Đang tải... (xem toàn văn)
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆPA.MỤC LỤCA.MỤC LỤC :1B.LỜI NÓI ĐẦU:3C. NỘI DUNG6CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN6I. Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan.61. Sự ra đời và chức năng của UBND huyện Hạ Lang.62. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Hạ Lang72.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau:7II. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.111. Tổ chức bộ máy cơ cấu hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện gồm112. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Văn Thư lưu trữ:122.1. Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND122.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND123. Phòng nội vụ143.1. Vị trí, chức năng:143.2. Nhiệm vụ, quyền hạn14CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN19I. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ191. Về tổ chức công tác văn thư – lưu trữ192.1.2 Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ:192.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư222.2.1. Về ban hành chỉ đạo về công tác văn thư222.3. thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan.242.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản:242.3.2. Công tác quản lý văn bản đi252.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến262.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành302.4. Công tác lưu trữ312.4.1. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.312.4.2 Xác định giá trị tài liệu312.4.3 Bảo quản tài liệu.32CHƯƠNG III: .NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN333.1 Nhận xét.333.1.1 Ưu điểm333.1.2. Tồn tại343.2. Các nội dung dề xuất35D. KẾT LUẬN37
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP A SV: Nông Văn Đạt MỤC LỤC Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ B LỜI NÓI ĐẦU: Hiện chứng kiến phát triển khoa học công nghệ, bùng nổ thông tin kinh tế tri thức Để hòa nhập với xu Việt Nam tích cực thực công nghiệp hóa, đại hóa thực cải cách hành hoạt động quản lý nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ ngành khoa học, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quan trọng thiếu quan Đảng, Nhà nước doanh nghiệp Nó giữ vai trò then chốt, mắt xích thiếu hoạt động quản lý nhà nước Hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, điều hành quan Vì làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần giải công việc kịp thời, xác, đẩy mạnh công cải cách hành chính, xây dựng máy nhà nước vững mạnh Đối với công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện công tác văn thư thể rõ vai trò quan trọng Được chấp nhận lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng, em tiếp nhận vào quan thực tập phòng Nội Vụ từ ngày 20/4/2015 đến ngày 06/6/2015 Công tác Văn thư - Lưu trữ phòng Nội Vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng thực theo quy định Nhà nước, có văn phòng riêng trang bị thiết bị đảm bảo phục vụ tốt cho công tác Văn thư – Lưu trữ Việc bố trí cán làm công tác văn thư - lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ, lực, phẩm chất tốt phù hợp với công việc Các quy trình thực nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo, xác, quy trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện - Nội dung thực tập + Đã tìm hiểu công tác xây dựng ban hành văn phòng Nội vụ + Công tác quản lý văn SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ + Công tác quản lý văn đến giải văn đến + Công tác quản lý sử dụng dấu + Biết nhu cầu sử dụng, bố trí cán Văn thư – Lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng + Công tác thu thập xác định giá trị tài liệu + Công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu + Qua đợt thực tập tốt nghiệp so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị với thực tế phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng - Ý nghĩa đợt thực tập tốt nghiệp: + Có hội học tập thực tế ngành Văn thư – Lưu trữ phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng + Củng cố kiến thức lý thuyết nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ, qua nắm rõ kỹ chuyên môn nghiệp vụ thực tế + Mở rộng trau dồi thêm kiến thức học trường hiểu rõ công tác Văn thư – Lưu trữ quan nhà nước địa phương Khi thực tập tôt nghiệp phòng Nội vụ huyện Hạ Lang, em thủ trưởng đơn vị anh chị phòng tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt chương trình thực tập tốt nghiệp cuối khóa Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ quan Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp với chương trình đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ với đợt thực tập tốt nghiệp Vì đợt thực tập tốt nghiệp em cố gắng học hỏi, so sánh đối chiếu kiến thức trang bị trường với thực tiễn làm việc quan tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Qua thân nắm rõ kỹ thực tế, nâng cao kỹ nghiệp vụ hiểu rõ ngành nghề biết thêm công tác Văn thư – Lưu trữ quan nhà nước để có thêm động lực, phấn đấu học tập SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Qua hai tháng thực tập phòng Nội vụ huyện Hạ Lang, thời gian không nhiều bỡ ngỡ, kiến thức chưa sâu rộng nên em gặp số khó khăn định Nhưng quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, cán phòng Nội vụ huyện Hạ Lang thân em thu nhiều kiến thức thực tế Biết áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Qua em xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo cán phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng, hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện, giới thiệu, hướng dẫn cho em áp dụng lý thuyết vào thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ quan Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ hướng dẫn giúp đỡ, trang bị cho em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn tận tình cho em kế hoạch, nội dung thực tập Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến Ông Nông Văn Phúc – trưởng phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tạo điều kiện xếp cho em vào thực tập phòng Lời cảm ơn đến cô, chú, anh, chị tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, bảo ban cho em công tác Văn thư – Lưu trữ quan suốt thời gian thực tập nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập tốt nghiệp Trong trình thực tập phòng Nội vụ em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu từ cô, chú, anh, chị quan, qua trau dồi thêm kiến thức chuyên môn, hội để em học hỏi, mở rộng kiến thức thực tế Em xin kính chúc cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe lời cảm ơn chân thành sâu sắc SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ C NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN I Sự đời, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan Sự đời chức UBND huyện Hạ Lang Huyện Hạ Lang có diện tích 463 km2 dân số 26.000 người (năm 2004) Huyện ly thị trấn Thanh Nhật nằm tỉnh lộ 207, cách thị xã Cao Bằng 72 km hướng đông có 72 km đường biên giới tiếp giáp với Trung Quốc Phía Đông Bắc phía Nam giáp với Nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa; phía Tây Bắc giáp huyện Trùng Khánh; phía Tây Nam giáp huyện Quảng Uyên Phục Hòa Tổng diện tích (ha): 46.648,71 Trên địa bàn huyện có 14 đơn vị hành chính, gồm Thị trấn Thanh Nhật xã: An Lạc, Cô Ngân, Thắng Lợi, Thị Hoa, Việt Chu, Vinh Quý, Đức Quang, Dồng Loan, Kim Loan, Lý Quốc, Minh Long, Quang Long, Thái Đức, Trong có xã thuộc diện xã đặc biệt khó khăn nằm Chương trình 135 giai đoạn II xã: Cô Ngân, Vinh Quý, Quang Long, An Lạc, Kim Loan, Đức Quang, Thắng Lợi, Minh Long, Đồng Loan Dân số toàn huyện cuối năm 2008 5.391 hộ, với 26.692 người, chủ yếu gồm dân tộc Nùng chiếm 53,44%, Tày chiếm 45,28% Năm 1969, giải thể huyện Hạ Lang, nhập vào hai huyện Quảng Hòa Trùng Khánh theo Quyết định số 176-CP ngày 15/9/1969 Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa: xã Thanh Nhật, Thái Đức, Việt Chu, Quang Long, An Lạc, Thị Hoa, Cô Ngân, Vinh Quý nhập vào huyện Quảng Hòa; xã Minh Long, Lý Quốc, Đức Quang, Thắng Lợi Kim Loan nhập vào huyện Trùng Khánh Năm 1981, tái lập huyện Hạ Lang từ xã nhập vào hai huyện Quảng Hòa Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT ngày 1/9/1981 Hội đồng SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Bộ trưởng nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Lúc có thêm xã Đồng Loan lập từ huyện Trùng Khánh, tổng cộng huyện Hạ Lang có 14 xã Huyện Hạ Lang huyện vùng sâu, vùng xa huyện giàu truyền thống cách mạng quê hương nhiều anh hùng cứu quốc, đến với cố gắng khắc phục khó khăn với điều kiện thuận lợi, huyện Hạ Lang xây dựng phát triển tất lĩnh vực - Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp - Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn huyện Hạ Lang - Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phươngchính nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Hạ Lang, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ quyền hạn sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, Ngư nghiệp, thủy lợi đất đai: SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, Ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dích cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề thủy sản Thực giao đất, cho thuê đất, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo qui định pháp luật - Xét duyệt, quy hoạch thủy lợi, mạng lưới đê điều địa bàn theo quy định pháp luật 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh việc quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp dịch vụ xã thị trấn - Tổ chức thực phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải: - Tổ chức, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ - Kiểm tra việc thực quy tác an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phog trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương quản lý - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, thực sách dân số kế hoạch hóa gia đình - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động quan hành nghề y, dược tư nhân, sở in ấn, phát hành xuất phẩm - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức thực phong trào xóa đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp khoa học công nghệ ứng dụng phục vụ sản xuất đời sống nhân dân - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai bão lụt - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn huyện 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ công tác huấn luyện dân quân tự vệ - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân cử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm tệ nạn xã hội, hành vi vi phạm khác địa phương - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú địa phương - Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: - Chỉ đạo tổ chức, tuyên truyền pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân huyện - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn huyện - Tổ chức đạo công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại tố cáo kiến nghị công dân 2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định Pháp luật - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp ủy ban nhân dân cấp SV: Nông Văn Đạt Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện - Quản lý co sở văn hóa, thông tin, thể dục thể thao huyện, bảo vệ phát -huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh huyện quản lý II Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Tổ chức máy cấu hoạt động Ủy ban nhân dân huyện gồm - Thường trực HĐND UBND: + Chủ tịch HĐND Chủ tịch UBND + Phó Chủ tịch HĐND phó Chủ tịch UBND + Ủy viên thường trực HĐND Ủy viên UBND - Có 13 phòng chuyên môn: + Phòng Nội vụ + Phòng Tư pháp + Phòng Tài - Kế hoạch + Phòng Tài nguyên - Môi trường + Phòng Lao động - Thương binh xã hội + Phòng Văn hóa Thông tin + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phòng Y tế +Thanh tra Huyện + Văn phòng HĐND UBND + Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn + Phòng công thương + phòng dân tộc - Có đơn vị nghiệp trực thuộc + Sự nghiệp giáo dục + Sự nghiệp y tế + Sự nghiệp văn hóa + Sự nghiệp kinh tế + Sự nghiệp khác SV: Nông Văn Đạt 10 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ + Dấu tên Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu hình quốc huy Hội Đồng nhân dân Huyện Hạ Lang (hình tròn) + Dấu hình quốc huy Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang (hình tròn) + Dấu chi văn phòng Hội đồng nhân dân Huyện Hạ Lang (hình tròn) + Dấu văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình tròn) + Dấu chức danh chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu chức danh phó chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu chức danh Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu tên riêng chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu tên riêng phó chủ tịch Hội đồng nhân dân Huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu tên riêng phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang (hình chữ nhật) + Dấu tên riêng chánh văn phòng, phó chánh văn phòng (hình chữ nhật) + Dấu đến, Dấu kính gửi, dấu ký thay, dấu thay mặt, dấu thừa lệnh, dấu ủy quyền, dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, mật, tối mật, tuyệt mật (hình chữ nhật) - Những văn văn phòng, phòng ban ban hành đóng dấu văn phòng dấu phòng ban Ví dụ như: + Đóng dấu văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện báo cáo Văn phòng soạn thảo ban hành + Đóng dấu Hội đồng nhân dân huyện Quyết định Hội đồng nhân dân ban hành SV: Nông Văn Đạt 28 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ + Đóng dấu Uỷ ban nhân dân huyện Giấy mời Uỷ ban nhân dân ban hành - Dấu treo dấu giáp lai thực thao tác nghiệp vụ - Không có tình trạng để dấu, thất lạc dấu, đưa dấu quan mà chưa có cho phép văn cửa cấp - Các phòng ban, quan giữ dấu đơn vị - Cán văn thư không đóng dấu khống đóng dấu văn có chữ ký người có thẩm quyền - Cán văn thư đóng dấu vào dự thảo theo quy định - Con dấu văn phòng lau chùi vào cuối tháng cán văn thư thực - Cán văn thư quan tuân thủ quy trình quản lý sử dụng dấu đảm bảo tính an toàn cho dấu 2.3.5 Công tác lập hồ sơ hành - Các hồ sơ phòng Văn thư hồ sơ không hoàn chỉnh, tập lưu văn hành thành từ ngày làm việc quý năm - Các tập lưu xếp theo tên loại văn Trong tập lưu văn chia nhỏ theo tháng để xếp - Có tập lưu Quyết định Uỷ ban nhân dân - Có tập lưu Nghị Quyết, định Hội đồng nhân dân - Có tập lưu công văn thường - Có tập lưu tờ trình - Các tập lưu xếp bảo quản để phục vụ việc tra tìm, cuối năm nộp vào lưu trữ quan - Các văn tập lưu gốc - Các văn tập lưu xếp theo số bé số lớn - Công tác lập danh mục hồ sơ chưa thực - Cuối năm cán văn thư tổng hợp viết chứng từ kết thúc cho tập lưu 2.4 Công tác Lưu trữ SV: Nông Văn Đạt 29 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ 2.4.1 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, cán lưu trữ ủy ban lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu phối hợp với đơn vị, cá nhân quan xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Trong thời hạn năm kể từ công việc kết thúc đơn vị cá nhân quan nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ quan.( hình 1) Đối với số đơn vị quan đặc thù công việc nên giữ hồ sơ tài liệu phòng làm việc để phục vụ công tác tra tìm va khai thác sử dụng tài liệu Phòng nội vụ - ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang quản lý hồ sơ nhân phòng làm việc, hồ sơ tài liệu đưa vào tủ để bảo quản (hình 2) Thành phần tài liệu thu thập vào kho lưu trữ chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu khoa hoc kỹ thuật công nghệ tài liệu kho lưu trữ chủ yếu dạng bó gói chưa chỉnh lý xếp cách khoa học Tài liệu có kho lưu trữ bao gồm đơn vị quan từ năm 1992 đến năm 2015 Việc giao nhận hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ thực theo quy định nhà nước Đơn vị, cá nhân quan hoàn thiện hồ sơ, thống kê mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ ủy ban Cán lưu trữ tiếp nhận hồ sơ tài liệu lập biên giao nhận hồ sơ tài liệu Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu biên giao nhận tài liệu lập thành hai theo mẫu thống nhà nước quy định 2.4.2 Xác định giá trị tài liệu Nhìn chung lập hồ sơ tài liệu cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu hình thành Căn vào nội dung tài liệu, vị trí quan đơn vị hình thành tài liệu bảng thời hạn bảo quản mẫu cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành, cán phụ trách công tác Văn thư- Lưu trữ xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu SV: Nông Văn Đạt 30 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân nhân huyện Hạ Lang Tỉnh Cao có thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác địnhn thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có già trị để đua vào kho lưu trữ loại nhừng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị thực theo quy định nhà nước Theo đề nghị hội đồng xác định giá trị tài liệu chủ tịch ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang định tiêu hủy tài liệu hết giá trị ủy ban nhân nhân huyện Hạ Lang thực việc hủy taiof tiệu cách đốt cháy thành tro, việc hủy tài liệu hết giá trị đảm bảo hủy hết thông tin tài liệu lập thành biên Việc hủy tài liệu hết giá trị lập thành hồ sơ 2.4.3 Bảo quản tài liệu Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang chưa thực chỉnh lý tài liệu Nhìn chung công tác bảo quản hồ sơ tài liệu chưa trọng Việc xây dựng bố trí phòng kho lưu trữ chưa quy định nhà nước, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu hạn hẹp Các biện pháp phòng chống nấm mốc va tác nhân gây hại cho tài liệu chưa thực Công tác bảo quản tài liệu cần trọng 2.4.4 tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ SV: Nông Văn Đạt 31 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Qua kiến thức học trường qua đợt thực tập phòng Nội vụ em học hỏi nhiều thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng, tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm bổ ích để sau vững vàng với chuyên môn nghiệp vụ Nhìn chung công tác Văn thư – Lưu trữ quan quan tâm trọng thực khâu nghiệp vụ văn phòng quy định pháp luật Được lãnh đạo quan tâm văn phòng bố trí hợp lý, trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ công tác văn phòng, cán đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, công tác bảo quản tài liệu thực nghiêm túc, giữ gìn ngăn nắp, gọn gàng Qua đợt thực tập em tìm hiểu công tác xây dựng ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng: + Các văn Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ban hành thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định Chính phủ + Các sổ đăng kí văn đi, đến giữ gìn cẩn thẩn sẽ, khoa học, bên tình trạng tẩy xóa, viết màu mực - Công tác quản lý văn đi: Thực theo nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ quy định công tác văn thư, thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan + Lập sổ công văn theo tên loại + Các văn chuyển ngày nhanh chóng xác - Công tác quản lý giải văn đến: SV: Nông Văn Đạt 32 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Công tác quản lý giải văn đến cán văn thư thực theo quy trình giải quyết, văn đến tiếp nhận, phân loại, đăng ký trình lên cho chánh văn phòng - Công tác quản lý sử dụng dấu + Thực theo nghị định 8/2001/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2001 phủ quản lý sử dụng dấu + Đấu đóng ngắn đứng chiều màu mực theo quy định + Cán văn thư không đóng dấu khống Con dấu bảo quản, cất giữ cẩn thận dấu đặt tủ phòng van thư, tình trạng làm dấu, mang dấu quan chưa phép văn chánh văn phòng - Công tác lưu trữ Thực theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 + Công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác văn thư lưu trữ: • Đối với công tác soạn thảo văn thực toàn máy tính, có máy in có sẵn tất phòng ban • Sử dụng mạng internet để nhận văn qua mail • Có máy Fax để tiếp nhận văn đến chuyển văn • Trang bị máy photo đại Phục vụ tốt nhanh chóng cho việc nhân văn giấy tờ, tài liệu quan • Phòng Nội vụ huyện Hạ Lang sử dụng phần mềm máy tình để quản lý hồ sơ nhân thuận tiện cho việc tra tìm 3.1.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư lưu trữ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang số tồn tại: + Do số lượng công việc tương đối nhiều nên cán làm công tác văn thư lưu trữ không tránh khỏi sai sót SV: Nông Văn Đạt 33 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ + Công tác Lưu trữ chưa quan tâm trọng nhiều, chưa lập danh mục hồ sơ gây khó khăn cho việc tra tìm sau này, phương tiện phục vụ công tác lưu trữ thiếu nhiều + Công tác lập danh mục hồ sơ va chỉnh lý tài liệu chưa thực Ủy ban + Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang chưa ban hành quy chế, quy định văn thư lưu trữ Công tác thực chung theo quy định pháp luật - Qua đợt thực tập cho em thấy lý thuyết học lớp với thực tế làm việc quan có điểm chưa tương đồng 3.2 Các nội dung đề xuất 3.2.1 Về công tác văn thư – Lưu trữ - Công tác Văn thư- Lưu trữ hoạt động quan trọng quan, đơn vị Để thực tốt công tác cần có quy chế chung từ trung ương đến địa phương, sở.có đạt tính thống cao - Thủ trưởng quan, cán nhân viên trình giải công việc cần phải thực chức nhiệm vụ mình.Thủ trưởng phòng ban cần quán triệt cán công chức đơn vị thự nghiêm túc chế độ lập, xếp giao nộp hồ sơ theo chức nhiệm vụ giao - Công tác- Lưu trữ cần quan tâm trọng nữa, cần trang bị trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác bảo quản hồ sơ tài liệu - Cần phải thường xuyên tạo điều kiện cho cán văn thư lưu trữ tập huấn, học lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ Cán văn thư cần cập nhật văn Đảng nhà nước ban hành để thực theo quy định nhà nước 3.2.2 Công tác Văn phòng - Trong thời gian thực tập phòng Nội Vụ huyện Hạ Lang em nhận thấy để tăng hiểu công việc Văn thư - Lưu trữ huyện cách bổ sung thêm cán Văn thư - Lưu trữ, đại hóa phương tiện làm việc, đưa SV: Nông Văn Đạt 34 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ công nghệ thông tin áp vào dụng việc đăng ký văn đi, văn đến để thuận tiện việc tra tìm - Những kiến thức trường hành trang cho chúng em bước vào đời, có hội cọ sát với thực tế công việc quan nhà nước bên cạnh lý thuyết học trường thực tế làm việc quan có điểm chưa tương đồng Để nâng cao hiệu đào tạo trang bị kiến thức cho sinh viên nhà trường cần tăng số tiết học môn chuyên ngành, tạo điều kiện cho sinh viên học môn chuyên ngành có hội thực tế quan, công ty để cọ sát với thực tế Trên số ý kiến đề xuất em qua đợt thực tập phòng Nội vụ huyện Hạ Lang với mong muốn công tác Văn thư – Lưu trữ ủy ban nhân dân huyện đạt hiệu cao công tác quản lý hành nhà nước SV: Nông Văn Đạt 35 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ D KẾT LUẬN - Nhìn chung công tác văn thư thực theo quy định nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ quy định công tác văn thư - Các văn hành quan ban hành thực theo thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thông tư liên tịch số 55 /200/TTLT-VPCP Bộ Nội Vụ văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Công tác quản lý sử dụng dấu thực theo nghị định số 58/ 2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 phủ quản lý sử dụng dấu Không có tình trạng dấu đóng dấu khống Công tác lập tập lưu lập đầy đủ, xác thuận tiện cho việc tra tìm - Công tác lưu trữ thực theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Thời gian thực tập tốt nghiệp phòng Nội Vụ - Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng cho em học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ hội để thân so sánh đối chiếu kiến thức trang bị trường với kiến thức thực tế quan Qua rút học kinh nghiệm quý báu nghành nghề để cố gắng trau dồi kiến thức chuyên môn vững vàng với chuyên môn nghiệp vụ cùa - Kiến thức thực tế cho hội quan sát thực tiễn, học hỏi kinh nghiệm thực tế từ cán chuyên trách công tác Văn thư – Lưu trữ quan - Chương trình thưc tập có nội dung phù hợp , bám sát với thực tế - Công tác Văn thư- Lưu trữ hoạt động thiếu quan, coq quan đầu não huyện công việc thể rõ vai trò quan trọng - Cán làm công tác Văn thư -Lưu trữ quan có trình độ chuyên môn tốt, yêu nghề có tinh thần trách nhiệm cao - Trong trình thực tập thân quan sát học hỏi kiến thức chuyên ngành học hỏi thêm kỹ giao tiếp ứng xử văn phòng, quan nhà nước SV: Nông Văn Đạt 36 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ - Quan sát cách giao tiếp với cấp lãnh đạo quan, có mối quan hệ tốt với người quan Quan sát học hỏi thái độ tiếp khách cô anh chị quan Được dẫn cách hành văn cán văn phòng lâu năm - Qua đợt thực tập tốt nghiệp thấy rõ vai trò hành nhà nước, nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ, sinh viên nghành văn thư lưu trữ cần có thái độ học tập thật nghiêm túc lớp để sau tôt nghiệp có kiến thức chuyên môn bảnđể làm nhân viên văn thư lưu trữ có đầy đủ kỹ để làm việc, góp phần công sức nhỏ bé để xây dựng văn thư lưu trữ quan, đơn vị nói riêng phát triển, hiểu cao đôú với phát triển đất nước Trên nội dung em quan sát thời gian thực tập Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Đó ý kiến trình báy dựa nhứng kiến thức lý luận học tập nghiên cứu kết hợp với thực tế quan Trong trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp nhiều thiếu sót em mong đóng góp ý kiến cán Ủy ban nhân dân huyên Hạ Lang thầy cô đọc để báo cáo em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo,cán phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao tạo điều kiện để hoàn thành chương trình thực tập SV: Nông Văn Đạt 37 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Đ PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyên Hạ Lang Chủ tịch 02 Phó chủ tịch Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phong Văn Y tế Tài Thanh Công LĐTài Nông Nội vụ Văn Giáo Tư phòng nguyên tra thương TBXH nghiệp hoá – Môi dục pháp Phát HĐND Kế trường triển Thông Đào tạo -UBND hoạch nông tin thôn SV: Nông Văn Đạt 38 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nông Văn Đạt Khoa: Văn thư Lưu trữ 39 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Phụ lục 2: Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang SV: Nông Văn Đạt 40 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Văn thư Lưu trữ Phụ lục 3: Tủ đựng hồ sơ tài liệu phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Phụ lục 4: Trang thiết bị phục vụ cho việc nhân văn SV: Nông Văn Đạt 41 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nông Văn Đạt Khoa: Văn thư Lưu trữ 42 Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A