MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 4 1.Lịch sử hình thành ,chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt . 4 1.1. Sơ lược về sự ra đời và phát triển của CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt 4 1.2.Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 5 1.2.1.Chức năng 5 1.2.2.Nhiệm vụ ,quyền hạn 6 1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 6 1.3.1.Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chức năng thuộc Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 7 1.3.1.1. Phòng Hành Chính –Tổ chức 7 1.3.1.2. Phòng tài chính kế toán 9 2.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của bộ phận văn thư lưu trữ trong cơ quan 10 CHƯƠNG 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ ,LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG TƯỜNG VIỆT 13 2.1.Thực tiễn công tác văn thư 13 2.1.1.Công tác tổ chức văn thư của Công ty 13 2.1.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.1.3.Công tác quản lý công văn đi –đến 15 2.1.3.1.Đối với công văn đi 15 2.1.3.2.Đối với công văn đến 16 2.1.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 17 2.1.3.5.Công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ 18 2.2.Thực tiễn công tác lưu trữ 18 2.2.1.Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. 18 2.2.2.Nội dung công tác lưu trữ của cơ quan 20 2.2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 20 2.2.2.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 20 2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu. 21 2.2.2.4Công tác chỉnh lý tài liệu. 22 2.2.2.5.Công tác thống kê trong lưu trữ. 22 2.2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 22 CHƯƠNG 3 :SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 24 3.1.Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức 24 3.1.1.Đối với văn thư 24 3.1.2.Đối với lưu trữ 24 3.2.Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức 24 3.2.1.Đối với văn thư 24 3.2.2.Đối với lưu trữ 25 3.3.Đề xuất kiến nghị 25 3.3.1.Đối với cơ quan tổ chức 25 3.3.2.Đối với bộ môn văn thư ,bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 26 C.KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.Lịch sử hình thành ,chức nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt .4 1.1 Sơ lược đời phát triển CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt .4 1.2.Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.2.1.Chức .5 1.2.2.Nhiệm vụ ,quyền hạn 1.3.Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.3.1.Chức ,nhiệm vụ quyền hạn phòng chức thuộc Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.3.1.1 Phòng Hành Chính –Tổ chức 1.3.1.2 Phòng tài kế toán 2.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, phận văn thư lưu trữ quan 11 CHƯƠNG 2:CÔNG TÁC VĂN THƯ ,LƯU TRỮ 13 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG TƯỜNG VIỆT 13 2.1.Thực tiễn công tác văn thư 13 2.1.1.Công tác tổ chức văn thư Công ty 13 2.1.2.Công tác soạn thảo ban hành văn 14 2.1.3.Công tác quản lý công văn –đến 15 2.1.3.1.Đối với công văn .15 2.1.3.2.Đối với công văn đến 17 2.1.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu .18 2.1.3.5.Công tác lập hồ sơ lưu hồ sơ 19 2.2.Thực tiễn công tác lưu trữ 19 2.2.1.Ban hành văn đạo công tác lưu trữ .19 2.2.2.Nội dung công tác lưu trữ quan 22 2.2.2.1 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 22 2.2.2.2.Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ .22 2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.4Công tác chỉnh lý tài liệu .25 2.2.2.5.Công tác thống kê lưu trữ 25 2.2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG :SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 27 3.1.Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng quan tổ chức 27 3.1.1.Đối với văn thư 27 3.1.2.Đối với lưu trữ 27 3.2.Điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng quan tổ chức 27 Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.1.Đối với văn thư 27 3.2.2.Đối với lưu trữ 28 3.3.Đề xuất kiến nghị 28 3.3.1.Đối với quan tổ chức 28 3.3.2.Đối với môn văn thư ,bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 29 C.KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.LỜI MỞ ĐẦU Trong xu phát triển xã hội nay, ngành Văn thư Lưu trữ Đảng Nhà nước ta quan tâm chiều rộng chiều sâu Vì chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp Công tác lưu trữ có ảnh hưởng lớn hoạt động trao đổi thông tin người, đặc biệt văn coi phương tiện quan trọng trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý điều hành xã hội, pháp lý để truy cứu trách nhiệm Nhận thức tầm quan trọng văn bản, người biết giữ lại văn quan trọng để sử dụng cần thiết, phương tiện xác phản ánh tượng xã hội học kinh nghiệm sống người nên trở thành tài liệu quý giá để lưu truyền cho đời sau Tài liệu lưu trữ tài sản, di sản vô quý giá dân tộc ta, kết tinh trình hoạt động quan, tổ chức Nó ghi lại kết trí tuệ, óc sáng tạo kinh tế, trị, khoa học người.Ngày nay,cùng với lên đất nước ,sự phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan tổ chức với quy mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp tổ chức Trong doanh nghiệp ,văn giấy tờ cầu nối doanh nghiệp , tổ chức kinh tế ,giữa nhà nước nhân dân ,giữa doanh nghiệp khách hàng.Vì công tác Văn thư _Lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp,các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lý sử dụng hiệu Có thể nói công tác Văn thư –Lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt đọng quan.Làm Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xã , kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Ngày doanh nghiệp tư nhân hộ doanh nghiệp cá thể phát triển nhanh số lượng chất lượng góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế - xã hội đất nước Cùng với phát triển số lượng ,năng lực kinh tế tư nhân kinh tế tăng lên đáng kể Đặc biệt , xuất nhiều ngành nghề ,sản phẩm , đáp ứng nhu cầu xã hội em chọn Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Tường Việt Lý luận thực tiễn hai phạm trù triết học có mối quan hệ biện chứng qua lại, tác động bổ sung cho Trong lĩnh vực đời sống, lý luận tiền đề, sở để ứng dụng vào thực tiễn thực tiễn khách quan sinh động giúp ta bổ sung nhằm hoàn thiện lý luận Nhận thức tầm quan trọng việc gắn liền lý luận với thực tiễn nên chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà nội, sau học xong chương trình lý thuyết, sinh viên kiến tập thực tế quan tổ chức ,doanh nghiệp sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ công việc học hiểu rõ ngành mà chọn,cho nên việc kiếp tập cần thiết.Mục đích đợt kiến tập là: -Giúp cho sinh viên vận dụng tối đa kiến thức học vào thực tiễn, gắn chặt lý thuyết với thực hành sở nắm vững trình độ chuyên môn nghiệp vụ -Trang bị cho sinh viên kiến thức từ thực tế ,nâng cao lực ,rèn luyện kỹ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp ,giúp cho sinh viên làm quen với công việc phải làm sau trường có nhìn đầy đủ công tác lưu trữ, nâng cao nghề nghiệp Thực kế hoạch đào tạo Đại Học Nội Vụ Hà Nội ,được đồng ý tiếp nhận Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt em kiến tập quan từ ngày 20/4/2015 đến ngày 24/4/2015 Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua tháng kiến tập Công ty ,tôi có điều kiện để khảo sát thực tế trực tiếp thực hành số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư –Lưu trữ Trong thời gian ngắn kiến tập bảo thầy , cô giáo khoa Văn Thư – Lưu trữ cán hướng dẫn trình kiến tập Công ty,đã giúp đỡ hoàn thành đợt kiến tập báo cáo Bản thân sinh viên trường lần tiếp xúc với công việc nên không tránh khỏi thiếu sót định Kính mong quý thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội ,Khoa Văn Thư –Lưu Trữ với cán lưu trữ quan kiến tập tạo điều kiện giúp đỡ đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 27 tháng 05 năm 2015 Sinh Viên Lê Hoàng Phương Oanh Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.Lịch sử hình thành ,chức nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.1 Sơ lược đời phát triển CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng Tường Việt tên giao dịch Quốc tế : TUONG VIET CONSULTANCY CONSTUCTION JOIN STOCK COMPANY Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0700265650 phòng kinh doanh Sở KHĐT tỉnh Hà Nam cấp ngày 16/12/2008 Là doanh nghiệp thành lập vào 2008 thực tế sáng lập viên công ty có thời gian chuẩn bị kỹ từ lâu cho kế hoạch sản xuất doanh nghiệp để có hướng phát triển bền vững Công ty CP tư vấn xây dựng Tường Việt địa số 10 ,ngõ 144 ,đường Lê Công Thanh , phường Trần Hưng Đạo ,thành phố Phủ Lý ,tỉnh Hà nam Công ty doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo phương thức hoạch toán độc lập có tư cách pháp nhân có dấu riêng có tài khoản riêng ngân hàng Công ty có trụ sở giao dịch số 204 Đinh Tiên Hoàng ,phường Trần Hưng Đạo ,thành phố Phủ Lý ,tỉnh Hà nam ,với ngành xây dựng trội CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt xây dựng hệ thống phân phối phủ khắp tỉnh thành toàn quốc Sự đời CTCP tư vấn xây dựng Tường Việt có ý nghĩa đặc biệt quan trọng ngành xây dựng Công ty thay đổi công nghệ để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng người tiêu dùng Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.2.1.Chức Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt doanh nghiệp hoạch toán độc lập , có dấu riêng có tư cách pháp nhân xây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn nước với ngành nghề kinh doanh Với chức cụ thể sau: - Thiết kế kiến trúc kết cấu công trình : Dân dụng ,công nghiệp , giao thông ( cầu đường …) thủy lợi , kết cấu thép , công trình cấp thoát nước , công trình điện , hệ thống kỹ thuật liên quan đến công trình - Thẩm tra thiết kế kỹ thuật thi công dự toán công trình - Lập quy hoạch đô thị , khu công nghiệp ,nông thôn dịch vụ tư vấn khác Tư vấn giám sát thi công dự toán công trình dâm dụng ,công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ,giao thông vận tải ,thủy lợi ,thủy điện - Kiểm định ccoong trình xây dựng dịch vụ hỗ trợ xây dựng khác Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng - Khảo sát địa hình ,địa chất ,lập dự án xây dựng - Xây dựng công trình : Dân dụng ,công nghiệp , giao thông , thủy lợi - Lắp đặt thiết bị cho công trình xây dựng - Mua bán vật liệu xây dựng (gạch ,ngói ,xi măng ,đá cát ,sỏi ) - Mua bán hàng trang trí nội thất ,mua bán sắt thép - Vận tải hàng hóa đường ,vận tải hàng hóa đường thủy nội địa - Cho thuê phương tiện máy móc ,thiết bị công trình - Mua bán ,lắp đặt máy móc , thiết bị phục vụ ngành công nghiệp ,nông nghiệp ,xây dựng ,giao thông, khí thiết bị bưu viễn thông ,tin học , trang thiết bị văn phòng, điện tử , điện lạnh , thiết bị cấp thoát nước , thiết bị phòng cháy chữa cháy ,phụ tùng ô tô xe máy - Xuất nhập mặt hàng công ty kinh doanh Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2.Nhiệm vụ ,quyền hạn - Vốn tài sản chịu trách nhiệm khoản nợ phạm vi số vốn công ty quản lý - Bảng cân đối kế toán, quỹ theo quy định cura Nghà nước hướng dẫn Tổng công ty - Điều lệ tổ chức hoạt động , máy quản lý điều hành - Công ty chịu quản lý Nhà nước , Bộ xây dựng ,các quan ,Tỉnh , Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu quản lý quan với tư cách quan thực quyền chủ sở hữu doanh nghiệp quy định khác pháp luật - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai ,tài nguyên nguồn lực Tổng công ty giao theo quy định điều lệ tổ chức ,hoạt động Tổng công ty quyền lực khác theo quy định pháp luật để thực mục tiêu ,nhiệm vụ giao yêu cầu sản xuất kinh doanh - Công ty có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo quy định vê tài Công ty ,chịu ràng buộc quyền lợi nghĩa vụ Tổng công ty theo quy định điều lệ tổ chức hoạt động Tổng công ty - Tổ chức máy quản lý điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu , nhiệm vụ Tổng công ty giao yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty - Công ty có quyền tuyển chọn bố trí,sử dụng cho việc đối CBCNV đơn vị theo luật Lao động quy định khác pháp luật - Công ty có quyền kinh doanh ngành nghề phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ Tổng công ty giao - Công ty đượ hình thành quỹ phát triển sản xuất ,quỹ khen thưởng , quỹ phúc lợi theo quy định Bộ Tài 1.3.Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt Giám đốc công ty người đứng đầu máy giữ vai trò đạo chung Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thaeo chế độ luật định , đòng thời Giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Giúp việc cho giám đốc phó giám đốc phụ trách mặt kinh tế ,kế hoạch , kỹ thuật kế toán trưởng tham gia giúp Giám đốc tình hình tài tổ chức hoạch toán công ty Công ty có chức nhiệm vụ chăm lo đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực vừa sản xuất cung cấp kinh doanh Chính cấu tổ chức Công ty điểm giống có điểm khác so với cấu tổ chức quan quản lý hành Nhà nước Là Công ty có thêm Hội đồng Quản trị vừa có chức tư vấn cho Giám đốc Công ty vừa đại diện cho quyền làm chủ nhân viên làm việc cho công ty Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ thuộc khối quan Công ty: - Hội đồng quản trị - Ban giác đốc - Phòng tổ chức hành - Phòng kế hoạch vật tư - Phòng thiết kế - Phòng kỹ thuật - Phòng tài kế toán - Phòng kiểm định công trình 1.3.1.Chức ,nhiệm vụ quyền hạn phòng chức thuộc Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt 1.3.1.1 Phòng Hành Chính –Tổ chức Quản lý, đạo công tác quản trị, văn phòng, văn thư, lưu trữ, lễ tân, ngoại giao, tiếp khách; Là máy giúp việc thường xuyên quan trọng cho công ty, nơi thu thập xử lý thông tin tham mưu cho lãng đạo Công ty Giúp thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc xếp lịch công tác, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đảm bảo môi trường, vệ sinh công cộng Công ty phòng làm việc thuộc khối quan Công ty Thực số công việc khác giao Để thực chức Phòng Tổ chức Hành có nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phuong án xếp cải tiến tổ chức sản xuất quản lý -Nghiên cứu ,xây dựng đề xuất ,tổ chức thực quy hoạch cán , đề bạt cán , công tác tuyển dụng đào tạo , bổ sung cán , công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất , quản lý -Tổ chức tiếp nhận quản lý đội ngũ cán công nhân ,điều phối hợp lý , quản lý tốt hồ sơ nhân , giải đắn việc thuyên chuyển ,khen thưởng ,kỷ luật , nghỉ chế độ theo Luật lao động , Nghị định , Pháp lệnh , sách khác người lao động -Thực rà soát trích nộp bảo hiểm xã hội xã hội định kỳ cho người lao động theo quy định Luật lao động - Soạn thảo , trình duyệt ,ban hành hướng dẫn kiểm tra , đôn đốc ,báo cáo , việc thực văn co liên quan đến chức nhiệm vụ phòng -Quản lý toàn tài sản đất đai ,nhà cửa , trang thiết bị dụng cụ văn phòng quan công ty -Tiếp nhận ,uản lý công văn giấy tờ , tổ chức thực hiệ tốt công tác văn thư , lưu trữ ,in ấn tài liệu -Quản lý sử dụng dấu -Thực tốt công tác bảo vệ ,phòng chống cháy nổ quan -Quản lý điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán công tác đảm bảo an toàn thời gian - Phục vụ nơi làm việc đồng chí lãnh đạo tiếp khách hội họp Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 21 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2.Nội dung công tác lưu trữ quan 2.2.2.1 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trong thời gian vừa qua, việc lập hồ sơ công việc đơn vị Công ty bước đầu có chuyển biến, tiến Một số đơn vị thực lập hồ sơ công việc theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tuy nhiên, vài đơn vị, việc lập hồ sơ cán chưa quan tâm mức nên việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành hàng năm gặp nhiều khó khăn Việc giữ hồ sơ, tài liệu đơn vị, thu, nộp tài liệu chưa lập thành hồ sơ theo quy định tương đối phổ biến, gây lãng phí thời gian, kinh phí… 2.2.2.2.Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ * Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt thực theo quy định Nhà nước Pháp luật - Theo quy định Nhà nước sau công việc kết thúc cán bộ, nhân viên làm công tác giấy tờ công văn, cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu giữ giao nộp cho cán phòng lưu trữ Đối với hồ sơ nộp vào lưu trữ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan cán công chức cần giữ lại để tham khảo, giải công việc làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ quan sau làm thủ tục cho mượn hồ sơ để dược giữ lại tài liệu - Theo quy định Công ty cán Văn thư, Lưu trữ phải thu thập tài liệu đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức cán Văn thư, Lưu trữ thu lại gốc, gốc, có chữ ký trực tiếp lãnh đạo công ty cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải xếp, kiểm tra lại tài liệu giữ, thiếu phải đến phòng ban thu thập đầy đủ năm lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan * Thủ tục giao nhận tài liệu Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 22 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Công ty, thủ tục giao nhận tài liệu thực nghiêm ngặt theo quy định Nhà nước Khi phòng, ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan cán lưu trữ phải lập bản: “Biên giao nhận tài liệu” có giá trị pháp lý để bên giữ 2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường việt tài liệu năm trở trước xác định cách chung chung, không thường xuyên Công ty chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, mà việc xác định giá trị tài liệu diễn đạo chưa thực thống theo quy định Nhà nước Do vậy, mà kết đạt chưa cao công tác nhiều tồn như: Tài liệu chưa xác định cách cụ thể, không rõ ràng mà mang tính chất chung chung Và xác định giá trị tài liệu có nhầm lẫn tài liệu có giá trị tài liệu hết giá trị Khi xác định giá trị tài liệu tài liệu có giá trị đưa vào kho lưu trữ để bảo quản, tài liệu hết giá trị, tài liệu trung gian loại tiêu hủy Muốn không nhầm lẫn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để xác định cách xác năm trở xác định giá trị tài liệu văn phòng Công ty tiến hành xác định giá trị tài liệu Trong trình xác định tài liệu loại thống kê vào danh mục tài liệu loại Và việc tiêu hủy tài liệu thực nghiêm ngặt theo quy định quan Cán Văn thư - Lưu trữ trình danh mục tài liệu loại lên cấp xem xét Sau cấp xem xét xong đồng ý cho tiêu hủy tài liệu thực việc tiêu hủy tài liệu, tiêu hủy phải có người làm chứng để đảm bảo khách quan Thủ tục tiêu hủy tài liệu thực nghiêm ngặt theo quy định công ty song số hạn chế định: - Tài liệu chưa phân loại theo đơn vị tổ chức hình thành phông; - Mỗi loại tài liệu thống kê không theo trình tự định Do đặc thù công ty đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu số vấn đề nhiều phòng khác Vì , công ty cổ phần tư vấn Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 23 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng Tường Việt phổ biến tình trạng Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 24 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2.4Công tác chỉnh lý tài liệu Qua khảo sát, tài liệu kho lưu trữ Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt tài liệu kho không đồng đều, đa số tài liệu có thời hạn +Tổng số tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh Năm 2013 Công ty tiến hành chỉnh lý tài liệu, tổng số tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh lên 350 đơn vị bảo quản tương đương với 130 cặp + Tổng số tài liệu chưa chỉnh lý Số lượng tài liệu mà Công ty chưa chỉnh lý nhiều Tài liệu thực công tác nghiệp vụ chỉnh lý tiến hành Công ty nhìn chung tốt, trình chỉnh lý tiến hành khảo sát tài liệu phông thấy tài liệu thiếu nên quan tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ phòng ban, đưa mức độ hoàn chỉnh phông chỉnh lý lên tới 96% Sau viết lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Đội ngũ chỉnh lý tài liệu xây dựng phương án phân loại tài liệu, phương án phân loại lựa chọn từ “ Thời gian - Mặt hoạt động” Tài liệu trước hết chia theo thời gian, sau phân theo mặt hoạt động 2.2.2.5.Công tác thống kê lưu trữ Tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần tư vấn Tường Việt chủ yếu loại hình tài liệu hành tài liệu lưu trữ thống kê số thống kê chủ yếu Các loại số thống kê gồm: - Sổ nhập tài liệu lưu trữ; - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Mẫu số Nhà nước quy định Những loại sổ chưa quan sử dụng: - Sổ thống kê phông lưu trữ - Sổ xuất tài liệu lưu trữ 2.2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 25 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Đây dạng thông tin rút gọn, khái quát thông tin tài liệu sau chúng xử lý, phân tích tổng hợp Thành phần tài liệu lưu trữ gồm: Công cụ tra cứu truyền thống công cụ tra cứu đại Mục lục hồ sơ loại hình công cụ tra tìm chủ yếu kho lưu trữ Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 26 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG :SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1.Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng quan tổ chức 3.1.1.Đối với văn thư Công tác văn thư giải công văn ,công văn đến tổ chức thực tương đối tốt ,chu đáo theo quy trình ,đúng theo quy định Điều lệ công văn giấy tờ ,các văn hướng dẫn Cục Lưu Trữ Nhà nước Công tác văn thư thực theo quy trình ISO 9001:2000 3.1.2.Đối với lưu trữ Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt doanh nghiệp chuyên tư vấn thiết kế công trình ,trong chế thị trường cạnh tranh để tồn phát triển nhằm đưa công ty lên thành thuong hiệu có tên tuổi Được quan tâm Lãnh đạo công ty lưu trữ ,điều thể việc công ty ký ban hành quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2000,quy trình giúp công ty thúc đẩy công tác lưu trũ vào nề nếp quy củ Công ty lập phòng lưu trữ quan ,có điều kiện tổ chức thu thập bảo quản tài liệu hồ sơ công trình Phòng Lưu trữ trang bị thiết bị cần thiết để đảm bảo an toàn tài liệu như: giá ,tủ để tài liệu ,các loại cặp ,bàn ghế ,sổ sách ghi chép Phụ trách phận lưu trữ cán có kinh nghiệm ,chu đáo ,cẩn thận ,có tinh thần trách nhiệm cao phẩm chất tốt 3.2.Điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng quan tổ chức 3.2.1.Đối với văn thư Công tác văn thư chưa quan tâm trọng cách xếp lao động Phòng Tổ chức hành chưa hợp lý -Công tác kiểm tra đôn đốc Phòng Tổ chức Hành chưa thường Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 27 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuyên kiên nên số vấn đề sai sót việc soạn thảo văn nên ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ -Công tác lập danh mục hồ sơ lưu trữ hành chưa triển khai tốt Do chưa có cán văn thư chuyên trách nên việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa thực -Công tác khai thác sử dụng tài liệu hạn chế ,chưa xây dựng hệ thống công cụ tra cứu để phục vụ tra tìm tài liệu -Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực -Việc ứng dụng công nghệ tin học công tác quản lý hành công tác công văn giấy tờ chưa đáp ứng so với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý 3.2.2.Đối với lưu trữ - Hệ thống văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ chưa phát huy tác dụng , - Chưa có cán chuyên trách ,vbaaxn kiêm nhiệm - Vì điều kiện tài hạn hẹp ,trình độ chuyên môn hạn chế nên chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu dduowjccofn nhiều tài liệu trùng thừa -Phương án phân loại tài liệu theo Cơ cấu tổ chức –thời gian áp dụng cho khối tài liệu khoa học kỹ thuật làm tài liệu bị xé lẻ -Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực nên chưa có bảng kê thờihạn bảo quản tài liệu 3.3.Đề xuất kiến nghị 3.3.1.Đối với quan tổ chức - Lãnh đạo Công ty thường xuyên đôn đốc, kiểm tra phòng ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, để làm tốt công tác lưu trữ tránh bó gói, thất thoát văn bản, tài liệu Nếu công việc chưa làm song mà đến thời hạn cần phải trả lời cần đôn đốc để giải công việc kịp thời - Kho lưu trữ cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu: cặp, hộp, Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 28 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quạt thông gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu - Cơ quan nên có đợt bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bô Văn thư - lưu trữ quan - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư- Lưu trữu để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khác cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lục trách nhiệm cán 3.3.2.Đối với môn văn thư ,bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường Thực phương châm ” học đôi vói hành”, “ lý thuyết liền với thực tế” em mong ban lãnh đạo Nhà trường thường xuyên tạo điều kiện hội này, để chúng em cọ sát với thực tế sớm Và thông qua chúng em xác định tầm quan trọng môn học mà nhà trường cố gắng chuyền đạt, giảng dạy giảng đường Hơn qua thực tế em hình dung thực tế qua giảng lý thuyết nữa, làm việc tiếp thu học thày cô giáo tốt - Thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với môi trường bên nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ - Tổ chức thực buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách kỹ làm việc, việc bố trí phòng làm việc, cách xếp tài liệu lưu trữ kho….để sinh viên nắm cách khái quát bước áp dụng thực công tác văn thư sau - Cần cho sinh viên thực hành nhiều để sinh viên có kỹ vững vàng trường Để tạo cho sinh viên có khái niệm bước đầu công tác lưu trữ nói chung công tác chỉnh lý nói riêng với tạo phấn khởi, thêm niềm tin Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 29 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc tương lai, từ năm đầu tiên, Khoa nên tổ chức cho sinh viên thăm quan Trung tâm Lưu trữ Lịch sử sinh viên biết quy trình nghiệp vụ công tác Lưu trữ Khoa nên xây dựng giáo cụ trực quan tài liệu lưu trữ đầy đủ sinh động phục vụ cho công tác giảng dạy, làm cho sinh viên dễ hiểu tiếp thu giảng Ví dụ: Khi giảng môn tài liệu nghe – nhìn, nên có ảnh quý Việt Nam đầu kỷ 20, cuộn băng ghi âm Chủ tịch Hồ Chí Minh hay số phim thời tài liệu quý thời chống Pháp, chống Mỹ Đối với tài liệu giấy vậy, chụp tài liệu quý để minh họa làm cho sinh viên dễ hiểu có khái niệm rõ rang tài liệu Ngoài trình học tập sinh viên, nhà trường khoa cần tổ chức thêm nhiều buổi ngoại khóa cho chúng em tham quan, tận mắt chứng kiến trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu quan, trung tâm lưu trữ, chí trực tiếp tham gia vào công tác để chúng em hoàn thiện kĩ thao tác nghiệp vụ Không vậy, buổi ngoại khóa phần giúp chúng em nhận điểm yếu để có biện pháp khắc phục Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 30 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C.KẾT LUẬN Trong công Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, bước vào giai đoạn hội nhập phát triển với giới, nên việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ đại vào lĩnh vực đời sống xã hội điều tất yếu, hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ không nằm quỹ đạo nhằm đáp ứng nhu cầu mà xã hội đặt Trong Văn phòng công tác Văn thư trở thành yếu tố chủ quan trọng chiếm phần lớn khối lượng công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tồn tại, vững mạnh quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công việc trình hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian kiến tập Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Tường Việt em nhận thấy Công ty tạo dựng đội ngũ cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, kiện toàn máy để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời cán Văn thư – Lưu trữ tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo Công ty, với phòng, đơn vị trực thuộc nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động công ty Qua trình kiến tập khiến em trưởng thành nhiều vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khó không đơn giản ,nó cần nhanh nhạy ,khéo léo biết lựa chọn cho phù hợp với Tuy khoảng thời gian kiến tập không dài giúp em ý thức rõ tầm quan trọng công tác Lưu trữ, đồng thời giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn, vận dụng kiến thức học vào thực tế, hiểu tác phong làm việc cán Lưu trữ tương lai, kỹ ứng xử giao tiếp sau trường, đồng thời trau dồi thêm phẩm chất đạo đức cán làm công tác Lưu trữ tương lai Trong trình kiến tập không tránh khỏi thiếu sót ,em gặp sai sót trình làm việc ,nhưng em cán văn thư công ty quan tâm bảo tận tình để lỗi mắc phải để Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 31 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sửa chữa Và thử thách ,những va chạm công việc bước vào thực tế Em tin sau sai sót vấp ngã giúp trưởng thành hiểu thêm công việc tự tin với lần sau Như mộtlời biết ơn , em xin gửi lời biết ơn tới quý thầy cô trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tâng bị cho chúng em đầy đủ kiến thức cách ứng xử để giúp cho em tình làm việc thực tế quan không bị bỡ ngỡ tự tin với vốn kiến thức sẵn có thầy cô trang bị cho Và em xin gửi lời cảm ơn tới tất anh chị ,cô công ty cổ phần xây dựng Tường Việt ,đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em nhiều thời gian kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ,tháng ,năm 2015 SINH VIÊN KIẾN TẬP LÊ HOÀNG PHƯƠNG OANH Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B 32 Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng Tường Việt HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG PHÒNG THIẾT KẾ ĐỘI THI CÔNG XÂY LẮP II Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B PHÒNG KỸ THUẬT ĐỘI THI CÔNG CƠ GIỚI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KIỂM ĐỊNH CÔNG TRÌNH ĐỘI KHẢO SÁT Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ quản lý giải văn Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng Tường Việt Ghi số, ngày, tháng cho văn Đóng dấu văn Cán văn thư – lưu trữ Đăng ký văn vào sổ đăng ký Chuyển giao văn Cán văn thư – lưu trữ cán hỗ trợ Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Sắp xếp, bảo quản sử dụng lưu Lớp: Lưu trữ học Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sở đồ công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng Tường Việt Cán văn thư – lưu trữ Cán VT – LT Trưởng phòng phòng Ban giám đốc Cán văn thư – lưu trữ Cán hỗ trợ Thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty Xác định giá trị tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Sinh viên: Lê Hoàng Phương Oanh K1B Lớp: Lưu trữ học