MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 3 1.1. Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của cơ quan. 3 1.1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hải Hậu 3 1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Hải Hậu 5 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện. 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu. 8 1.2. Chức năng nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ 10 1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu. 10 1.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp: 10 1.2.3 Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật: 11 1.2.4 .Công tác Lưu trữ 11 1.2.5. Quản lý tài sản, tài chính của Văn phòng theo quy định của pháp luật, của UBND huyện. 12 1.2.6. Quản lý cán bộ, công chức,viên chức thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan tổ chức cán bộ. 12 1.2.7. Thực hiện chế độ báo cáo, thông tin, cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật, của HĐND,UBND và Chủ tịch UBND huyện. 12 1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do UBND huyện giao. 12 1.3 Tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Hải Hậu 13 CHƯƠNG II . KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP 14 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 14 2.1.1. Về tổ chức làm công tác lưu trữ 14 2.1.2 Về cán bộ công tác Lưu trữ. 14 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo làm công tác Lưu trữ 15 2.2.1 Về ban hành văn bản và chỉ đạo về công tác lưu trữ 15 2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ. 17 2.3 Tình hình nội dung thực hiện công tác lưu trữ 18 2.3.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18 2.3.2 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 20 2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.3.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 22 2.3.5. Công tác thống kê trong lưu trữ 22 2.3.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 23 CHƯƠNG III : NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ KIẾN TẬP 24 3.1. Ưu điểm 24 3.2 Nhược điểm 25 3.3. Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả đợt kiến tập 26 C .KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B.NỘI DUNG 3
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 3
1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của cơ quan 3
1.1.1 Sự ra đời của UBND huyện Hải Hậu 3
1.1.2 Vị trí, chức năng của UBND huyện Hải Hậu 5
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện 5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu 8
1.2 Chức năng nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ 10
1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu 10
1.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp: 10
1.2.3 Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật: 11
1.2.4 Công tác Lưu trữ 11
1.2.5 Quản lý tài sản, tài chính của Văn phòng theo quy định của pháp luật, của UBND huyện 12
1.2.6 Quản lý cán bộ, công chức,viên chức thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan tổ chức cán bộ 12
1.2.7 Thực hiện chế độ báo cáo, thông tin, cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật, của HĐND,UBND và Chủ tịch UBND huyện 12
1.2.8 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do UBND huyện giao 12
1.3 Tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Hải Hậu 13
CHƯƠNG II KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP 14
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 14
2.1.1 Về tổ chức làm công tác lưu trữ 14
2.1.2 Về cán bộ công tác Lưu trữ 14
2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo làm công tác Lưu trữ 15
Trang 22.2.1 Về ban hành văn bản và chỉ đạo về công tác lưu trữ 15
2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 17
2.3 Tình hình nội dung thực hiện công tác lưu trữ 18
2.3.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18
2.3.2 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 20
2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 20
2.3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 22
2.3.5 Công tác thống kê trong lưu trữ 22
2.3.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 23
CHƯƠNG III : NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ KIẾN TẬP 24
3.1 Ưu điểm 24
3.2 Nhược điểm 25
3.3 Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả đợt kiến tập 26
C KẾT LUẬN 27
TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
PHỤ LỤC 29
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay xã hội ngày càng phát triển thì nối sống của conngười ngày càng hiện đại và đi lên, và tư duy của họ cũng ngày càng phong phúthế nên các hình thức tư duy phản ánh bằng văn bản ngày càng đa dạng vàphong phú khi tài liệu sản sinh ra thì chúng đều có giá trị, dù giá trị ấy lớn haynhỏ ít hay nhiều cũng đều có giá trị để phục vụ cho mục đích của cơ quan tổchức Vì vậy mà việc quản lý tài liệu lưu trữ càng cần thiết, vì những tài liệu ấycòn phục vụ cho mục đích sau này của mỗi cơ quan tổ chức
Cũng như tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện đều hoạtđộng theo mô hình Nhà nước thu nhỏ cấp cơ sở và trong đó có UBND huyệnHải Hậu Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống công tác lưu trữ có một ý nghĩa
vô cùng quan trọng bởi quá trình hoạt động của của cơ quan tổ chức này đã sảnsinh ra một khối lượng tài liệu vô cùng lớn, và có giá trị vô cùng quan trọng nhưnhững tài liệu từ thời kỳ chiến tranh cũng vẫn được lưu trữ lại cho tới ngày nay
và chúng có giá trị vô cùng quan trọng Trong quá trình hoạt động của UBNDhuyện Hải Hậu đã sản sinh ra khối tài liệu tương đối lớn phản ánh một cách toàndiện trên tát cả các lĩnh vực : Kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa…những tài liệu
ấy phản ánh một cách toàn diện quá trinh hoạt động của cơ quan Chính vì thế
mà chúng ta cần tổ chức tốt công tác lưu trữ và đó là một việc làm vô cùng cầnthiết và có ý nghĩa
Theo như chương trình học của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung
và khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng trong cuối kỳ học thứ 4 của năm học thứ 2thì nhà trường có tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan theo nội dung
lý thuyết đã được học Đây là khoảng thời gian cần thiết để giúp cho sinh viên
có thêm kiến thức về chuyên ngành và để học hỏi thêm về nghiệp vụ chuyênmôn, và có thể rèn luyện thêm kỹ năng , giúp cho sinh viên làm có thể va trạmtrước với công việc đó như là một bước khởi đầu để tạo cho mình một chỗ đứngtrong xã hội Được sự đồng ý tiếp nhận sinh viên kiến tập tại văn phòng UBNDhuyện Hải Hậu dù thời gian em học về nghiệp vụ chuyên môn chưa được nhiềunhưng em đã cố gắng vận dụng những kiến thức cơ bản về công tác Lưu trữtrong thời gian học tập tại trường để có thể giúp đỡ phần nào công việc về lưutrữ của UBND huyện Hải Hậu
Trang 4Trên thực tế cho thấy, tài liệu Lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hếtcác ngành trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đadạng Căn cứ vào kế hoạch kiến tập của nhà trường, trong thời gian kiến tập tạivăn phòng UBND huyện Hải Hậu em đã lựa chọn cho mình một chuyên đề cụthể : “ Tình hình công tác Lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Hải Hậu ” chobáo cáo kiến tập của mình Trên thực tế cho thấy khi được tiếp xúc trực tiếp vớitài liệu Lưu trữ tại cơ quan đã cho thấy những ưu điểm và khuyết điểm và tìnhhình thực tế trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Hải Hậu
Khi đã có một cái nhìn tổng quát về chuyên đề này, trong quá trình thựchiện chuyên đề em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô, chú, anh,chị trong văn phòng UBND huyện, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em rất nhiềutrong quá trình kiến tập như cung cấp những tài liệu có liên quan tới báo cáohoặc giải thích những thắc mắc hoặc những gì em chưa rõ đều được giải đáp rõràng , cụ thể
Dưới đây là bài báo cáo kiến tập của em và đây cũng là kết quả mà em đãđạt được trong thời gian kiến tập, bài báo gồm 3 chương:
Chương I : Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.Chương II: Khái quát nội dung kiến tập
Chương III: Nhận xét, đề xuất những nội dung đã kiến tập
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng trong quá trình kiến tập của mình emvẫn không thể tránh khỏi những thiếu xót vì đây là lần đầu em được tiếp xúc vớicông việc thực tế lên em còn nhiều bỡ ngỡ vì vậy trong bài báo cáo của em cũngkhông thể tránh khỏi nhưng thiếu xót Và em cũng rất mong nhận nững ý kiếnđóng góp của các cán bộ, và các thầy cô trong nhà trường để báo cáo kiến tậpcủa em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Vũ Thị Thanh
Trang 5B.NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của cơ quan.
1.1.1 Sự ra đời của UBND huyện Hải Hậu
Huyện Hải Hậu là vùng đất ven biển của Tỉnh Nam Định, toạ độ địa lýkhoảng 20,00 đến 20,15 vĩ độ Bắc và 106,00 đến 106,21 kinh độ Đông PhíaĐông giáp huyện Giao Thuỷ; từ Tây Bắc xuống Tây Nam huyện là sông Ninh
Cơ tiếp giáp với huyện Trực Ninh và Nghĩa Hưng; phía Bắc giáp huyện XuânTrường Điểm cực bắc là Trại Đập xã Hải Nam, phía Nam là biển Đông, điểmcực nam là mũi Gót Tràng
Huyện Hải Hậu nối với tỉnh lỵ Nam Định bằng quốc lộ 21 Dọc quốc lộ
21 từ huyện lỵ Hải Hậu (thị trấn Yên Định) tới tỉnh lỵ Nam Định dài 36 km.Trên địa phận Hải Hậu, quốc lộ 21 xuyên qua 3 thị trấn là: thị trấn Yên Định, thịtrấn Cồn và thị trấn Thịnh Long Huyện Hải Hậu được thành lập năm 1888, trảiqua gần 5 thế kỷ đất và con người nơi đây vẫn cần cù lao động, anh dũng và đầysáng tạo Người dân Hải Hậu có truyền thống cách mạng kiên cường trong haicuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cứu nước Truyền thống ấy đượcphát huy cao độ làm nền tảng, tiềm năng to lớn để xây dựng và bảo vệ tổ quốc,thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa quê hương theo đường lối đổi mới củaĐảng cộng sản Việt Nam
Hiện nay huyện Hải Hậu có diện tích 226 km2, với dân số là 294,216người So với các huyện và thành phố trong tỉnh, huyện Hải Hậu có số dân nhiềunhất Mật độ dân số là 1,301 người/km2 được phân bố ở 32 xã và 3 thị trấn.Trong đó đồng bào theo đạo công giáo chiếm hơn 40% Đặc biệt là huyện HảiHậu có bờ biển dài hơn 30 km tạo điều kiện cho việc phát triển giao thôngđường biển, phát triển ngành kinh tế du lịch biển góp phần thúc đẩy nền kinh tếhuyện nhà
Cơ quan cấp trên của huyện Hải Hậu là Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định
và các sở ban ngành
Trang 6Cơ quan cấp dưới là Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn Gồm có 35 xã, thịtrấn trong địa bàn huyện:
- Các thị trấn bao gồm:
Uỷ ban nhân dân thị trấn Yên Định
Uỷ ban nhân dân thị trấn Cồn
Uỷ ban nhân dân thị trấn Thịnh Long
- Các xã bao gồm:
Uỷ ban nhân dân xã Hải Nam
Uỷ ban nhân xã Hải Thanh
Uỷ ban nhân dân xã Hải Hà
Uỷ ban nhân dân xã Hải Quang
Uỷ ban nhân dân xã Hải Phúc
Uỷ ban nhân dân xã Hải Lộc
Uỷ ban nhân dân xã Hải Hưng
Uỷ ban nhân dân xa Hải Vân
Uỷ ban nhân dân xã Hải Đông
Uỷ ban nhân dân xã Hải Tây
Uỷ ban nhân dân xã Hải Lý
Uỷ ban nhân dân xã Hải Chính
Uỷ ban nhân dân xã Hải Triều
Uỷ ban nhân dân xã Hải Xuân
Uỷ ban nhân dân xã Hải Hoà
Uỷ ban nhân dân xã Hải Châu
Uỷ ban nhân dân xã Hải Cường
Uỷ ban nhân dân xã Hải Sơn
Uỷ ban nhân dân xã Hải Long
Uỷ ban nhân dân xã Hải Tân
Uỷ ban nhân dân xã Hải Phương
Uỷ ban nhân dân xã Hải Bắc
Uỷ ban nhân dân xã Hải Minh
Uỷ ban nhân dân xã Hải Trung
Uỷ ban nhân dân xã Hải Anh
Trang 7Uỷ ban nhân dân xã Hải Đường
Uỷ ban nhân dân xã Hải Phú
Uỷ ban nhân dân xã Hải Phong
Uỷ ban nhân dân xã Hải Giang
Uỷ ban nhân dân xã Hải An
Uỷ ban nhân dân xã Hải Toàn
Uỷ ban nhân dân xã Hải Ninh
1.1.2 Vị trí, chức năng của UBND huyện Hải Hậu
Uỷ ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra, là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân huyện, cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện; chịutrách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của Chính phủ, của HĐND
và UBND tỉnh, Nghị quyết, Chỉ thị của Huyện uỷ, của Ban thường vụ Huyện uỷ,Nghị quyết của HĐND huyện nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện phápphát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chínhsách khác trên địa bàn; Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của UBND các xã, thị trấn,các phòng, ban, ngành trong huyện; chịu trách nhiệm báo cáo công tác vớiUBND tỉnh, Ban Chấp hành Đảng bộ huyện và Hội đồng nhân dân huyện, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ Trung ương tới cơ sở
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện.
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ,quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
Trang 8* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất theo quy định của pháp luật;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật
* Trong lĩnh vực công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu
* Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Trang 9* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;
-Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lũ;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng hoá giả, hàng kém chất lượng
Trang 10tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trnag
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên;
- Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miến thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý cá trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sach tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch,dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc tiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu.
- Về đơn vị hành chính
Huyện Hải Hậu hiện nay gồm có 32 xã và 3 thị trấn
- Về cơ cấu bộ máy UBND huyện Hải Hậu:
+ Các cơ quan trực thuộc UBND: Văn phòng HĐND&UBND, Phòng Tưpháp; Phòng Nội vụ; Phòng Lao động - Thương binh xã hội; Phòng Giáo dục -Đào tạo; Phòng Nông nghiệp & phát triển nông thôn; Phòng Công thương;Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Tài nguyên - Môi trường; Phòng Văn hoá -Thông tin; Phòng Y tế; Thanh tra
Trang 11+ Các đơn vị sự nghiệp khối Nhà nước trực thuộc UBND huyện: Đài phátthanh truyền hình; Trạm khuyến nông; Trung tâm văn hoá - Thông tin - Thể dụcthể thao, Trung tâm phát triển Cụm công nghiệp.
+ Khối Nội chính: Công an; Ban chỉ huy quân sự; Chi cục Thi hành án
Sơ đồ bộ máy hành chính UBND huyện Hải Hậu
PHÒNG TÀI CHÍNH -KH
PHÒNG TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG
PHÒNG CÔNG THƯƠNG
PHÒNG
GD-ĐT
PHÒNG NN-PTNT
CƠ QUAN QUÂN
SỰ
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN
HẢI HẬU
THANH TRA
Trang 121.2 Chức năng nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ 1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hậu.
Theo Quyết định số 11842/QĐ-UBND của UBND huyện Hải Hậu banhành ngày 29 tháng 12 năm 2008 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Hải Hậu Vị trí, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng được quy định như sau:
* Vị trí, chức năng của Văn phòng UBND huyện Hải Hâu
Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu tổng hợp cho UBNDhuyện về hoạt động của UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụquản lý và hoạt động của UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương;đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện
Văn phòng UBND huyện chịu sự chỉ đạo quản lý, toàn diện, trực tiếp củaUBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên mônnghiệp vụ của Văn phòng UBND huyện và Văn phòng UBND Tỉnh
* Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tạiNghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định về tổchức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và những nhiệm vụ, quyềnhạn cụ thể sau đây:
1.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp:
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; giúpUBND, Chủ tịch UBND huyện điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn cùng cấp, UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch, côngtác của UNND, Chủ tịch UBND huyện
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạtđộng, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và cácbáo cáo khác của UBND huyện theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện
- Xây dựng, trình UBND huyện thông qua và giúp UBND huyện kiểm tra,
Trang 13đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND Giúp UBND,Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữaUBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân, Uỷ ban MTTQVN, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thuthập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND,Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quyết định số181/2003/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về banhành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước tạiđịa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế
“một cửa” của UBND huyện
1.2.3 Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật:
Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động củaUBND , Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, các cơ quan, đơn vị thuộcUBND huyện
- Bố trí, sắp xếp phòng làm việc, tiếp khách, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND huyện và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộcUBND
- Đảm bảo các điều kiện phục vụ hội họp, tiếp khách của Thường trựcUBND huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
Trang 14Chủ tịch đăng ký vào sổ theo dõi đơn thư và chuyển cho cơ quan Thanh trahuyện hoặc cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
- Sao gửi, luân chuyển các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND huyện vào sổ theo dõi riêng
- Công văn có đóng dấu mức độ “Mật” phải thực hiện quản lý theo đúngquy định bảo vệ bí mật Nhà nước
- Phát hành văn bản của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủtịch UBND huyện đã được ký, ban hành theo đúng quy định của pháp luật vàUBND huyện
- Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ không để mất, thất lạc, hư hỏng theo đúngquy định; không được tự ý mang hồ sơ, tài liệu của cơ quan về nhà khi chưa có ýkiến của lãnh đạo Văn phòng Hàng năm phải kiểm tra tài liệu, hồ sơ, lập danhmục sắp xếp, lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định
1.2.5 Quản lý tài sản, tài chính của Văn phòng theo quy định của pháp luật, của UBND huyện.
1.2.6 Quản lý cán bộ, công chức,viên chức thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan tổ chức cán bộ.
1.2.7 Thực hiện chế độ báo cáo, thông tin, cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật, của HĐND,UBND và Chủ tịch UBND huyện.
1.2.8 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc
do UBND huyện giao.
Trang 151.3 Tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Hải Hậu
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Uỷ ban nhân dân Huyện Hải Hậu
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
Bảo vệ tạp vụ
Trang 16CHƯƠNG II KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.1 Về tổ chức làm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ liên quan chăt chẽ với hoạt động tổ chức quản lý nhànước, tài liệu lưu trữ liên quan tới quá trình hoạt đông của cơ quan , ngày naykhi xã hội ngày càng phát triển thì công tác lưu trữ cũng ngày được coi trọng vàtài liệu ở UBND huyện Hải Hậu đã đươc quan tâm và phát huy trong công tácquản lý của cơ quan và có nguồn tài liệu đa dạng và số lương tương đối lớn , nộidung của khối tài liệu của UBND huyện tương đối đa dạng ,về các loại tài liệu,chất liệu của tài liệu cũng tương đối khác nhau , và nhờ có công tác lưu trữ mànhững tài liệu này không bị mất hoặc thất lạc mà chúng dược bảo quản tại khotheo 1 quy tắc nhất định
Nhận thức đượcvai trò tầm quan trọng của công tác Lưu trữ các cơ quan ,đơn vị nói chung va UBND huyện Hải Hậu nói riêng đã có sự chú ý và quan tâmđầu tư , có ý thức về công tác Lưu trữ cũng như việc bảo vệ các tài liệu lưu trữ
2.1.2 Về cán bộ công tác Lưu trữ.
* Về biên chế cán bộ
Theo quy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 2 năm
2005 thì tại UBND cấp huyện có bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách giúpChánh Văn phòng tổ chức thực hiện và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đốivới các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với UBND cấp
xã, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ củakho lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Văn phòng UBND huyện hiện có 01 cán bộ làm công tác Lưu trữ, đượcđào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ
Hiện nay UBND huyện Hải Hậu bộ phận Lưu trữ có 01 cán bộ phụ trách
về Lưu trữ là công chức đã tốt nghiệp trường Đại học Khoa học xã hội và nhânvăn chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Hiện tại Văn phòng và UBND huyện không tổ chức bồi dưỡng, huấn