MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 3 B.PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; 5 1.1.1.Lịch sử hình thành. 5 1.1.1.1. Tóm tắt thông tin Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ. 5 1.1.1.2. Công ty Bảo việt Nhân thọ Tuyên Quang. 5 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng trong công ty. 6 1.1.2.1. Phòng phát triển kinh doanh. 6 1.1.2.2. Phòng dịch vụ khách hàng. 7 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ TUYÊN QUANG 9 2.1.Hoạt động quản lí. 9 2.1.1.Hoạt động quản lí về văn thư. 9 2.1.2.Hoạt động quản lí về lưu trữ. 9 2.2.Hoạt động nghiệp vụ. 10 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ văn thư. 10 2.2.1.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 10 2.2.1.2.Đối với văn bản đến. 10 2.2.1.3.Đối với văn bản đi. 11 2.2.1.4.Quản lí và sử dụng con dấu. 12 2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty. 12 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ. 13 2.2.2.1.Thu tập bổ xung tài liệu vào lưu trữ. 13 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu. 13 2.2.2.3.Chỉnh lí tài liệu 13 2.2.2.4.Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 15 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ. 15 2.2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 16 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 18 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 18 3.1.1.Văn thư (Thực tập tại phòng dịch vụ khách hàng). 18 3.1.2. Lưu trữ. 19 3.1.2.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ. 19 3.1.2.2.Xác định giá trị tài liệu. 19 3.1.2.3. Chỉnh lí tài liệu lưu trữ. 19 3.1.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 3.1.2.5. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của công ty. 20 3.2.1. Đối với công tác văn thư. 20 3.2.2. Đối với công tác lưu trữ. 20 3.3. Khuyến nghị. 21 3.3.1. Đối với công ty. 21 3.3.1.2. Đối với Tổng công ty Bảo việt nhân thọ. 21 3.3.1.1. Đối với công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang. 21 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 21 3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư. 21 3.3.2.2. Đối với bộ môn lưu trữ. 22 3.3.2.3. Đối với khoa văn thư – lưu trữ. 22 3.3.2.4. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 22 C. PHẦN KẾT LUẬN 24 D. PHỤ LỤC 25
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .3 B.PHẦN NỘI DUNG .5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức; .5 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.1.1 Tóm tắt thông tin Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ 1.1.1.2 Công ty Bảo việt Nhân thọ Tuyên Quang 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng công ty 1.1.2.1 Phòng phát triển kinh doanh .6 1.1.2.2 Phòng dịch vụ khách hàng 1.1.3.Cơ cấu tổ chức công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang .8 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ TUYÊN QUANG 2.1.Hoạt động quản lí .9 2.1.1.Hoạt động quản lí văn thư 2.1.2.Hoạt động quản lí lưu trữ 2.2.Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ văn thư 10 2.2.1.1 Quy trình xây dựng ban hành văn .10 2.2.1.2.Đối với văn đến 10 2.2.1.3.Đối với văn 11 2.2.1.4.Quản lí sử dụng dấu .12 2.2.1.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty 12 2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 13 2.2.2.1.Thu tập bổ xung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 13 2.2.2.3.Chỉnh lí tài liệu 13 2.2.2.4.Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 15 2.2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 16 CHƯƠNG 18 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VÀ 18 ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 18 3.1.Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 18 3.1.1.Văn thư (Thực tập phòng dịch vụ khách hàng) .18 3.1.2 Lưu trữ .19 3.1.2.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ .19 3.1.2.2.Xác định giá trị tài liệu 19 3.1.2.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ 19 3.1.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu .20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ công ty 20 3.2.1 Đối với công tác văn thư 20 3.2.2 Đối với công tác lưu trữ .20 3.3 Khuyến nghị 21 3.3.1 Đối với công ty 21 3.3.1.2 Đối với Tổng công ty Bảo việt nhân thọ 21 3.3.1.1 Đối với công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang 21 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 21 3.3.2.1 Đối với môn văn thư 21 3.3.2.2 Đối với môn lưu trữ 22 3.3.2.3 Đối với khoa văn thư – lưu trữ .22 3.3.2.4 Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 22 C PHẦN KẾT LUẬN 24 D PHỤ LỤC 25 Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tế cho thấy, công tác văn thư lưu trữ hoạt động thiếu quan, tổ chức doanh nghiệp Hoạt động có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên mổi quan, tổ chức doanh nghiệp lĩnh vực quản lý hành đon vị mình.Trong đơn vị công tác văn thư, lưu trữ phải quan tâm, hoạt động quản lý hành qua văn - tài liệu Hiệu hoạt động quản lý cao hay thấp phụ thuộc vào công tác có tốt không Cùng với phát triển đất nước nói chung phát triển môn khoa học liên quan nói riêng, xuất phát từ thực tế hành phải phát triển để phù hợp (công tác văn thư văn thư-lưu trữ).Với vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan có thẩm quyền, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ có sách phù hợp ngày cáng đại nhằm phục vụ tốt cho hoạt động điều hành, quản lý quan,tổ chức Nhằm mục đích giúp cho sinh viên hiểu thêm công tác văn thư - lưu trữ quan,tổ chức thực tế, xuất phát từ thực tế khách quan môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau trình học ba năm tổ chức cho sinh viên chúng tôiđi thực quan trường học với mục đích cho sinh viên nắm vững thêm kiến thức lý luận mà thầy cô truyền tải lớp từ vận dụng vào nghiệp vụ cụ thể tự đúc kết cho thân tri thức để sau có hành trang vững trắc bước vào đời Căn vào kế hoạch số:…ngày tháng năm 2016 việc tổ chức cho sinh viên nghành Đại học Lưu trữ học thực tập nghành nghề, đến Công Ty Bảo Việt nhân thọ tỉnh Tuyên Quang để liên hệ Được ý Giám đốc điều hành đến kiến tập phòng Dịch vụ khách hàng từ ngày 11/01/2016 đến hết ngày 19/3/2016.Tai tiếp cận với thực tế nghiệp vụ văn thư - lưu trữ vận dụng số nghiệp vụ học trường vào thực tế Trong thời gian tháng kiến tập Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quang nhận nhiều giúp đỡ thầy cô từ phía trương anh (chị), cô, Công ty lần đẩu quan sát thực tế nên trình kiến tập viết báo cáo tránh thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy cô trường anh chị Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang để tôicó báo cáo hoàn thiện đạt kết cao Có kiến thức thực tế ngày hôm tôixin cảm ơn thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo cho chúng tôicơ hội kiến tập nghành nghề Tiếp theo xin cảm ơn lãnh đạo toàn thể công chức, viên chức Công ty giúp hoàn thành tốt đợt kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Tuyên Quang, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên kiến tập Dương Thị Vân Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức; 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.1.1 Tóm tắt thông tin Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ *Tập đoàn Bảo Việt Bảo việt tự hào doanh nghiệp cung cấp bảo hiểm phi nhân thọ, nhân thọ chứng khoán Việt Nam Hiện nay, Bảo Việt – thông qua đơn vị thành viên – cung cấp dịch vụ tài toàn diện bao gồm bảo hiểm, ngân hàng, chứng khoán, quản lí quỹ đầu tư với mạng lưới phân phối rộng khắp tỉnh thành nước, phục vụ hàng chục triệu khách hàng Ngày thành lập: tiền thân Bảo Việt ngày công ty Bảo hiểm việt Nam thành lập theo định số 179/CP ngày 17/12/1964 Công ty thức vào hoạt động ngày 15 tháng năm 1965 với 16 nhân viên Trụ sở chính: Số Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội *Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ Tên giao dịch: Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân thọ (Bảo Việt Nhân Thọ) Tên tiếng anh: Bảo Việt Life Trụ sở chính: Tầng 37, Keangnam Hà Nội Landmark Tower, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liên, Hà Nội Mạng lưới tổ chức: bao gồm hệ thống 60 công ty thành viên ( bao gồm công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang), 500 điểm phục vụ khách hàng với đội ngũ 2000 cán chuyên môn cao gần 45000 tư vấn viên chuyên nghiệp Phương châm hoạt động: “ Niềm tin vững chắc, cam kết bền vững.” 1.1.1.2 Công ty Bảo việt Nhân thọ Tuyên Quang Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Tuyên Quang trực thuộc tập đoàn Bảo Việt thành lập vào tháng 12 năm 2000 theo Quyết định Bộ tài Trụ sở chính: Số 260 Đường Tân Trào Tổ 19, Phường Minh Xuân, thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang; Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Số điện thoại: 0273 498 999 * Quá trình phát triển: Tháng 12 năm 2000, Bộ Tài định cho phép thành lập công ty chi nhánh tất tỉnh thành phố chi nhánh thuộc Tập đoàn Bảo Việt ( có công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang) Sau thành lập Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang có sản phẩm tung thị trường “ An sinh giáo dục” “ Bảo hiểm Nhân thọ hỗn hợp đến 10 năm” Đến sản phẩm chủ lực cốt lõi, khách hàng tin tưởng tín nhiệm 30/11/2001 sau năm hoạt động với tốc độ tăng trưởng khoảng 64% Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang đạt mức doanh thu vượt Bảo Việt phi Nhân thọ, vượt mức 6000 hợp đồng sau năm vào hoạt động 1/1/2005 Công ty Bảo Việt Nhân thọ tuyên Quang chi trả tiền đáo hạn cho hợp đồng bảo hiểm Đây kiện đánh dấu Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang lần đầu hoàn thành trách nhiệm chi trả đáo hạn cho khách hàng 19/1/2010 – với công ty thành viên Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ, Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang tổ chức triển khai nhận diện thương hiệu mới, thể động thân thiện, tính chuyên nghiệp chất lượng hoạt động – dịch vụ Trong đó, điểm nhấn bật hai sắc xanh vàng, truyền tải thông điệp cam kết lâu dài: mang lại tương lai đảm bảo cho sống sung túc cho khách hàng 28/2/2011- Công ty Bảo Việt Nhân thọ thức chuyển đổi hệ thống từ BVLife sang Talisman với 300 Hợp đồng UVL phát hành địa bàn tỉnh Tuyên Quang 19/12/2013 Công ty tăng vốn điều lệ lên 300.000 ( ba trăm tỉ) đồng Việt Nam, trở thảnh doanh nghiệp trực thuộc có vốn điều lệ cao Nhân sự: 12 cán (2 phòng ban), 01 giám đốc điều hành, 01 phó giám đốc; 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng công ty 1.1.2.1 Phòng phát triển kinh doanh Nhân sự: 05 cán chuyên môn Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng: - Thực công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhân thọ địa bàn tỉnh Tuyên Quang; - Thực mở rộng kênh phân phối bảo hiểm nhân thọ; - Mở lớp đào tạo, lớp học tư vấn viên cho công ty; - Thực nhiệm vụ Giám đốc điều hành giao Nhiệm vụ: Xây dựng thực kế hoạch kinh doanh sản phẩm bảo hiểm nhân thọ Quyền hạn: - Phụ trách đào tạo lớp tư vấn viên cũ cho khu vực thành phố 1, thành phố 2, thành phố 3, Hàm yên, Chiêm hóa, Na hang, Sơn dương, Lâm bình +) Quản lí trưởng nhóm; +) Quản lí tư vấn viên 1.1.2.2 Phòng dịch vụ khách hàng Nhân sự: 05 cán chuyên môn Chức năng: - Thực quản lí lưu trữ hợp đồng bảo hiểm công ty văn bản, giấy tờ liệu máy tính; - Lập kế hoạch thu phí tháng đê kế toán để phòng hành kế toán có sơ sở in ấn đơn thu phí định kỳ; - Thực công tác giải quyền lợi bảo hiểm: hướng dẫn giải thủ tục thay đổi, hủy bỏ, dừng nộp phí, giảm số tiền bảo hiểm, khôi phục hợp đồng theo quy định điều khoản nghiệp vụ; - Thực nhiệm vụ ban giám đốc giao Nhiệm vụ: -Tuân thủ chế độ sách quản lí kinh tế, quản lí tài sản, quản lí tài chính, quản lí lao động nhà nước quy định; - Tuân thủ theo điều động phân quyền Giám đốc điều hành; - Quản lí sử lí hợp đồng mới, hợp đồng đáo hạn Quyền hạn: Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phụ trách phòng phát hành hợp đồng bảo hiểm: +) Sản phẩm truyền thống; +) Sản phẩm UVL ( Liên kết chung) 1.1.3.Cơ cấu tổ chức công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang -Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang thuộc Tập đoàn Bảo Việt; -Gồm 02 phòng ban: phát triển kinh doanh dịch vụ khách hàng; * Cơ cấu tổ chức công ty thể qua sơ đồ sau: Tập đoàn Bảo Việt Nhân thọ Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ Tổng công ty Bảo Việt Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang Phòng Phát triển kinh doanh *) Ngoài có phòng bảo vệ 01 cán tạp vụ phụ giúp công việc cho phòng ban cần: Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ TUYÊN QUANG 2.1.Hoạt động quản lí 2.1.1.Hoạt động quản lí văn thư Bộ phận văn thư quan đặt phòng Dịch vụ khách hàng cán phòng dịch vụ khách hàng kiêm nhiệm, Vị trí: Được đặt tầng công ty phía tay trái (đúng theo quy định) Là đặc thù quan nhỏ nên cán hành quản trị kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ, thủ quỹ, hành quan Tại thời điểm thực tập quan quan có xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư.Trong quy chế quy đinh rõ nhiệm vụ trách nhiệm cá nhân công ty công tác văn thư, có hình thức thưởng phạt cho cán làm tốt làm chưa tốt công ty Chịu quản lí trực tiếp phụ trách phòng( trưởng phòng).Giám đốc điều hành người quản lí gián tiếp hoạt động văn thư công ty 2.1.2.Hoạt động quản lí lưu trữ Bộ phận lưu trữ cán phòng dịch vụ khách hàng đảm nhiệm.Mọi công việc sau kết thúc cán chuyên môn lập hồ sơ tiến hành nộp lưu quan Công ty tiến hành xây dựng ban hành quy chế công tác lưu trữ( đóng khung treo cạnh phòng dịch vụ khách hành nơi tiến hành lưu trữ hồ sơ) với đặc thù tài liệu chủ yếu chứng từ, hóa đơn nên rât dễ nhầm lẫn sai sót thếquy chế ban hành công ty giúp cá nhân làm tốt công việc Hoạt động lưu trữ quan chịu sự quản lí trực tiếp trưởng phận (trưởng phòng).Chịu quản lí gián tiếp giám đốc điều hành Tuyên Quang Sinh viên:Dương Thị Vân Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ văn thư Do đặc thù quan quan nhỏ nên cán hành quản trị thuộc phòng dịch vụ khách hàng phải kiêm nhiệm tất nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ 2.2.1.1 Quy trình xây dựng ban hành văn Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đề nghị cá nhân việc định; Bước 2: Xem xét, đánh giá xác định rõ yêu cầu vấn đề mà cá nhân yêu cầu: Bước 3: Nghiên cứu, thu thâp xử lý thông tin Từ làm để đánh giá để đưa định chọn phương án phù hợp nhất; Bước 4: Soạn thảo văn bản; Bước 5: Trình lãnh đạo công ty phê duyêt ban hành theo quy định Tính đến công ty xây dựng ban hành: +) Công văn: 1.045 +) Quyết định: 589 +) Hợp đồng Bảo hiểm: 9.283 2.2.1.2.Đối với văn đến * Đối với văn văn hành chinh chuyển trực tiếp bưu điện; Khi có văn gửi đến quan cán văn thư tiến hành đánh số đến tiếp nhận vào số chuyển giao văn đến, sau chuyển giao cho người có trách nhiệm giải công việc(cán văn thư theo dõi trình giải công việc) với nguyên tắc "Kịp thời, xác, thống nhất" văn gửi tới quan văn thư tiếp nhận đánh số đến, ngày đến sau tiến hành khâu nghiệp vụ tiếp theo; Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra phân loại, bóc bì văn đến; Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; Bước 3: Đăng ký văn đến; Bước 4: Trình văn đến; Bước 5: Chuyển giao văn đến; Sinh viên:Dương Thị Vân 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nhận xét: Qua trình thực tập khảo sát công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang nhận thấy công ty làm tương đối tốt nghiệp vụ văn thư lưu trữ.Tuy quy trình nghiệp vụ có khác không văn mà Bộ Nội vụ hướng dẫn công ty làm tốt không để mát tài liệu qua quy trình nghiệp vụ Là công ty thuộc Tập đoàn Bảo Việt Nhân thọ Việt Nam nên phần mềm quản lí văn công ty chịu quản lý Tập đoàn Bảo Việt Muốn thực hiên khâu dùng thành thạo phần mền đòi hỏi cán văn thư kiêm lưu trữ phải có kĩ nắm kiến thức word…, phần công ty làm tốt năm mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán từ tạo điều kiện tốt mặt kiến thức kĩ cho cán thực tốt công việc Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, Chi cục trọng, quan tâm đến việc áp dụng Khoa học - Công nghệ nói chung công nghệ Tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho trình giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo yêu cầu công việc./ Sinh viên:Dương Thị Vân 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1.Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1.Văn thư (Thực tập phòng dịch vụ khách hàng) - Quản lí văn đến: trục tiếp tiếp nhận công văn gủi đến công ty theo hai đường bưu điện qua mạng nội *Văn gửi đến theo đường bưu điện: trực tiếp kí nhận toàn văn gủi đến cho công ty (chủ yếu tổng công ti) sau tiến hành bóc bì chuyển giao cho cá nhân có trách nhiệm giải *Văn gửi qua mạng nội công ty: trực tiếp đăng nhập vào mạng nội công ty (qua tài khoản cán văn thư công ty Bùi Tiến Dũng) sau tiến hành đọc trích yếu nội dung văn ->gán tiêu đề ->phân luồng->nơi gửi>phân loại->số đến-> chuyển giao cho lãnh đạo người có thẩm quyền - Quản lí văn (thường văn phát hành lưu hành nội công ty: đóng dấu cho vào bì văn trực tiếp gửi cho tư vấn viên Văn gửi qua mạng nội công ty thời gian thực tập có hạn nội dung văn l;à quan công ty nên chưa có điều kiện tiếp cận loại hình tài liệu - Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty: cán chuyên môn phòng ban có trách nhiệm giải công việc lập hồ sơ công việc mà giải quyết.Do sinh viên thực tập nên chưa giao giải công việc cụ thể nên chưa thực việc lập hồ sơ công ty Bảo Việt Tuyên Quang nơi tiến hành thực tập -Quản lí sử dụng dấu: (phụ lục 2) trực tiếp đóng dấu công ty lên hóa đơn, chứng từ…của công ty đóng 1/3 chữ kí phiá tay trái Ngoài có dấu chức danh vị trí lãnh đạo công ty văn thư công ty trực tiếp quản lí sử dụng Sinh viên:Dương Thị Vân 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2 Lưu trữ 3.1.2.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ Cùng chuyên viên phòng dịch vụ khách hàng thu thập xử lý hồ sơ đáo hạn để thu thập văn thiếu như: giấy đề nghị toán quyền lợi bảo hiểm, chứng minh thư, đề xuất thay đổi quyền lợi bảo hiểm để bổ xung vào hồ sơ tiến hành đưa vào lưu trữ công ty Trường hợp khách hàng chưa đủ giấy tờ theo danh mục tài liệu tài liệu nêu hợp đồng trực tiếp gọi cho tư vấn viên nêu yêu cầu công ty hợp đồng 3.1.2.2.Xác định giá trị tài liệu Toàn hồ sơ đưa vào lưu trữ công ty xác định thơi hạn bảo quản riêng cho nhóm tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản Tập đoàn Bảo Việt Nhân thọ Việt Nam quy định Trong thời gian thực tập trực tiếp thực xác đinh giá trị tài liệu cho 25 cặp hồ sơ sản phẩm truyền thống công ty Theo bảng thời hạn bảo quản Tổng công ty toàn 25 cặp hồ sơ bảo quản vinh viễn kho công ty Bảo việt Tuyên Quang 3.1.2.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ Trong thời gian thực tập công ty chưa có hội để tiến hành chỉnh lí tài liệu lưu trữ công ty năm 2014 vừa qua công ty tiến hành chỉnh lí toàn kho lưu trữ Với đợt chỉnh lí phía công ty loại tất tài liệu hết giá trị sử dụng để tiêu hủy theo quy định chung nhà nước (theo công văn 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lí tài liệu hành chính) 3.1.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tuần thực tập cuối công ty Bảo Việt nhân thọ tuyên Quang lúc mà công ty tiến hành vệ sinh, khử trùng…kho lưu trữ Tôi trực tiếp xếp phần tài liệu có kho.Vận dung kiến thức học xếp theo nguyên tắc học: từ trái qua phải, từ xuống (Trình tự xếp hồ cặp nêu rõ phần 2.2.2.5).Nguyên tắc áp dụng cho hai loại sản phẩm sản phẩm truyền thống sản phẩm UVL (liên kết Sinh viên:Dương Thị Vân 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chung) 3.1.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Khi tư vấn viên có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu: Tôi hướng dẫn tư vấn viên làm đơn yêu cầu sử dung tài liệu sau xin ý kiến lãnh đạo, lãnh đạo cho phép trục tiếp lên kho lưu trữ công ty tra tìm theo nội dung yêu cầu tư vấn viên VD: Ngày 01 tháng 03 năm 2016 vừa qua tư vấn viên có nhu cầu sử dung khai thác hồ sơ bảo hiểm ông Nguyễn Quang Vinh ( sản phẩm truyền thống).Sau hướng dẫn tư vấn viên viết đơn yêu cầu sựu đồng ý lánh đạo tìm A15(028)/398-489/2005-2006.Hồ sơ ông Nguyễn Quang Vinh đánh số 422 nằm cặp 15 nằm từ hồ sơ số 398 đến 489 cặp số 15 khối tài liệu 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ công ty 3.2.1 Đối với công tác văn thư - Cần có cán văn thư riêng biệt kiêm nhiệm để chất lượng công việc đơc tốt hơn; - Cần quản lí sử dụng dấu chặt chẽ hơn; - Đôn đốc cán chuyên môn làm công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ theo quy định công ty; - Cần lập xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ chặt chẽ 3.2.2 Đối với công tác lưu trữ - Cần có cán chuyên môn riêng phụ trách kho lưu trữ; - Cán chuyên môn phải lập hồ sơ trước nộp vào kho lưu trư; - Các danh mục tài liệu hồ sơ nộp vào lưu trữ cần phải săp xếp theo thứ tự định; Cần mở lớp lớp đào tạo bồi dưỡng cán công tác lưu trữ từ nâng cao nhận thức cán tài liệu lưu trữ; - Đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt lâu dài; Sinh viên:Dương Thị Vân 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cập nhật văn bản, công văn bọ ban nghành ban hành từ tham khảo áp dụng vào công việc cụ thể công ty 3.3 Khuyến nghị Sau kết thúc đợt thực tập Công Ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang, thân có kiến thức thực tế tự rút cho kinh nghiệm để áp dụng vào công việc tương lai thân qua có số khuyến nghị công ty; môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau; 3.3.1 Đối với công ty 3.3.1.2 Đối với Tổng công ty Bảo việt nhân thọ - Tuyển dụng bố trí nhân phù hợp với vị trí văn thư – lưu trữ có trình độ chuyên môn cao để nâng cao hiệu xuất công việc - Thường xuyên mở lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ - Hướng dẫn, đạo chung cho công ty trực thuộc nhiệm vụ cán văn thư – lưu trữ - Xây dựng, ban hành, kiểm tra thường xuyên quy chế văn thư- lưu trữ công ty trực thuộc tổng công ty 3.3.1.1 Đối với công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang Như nêu phần 3.2.1 3.2.2 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 3.3.2.1 Đối với môn văn thư - Cần có môn giảng dạy riêng văn thư doanh nghiệp môi trường làm việc doanh nghiệp động đòi hoi cán văn thư phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác văn thư; - Cần tổ chức cho sinh viên có kiến thức thực tế doanh nghiệp học học phần văn thư; - Cần hướng dẫn cho sinh viên có kiến thức sâu văn thư doanh nghiệp trình thực tập nhận thấy có nhiều điểm khác so với nhà nước; - Hướng dẫn sinh viên cập nhật văn văn thư doanh Sinh viên:Dương Thị Vân 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp 3.3.2.2 Đối với môn lưu trữ - Cần giảng dậy chuyên sâu môn: Văn thư – lưu trữ doanh nghiệp 45 tiết sinh viên hiểu sơ qua doanh nghiệp điều khó khăn tương lai sinh viên chọn công việc doanh nghiệp; - Cần tổ chức thêm buổi tọa đàm cho sinh viên giao lưu với doanh nghiệp từ tự sinh viên nhận điểm khác doanh nghiệp nhà nước; - Trong doanh nghiệp có nhiều điểm khác so với quy định cung nhà nước giảng dậy giảng viên nói qua điểm khác cho sinh viên khỏi bỡ ngỡ bước vào công việc cụ thể; - Tại nghiệp vụ cụ thể giảng dậy giảng viên nên có so sánh doanh nghiệp quy định cụ thể nhà nước 3.3.2.3 Đối với khoa văn thư – lưu trữ - Tiến hành soạn thảo thêm va giảng dậy thêm văn thư – lưu trữ doanh nghiệp sau trường sinh viên có việc làm nhà nước; - Kiến nghị với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội biên soạn thtôigiáo trình doanh nghiệp từ đưa vào giảng dậy cho sinh viên tham khảo thtôilấy kiến thức; - Hướng dẫn sinh viên cập nhật văn văn thư – lưu trữ doanh nghiệp; - Hằng năm, bố trí sinh viên đợt thực tập tới doanh nghiệp để thực tập lấy kinh nghiệm 3.3.2.4 Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trải qua 40 năm hình thành phát triển Trường đại học Nội vụ Hà Nội nói chung thầy cô giáo khoa Văn thư - lưu trữ nói riêng nỗ lực để đào tạo cho xã hội cán lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Nhưng sau en xin kiến nghị số ý kiến cá nhân để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sau này: - Luôn thay đổi phương pháp dạy học, tạo hứng thú cho sinh viên Sinh viên:Dương Thị Vân 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội buổi lên lớp; - Hướng dẫn đạo chung công tác giảng dậy khoa văn thư – lưu trữ; - Hướng dẫn biên soạn giáo trình văn thư – lưu trữ doanh nghiệp; - Không ngừng nâng cao chất lượng dậy học; - Thường xuyên tổ chức cấp chi phí cho sinh viên thực tế doanh nghiệp lớn như: Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ doanh nghiệp có công tác văn thư – lưu trữ tiến bộ; - Khuyến khích nghiên cứu khoa học công tác văn thư – lưu trữ doanh nghiệp; - Tổ chức buổi tọa đàm sinh viên phía nhà trường công tác giảng dậy văn thư – lưu trữ; - Hợp tác với doanh nghiệp bên trường (liên kết đào tạo) để bố trí việc làm cho sinh viên sau trường./ Sinh viên:Dương Thị Vân 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Trực thuộc tổng Công ty Bảo Việt nhân thọ, Công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang ngày phát triển không ngừng vươn lên đứng trong công ty thành viên tốc độ tăng trưởng năm 2015 Trải qua trình phát triển 10 năm qua với nỗ lực phấn đấu cán nhân viên Chi cục Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang đạt thành đáng ghi nhận công tác lưu trữ nói chung công tác chỉnh lý tài liệu nói riêng Qua trình kiến tập thời gian ngắn em tiếp xúc với thực tế công tác văn thư - lưu trữ Tôi tự nhận thấy hội để quan sát phần vận dụng kiến thức học trường vào thực tế từ nâng cao nghiệp vụ thân có thêm hành trang vững trắc vào tưong lai Vì lý sinh viên kiến thực tế chưa có nhiều nên trình em kiến tập Công ty Bảo Việt nhân thọ gặp phải nhiều khó khăn vướng mắc nhờ có hướng dẫn bảo anh, chị cán công chức, viên chức toàn quan đặc biệt Bác Bùi Tiến Dũng (cán kiêm nhiệm phòng dịch vụ khách hàng) nên hoàn thành tốt đợt kiến tập Có kết em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện thuân lợi cho em học hỏi kinh nghiệm Em xin cảm ơn cô, chú, anh, chị toàn công ty giúp hoàn thành đợt kiến tập Trở lại với truờng gắn bó với xuốt thời gian năm học qua xin lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể thầy cô trog truờng nói chung thầy cô giáo khoa Văn thư - lưu trữ nói riêng đặc biệt cô Trịnh Thị Năm nhiệt tình hướng dẫn, bảo cho em trog thời gia Do thời gian kiến tập có hạn nên báo cáo không tránh thiếu sót Vì vậy, mong nhận ý kiến đóng góp cán toàn quan toàn thể quý thầy cô để bào báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên:Dương Thị Vân 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC 25 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1: KHO LƯU TRỮ SỐ CỦA CÔNG TY 26 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 2: LỚP TẬP HUẤN VỀ BẢO HIỂM 27 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 3: HÌNH ẢNH TƯ VẤN VIÊN ĐANG TRA TÌM TÀI LIỆU 28 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 4: HỌP NHÓM PHÁT TRIỂN KINH DOANH 29 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 5: HÌNH ẢNH CẶP DÂY CỦA CÔNG TY 30 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 6: MẪU ĐĂNG KÍ ĐÁO HẠN CỦA CÔNG TY 31