Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ - Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu Lai - Trường Hải

Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

Tổ chức phục vụ hoạt động của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải trong công tác ngoại giao, tổ chức các sự kiện như: kỷ niệm các ngày lễ lớn của Tập đoàn ( Tổ chức kỷ niệm 20 Thaco – Kia tại Khách sạn Melia ) , tổ chức Các cuộc thi “ Muôn sắc hoa xinh, duyên dáng Thaco”. Đặc biệt là sự kiện mỗi năm một lần tổ chức “ Ngày hội Thaco” đã để lại ấn tượng khó phai trong lòng khách hàng trong nước, nước ngoài,. Đảm bảo cơ sở vật chất - kỹ thuật cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải hoạt động, phối hợp, điều hoà các hoạt động chung của Tập đoàn, tham mưu giúp Ban Lãnh đạo công ty trong hoạt động ngoại vụ, thi đua khen thưởng kịp thời trên tinh thần chung của cơ quan truyền thông của công ty. Để đảm bảo, thuận tiện cho quá trình hoạt động Phòng Hành chính -Tổ chức với các chức danh quan trọng đều được cung cấp con dấu, chức danh của người điều hành tốt nhất. * Nhiệm vụ, quyền hạn. Xây dựng và trình Ban Lãnh đạo chương trình làm việc công tác quý, sáu tháng, cả năm trên tinh thần chỉ đạo chung của Tập đoàn. Đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban việc thực hiện chương trình, kế hoạch chung của Chi nhánh theo đúng tiến độ quy định. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Giám đốc theo định kỳ quy định. Trình Ban Lãnh đạo công ty các dự án, chương trình, kế hoạch thuộc nhiệm vụ của phòng Hành chính - Tổ chức để Ban Lãnh đạo xem xét cho. phương án thực hiện cụ thể. Chủ trì việc soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Giỏm đốc chi nhỏnh, theo dừi tiến độ thực hiện cỏc kế hoạch phỏt triển chung. Thực hiện việc xây dựng Ngân sách lương, ngân sách tuyển dụng, cẩm nang tuyển dụng, sơ đồ tổ chức, quản lý hoạt động của các bộ phận hành chính như : lái xe, bảo vệ, tạp vụ, cantin. Chuẩn bị và tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo, tham mưu cho Giám đốc chi nhánh các hình thức thi đua khen thưởng cho cán bộ công nhân viên kịp thời khi có thành tích trong lao động. Luôn phấn đấu thực hiện tốt các chỉ tiêu “ tiêu chuẩn đơn vị mẫu mực”. xứng đáng danh hiệu “ điểm hẹn tương lai” của Tập đoàn trong thành tích hoạt động chung. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. Cơ cấu tổ chức trong văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và các chuyên viên. Làm việc theo chế độ thủ thưởng. a) Lãnh đạo văn phòng:. * Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức. Trưởng Phòng Hành chính là thủ trưởng cơ quan, phụ trách các mặt công tác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về toàn bộ công tác của Văn phòng. ** Phó Phòng Hành chính- Tổ chức. Phó Trưởng phòng Hành chính là người được Trưỏng phòng Hành chính phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của đơn vị. Mỗi cán bộ, nhân viên Văn phòng vừa thực hiện nghiệp vụ chuyên môn được phân công, vừa có trách nhiệm tham gia công việc chung của cơ quan. b) Nhân viên văn phòng. Lai-Trường Hải hiện nay có 26 nhân viên hiện đang là nhân sự thuộc văn phòng, việc bố chí và phân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý, khoa học đúng với khả năng của từng Chuyên viên.

Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại. Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 08).

Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu

Mục tiêu của đề tài

- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng và hệ thống hóa lý luận về văn hóa ứng xử trong hoạt động của doanh nghiệp. - Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở trong Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai- Trường Hải.

Nguồn tài liệu tham khảo Các website

Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu

Cấu trúc của chuyên đề

• Thực trạng về Văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBB- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải
• Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-

Tại Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải văn hóa ứng xử được Ban Lãnh đạo công ty hết sức chú trọng, nó là tiêu chí đánh giá thi đua định kỳ cho toàn bộ CBCNV , văn hóa ứng xử thể hiện ngay qua những công việc tưởng như nhỏ nhặt như việc nói năng nhỏ nhẹ,thân thiện; hướng dẫn các thủ tục giải quyết công việc cho khách hàng, cơ quan, tổ chức. Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải có đội ngũ CBCNV luôn ứng xử tốt thông qua các biểu hiện tích cực như CBCNV khi giao tiếp với khách hàng biết lắng nghe ý kiến khách hàng, tôn trọng, tận tụy, giải quyết công việc theo đúng chức năng, trách nhiệm, khi giao tiếp với đồng nghiệp trong cơ quan các nhân viên biết cách nhường nhịn, chia sẻ, xây dựng tinh thần đoàn kết nơi công sở. Có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện đôi khi lại không mang lại hiệu quả cao, việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện sẽ tác động lâu dài, mọi người sẽ tự giác tuân thủ, họ coi công việc của cơ quan như công việc của gia đình mình và có trách nhiệm cao trong công việc thay vì phải cứng nhắc mang tính ép buộc trong thực hiện.

Tại Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải công tác này được giám sát thực hiện rất nghiêm túc nhằm kịp thời phát hiện ra những vi phạm, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp nhằm xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại… Đồng thời để các CBCNV tự giám sát việc chấp hành các quy định pháp luật về văn hóa trong giao tiếp, ứng xử và đây cũng là một tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng hàng năm của công ty.