng: Quốc huy, quốc kỳ, biển tên cơ quan được đặt theo đúngtiêu chuẩn quy định của Nhà nước đề ra; Phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, ngănnắp, đảm bảo các yêu cầu an toàn về cháy nổ giúp đội ngũ CBCC của cơ quan pháthuy năng động, sáng tạo đem lại hiệu quả công việc góp phần thực hiện mục tiêuchung của cơ quan

Tuy nhiên trong việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc chưa đảm bảo tínhkhoa học và thẩm mỹ do hạn chế về diện tích của các phòng được xây dựng, đặcbiệt tại cơ quan vẫn chưa bố trí được nhà xe dành riêng để ô tô, xe máy nên cácloại xe đến cơ quan đậu tại trước hiên phía trước tiền sảnh làm việc của cơ quan

Một bộ phận cán bộ công chức, nhân viên trong cơ quan chưa ý thức thựchiện còn mắc các lỗi như: Nói chuyện điện thoại trong giờ làm việc, đi muộn vềsớm, hút thuốc, nấu ăn trong phòng làm việc Các lỗi này được lặp đi lặp lạinhiều lần ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc Vì vậy yêu cầu đối vớiUBND huyện Hạ Lang là phải có một văn bản quy định về văn hóa ứng xử đề racác biện pháp nghiêm khắc xử lý kịp thời, chấn chỉnh các hành vi coi nhẹ việcthực hiện quy chế.

1.6 Khảo sát mô hình tổ chức văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang

Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang được bố trí theo mô hình vừakết hợp, vừa tập trung, và vừa phân tán Văn phòng bao gồm các bộ phận cấuthành: tổng hợp, in ấn, văn thư – Lưu trữ, kế toán, tạp vụ, tiếp dân, lái xe, bảo

vệ, mỗi bộ phận đều có phòng làm việc riêng biệt và một chuyên viên đảm nhận

Vị trí: Các bộ phận cấu thành Văn phòng được đặt tại tầng 1 nơi trung

tâm của trụ sở cơ quan thuận lợi cho việc liên hệ công tác của các phòng, ban,đơn vị cũng như các cơ quan, tổ chức cá nhân khác đến liên hệ và làm việc

Phòng làm việc lãnh đạo văn phòng được đặt tại tầng 2 trụ sở cơ quan rấtthích hợp cho phát huy khả năng sáng tạo tư duy công việc của nhà lãnh đạo

Cơ sở vật chất: Với diện tích là 18m² mỗi phòng làm việc, được trang bị

đầy đủ các trang thiết bị như: Máy tính, máy in, fax, photo, giá để tài liệu, bàn ghếtại các phòng làm việc Đặc biệt các mỗi phòng làm việc đều có 01 máy tính riêngkết nối Internet và mạng LAN đảm bảo việc tìm kiếm và cập nhật, trao đổi thôngtin

Khu nghỉ ngơi của cán bộ công chức sau giờ làm việc được trang bịđầy đủ các cơ sở vật chất đầy tiện nghi, luôn đáp ứng yêu cầu mặt tinh thầncủa tất cả CBCC, Nhân viên nơi cơ quan

(Xem Phụ Lục 7: Sơ đồ bố trí phòng làm việc của bộ phận In ấn HĐND&UBND

huyện Hạ Lang)

Nhân sự:(Xem phụ lục số 8: Bảng thống kê số lượng Nhân sự tại Văn

phòngHĐND&UBND huyện Hạ Lang)

Qua quá trình tìm hiểu mô hình bố trí phòng làm việc của VănPhòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang được thiết kế, bố trí tương đối khoahọc, hợp lý phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cấu thành vănphòng cũng như điều kiện cụ thể của cơ quan

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Hạ Lang, Đánh giá

ưu, nhược điểm

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của các cơquan, tổ chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần tăng hiệu quả quản lý các hoạt độngcủa cơ quan

Trong văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, bộ phận Văn thư đóngvai trò quan trọng, là công tác chủ đạo trong các nghiệp vụ của Văn phòng Nónhư một sợi dây chuyền tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quantrong bộ máy Nhà nước nói chung và trong khối UBND huyện Hạ Lang nóiriêng

Văn thư của UBND huyện Hạ Lang được bố trí theo mô hình tập trung, toàn bộkhâu chuyển và nhận văn bản, quản lý và sử dụng con dấu đều được tập trung một mốitại Văn thư cơ quan Phòng Văn thư được bố trí một cách độc lập, riêng biệt, có khungkính ngăn cách với bên ngoài đảm bảo các quy định về bảo mật thông tin của Nhà nướcta

Với vị trí tại tầng 1, nơi trung tâm trụ sở cơ quan Bởi vậy đây là vị trí thuậnlợi cho việc liên hệ công tác và giải quyết công việc của toàn UBND huyện, chẳnghạn tiếp nhận các văn bản của cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, từ các phòng,ban gửi đến v v

Tại bộ phận văn thư có một chuyên viên đảm nhận có chuyên môn, trình

độ, thâm niên công tác kiêm nhiệm tất cả các công việc, nghiệp vụ văn thư của

cơ quan phù hợp với đặc thù công việc của UBND huyện;

Phòng làm việc của Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị: 01 máy

vi tính, , 01 máy in, 01 máy điều hòa, và các loại văn phòng phẩm khác… phục vụcho công việc

Ngoài những thuận lợi trong công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện

Hạ Lang thì vẫn còn một số nhược điểm sau:

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư còn hạn chế,đặc biệt công việc đăng ký và theo dõi Văn bản của cơ quan được thực hiện theophương pháp thủ công (đăng ký bằng sổ quản lý văn bản) chưa ứng dụng phầnmềm quản lý văn bản theo quy định, bởi vậy rất mất thời gian cho công tác tìmkiếm và khai thác văn bản, tài liệu

Tài liệu lưu tại Văn thư nhiều thiếu kệ, tủ đựng vì vậy nhiều hồ sơ, tài liệuxếp thành từng chồng dưới đất, dẫn đến hỏng, mốc tài liệu

2.2 Nhận xét trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Hạ Lang

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của nhà nước quy định về công tác Vănthư, đồng thời nâng cao hoạt động Văn thư của UBND huyện Hạ Lang, Lãnh đạohuyện Hạ Lang luôn đôn đốc, hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ nhân viêntrong văn phòng vì vậy công tác văn thư tại huyện Hạ Lang đang ngày càng đi vào

nề nếp, hiện nay UBND thực hiện các nghiệp vụ văn thư theo các văn bản quy địnhcủa Nhà nước như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn quản lý văn thư.v.v…

Việc thực hiện công tác Văn thư được thực hiện dưới sự chỉ đạo điềuhành của lãnh đạo văn phòng thể hiện rõ nét ở những nội dung sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo nhìn chung tuân

theo quy trình đôi khi còn một số hạn chế đó là văn bản sai thể thức so với quyđịnh

Giải quyết và quản lý văn bản đến Số lượng văn bản đến tương đối nhiều

trung bình mỗi ngày bộ phận Văn thư tiếp nhận khoảng 10 – 15 văn bản đến:bưu điện, fax, từ các cơ quan cấp Tỉnh, các cơ quan UBND trực thuộc, cácphòng ban, đơn vị chuyên môn văn bản đến văn thư tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì,đóng dấu đến, ghi số ngày tháng năm, thực hiện đăng ký văn bản vào sổ rồi vănthư chuyển lên Chánh văn phòng xin ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết rồihoàn tất thủ tục chuyển giao văn bản đến đúng các đối tượng theo quy định

(Xem Phụ lục 9 : Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

của UBND huyện Hạ Lang kèm theo Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến, và phần bên trong đăng ký sổ.)

Quản lý và giải quyết Văn bản đi: Văn bản đi của cơ quan chủ yếu là các

văn bản: Quyết định, công văn, kế hoạch, thông báo,…v v Tất cả các Văn bảnsau khi soạn thảo, duyệt và có đầy đủ chữ ký thì bộ phận văn thư thực hiện vào

sổ công văn văn đi sau đó hoàn thiện tất cả các thủ tục khác ban hành theo trình

tự quy định… tất cả các văn bản đều được chuyển giao theo địa chỉ, đúng đốitượng, kịp thời

Phụ lục 10: Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện

Hạ Lang kèm theo Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và phần bên trong đăng ký

Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn bản sau khi giải quyết xong

được lưu giữ tại bộ phận Văn thư và lập hồ sơ hiện hành theo từng vấn đề, saumột năm làm việc giao nộp lưu trữ cơ quan để tiến hành xử lý

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Việc sử dụng và quản lý con dấu

tại cơ quan luôn tuân thủ các quy định trong các văn bản quy định của Nhànước

Công tác văn thư tại UBND huyện Hạ Lang dưới sự quan tâm của lãnh đạoVăn phòng HĐND&UBND huyện được thực hiện nghiêm túc các văn bản quy địnhcủa Nhà nước về công tác Văn thư Tuy nhiên có một số hạn chế còn tồn tại như:

Văn phòng HĐND&UBND chưa tham mưu cho UBND xây dựng banhành quy chế quy định về công tác văn thư lưu trữ cụ thể phù hợp với điều kiện

thực tế của UBND huyện Hạ Lang gây khó khăn trong công soạn thảo và banhành văn bản tại UBND vì áp dụng các văn bản quy định cũ vì vậy nhiều vănbản còn sai về thể thức của văn bản ( đặc biệt là văn bản không có tên loại nhưCông văn)

Cơ quan chưa ứng dụng được hệ thống phần mềm quản lý văn bản vào trongcông tác văn thư lưu trữ của huyện, việc đăng ký văn bản bằng phương pháp thủcông( Đăng ký bằng sổ) gây mất thời gian, gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm

và tra tìm văn bản Khi tiến hành đăng ký văn bản chưa có chữ ký của Chánh Vănphòng thẩm định về thể thức và kỹ thuật trình bày, nhiều sổ đăng ký văn bản còn ghichép thiếu thông tin bỏ qua một số nội dung như: Số lượng bản, đơn vị nhận bản lưu,ghi chú và viết tắt các từ ngữ không thông dụng

Công tác lập hồ sơ tại cơ quan chưa được quan tâm Cơ quan chỉ lập hồ sơcác hội họp lớn như: Hội nghị tổng kết công tác năm; hội nghị công nhân viênchức……

Mẫu dấu đến của UBND huyện Hạ Lang chưa đúng theo quy định, thiếu tên

cơ quan tổ chức, Chuyển, Lưu hồ sơ số so với quy định hiện hành đồng thời cán

bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện không được đào tạo bài bản, không đúngtrình độ chuyên môn vì vậy các khâu nghiệp vụ chưa đạt hiệu quả cao

=>> Bởi vậy có thể nói công tác văn thư còn lạc hậu so với quy định hiệnhành

2.3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Song song với công tác Văn thư, Công tác lưu trữ cũng giữ vai trò quantrọng trong hoạt động của UBND huyện Hạ Lang nói chung và Văn phòng nóiriêng Đây chính là nguồn tài liệu vô cùng quý giá phục vụ cho công tác tra cứu,khai thác và tìm kiếm thông tin của cơ quan, của nhu cầu của từng cá nhân

Công tác Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Hằng năm UBND huyện

Hạ Lang có hơn 7000 văn bản được ban hành, Sau khi ban hành các văn bản đềuđược lưu giữ và nộp vào Kho Lưu trữ của Huyện Tuy vậy số lượng tài liệu nộplưu còn hạn chế, không đủ, thiếu nhiều tài liệu trong một hồ sơ, tài liệu luôn ở

trạng thái rời lẻ, chồng chất, phân tán tại các phòng, ban đơn vị chuyên môn củaUBND huyện gây nhiều khó khăn, trở ngại cho bộ phận đảm nhận công tác Vănthư lưu trữ của cơ quan.

Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Dựa theo đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ

của UBND huyện Hạ Lang công tác này được chỉnh lý theo phương án:Thờigian-Mặt hoạt động Nhìn chung Công tác chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ chưa thật

sự quan tâm, khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý còn rất nhiều, do đó chưa khoahọc tài liệu, nguồn tài liệu trong kho lưu trữ còn hạn chế, tài liệu chồng chất vìvậy Kho lưu trữ chưa hoàn chỉnh và đáp ứng được yêu cầu

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.: Tất cả cáctài liệu được lưu trữ bảo

quản trong kho, sắp xếp trên giá, số ít tài liệu xếp từng chồng chưa qua xử lý,

Do điều kiện của cơ quan công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều hạnchế đặc biệt Kho lưu trữ cơ quan có diện tích nhỏ, hẹp, hệ thống trang thiết bịkhông đầy đủ, thiếu nhiều kệ, giá để tài liệu, hơn nữa hệ thống phòng cháy, chữacháy tự động chưa xây dựng được, thiếu các loại máy hút bụi, hút ẩm và phòngchống nấm mốc, côn trùng…

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Đây chính là nghiệp vụ

cuối cùng và quan trọng nhất của Công tác lưu trữ, mọi quy trình dù thựchiện tốt đến đâu nhưng nếu không được khai thác sử dụng thì tài liệu lưu trữ

đó không có giá trị Đó chính là cầu nối giữa xã hội với công tác lưutrữ.Liên hệ thực tế với Hạ Lang thìnguồn tài liệu trong kho ít, nhiều tài liệuchưa qua xử lý cho nên việc tổ chức sử dụng và khai thác tài liệu còn lạchậu, chưa đáp ứng

Việc thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Hạ Lang được tiến hànhtheo quy trình nghiệp vụ theo quy định nhưng tại cơ quan công tác lưu trữ còngặp nhiều khó khăn, hạn chế, nguồn thông tin tài liệu còn thiếu, trang thiết bị cơ

sở thực hiện công việc còn lạc hậu, vì vậy không đáp ứng nhu cầu tổ chức sửdụng và khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ các yêu cầu của các phòng ban, các cánhân trong cơ quan

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác Tuần, Kế hoạch công tác tháng và công tác năm

Mẫu số 1: Lịch công tác tuần

ỦY BAN NHÂN DÂN

Ghi chú

Lãnh đạoUBND vàThủ trưởngcác phòngban thuộchuyện

VănphòngHĐND

Mấu số 2: Kế hoạch công tác tháng 2 năm 2016

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN HẠ LANG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập – Tự do – hạnh Phúc

Số: /KH-UBND Hạ Lang, ngày tháng năm 2016

KẾ HOẠCH Công tác tháng 5 năm 2016

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích

- Thực hiện kế hoạch công tác năm năm 2016;

- Nhằm đánh giá kết qủa thực hiện trong tháng 01/2016 Đồng thời pháthiện các mặt tích cực cần phát huy, khắc phục những hạn chế phục vụ mục tiêucông tác năm của cơ quan;

- Giúp các phòng ban, đơn vị thực hiện các công việc cụ thể, tránh tìnhtrạng bỏ xót, đồng thời là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát, đônđốc nhắc nhở góp phần thực hiện mục tiêu chung của cơ quan

2 Yêu cầu

- Các phòng, ban, đơn vị thực hiện triển khai kế hoạch thực hiện nghiêm

túc công việc được giao;

- Công việc phải thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, đảm bảo tínhkhách quan, đúng tiến độ và thành phần đã quy định

II NỘI DUNG KẾ HOẠCH

điểm

Đơn vị chủ trì

Ghi chú

Họp bình xét thi đua khen thưởng

PCT;

Các phòng ban

Phòng họp

Phòng nội vụ

-Tham dự lễ khai CT; Chuyên TT Bồi TT BD

giảng lớp bồi dưỡng chính trị năm 2016

viên Văn phòng

dưỡng – Chính trị

Quân sự Sân C3

BCH quân sự

PCT; lãnh đạovăn phòng; lãnh đạo phòng tài nguyên

Tại công trình

Phòng TN&MT

-Họp triển khai kế hoạch xây dựng đường giao thông theo NQ của HĐND

- Phó Chủ tịch;

- các phòng ban

-Phòng họp UBND

Văn phòng

Các phòng ban ngành đoàn thể

Sân vận động

Xã Lý Quốc

Đoàn huyện

4 Các Phòng, ban, đơn vị chuyên môn khác

Căn cứ kế hoạch cho đóng góp ý kiến về nội dung công việc trọng tâm,xây dựng kế hoạch cụ thể và triển khai thực hiện theo đúng nội dung kế hoạch đã

đề ra.

Trên đây là kế hoạch công tác tháng 05 năm 2016 của UBND huyện Hạ Lang Đề nghị các Phòng, ban đơn vị triển khai thực hiện nghiệm túc, trong quá trình thực hiện nế có vướng mắc xin phản ánh về Văn phòng HĐND&UBND huyện trước ngày 01/03/2016 để kịp thời sửa đổi, bổ sung hoàn thiện và triển khai thực hiện./.

Nơi nhận:

- TT huyện ủy, TT HĐND&UBND huyện;

- Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn huyên;

Nông Văn Thông

Mẫu số 3: Kế hoạch công tác năm 2016

ỦY BAN NHÂN DÂN

Căn cứ chỉ thị số…CT-UBND, ngày tháng năm của Chủ tịch UBNDhuyện Hạ Lang về việc thực hiện chiến lược phát triển kinh tế, văn hóa xã hộicủa huyện Hạ Lang giai đoạn 2015- 20120, Thực hiện chương trình công tácnăm 2016 của UBND Huyện Hạ Lang ,Văn phòng UBND huyện Hạ Lang tổchức xây dựng thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động công tác trong năm 2016 với nộidung cụ thể như sau:

Ghi chú

-Hoàn thiện quyết toán – Thu chi ngân

sách năm 2015;

Chủ tịch Văn phòng

12/

2015

Chỉ đạo thực hiện công tác cải cách

hành chính, công tác thi đua khen

Thực hiện Phổ biến quản lý Nhà nước

về tài nguyên môi trường trên địa bàn

huyện;

Phòng TN&MT

Các ngành, đoàn thể

Phê duyệt kế hoạch cai nghiện ma túy

năm 2016;

Phòng LĐTB&X H

Văn phòng;

Phòng KH&TC thực hiện việc rà soát,tự kiểm tra văn

bản pháp luật năm 2016

Văn phòng

Phòng nội vụ

Phòng KH&TC ………

Các phòng khác

XH

Các ngành, đoàn thể

Các ban, ngành đoàn thể, các xã ………

-xây dựng kế hoạch phát triển KT-XH

và dự toán thu chi ngân sách năm 2017 Văn

phòng

Các phòng đơn vị trong UBND

Đôn đốc, kiểm tra các xã, thị trấn thực

hiện kế hoạch chỉ tiêu giao trong năm

2016;

Văn phòng

UBND các xã

…

Hướng dẫn, triển khai, đôn đốc các Phòng, ban, đơn vị chuyên môn triểnkhai thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo công tác phục vụ, giúp việc hậu cần để tổchức thành công các hoạt động góp phần thành công chung của cơ quan.

3 Phòng Kế hoạch và tài chính

Trên cơ sở kế hoạch này xây dựng kế hoạch chi tiêu cho năm 2016 của cơ quan vàthực hiện nhiệm vụ chi để tổ chức thành công các hoạt động đã đề ra đạt kết quả cao nhất

4 Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn và UBND các xã thị trấn

Căn cứ kế hoạch này các phòng, ban, ngành toàn thể và UBND các xã, thịtrấn xây dựng kế hoạch cụ thể chi tiết cho kế hoạch công tác của ngành, địa phươngtrình lãnh đạo UBND huyện duyệt kế hoạch công tác của mình và triển khai tổchức thực hiện phấn đấu hoàn thành thắng lợi các mục tiêu kinh tế - xã hội năm2016

Trên đây là kế hoạch công tác năm 2016 của UBND huyện Hạ Lang, Đề nghị các phòng, ban, đơn vị và các cơ quan trực thuộc ngiêm túc ,tổ chức triển khai Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phản ánh báo cáo lãnh đạo UBND qua Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang./.

Nơi nhận:

-TT HĐND huyện;

-CT; PCT;

-các phòng ban, đơn vị chuyên môn;

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

-Lưu: VT, Vp. Hà Đức Nhàn

2 Mẫu hóa các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện Hạ Lang theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.

DANH MỤC CÁC VĂN BẢN MẪU HÓA ( xem phụ lục 11)

STT Tên loại văn bản Trích yếu nội dung văn bản Mẫu số

3 Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của UBND huyện Hạ Lang

Tổ chức hội nghị, hội họp là một trong những nhiệm vụ thực hiện chức nănggiúp việc và đảm bảo hậu cần của Văn phòng nói chung và của UBND huyện HạLang, tỉnh Cao Bằng nói riêng Thông qua hội họp giúp lãnh đạo cơ quan triển khaicông việc, lãnh đạo điều hành các hoạt động cũng như giải quyết các công việc của

cơ quan

Khi bắt đầu một hội họp của cơ quan, Văn phòng HĐND&UBND là đơn

vị giúp thủ trưởng cơ quan trong việc triển khai và thực hiện bắt từ khâu chuẩn

bị đến kết thúc hội họp đó, tất cả các công việc đều được thực hiện theo quyđịnh, đảm bảo thời gian, tiến độ công việc, đảm bảo tính nghiêm trang, tiết kiệm

và hiệu quả (Xem Phụ lục 12: Quy trình tổ chức hội họp của UBND huyện Hạ

Lang và kèm theo Mẫu hóa chương trình nghị sự hội nghị Cán bộ, công chức viên chức của UBND huyện Hạ Lang)

4 Mô hình Văn phòng hiện đại của UBND huyên Hạ Lang, Nhận xét

ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này.( xem Phụ lục 13)

5 Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, nhận xét.

Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng cơquan trong công tác lãnh đạo điều hành thực hiện chức năng tham mưu, tổnghợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần góp phần đảm bảo hoạt động của cơquan Để văn phòng thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ của mình và đạthiệu quả thì văn phòng phải có bộ máy cơ cấu hợp lý,chức năng nhiệm vụ đượcquy định rõ ràng, không chồng chéo, trùng lặp về nhiệm vụ…Vì vậy tổ chức bộmáy Văn phòng một cách khoa học hợp lý, phù hợp thực tế là yêu cầu mà mỗi

cơ quan, tổ chức cần phải chú trọng và đặc biệt quan tâm hơn nữa

Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, bao gồm các bộ phận cấuthànhnhư sau: Tổng hợp, Văn thư-Lưu trữ; Kế toán; Tạp vụ; Tiếp dân; In ấn; bảo vệ;lái xe Các bộ phận này đều có nhiệm vụ cụ thể riêng thực hiện các chức năng, thammưu giúp việc và đảm bảo hậu cần đảm bảo các hoạt động của UBND huyện HạLang;

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo thống nhất Quyềnlực cao nhất là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh Văn phòng là Phó chánhvăn phòng, và dưới Phó Chánh văn phòng là các các chuyên trong các bộ phậnthực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, Nguyên tắc hành chính này tạo

ra sự phối hợp nhịp nhàng, khoa học, thuận tiện trong trao đổi công việc giữalãnh đạo văn phòng với các cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận

=>> Nhìn chung việc tổ chức bộ máy văn phòng tại UBND huyện Hạ Lang đầy

đủ các bộ phận cấu thành văn phòng, các chức năng, nhiệm vụ thực hiện kịpthời đáp ứng yêu cầu công việc của cơ quan, đặc biệt việc tổ chức bộ máy nàyphù hợp với điều kiện, đặc thù công việc của cơ quan, của địa phương

Mặc dù vậy nhưng cách tổ chức bộ máy vẫn chưa đảm bảo tính khoa học,lôgic bộ máy văn phòng đang hoạt động vẫn tồn tại một số hạn chế thường sảy

ra khi thực hiện nhiệm vụ chẳng hạn trong công tác quản trị tài sản, mua sắmtrang thiết bị phục vụ toàn cơ quan đều do 02 bộ phận Tổng hợp và Bộ phận tạp

vụ phối hợp với nhau để giải quyết, hai chuyên viên của hai bộ phận này phải ưutiên thực hiện công việc, nhiều khi công việc hai bộ phận đều mang tính chất