Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO 3 I. Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro. 3 2. Loại hình doanh nghiệp. 3 3. Ngành nghề kinh doanh. 3 II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận. 5 1. Phòng tổ chức hành chính – lao động, tiền lương : 5 2. Phòng tài chính – kế toán. 6 3. Phòng thị trường quốc tế Inbound. 6 4. Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa. 6 5. Phòng điều hành hướng dẫn. 7 6. Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng. 8 Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9 I. Tình hình công tác lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà nội. 9 II. T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9 1. Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty 9 2. Quản lý công văn đi – đến 11 2.1. Đối với công văn đi 11 2.2 Đối với công văn đến. 19 2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 26 2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 Chương III. Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần phát triển thương mại và du lịch Hà nội. 28 I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công văn thư lưu trữ của cơ quan 28 1. Ưu điểm: 28 2. Nhược điểm. 29 II. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 30 1.Một số kiến nghị với cơ quan 31 KẾT LUẬN 32
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO .3 I Khái quát công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO Sự đời, chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần thương mại du lịch Hapro Loại hình doanh nghiệp 3 Ngành nghề kinh doanh II.Chức năng,nhiệm vụ phận .5 Phòng tổ chức - hành – lao động, tiền lương : .5 Phòng tài – kế toán Phòng thị trường quốc tế - Inbound Phòng thị trường nước: Outbound nội địa Phòng điều hành - hướng dẫn Phòng quảng cáo – phát triển quan hệ công chúng .8 Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ công ty Cổ phần thương mại du lịch Hapro I Tình hình công tác lưu trữ công ty cổ phần thương mại du lịch Hà nội II T ình hình công tác ăn thư công ty cổ phần thương mại du lịch Hapro Thực trạng tổ chức cán làm công tác văn thư Công ty Quản lý công văn – đến .11 2.1 Đối với công văn 11 2.2 Đối với công văn đến 19 2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu quan .26 2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan 27 Chương III Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần phát triển thương mại du lịch Hà nội 28 Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công văn thư lưu trữ quan 28 Ưu điểm: 28 Nhược điểm 29 II Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ quan 30 1.Một số kiến nghị với quan 30 KẾT LUẬN 31 Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đất nước bước vào năm đầu kỷ XXI, kỷ có bước nhảy vọt nghiệp phát triển khoa học công nghệ thông tin tạo bước biến chuyển phát triển đất nước Việc trao đổi thông tin phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền với trình phát triển xã hội Ngày tri thức nhân loại ngày phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin người có nhiều cách thể phương tiện khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn đẻ quản lý xã hội,nó phản ánh trình hoạt động quan,tổ chức Là pháp lý để điều hành quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm cần thiết Vì người nhận thức vai trò quan trọng văn bản, họ biết giữ lại văn quan trọng để sử dụng cần thiết,nó phương tiện xác, phản ánh thực, ghi chép lại học kinh nghiệm hoạt động người trở thành tài sản quý giá để truyền cho đời sau Văn thư – lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước.Trong quan đơn vị công tác Văn thư – lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn – tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải nhanh chóng,chính xác,đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, đanh có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế ” nhằm giúp cán văn phòng tương lai,nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xuất phát từ thực tế chương trình đạo tạo Trường Đại học Nội vụ Hà nội nói chung Trung tâm đào tạo nghề nói riêng Cuối khóa học nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập tốt nghiệp quan theo nội dung lý thuyết học, học phần thiếu sinh viên đặc biệt sinh viên ngành Văn thư – lưu trữ Qua sinh vien làm quen với thực tế để củng cố kiến thức học nhà trường Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Công ty Cổ phần Thương mại du lịch Hà Nội Hapro, thực tập văn phòng công ty học hỏi nhiều chuyên môn nghiệp vụ Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế mà em rút quan thực tập Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư hướng dẫn anh chị công ty,đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình chị Đào Hoài Thu – cán văn thư công ty Vì lần tiếp xúc với công việc thực tiễn nên không tránh khỏi thiếu sót công việc Em xin chân thành cảm ơn đến quý công ty tạo điều kiện cho em thực tập ! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Đào Kim Cúc Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO I Khái quát công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO Sự đời, chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần thương mại du lịch Hapro - Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại du lịch Hà Nội - Tên giao dịch đối ngoại: Hapro Trade And Tourist Development Joint Stock Company - Tên viết tắt: Hapro TIC, JSC Loại hình doanh nghiệp - Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Ngành nghề kinh doanh + Công ty kinh doanh ngành nghề sau: • Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa quốc tế ( bao gồm thông tin du lịch) • Vận chuyển hành khách oto theo hợp đồng, tuyết cố định… • Đặt phòng khách sạn, nhà hàng, sân gofl, • Đăng kí lớp nấu ăn,dịch vụ spa, • Cung cấp dịch vụ internet miễn phí, • Đặt vé máy bay, • Dịch vụ làm visa, • Thu đổi ngoại tệ, • Nhà hàng, cửa hàng café *Tổ chức lao động doanh nghiệp Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HAPRO TRAVEL JSC SƠ ĐỒ NHÂN SỰ HAPRO TRAVEL JSC Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Hội đồng quản trị : 05 người • Ban kiểm soát: 03 người -Tổ chức theo kế hoạch công ty : • Ban giám đốc : - Q.Giám đốc điều hành ( C.E.O ) - Phó giám đốc thứ - Phó giám đốc thứ hai - Kế toán trưởng • Các phòng chức : Phòng tổ chức – hành – lao động tiền lương Phòng tài – kế toán Phòng thị trường nước – Inbound Phòng thị trường nước – Outbound nội địa Phòng điều hành - hướng dẫn Phòng quảng cáo phát triển Xí nghiệp Hapro Travel Taxi II.Chức năng,nhiệm vụ phận - Chức - nhiệm vụ - quyền hạn Giám đốc, kế toán trưởng Hội đồng quản trị bổ nhiệm qui định - Các phó giám đốc công ty Hội đồng quản trị bổ nhiệm Chức nhiệm vụ - quyền hạn Phó giám đốc lãnh đạo phòng giám đốc điều hành qui định sở chức – nhiệm vụ quyền hạn HĐQT qui định Phòng tổ chức - hành – lao động, tiền lương : - Chức năng: + Bộ máy giúp việc cho Ban giám đốc vấn đề Tổ chức thể chế - Nhiệm vụ: + Giải vấn đề liên quan đến nhân lực, nhân sự, sách, chế độ tiền lươn, bảo hiểm người lao động theo qui định Nhà nước, đối ngoại công ty vá công việc thuộc hành khác… đạo HĐQT Ban giám đốc công ty Phòng tài – kế toán - Chức năng: + Bộ máy quản lý tài tham mưu kinh doanh Ban giám đốc - Nhiệm vụ: Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Thiết lập kế hoạch tài - kinh doanh hàng năm, lập báo cáo tài theo luật quy định, thực tác vụ tài chính,kế toán theo yêu cầu kinh doanh công ty phù hợp với quy định Nhà nước tài kế toán - thuế… Phòng thị trường quốc tế - Inbound - Chức năng: + Kinh doanh sở cung ứng sản phẩm du lịch, dịch vụ du lịch cho khách quốc tế vào Việt nam ( bao gồm khách quốc tế khai thác từ Sứ quán tổ chức quốc tế có trụ sở lãnh thổ Việt Nam ) - Nhiệm vụ: + Xây dựng hệ thống liệu thường xuyên cập nhật thông tin khách sạn nhà hàng toàn tuyến, điểm du lịch nước Xây dựng thị trường Inboud nước, nghiên cứu xà xây dựng sản phẩm đặc thù mang thương hiệu Hapro có tính cạnh tranh cao, có trình độ tổ chức chuyên nghiệp phù hợp với cấu khách hàng giai đoạn Xây dựng kế hoạch kinh doanh trung dài hạn dựa sở xây dựng chiến lược sản phẩm với tiêu chí : Độc đáo – đa dạng - cạnh tranh chuyên nghiệp + Đặc biệt phòng thị trường quốc tế đảm nhiệm thêm chức kinh doanh khác : cung cấp sản phẩm MICE Quốc tế Phòng thị trường nước: Outbound nội địa - Chức năng: + Kinh doanh sở cung ứng sản phẩm du lịch, dịch vụ du lịch cho khách du lịch người Việt Nam có nhu cầu du lịch nước Đặc biệt phòng thị trường nước đảm nhiệm thêm chức kinh doanh khác là: cung cấp sản phẩm MICE nội địa Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhiệm vụ: + Xây dựng hệ thống liệu thường xuyên cập nhật thông tin đối tác đón khách Outbound Việt Nam kinh tế thành viên APEC, ASEAN số thành viên quan trọng tổ chức WTO nhằm phục vụ cho phát triển lữ hành thông qua việc phuc vụ chuyến xúc tiến thương mại Tổng công ty thương mại Hà nội mà công ty cổ phần du lịch HAPRO TRAVEL thành viên Xây dựng xúc tiến bán sản phẩm du lịch Outbound nội địa sở xây dựng thị trường khách nội địa bền vững mà nòng cốt đơn vị thành viên tổng công ty thương mại Hà nội Xây dựng hệ thống bán lẻ tour du lịch dựa sở hệ thống bán lẻ sẵn có tổng công ty HAPRO Phòng điều hành - hướng dẫn - Chức năng: + Tổ chức thực việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng dựa yêu cầu cụ thể phòng kinh doanh về: khách sạn – nhà hàng – vận chuyển – dịch vụ bổ trợ khác theo yêu cầu cụ thể Chịu trách nhiệm chất lượng mang tính chuyên nghiệp công ty - Nhiệm vụ: + Xây dựng sở liệu thường xuyên cập nhận thông tin giá cả, chất lượng dịch vụ cuat hệ thống cung ứng dịch vụ du lịch toàn tuyến, điểm du lịch địa bàn nước Tổ chức thực việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng thị trường Xây dựng sở liệu khách hàng thường xuyên công ty, sở xây dựng sách hậu cho đối tượng khách cho phù hợp để họ trở thành khách hàng trung thành công ty Xây dựng đội ngũ hướng dẫn cộng tác viên mạnh nhằm đáp ứng nhu cầu hướng dẫn viên chuyên nghiệp, chất lượng cao phòng kinh doanh công ty Điều hành khai thác có hiệu số lượng xe chuyên dụng đầu tư công ty thành lập Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng quảng cáo – phát triển quan hệ công chúng - Chức năng: + Là phận tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc vấn đề Thương hiệu : Xây dựng giải pháp quảng cáo ngắn, trung dài hạn dựa chiến dịch chiến lược kinh doanh công ty Nghiên cứu phát triển hệ thống bán lẻ công ty dựa sở khai thác hệ thống bán lẻ có sẵn tổng công ty Nghiên cứu phát triển bán lẻ mạng Internet dựa sở xây dựng website du lịch mang tính chuyên nghiệp cao - Nhiệm vụ: + Xây dựng, bảo hành trì hoạt động web công ty với thông tin mang tính chuyên nghiệp cao Tiến hành khai thác bán hàng mạng Xây dựng chiến lược phát triển hệ thống bán lẻ công ty Xây dựng hệ thống ấn phẩm quảng cáo sản phẩm du lịch công ty dựa sở chiến dịch kinh doanh chiến lược kinh doanh Trực tiếp tham gia kinh doanh sở khai thác mạng khai thác hệ thống đại lý bán lẻ Trực tiếp quảng bá hình ảnh công ty thương mại Hà nội nói chung công ty cổ phần du lịch Hapro tours nói riêng hình thức “ PR” chuyên nghiệp đại Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Phần đăng ký bên trong: Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận Số lượng Ký nhận,dấu Ghi chuyển (1) văn (2) văn (3) bì (4) bưu điện (5) (6) * Cách đăng ký bên sổ: Cột Ghi ngày tháng gửi văn Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Ghi tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn Cột Ghi điều cần thiết số lượng bản,số lượng bì, mật, khẩn… Nếu chuyển giao văn bưu ddiejn phải lập “ Sổ gửi văn bưu điện” SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN +, Phần bìa sổ trang đầu …… (1)……… …… (2)…… SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm:……(3)…… Từ ngày…… đến ngày……(4)… Quyển số:……(5)… Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 18 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +,Cách ghi bìa sổ: (1) Tên quan ( tổ chức ) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ) (2) Tên quan ( tổ chức ) đơn vị ( sổ đơn vị ) (3) Năm mở sổ (4) Ngày tháng bắt đầu kết thúc văn sổ (5) Số thứ tự sổ +, Phần đăng ký bên trong: Ngày Số,ký hiệu Nơi nhận chuyển văn văn nhận,dấu (3) bưu điện (5) (1) (2) Số lượng bì (4) Ký Ghi (6) +, Cách đăng ký bên sổ: Cột Ghi ngày tháng gửi văn bưu điện, ngày 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Ghi tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn Cột Ghi số lượng bì văn gửi Cột Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện ( có) Cột Ghi điểm cần thiết 2.2 Đối với công văn đến Văn đến văn quan làm phương tiện, công cụ quan trọng hoạt động điều hành, quản lý văn Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật ) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Văn đến dù hình thức phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 19 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại,bóc bì,đóng dấu đến,ghi số đến,ngày đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết,theo dõi tiến độ giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn Về nguyên tắc, tất văn đến phải tập trung văn thư quan Văn gửi đến quan, bước cán văn thữ kiểm tra văn băn xem văn có ghi địa hay không,đếm số lượng tình trạng bì đựng văn xem có nguyên vẹn hay không Đối với văn Mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận văn ký nhận Nếu phát thiếu bị bì, bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì văn có dấy “ hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” phải báo cáo cho người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên yêu cầu người chuyển giao văn ký nhận Đối với văn chuyển giao qua mạng,fax cán văn thư Phải kiểm tra số lượng số trang văn Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 20 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến lên vă - Phân loại, bóc bì văn đến: Vắn đến tiến hành phân thành loại: Loại văn bản, loại thư riêng,sách báo điện tử, loại gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân liên quan Đối với văn gửi chung đến quan cán văn thư tiến hành phân loại bóc bì Văn có dấu “ khẩn”, “ thượng khẩn”, “ hỏa tôc” phải bóc bì trước để tiến hành giải kịp thời Đối với văn gửi đích danh người nhận cán văn thư tiếp nhận, không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người có trách nhiêm giải Đối với văn mật, việc tiếp nhận văn bóc bì phải thực theo quy định Thông tư số 12 ngày 13/9/2002 Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ Đối với văn đơn khiếu nại, tố cáo bóc bì phải giữ lại bì kèm theo văn để làm chứng Khi bóc bì không làm rách hay chữ văn địa nơi gửi, dấu bưu điện… Trường hợp văn kèm phiếu gửi nhận phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lời quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời - Đóng dấu đến,ghi số đến, ngày đến lên văn Tất văn đến văn thư quan phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến lên văn Đối với fax văn gửi qua mạng phải in làm thủ tục đóng dấu đến Dấu đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng số,ký hiệu trích yếu nội dung hay địa danh, ngày tháng ban hành văn Đăng lý văn đến Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao đến đơn vị, cá nhân liên quan Có cách đăng ký văn đến đăng ký truyền thống máy vi tính Đăng ký văn theo cách truyền thống tất văn đên phải đăng ký vào sổ theo mãu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo qui định Khi đăng ký không dùng bút chì hay viết tắt từ không thông dụng * Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm nên lập loại sổ sau: +,Sổ đăng ký văn đến ( dùng đăng ký tất loại trừ văn mật ) Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 21 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Sổ đăng ký văn mật đến MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ……….(1)……… ……….(2)……… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……(3)…… Từ ngày… đến ngày……(4)… Từ số……đến số… (5)…… Quyển số:……(6)… Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 22 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Đăng ký bên sổ Ngày Số Tác Số,ký Ngày Tên Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu tháng loại nhận văn văn văn trích cá bản yếu nhân nội nhận dung văn (6) (7) (8) (9) (1) (2) (3) (4) (5) Cột Ghi ngày tháng nhận văn đén Cột Ghi số thứ tự văn đến Cột Ghi tên quan ban hành văn Cột Ghi số, ký hiệu văn đến Cột Ghi ngày tháng văn đến Cột Ghi tên loại trích yếu nội dung văn đến Cột Ghi đơn vị cá nhân nhận văn Căn theo ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền Cột Chữ ký người nhận văn Cột Ghi điều cần thiết khác Trình văn đến Tất văn sau đăng ký, cán văn thư phải tiến hành trình cho chánh văn phòng để xem xét cho ý kiến đạo, giải văn đến Cán văn thư vào để chuyển đến đối tượng có liên quan thời gian sớm Đối với văn có liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì thời hạn giải đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối giải văn ghi rõ ràng dòng “chuyển” dấu “đến” phiếu gửi giải văn đến Sao văn đến Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 23 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau có ý kiến đề xuất lãnh đạo văn phòng, văn chuyển lại cho cán văn thư để nhập vào sổ đăng ký văn đến phần “ vị cá nhân nhận” Việc văn quan phải đc tiến hành cách nhanh chóng, xác Hình thức bao gồm “ photo theo thể thức” Trong đó, thể thức gồm “ y chính, lục trích sao” - Sao y đầy đủ xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y thực từ - Sao lục lại nguyên văn quan nhận văn ban thực -Trích sao lại phần nội dung văn Bản trích thực từ Chuyển giao văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị nội dung, yêu cầu văn lãnh đạo cho ý kiến, cán văn thư cần tiến hành chuyển giao tới phòng, ban, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyế theo nguyên tắc “ nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ” Khi chuyển giao văn người nhận phải ký nhận đầy đủ, cán văn thư cần lập sổ “sổ chuyển giao văn đến” Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 24 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN …… (1)…… …… (2)…… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm:……(3)… Từ ngày… đến ngày……(4)… Từ số…….đến số… (5)… Quyển số:…….(6)… + Phần đăng ký bên sổ: Ngày chuyển (1) Số đến Đơn vị Ký nhận Ghi (2) người nhận (3) (4) (5) + Cách đăng ký bên sổ: Cột Ghi đầy đủ ngày, tháng chuyển giao văn Đối với ngày 10 tháng 1,2 đăng ký phải ghi thêm số đằng trước Cột Ghi số đến, ghi theo số dấu đến Cột Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn Căn vào ý kiến đạo người có thẩm quyền Cột Chữ ký người nhận văn Cột Ghi điều cần thiết khác Giải theo dõi tiến độ giải văn đến - Giải văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Đối với văn đến có dấu “ khẩn” phải giải không đc chậm trễ Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 25 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra tổng hợp tình hình giải văn đến quan - Cán văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến bao gồm: tổng số văn đến, văn giải quyết, văn đến hạn chưa giải để báo cáo cho lãnh đạo 2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu quan Con dấu thể tư cách pháp nhân quan, tổ chức, cá nhân Trong hoạt động công ty, dấu thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức, công cụ quan trọng tham gia quản lý công ty Vì dấu thành phần khẳng định tính xác giá trị pháp lý văn * Các loại dấu: - Dấu tên công ty - Dấu công đoàn - Dấu đến, dấu niêm phong, dấu giáp lai - Dấu chức danh ( Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng) -Dấu đích danh * Quy định quản lý sử dụng dấu: - Dấu giao cho người trực tiếp quản lý, sử dụng, người phải có trình độ chuyên môn phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Khi người trực tiếp quản lý, sử dụng dấu vắng mặt, thủ trưởng quan phải cử người khác thay thực giao nhạn dấu văn - Người phụ trách quản lý dấu không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, Chỉ đc đóng vào văn bản,giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu lên văn chưa có chữ ký -Khi đóng dấu lên chữ ký đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái * Bảo quản dấu: Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 26 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Dấu phải để quan, giữ gìn,bảo quan dấu cẩn thận,an toàn - Không tự ý giao dấu cho người khác - Không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, cần cọ rửa ngâm dấu vào xăng dùng chổi lông để rửa 2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ hành việc làm cần thiết công tác văn thư Văn giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng cho hoạt đọng quan yêu cầu khác.Nếu việc lập hồ sơ thực tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tổ chức, xếp khoa học nhằm mục đích phục vụ cho công tác lưu trữ Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 27 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần phát triển thương mại du lịch Hà nội I Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công văn thư lưu trữ quan - Công tác văn thư lưu trữ quan lãnh đạo quan tâm Hiểu biết vai trò, ý nghĩa, tác dụng nghiệp vụ văn thư hoạt động quan,nên đề số quy định thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Trong tháng thực tập văn phòng,em quan sát hướng dẫn trực tiếp làm công tác nghiệp vụ mình, qua lý luận đối chiếu với thực tiễn em xin đưa số nhận xét công tác văn thư quan sau: Ưu điểm: - Trong thời gian thực tập công ty, em nhận thấy làm việc quan nói chung cán văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm việc Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời đẩm bảo cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc - Công tác văn thư lưu trữ văn phòng ngày quan tâm trọng, văn thư quan góp phần quan trọng vào trình hoạt động công ty Nâng cao hiệu suất làm việc quan, không ngừng cải thiện lề lối làm việc để góp phần tích cực công việc ổn định cấu tổ chức quan - Cán tiếp xúc với công nghệ cao, máy tính nối mạng cán cập nhật kiến thức thông tin để phục vụ cho công tấc văn thư lưu trữ quan thuận lợi khoa học * Văn thư làm chức cung cấp thông tin cần thiết để lãnh đạo định kịp thời đắn giải công việc cách tốt * Khi chủ tịch định văn thư có nhiệm vụ soạn thảo chuyển Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 28 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến cá nhân, phòng, ban, đơn vị có liên quan giải thi hành, đặc biệt theo dõi chặt chẽ văn ban hành * Một số khâu nghiệp vụ quản lý văn đến, quản lý sử dụng dấu thực quy định Nhà nước Không có tượng đóng dấu khống điều đảm bảo tính bí mật quan -Đội ngũ nhân viên công ty lãnh đạo tạo điều kiện cho học thêm khóa ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn - Công tác văn thư lưu trữ đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, máy in, máy fax, máy photo… - Các khâu nghiệp vụ công tác công tác văn thư lưu trữ tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác - Đã nắm bắt úng dụng công nghệ thông tin kjip thời Nhược điểm Bên cạnh kết đạt trên, công tác văn thư lưu trữ công ty, văn thư mặt hạn chế, tồn cần khắc phục: • Quản lý văn đi: - Văn trước chuyển đi, cán văn thư có nhiệm vụ rà soát lại thể thức văn Tuy nhiên so xuất phát trình độ chuyên môn cán văn thư mà việc rà soát chưa thực chặt chẽ Văn chuyển giao cho quan chưa thống mặt thể thức - Văn gửi kèm phiếu gửi, dẫn đến tình trạng mát tài liệu: • Quản lý dấu: - Con dấu quản lý chặt chẽ trình sử dụng có nhược điểm: cán văn thư nhiều lúc công việc bận để nhân viên khác phòng khác cần dấu tự động cho họ đóng lấy • Khâu lập hồ sơ: - Hiện công ty chưa lập hồ sơ hành, văn giải xong thường giữ lại theo phòng, theo thời gian… - Đây nhược điểm tồn Nhưng công ty không làm công tác lập hồ sơ hành để lại nhiều hậu sau: Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 29 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Nếu k lập hồ sơ hành việc xếp văn khoa học, không giải công việc hàng tháng suất, chất lượng hiệu Ngoài làm khó khăn cho việc nôp hồ sơ quản lý tài liệu không chặt chẽ gặp khó khăn cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Và không lập hồ sơ hành văn không phản ảnh chức nhiệm vụ đơn vị • Công tác lưu trữ: - Văn sau kết thúc năm làm việc cán làm công việc lưu trữ chưa đưa tài liệu để xếp chỉnh lý, việc chỉnh lý tài liệu để tồn đọng năm sang năm khác, tài liệu tình trạng bó gói se xkhos khăn cho việc tra tìm bảo quản nhược điểm cần khắc phục II Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ quan - Giải pháp khâu lập hồ sơ +, Trước hết phải đưa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn thư văn phòng +, Cần có loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hành, loại hồ sơ quan trọng hoạt động công ty +, Cần vận dụng đặc trưng: vấn đề thời gian, tác giả quan giao dịch… để phân định hồ sơ lập hồ sơ, văn phải xếp theo thời gian, khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm văn thời gian, văn bị thất lạc Dựa vào đặc trưng văn cần phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm - Giải pháp công tác lưu trữ: +, Cũng giống nhưu công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ vưn phòng công ty cần thực công việc cách khoa học +, Cần vận dụng phương án phân loại tài liệu, thời gian – cấu tổ chức, cấu tổ chức – thời gian, thời gian - mặt hoạt động Khi tiến hành phân loại tài liệu cần sử dụng bốn đặc trung để phân loại 1.Một số kiến nghị với quan - Trong trình khảo sát, thực tập,nghiên cứu vào thực tế công tác văn thư lưu trữ văn phòng công ty cổ phần phát triển thương mại du lịch Hà Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 30 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nội,em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động kinh doanh quản lý công tác văn thư lưu trữ công ty Vận dụng lý luận học vào thực tiễn êm xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để công tác văn thư lưu trữ ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu - Bộ phận giao soạn thảo văn bản, cán văn thư luôn tìm tofin nắm bắt quy định để tạo thống soạn tahor văn đơn vị - Về sử dụng dấu: yếu tố thể thức đảm bảo tính pháp lý văn bản, phải sử dụng cách thẩm quyền, không cho cán liên quan tiếp cận dấu - Cán lãnh đạo quan cần tuyên truyền phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ để từ cán bộ, chuyên viên hiểu vai trò tâm quan trọng công tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn - Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp cán văn thư yên tâm công tác từ nâng cao hiệu công việc - Cơ quan có đầu tư apsn dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, việc làm thiết thực rong thời đại công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, quan phải đào tạo cho cán văn thư không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, muốn quan phải cử cán văn thư học khóa học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề - Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi đến hạn nộp làm qua loa, hiệu KẾT LUẬN Việc tổ chức cho học sinh thực tập tốt nghiệp trước trường việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo trường Đại học, Cao đẳng Trung học chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 31 Lớp: Văn thư lưu trữ K41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội vụ Hà Nội nói riêng Bởi qua thực tập cơquan giúp cho học sinh, sinh viên củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng cho phong cách làm việc cán Hành văn phòng, làm quen với khâu nghiệp vụ trước tốt nghiệp Để làm tốt chuyên môn đòi hỏi cán làm công tác Hành văn phòng giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà phải sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng Khoa học Kỹ thuật vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả, suất lao động Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp em kết thời gian thực tập Trường Trong báo cáo em trình bày cụ thể chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, thực trạng công tác văn thư công tác lưu trữ công ty cổ phần phát triển thương mại du lịch Hà Nội công việc làm thời gian thực tập Vì lần tiếp xúc với công việc nên không tránh khỏi bỡ ngỡ Nhưng thực tập trường tốt, giúp đỡ hướng dẫn tận tình anh chị công ty đặc biệt chị Đào Hoài Thu người trực tiếp hướng dẫn bảo em để hoàn thành tốt công việc giao Trên báo cáo kết thực tập em Bản báo cáo không tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin gửi lời chúc sức khỏe tới toàn thể thầy, cô giáo Trường với toàn thể thầy, cô giáo Khoa Những người truyền cho em kiến thức vô quý báu để chúng em tự tin vững bước đường nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đào Kim Cúc Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc 32 Lớp: Văn thư lưu trữ K41