Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc BộCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc BộCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 3 1.1. Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 5 1.3.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 5 1.3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 6 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 6 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 7 2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng. 9 3. Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 15 3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ. 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác. 16 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản: 17 3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan và so sánh với quy định hiện hành. 17 3.4. Quy trình quản li và giải quyết văn bản. 19 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 19 3.4.1.1. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 19 3.4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 19 3.4.1.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06) 19 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 20 3.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 20 3.5.1. Văn bản quản lí công tác lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 20 3.5.2. Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 21 4.1. Nhận xét về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng. 21 4.2.1. Ưu điểm: 21 4.2.2. Nhược điểm 21 4.2.3 Biện pháp khắc phục 21 4.2. Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.2.1. Sơ đồ bố trí phòng làm việc hiện tại 21 4.2.2. Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 22 4.3. Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 22 4.3.1. Các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22 4.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI 23 LỜI CẢM ƠN 24 LỜI CAM ĐOAN 25 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 26 MỞ ĐẦU 27 1. Lý do chọn đề tài. 27 2. Mục tiêu của đề tài 27 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 28 4. Nguồn tài liệu tham khảo 28 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 28 6. Phương pháp nghiên cứu 28 7. Cấu trúc của chuyên đề: 29 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 1.1 Khái niệm văn hóa công sở. 30 1.1.1. Khái niệm văn hóa 30 1.1.2. Khái niệm công sở. 30 1.1.3.Khái niệm văn hóa công sở. 31 1.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở. 31 1.3. Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở. 32 1.4. Vai trò của văn hóa công sở. 33 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBBCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI 36 2.1. Thực trạng về Văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 36 2.1.1. Ứng xử nơi công sở. 36 2.1.2. Giao tiếp điện thoại. 38 2.1.3. Trang phục nơi công sở. 38 2.1.4. Bài trí công sở. 38 2.1.5. Phong cách làm việc. 39 2.2. Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 40 2.2.1 Ưu điểm. 40 2.2.2. Hạn chế. 41 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBBCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI. 43 3.1. Ưu điểm 43 3.2. Hạn chế 44 3.3. Giải pháp và đề xuất kiến nghị 45 3.3.1. Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống các văn bản, cụ thể. 45 3.3.2. Thường xuyên đào tạo và tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty. 46 3.3.3. Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong chuyên nghiệp. 47 3.3.4. Phát động phong trào xây dựng văn hóa công sở. 48 3.3.5. Giám sát thực hiện quy chế văn hóa công sở tại cơ quan. 48 3.3.6. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho CBCNV trong công ty. 49 KẾT LUẬN 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHẦN PHỤ LỤC

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Trần Thị Bé

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGLỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2014– 2016)

Tên cơ quan: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH

MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Địa chỉ:Lô D 8, KCN Hà Nội-Đài tư, số 386 Nguyễn Văn Linh, P.

Sài Đồng, Q Long Biên, TP Hà Nội.

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Kim Ánh

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI – 2016

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 3

1.1 Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 4

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 5

1.3.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 5

1.3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 6

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 6

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng 9

3 Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 15

3.1 Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ 15

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 16

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17

3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản: 17

3.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan và so sánh với quy định hiện hành 17

Trang 3

3.4 Quy trình quản li và giải quyết văn bản 19

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 19

3.4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 19

3.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 19

3.4.1.3 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06) 19

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 20

3.5 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 20

3.5.1 Văn bản quản lí công tác lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 20

3.5.2 Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 20

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 21

4.1 Nhận xét về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 21

4.2.1 Ưu điểm: 21

4.2.2 Nhược điểm 21

4.2.3 Biện pháp khắc phục 21

4.2 Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 21

4.2.1 Sơ đồ bố trí phòng làm việc hiện tại 21

4.2.2 Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 22

4.3 Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 22

4.3.1 Các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22

4.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22

Trang 4

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23

VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB - CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI 23

LỜI CẢM ƠN 24

LỜI CAM ĐOAN 25

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 26

MỞ ĐẦU 27

1 Lý do chọn đề tài 27

2 Mục tiêu của đề tài 27

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 28

4 Nguồn tài liệu tham khảo 28

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 28

6 Phương pháp nghiên cứu 28

7 Cấu trúc của chuyên đề: 29

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 30

1.1 Khái niệm văn hóa công sở 30

1.1.1 Khái niệm văn hóa 30

1.1.2 Khái niệm công sở 30

1.1.3.Khái niệm văn hóa công sở 31

1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 31

1.3 Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở 32

1.4 Vai trò của văn hóa công sở 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI 36

2.1 Thực trạng về Văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 36

2.1.1 Ứng xử nơi công sở 36

2.1.2 Giao tiếp điện thoại 38

2.1.3 Trang phục nơi công sở 38

2.1.4 Bài trí công sở 38

2.1.5 Phong cách làm việc 39

Trang 5

2.2 Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện

KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 40

2.2.1 Ưu điểm 40

2.2.2 Hạn chế 41

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI 43

3.1 Ưu điểm 43

3.2 Hạn chế 44

3.3 Giải pháp và đề xuất kiến nghị 45

3.3.1 Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống các văn bản, cụ thể 45

3.3.2 Thường xuyên đào tạo và tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty 46

3.3.3 Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong chuyên nghiệp 47

3.3.4 Phát động phong trào xây dựng văn hóa công sở 48

3.3.5 Giám sát thực hiện quy chế văn hóa công sở tại cơ quan 48

3.3.6 Tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho CBCNV trong công ty 49

KẾT LUẬN 50

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHẦN PHỤ LỤC

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày càng toàn diện của đất nước, đặc biệttrong những năm gần đây với yêu cầu cao về chất lượng nguồn nhân lực Quảntrị Văn phòng ở các khối cơ quan là vấn đề được toàn xã hội quan tâm

Để đáp ứng nhu cầu xã hội đồng thời nhận thức rõ công tác này TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức các khoá học liên thông cho các ngành họctrong đó có khoa Quản trị Văn phòng Đây là khoa đào tạo ra những cán bộ

quản lý văn phòng hội tụ đầy đủ cả “cái tâm và cái tầm ”.

Thời gian Liên thông là 02 năm Trước khi Tốt nghiệp mỗi sinh viên phảitrải qua thời gian thực tập tốt nghiệp Đây là khoảng thời gian khép lại quy trình

đào tạo của nhà trường, nhằm gắn “lý thuyết với thực tiễn” luyện rèn kỹ năng

nghề nghiệp đồng thời nắm vững tầm quan trọng của công tác Quản trị Vănphòng và công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan

Được sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòngĐại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu Lai-Trường Hải, em đã đến thực tập ở đây từ ngày 04 tháng 7 đến 28 tháng 8 năm

2016 Trong quá trình thực tập em đã thu được những kiến thức bổ ích và càngyêu hơn, gắn bó hơn với nghề mình đã chọn

Cũng nhờ có khoảng thời gian thực tập ngoài cơ quan, được tìm hiểu tìnhhình thực tế và từng bước làm quen với công việc của người Quản lý Vănphòng,Văn thư – Lưu trữ để bổ xung, củng cố kiến thức đã học ở nhà trường,thấy được mình phải học tập rèn luyện tác phong, trách nhiệm với công việc.Đặc biệt là cách giao tiếp, văn hoá nơi công sở góp phần vào hành trang trongcông việc sau này tốt hơn

Trong thời gian thực tập tại Phòng Hành chính - Tổ chức của Văn phòngĐại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu Lai-Trường Hải, em đã được các anh/ chị chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình từng khâutrong tác nghiệp công việc Đặc biệt, em được sự ưu ái của Ban Lãnh đạo cơquan cho tham gia tất cả các hoạt động sự kiện trong công tác Hành chính - Tổchức trong thời gian qua

Trang 7

Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô, Ban Lãnh đạo, các cán bộ chuyênmôn về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Văn phòng Đại diện Khu vực BắcBộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu Lai-Trường Hải trực tiếphướng dẫn, tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp

Giúp em thực hiện được ý tưởng của mình trong công việc “Đem kiến

thức đã học áp dụng vào thực tế nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ.”

Do thời gian thực tập còn hạn chế trong khi đó ngành Quản trị Vănphòng là một ngành học còn mới, khả năng của bản thân còn hạn hẹp nên bảnbáo cáo của em không tránh khỏi những khuyết điểm Em rất mong nhậnđược sự đóng góp, ý kiến nhận xét, hướng dẫn của các thầy cô giáo trongtrường cùng các cán bộ lãnh đạo trong cơ quan để bài báo cáo của em đượchoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất tới Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội và các cán bộ lãnh đạo đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoànthành đợt thực tập trong thời gian vừa qua./

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 9 năm 2016

Sinh viên

Trang 8

PHẦN I.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tảiĐường Bộ Chu Lai-Trường Hải là đơn vị kinh doanh tiêu biểu phía Bắc chịu sựgiám sát của Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

Tên giao dịch: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

Tên viết tắt: Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty Thaco Trans

Địa chỉ: Lô D8, KCN Hà Nội - Đài Tư, số 386 Nguyễn Văn Linh - P.SàiĐồng - Q Long Biên - TP Hà Nội

Điện thoại: 04 32004185 – Fax : 04 32004186

Email: truonghaiauto@thacotrans.com.vn

Website: www.truonghaiauto.com.vn

Trưởng Đại diện: Ông Vũ Quang Long

Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ ChuLai-Trường Hải được cấp chứng nhận hoạt động theo mã số:4000980719 ngày

17 tháng 06 năm 2014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Nằm trên địa bàn Quận Long Biên, một Quận có vị trí thuận lợi, điểm nútgiao thông quan trọng, thu nhập của người dân khá ổn định, có nhiều khu côngnghiệp phát triển như: Khu Công nghiệp Sài Đồng, Khu Công nghiệp Hà Nội –Đài tư, Cụm Công nghiệp Cầu Đuống,

Ngành nghề hoạt động chính:

Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ.Vốn điều lệ: 15.000.000 đồng

Trang 9

Chủ sở hữu: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải(Thaco Group).

Tổng diện tích sử dụng :68.200m2 Trong đó diện tích văn phòng2.300m2 còn lại là diện tích để kho xe du lịch và kho xe thương mại

Tổng số nhân sự: 386 người Trong đó nhân sự khối văn phòng 48 người,nhân viên lái xe, kho bãi là 338 người

1.1 Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

Chức năng chính của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTVVận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải kinh doanh vận chuyển, kinh doanh kho

bãi, làm đầu mối giao dịch giải quyết các thủ tục nhập khẩu, thủ tục đăng kiểm cho Công ty

Hàng hóa vận chuyển của đơn vị chủ yếu là các loại xe ô tô du lịch vàthương mại do công ty sản xuất, lắp ráp, nhập khẩu

Xe du lịch gồm các loại : Sorento, Caren, Morning, foul, peugoet,mazda…

Xe thương mai gồm các loại: Xe Ben, Xe tải, Xe Bus, xe Kia các loại…Các loại hình kinh doanh vận tải-giao nhận:

Kinh doanh vận chuyển xe cho các Chi nhánh/Đại lý và kinh doanh vậnchuyển hàng hóa

Kinh doanh kho bãi: Cho thuê kho để xe thành phẩm, cho thuê văn phòng.Đầu mối thực hiện các thủ tục hải quan cho các nhà máy du lịch Kia,Mazda, nhà máy tải, bus…

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

Xây dựng kế hoạch để phát triển chiến lược kinh doanh thông qua các kếhoạch chi tiết, cụ thể về hoạt động bán hàng, giao nhận vận chuyển cho từng bộphận qua các tuần, tháng, quý, kỳ, năm

Phát triển thị trường trên cả nước với đầy đủ các bộ phận như nhà máysản xuất , showroom, các công ty liên kết

Luôn củng cố tiềm lực về nguồn tài chính, nguồn thị trường, đặc biệt là

Trang 10

nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển của cơ quan.

Điều hoà mối liên kết giữa các showroom, các bãi xe của chi nhánh pháttriển nhịp nhàng, hiệu quả

Nhiệm vụ kinh doanh vận chuyển: Tổ chức, thực hiện nghiệp vụ giao

nhận, vận chuyển xe từ kho xe đến các đại lý bán hàng của Thaco tại KVBB,thực hiện vận chuyển xe điều chuyển giữa các đại lý bán hàng theo yêu cầu củaPC/CV và các đơn vị trong hệ thống, thực hiện giao xe chuyển tiếp choLogistics Chu Lai đến đại lý với các lệnh giao xe thẳng từ Chu Lai đến đại lý

Thực hiện vận chuyển phụ từng cho tổng kho PC/CV đến các đại lý theo

xe giao kết hợp Tổ chức vận chuyển hàng về khu phức hợp cho các nhà máytheo yêu cầu

Lập phương án, đề xuất đầu tư phương tiện vận chuyển phù hợp với điềukiện thực tế của khu vực

Nhiệm vụ kinh doanh kho bãi: Quy hoạch, tổ chức kinh doanh khai thác

hệ thống kho bãi thành phẩm của Logistics trong khu vực đạt hiệu quả

Thực hiện các nghiệp vụ: Kiểm PDI, bảo dưỡng xe lưu kho, lắp optioncho xe theo yêu cầu của PC/CV

Nhiệm vụ thực hiện các thủ tục đăng kiểm, nhập khẩu: Tổ chức thực

hiện các nghiệp vụ nhập khẩu xe ô tô , phụ tùng tại khu vực Làm thủ tục khiếunại và tham gia giải quyết khiếu nại giá xe nhập khẩu với cơ quan quản lý (CụcHải quan)

Thực hiện các thủ tục xin phê duyệt thiết kế xe, cấp giấy Chứng nhận chấtlượng, cấp phiếu xuất xưởng cho xe sản xuất và lắp ráp Tiến hành thử nghiệmkhí thải cho xe ô tô và động cơ theo quy định Thực hiện thủ tục thử nghiệm linhkiện xe ô tô theo yêu cầu

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

1.3.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm:

 Ban lãnh đạo : 01 Trưởng Đại diện và 05 phòng chuyên môn đứng đầu là

Trang 11

các trưởng phòng.

 05 phòng ban chuyên môn giúp việc:

1 Phòng kinh doanh vận chuyển

2 Phòng Quản lý kho bãi

3 Phòng nghiệp vụ & Khai báo hải quan

Qua sơ đồ tổ chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận

tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ta thấy:

Đứng đầu Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tảiĐường Bộ Chu Lai-Trường Hải, Ông Vũ Quang Long, người chịu trách nhiệmquản lý, điều hành hoạt động của đơn vị

Chịu sự Quản lý của Trưởng Văn phòng Đại diện là Trưởng phòng kinhdoanh vận chuyển, Trưởng phòng Quản lý kho bãi, Trưởng phòng nghiệp vụ &Khai báo hải quan, Kế toán trưởng và Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan

Ở Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường BộChu Lai-Trường Hải công tác này được bộ phận Hành chính - Tổ chứcthực hiện rất chu đáo

Trang 12

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Đảm bảo cơ sở vật chất - kỹ thuật cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công

ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải hoạt động, phối hợp,điều hoà các hoạt động chung của Tập đoàn, tham mưu giúp Ban Lãnh đạo công

ty trong hoạt động ngoại vụ, thi đua khen thưởng kịp thời trên tinh thần chungcủa cơ quan truyền thông của công ty

Để đảm bảo, thuận tiện cho quá trình hoạt động Phòng Hành chính -Tổchức với các chức danh quan trọng đều được cung cấp con dấu, chức danh củangười điều hành tốt nhất

* Nhiệm vụ, quyền hạn.

Được quy định tại Quyết định số 162/QĐ-HĐQT ngày 28 tháng 6 năm

2006 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty

Xây dựng và trình Ban Lãnh đạo chương trình làm việc công tác quý, sáutháng, cả năm trên tinh thần chỉ đạo chung của Tập đoàn

Đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban việc thực hiện chương trình, kế hoạch chung của Chi nhánh theo đúng tiến độ quy định

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo điều hành của Giám đốc theo định kỳ quy định

Trình Ban Lãnh đạo công ty các dự án, chương trình, kế hoạch thuộcnhiệm vụ của phòng Hành chính - Tổ chức để Ban Lãnh đạo xem xét cho

Trang 13

phương án thực hiện cụ thể

Chủ trì việc soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công củaGiám đốc chi nhánh, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch phát triển chung Thực hiện việc xây dựng Ngân sách lương, ngân sách tuyển dụng, cẩmnang tuyển dụng, sơ đồ tổ chức, quản lý hoạt động của các bộ phận hành chínhnhư : lái xe, bảo vệ, tạp vụ, cantin

Chuẩn bị và tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo, tham mưu choGiám đốc chi nhánh các hình thức thi đua khen thưởng cho cán bộ công nhânviên kịp thời khi có thành tích trong lao động

Luôn phấn đấu thực hiện tốt các chỉ tiêu “ tiêu chuẩn đơn vị mẫu mực” xứng đáng danh hiệu “ điểm hẹn tương lai” của Tập đoàn trong thành tích hoạt động chung Duy trì tốt thực hiện tốt tiêu chí “ Tiêu chuẩn 5S “ sàng lọc, sạch

sẽ, sẵn sàng, sắp xếp, săn sóc”” mẫu mực và “8T - Tận tâm, trí tuệ, tôn trọng, trung tín…”

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Cơ cấu tổ chức trong văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công tyTNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm 01 trưởng phòng, 01phó phòng và các chuyên viên Làm việc theo chế độ thủ thưởng

a) Lãnh đạo văn phòng:

* Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.

Trưởng Phòng Hành chính là thủ trưởng cơ quan, phụ trách các mặt côngtác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về toàn bộ côngtác của Văn phòng

** Phó Phòng Hành chính- Tổ chức

Phó Trưởng phòng Hành chính là người được Trưỏng phòng Hành chínhphân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của đơn vị Mỗi cán bộ, nhân viênVăn phòng vừa thực hiện nghiệp vụ chuyên môn được phân công, vừa có tráchnhiệm tham gia công việc chung của cơ quan

b) Nhân viên văn phòng.

Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu

Trang 14

Lai-Trường Hải hiện nay có 26 nhân viên hiện đang là nhân sự thuộc văn phòng,việc bố chí và phân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý, khoahọc đúng với khả năng của từng Chuyên viên Các chuyên viên của Văn phòngđều có bằng đại học, có trình độ chuyên môn công việc phù hợp khả năng.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Văn phòng Đại diện Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 02)

KVBB-2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng.

 Cán bộ lãnh đạo:

1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức:

- Họ tên: Nguyễn Kim Ánh

- Mã số nhân viên: 000186

- Cấp bậc: Trưởng phòng

- Số lượng: 01 người

- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng

- Cấp trên trực tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện

- Cấp dưới: Nhân viên bộ phận Hành chính-Tổ chức

* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:

Trưởng Phòng Hành chính là người điều hành các hoạt động chung thuộcVăn phòng, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiện vụ của mình trong sản xuất Phụtrách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng

Trưởng Phòng Hành chính còn được ký các Văn bản như : Giấy giớithiệu, giấy triệu tập, giấy đi đường Ngoài ra, còn được TL Giám đốc nhắc nhởthực hiện các chương trình công tác

Một nhiệm vụ, quyền hạn không thể thiếu được của Trưởng Phòng Hànhchính là duyệt bản thảo các công văn, thông báo, hợp đồng…trước khi trình BanLãnh đạo phê duyệt

Ngoài ra, Trưởng phòng Hành chính còn chịu trách nhiệm về vấn đề chiphí Hành chính, mua sắm, tài sản phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo Công ty

* Yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP

Trang 15

Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập

kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch

Có kinh nghiệm công tác

Có khả năng giao tiếp tốt

Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: Ưa nhìn

2 Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Tổ chức:

- Họ tên: Trần Thị Hải Anh

- Cấp bậc: Phó phòng

- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức

- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện

- Cấp dưới: Nhân viên bộ phận Hành chính-Tổ chức

Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên phục vụ thừa hành

Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, công tác chăm lo đời sống choCBCNV trong toàn đơn vị

* Yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP

Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập

kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch

Có kinh nghiệm công tác

Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: Ưa nhìn

 Cán bộ công nhân viên:

1 Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính-Tổng hợp:

Trang 16

- Họ tên: Lê Thùy Chi

- Cấp bậc: Nhân viên

- Cấp dưới: Không

Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;

Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quyđịnh Quản lý các con dấu của

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

Ngoại ngữ: Nghe nói lưu loát

Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: Ưa nhìn, cao từ 1m60 trở lên

2 Bản mô tả công việc của nhân viên Văn thư-Lễ tân

- Họ tên: Nguyễn Mai Phương

Trang 17

- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.

Phụ trách chung phòng Văn thư, trực tiếp làm nhiệm vụ Văn thư của cơquan, quản lý sử dụng con dấu, quản lý công văn, chứng từ

Trực điện thoại, làm lễ tân-tiếp tân cho các sự kiện, hội nghị

Thực hiện các công việc khác theo sự điều động của Lãnh đạo công ty

* Yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành hành chính,ngoại ngữ, kinh tế

Ngoại ngữ: Nghe nói lưu loát

Có khả năng giao tiếp tốt, không nói ngọng, sử dụng tiếng địa phương.Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: Ưa nhìn, cao từ 1m60 trở lên

3 Bản mô tả công việc của nhân viên Lưu trữ

- Họ tên: Lại Quang Huy

Phụ trách toàn bộ hồ sơ, lưu trữ tại tầng 3 của tòa nhà Lập kế hoạch thugom, chỉnh lý và sắp xếp gọn gang các tài liệu để tiện tra tìm, sử dụng

Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo

* Yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị

Trang 18

văn phòng.

Ngoại ngữ: Đọc, viết lưu loát

Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: trung bình

4 Bản mô tả công việc của Đội trưởng đội xe công xa

- Họ tên: Nguyễn Đức Công

- Cấp bậc: Đội trưởng

Quản lý đội lái xe công xa ( gồm 12 nhân sự)

Đưa đón Ban Lãnh đạo đi công tác

Theo dõi quá trình sử dụng, sửa chữa xe công xa và báo cáo định kỳ choban lãnh đạo Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo

* Yêu cầu

Trình độ chuyên môn: lái xe hạng D

Ngoại ngữ: nghe nói lưu loát

Sức khỏe: Tốt

Ngoại hình: trung bình

6 Bản mô tả công việc của nhân viên bảo vệ

- Vị trí: Nhân viên bảo vệ

Trang 19

- Trình độ chuyên môn: có chứng chỉ bảo vệ chuyên nghiệp

- Ngoại ngữ: giao tiếp thông thường

- Có khả năng giao tiếp tốt

- Sức khỏe: Tốt

- Ngoại hình: trung bình

7 Bản mô tả công việc của nhân viên tạp vụ, canteen:

Vị trí công việc: Nhân viên tạp vụ, nhân viên, canteen

Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính trong việc đảm bảo vệsinh và suất ăn cho toàn bộ CBCNV trong cơ quan

Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo

Trang 20

- Ngoại hình: trung bình.

8 Bản mô tả công việc của nhân viên Tin học

- Họ tên : Nguyễn Cao Bính

Sắp xếp thời gian làm việc, cập nhật thông tin về lịch làm việc của cơquan, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan, bảo quản và sửa chữa các hệ thốngmáy tính, phần mềm của cơ quan

Cập nhật các phần mềm dùng để quản lý tài liệu cho cơ quan, thành lậptrang wed riêng và theo dõi tin tức của của cơ quan

Khi máy tính lãnh đạo, hay nhân viên các phòng trong cơ quan gặp sự cố

về máy móc thì chuyên viên về tin học phải sửa chữa kịp thời tránh ảnh hưởngtới tiến độ công việc

* Yêu cầu

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quảntrị văn phòng

- Có kinh nghiệm công tác

- Có khả năng giao tiếp tốt

- Nhanh nhẹn, chủ động trong công việc

- Sức khỏe: Tốt

- Có khả năng chịu áp lực công việc

3 Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công

ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

3.1 Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.

Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường BộChu Lai-Trường Hải đã ban hành 02 văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Quy chế công tác văn thư-lưu trữ.

Trang 21

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác.

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục số 03)

Hầu hết các cơ quan đều phải xây dựng kế hoạch công tác để thực hiệc tốtcác công việc đề ra của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vậntải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải cũng triển khai thực hiện rất tốt công việcnày với các kế hoạch chi tiết, cụ thể

+ Xây dựng Chương trình công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công táctháng và chỉ đạo của Ban lãnh đạo, các trưởng/phó phòng và thông qua hạn cuối làthứ 7 hàng tuần, sau đó dán bảng tin để toàn bộ nhân viên được biết

+ Xây dựng Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hoá chương trìnhcông tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những côngviệc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng

Chậm nhất vào 26 hàng tháng, Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ trình banlãnh đạo thông qua và công bố cho các bộ phận được biết để phối hợp thực hiện

+ Chương trình công tác năm của của Văn phòng Đại diện KVBB-Công

ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm: những nhiệm vụ,giải pháp của đơn vị trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về

Trang 22

cơ chế chính sách, quy hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của TổngGiám đốc Tập đoàn Trần Bá Dương

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản:

Với đặc thù là một đơn vị thuộc Tập đoàn Ôtô Trường Hải – Doanhnghiệp Liên doanh nước ngoài và một số thương hiệu nổi tiếng như Huyn đai,Ford, Toyota… Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tảiĐường Bộ Chu Lai-Trường Hải chỉ được Ban hành các văn bản Hành chính

thông thường và đã thực hiện rất tốt nguyên tắc này.

Trưởng Đại diện cơ quan ký các văn bản: Quyết định về chủ trương chínhsách công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng ban, các dự

án, kế hoạch kinh doanh, ký phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật làm căn cứghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản hoặc các hợp đồng sau khi được thôngqua

Còn Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức được ký một số loại như: giấygiới thiệu, giấy mời, thông báo, sao các văn bản của cấp trên

3.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là hai yếu tố quan trọng để tạo ra một văn bản đúng quy định, nhằmđảm bảo cho văn bản khi ban hành đúng tiêu chuẩn, hiệu lực pháp lý khi banhành văn bản

Xong với đặc thù riêng, Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHHMTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải và các Chi nhánh khác của Tậpđoàn khi ban hành văn bản đã được mẫu hoá theo quy định

Riêng các văn bản được gửi tới các cơ quan Nhà nước thể thức và kỹthuật trình bày sẽ thực hiện theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan và so sánh với quy định hiện hành.

Các bước trong quy trình soạn thảo một văn bản quản lý của Văn phòngĐại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hảiđược thực hiện theo quy trình riêng của Tập đoàn Thaco Group

Trang 23

Chi tiết cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, loại văn bản và phân công soạn thảo.Bước 2: Kiểm tra thể thức, nội dung, ký nháy văn bản

Bước 3: Trình lãnh đạo phê duyệt để phát hành văn bản

Bước 4: Lễ tân-văn thư làm thủ tục phát hành văn bản và lưu hồ sơ.

Văn thư - Lễ tân

Phân công soạn thảo

văn bản

Soạn thảo văn bản

Kiểm tra nội dung, tính pháp lý của văn bản

Chuyển lại VB cho trưởng BP

Kiểm tra thể thức,

ký nháy

Kiểm tra, phê duyệt

Kiểm tra thể thức VB, chữ ký của người có thẩm quyền, đăng ký VB đi

Gửi văn bản đi

Lưu hồ sơ

Trang 24

3.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

Nhìn chung công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập

hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tảiĐường Bộ Chu Lai-Trường Hải được thực hiện khá nghiêm túc, góp phần nângcao hiệu quả công việc

3.4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi ( Phụ lục số 04)

Tất cả các văn bản sau khi được soạn thảo xong đều được trình choTrưởng phòng Hành chính - Tổ chức để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản, sau đó được chuyển qua phòng Văn thư ghi số, ký hiệu và ngày thángnăm của văn bản, nhân bản để đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật( nếu có) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, Vănthư dữ lại bản gốc hoặc bản sao để tiên hành việc lưu văn bản

3.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục số 05)

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau: Qua bưu điệnhoặc gửi trực tiếp đều tập trung ở bộ phận Văn thư

Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm việc tiếp nhận và kiểm tra bì văn bảnđến sau đó tiến hành việc bóc bì và phân loại (Văn bản mật, văn bản ghi gửiđích danh thì không được bóc) hay đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến tiếp đóđăng ký văn bản đến vào sổ

Sau khi đăng ký văn bản đến thì vào sổ Văn thư trình Trưởng phòng Hànhchính xin ý kiến giải quyết, lãnh đạo có ý kiến phê vào dòng chuyển trên dấuđến Sau đó, Văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các cơquan, đơn vị, cá nhân, cuối cùng là giải quyết và theo dõi việc giải quyết vănbản đến

3.4.1.3 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06)

Đây là khâu cuối cùng của công tác Văn thư mở đầu cho công tác Lưu trữ,đây chính là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan Khi giao nộp tài liệu vào lưu

Trang 25

trữ cơ quan Văn thư nộp toàn bộ cả văn bản và sổ đăng ký văn bản đi, đến của năm

đó để lưu trữ cơ quan tiến hành xử lý, giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

Nhìn chung việc thực hiện lập hồ sơ của Văn phòng Đại diện Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải thực hiện khánghiêm túc theo quy định

KVBB-3.5 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học, tài liệu, bảo quản và tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc quản lý, nghiên cứu khoahọc và các nhu cầu khác của cá nhân hay tổ chức

3.5.1 Văn bản quản lí công tác lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

1 Quy chế về công tác Văn thư –Lưu trữ của Tập đoàn

2 Vấn đề Văn thư – Lưu trữ in tại Cẩm nang Hành chính – Nhân sự KVBắc Bộ )

3.5.2 Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

Ở Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ

Chu Lai-Trường Hải tài liệu lưu trữ có vị trí quan trọng Tuy nó không trực tiếp

sản xuất ra văn bản nhưng nó lại lưu giữa và bảo quản các giá trị của các vănbản đã ban hành

Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu

Lai-Trường Hải có khối lượng tài liệu lưu trữ đến nay hiện còn tương đối đầy

đủ Hiện nay trong kho Lưu trữ có khoảng 45 m² giá, hơn 3200 hồ sơ, hơn 350cặp tài liệu với diện tích kho chứa 520m2 và 2 cán bộ chuyên trách lưu trữ cơquan

Kho lưu trữ được xây năm 1997 và cải tạo lại năm 2010, kho được lát nền

đá hóa, có đầy đủ hệ thống giá kệ, quạt thông gió, quạt hút ẩm…

Trang 26

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

4.1 Nhận xét về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.

Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ ChuLai-Trường Hải có cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ,hiện đại theo đúng mô hình của đơn vị liên doanh nước ngoài

Hệ thống trang thiết bị có nhận diện CI riêng theo quy cách sang trọng

4.2.1 Ưu điểm:

+ Với diện tích các phòng là hơn 2300 m², bàn ghế tại các phòng được kêgọn gàng, ngăn nắp, khoa học thuận tiện cho quá trình làm việc, các trang thiết

bị ở Văn phòng được trang bị đầy đủ phù hợp với từng công việc

+ Phòng Lưu trữ được bố chí tại tầng 3 của Văn phòng tại đây các tài liệuLưu trữ được sắp xếp bảo quản, khoa học, ngăn nắp thuận tiện, đảm bảo tínhbảo mật, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết

+ Phòng Văn thư - Lễ tân: bàn ghế được kê gọn gàng, ngăn nắp cókhoảng trống di động các trang thiết bị trong phòng Tủ đựng tài liệu được đặtcạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc bảo mật và lấy tài liệu khi cần thiết

4.2.2 Nhược điểm

+ Phòng Lưu trữ cần trang bị them các thiết bị để bảo quản tài liệu lưutrữ như: Máy điều hoà, máy hút ẩm, máy hút bụi, các tài liệu chưa được chỉnh lýcòn ở dạng thô lẫn lộn…

+ Phòng Văn thư được bố trí không hợp lý, về không gian phòng làm việccòn trật trội khó khăn cho cán bộ văn thư trong làm việc, các trang thiết bị nhưmáy photo, máy fax còn chưa đáp ứng nhu cầu công việc

4.2.3 Biện pháp khắc phục

+ Cần đầu tư thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc bảo quản

và lưu trữ tài liệu như: Máy điều hoà, máy hút ẩm, máy fax, máy photo…

4.2 Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

4.2.1 Sơ đồ bố trí phòng làm việc hiện tại ( Phụ lục số 07 )

Trang 27

4.2.2 Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công

ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 08).

4.3 Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

4.3.1 Các loại phần mềm hiện đang sử dụng:

Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012

Phần mềm quản lý văn bản cloud office

Phần mềm quản lý tài sản, chi phí (phần mềm kế toán) bravo 7

4.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng các loại phần mềm hiện đang sử dụng:

Ưu điểm: Các loại phần mềm của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty

TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải đem lại hiệu quả tươngđối tốt cho công tác quản trị chung của cơ quan

Nhược điểm: Đội ngũ CBCNV sử dụng các phần mềm có trình độ chuyên

môn không đồng đều

Hướng khắc phục: Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo để

nâng cao thêm khả năng quản lý chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân sự này

Trang 28

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHU VỰC BẮC BỘ- CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI

Trang 29

LỜI CẢM ƠN

Văn hóa công sở là một nét đẹp riêng của mỗi cơ quan, tổ chức Đâychính là một trong những chính sách hiệu quả để giúp cho doanh nghiệp pháttriển bền vững đó là xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp vừa mang bản sắcriêng độc đáo của doanh nghiệp mình mà vẫn phù hợp với xu hướng chung củathời đại và nhất là phù hợp với các giá trị văn hóa truyền thống của mỗi quốc giadân tộc

Với mong muốn được học hỏi, trau dồi hơn nữa phẩm chất của ngườinhân viên văn phòng trong thời hội nhập (lịch sự, chuyên nghiệp), đồng thời gópphần ý kiến nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tôi đã chọn đề tài “Vănhóa công sở của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tảiĐường Bộ Chu Lai-Trường Hải ” dưới sự hướng dẫn của giảng viên ThS.Nguyễn Mạnh Cường

Trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập tài liệu để thực hiện đề tài: tôi

đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên của Văn phòng Đạidiện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải, đặcbiệt là sự chỉ đạo tận tình của Chị Nguyễn Kim Ánh-Trưởng phòng Hành chính-

Tổ chức Tôi xin chân thành cảm ơn toàn bộ các cán bộ, nhân viên đã tận tìnhgiúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài

Tôi có thể hoàn thành đề tài này là nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo rất tận tình củaThầy Nguyễn Mạnh Cường Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy Xintrân thành cảm ơn bạn bè đã đóng góp ý kiến giúp đỡ cũng như động viên khích

lệ chúng tôi trong việc nghiên cứu đề tài

Do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh nghiệm chưa nhiều nên khôngtránh khỏi những thiếu xót, vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa quý thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 30

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập này là kết quả thu được trong quátrình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép bất kỳ kết quả nghiên cứu nàocủa các tác giả khác

Các số liệu và tài liệu tham khảo có nguồn gốc rõ ràng, chính xác vàđược thống kê đầy đủ trong phần phụ lục

SINH VIÊN

Trang 32

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Nghiên cứu về văn hóa công sở sẽ giúp cho việc xây dựng công sở trở nênvăn minh, thân thiện, đem lại môi trường làm việc đoàn kết, nâng cao hiệu quảcông việc cho cơ quan, tổ chức Khi nhìn vào công sở, chúng ta sẽ thấy đượctrình độ của một doanh nghiệp nói riêng và một đất nước nói chung Vì vậy cóthể nói văn hóa công sở góp phần to lớn thể hiện bộ mặt của một địa phương,một quốc gia

Phần lớn các cơ quan tổ, tổ chức đã thực hiện tốt Quy chế về văn hóacông sở, tuy nhiên tại một số các cơ quan, doanh nghiệp vẫn còn những cán bộcông nhân viên thực hiện chưa tốt vấn đề này Biểu hiện như khi có khách hàngtới liên hệ giải quyết công việc, thì những nhân viên này thể hiện thái độ, khóchịu, không hỗ trợ, giúp đỡ, thậm chí còn có những cư xử, xưng hô và giao tiếpkhông đúng chuẩn mực Và vẫn còn những tình trạng đi làm không đúng giờ,uống rượu, bia khi thực hiện nhiệm vụ

Thực tập tại Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTVVận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải, được trực tiếp tham gia hoạt động trongmôi trường công sở Với 02 tháng thực tập tại đây không gì hữu ích và thuận lơihơn để em có điều kiện tìm hiểu, nghiên cứu về chuyên đề văn hóa công sở

Là một sinh viên của khoa Quản trị Văn phòng nhận thấy công tác tìmhiểu và nghiên cứu về lĩnh vực văn hóa công sở, nó gắn liền với chuyên ngànhhọc và sẽ giúp ích thiết thực cho thực tiễn của bản thân sau này

Bởi vậy nên, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Văn hóa công sở của Vănphòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ ChuLai-Trường Hải” Với mong muốn sẽ góp phần lý giải một số vấn đề cả về lýluận và thực tiễn trong việc khắc phục những bất cập và xây dựng nền văn hóacông sở ngày càng hoàn thiện hơn

2 Mục tiêu của đề tài

- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng và hệ thống hóa lý luận về văn hóaứng xử trong hoạt động của doanh nghiệp

Trang 33

- Tìm hiểu thực tế văn hóa ứng xử trong Văn phòng Đại diện Khu vựcBắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.

- Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở trong Văn phòngĐại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu về công tác văn phòng, công tác lưu trữ, văn hóa công sởcủa Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường

Bộ Chu Lai-Trường Hải

- Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2010-2016

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Lĩnh vực này đã có rất nhiều người nghiên cứu, tuy nhiên để hiểu sâu hơn

về vấn đề này tôi tiếp tục tiếp thu những bài nghiên cứu trước và kế thừa nghiêncứu thêm về đề tài này

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thống kê, tổng hợp

- Phương pháp quan sát, phân tích, đánh giá

Trang 34

7 Cấu trúc của chuyên đề:

Ngoài phần mở đầu thì chuyên đề gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn hóa công sở

Chương 2 Thực trạng văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

KVBB-Chương 3 Giải pháp, kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa công sở choVăn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải

Trang 35

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 1.1 Khái niệm văn hóa công sở.

1.1.1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một phạm trù rộng, bởi vậy đề cập tới khái niệm văn hóa, thì

có nhiều những định nghĩa khác nhác về văn hóa Trong đó mỗi định nghĩa phảnảnh những cách nhìn nhận khác nhau

Chủ tịch Hồ Chí Minh thì cho rằng: “ Văn hóa là sự tổng hợp của mọiphương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ranhằm thích ứng nhu cầu đời sống, và đòi hỏi của nhu cầu sinh tồn

Tổng giám đốc UNESCO, ông Federio Mayor định nghĩa về văn hóanhư sau: “Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cánhân, cộng đồng trong quá khứ và hiện tai Qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy

đã hình thành lên các giá trị, các truyêng thống cà các thị hiếu – những yếu tốxác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Như vậy, văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị củanhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sựnghiệp dựng nước và giữ nước

1.1.2 Khái niệm công sở.

Công sở là một tổ chức của hệ thống bộ máy Nhà nước hoặc tổ chức côngích được nhà nước công nhận Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyềnhạn, có cơ cấu tổ chức do luật công quy định, được nhà nước giao công sản vànhân lực, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước hoạc dịch vụcông vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng

Công sở bắt nguồn từ tổ chức và luân hoạt động với tư cách là một tổchức của xã hội loài người, được hình thành và phát triển cùng với sự phát triểnkinh tế-xã hội của từng thời kỳ nhất định

Xét ở góc độ phục vụ nhà nước: Công sở là các tổ chức giúp cơ quan Nhànước thực hiện chức năng nhiệm vụ do pháp luật quy đinh

Xét về hình thức tổ chức: Công sở là một cơ cấu bao gồm các phương tiện

Trang 36

vật chất và con người để thực hiện công vụ nhà nước, là trụ sở làm việc của tổchức, cơ quan nhà nước, do nhà nước lập ra.

Xét trên phương diện pháp lý: Công sở là một pháp nhân, được sử dụngquyền lực công để giải quyết công việc theo luật đinh

Như vậy, Công sở là tổ chức được thiết lập để tiến hành công việc chuyênmôn thuộc nghĩa vụ của Nhà nước Là tổ chức mang tính chất công ích được nhànước thành lập, hoạt động trong khuân khổ Luật hành chính và các ngành luậtkhác

1.1.3 Khái niệm văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao gồmphương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử củacán bộ công chức, viên chức nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự hoạtđộng đúng pháp luật và hiệu quả cao Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạođức phẩm chất của cán bộ, công nhân viên chức trong khi thực hiện nhiệm vụ

mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người

Như vậy có thể nhận thấy văn hóa công sở là một dạng đặc thù của vănhóa xã hội bao gồm tổng thể các giá trị, chuẩn mực mà các thành viên trongcông sở thừa nhận và tuân theo

1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở.

Có thể nói có nhiều những yếu tố tác động và cấu thành văn hóa công sở

Ở đây ta xét tới ba yếu tố chính cấu thành hệ thống giá trị văn hóa công sở, đólà: Giá trị truyền thống và hiện đai, trình độ học vẫn và trình độ văn minh, giá trịChân-Thiện-Mỹ

Thứ nhất, giá trị truyền thống và hiện đại: Tất cả những hoạt động của

công sở ở trong lịch sử được lưu truyền và lưu lưu giữ tới ngày nay đã tạo ranhững giá trị văn hóa công sở mang tính truyền thống Tuy nhiên văn hóa công

sở không phải là bất biến, nó được phát triển và thay đổi để thích ứng với hoàncảnh và môi trường, vì vậy nó mang các giá trị hiện đai

Thứ hai, trình độ học vấn và trình độ văn minh: trình độ học vẫn là yếu tố

cần và đủ để cấu thành văn hóa công sở Trình độ học vẫn là chìa khóa để con

Trang 37

người bước vào nền văn hóa tiên tiến hơn Không ngừng nâng cao trình độ họcvẫn giúp con người vươn cao tới đỉnh cao của sự sáng tạo, góp phần nuôi dưỡngcon người phát triển toàn diện hơn Trình độ văn minh là sự đánh dấu mỗi thời

kỳ phát triển của lịch sử

Thứ ba, giá trị của Chân-Thiện-Mỹ: một trong những yếu tố cơ bản cấu

thành văn hóa công sở được thể hiện là nền tảng mang tính nhân bản Giá trị của

“Chân”, nó được biểu hiện ở ba khía cạnh là : giá trị của cái đúng, giá trị củachân lý, giá trị của nền tảng quy phạm đạo đức, quy phạm pháp luật và giá trịcủa tri thức khoa học

Giá trị của “Thiện” được biểu hiện ở các khía cạnh: giá trị của lương tâm,giá trị của đạo đức, giá trị của cái tốt

Giá trị của “Mỹ” thường gắn với các giá trị vật chất và hành động cụ thểtrong thực tiễn hoạt động công sở Cái đẹp thể hiện qua phong thái, cử trỉ, hành

vi, sắc thái tình cảm của người thữa hành công vụ

Giá trị, Chân-Thiện-Mỹ qua thời gian luân được sàng lọc, lưu giữ nhữnggiá tri tốt đẹp ở mỗi thời đại, mỗi nền văn minh, mỗi quốc gia, cũng như ở mỗidân tộc

1.3 Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là tổng hợp của các giá trị vật chất, tinh thần và là thànhquả trí tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất Nhà nước, bản chất dân tộccủa mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử Bởi vậy nó có những đặc trưng, cụthể như:

Tính hệ thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tính tổ chức

xã hội

Tính giá trị: Văn hóa công sở có tính thẩm mỹ, nó giúp cho con ngườiluân vươn tới cái hay, cái đẹp Với những giá trị đạo đưc, văn hóa sẽ điều chỉnhhành vi của con người Đặc trưng này làm cho văn hóa công sở có tình điềuchỉnh xã hội, cộng đồng

Tính nhân sinh: Văn hóa do con người tạo ra chính vì vậy nó mang tínhnhân sinh

Trang 38

Tính lịch sử: Văn hóa công sở là sản phẩm của một quá trình, được tíchlũy từ thời kỳ này sang thời kỳ khác.

Với những đặc trưng như vậy, văn hóa công sở mang những bản chất cơbản:

Mức độ tự quản cá nhân là trách nhiêm, mức độ độc lập và cơ hội mà các

cá nhân trong công sở đó có được thể hiện sự sáng tạo của chính mình

Tính chính quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soáthành vi của các cá nhân trong công sở

Sự hỗ trợ của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm, giúp đỡ của người quản lýtrong việc giúp đỡ cấp dưỡi của mình

Sự hòa đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên và giữa các thành viênvới công sở, mức độ gắn bó này phản ánh sự gắn bó và thống nhất về mục tiêu

và lợi ích cá nhân với mục tiêu và lợi ích công sở

Hệ thống các chuẩn mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh giá,khen thưởng, kỷ luật, hình thức và mức độ thực hiện

Khả năng chịu đựng rủi do là mức độ mà các thành viên được khuyếnkhích để sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi

1.4 Vai trò của văn hóa công sở.

Văn hóa công sở giúp cho cán bộ công chức, viên chức và người dân nắm

rõ được phương hướng, cách thức giải quyết công việc, giúp họ hiểu rõ nhữngcông việc cần làm và phải làm Tạo điều kiện cho các bên tham gia vào quan hệhành chính tại công sở thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

Là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con người Khả năng

gây ảnh hưởng, để người khác chấp nhận giá trị của mình là một nghệ thuật.Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những giá trị vật chất và tinh thầnnhư ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự trọng, … Từ đó phát triển tinh thần

và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chức góp phần vào sự phát triển,cải cách nền hành chính công

Văn hóa công sở đem lại giá trị toàn diện cho con người Giá trị là cái tồn

tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của công sở Giá trị của văn hóa công sở

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	1,21 MB