MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 3 1. Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá 3 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 5 2.1. Vị trí, chức năng: 5 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: 6 2.4. Chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 10 1. Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 10 1.1. Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư 10 1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 12 2. Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh hóa 13 2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.2. công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 20 2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21 2.3. công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 22 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản 22 2.3.2 Đăng ký văn bản đi 23 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 23 2.3.4. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 25 2.3.5. Lưu văn bản đi 28 2.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 28 2.4.1. Công tác lập hồ sơ 28 2.4.2. Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30 2.5. công tác quản lý và sử dụng con dấu 30 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 32 1. Một vài nhận xét đánh giá về công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 32 1.1. Ưu điểm 32 1.2. Tồn tại 34 1.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của cơ quan 35 2. Các kiến nghị với Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 37 C. KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B NỘI DUNG 3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 3
1 Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá 3
2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 5
2.1 Vị trí, chức năng: 5
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: 6
2.4 Chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 10
1 Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 10
1.1 Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư 10
1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 12
2 Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh hóa 13
2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13
2.2 công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 20
2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 20
2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 21
2.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21
2.3 công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 22 2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và
Trang 2ngày, tháng, năm của văn bản 22
2.3.2 Đăng ký văn bản đi 23
2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 23
2.3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .25
2.3.5 Lưu văn bản đi 28
2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 28
2.4.1 Công tác lập hồ sơ 28
2.4.2 Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30
2.5 công tác quản lý và sử dụng con dấu 30
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA 32
1 Một vài nhận xét đánh giá về công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 32
1.1 Ưu điểm 32
1.2 Tồn tại 34
1.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của cơ quan 35
2 Các kiến nghị với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 37
C KẾT LUẬN 38
TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Văn thư - Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị-Xã hội, các đơn vị vũtrang nhân dân Là hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lýcủa từng cơ quan nói riêng Nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđước xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý nhà nước Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyếtcác công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúngchính sách và đúng chế độ của Pháp luật, giữ gìn bí mật của cơ quan: hạn chế đượcbệnh quan lưu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhànước để làm những việc trái pháp luật
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa, công tác Văn thư - Lưu trữ cũng dần thay đổi để phù hợp hơnvới yêu cầu của xã hội trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước Được Đảng vàNhà nước luôn quan tâm và có những chủ chương, chính sách ngày càng hiện đại,nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư và để thực hiện mục tiêuđào tạo nguồn nhân lực cho Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã liên tục
và không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ với chuyên mônnghiệp vụ cao đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế-xã hội
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn”nhằm gắn nhà trường với xã hội, lý thuyết với thực tiễn, hàng năm Trường Đại họcNội vụ Hà Nội nói chung và Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và dạyNghề nói riêng đều tổ chức cho học sinh, sinh viên đi thực tập thực tế Đây làchương trình có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình đào tạo của Nhà trường.Đợt thực tập kéo dài 06 tuần kể từ ngày 20/4/2015 đến ngày 05/6/2015, thông quaquá trình thực tập tại các cơ quan, tổ chức giúp mỗi học sinh, sinh viên làm quenvới các khâu nghiệp vụ chuyên môn, củng cố kiến thức lý luận đã học, nâng caonăng lực và vận dụng kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại Trươngvào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ và thành thạo trong thực hành
Được đào tạo tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư
- Lưu trữ, qua sự liên hệ của bản thân, được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếpnhận của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (trước đây là Trung tâm Lưutrữ) thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa tôi đã khảo sát, nghiên cứu, thực hành nghiệp
vụ về công tác Văn thư của Chi cục Dù thời gian thực tập không dài nhưng đãđem lại cho tôi những bài học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phầnnghiệp vụ chuyên môn của mình, dưới sự hướng dẫn giúp đỡ của lãnh đạo Vănphòng cùng với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ, viên chức trong cơ quan, tôi đãđược tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế về công tác Văn thư, được tiếp xúc với
Trang 4những công việc thực tế, vân dụng những kiến thức lý luận đã được học tại trườngthực hành các khâu nghiệp vụ của công tác Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra đượcđiểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu chuyên nghiệptrong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ Văn thư từ đây tôi có thể khắcphục về những lổ hổng trong kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyếtkhông thể đáp ứng đủ Bên cạnh đó tôi cũng gặp một số khó khăn do thời gian hạnchế, khả năng kiến thức còn chưa vững vàng, kinh nghiệm chưa có nên trong thờigian thực tâp tôi không thể tránh khỏi sai sót.
Nhận thức được vị trí và thấy rõ tầm quan trọng vai trò ý nghĩa của công tác
Văn thư trong hoạt động quản lý của cơ quan, tôi đã đi sâu nghiên cứu: “Tìm hiểu công tác Văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa” Chuyên đề này
giúp tôi vạch rõ hơn quy trình của công tác Văn thư đối với từng công việc cụ thểtrên thức tế như thế nào Qua đó tôi có thể đúc kết thêm cho mình nhiều kinhnghiệm thức tế quý báu Để từ đó tôi có thể đưa ra được các giải pháp tôt nhất choviệc hoàn thiện công tác Văn thư sau này khi đi làm
Báo cáo là sản phẩm của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lýluận chuyên môn mà tôi đã đúc kết được tại cơ quan thực tập
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa Chương II: Thực trạng công tác Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Tôi xin chân thành Cảm ơn./
Thanh Hóa, ngày tháng năm 2015
HỌC SINH
Nguyễn Thị Hương
Trang 5Để thống nhất việc quản lý công văn, giấy tờ và đưa công tác công văn giấy
tờ, công tác lưu trữ trong các cơ quan, xí nghiệp của nhà nước vào nền nếp, ngày28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ vềcông tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Đây là văn bản pháp lý quy địnhnghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quy định về việc lập hệ thống Kho lưu trữ từ Trungương đến địa phương Trên cơ sở Nghị định 142-CP, ngày 08/3/1965 Bộ trưởngPhủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư số 09/BT về tổ chức Lưu trữ các Bộ và KhoLưu trữ địa phương Tuy Thanh Hoá chưa thành lập được Kho Lưu trữ địa phương,nhưng đã tổ chức thành Tổ Lưu trữ trong Phòng Hành chính Quản trị và bố trí 03biên chế làm công tác lưu trữ
Xác định được vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ,tầm quan trọng của Kho Lưu trữ địa phương, ngày 01/12/1971 Ủy ban Hành chínhtỉnh Thanh Hoá đã ban hành Quyết định số 1187 TC/UBTH về việc thành lập KhoLưu trữ trực thuộc Ủy ban Hành chính tỉnh Biên chế 05 cán bộ Kho Lưu trữ tỉnhcó chức năng, nhiệm vụ giúp Ủy ban Hành chính tỉnh quản lý thống nhất công tácvăn thư, lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ trong tỉnh
Sau khi có Quyết định thành lập Kho Lưu trữ, công tác lưu trữ trong tỉnh đãcó bước phát triển mới, ổn định và hoạt động có hiệu quả Cũng chính năm này,Kho Lưu trữ tỉnh đã tổ chức giao nộp 270 cặp tài liệu trước cách mạng Tháng 8năm 1945 cho Kho Lưu trữ Trung ương
Từ sau khi thống nhất đất nước năm 1975, công tác văn thư lưu trữ đòi hỏiphải đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong giai đoạn cách mạng mới Ngày26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 168/HĐBT về việc thànhlập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Ngày 11/12/1982 Chủ tịch Hội đồng Nhànước đã ký Lệnh số 08 CT/HĐNN7 công bố Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốcgia Thực hiện Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định
Trang 6số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiợ̀m vụ, quyền hạn và tổ chức bộ mỏy của CụcLưu trữ Nhà nước Căn cứ Nghị định 34/HĐBT, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hànhThụng tư số 222/TT-CLT ngày 05/01/1984 hướng dẫn chức năng, nhiợ̀m vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Phũng Lưu trữ UBND cấp tỉnh.
Thực hiợ̀n Thụng tư 222/TT-CLT của Cục Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhõndõn tỉnh Thanh Hoỏ đó ban hành Quyết định số 739 TC/UBTH ngày 07/06/1984
về viợ̀c thành lập Phũng Lưu trữ trực thuộc Văn phũng Ủy ban nhõn dõn tỉnh Tuy
là đơn vị trực thuộc Văn phũng Ủy ban nhõn dõn tỉnh, nhưng Phũng Lưu trữ vẫnđảm nhiợ̀m chức năng quản lý nhà nước về cụng tỏc văn thư, lưu trữ trong phạm vitỉnh và quản lý Kho Lưu trữ của tỉnh Về sau, do sắp xếp tổ chức tinh giản biờnchế, Phũng Lưu trữ trực thuộc Văn phũng Ủy ban nhõn dõn tỉnh chuyển thành Bộphận Lưu trữ thuộc Văn phũng Ủy ban nhõn dõn tỉnh
Thực hiợ̀n Thụng tư số 40/1998/TT-TCCBCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổchức cỏn bộ Chính phủ về viợ̀c thành lập hợ̀ thống tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhànước cỏc cấp, Ủy ban nhõn dõn tỉnh Thanh Hoỏ đó ban hành Quyết định số1773/1998/QĐ-UB ngày 20/8/1998 về viợ̀c thành lập Trung tõm Lưu trữ tỉnh và hợ̀thống tổ chức lưu trữ trong tỉnh Từ sau ngày Trung tõm Lưu trữ tỉnh được thànhlập, với chức năng, nhiợ̀m vụ được giao, Trung tõm đó đạt được nhiều kết quả rấtđỏng phấn khởi và tự hào
Thực hiợ̀n Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính Phủ quyđịnh tổ chức cỏc cơ quan chuyờn mụn cấp tỉnh, Ủy ban nhõn dõn tỉnh Thanh Hoỏban hành Quyết định số 890/QĐ-UBND ngày 14/4/2008 chuyển chức năng, nhiợ̀m
vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, tổ chức, biờn chế làm cụng tỏc văn thư,lưu trữ từ Văn phũng Ủy ban nhõn dõn tỉnh sang Sở Nội vụ Thực hiợ̀n Thụng tư số04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 và Thụng tư số 06/2008/TT-BNV ngày21/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiợ̀m vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức của Sở Nội vụ, Phũng Nội vụ thuộc Ủy ban nhõn cấp tỉnh, cấp huyợ̀n, Ủy bannhõn dõn tỉnh Thanh Hoỏ ban hành Quyết định số 952/QĐ-UBND ngày 01/4/2009quy định chức năng, nhiợ̀m vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyờnmụn thuộc Uỷ ban nhõn dõn cấp tỉnh, cấp huyợ̀n Tại điều 2 của Quyết định quyđịnh: Trung tõm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiợ̀p trực thuộc Sở Nội vụ có chứcnăng của lu trữ lịch sử, có t cách pháp nhân, tài khoản và con dấu theo quy định củapháp luật
Như vậy, Trung tõm Lưu trữ tỉnh chính thức được bàn giao từ Văn phũng Uỷban nhõn dõn tỉnh về Sở Nội vụ Tuy nhiờn, do chưa bố trí được trụ sở làm viợ̀c vàkho lưu trữ riờng, nờn nơi làm viợ̀c và kho lưu trữ của Trung tõm vẫn bố trị trongtrụ sở làm viợ̀c của Văn phong Ủy ban nhõn dõn tỉnh Thỏng 7 năm 2010, Trungtõm Lưu trữ tỉnh chính thức chuyển về trụ sở mới, tỏch khỏi Văn phũng Uỷ bannhõn dõn tỉnh và thuộc quyền quản lý trực tiếp của Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hoỏ.Căn cứ Thụng tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiợ̀m vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chinh phủ và Ủy ban nhõn dõn cỏc cấp; Ủy ban nhõn dõn
Trang 7tỉnh Thanh Hóa ban hành Quyết định số 729/QĐ-UBND ngày 10/3/2011 về việcthành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở tổ chức lạiTrung tâm Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa Cũng từ đây Trung tâm Lưu trữ của tỉnh đượcchuyển thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa
2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
2.1 Vị trí, chức năng:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếpquản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật
Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định củapháp luật
Trụ sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ đặt tại số 45A, đại lộ Lê Lợi, phườngLam Sơn, thành phố Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
a Chi cục Văn thư – Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm
vụ sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ quy định về văn thư,lưu trữ;
- Hướng dẫn,kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thànhphần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
Trang 8- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
b Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
- Quản lý hành chính, tài sản của chi cục;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, phân công củaGiám đốc Sở Nội vụ và cấp có thẩm quyền giao
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:
a Lãnh đạo Chi cục: Gồm Chi cục trưởng và không quá hai Phó Chi cục
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng
do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định theo quy định của pháp luật và theo phân cấpcủa Ủy ban nhân dân tỉnh
b Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, gồm 04 phòng:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ;
- Phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu;
- Phòng Tổ chức sử dụng và Bảo quản tài liệu lưu trữ
Biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện tại có 24 người; trong đó 10biên chế làm công tác Hành chính - Tổ chức, 12 biên chế sự nghiệp và hai ngườilàm hợp đòng có sổ lương
Trang 92.4 Chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
a) Phòng Hành chính - Tổng hợp:
- Chức năng:
Tham mưu, tổng hợp giúp Lãnh đạo Chi cục tổ chức phối hợp các hoạt độngchung của Chi cục với các Ban, phòng thuộc Sở Nội vụ, làm đầu mối quan hệ giữaChi cục với các cơ quan, đơn vị khác trong và ngoài tỉnh theo sự chỉ đạo của Lãnhđạo Chi cục; thực hiện công tác tổng hợp, tổ chức, hành chính, quản trị, văn thư,lưu trữ, tài chính, kế toán, bảo vệ cơ quan đối với các hoạt động của Chi cục
- Nhiệm vụ cụ thể:
+ Tham mưu giúp Chi cục trưởng quản lý về công tác tổ chức bộ máy, biênchế của Chi cục; công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với côngchức, viên chức của Chi cục theo quy định của pháp luật;
+ Giúp Lãnh đạo Chi cục tổ chức, triển khai các cuộc họp, hội nghị, hộithảo của Chi cục; ghi chép nội dung, diễn biến hoặc biên bản ghi nhớ nội dungcuộc họp, hội nghị;
+ Thừa lệnh Chi cục trưởng ký ban hành nội bộ thông báo kết luận của Lãnhđạo Chi cục tại các cuộc họp; xác nhận giấy công tác cho khách đến làm việc; đônđốc nhắc nhở công chức, viên chức thực hiện chính sách, pháp luật của nhà nước
và nội quy, quy chế của cơ quan;
+ Giúp Lãnh đạo Chi cục triển khai thực hiện chương trình cải cách hànhchính trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Chi cục;
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ đượcgiao theo quy định của Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước;
+ Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnh đạo Chi cục;+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện công tác thi đua, khen thưởng,
kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Chi cục;
+ Giúp Chi cục trưởng thực hiện quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;
+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện chế độ chính sách tiền lương
và chế độ đãi ngộ đối với công chức, viên chức của Chi cục; thực hiện các quyđịnh về thực hành tiết kiệm trong cơ quan Chi cục;
+ Lập kế hoạch kinh phí hoạt động hàng năm trình cho Lãnh đạo Chi cụcbáo các cơ quan chức năng theo quy định;
+ Tiếp đón, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc tại Chi cục;
Trang 10sở vật chất, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và công chức, viên chức của Chicục;
+ Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiện hành theo quy định;
+ Thực hiện phòng chống cháy nổ, tự vệ cơ quan, an ninh trật tự, phòng gianbảo mật, vệ sinh môi trường cơ quan;
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ chungcủa Chi cục; phối hợp với Công đoàn cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thầncho cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao;
b) Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ
Chức năng nhiệm vụ: Tham mưu cho Chi cục trưởng thực hiện quản lý Nhànước về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý thống nhất về nghiệp vụ văn thư, lưutrữ, phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra về lĩnh vự văn thư, lưu trữtại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh, tổ chức đào tạo bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụvăn thư, lưu trữ
- Nhiệm vụ cụ thể:
+ Giúp Chi cục trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ;
+ Chủ trì soạn thảo các văn bản Quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư,lưu trữ; kiến nghị sửa đổi các văn bản Quy phạm pháp luật, các chế độ chính sáchthuộc lĩnh vực chuyên ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo sự phân côngcủa lãnh đạo Chi cục
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;
+ Giúp lãnh đạo Chi cục thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnhthẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”, “ Danh mục tài liệu hết giá trị ”bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Chủ trì tham mưu, nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào côngtác văn thư,lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưutrữ, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý về vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ khi được phân công;
+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
về văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh;
Trang 11+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao
c Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu:
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ các cơquan thuộc nguồn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
d Phòng Tổ chức sử dụng và Bảo quản tài liệu lưu trữ
Thực hiện các tác nghiệp về khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục
vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, phục vụ yêu cầu sử dụng của tổchức và công dân Tổ chức bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, phục chế tài liệu lưu trữlịch sử tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi cục Văn Thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (phụ lục I)
NHẬN XÉT:
Nhìn chung, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy,biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa theo Quyết định số729/QĐ-UBND ngày 10/3/2011 của UBND tỉnh về việc thành lập Chi cục Văn thư– Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Phương án số 15/PA-CCVTLT ngày 26/4/2011của Chi cục về việc tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ và biên chế các Phòngchuyên môn của Chi cục như trên là hợp lý, đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm
vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnhquản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Ngoài chức năng,nhiệm vụ quản lý nhà nước nói trên thì Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn thực hiệnnhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, bảo quản an toàn và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ phục vụ mọi yêu cầu khai thác, sử dụng cho tổ chức và côngdân (độc giả) theo đúng quy định của Pháp luật
Trang 12CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CHI CỤC
VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA
1 Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chohoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói riêng Trong Vănphòng, công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếmmột phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng, công tác Văn thư gắnliền với hoạt động của Chi cục, được xem như một bộ phận quản lý của Chi cục,có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quản lý của Chi cục Văn thư -Lưu trữ
Công tác Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa gồm một
số nội dung sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Bảo quản và sử dụng con dấu;
1.1 Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Với mục đích đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chínhxác nhất nhằm phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cả
cơ quan nên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa được tổ chức theo mô hìnhtập trung một đầu mối tại văn thư cơ quan, nhằm đảm bảo việc tiếp nhận, xử lý vàcung cấp thông tin đạt hiệu quả cao Công tác Văn thư ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ
do một cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm chính các khâu nghiệp vụ của vănthư cơ quan Như vậy sẽ tránh được tình trạng phân tán thông tin giải quyết khôngđúng thẩm quyền, không đúng đối tượng
Chi cục đã bố trí một cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên mônnghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao, phù hợp với công tác và trách nhiệm đượcgiao nên công tác văn thư của Chi cục đã đi vào nề nếp, công việc được tiến hànhnhanh hơn và đạt hiệu quả cao
Cán bộ văn thư của Chi cục có trách nhiệm thực hiện các khâu nghiệp vụcủa văn thư cơ quan:
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
Trang 13Tất cả văn bản đến của cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến phải được quản
lý theo trình tự:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng, năm văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản; đóng dấu cơ quan; dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi;
+ Lưu văn bản đi
- Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Giúp Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ;
+ Hoàn chỉnh các tập lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo quản an toàn con dấu cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng,dấu chức danh) và các loại dấu khác;
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan
Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập được bố trí ở tầng 01 trongtrụ sở cơ quan và gần ngay bên ngoài lối ra vào thuận lợi cho việc liên hệ giaodịch, trao đổi thông tin trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cận thông tinvới mọi người
Phòng văn thư được trạng bị các trang thiết bị văn phòng phổ biến, cần thiết
và được bố trí ngăn nắp như; bàn ghế, tủ đựng dấu và tài liệu, máy điện thoại, máytính đã nối mạng, máy photocoppy, máy Fax và các vật dụng cần thiết khác Đặcbiệt phòng được trang bị điều hòa giúp cho việc lưu thông không khí trong phòngkhông bị ẩm mốc đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho cán bộ vănthư
Các trang thiết bị trong phòng là cánh tay phải đắc lực đối với cán bộ vănthư, từ đó nâng cao được chất lượng công việc
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư (Phụ lục II)
Trang 141.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội
vụ tham mưu cho Ủy ban Nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước vềcông tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư:
-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của Bộ công
an hướng dẫn thực hiên Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quyđịnh cụ thể Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 22/10/2011 quy định thời hạn bảo quảntài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND tỉnh, thành phố trực thuộcTW;
Trang 15Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 hướng dẫn mẫu dấu, tổ chứckhắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu của các cơ quan tổ chức theoNghị định số 58/2001/NĐ-CP;
Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25/11/2014 của UBND tỉnhThanh Hóa về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh ThanhHóa
Các văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ
Sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức
Vì vậy, việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữluôn được cập nhật để phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan luôn được Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa nghiên cứu và áp dụng có hiệu quả vào côngviêc
2 Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh hóa
2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Mẫu sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản (phụ lục III)
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnhThanh Hóa được thực hiện dựa theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Đảm bảo chính xáccác thành phần cấu tạo nên văn bản và theo quy định của Nhà nước, gồm các thànhphần sau:
Dòng đầu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường , cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được in
Trang 16hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ, cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa ban hành thìtên cơ quan ban hành văn bản chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phíatrên, bên trái; gồm:
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chứcchủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt dưới tên cơ quan, tổchức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng Ví dụ:
SỞ NỘI VỤ TỈNH THANH HÓA
CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
c Số, ký hiệu văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự đăng kí văn bản tại văn thư cơ quan của Chicục Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theoBảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản hành chính, ví dụ:
Báo cáo của các phòng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóađược ghi: SỐ: /BC-CCVTLT
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên của cơ quan và chữ viết tắttên đơn vị soạn thảo Chữ viết tắt tên các đơn vị hoặc lĩnh vực do cơ quan quyđịnh cụ thể, đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu
Ví dụ: Công văn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa do PhòngHành chính - Tổng hợp soạn thảo: Số: /CCVTLT-HCTH
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn
Trang 17Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; vói những số nhỏ hơn 10 ghithêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
SỞ NỘI VỤ TỈNH THANH HÓA
CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Số:42/BC-CCVTLT
d Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh; huyên, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vịhành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghitên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
Đối với văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa ban hành thìđịa danh ghi trên văn bản là tên riêng của tỉnh, nơi Chi cục đóng trụ sở: ThanhHóa
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản của Chi cục là ngày tháng năm văn bảnđược ban hành
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày tháng năm…;dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 ởtrước số đó, cụ thể:
Thanh Hóa, ngày 05 tháng 02 năm 2015
Thanh Hóa, ngày 09 tháng 4 năm 2015
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, phía dưới dòng “Quốc hiệu”, bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ in nghiêng; các chữ cái đầu của địa danhphải viết hoa; sau địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốchiệu
đ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản (Nghị quyết, Quyết định,
Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằngchữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặtcanh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trang 18Trích yếu nội dung công văn được trình bày dưới số và ký hiệu văn bản, sauchữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canhgiữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Trang 19Số: /VTLTNN-HCTHV/v cử công chức, viên chức đi học tập, trao đôi nghiệp vụ chuyên môn
e Nội dung văn bản
- Thể thức
+ Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản
+ Bố cục của văn bản
- Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng chữ đầu dòng phảilùi vào 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt;khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng
g Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay người đứng đầu Chi cục ghi chữ viết tắt “KT” (kýthay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT.CHI CỤC TRƯỞNG PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiên như cấp phó ký thaycấp trưởng;
Trường hơp ký thừa lệnh ghi chữ viết tắt “TL” (thừa lệnh) vào trướcchức vụ của người đứng đầu Chi cục, ví dụ:
TL.CHI CỤC TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP
Trường hợp ký thừa ủy quyên thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa ủy quyền)vào trước chức vụ người đứng đầu Chi cục, ví dụ:
TUQ CHI CỤC TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP
Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong Ghi cục như Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng không ghi những chức
vụ mà nhà nước không quy định như phó thường trực, cấp phó phụ trách v.v ;không ghi lại tên cơ quan, việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do Chi cục quyếtđịnh cụ thể bằng văn bản
Họ tên bao gồm họ tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Trang 20Đối với văn bản hành chính không ghi học hàm, học vị và các danh hiệudanh dự khác.
Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản các chữ viết tắt quyền hạn như
“KT”, “TL”, “TUQ” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký đươc trình bày bằngchữ in hoa, kiểu chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến
14, kiểu chữ đứng , đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của ngườiký
h Dấu của cơ quan, tổ chức
việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và 3Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, của Chính phủ về công tácvăn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với vănbản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tạiKhoản 4 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP
- Khoản 2, Điều 26: khi đóng dấu lên chữ ks thì dấu đóng phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Khoản 3, Điều 26: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chihs
do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên cơ quan,tổ chức hoặc tên của phụ lục
Dấu cơ quan, tổ chức được đóng chùm 1/3 lên chữ ký của người có thẩmquyền về phía bên trái, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của vănbản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05trang văn bản
- Khoản 4, Điều 26: Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tàiliệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng , Thủ trưởng cơquan quản lý ngành
i Nơi nhận
Nơi nhận xác định tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản và cótrách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báocáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu Nơi nhận được xác định cụ thể trongvăn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa Chi cục và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
Đối với những văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải cómột bản danh sách ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối nhữngvăn bản được gửi cho một số hoặc một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhậnđược ghi chung, ví dụ:
- Giám đốc, các Phó Giám đốc các Sở;
Trang 21- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Chi cục;
Đối với nhưỡng văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao ồm từ “Nơi nhận”
và phần liệt kê tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổchức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- phần thứ hai gồm từ “Nơi nhân”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo làtên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan khác nhận văn bản
Nơi nhận văn bản được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm,
cở chữ 13-14 và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cở chữ 13-14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhânđược trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổchức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặcmỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân đươc trình bày trên một dòng riêng, đầu dòngcó gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm;các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các vănbản khác được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhân” được trình bày trên một dòng riêng (ngang với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ
in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng códấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắttên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong nhữngtrường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm
k Các thành phân khác
- Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định mức độ mật và đóng dấu mức độ mật (tuyệt mật, tối mật,mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nha nước được thực hiện theoquy định
- Dấu chỉ mức độ khẩn