Báo cáo kiến tập văn phòng HĐND UBND huyện hà quảng

LỜI CẢM ƠNSau 2 tuần thực tập từ ngày 24 tháng 8 năm 2015 đến ngày 04 tháng 9 năm 2015 tại Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân HĐND –Uỷ Ban Nhân Dân UBND huyện, em nhận thức được rằng kiến tập l

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên sinh viên: Bế Thị Thuyên

Ngày sinh: 01/07/1994

Lớp: KH13CSC Khoa: Hành Chính Học Niên khóa: 2012 - 2016

Địa điểm kiến tập: Văn Phòng HĐND-UBND Huyện Hà Quảng.

Thời gian: Từ ngày 24 tháng 8 năm 2015 đến ngày 04 tháng 9 năm 2015 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Yến.

Hà Nội, Ngày 04 tháng 9 năm 2015

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

LỜI CẢM ƠN

Sau 2 tuần thực tập từ ngày 24 tháng 8 năm 2015 đến ngày 04 tháng 9 năm

2015 tại Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) –Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện, em nhận thức được rằng kiến tập là một trong những nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo về chuyên ngành học Vì có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực tế của công việc tại cơ quan Hành chính Nhà nước

Qua đây chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường các thầy,

cô trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội đi kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát và làm việc trực tiếp tại các cơ quan Hành chính Nhà nước

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp cô đã nhiệt tình, hướng dẫn, chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập này

Trong quá trình kiến tập tại Văn phòng HĐND – UBND Huyện, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên văn phòng và các cô chú trong UBND huyện và đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn Phạm Thị Hiệu, đã giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập này Nhưng

do tời gian kiến tập ngắn nên bản báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong sự quan tâm đóng góp ý kiến của các Thầy, cô giáo cùng các bạn để bản báo cáo của em hoàn thiện hơn./

Em xin chân thành cảm ơn !

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

MỤC LỤC

PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND- UBND Huyện 1

2.1: Chánh Văn phòng 2

2.2: Phó Chánh Văn phòng 2

2.3: Chuyên viên 3

2.4: Kế toán 3

2.5: Cán bộ Văn thư lưu trữ 4

2.6: Cán bộ tạp vụ 4

2.7: Bảo vệ 5

2.8: Bộ phận lái xe 5

PHẦN 2: Quá trình kiến tập và nội dung kiến tập 5

1 Nhật kí kiến tập 5

2 Nội dung kiến tập 7

PHẦN 3: Thu hoạch và những đề xuất kiến nghị 8

1 Thu hoạch 8

2 Những kiến nghị 9

2.1: Đối với cơ sở thực tế 9

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND- UBND Huyện

1 Cơ cấu tổ chức chung

Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) – Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện

Hà Quảng là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước Thường trực UBND huyện trong lĩnh vực quản lý Nhà nước có nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác quản lý Hành chính Nhà nước

Cơ cấu của Văn Phòng HĐND - UBND Huyện bao gồm:

1 Chánh văn phòng

2 Phó chánh văn phòng

3 chuyên viên

4 Kế toán viên

5 Cán bộ lưu trữ văn phòng

6 Cán bộ tạp vụ

7 Bảo vệ

8 Bộ phận lái xe

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong Văn phòng Ủy ban cụ thể như sau:

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền Hạn

2.1: Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:

1

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác cơ quan tại văn phòng, thực hiện chức năng giúp Thường trực HĐND,

UBND soát xét các văn bản của ngành tham mưu cũng như các bộ phận chuyên môn chuẩn bị trước khi ban hành

Tham mưa giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành các văn bản quy phạm pháp luậ, văn bản hành chính thông thường như các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Báo cáo…

Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công việc tham mưu, giúp việc UBND huyện: Công tác nội vụ, ngoại vụ - biên giới, Quốc phòng An ninh; công tác tài chính của Văn phòng; chương trình công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và chương trình công tác UBND huyện, tham gia thành viên các Ban chỉ đạo của Huyện thuộc lĩnh vực phụ trách; kiểm soát thủ tục hành chinh

Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện Uỷ, thực hiện các nhiệm vụ do Thường trực Huyện ủy, Hộ đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện giao

Theo dõi hoạt động của các phòng, đơn vị: Tài chính-Kế hoạch, Công thương, Nội vụ, Tài nguyên môi trường, Nông Nghiệp&Phát Triển Nông Thôn, UBND các xã, thị trấn

2.2: Phó Chánh Văn phòng

Đồng chí Phó Chánh văn phòng có những chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:

Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác Văn phòng và một số công việc chuyên môn theo sự phân công của Chánh Văn phòng

Trực tiếp phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho HĐND, UBND huyện, cập nhật thông tin báo cáo, thống kê

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

Giúp xử lý các loại văn bản đến trong ngày, tổ chức soát xét các loại văn bản khi Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ hoặc đi vắng

Phụ trách theo dõi hoạt động công tác văn thư lưu trữ, bảo vệ tạp vụ, bảo

vệ cơ quan, công tác thi đua khen thưởng của cơ quan

Theo dõi hoạt động của các phòng, đơn vị: Phòng Văn hóa-Thông tin, Phòng Lao động thương binh và xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp, Phòng Dân tộc, Phòng Giáo Dục – Đào Tạo, UBND các xã, thị trấn

2.3: Chuyên viên

Gồm các chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:

Phụ trách công tác HĐND, thu thập thông tin từ cơ sở và các phòng ban liên quan về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, các chương trình mục tiêu Quốc gia trên địa bàn, trên cơ sở đó xây dựng báo cáo định kì hàng tháng, quý, năm; soạn thảo các văn bản, báo cáo đột xuất,

Giúp đánh máy, in sao các loại văn bản của HĐND, UBND huyện và một

số văn bản cần thiết khác một cách nhanh chóng, chính xác,

Phụ trách theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng của Văn phòng,

cơ quan

Thực hiện công việc khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công

2.4: Kế toán

Thực hiện chức năng tham mưu giúp chủ tài khoản và Lãnh đạo Văn phòng cân đối kinh phí phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, phục vụ hoạt động của Văn phòng và các phòng ban liên quan

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

Chủ động xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm, tham mưu giúp chủ tài khoản kiểm soát các khoản chi đúng chế độ, đúng Luật ngân sách Nhà nước

Hàng tháng tổng hợp báo cáo Chủ tài khoản về tình hình sử dụng kinh phí, tình hình tạm ứng và thanh quyết toán để Chủ tài khoản chỉ đạo kịp thời

Thanh quyết toán dứt điểm theo từng tháng, không chấp nhận thanh toán các chứng từ phát sinh từ tháng trước( trừ trường hợp được phép của Lãnh đạo Thường trực và Chủ tài khoản)

2.5: Cán bộ Văn thư lưu trữ

Có nhiệm vụ:

Tiếp nhận toàn bộ các loại văn bản đến và trình lãnh đạo Văn phòng kiểm duyệt, sau đó gửi theo nơi gửi nhanh chonhs chuyển đến các đồng chí Thường trực để chỉ đạo trực tiếp quản lý con dấu

Đối với các văn bản đi, sau khi đã được lãnh đạo Văn phòng kiểm duyệt, trình kí, Văn thư vào sổ theo trình tự

Đối với các văn bản mật, tuyệt mật, tối mật và văn bản có tính chất mật có

sổ theo dõi riêng, đồng thời bảo quản, bảo vệ nghiêm ngặt theo chế độ mật

Trực tiếp làm công tác lưu trữ, sắp xếp toàn bộ các văn bản trong phòng lưu trữ theo trình tự để tra tìm thuận tiện phục vụ cho công tác lãnh đạo

2.6: Cán bộ tạp vụ

Hàng ngày vệ sinh sạch sẽ toàn bộ các Văn phòng làm việc của các đồng chí Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng , vệ sinh các phòng họp

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

Đun và cung cấp nước uống đầy đủ, thường xuyên cho các phòng Thường trực và các lãnh đạo Văn phòng, phục phụ nước uống cho Đại biểu khi có hội nghị

Kiêm nhiệm công tác thủ quỹ Văn phòng

2.7: Bảo vệ

Bảo vệ an toàn tuyệt đối toàn bộ tài sản khu vực trụ sở UBND huyện , kiểm tra và sửa chữa, thay thế đường điện nước bị hỏng, phục vụ tăng âm loa đài trên Hội trường

2.8: Bộ phận lái xe

Phục vụ lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng và một số phòng ban liên quan

Có trách nhiệm quản lý và sử dụng xe đảm bảo chất lượng phục vụ

Trước khi được lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo điều xe thực hiện nhiệm vụ phải kiểm tra an toàn của xe Sử dụng xe với mục đích cá nhân nếu có hỏng hóc, tai nan… thì phải tự chịu trách nhiệm

Hàng tháng tập trung các loại chứng từ về lãnh đạo Văn phòng để xem xét giải quyết

PHẦN 2: Quá trình kiến tập và nội dung kiến tập.

1 Nhật kí kiến tập

Trong thời gian kiến tập tại Văn Phòng HĐND - UBND huyện Hà quảng, đã nhận được sự phân công công việc cụ thể sau:

149

150

151

152

153

154

155

156

157

158

159

160

161

162

163

164

165

166

167

168

169

170

24/8/2015 - Làm quen với công việc Văn phòng,

- Quan sát các thành viên trong Văn phòng làm việc, tìm hiểu về quy chế, văn hóa tại văn phòng làm việc

25/8/2015 - Gửi các văn bản đã xử lý đến các phòng ban của

UBND huyện,

- Đóng dấu các văn bản

- Lưu các văn bản theo đúng quy định 26/8/2015 - Tiếp tục học hỏi những công việc được giao

- Lấy số văn bản, vào sổ các văn bản theo trình tự phát giấy mời

27/8/2015 Nghỉ rằm

28/8/2015 Nghỉ rằm

29/8/2015 Thứ 7: nghỉ

30/8/2015 Chủ nhật: nghỉ

31/8/2015 - Đóng dấu các văn bản,

- Vào sổ các văn bản đi theo trình tự trình

- Xin chữ kí các văn bản ban hành, xử lý các văn bản đến, lưu trữ hồ sơ

01/9/2015 - Tiếp tục học hỏi những công việc mà người

hướng dẫn đã giao

- Lấy số văn bản sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, đóng dấu văn bản, xử lý văn bản đến và đi

2/9/2015 Nghỉ Lễ

3/9/2015 - Tổng kết các số liệu từ cơ sở giúp chuyên viên

viêt báo cáo

- Gửi các văn bản đến đúng các địa chỉ, các phòng ban

4/8/2015 - Lấy số liệu, tài liệu tham khảo của cơ quan kiến

tập, tổng hợp lại

- Chuẩn bị cho công tác viết báo cáo kiến tập

- Xin ý kiến cơ quan kiến tập

2 Nội dung kiến tập

Tại đợn vị kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Hà Quảng em đã được tiếp xúc và thực hiện công việc tại bộ phận Văn thư lưu trữ của Văn phòng Trong thời gian tìm hiểu em nhận thấy Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận quan trọng gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức và được coi là tổ chức chuyên ngành Bộ phận văn thư trực tiếp nhận chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức

Trong thời gian tìm hiểu, tiếp xúc với công tác văn thư, em đã được giao những công việc rất thực tế liên quan đến công việc quản lý các văn bản đi trong

cơ quan Vì vậy em đã quan sát, tìm hiểu được một số điều như sau:

Công tác văn thư của UBND Huyện do chủ tịch quy định.Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo thực hiện cho các phòng ban trong cơ quan Cán bộ văn thư ngoài việc trang bị máy tính còn được trang bị đầy đủ các trang thiét bị khác phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn của người làm công tác văn thư: Máy Fax, máy photo, điện thoại, máy in và các trang thiết bị văn phòng khác Để đảm bảo việc giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,thuận lợi UBND huyện quy định tất cả những văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký chính thức, nhân viên văn thư kiểm tra lần cuối và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký công văn đi đóng dấu thì văn bản được chuyển ngay trong ngày đó Khi các văn bản được đăng kí vào sổ các bản gốc được cán bộ

171

172

173

174

175

176

177

178

179

180

181

182

183

184

185

186

187

188

189

190

191

192

văn thư cơ quan lưu và quản lý chặt chẽ thuận lợi cho kiểm tra, tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác

Cán bộ văn thư cơ quan là người trực tiếp chuyển giao văn bản đi trong nội

bộ cơ quan Do đó, tất cả các văn bản của các phòng ban trong cơ quan khi có quyết định phát hành đều tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan Sau khi nhân viên văn thư nhân bản đóng dấu và hoàn thiện về mặt thể thức thì sẽ ghi đăng kí vào

sổ đăng kí văn bản đi Các nội dung đăng ký đều được ghi rõ ràng, chính xác, đầy

đủ các cột mục theo quy định, cán bộ văn thư đăng ký văn bản đi thường xuyên vào tất cả các ngày trong tuần để tiện cho việc theo dõi quá trình ban hành và số lượng văn bản của UBND huyện ban hành ra trong ngày

Do UBND là cơ quan hành chính, quản lý về mọi mặt Vì vậy, số lượng văn bản của UBND ban hành ra nhiều mỗi loại văn bản cán bộ văn thư lập riêng sổ cho từng loại như: Sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký Công văn, sổ đăng ký chỉ thị, sổ đăng ký văn bản mật Cán bộ văn thư sau khi đã đăng ký văn bản vào sổ thì làm thủ tục chuyển giao văn bản đi Việc chuyển giao văn bản đi của UBND chủ yếu qua đường bưu điện, bên cạnh đó còn có hình thức đưa trực tiếp

PHẦN 3: Thu hoạch và những đề xuất kiến nghị.

1 Thu hoạch

Thực hiện hoạt động kiến tập của Nhà trường đã giúp cho những sinh viên

có cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tại cơ quan đơn vị Nhà nước

Trong thời gian đầu kiến tập, đã gặp một số khó khăn trong quá trình tiếp cận với môi trường làm việc tại Văn phòng Nhưng với sự chỉ đạo nhiệt tình của cán bộ gướng dẫn và sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ công chức tại Văn phòng Nên đã dần thích ứng hơn với môi trường làm việc tại đây Những kiến

193

194

195

196

197

198

199

200

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

thức đã học được trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiêp thu được kiến thức thực tế tại cơ quan kiến tập đã giúp phần nào hình dung r được cách hoạt động, cách làm việc của Văn phòng, của cơ quan Hành chính Nhà nước qua đó có cách nhìn nhận, định hướng tốt hơn trong công việc tương lai sau này

Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng, em đã được phân công, được giao một số công việc thực tế của một nhân viên Hành chính

Việc thực hành những công việc, không những đã củng cố lại mà còn biết vận dụng những lý thuyết đã học được ở trường vào công việc thực tế tại Văn phòng Học hỏi được them những kinh nghiệm công tác tại Văn phòng, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Qua quá trình kiến tập đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ cho việc học tập, nghiên cứu và trong công việc sau này mà em đang theo đuổi

2 Những kiến nghị

2.1: Đối với cơ sở thực tế

Trong thời gian thực tế ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hà Quảng,

đã biết được Văn phòng có một vị trí rất quan trong trong cơ cấu tổ chức của một

Yủ ban nhân dân Huyện chính vì thế Văn phòng phải nâng cao chất lượng làm việc bằng cách đổi mới nâng cao các thiết bị làm việc như: mua sắm them phầ mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc trang thiết bị Văn phòng Ngoài ra cần

tổ chức thêm các lớp huấn luyện nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên và chuyên viên trong Văn phòng để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại hiệu quả hơn, tạo ra năng suất lao động cao hơn để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước

2.2: Đối với Nhà trường

218

219

220

221

222

223

224

225

226

227

228

229

230

231

232

233

234

235

236

237

238

239

240

241

242

Trong quá trình kiến tập, Nhà trường đã có nhiều cố gắng nhiều nỗ lực trong việc hướng dẫ sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình Tuy nhiên bên cạnh sự tích cực, sự hướng dẫn đó vẫn còn một số điều cần kiến nghị như sau:

Nên tăng cường sự liên kết chặt chẽ hơn giữa Nhà trường và sinh viên đi kiến tập

Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ, chuyên ngành cho sinh viên, để rút ngắn khoảng cách chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế./

243

244

245

246

247

248

249

250

251

252

253

254

255

256

257

258

259

260