Báo cáo kiến tập văn thư lưu trữ tại Huyện ủy phúc thọ (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 3 I. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 6 1. Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ 6 2. Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ 8 1. Chức năng 8 2. Nhiệm vụ 9 3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ 12 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 18 1.1. Xây dựng và ban hành văn bản 18 1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 18 1.3. Quy trình quản lý văn bản đi 18 1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18 1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 19 1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 19 2. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 19 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 20 1. Cơ sở khoa học 20 1.1. Khái niêm về nghiệp vụ văn thư 20 1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư 20 1.3. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng 20 2. Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 21 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản 21 2.2. Xác định văn bản cần soạn thảo 21 2.3. Phân công soạn thảo văn bản 21 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 21 2.5. Thể thức văn bản 22 2.6. Đánh máy, nhân văn bản 24 2.7. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký 24 2.8. Trình ký và ký văn bản 24 3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 25 4. Công tác quản lý và xử lý văn bản đi 26 5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28 6. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 29 6.1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 29 6.2. Xây dựng danh mục hồ sơ 29 6.3. Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 30 6.4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 6.5. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 III. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 31 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 39 I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư 39 1.Ưu điểm 39 2.Nhược điểm 39 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 40 III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị 42 1. Đối với Huyện ủy Phúc Thọ 42 2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên 42 3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC 45

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 3

I CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 6

1 Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ 6

2 Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ 6

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ 8

1 Chức năng 8

2 Nhiệm vụ 9

3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ 12

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18

I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18

1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 18

1.1 Xây dựng và ban hành văn bản 18

1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 18

1.3 Quy trình quản lý văn bản đi 18

1.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18

1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 19

1.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 19

2 Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 19

II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 20 1 Cơ sở khoa học 20

1.1 Khái niêm về nghiệp vụ văn thư 20

1.2 Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư 20

1.3 Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng 20

2 Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 21

2.1 Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản 21

2.2 Xác định văn bản cần soạn thảo 21

2.3 Phân công soạn thảo văn bản 21

2.6 Đánh máy, nhân văn bản 24

2.7 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký 24

2.8 Trình ký và ký văn bản 24

3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 25

4 Công tác quản lý và xử lý văn bản đi 26

5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28

6 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29

6.1 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 29

6.2 Xây dựng danh mục hồ sơ 29

6.3 Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 30

6.4 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30

6.5 Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30

III Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 31

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 39

I Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư 39

1.Ưu điểm 39

2.Nhược điểm 39

II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 40

III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị 42

1 Đối với Huyện ủy Phúc Thọ 42

2 Đối với cơ quan nhà nước cấp trên 42

3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43

KẾT LUẬN 44

PHỤ LỤC 45

LỜI NÓI ĐẦU

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, kinh tế nước tađang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phảixây dựng một bộ máy quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọithành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước

Như chúng ta đã biết thời đại ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ giữmột vị trí rất quan trọng và đóng góp không nhỏ vào việc thành bại trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì vậy Văn phòng Văn thư – Lưutrữ cần phải được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả Một Văn phòng Vănthư – Lưu trữ khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triểnkhai được công việc một cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hộicũng như chất lượng công việc và ngược lại

Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm các công việc như : xây dựng vàsoạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, chuyển giao văn bản,lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ rất quantrọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tincần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quandoanh nghiệp nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thôngtin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tinchủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư được làmtốt sẽ góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năngsuất, chất lượng hiệu quả và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước Côngtác Văn thư đảm bảo giữ gì đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt côngtác lưu trữ sau này

Sau 2 năm học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào những kiếnthức đã được thầy cô trong trường giảng dạy, đến kỳ thứ tư Nhà trường đã tạođiều kiện cho chúng em được đi thực tập thực tế tại các cơ quan, đơn vị Đây làmột hoạt động mang tính chất thực tế và có ý nghĩa quan trọng đối với mỗisinh viên Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng được lý luận vào thựctiễn “ học đi đôi với hành” Đưa những kiến thức đã được trang bị trên giảngđường vận dụng vào công việc thực tế Đồng thời cập nhật, bổ xung thêm kiếnthức cho bản thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi và rèn luyện kỹ năngmềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… cũng như thực hiệntốt nội dung và yêu cầu của đợt thực tập , qua đó mỗi cá nhân có sự chuẩn bị tốthơn cho môi trường làm việc sau này

Qua quá trình học tập tại trường và nhận thức được mục đích của đợtthực tập em đã chọn Văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ là nơi thực tập củamình Sau thời gian 6 tuần thực tập ( từ ngày 20/4 đến ngày 05/6/2015) tại vănphòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ-Hà Nội, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc

áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, xong nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô,

chú, anh, chị của văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ nói chung và cô Trần

Thị Hảo phụ trách công tác văn thư nói riêng đã giúp đỡ em rất tận tình, tạo mọi

điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình em thực tập thực tập của mình cũng như

có thêm nhiều những kiến thức, kinh nghiệm phục vụ cho công việc và học tậpsau này

Em xin chân thành cản ơn !

Phúc Thọ, ngày tháng năm 2015

Học sinh

Khuất Thị Sinh

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN

*KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN PHÚC THỌ

Phúc Thọ là huyện nằm về phía Tây của thành phố Hà Nội, cách trung tâmThủ đô khoảng 30 km theo đường Quốc lộ 32 Diện tích tự nhiên là 11.719,27

ha, dân số năm 2010 là 168,3 nghìn người, toàn huyện có 22 xã và 01 thị trấn :

Ranh giới hành chính như sau:

- Phía Bắc giáp sông Hồng, là ranh giới của huyện với tỉnh Vĩnh Phúc(huyện Vĩnh Tường, huyện Yên Lạc)

- Phía Đông giáp với huyện Đan Phượng, TP Hà Nội

- Phía Nam giáp với các huyện Thạch Thất và Hoài Đức

- Phía Tây giáp Thị xã Sơn Tây

Huyện Phúc Thọ có vị trí tiếp giáp với Thị xã Sơn Tây, đây là trung tâmvăn hoá, kinh tế, đô thị, lớn phía Tây của Thành phố Hà Nội; cách khu du lịchĐồng Mô và Làng Văn hoá các dân tộc 20 km Đặc biệt có tuyến đường Quốc lộ

32 chạy qua trên địa bàn với chiều dài 16km đã được đầu tư nâng cấp, tỉnh lộ

421 đi huyện Quốc Oai và tỉnh lộ 419 đi khu Công nghệ cao Hoà Lạc, Với vịtrí địa lý như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc phát triển kinh tế xã hội

và giao lưu văn hoá với các huyện khác của Thành phố Hà Nội nói riêng và cáctỉnh khác trong vùng đồng bằng Bắc bộ nói chung

*.Địa hình, địa mạo

Trạch Mỹ Lộc, Phụng Thượng, Tam Hiệp, Liên Hiệp với diện tích tự nhiên6.502,32 ha, chiếm 55,48% diện tích tự nhiên toàn huyện.

Vùng đất bãi ven sông bao gồm 11 xã: Vân Hà, Vân Phúc, Vân Nam, XuânPhú, Phượng Độ, Cẩm Đình, Thượng Cốc, Hát Môn, Thanh Đa, Tam Thuấn,Hiệp Thuận với diện tích tự nhiên 5.216,95 ha, chiếm 44,52% diện tích tự nhiêntoàn huyện

Phần lớn diện tích canh tác của huyện Phúc Thọ là bằng phẳng, thích hợpcho sản xuất nông nghiệp, đặc biệt là gieo trồng các loại cây lương thực, câycông nghiệp ngắn ngày, rau màu,

*.Khí hậu, thời tiết

Huyện Phúc Thọ mang đặc điểm của khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm,mưa nhiều Khí hậu cả năm khá ẩm, mùa đông chịu ảnh hưởng của những đợtgió mùa Đông Bắc Khí hậu được chia thành hai mùa rõ rệt: mùa nóng đồng thời

là mùa mưa, mùa lạnh cũng là mùa khô

Mùa Đông bắt đầu từ tháng 11 năm trước đến tháng 3 năm sau, hướng gióchủ yếu là Đông Bắc, thời tiết lạnh và khô, tháng 1 là tháng lạnh nhất có nhiệt

độ trung bình là 160C Lượng mưa tháng 1 cũng thấp nhất khoảng 18 mm Sốngày nắng trong các tháng mùa khô có xu hướng giảm Đồng thời đới gió mùaĐông Bắc của dải hội tụ nhiệt đới và xoáy nhiệt đới thường gây ra áp thấp nhiệtđới

Mùa nóng, ẩm thường có mưa nhiều, bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10 hàngnăm, hướng gió chủ yếu là Đông Nam mang theo hơi nước, nhưng cũng có khi

là giông bão với sức gió có thể đạt 128 - 144 km/h Lượng mưa được tập trung

từ tháng 6 đến tháng 9 (có năm bão xuất hiện từ tháng 5, tháng 6), hàng nămthường có 1 đến 3 cơn bão Bão đến thường kèm theo mưa lớn gây úng lụt chocác khu vực thấp trũng

Nhiệt độ bình quân hàng năm 23,30C, nhiệt độ tháng cao nhất là 28,80C,nhiệt độ thấp nhất (tháng 1) 15,90C, nhiệt độ cao tuyệt đối ghi nhận được là

410C, nhiệt độ thấp nhất tuyệt đối là 4,50C

Điều kiện khí hậu tạo thuận lợi phát triển một nền nông nghiệp đa dạng vớinhiều loại vật nuôi, cây trồng có nguồn gốc tự nhiên từ nhiều miền địa lý khácnhau

Yếu tố hạn chế là vào mùa khô, các cây trồng thường thiếu nước, phải thựchiện chế độ canh tác phòng chống hạn, vào mùa mưa thường bị mưa, bão, gâyúng nội đồng

*.Thủy văn, sông ngòi

Hệ thống sông ngòi trên địa bàn của Phúc Thọ gồm 3 sông: sông Đáy, sôngHồng và sông Tích

Sông Hồng chạy dọc ranh giới giữa huyện Phúc Thọ với huyện VĩnhTường tỉnh Vĩnh Phúc có chiều dài khoảng 10 km Dòng chảy hàng năm củasông Hồng vào khoảng 115  137 tỷ m3 (dòng chảy trung bình năm khoảng3.600 m3/s tại Sơn Tây) Ngoài ra, sông Hồng có hàm lượng phù sa tương đốilớn Mùa lũ hàm lượng phù sa trung bình trên dưới 1,0 kg/m3 nước, ngày lớnnhất có thể đạt trên 5 kg/m3 Đây là nguồn phù sa bồi đắp cho đất sản xuất nôngnghiệp vùng bãi của sông nói chung và vùng bãi huyện Phúc Thọ nói riêng Sông Đáy chạy dọc phần lãnh thổ phía Đông của huyện, bắt nguồn từ sôngHồng tại Hát Môn, qua Phúc Thọ chảy về Đan Phượng, nhưng lòng chính củasông đã bị bồi lấp Hiện nay, đã được khôi phục xây dựng dòng sông Đáy (trênđịa bàn huyện gọi là kênh Cẩm Đình - Hiệp Thuận) để lấy nước phù sa tưới chođồng ruộng, đã xây dựng từ đập Cẩm Đình đến cầu Phùng (địa phận xã HiệpThuận) dài 12 km Đến cuối năm 2009, về cơ bản hệ thống kênh đào này đãhoàn thành.

Sông Tích Giang chạy cắt ngang phần lãnh thổ phía Tây huyện theo chiều

từ Tây Bắc xuống Đông Nam, đến địa phận Thuỷ Xuân Tiên (huyện ChươngMỹ) hợp lưu với sông Bùi Cùng với sông Hồng, sông Tích là nguồn cung cấpnước chính cho sản xuất và sinh hoạt, đồng thời cũng là hệ thống tiêu thoát nướccho phần lớn các xã trong huyện

I CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ

1 Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ

Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàngnăm của Huyện ủy; quy chế làm việc của Huyện ủy; quy chế làm việc của bankiểm tra Huyện ủy và kế hoạch kiểm tra toàn khóa

Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phươnghướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng,xây dựng hệ thống chinh trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ

Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toànkhóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộhuyện

Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng

bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức danhthuộc thẩm quyền theo quy định

2 Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ

Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư, Phó Bí thư Thường trực và Phó Bí thưkiêm Chủ tịch UBND huyện

Gồm các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy:

- Văn phòng Huyện ủy

- Ban Tổ chức Huyện ủy

- Ủy ban kiểm tra Huyện ủy

- Ban Tuyên giáo Huyện ủy

- Ban Dân vận Huyện ủy

 Bí thư Huyện ủy: là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu

trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban Chấp hành , Ban Thường vụ vàThường trực Huyện ủy, cùng Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụHuyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, trước Đảng bộ huyện về sựlãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện

 Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy: chịu trách nhiệm về hoạt động của

Đảng bộ huyện, giúp Bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ, chịutrách nhiệm điều hành bộ máy Đảng Trực tiếp giải quyết những công việc do Bíthư phân công ,thay mặt Bí thư Huyện ủy điều hành công việc khi Bí thư ủynhiệm

THƯỜNG TRỰC HUYỆN ỦY

Bí thư Huyện ủy

Phó Bí thư thường trực Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND

huyện

Văn phòng

Huyện ủy

Ban Tổ chứcHuyện ủy

Ban Tuyêngiáo Huyện ủy

Ủy ban kiểmtra Huyện ủy

Ban Dân vậnHuyện ủyChánh Văn

phòng Trưởng Ban Trưởng Ban Chủ nhiệm Trưởng Ban

Phó Chánh

Văn phòng

Phó TrưởngBan

Phó TrưởngBan

Phó Chủnhiệm

Phó TrưởngBan

Chuyên viên,

phục vụ Chuyên viên Chuyên viên

UV UBKT vàChuyên viên Chuyên viên

 Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Phúc Thọ

 Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện

Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng của Huyện

ủy, là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ trực tiếp Ban Thường vụ, Thườngtrực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ;phối hợp hoạt động với các ban xây dựng Đảng thuộc Huyện uỷ, phục vụ chohoạt động chung của cấp uỷ

Phối hợp tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban thường vụ, Thườngtrực Huyện uỷ về:

- Đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh,quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của cấpuỷ

- Thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng ;trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ vàcác chi, đảng bộ trực thuộc Đảng bộ huyện

- Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ

1 Chức năng

Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng của Huyện

ủy, là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ trực tiếp Ban Thường vụ, Thườngtrực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ;phối hợp hoạt động với các ban xây dựng Đảng thuộc Huyện uỷ, phục vụ chohoạt động chung của cấp uỷ

Phối hợp tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban thường vụ, Thường trựcHuyện uỷ về:

- Đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh,quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của cấpuỷ

- Thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng ;trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ vàcác chi, đảng bộ trực thuộc Đảng bộ huyện

Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của Huyện ủy

2 Nhiệm vụ

 Tham mưu cho cấp ủy

- Phối hợp với cơ quan chức năng giúp cấp uỷ xây dựng và tổ chức thựchiện quy chế làm việc của cấp uỷ Giúp Huyện uỷ xây dựng và tổ chức thựchiện Chương trình công tác toàn khoá của cấp ủy ; chương trình công tác năm,quý, tháng của Ban Thường vụ Huyện uỷ và lịch công tác tuần của Thường trựcHuyện uỷ ; theo dõi tình hình thực hiện các chương trình công tác để bổ sung,điều chỉnh cho phù hợp

- Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Huyện uỷ

- Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷtrong Văn phòng Huyện ủy và đối với công tác văn phòng cấp uỷ của các chi,Đảng ủy trực thuộc trên cơ sở tài liệu và hướng dẫn của Văn phòng Trung ươngĐảng và Văn phòng Thành uỷ

 Đề xuất hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ; Thực hiệnchế độ cung cấp thông tin đối với các đồng chí Huyện uỷ viên và các chi, Đảng

ủy trực thuộc theo Quy chế hoạt động của Huyện uỷ Giúp Ban Thường vụ,Thường trực Huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất vớiThành ủy ; theo dõi, đôn đốc các ban xây dựng Đảng, các chi, Đảng ủy trựcthuộc Huyện ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các công văn, tài liệu, văn kiện…từ nơikhác gửi đến và từ Huyện uỷ, Văn phòng Huyện uỷ gửi đi ; thực hiện và trựctiếp kiểm tra việc thực hiện ở các văn phòng cấp uỷ trực thuộc về chế độ bảo vệ

bí mật của Đảng, Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ

- Quản lý tài sản của Đảng bộ huyện theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụHuyện uỷ ; thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ quản lý,chi tiêu ngân sách của Huyện ủy và chi, Đảng ủy trực thuộc, đúng với nguyêntắc, chủ trương, chính sách và chế độ chung ; hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ tàichính - kế toán đối với các cấp uỷ trực thuộc Bảo đảm hậu cần và các điều kiệnphục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ

- Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình cấp uỷ về yêucầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án Thamgia cùng các cơ quan chủ trì đề án chỉnh lý các văn bản của cấp uỷ liên quan đến

đề án

- Thẩm định nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chínhtrước khi trình Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện uỷ (nếu được BanThường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao nhiệm vụ)

 Phối hợp

- Tham gia hoặc phối hợp với các phòng, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc,các đoàn thể và cơ quan chức năng của huyện nghiên cứu, đề xuất những chủtruơng, cơ chế, chính sách nhằm cụ thể hoá đường lối, chủ trương, Nghị quyết,Chỉ thị của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về kinh tế - xã hội, anninh, quốc phòng, đối ngoại, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị phù hợp vớitình hình thực tiễn của Đảng bộ huyện

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng đề án, nghị quyết, chỉ thị, chương trìnhnhững văn bản của cấp uỷ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao

- Chủ trì phối hợp với Ban tổ chức Huyện uỷ trong việc quản lý tổ chức

bộ máy, cán bộ, biên chế Văn phòng Huyện uỷ

- Phối hợp với các phòng, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể vàcác cơ quan, tổ chức có liên quan tham mưu giúp Ban thường vụ, Thường trựcHuyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị,quyết định của Thành uỷ và của Huyện uỷ về kinh tế - xã hội, về công tác nộichính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chínhtài sản của Đảng

- Tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo công tácnội chính; đề xuất chủ trương và phương hướng xử lý các vụ việc, vụ án nghiêmtrọng, phức tạp, có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, đốingoại của Đảng bộ hoặc theo đề nghị của các cơ quan tư pháp

- Phối hợp với các cơ quan chức năng Nhà nước trong việc quản lý quyhoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho các cơ quan đảngtheo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo, tổ chức hoạt động và quản lý khaithác có hiệu quả các cơ sở vật chất hiện có của Huyện uỷ, các nguồn vốn thuộc

sở hữu của Đảng trong các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Đảng

bộ để tăng nguồn thu cho ngân sách Đảng phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảngbộ

 Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban thường vụ, Thường trực Huyện

ủy giao

- Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện uỷ

- Theo dõi, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thịcủa Trung ương, Thành uỷ, Huyện uỷ ở các chi, Đảng ủy trực thuộc theo phạm

vi, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; nắm tình hình hoạt động của các chi,Đảng ủy trực thuộc để báo cáo Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ theo quyđịnh

- Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ phối hợp Chương trình công táccủa đồng chí Bí thư, đồng chí Phó Bí thư Thường trực Huyện uỷ và một số hoạtđộng của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ Huyện uỷ để thực hiện quy chếlàm việc và chương trình công tác của Huyện uỷ; phối hợp, điều hoà hoạt độngcác ban xây dựng Đảng để phục vụ cho hoạt động chung của Huyện uỷ

- Tổ chức phục vụ các hội nghị của cấp uỷ; các cuộc họp Thường trực, BanThường vụ Huyện uỷ; các hội nghị do Ban Thường vụ Huyện uỷ triệu tập và cáccuộc làm việc của đồng chí Bí thư, đồng chí Phó Bí thư Thường trực Huyện uỷtheo chương trình công tác hoặc các cuộc kiểm tra, khảo sát ở cơ sở; tham gia tổchức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện

- Phối hợp với các cơ quan chức năng đảm bảo thông tin liên lạc thôngsuốt, bảo vệ an toàn tuyệt đối trụ sở làm việc của Huyện uỷ

- Chủ động phối hợp với Ban tổ chức Huyện uỷ kiến nghị với Ban Thường

vụ, Thường trực Huyện uỷ ban hành chế độ và chính sách phù hợp để động viên,khuyến khích cán bộ công tác tại văn phòng cấp uỷ các cấp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ

3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ

 Chánh Văn phòng : là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng

Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và

- Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trựcHuyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình.

- Giúp Ban Thường vụ giải quyết công việc hằng ngày

- Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủytrước khi trình ký, ban hành

- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, phápluật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng Duyệt, ký ban hành các báo cáocông tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy

- Làm chủ tài khoản của Huyện ủy

- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng

 Phó Chánh Văn phòng tổng hợp

- Phụ trách công việc tham mưu, tổng hợp, thông tin chuẩn bị đầy đủ kịpthời các văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy Phụ trách công tácvăn thư, lưu trữ, quản trị mạng nội bộ; nội chính, tiếp công dân và xử lý đơn thư

- Chủ động đề xuất với Chánh Văn phòng để tham mưu cho Thường trựcHuyện ủy trong thực hiện nhiệm vụ Giúp Huyện ủy thiết lập quản lý, phát triểnmạng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin, trực tiếp tổ chức quản lý và sửdụng tin học văn phòng

- Phụ trách công tác thi đua của Văn phòng

- Phụ trách phân công nhiệm vụ cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp, văn thưlưu trữ Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữcho văn phòng cấp ủy trực thuộc Huyện ủy.Thực hiện chức trách, nhiệm vụ củaChánh Văn phòng khi được ủy quyền

- Hướng dẫn và đôn đốc các cấp uỷ thực hiện đúng chế độ thu, nộp và sửdụng đảng phí, chế độ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản của Đảng; kiểm tranghiệp vụ về quản lý tài chính, tài sản đúng nguyên tắc và quy định.

+ Điều hành xe ô tô phục vụ lãnh đạo đi công tác; bố trí địa điểm tổ chức hộinghị, cuộc họp của cấp ủy và các phòng , ban, ngành khi có yêu cầu

+ Quản lý nhà ăn, điều hành bộ phận phục vụ các hội nghị của Huyện ủy vàNhà ăn của cán bộ Huyện ủy

+ Đôn đốc thực hiện nội quy của cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh nội vụ cơquan

- Thừa uỷ nhiệm Chánh Văn phòng ký các giấy tờ có liên quan đến nhiệm

vụ được phân công

 Phụ lục 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện ủy Phúc Thọ.

 Bộ phận Tổng hợp

- Bộ phận tổng hợp được chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hình côngtác ở các lĩnh vực, nắm bắt tình hình kết quả công tác của Huyện ủy, BanThường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy; chịu trách nhiệm trước Chánh,Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về toàn bộ công việc đượcphân công

- Chủ động thu thập thông tin, các văn bản chị đạo của cấp trên; theo dõithống kê các số liệu; lưu trữ các tài liệu có liên quan đến công việc đang phụtrách

Tổng

hợp

Nội chính

Văn thư

Lưu trữ CNTT

Bảo vệ Lái xe Tạp vụ

Bếp ăn

Kế toán Thủ quỹ

- Soạn thảo hoặc rà soát các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và chịutrách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, hiệu quả của các văn bản đó khi trình ký

và ban hành

- Thực hiện tiếp nhận đơn, thư, những yêu cầu, kiến nghị trực tiếp của côngdân; hướng dẫn công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo LuậtKhiếu nại, Luật tố cáo

- Tổ chức phân loại đơn thư, theo dõi đôn đốc và nắm tình hình giải quyếtđơn thư của các cơ quan, đơn vị

- Thực hiện chế độ báo cáo công tác tuần, tháng quý, năm theo quy định

 Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, đánh máy, quản trị mạng

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ

- Tổ chức tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi - đến và chuyểngiao đầy đủ kịp thời, chính xác tài liệu theo quy định và theo sự chỉ đạo củaThường trực Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu theo quy định của Đảng Lập

hồ sơ công việc, lưu giữ, bảo quản đầy đủ hồ sơ, công văn, tài liệu theo quyđịnh Truyền đạt trung thực các ý kiến chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy đếncác chi , đảng bộ trực thuộc Huyện ủy

- Quản lý tốt tài liệu, phương tiện trong phòng làm việc phục vụ công tácđiều hành của Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng

- Thực hiện công tác bảo mật, quản lý con dấu và đóng dấu theo đúng quyđịnh hiện hành

Bộ phận đánh máy:

Đánh máy, in, phôtô và sao các loại văn bản của Trung ương, Thành ủy,Huyện ủy kịp thời, chính xác, đủ số lượng đảm bảo đúng thể thức, hình thức vàthực hiện quy chế bảo mật theo quy định hiện hành của Đảng

Bộ phận Quản trị mạng:

- Đảm bảo vận hành thông suốt mạng nội bộ, quản lý tốt hệ thống máy vitính, máy phôtô, máy in và thiết bị văn phòng của cơ quan

- Tiếp nhận và triển khai các kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin củaThành ủy, của Huyện ủy và trợ giúp các chi, Đảng ủy trực thuộc Huyện ủy vềlĩnh vực tin học Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, nângcấp, sửa chữa hệ thống mạng, máy móc thiết bị văn phòng.

- Làm tốt công tác bảo mật, an ninh mạng, bảo quản tài nguyên dữ liệu vàsao dữ liệu trên máy tính

 Trách nhiệm của bộ phận Tài vụ

- Kế toán: Có nhiệm vụ lập dự toán kinh phí năm và dự toán kinh phí đột

xuất để đảm bảo phục vụ kịp thời các hoạt động của Ban Thường vụ, Thườngtrực Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy Thực hiện công tác sửa chữa, tu bổ cơ

sở vật chất phục vụ hoạt động chung của cơ quan

Giúp Chủ tài khoản trong việc thu, chi theo đúng quy định Đảm bảo việcchi tiêu được thanh toán dứt điểm trong tháng Chứng từ thu chi phải đúngnguyên tắc Trực tiếp viết phiếu nhập, xuất kho vật tư, phiếu thu Cùng Phó Vănphòng hành chính quản trị hàng tháng đối chiếu lệnh điều xe, cấp phát xăng dầu,văn phòng phẩm và các vật tư khác Thực hiện đối chiếu tiền mặt với Thủ quỹ.Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trong việc mua sắm tài sản, sửa chữa tàisản, định mức chi tiêu theo đúng quy định Thực hiện chế độ báo cáo tài chínhtheo quy định

- Thủ quỹ: Thủ quỹ cơ quan trực tiếp quản lý tiền mặt, thực hiện đúng các

nguyên tắc về quản lý tiền mặt, chỉ được xuất tiền khi có chữ ký của Chủ tàikhoản và Kế toán, thực hiện kiểm quỹ đối chiếu số liệu với Kế toán vào cácngày cuối tháng và cùng Kế toán báo cáo Chủ tài khoản

 Trách nhiệm của bộ phận hành chính – quản trị và phục vụ

- Bộ phận Nhà ăn

Bộ phận cấp dưỡng nhà ăn UBND huyện do Phó Văn phòng hành chínhquản trị phụ trách, có trách nhiệm phân công cụ thể hàng ngày phục vụ các hộinghị, sinh hoạt ăn trưa cho cán bộ đảm bảo thời gian và đủ tiêu chuẩn, chế độ,

vệ sinh an toàn thực phẩm Làm tốt công tác quản lý tài sản của nhà ăn, giữ gìn

vệ sinh chung

- Bộ phận Tạp vụ

Thực hiện tốt công tác lễ tân, đón tiếp khách, phục vụ các hội nghị, hội họpcủa Huyện ủy đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, nước uống đầy đủ; (Phục vụ loa đài,thiết bị âm thanh, ánh sáng nếu được giao)

Bảo quản các tài sản ở phòng khách, hội trường; chăm lo phục vụ phònglàm việc của các đồng chí Thường trực Huyện ủy Những trang thiết bị, đồ dùngphục vụ đón khách phải được quản lý chặt chẽ, thường xuyên báo cáo thực trạngvới Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và kế toán

- Trách nhiệm của lái xe

Bảo quản, vận hành xe ôtô sẵn sàng phục vụ các đồng chí lãnh đạo Huyện

ủy đi công tác do Chánh, Phó Văn phòng điều động hoặc do các đồng chí lãnhđạo Huyện ủy trực tiếp điều hành Xe ô tô ra ngoài cơ quan phải có ý kiến củađồng chí Phó Văn phòng phụ trách hành chính điều xe Trường hợp các đồng chílãnh đạo trực tiếp yêu cầu phục vụ thì phải báo cáo lại cho lãnh đạo Văn phòngbiết

Khi đi công tác phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, phải lập sổ nhật

ký theo dõi lịch trình công tác (ngày đi công tác, hành trình quãng đường, tìnhhình hoạt động của xe), hàng tuần có báo cáo với lãnh đạo Văn phòng

Khi cần sửa chữa, thay thế phụ tùng thiết bị xe phải có giấy đề nghị báo cáoChánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị (trừtrường hợp hỏng đột xuất trên đường đi công tác thì phải xin ý kiến lãnh đạo đicùng để giải quyết) để thống nhất trong lãnh đạo Văn phòng và Kế toán

Phải đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quá trình tham gia giao thông, vệ sinhsạch sẽ và bảo dưỡng xe ôtô theo định kỳ; sử dụng tiết kiệm xăng dầu trên cơ sởđịnh mức quy định

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN

THƯ CỦA CƠ QUANI.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN

1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

1.1 Xây dựng và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Đánh máy hoàn chỉnh văn bản

- Ký văn bản

1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

- Đăng kí văn bản đến

- Trình và sao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

1.3 Quy trình quản lý văn bản đi

- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghien cứu và sử dụng văn bản lưu

1.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.5 Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Quản lý con dấu

2 Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị

Chánh văn phòng là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng

Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và

Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:

- Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình

- Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết côngviệc hằng ngày

- Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành

- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng Duyệt, ký ban hành các báo cáo công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy

- Làm chủ tài khoản của Huyện ủy

- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng

Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộ

II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN

1 Cơ sở khoa học

1.1 Khái niêm về nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phụcvụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cáccơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xãhội…

1.2 Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư

Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước,công tác văn thư tại văn phòngphải đảm bảo các yêu cầu:

- Nhanh chóng: xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời

sẽ giúp giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan

- Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng

hoặc trích dẫn phải chính xác Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng Chính xác vềthể thức văn bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúngtiêu chuẩn nhà nước ban hành

- Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng

làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đềuphải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhànước

- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn

liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại,tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiệnđại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tácvăn thư

1.3 Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng

vào đường lỗi chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thứcchấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước và nội quy của cơ quan

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững nghiệp

vụ, luôn luôn học tập nâng cao trình độ Phải có kỹ năng thực hành thành thục

có chất lượng, hiệu quả cao.Cán bộ văn thư cần thiết phải rèn luyện tính bí mật,

tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, nhạy bén linh hoạt trong công việc

2 Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy

2.1 Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủtrưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo

2.2 Xác định văn bản cần soạn thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủtrưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo

2.3 Phân công soạn thảo văn bản

Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hàn, người đứng đầu coq quanphân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản

Cán bộ được phân công chỉ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước thủtrưởng cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Đối với văn bản mang tính chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thống của các tổ chứcchính trị - xã hội, quy trình, soạn thảo thường bao gồm các bước:

- Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: mục đích, yêu cầu,đối tượng, phạm vi áp dụng; trên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ hoànthành văn bản

- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo

- Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản

- Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản

Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi sự vụkhông cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên

b Địa điểm và ngày tháng năm của văn bản: font chữ times

new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng

Ví dụ: Phúc thọ, ngày 20 tháng 5 năm 2015

c Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa,

Ban hành quy định về một số chế độ công tác văn phòng cấp ủy các huyện, thị, các ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy

- Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểu

- Dấu chỉ mức độ mật ( mật, tối mật, tuyệt mật)

- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc)

- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị,

- Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định

2.6 Đánh máy, nhân văn bản

Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm đánh máy nguyên văn bản thảo văn bảntheo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện có sai sót hoặckhông rõ ràng trong bản thảo văn bản thì phải hỏi lại người chủ trì soạn thảohoặc người đứng đầu đơn vị duyệt bản thảo văn bản đó Việc nhân văn bản phảiđúng số lượng được quy định

Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản

và đúng thời gian quy định

2.7 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Người chủ trì soạn thảo văn bản và người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệmkiểm tra nội dung văn bản và xác định độ mật văn bản trước khi trình ký

Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan thì chịu trách nhiệm kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức

2.8 Trình ký và ký văn bản

Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký các văn bản của cơ quan

Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ đượcgiao; thẩm quyền ký văn bản của mỗi tổ chức chính trị - xã hội do người đứngđầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội đó quy định.

Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng

ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan Người ký không được dung bút chì, bút mực

đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản

3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến:Văn thư tiếp nhận từ các nguồn bưu điện,

fax, mạng Đăng ký văn bản đến vào và đăng ký vào cơ sở dữ liệu gắn tệp đãđược scan

- Phân phối văn bản đến : Căn cứ trách nhiệm từng đồng chí lãnh đạo cơ

quan, văn thư xác định người chủ trì xử lý văn bản để trực tiếp chuyểnvăn bản cho người chủ trì xử lý văn bản

- Xử lý văn bản đến : Người chủ trì xử lý văn bản xác định người phối hợp

xử lý ( lãnh đạo đơn vị chức năng hay chuyên viên) theo đúng chức năngnhiệm vụ quyền hạn của đơn vị hoặc cá nhân

- Chuyển xử lý tiếp :Những văn bản cần xử lý tiếp thì người chủ trì xử lý

văn bản hoặc người phối hợp xử lý xác định người xử lý tiếp Văn thư cậpnhật yêu cầu xử lý và chuyển cho người xử lý tiếp

- Kết thúc xử lý: Người chủ trì xử lý văn bản nghiên cứu kết quả của người

phối hợp xử lý đạt yêu cầu thì ra quyết định kết thúc xử ký và phân côngngười lập hồ sơ

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chức năng hoặc

chuyên viên được phân công có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đượcgiao, sau đó kiểm tra nội dung kết thúc hồ sơ và chuyển hồ sơ sang cơ sở

dự liệu “hồ sơ tại đơn vị”

 Phụ lục 4:Sổ đăng ký văn bản đến của Huyện ủy

4 Công tác quản lý và xử lý văn bản đi

- Ban hành văn bản: Chuyên viên văn thư dự thảo công văn đi và chuyển

xin ý kiến người duyệt (lãnh đạo văn phòng) Người duyệt dự thảo xemxét dự thảo chỉnh sửa, bổ sung những thiếu xót để văn thư chỉnh sửa Saukhi sửa dự thảo trình xin thêm ý kiến của người chủ trì xử lý và cập nhậtyêu cầu, ý kiến giải quyết của người chủ trì xử lý văn bản để tiếp tục sửađổi Khi người chủ trì xử lý văn bản xác nhận trạng thái văn bản là “chophép phát hành văn bản” thì chuyển văn bản tới văn thư để cấp số

- Ký văn bản: Trình cho người có thẩm quyền kí và chuyển văn bản tới văn

thư để đăng ký sổ

- Đăng ký, phát hành, kiểm tra và theo dõi văn bản phát hành: Đăng ký sổ

văn bản đi, số và ngày tháng văn bản Phát hành qua đường bưu điện,đường mạng hay gửi trực tiếp kịp thời, chính xác đúng nơi nhận ghi trên