MỤC LỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH,VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 3 1. Khái quát vài nét về UBND huyện Lộc Bình. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 3 2.1. Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế UBND Huyện Lộc Bình thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 3 2.2.2. Trong lĩnh vực nông ngiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 4 2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện chức năng, nhiệm vụ sau: 4 2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện chức năng, nhiệm vụ sau: 5 2.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 5 2.2.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 5 2.2.7.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 6 2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 6 2.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 7 2.2.10. Trong việc thi hành pháp luật, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 7 2.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND Huyện Lộc Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: 8 3. Cơ cấu tổ chức 8 4. Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, ban của đơn vị trong cơ quan 10 4.1. Văn phòng HĐND và UBND 10 4.2. Phòng Giáo dục và Đào tạo 10 4.3. Phòng Văn hóa và thông tin 11 4.4. Phòng Lao động thương binh và xã hội 11 4.5. Phòng Y tế 11 4.6. Phòng Tư pháp 11 4.7. Thanh tra Huyện 11 4.8. Phòng Nội vụ 12 4.9. Phòng Tài chính – Kế hoạch 12 4.10. Phòng Tài nguyên và Môi trường 12 4.11. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn 12 4.12. Phòng Kinh tế hạ tầng 13 4.13. Phòng Dân tộc 13 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình. 13 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 13 2.1.1.1. Chức năng 13 2.1.1.2. Nhiệm vụ 14 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ 16 2.1.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 17 2.1.2.1. Lãnh đạo Văn phòng 17 2.1.2.2. Các bộ phận 19 2.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 23 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. 23 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 24 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 24 2.3.2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 24 2.3.2.1. Các hình thức văn bản và số lượng văn bản ban hành trong 5 năm đến tháng 4 năm 2015. 24 2.3.2.2. Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 25 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 27 2.4. Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản 29 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 29 2.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 29 2.5. Tổ chức lưu trữ của cơ quan 30 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 31 3.1. Những trang thiết bị sử dụng phổ biến trong Văn phòng 31 3.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 32 3.2.1. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị của phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND 32 3.2.2. Nhận xét 32 3.2.3. Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lý hơn. 33 3.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 33 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I. Nhận xét, đánh gía chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 34 1. Ưu điểm 34 2. Nhược điểm 35 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 36 2.1. Giải pháp 36 2.2. Khuyến nghị 38 2.2.1. Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn 38 2.2.2. Đối với UBND huyện Lộc Bình 38 2.2.3. Đối với cán bộ, công chức 38 KẾT LUẬN 39 Danh mục Tài liệu tham khảo 40 PHẦN III: PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN III: PHỤ LỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH,VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình .3 Khái quát vài nét UBND huyện Lộc Bình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: .3 2.2.2 Trong lĩnh vực nông ngiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện Lộc Bình thực chức năng, nhiệm vụ sau: 2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND Huyện Lộc Bình thực chức năng, nhiệm vụ sau: 2.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: .5 2.2.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.7.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.9 Trong việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.10 Trong việc thi hành pháp luật, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: .7 2.2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Cơ cấu tổ chức .8 Chức năng, nhiệm vụ Phòng, ban đơn vị quan 10 4.1 Văn phòng HĐND UBND .10 Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.2 Phòng Giáo dục Đào tạo .10 4.3 Phòng Văn hóa thông tin 11 4.4 Phòng Lao động thương binh xã hội .11 4.5 Phòng Y tế 11 4.6 Phòng Tư pháp 11 4.7 Thanh tra Huyện .11 4.8 Phòng Nội vụ .12 4.9 Phòng Tài – Kế hoạch .12 4.10 Phòng Tài nguyên Môi trường 12 4.11 Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn 12 4.12 Phòng Kinh tế - hạ tầng 13 4.13 Phòng Dân tộc 13 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình .13 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .13 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng 13 2.1.1.1 Chức 13 2.1.1.2 Nhiệm vụ .14 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức sơ đồ 16 2.1.2 Phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng .17 2.1.2.1 Lãnh đạo Văn phòng 17 2.1.2.2 Các phận 19 2.2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 23 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ 23 2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 24 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 24 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan .24 2.3.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức 24 2.3.2.1 Các hình thức văn số lượng văn ban hành năm đến tháng năm 2015.24 2.3.2.2 Nhận xét thể thức, kỹ thuật trình bày văn .25 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan 27 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn .29 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến 29 2.4.2 Lập hồ sơ hành quan, đơn vị .29 2.5 Tổ chức lưu trữ quan .30 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 31 Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Những trang thiết bị sử dụng phổ biến Văn phòng 31 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 32 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND 32 3.2.2 Nhận xét 32 3.2.3 Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị phòng làm việc hợp lý 33 3.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan .33 PHẦN II 34 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I Nhận xét, đánh gía chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan .34 1.Ưu điểm 34 Nhược điểm 35 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 36 2.1 Giải pháp 36 2.2 Khuyến nghị 38 2.2.1 Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn 38 2.2.2 Đối với UBND huyện Lộc Bình 38 2.2.3 Đối với cán bộ, công chức 38 KẾT LUẬN 39 Danh mục Tài liệu tham khảo 40 PHẦN III: PHỤ LỤC PHẦN III: PHỤ LỤC Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TTHĐND Thường trực Hội đồng nhân dân UBMTTQVN Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam TCCL ISO Tiêu chuẩn chất lượng ISO ISO TCVN ISO Tiêu chuẩn Việt Nam Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong xu hội nhập phát triển với nước giới với phát triển kinh tế tri thức Nhà nước ta thời kỳ đẩy mạnh chủ trương hoàn biện máy nhà nước cải cách hành chính.Vì vậy, Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho quan, tổ chức Là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức Đối với quan, đơn vị nhà nước Văn phòng trọng, đảm bảo quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Công tác văn phòng thực tốt đảm bảo việc cung cấp thông tin giai công việc nhanh chóng, xác Cùng với việc đổi nâng cao chất lượng dạy học, đồng thời xác định “học đôi với hành”, “lý thuyết gắn với thực tiễn”.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn làm quen với môi trường làm việc Đây hội lớn cho thân em bạn sinh viên Em cảm thấy may mắn thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Đây quan làm việc công tâm, chuyên nghiệp khoa học, đội ngũ cán bộ, công chức quan làm việc nghiêm túc quan tâm đến sinh viên kiến tập, điều làm cho em có nhiều động lực để phấn đấu thi tuyển vào quan Nhà nước tương lai Tại quan em lãnh đạo phân vào kiến tập phận Văn thư – Lưu trữ để tìm hiểu công việc vận dụng kiến thức học trường vào thực tế Qua tháng kiến tập từ ngày 20/04 – 25/05/2015 Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình, em nhận quan tâm thầy cô trường quan tâm hướng dẫn tận tình cô, chú, anh, chị quan chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, bên cạnh nỗ lực thân giúp đỡ tận tình thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng cán Văn phòng HĐND UBND cung cấp cho em kiến thức chuyên môn quý báu Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình thực tế viết báo cáo, cố gắng nhiên không tránh khỏi thiếu sót kính mong nhận góp ý thầy, cô giáo Khoa các cán quan để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Lộc Bình, tháng năm 2015 Sinh viên Nông Thị Đức PHẦN I Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH,VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình Khái quát vài nét UBND huyện Lộc Bình Huyện Lộc Bình nằm phía Đông Nam tỉnh Lạng Sơn, cách thành phố Lạng Sơn 23km theo quốc lộ 4B từ Lạng Sơn Quảng Ninh, phía Tây Bắc giáp huyện Cao Lộc, phía Tây giáp huyện Chi Lăng Tây Nam giáp tỉnh Bắc Giang, phía Đông giáp huyện Đình Lập, phía Đông Bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc) Lộc Bình huyện biên giới tỉnh Lạng Sơn với chiều dài đường biên giới với Trung Quốc 31,69 km.Tổng diện tích rừng tự nhiên Huyện 100.094,98 ha, chiếm 12,02% tổng diện tích tỉnh, huyện có 29 đơn vị hành gồm hai thị trấn thị trấn Lộc Bình thị trấn Na Dương, 27 xã 290 thôn, khu phố Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 2.1 Chức UBND quan chấp hành HĐND quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương biện pháp xây dựng phát triển kinh tế địa phương; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn huyện; dự toán thu chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 2.2.2 Trong lĩnh vực nông ngiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, trình HĐND Huyện thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; - Xây dựng đất quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật 2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện Lộc Bình thực chức năng, nhiệm vụ sau: - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm nghiệp, sở chế biến khác theo đạo UBND tỉnh Lạng Sơn Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND Huyện Lộc Bình thực chức năng, nhiệm vụ sau: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn Huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND Lạng Sơn 2.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.2.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 2.2.7.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND Huyện Lộc Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản Sinh viên: Nông Thị Đức trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần bổ sung kinh phí để trang trải thêm điều kiện trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc hàng ngày - Phân công công việc cần xác định rõ mảng công việc phụ trách để tránh chồng chéo hoạt động, đồng thời giúp cá nhân định rõ trách nhiệm xảy lỗi - Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư, công tác soạn thảo ban hành văn - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn - Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư – lưu trữ - Tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại với trang thiết bị phong cách làm việc nhân viên - Trong công tác lưu trữ cần xếp lại tài liệu, vệ sinh kho tài liệu, thực biện pháp để bảo quản tài liệu tốt như: Lắp quạt thông gió - Tuyên truyền để cán bộ, nhân viên thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ để từ có ý thức lập hồ sơ giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Chủ động xây dựng ban hành văn quản lý công tác văn thư lưu trữ quan; năm có kế hoạch cụ thể thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng dự trù kinh phí thực - Xây dựng nội quy, quy chế xử phạt trường hợp vi phạm - Xây dựng phong cách làm việc khoa học hiệu - Rà soát sửa đổi, bổ sung thực tốt quy chế làm việc Văn phòng, phát huy tinh thần tự giác học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn; trì mối đoàn kết, tương trợ lẫn công tác; thực nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương hành đáp ứng ngày tốt yêu cầu nhiệm vụ giao Tiếp tục quán triệt cán thực học tập gương đạo đức Hồ Chí Minh nâng cao ý thức trách nhiệm, hết lòng, phụng Tổ quốc, phục vụ nhân dân Sinh viên: Nông Thị Đức 37 trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Khuyến nghị Để thực tốt giải pháp UBND huyện Lộc Bình cần không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nỗ lực rèn luyện phấn đấu để thực hoàn thành tốt công việc giao 2.2.1 Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn Chỉ đạo công tác soạn thảo ban hành văn quan, công tác văn thư lưu trữ Căn vào báo cáo địa phương từ xây dựng kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn bản, công tác văn thư - lưu trữ Bên cạnh UBND tỉnh cần có ý kiến tham mưu với lãnh đạo cấp việc khuyến khích đội ngũ cán bộ, công chức tham gia đào tạo bồi dưỡng công tác soạn thảo ban hành văn bản, công tác văn thư – lưu trữ cách tăng lương , tăng phụ cấp, đề bạt đồng thời đưa biện pháp xử lý cán công chức không chịu cập nhật tri thức Đầu tư kinh phí cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 2.2.2 Đối với UBND huyện Lộc Bình Cần chủ động đạo quan có liên quan thực tốt công tác soạn thảo ban hành văn bản, công tác văn thư – lưu trữ quan, sử dụng trang thiết bị văn phòng quan UBND huyện cần phân công nhiệm vụ cách rõ ràng cho phận Có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán Thường xuyên cử cán bộ, công chức học lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn Đầu tư sở vật chất phục vụ hiệu hoạt động quan 2.2.3 Đối với cán bộ, công chức Có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thực tốt quy định Có ý thức tự giác thay đổi, trau dồi kiến thức, kỹ soạn thảo ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ quan Chủ động làm tốt công việc giao Sinh viên: Nông Thị Đức 38 trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên toàn Báo cáo kiến tập ghi lại nội dung mà em học tập thực suốt thời gian tuần vừa qua Sau khoảng thời gian học tập thực tế, em thu nhiều kiến thức bổ ích công tác văn phòng Qua đó, em cảm thấy có nhiều động lực phấn đấu để trở thành người Công chức tương lai đứng hàng ngũ Công chức Việt Nam Mặc dù khoảng thời gian phía trước gặp nhiều khó khăn em tin với tảng học tập ghế nhà trường với kinh nghiệm thực tế sau thời gian kiến tập em hòa nhập làm tốt nhiệm vụ tương lai Vì thời gian kiến tập có hạn, lực thân hạn chế nên em nhiều chỗ thiếu sót, mong quý quan thầy cô quan tâm nhận xét để em rút kinh nghiệm tốt Qua em xin chân thành cảm ơn quý quan Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình giúp đỡ, tạo điều kiện hướng dẫn để em có kỳ kiến tập thành công Đặc biệt cảm ơn Vy Quang Dũng chánh văn phòng HĐND UBND huyện tạo điều kiện giúp đỡ thời gian qua cô Hoàng Thị Niên người hướng dẫn kiến tập giúp đỡ em tận tình để em có hội vận dụng kiến thức học vào công tác văn phòng quan công việc sau Em xin chân thành cảm ơn Ths Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn thầy cô Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng em có khoảng thời gian kiến tập bổ ích ý nghĩa Em xin chân thành cảm ơn! Lộc Bình, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Nông Thị Đức Sinh viên: Nông Thị Đức 39 trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Danh mục Tài liệu tham khảo Giáo trình Lưu trữ Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009; Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân năm 2003; Quyết định số 24/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân huyện việc phân công nhiệm vụ chủ tịch, Phó chủ tịch thành viên Ủy ban nhân dân huyện nhiệm kỳ 2011-2016; Quyết định số 06/QĐ-VP Văn phòng HĐND&UBND huyện việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình; Quy trình quản lý văn – đến; Thông báo số 05/TB-VP ngày14 tháng 01 năm 2015 việc phân công nhiệm vụ Chánh văn phòng HĐND&UBND huyện; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Sinh viên: Nông Thị Đức 40 trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 (Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình) Chủ tịch Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Y tế Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch (Văn - Xã) (Kinh tế) (Thương mại – Du lịch) Phòng Lao động thương binh Xã hội Sinh viên: Nông Thị Đức Phòng Văn hóa thông tin Phòng Tư pháp Phòng Nông ngiệp phát triển nông thôn Phòng Tài nguyên Môi trường Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Phòng Dân tộc Phòng Tài Phòng Thanh tra Văn phòng HĐND & UBND Phòng Kinh tế - Hạ tầng Phòng Nội vụ Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 (Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình) Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Bộ phận kế toán Bộ phận tiếp nhận trả kết Bộ phận tổng hợp Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Chuyên Chuyên Chuyên viên viên viên khối Kinh tế Văn hóa Nội - xã hôi Phụ lục 03 (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đi) Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Bộ phận phục vụ Báo cáo kiến tập Bước 1: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Soạn thảo văn Bước 2: Kiểm tra thể thức Bước 3: Duyệt, ký Bước 4: Đăng ký làm thủ tục ban hành Gửi văn Bước 5: Bước 6: Lưu hồ sơ Phụ lục 04 (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến) Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Bước 1: Bước 2: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiếp nhận văn đến Xem xét, phân loại, đóng dấu đến Bước 3: Scan văn bản, trình lãnh đạo văn phòng xem xét Bước 4: Phô tô lục Bước 5: Lưu hồ sơ Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Gửi đích danh Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 ( sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình) (4) (6) (15) (3) S S (15) M (14 ) (8)) (5) M (7) I F (12) (2) (9) K (11) (10) Sinh viên: Nông Thị Đức (1) Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Chú thích Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (1)Cửa (2 Giá để tài liệu phòng (3) Ghế dài để tài liệu (4) Cửa sổ (5) Bàn để tài liệu (6) Bàn tiếp dân Gồm: + F: Máy Fax + K: Khay để tài liệu (7 Cửa) Bàn làm việc nhân viên Gồm: + I: Máy in + M: Máy tính + S: Máy Scan (8) Ghế ngồi nhân viên (9) Ghế ngồi (10) Gía để tài liệu (11) Giá để tài liệu Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập (12) Tủ đựng dấu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (13) Bàn làm việc nhân viên Gồm: + M: Máy tính + I: Máy in (14) Ghế ngồi nhân viên (15) Giá để tài liệu Sinh viên: Nông Thị Đức Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Phụ lục 06 (Sơ đồ cách bố trí, xếp lại trang thiết bị phòng Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình) (5) (16) (4) S (15) (8) M (9) I (7) (14) S (11) (13) (3) K K (10) M H (6) H (2) F (1) (12) Chú thích: (1) Cửa vào (2) Gía để tài liệu phòng (3) Giá để tài liệu (4) Bàn để tài liệu (5) Cửa sổ (6) Ghế ngồi (7) Bàn tiếp dân Gồm: K: Khay để tài liệu H: Hộp đựng dụng cụ làm việc (8) Bàn làm việc nhân viên Gồm: S: máy scan M: máy tính I: máy in (9) ghế ngồi nhân viên (10) bàn làm việc nhân viên Gồm: 9( M: máy tính S: máy Scan F: máy Fax (11) ghế ngồi nhân viên (12) giá để tài liệu (13) giá để tài liệu (14) tủ đựng dấu (15) giá để tài liệu (16) máy photocopy