Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng HĐND UBND huyện đan phượng, thành phố hà nội thực trạng và giải pháp

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực : BÙI TRÂM ANH Mã số sinh viên : 1405QTVA003 Khóa : 2014 – 2018 Lớp : ĐH.QTVP14A Hà Nội, 2018 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phịng hướng dẫn tận tình ThS Nguyễn Thị Kim Chi, thực Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức quản lý cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng giải pháp.” Với lòng biết ơn chân thành sâu sắc nhất, xin gửi lời cảm ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị Văn phịng nói riêng giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung dạy dỗ, bảo, truyền đạt cho tơi kiến thức bổ ích kỹ cần thiết để nghiên cứu hồn thành Khóa luận tốt nghiệp Tiếp theo, xin cảm ơn Lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng, Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện tồn thể cán bộ, cơng chức, nhân viên Văn phịng ln tạo điều kiện, bảo, giúp đỡ tơi q trình thực tập khảo sát, thu thập liệu để thực Khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS Nguyễn Thị Kim Chi - Giảng viên tận tình hướng dẫn thực đề tài Cô người theo sát, bảo cho kiến thức bổ ích chuyên ngành, kinh nghiệm hiểu biết cô tổ chức quản lý công tác văn thư cách thức viết Khóa luận tốt nghiệp hồn chỉnh khoa học Mặc dù cố gắng để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp song hạn chế mặt thời gian phạm vi kiến thức nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Chính vậy, kính mong q thầy góp ý để khóa luận tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2018 SINH VIÊN Bùi Trâm Anh LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2018 SINH VIÊN Bùi Trâm Anh DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VP Văn phịng CNTT Cơng nghệ thơng tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư 1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác văn thư 1.1.3 Khái niệm quản lý công tác văn thư 1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác Văn thư 10 1.2.1 Nội dung tổ chức công tác Văn thư 10 1.2.1.1 Tổ chức máy công tác Văn thư 10 1.2.1.2 Tổ chức nhân thực công tác Văn thư 11 1.2.1.3 Tổ chức thực nghiệp vụ Văn thư 12 1.2.1.4 Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư 17 1.2.1.5 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư 18 1.2.2 Nội dung quản lý công tác Văn thư 18 1.2.2.1 Ban hành hệ thống văn quản lý công tác Văn thư 18 1.2.2.2 Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư 20 1.2.2.3 Thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư 20 1.2.2.4 Giải khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư 22 1.2.2.5 Khen thưởng, kỷ luật công tác Văn thư 22 Tiểu kết chương 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG 24 2.1 Khái quát chung UBND huyện Đan Phượng Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 24 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Đan Phượng 24 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 24 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 24 2.1.2.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn 24 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 26 2.2 Khái quát trách nhiệm công tác văn thư – lưu trữ 27 2.2.1 Trách nhiệm Chủ tịch UBND huyện 27 2.2.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng 27 2.2.3 Trách nhiệm Trưởng phòng, ban, người đứng đầu đơn vị trực thuộc huyện 27 2.2.4 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức 28 2.3 Thực trạng tổ chức quản lý công tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 28 2.3.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 28 2.3.1.1 Tổ chức máy công tác Văn thư 28 2.3.1.2 Tổ chức nhân thực công tác Văn thư 29 2.3.1.3 Tổ chức thực nghiệp vụ Văn thư 30 2.3.1.4 Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư 43 2.3.1.5 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư 43 2.3.2 Tình hình quản lý cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 44 2.3.2.1 Ban hành hệ thống văn quản lý công tác Văn thư 44 2.3.2.2 Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư 45 2.3.2.3 Thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư 47 2.3.2.4 Giải khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư 48 2.3.2.5 Khen thưởng, kỷ luật công tác Văn thư 48 Tiểu kết chương 49 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG 51 3.1 Đánh giá chung tổ chức quản lý công tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 51 3.1.1 Ưu điểm 51 3.1.1.1 Về tổ chức công tác Văn thư 51 3.1.1.2 Về quản lý công tác Văn thư 53 3.1.2 Hạn chế 55 3.1.2.1 Về tổ chức công tác Văn thư 55 3.1.2.2 Về quản lý công tác Văn thư 58 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 59 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 61 3.2.1 Nâng cao nhận thức tổ chức quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng61 3.2.2 Giải pháp vấn đề nhân phận Văn thư 62 3.2.3 Giải pháp vấn đề thực nghiệp vụ Văn thư 63 3.2.4 Giải pháp việc cung cấp trang thiết bị ứng dụng CNTT công tác Văn thư 63 3.2.5 Giải pháp tổ chức tra, kiểm tra công tác Văn thư 64 Tiểu kết chương 65 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC 70 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư công tác thiếu hoạt động quan, tổ chức, góp phần đảm bảo thông tin cung cấp tài liệu kịp thời để nhà lãnh đạo đưa định đắn cho hoạt động quản lý Các quan, tổ chức có hoạt động hiệu hay khơng phụ thuộc lớn vào công tác Công tác Văn thư không hoạt động cung cấp thông tin tin cậy, thống để phục vụ cho hoạt động quan mà đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân giữ lại hồ sơ, tài liệu quan trọng để phục vụ cho cơng tác lưu trữ Chính vậy, việc tổ chức quản lý công tác văn thư cách khoa học, hiệu quan vô cần thiết Tất công việc từ xây dựng văn quản lý, tổ chức thực hoạt động văn thư thực tế đến quản lý công tác văn thư cần phải thực chặt chẽ, quy định thống Được giúp đỡ nhà trường, khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện UBND huyện Đan Phượng, có hội thực tập nghiên cứu, thu thập số liệu để làm khóa luận tốt nghiệp Trên thực tế, thấy việc tổ chức quản lý cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND huyện Đan Phượng đạt kết định Tuy nhiên có số tồn cần phải nhìn nhận sửa đổi để cơng tác tốt tương lai Tơi nhận thấy việc tìm hiểu vấn đề lý luận chung việc khảo sát thực tế việc tổ chức quản lý công tác Văn thư quan cụ thể hội để củng cố kiến thức chuyên ngành, học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế tạo tiền đề để nghiên cứu chuyên sâu lĩnh vực tương lai Chính lý đó, tơi định chọn đề tài “Tổ chức quản lý cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác Văn thư nội dung nhiều tác giả quan tâm tổng hợp, trình bày khóa luận, viết biên soạn thành giáo trình, sách chun khảo Có thể kể đến số tài liệu tiêu biểu sau: - Sách, giáo trình có tiêu biểu như: • Giáo trình Cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất năm 2016 Trong giáo trình, tác giả dành thời lượng 01 chương để viết tổ chức quản lý công tác văn thư đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư Tuy nhiên sách tập trung làm rõ nội dung quản lý công tác văn thư chưa sâu vào nội dung tổ chức cơng tác văn thư • Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm 2011 Cũng tương tự giáo trình trên, sách dành thời lượng 01 chương cho vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư đào tạo bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ văn thư - Khóa luận tốt nghiệp: • Hồng Thị Bay (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội • Trịnh Văn Dương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Cơng tác tổ chức quản lý Văn thư Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – Thực trạng giải pháp, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội • Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý Văn thư Văn phòng Bộ Y tế, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội • Nguyễn Thị Thu Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu công tác văn thư cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội • Nguyễn Thị Hiền, 2016, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức cơng tác Văn thư, lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội • Trần Thị Hường (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác Văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Sổ sử dụng lưu - Một số hình ảnh phần mềm quản lý văn bản: Giao diện trang quản lý văn Giao diện phần đăng ký văn Giao diện trang quản lý văn đến Giao diện phần đăng ký văn đến - Một số hình ảnh hồ sơ UBND huyện Đan Phượng: Tập lưu Quyết định tháng 7/2015 UBND huyện Đan Phượng Chứng từ kết thúc chưa viết PHỤ LỤC V MỘT SỐ VĂN BẢN SAI THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG Độ dài đường kẻ ngang dòng “Độc lập –Tự – Hạnh phúc” số văn bị dài độ dài dòng chữ: Quyết định số 8100/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2017 UBND huyện Đan Phượng việc phê duyệt tốn dự án hồn thành Cơng trình: Trạm biến áp 630KVA-10(22)/0.4KV cấp điện cho nhà hát huyện; Độ dài đường kẻ ngang phía tên quan ban hành văn đường kẻ ngang phía trích yếu nội dung có độ dài q từ 1/3 -1/2 độ dài dòng chữ: Quyết định số 1560a/QĐ-UBND ngày 07 tháng năm 2017 UBND huyện Đan Phượng việc phê duyệt thiết kế vẽ thi cơng dự tốn cơng trình: Trồng hoa trang trí khu vực Trung tâm huyện Đan Phượng 30/4/2017 Quốc khánh 02/9/2017; Có số văn chưa ghi rõ ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Quyết định số 6931/QĐ-UBND ngày 22 tháng…năm 2017 UBND huyện Đan Phượng việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất cho bà Nguyễn Thị Xuyến, địa chỉ: Số 102 Phố Phan Đình Phùng, thị trấn Phùng, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội; Dấu quan bị đóng mờ, khơng ngắn đóng chùm lên q 1/3 chữ ký phía bên trái: Quyết định số 8367/QĐ-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2017 UBND huyện Đan Phượng việc cấp bổ sung dự toán chi cải tạo, sửa chữa trường học(đợt 4); Cuối dịng “Lưu” “Nơi nhận” khơng ghi chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản: Công văn số 610a/UBND-KT ngày 29 tháng năm 2017 UBND huyện Đan Phượng việc chủ trương đầu tư xây dựng cơng trình: Cải tạo, nâng cấp đường GTNĐ kết hợp mương tiêu thoát nước từ cụm xã Thọ An đình Thọ Lão xã Thọ Xuân Hạng mục: Nền mặt đường, hệ thống thoát nước ... hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Giả thuyết nghiên cứu Tổ chức quản lý công tác Văn thư quan tổ chức vô quan trọng Nếu tổ chức quản lý công tác Văn thư khơng... động mục tiêu chung tổ chức. ” 1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác Văn thư 1.2.1 Nội dung tổ chức công tác Văn thư 1.2.1.1 Tổ chức máy công tác Văn thư Công tác Văn thư công việc mang tính chất... Khái niệm quản lý công tác văn thư 1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác Văn thư 10 1.2.1 Nội dung tổ chức công tác Văn thư 10 1.2.1.1 Tổ chức máy công tác Văn thư