kiến tập văn phòng HĐND UBND huyện hà quảng

1 BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP 6Họ tên sinh viên: 7Ngày sinh: 01/07/1994 8Lớp: KH13CSC Khoa: Hành Chính Học Niên khóa: 2012 - 2016 9Địa điểm kiến tập: Văn Phòng HĐND-UBND Huyện Hà Quảng 10Thời gian: Từ ngày 24 tháng năm 2015 đến ngày 04 tháng năm 2015 11Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Yến 12 13 14 15 Hà Nội, Ngày 04 tháng năm 2015 16 17 LỜI CẢM ƠN Sau tuần thực tập từ ngày 24 tháng năm 2015 đến ngày 04 tháng năm 182015 Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) –Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) 19huyện, em nhận thức kiến tập nội dung quan trọng 20trong chương trình đào tạo chun ngành học Vì có ý nghĩa quan trọng 21việc tổ chức vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc quan 22Hành Nhà nước 23 Qua chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường thầy, 24cô khoa tạo điều kiện cho chúng em có hội kiến tập, tiếp xúc, tìm 25hiểu quan sát làm việc trực tiếp quan Hành Nhà nước 26 Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp 27nhiệt tình, hướng dẫn, bảo cho em để em hồn thành tốt báo cáo 28kiến tập 29 Trong trình kiến tập Văn phòng HĐND – UBND Huyện, em xin 30chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phòng 31các UBND huyện đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người 32hướng dẫn Phạm Thị Hiệu, giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập Nhưng 33do tời gian kiến tập ngắn nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, em 34rất mong quan tâm đóng góp ý kiến Thầy, cô giáo bạn để 35bản báo cáo em hoàn thiện hơn./ 36 37 38 39 Em xin chân thành cảm ơn ! 40MỤC LỤC 41 42PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND- UBND Huyện 43 2.1: Chánh Văn phòng 44 2.2: Phó Chánh Văn phòng 45 2.3: Chuyên viên 46 2.4: Kế toán 47 2.5: Cán Văn thư lưu trữ .4 48 2.6: Cán tạp vụ 49 2.7: Bảo vệ .5 50 2.8: Bộ phận lái xe 51PHẦN 2: Quá trình kiến tập nội dung kiến tập .5 52 Nhật kí kiến tập 53 Nội dung kiến tập 54PHẦN 3: Thu hoạch đề xuất kiến nghị 55 Thu hoạch .8 56 Những kiến nghị 57 58 2.1: Đối với sở thực tế 59PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND- UBND 60Huyện 61 Cơ cấu tổ chức chung 62 63Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) – Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện 64Hà Quảng quan quản lý hành Nhà nước địa phương chịu trách 65nhiệm trước Thường trực UBND huyện lĩnh vực quản lý Nhà nước có 66nhiệm vụ quan trọng cơng tác quản lý Hành Nhà nước 67 68 69 70 71 72 73 74 75 Cơ cấu Văn Phòng HĐND - UBND Huyện bao gồm: Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng chuyên viên Kế toán viên Cán lưu trữ văn phòng Cán tạp vụ Bảo vệ Bộ phận lái xe 76Chức năng, nhiệm vụ cụ thể thành viên Văn phòng Ủy ban cụ thể 77như sau: 782 Chức năng, nhiệm vụ, quyền Hạn 79 2.1: Chánh Văn phòng 80Chánh Văn phòng có nhiệm vụ: 81 Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung toàn diện hoạt động, nhiệm vụ 82công tác quan văn phòng, thực chức giúp Thường trực HĐND, 83 84UBND soát xét văn ngành tham mưu phận chuyên 85môn chuẩn bị trước ban hành 86 Tham mưa giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành văn 87quy phạm pháp luậ, văn hành thơng thường Nghị quyết, 88Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Báo cáo… 89 Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công việc tham mưu, giúp việc UBND 90huyện: Công tác nội vụ, ngoại vụ - biên giới, Quốc phòng An ninh; cơng tác tài 91chính Văn phòng; chương trình cơng tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch 92UBND huyện chương trình cơng tác UBND huyện, tham gia thành viên 93Ban đạo Huyện thuộc lĩnh vực phụ trách; kiểm soát thủ tục hành chinh 94 Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện Uỷ, thực nhiệm vụ 95Thường trực Huyện ủy, Hộ đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện giao 96 Theo dõi hoạt động phòng, đơn vị: Tài chính-Kế hoạch, Công 97thương, Nội vụ, Tài nguyên môi trường, Nông Nghiệp&Phát Triển Nông Thôn, 98UBND xã, thị trấn 99 2.2: Phó Chánh Văn phòng 100Đồng chí Phó Chánh văn phòng có chức năng, nhiệm vụ sau: 101 Giúp Chánh Văn phòng điều hành cơng tác Văn phòng số công 102việc chuyên môn theo phân cơng Chánh Văn phòng 103 Trực tiếp phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho HĐND, UBND 104huyện, cập nhật thông tin báo cáo, thống kê 105 Giúp xử lý loại văn đến ngày, tổ chức soát xét loại văn 106bản Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ vắng 107 Phụ trách theo dõi hoạt động công tác văn thư lưu trữ, bảo vệ tạp vụ, bảo 108vệ quan, công tác thi đua khen thưởng quan 109 Theo dõi hoạt động phòng, đơn vị: Phòng Văn hóa-Thơng tin, 110Phòng Lao động thương binh xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp, Phòng Dân 111tộc, Phòng Giáo Dục – Đào Tạo, UBND xã, thị trấn 112 2.3: Chuyên viên 113Gồm chức năng, nhiệm vụ sau: 114 Phụ trách công tác HĐND, thu thập thơng tin từ sở phòng ban 115liên quan lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, 116chương trình mục tiêu Quốc gia địa bàn, sở xây dựng báo cáo 117định kì hàng tháng, quý, năm; soạn thảo văn bản, báo cáo đột xuất, 118 Giúp đánh máy, in loại văn HĐND, UBND huyện 119số văn cần thiết khác cách nhanh chóng, xác, 120 Phụ trách theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng Văn phòng, 121cơ quan 122 Thực cơng việc khác lãnh đạo Văn phòng phân cơng 1232.4: Kế toán 124 Thực chức tham mưu giúp chủ tài khoản Lãnh đạo Văn 125phòng cân đối kinh phí phục vụ cho hoạt động Thường trực HĐND, UBND, 126phục vụ hoạt động Văn phòng phòng ban liên quan 127 Chủ động xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm, tham mưu giúp 128chủ tài khoản kiểm soát khoản chi chế độ, Luật ngân sách Nhà 129nước 130 Hàng tháng tổng hợp báo cáo Chủ tài khoản tình hình sử dụng kinh phí, 131tình hình tạm ứng toán để Chủ tài khoản đạo kịp thời 132 Thanh toán dứt điểm theo tháng, khơng chấp nhận tốn 133các chứng từ phát sinh từ tháng trước( trừ trường hợp phép Lãnh đạo 134Thường trực Chủ tài khoản) 1352.5: Cán Văn thư lưu trữ 136Có nhiệm vụ: 137 Tiếp nhận tồn loại văn đến trình lãnh đạo Văn phòng kiểm 138duyệt, sau gửi theo nơi gửi nhanh chonhs chuyển đến đồng chí Thường 139trực để đạo trực tiếp quản lý dấu 140 Đối với văn đi, sau lãnh đạo Văn phòng kiểm duyệt, 141trình kí, Văn thư vào sổ theo trình tự 142 Đối với văn mật, tuyệt mật, tối mật văn có tính chất mật có 143sổ theo dõi riêng, đồng thời bảo quản, bảo vệ nghiêm ngặt theo chế độ mật 144 Trực tiếp làm công tác lưu trữ, xếp tồn văn phòng 145lưu trữ theo trình tự để tra tìm thuận tiện phục vụ cho công tác lãnh đạo 146 2.6: Cán tạp vụ 147 Hàng ngày vệ sinh toàn Văn phòng làm việc đồng 148chí Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng , vệ sinh phòng họp 149 Đun cung cấp nước uống đầy đủ, thường xuyên cho phòng Thường 150trực lãnh đạo Văn phòng, phục phụ nước uống cho Đại biểu có hội 151nghị 152 Kiêm nhiệm cơng tác thủ quỹ Văn phòng 153 2.7: Bảo vệ 154 Bảo vệ an toàn tuyệt đối toàn tài sản khu vực trụ sở UBND huyện , 155kiểm tra sửa chữa, thay đường điện nước bị hỏng, phục vụ tăng âm loa đài 156trên Hội trường 157 2.8: Bộ phận lái xe 158 Phục vụ lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng 159một số phòng ban liên quan 160 Có trách nhiệm quản lý sử dụng xe đảm bảo chất lượng phục vụ 161 Trước lãnh đạo Văn phòng đạo điều xe thực nhiệm vụ 162phải kiểm tra an tồn xe Sử dụng xe với mục đích cá nhân có hỏng hóc, 163tai nan… phải tự chịu trách nhiệm 164 Hàng tháng tập trung loại chứng từ lãnh đạo Văn phòng để xem xét 165giải 166 167PHẦN 2: Quá trình kiến tập nội dung kiến tập 168 Nhật kí kiến tập 169Trong thời gian kiến tập Văn Phòng HĐND - UBND huyện Hà quảng, 170nhận phân công công việc cụ thể sau: Ngày, tháng , năm 24/8/2015 Nội dung công việc - Làm quen với công việc Văn phòng, - Quan sát thành viên Văn phòng làm việc, tìm hiểu quy chế, văn hóa văn phòng 25/8/2015 làm việc - Gửi văn xử lý đến phòng ban - 26/8/2015 27/8/2015 28/8/2015 29/8/2015 30/8/2015 31/8/2015 UBND huyện, Đóng dấu văn Lưu văn theo quy định Tiếp tục học hỏi công việc giao Lấy số văn bản, vào sổ văn theo trình tự phát giấy mời Nghỉ rằm Nghỉ rằm Thứ 7: nghỉ Chủ nhật: nghỉ - Đóng dấu văn bản, - Vào sổ văn theo trình tự trình - Xin chữ kí văn ban hành, xử lý văn đến, lưu trữ hồ sơ - Tiếp tục học hỏi công việc mà người 01/9/2015 hướng dẫn giao - Lấy số văn xếp, lưu trữ hồ sơ, đóng dấu 2/9/2015 3/9/2015 văn bản, xử lý văn đến Nghỉ Lễ - Tổng kết số liệu từ sở giúp chuyên viên viêt báo cáo - Gửi văn đến địa chỉ, phòng 4/8/2015 ban - Lấy số liệu, tài liệu tham khảo quan kiến tập, tổng hợp lại - Chuẩn bị cho công tác viết báo cáo kiến tập - Xin ý kiến quan kiến tập 171 172 Nội dung kiến tập 173 Tại đợn vị kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Hà Quảng em 174được tiếp xúc thực công việc phận Văn thư lưu trữ Văn phòng 175Trong thời gian tìm hiểu em nhận thấy Cơng tác văn thư lưu trữ phận 176quan trọng gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ 177chức coi tổ chức chuyên ngành Bộ phận văn thư trực tiếp nhận 178chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành 179hoạt động ngày quan, tổ chức 180 Trong thời gian tìm hiểu, tiếp xúc với công tác văn thư, em giao 181những công việc thực tế liên quan đến công việc quản lý văn 182cơ quan Vì em quan sát, tìm hiểu số điều sau: 183 Công tác văn thư UBND Huyện chủ tịch quy định.Chánh văn phòng 184trực tiếp đạo thực cho phòng ban quan Cán văn thư 185ngoài việc trang bị máy tính trang bị đầy đủ trang thiét bị khác 186phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn người làm công tác văn thư: Máy Fax, 187máy photo, điện thoại, máy in trang thiết bị văn phòng khác Để đảm bảo 188việc giải cơng việc nhanh chóng, xác,thuận lợi UBND huyện 189quy định tất văn sau người có thẩm quyền ký thức, 190nhân viên văn thư kiểm tra lần cuối làm thủ tục phát hành, cán văn thư 191đăng ký vào sổ đăng ký cơng văn đóng dấu văn chuyển 192trong ngày Khi văn đăng kí vào sổ gốc cán 193văn thư quan lưu quản lý chặt chẽ thuận lợi cho kiểm tra, tra tìm văn 194nhanh chóng, xác 195 Cán văn thư quan người trực tiếp chuyển giao văn nội 196bộ quan Do đó, tất văn phòng ban quan có 197quyết định phát hành tập trung phận văn thư quan Sau nhân viên 198văn thư nhân đóng dấu hồn thiện mặt thể thức ghi đăng kí vào 199sổ đăng kí văn Các nội dung đăng ký ghi rõ ràng, xác, đầy 200đủ cột mục theo quy định, cán văn thư đăng ký văn thường xuyên 201vào tất ngày tuần để tiện cho việc theo dõi trình ban hành số 202lượng văn UBND huyện ban hành ngày 203 Do UBND quan hành chính, quản lý mặt Vì vậy, số lượng văn 204bản UBND ban hành nhiều loại văn cán văn thư lập riêng sổ 205cho loại như: Sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký Công văn, sổ đăng ký 206thị, sổ đăng ký văn mật Cán văn thư sau đăng ký văn vào sổ 207thì làm thủ tục chuyển giao văn Việc chuyển giao văn UBND 208chủ yếu qua đường bưu điện, bên cạnh có hình thức đưa trực tiếp 209PHẦN 3: Thu hoạch đề xuất kiến nghị 210 Thu hoạch 211 Thực hoạt động kiến tập Nhà trường giúp cho sinh viên 212có nhìn tổng qt cơng tác hành quan đơn vị Nhà 213nước 214 Trong thời gian đầu kiến tập, gặp số khó khăn q trình tiếp 215cận với mơi trường làm việc Văn phòng Nhưng với đạo nhiệt tình 216cán gướng dẫn giúp đỡ tận tình cán cơng chức Văn 217phòng Nên dần thích ứng với môi trường làm việc Những kiến 218thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiêp thu kiến thức 219thực tế quan kiến tập giúp phần hình dung r cách hoạt động, 220cách làm việc Văn phòng, quan Hành Nhà nước qua có 221cách nhìn nhận, định hướng tốt cơng việc tương lai sau 222 Qua q trình quan sát để làm quen với công việc Văn phòng, em 223được phân cơng, giao số cơng việc thực tế nhân viên Hành 224chính 225 Việc thực hành công việc, củng cố lại mà biết 226vận dụng lý thuyết học trường vào công việc thực tế Văn 227phòng Học hỏi them kinh nghiệm cơng tác Văn phòng, chức 228năng, nhiệm vụ Văn phòng 229 Qua q trình kiến tập đúc kết kinh nghiệm bổ trợ cho việc 230học tập, nghiên cứu công việc sau mà em theo đuổi 231 Những kiến nghị 232 2.1: Đối với sở thực tế 233 Trong thời gian thực tế Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hà Quảng, 234đã biết Văn phòng có vị trí quan trong cấu tổ chức 235Yủ ban nhân dân Huyện Văn phòng phải nâng cao chất lượng làm 236việc cách đổi nâng cao thiết bị làm việc như: mua sắm them phầ 237mềm quản lý chun dụng, máy móc trang thiết bị Văn phòng Ngoài cần 238tổ chức thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên 239chuyên viên Văn phòng để cập nhật phương pháp làm việc đại 240hiệu hơn, tạo suất lao động cao để phục vụ cho công tác quản lý 241Nhà nước 242 2.2: Đối với Nhà trường 243 Trong q trình kiến tập, Nhà trường có nhiều cố gắng nhiều nỗ lực 244trong việc hướng dẫ sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy 245nhiên bên cạnh tích cực, hướng dẫn số điều cần kiến nghị 246như sau: 247 Nên tăng cường liên kết chặt chẽ Nhà trường sinh viên 248kiến tập 249 Tăng cường đào tạo nghiệp vụ, chuyên ngành cho sinh viên, để rút 250ngắn khoảng cách chênh lệch lý thuyết thực tế./ 10 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 TÀI LIỆU THAM KHẢO 262 263 264 Luật tổ chức Hội Đồng nhân dâu Uỷ ban nhân dân năm 2003 Quy chế làm việc UBND huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng Thông báo số 12/TB-VP ngày 18/02/2014 Về việc phân công nhiệm vụ 265 266 267 lãnh đạo Văn phòng cán bộ, cơng chức Văn phòng Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ  ... khảo quan kiến tập, tổng hợp lại - Chuẩn bị cho công tác viết báo cáo kiến tập - Xin ý kiến quan kiến tập 171 172 Nội dung kiến tập 173 Tại đợn vị kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Hà Quảng em... 164 Hàng tháng tập trung loại chứng từ lãnh đạo Văn phòng để xem xét 165giải 166 167PHẦN 2: Quá trình kiến tập nội dung kiến tập 168 Nhật kí kiến tập 169Trong thời gian kiến tập Văn Phòng HĐND... Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND- UBND 6 0Huyện 61 Cơ cấu tổ chức chung 62 6 3Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) – Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện 6 4Hà Quảng quan quản lý hành Nhà nước địa phương