Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 6 6 1.1 Vài nét về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng 6 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.2 Vị trí, chức năng 8 1.2.2 Vị trí, chức năng 9 1.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.2. Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin. 13 1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 13 1.2.2. Vị trí, chức năng. 17 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 20 2.1. Cơ sở thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Thông tin 20 2.1.1. Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác văn thư 20 2.1.2. Hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư 21 2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 23 2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 25 2.2.1.1. Hình thức văn bản 25 2.2.1.2. Về thể thức của văn bản. 25 2.2.1.3. Về kỹ thuật trình bày văn bản. 26 2.2.2. Công tác soạn thảo văn bản. 31 2.2.3. Đánh máy văn bản: 35 2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 36 2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi. 40 2.5. Quản lý văn bản mật 42 2.6. Lập Hồ sơ hiện hành và quản lý Hồ sơ. 43 2.7. Quản lý và sử dụng con dấu. 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN. 46 3.1. Nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư của Trung tâm. 46 3.1.1. Về ưu điểm: 46 3.1.2. Về nhược điểm: 46 3.2. Giải pháp, kiến nghị. 47 D . KẾT LUẬN 48
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ VŨ THỊ THÙY LINH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K13A KHÓA HỌC (2013 - 2015) Tên quan: TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG Địa chỉ: Số - Đường Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Hoàng Hữu Thám HÀ NỘI - 2015 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 1.1 Vài nét Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức .8 1.2.2 Vị trí, chức .9 1.1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2 Tổ chức hoạt động Trung tâm Thông tin .13 1.2.1 Cơ cấu tổ chức .13 1.2.2 Vị trí, chức 17 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn .17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 20 2.1 Cơ sở thực công tác văn thư Trung tâm Thơng tin .20 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư .20 2.1.2 Hướng dẫn đạo công tác văn thư .21 2.2 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng .23 2.2.1 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 25 2.2.1.1 Hình thức văn .25 2.2.1.2 Về thể thức văn 25 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1.3 Về kỹ thuật trình bày văn .26 2.2.2 Công tác soạn thảo văn 31 2.2.3 Đánh máy văn bản: 35 2.3 Công tác quản lý giải văn đến .36 2.4 Công tác quản lý giải văn 40 2.5 Quản lý văn mật 42 2.6 Lập Hồ sơ hành quản lý Hồ sơ .42 2.7 Quản lý sử dụng dấu 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN 46 3.1 Nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Trung tâm 46 3.1.1 Về ưu điểm: 46 3.1.2 Về nhược điểm: 46 3.2 Giải pháp, kiến nghị 47 D KẾT LUẬN 48 Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển cơng nghiệp hóa – đại hóa thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu toàn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hóa, xã hội sở, vùng miền quốc gia Như vậy, vấn đề xúc mà loại hình sở: quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lương hoạt động văn phòng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ văn phịng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng văn phịng cơng tác Văn thư – Lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cho cán văn phịng tương lai, có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức cịn thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô mà trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chun mơn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân Qua thời gian thực tập (từ 20/5 đến 5/6), tiếp nhận thực tập Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phịng nơi Được quan tâm, giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình cán văn phịng Trung tâm Thơng tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nơi thực Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập, tơi có thời gian tìm hiểu kỹ nội dung công tác Nghiệp vụ Văn thư Trung tâm Thông tin Trong Nghiệp vụ Văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Do thời gian thực tập có hạn cịn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo nhiều thiếu sót khó tránh Vì vậy, em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy giáo, bạn bè để em có thêm hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Qua báo cáo mình, em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới thầy trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào nghiệp Tôi xin gửi lời cảm ơn tới quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, lãnh đạo Trung tâm Thông tin tạo điều kiện cho tiếp xúc với cơng việc thực tế để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót Cuối xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học để phục vụ cho công việc học tập thân sau Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Thùy Linh Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 1.1 Vài nét Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường-Chất lượng (Tổng cục TĐC) trực thuộc Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường (nay Bộ Khoa học Công nghệ) thành lập ngày 8/2/1984 theo Nghị định 22/HĐBT Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) sở Cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng Nhà nước Tổng cục TĐC có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ quản lý nhà nước tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; tổ chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng theo quy định pháp luật Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định Quyết định số 104/2009/QĐ-TTg ngày 12/8/2009 Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 46/2011/QĐ-TTg ngày 22/8/2011 Thủ tướng Chính phủ Tổng cục TĐC thành viên (chính thức thơng tấn) 17 tổ chức quốc tế khu vực, có Tổ chức Tiêu chuẩn hố Quốc tế - ISO (tham gia từ năm 1977) Để ghi nhận đóng góp lớn lao vào nghiệp phát triển kinh tế, xã hội hoạt động TC-ĐL-CL; nhân kỷ niệm 50 năm Bác Hồ ký Sắc lệnh 8/SL đo lường (20-1-1950 - 20-1-2000), Tổng bí thư Đảng Cộng sản Việt nam Lê Khả Phiêu gửi thư khen Chủ tịch nước Trần Đức Lương ký Quyết định tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Nhất cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng - Ngày 11 tháng 10 năm 2001, Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký Quyết định số 155/2001/QĐ-TTg lấy ngày 20 tháng 01 hàng năm ngày Đo lường Việt Nam Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhân kỷ niệm 40 năm ngành TCĐLCL (1962 - 2002), ngày 17 tháng 10 năm 2002, Chủ tịch nước Trần Đức Lương ký Quyết định số 714/2002/QĐ-CTN tặng Huân chương Độc lập Hạng Ba cho TĐC - Năm 2007, nhân kỷ niệm 45 năm ngành TCĐLCL, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết ký Quyết định số 1104/QĐ/CTN ngày 26/9/2007 tặng thưởng Huân chương Độc lập Hạng Nhì năm 2012, nhân kỷ niệm 50 ngành TCĐLCL, Chủ tịch nước Trương Tấn Sang ký Quyêt định tặng thưởng Huân chương Độc lập Hạng Nhất cho Tổng cục, có nhiều thành tích xuất sắc cơng tác, góp phần vào nghiệp xây dựng XHCN bảo vệ Tổ quốc 1.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn Quyết định số 104/2009/QĐ-TTg ngày 12/8/2009 Quyết định số 46/2011/QĐ-TTg ngày 22/8/2011 Thủ tướng Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục TĐC Tổng cục TĐC có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau: Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG VỤ TIÊU CHUẨN VỤ ĐÁNH GIÁ HỢP CHUẨN VÀ HỢP QUY VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT TRUNG TÂM ĐÀO TẠO LƯỢNG VIỆT NAM NGHIỆP VỤ TCĐLCL VIỆN ĐO LƯỜNG VIỆT NAM TRUNG TÂM KỸ THUẬT TCĐLCL VỤ KẾ HOẠCH VỤ ĐO LƯỜNG TÀI CHÍNH TRUNG TÂM KỸ THUẬT VỤ HỢP TÁC QUỐC TẾ TRUNG TÂM KỸ THUẬT TCĐLCL TCĐLCL TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT-ĐỨC VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TRUNG TÂM KỸ THUẬT CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢNTRA PHẨM, THANH HÀNG HỐ TCĐLCL TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN VĂN PHỊNG THƠNG BÁO VÀ HỎI ĐÁP QUỐC GIA VỀ TẠP TCĐLCL CHÍ TCĐLCL PHỤ HỢP (QUACERT) VĂN PHỊNG TRUNG TÂM THƠNG TIN TRUNG TÂM NĂNG SUẤT VIỆT NAM Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2 Vị trí, chức - Tổng cục TĐC quan trực thuộc Bộ Khoa học Cơng nghệ, có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ quản lý nhà nước tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; tổ chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng theo quy định pháp luật - Tổng cục TĐC có tư cách pháp nhân, tài khoản riêng, dấu hình Quốc huy trụ sở đặt thành phố Hà Nội 1.1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn - Trình Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: + Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ, dự thảo định Thủ tướng Chính phủ tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa; + Chiến lược, quy hoạch, chương trình, đề án, dự án quan trọng quốc gia tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa - Trình Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ phê duyệt định: + Quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa; + Dự thảo thơng tư, văn tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa, nhãn hàng hóa; quản lý hoạt động đánh giá phù hợp, định tổ chức đánh giá phù hợp; + Công bố tiêu chuẩn quốc gia; + Ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả gây an tồn lĩnh vực đối tượng thuộc trách nhiệm quản lý Bộ Khoa học Công nghệ; Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quy định tiêu chí, điều kiện, trình tự, thủ tục xét tặng giải thưởng chất lượng quốc gia; điều kiện, thủ tục xét tặng giải thưởng chất lượng sản phẩm, hàng hóa tổ chức, cá nhân đề nghị - Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa sau phê duyệt ban hành - Ban hành văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa văn cá biệt khác theo quy định pháp luật - Về tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật: + Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lĩnh vực phân công; + Tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ chủ trì soạn thảo; + Thẩm định dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ chủ trì xây dựng; cho ý kiến việc xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật địa phương theo phân công Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ; + Hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; + Tổ chức phổ biến áp dụng tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực tiêu chuẩn nước Việt Nam; + Tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực theo quy định pháp luật; + Tổ chức việc rà soát, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ công bố ban hành; Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 10 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 1255/QĐ-TĐC Hà Nội, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH V/v Bổ nhiệm cán TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG Căn ………… Căn ………… Theo đề nghị ……… QUYẾT ĐỊNH Điều Nay bổ nhiệm ông ……….; Điều Nhiệm vụ ……… ; Điều Ông ……… Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Nơi nhận: -Như điều 3; Giám Đốc (đã ký) -Lưu VT 2.2.3 Đánh máy văn bản: a Đánh máy nguyên văn bản, thảo , thể thức kỹ thuật trình bày quy định thơng tư số 55 Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo văn b.Nhân số lượng xác nhận phần nơi nhận; việc nhân văn mật Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 35 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định khoản điều nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật bảo vệ bí mật Nhà nước c Giữ gìn bí mật nội dung văn đánh máy * Tuỳ theo tính chất cơng việc tình hình thực tế mà công ty quy định cụ thể việc đánh máy nhân văn cho phù hợp * Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành ghi vào phần ci phía góc trái văn 2.3 Công tác quản lý giải văn đến Văn đến quan bao gồm tất văn bên gửi vào quan Nguyên tắc quản lý văn đến: - Tất văn đến quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật quy định khác hoá đơn, chứng từ kế toán phải đăng ký tập trung, thống văn thư quan theo nguyên tắc tập trung đầu mối - Văn đến ngày phải đăng ký chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo, với văn mật phải chuyển - Những văn tài liệu mang bí mật Nhà nước phải đăng ký bảo quản theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Việc vận dụng nguyên tắc giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng, thuận lợi Căn vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, việc quản lý giải văn đến doanh nghiệp gồm bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn => Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến => Đăng ký văn đến => Trình văn đến => Chuyển giao văn đến => Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Trên thực tế doanh nghiệp quốc doanh việc quản lý văn đến Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 36 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm: tiếp nhận văn đến=>Chuyển giao văn đến đơn vị nhận văn đến =>Trình văn đến để xin ý kiến đạo giải chủ doanh nghiệp=> Giải văn đến Công văn tài liệu đến Trung tâm qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu điện, qua fax,… lấy từ vụ, viện Tổng cục, từ quan bên Nhiệm vụ cán văn thư tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dấu cơng văn đến tất loại tài liệu công văn đến trừ cơng văn đích danh phong bì cơng văn gửi đến có đóng dấu mật Sau trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý Sau có ý kiến phê chuẩn lãnh đạo, cán văn thư đăng ký vào sổ công văn đến ( theo mẫu in sẵn Cục lưu trữ Nhà nước), nhân theo số lượng phận cần gửi, chuyển công văn cho phận phải có chữ ký người nhận Quy trình quản lý công văn đến Trung tâm Thông tin sau: - Cán văn thư : lấy công văn từ Tổng cục lần + lấy từ văn thư Tổng cục + lấy từ vụ, viện Tổng cục + nhận công văn từ nơi khác gửi đến ( thư, mail, cán họp mang về,…) - Cán văn thư: Xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có gửi cho Trung tâm khơng, có cịn ngun vẹn khơng Nếu không địa phải trả cho nơi gửi Nếu bị bóc trước phải lập biên có chữ ký người chuyển giao văn - Cán văn thư: Đăng ký sau tiếp nhận văn bản, cán văn thư vào “Nơi nhận” văn để phân thành loại chủ yếu: + Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho Trung tâm, Giám đốc/Phó Giám đốc Trung tâm/Lãnh đạo phịng Đối với loại phải đăng ký tiếp tục quy trình (đăng ký theo mẫu sổ đăng ký công văn đến ) + Loại đăng ký: Tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin…thì cán văn thư có trách nhiệm gửi đến cho người nhận ghi địa Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 37 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trình thủ trưởng quan xem xét, phê duyệt, ký văn - Cán văn thư: lưu lại chính, tiến hành chụp văn để gửi cho đơn vị có trách nhiệm giải ký nhận văn Tất công văn tài liệu gửi đến Trung tâm theo dõi vào sổ Thủ tục tiếp nhận giải văn đến thực sau: Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại cơng văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với cơng văn mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì cán văn thư lấy tài liệu, xem xét kỹ để tránh thiếu sót, tài liệu; hồ sơ kèm theo viết phần ghi vào thư kẹp phía cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình chủ tịch phòng ban chức trung tâm, cơng văn đến ngày phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng ngày hơm sau Đối với công văn khẩn, hỏa tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ công văn đến theo mẫu quy định sau: Số đến Ngày Nơi đến gửi văn Số, ký Ngày Tên Lưu Nơi Ký hiệu tháng loại hồ nhận văn văn trích sơ người bản yếu nội nhận dung Ghi (1) (2) (4) (10) (3) (5) (6) (7) (8) (9) Phân phối chuyển giao văn đến: Sau bóc bì, đóng dấu cán văn thư đăng ký yếu tố cần thiết vào sổ trình tất văn giấy tờ nhận cho Trưởng phòng Chủ tịch xem xét ghi ý kiến, phân phối lên văn Tất văn đến quan sau có ý kiến phân phối người phụ trách phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải quyết, tránh trường hợp để chậm để quên văn Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 38 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi chuyển giao văn cán văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn Sổ chuyển giao văn bản: Số đến Ngày đến Đơn vị người Ký nhận Ghi nhận (1) (2) (3) (4) (5) Nếu văn mật thêm cột “mức độ mật” mẫu chuyển giao người nhận phải ký vào sổ - Đóng dấu đến, mẫu dấu đến: Dấu đến gồm thành phần sau: tên quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển, lưu hồ sơ số Dấu đến trình bày sau: Tên quan nhận văn Đến - Số: - Ngày: - Chuyển: - Lưu hồ sơ số: Số đến số thứ tự văn đến quan năm Số đến ghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 cuối năm Ngày đến ngày quan nhận văn đăng ký Cơ quan có sổ đăng ký văn đến Khi đăng ký văn đến không ghi ký hiệu văn mà ghi số văn Căn vào sổ đăng ký văn đến nhân viên văn thư kiểm tra tiến trình giải cơng việc theo dõi yêu cầu quan gửi văn bản, văn cần trả lời trả lời chưa Nhân viên văn thư theo dõi đơn đốc phịng ban, cá nhân giao nhiệm vụ giải vấn đề liên quan đến nơi nhận văn đến xử lý thông tin phản hồi để báo cáo thủ trưởng có biện pháp giải điều chỉnh kịp thời Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 39 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4 Công tác quản lý giải văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Các thủ tục chuyển giao văn quan có kèm theo phiếu gửi Đăng ký văn theo hình thức sổ Với mẫu sổ văn học với sổ đăng ký văn quan yếu tố thể gồm có cột giống Do đặc điểm quan có quy mơ hoạt động không lớn nên số lượng văn phát hành năm không nhiều Nhưng tất văn giấy tờ quan ban hành phải qua phận văn thư để làm thủ tục phát hành - Thủ tục giải văn đi: sau soạn thảo văn xong, văn thư kiểm tra thể thức văn có phù hợp với văn quy phạm pháp luật khơng, sau đưa lên Thủ trưởng để trình ký Trước chuyển văn ngoài, văn thư phải kiểm tra lại văn lần Nếu văn khẩn hay văn mật xem văn đóng dấu mức độ khẩn mức độ mật chưa Cuối cùng, văn thư có trách nhiệm ghi số, ngày tháng trích yếu cơng văn vào sổ cơng văn - Quản lý văn Trung tâm Thông tin rõ ràng, xác, kịp thời, an tồn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung song số lượng văn ban hành cịn q Sổ cơng văn gọn gàng, sẽ, dễ hiểu Công văn công văn quan trọng mà quan cần phải ban hành số lượng văn nhiều Chuyển giao văn bản: Để đảm bảo công việc giải nhanh chóng hiệu quả, văn sau có chữ ký người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đến nơi nhận Việc gửi văn Trung tâm Thông tin đến quan hay cá nhân quan Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 40 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gửi qua đường bưu điện, phòng Trung tâm Thông tin chọn sử dụng loại phong bì, loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm loại lớn 15cm x 25cm phong bì trình bày theo mẫu rõ ràng, có phần: + Phần nơi gửi: trình bày góc trái sát mép phong bì + Phần nơi nhận: trình bày góc phải sát mép phong bì Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán văn thư tiến hành ghi thông tin vào hai phần đầy đủ, rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận ghi rõ tên, địa quan, cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối Đối với văn khẩn đóng “dấu khẩn” để cơng tác chuyển nhanh chóng, kịp thời Đối với văn ban hành mà đối tượng tiếp nhận phòng ban Trung tâm việc chuyển giao tiến hành hình thức giao đến tận phòng sau văn kiểm tra đầy đủ thủ tục có chữ ký, dấu hợp lệ Các văn sau hoàn tất thủ tục chuyển giao cho quan, đơn vị nhiều hình thức Dù hình thức phải theo dõi việc chuyển phát văn xem địa chưa thời gian nhận hay chưa? Theo dõi tiến độ giải văn nào? Tại Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nhân viên văn thư chuyển giao cho quan, đơn vị nhiều hình thức Dù bẩt kỳ hình thức phải theo dõi việc chuyển phát văn qua bưu điện qua hình thức gọi điện thoại đến nơi nhận xem nhận chưa Nếu phát thấy văn bị thất lạc báo cáo cho Trưởng phòng tổ chức hành có trách nhiệm xem xét giải đồng thời tìm cách nhanh để giải văn khác thay văn bị thất lạc Trong khâu nghiệp vụ không trực tiếp tham gia mà nhân viên văn thư hướng dẫn Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 41 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung, cơng tác chuyển giao văn Trung tâm Thơng tin tiến hành nhanh chóng đảm bảo, văn gửi địa chỉ, thẩm quyền giải cơng việc cách nhanh chóng, hiệu , nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước văn Sắp xếp bảo quản sử dụng văn lưu: Công văn sau giải xong tháng xếp vào tủ đựng văn lưu Cuối tháng nhân viên văn thư có trách nhiệm xếp văn lưu theo số lập tập lưu đưa vào cặp ba dây để làm phương tiện khai thác sử dụng cho phòng ban quan có nhu cầu 2.5 Quản lý văn mật - Quy định độ mật tài liệu mang tính bí mật Nhà nước - Xác định đóng dấu mật loại tài liệu mang bí mật Nhà nước, bí mật doanh nghiệp - In, sao, chụp mang bí mật Nhà nước bí mật doanh nghiệp - Gửi văn mật - Nhận văn mật đến - Thu hồi văn mật - Giao nhận văn mật - Vận chuyển văn mật - Cất giữ văn mật 2.6 Lập Hồ sơ hành quản lý Hồ sơ Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, móc xích nối liền cơng tác văn thư công tác lưu trữ, thực sau việc, vấn đề cập nhật văn giải xong thường lập hồ sơ vào cuối năm, kết thúc năm công tác bước sang năm với chương trình, kế hoạch, cơng tác Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 42 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các loại hồ sơ hình thành hoạt động quan: - Hồ sơ công việc -Hồ sơ nhân - Hồ sơ nguyên tắc Quy trình phương pháp lập hồ sơ: Thứ nhất: Tổ chức lập danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ nhân viên tập hợp theo đơn vị, phận hành có nhiệm vụ tập hợp thành danh mục hồ sơ tồn doanh nghiệp trình lãnh đạo ban hành thức, việc xây dựng danh mục hồ sơ cần thực theo hướng dẫn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước Văn tài liệu doanh nghiệp phân thành nhóm hồ sơ sau: - Nhóm hố sơ tình hình sản xuất Thứ 2: Tiến hành thu thập tài liệu hồ sơ - Thu thập văn tài liệu vào hồ sơ trình theo dõi, giải công việc - Thu thập sau kết thúc công việc kết thúc năm hành Thứ 3: Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ theo trật tự định Thứ 4: Biên mục hồ sơ: Biên mục thông tin hồ sơ gồm: Bìa hồ sơ, mục lục tài liệu chứng từ kết thúc Quản lý hồ sơ trước nộp vào lưu trữ quan: Thứ nhất: Xây dựng quy trình lập kiểm soát hồ sơ Thứ hai: Xây dựng ban hành quy trình quản lý khai thác thông tin nội Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 43 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lập hồ sơ trình tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc theo nguyên tắc, vấn đề, việc theo đặc trưng khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học Lập hồ sơ tốt, giúp cho quan nâng cao hiệu xuất chất lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ Hồ sơ lập cần đảm bảo yêu cầu sau: - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ - Các văn có hồ sơ phải có giá trị - Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức - Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác 2.7 Quản lý sử dụng dấu Căn vào Nghị định 58, Nghị định 110, Nghị định 31, Thông tư 07,08 - Đối với doanh nghiệp dấu quản lý theo tính chất doanh nghiệp + Doanh nghiệp nhà nước quản lý dấu quan nhà nước + Doanh nghiệp tư nhân quản lý theo quy định chủ doanh nghiệp quy định + Doanh nghiệp 100% vốn nước quản lý theo tập quán hành quốc gia - Quy định chung: Cán văn thư đóng dấu phải kiểm tra kỹ chữ ký, phải coi việc sử dụng dấu biện pháp quản lý - Một nội dung công tác Văn thư quan việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục Hành hành - Một văn ban hành ngồi đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý - Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang số chức danh,… khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành tỏng quan hệ giao dịch quan, Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 44 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị, tổ chức công dân Để thực nghiêm chỉnh công tác này, ngày 22 tháng năm 1963, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/CP quy định việc quản lý sử dụng dấu - Những quy định quan quản lý sử dụng dấu + Con dấu giao cho trường ban văn phịng có trách nhiệm, có trình độ chun mơn giữ bảo quản phải chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu + Khơng tự tiện mang dấu theo người + Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu sai, sử dụng dấu không quy định Nếu vi phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành + Khi hết làm việc trưởng ban văn phịng phải cất dấu cẩn thận - Việc đóng dấu quan là: Trước đóng dấu lên văn cán văn thư kiểm tra sốt kỹ văn bản, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch bên trái Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 45 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN 3.1 Nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Trung tâm Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành q trình, q trình khơng phải lúc diễn ý muốn theo quy trình lý thuyết Cũng trình từ giảng đến thực tế ln ln đúng, trường hợp Nó diễn lý thuyết song có lại có khác biệt so với lý thuyết học Trong thời gian thực tập Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thấy công tác văn thư nhìn chung thực lý thuyết học Đây điều kiện thuận lợi cho giải công việc mà anh chị giao cho Sau tơi xin trình bày vài nhận xét cơng tác văn thư Trung tâm 3.1.1 Về ưu điểm: Công tác soạn thảo văn nhìn chung với trình tự bước quy trình soạn thảo văn ban hành kịp thời phục vụ nhu cầu giải công việc Trung tâm Trong công tác văn thư hầu hết khâu nghiệp vụ thực nghị định 110/NĐ-CP Sự nhiệt tình cơng tác đội ngũ cán Trung tâm tạo điều kiện giải cơng việc nhanh chóng, thuận lợi 3.1.2 Về nhược điểm: Cán chun mơn phịng, ban chưa nắm bắt kịp thời quy định trình soạn thảo văn nên văn đưa xuống phận văn thư phải chỉnh sửa nhiều mặt thể thức kỹ thụât trình bày Do gây chậm trễ việc giải công việc hàng ngày Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 46 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc nên hiệu cơng việc chưa cao Phịng làm việc phận văn thư chưa phù hợp, không gian chật hẹp so với khối lượng cơng việc, việc bố trí trang thiết bị làm việc chưa đạt yêu cầu Một số khâu nghiệp vụ chưa thực thực chưa đúng, chưa đầy đủ như: -Đăng ký văn cột nơi nhận không ghi đầy đủ đơn vị, người nhận -Cột số lượng không ghi tổng số lượng văn ban hành -Mẫu dấu đến khơng theo quy định Nhà nước -Trình văn đến vào sổ -Đăng ký văn đến không ghi ký hiệu văn mà ghi số văn 3.2 Giải pháp, kiến nghị - Để góp phần nâng cao chất lượng văn thư Cơng ty thân tơi có đề xuất kiến nghị sau: -Để tịên cho việc theo dõi, quản lý văn đi, đến Công ty cần phải lập sổ chuyển giao văn đi, đến để không xảy tình trạng chậm trễ thất lạc văn Thực tốt khâu nghiệp vụ phòng chuyên môn Cần trang bị thêm số trang thiết bị như: máy phôtô, máy đo nhiệt độ nhằm phục vụ đầy đủ nhu cầu công tác văn thư, tạo điều kiện cho công tác quản lý Công ty đạt hiệu cao Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 47 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D KẾT LUẬN Trong Khoa học phát triển chóng mặt nay, khơng ngừng tìm tịi, học hỏi nhanh chóng trở thành lạc hậu, lỗi thời Chính vậy, tơi ln cố gắng học hỏi, tích luỹ cho thêm nhiều kiến thức bổ ích đẻ dễ dàng nắm bắt công việc mới, tránh bỡ ngỡ cơng việc mục đích cuối trở thành cán Văn thư giỏi chuyên môn nghiệp vụ để tiến xa đường mà lựa chọn Do thời gian thực tập có hạn cịn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo cịn nhiều thiếu sót khó tránh Vì vậy, em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy giáo, bạn bè để em có thêm hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Sau kết thúc đợt thực tập tơi có tài liệu cần thiết; bổ sung cho thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế; củng cố lại cho kiến thức học lớp Bên cạnh tơi cịn rèn luyện cho cách làm việc chuyên nghiệp, động kết thúc đợt thực tập với kết mong muốn Có kết xin trân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm, anh chị Trung tâm nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho tơi hồn thành đợt thực tập với kết tốt Qua báo cáo mình, em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới thầy trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào nghiệp Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 48 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin gửi lời cảm ơn tới quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, lãnh đạo Trung tâm Thông tin tạo điều kiện cho tiếp xúc với cơng việc thực tế để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót Cuối tơi xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học để phục vụ cho công việc học tập thân sau Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Thùy Linh Sinh viên: Vũ Thị Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 49