MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: TỔNG QUÁT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ VĂN PHÒNG BỘ 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 10 CHƯƠNG II: NỘI DUNG KIẾN TẬP 15 2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 15 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 15 2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 15 2.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản 16 2.1.5 Nhận xét 17 2.2 Quản lý văn bản đi 17 2.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 17 2.2.2 Đăng ký văn bản 18 2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 2.2.5 Lưu văn bản đi 19 2.2.6 Nhận xét 19 2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 19 2.3.2 Đăng ký văn bản đến 20 2.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 20 2.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 2.3.5 Nhận xét 21 2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 21 2.4.1 Các loại dấu cơ quan 21 2.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 22 2.4.3 Bảo quản con dấu 22 2.4.4 Nhận xét 22 2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.5.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 23 2.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 23 2.5.3 Phương pháp lập hồ sơ 23 2.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.5.5 Nhận xét 23 2.6 Nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 24 2.6.1 Các quy định hiện hành của cơ quan 24 2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung 26 2.7 Thiết bị văn phòng, các phầm mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26 2.7.1 Các loại thiêt bị văn phòng trong cơ quan 26 2.7.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 26 2.7.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 27 2.7.4 Nhận xét 27 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁPVỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 28 3.1 Đánh giá về công tác văn phòng 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.2 Nhược điểm 29 3.2 Nguyên nhân và Giải pháp khắc phục 30 3.2.1 Nguyên nhân 30 3.2.2 Giáp pháp 30 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng phận thiếu quan hành nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân lớn, nhỏ Tuy nhiên, với loại quan quy mô khác Văn phòng phận quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển ngành quản trị văn phòng nước ta nói chung Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chuyên ngành Quản trị văn phòng, tiếp thu kiến thức lý thuyết mà chưa có dịp thực hành thực tế Với phương châm nhà trường: “ Học thật để đời Làm thật” giúp sinh viên làm quen với thực tế công việc quan, tổ chức Thực kế hoạch kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thời gian kiến tập 03 tuần( từ ngày 1.6 đến ngày 22.6) Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, em nhận giúp đỡ, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị Và đặc biệt cán Nguyễn Hồng Tiến( Trưởng phòng Văn thư- Lưu trữ), tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt kỳ kiến tập Do thời gian, trình độ vốn kiến thức hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh việc đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện , em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp cán bộ, công chức Văn phòng Bộ; thầy cô Khoa Quản trị văn phòng để báo cáo em hoàn thiện tốt CHƯƠNG I: TỔNG QUÁT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ VĂN PHÒNG BỘ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Theo Nghị định Số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn sau: a, Chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ b, Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thông tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Công bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý xử lý theo quy định pháp luật Về quản lý đầu tư, xây dựng: Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra, tra, giám sát, đánh giá; tổ chức thực giám sát, đánh giá tổng thể Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi): Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch phát triển; thực sử dụng ngân sách; đạo thực cấu trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo trồng, chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản tổng kết, nhiệm vụ quản lý nhà nước đánh giá thực kế hoạch sản xuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm; 10 Về lâm nghiệp: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy định Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chế, sách phát triển lâm nghiệp; quy chế quản lý rừng; chế độ quản lý, bảo vệ loài thực vật rừng, động vật rừng nguy cấp, quý danh mục loài thực vật, động vật rừng nguy cấp, quý theo quy định pháp luật; Chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan quản lý hệ thống rừng đặc dụng, bảo vệ hệ sinh thái rừng, loài sinh vật rừng theo quy định pháp luật; Trình Thủ tướng Chính phủ xác lập quy hoạch hệ thống chuyển mục đích sử dụng khu rừng phòng hộ, khu rừng đặc dụng có tầm quan trọng quốc gia liên tỉnh; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra sản xuất lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy sản kết hợp rừng phòng hộ; c) Chỉ đạo thực sách chi trả dịch vụ môi trường rừng theo quy định pháp luật; d) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước quản lý rừng, phát triển rừng, bảo vệ rừng, sử dụng rừng; khai thác, chế biến lâm sản; giống trồng lâm nghiệp theo quy định pháp luật bảo vệ phát triển rừng 11 Về diêm nghiệp: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật sản xuất, thu hoạch tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất hàng năm; b) Ban hành kiểm tra thực quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (không bao gồm muối y tế), quy trình sản xuất, chế biến bảo quản muối sản phẩm muối 12 Về thủy sản: a) Chỉ đạo, hướng dẫn thực chế, sách phát triển thủy sản sau cấp có thẩm quyền định; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy định quản lý khu bảo tồn biển, khu bảo tồn vùng nước nội địa có liên quan tới nguồn lợi thủy sản theo phân công Chính phủ; c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quy chế quản lý khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản tập trung; phòng, chống dịch bệnh thủy sản; đ) Quy định danh mục loài thủy sản cần bảo tồn, bảo vệ, cần tái tạo; biện pháp bảo vệ môi trường hệ sinh thái thủy sản, bảo tồn quỹ gen, đa dạng sinh học thủy sản theo quy định pháp luật; e) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước kiểm ngư theo quy định pháp luật; g) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước hoạt động thủy sản theo quy định pháp luật thủy sản 13 Về thủy lợi: a) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước quy hoạch phòng, chống lũ tuyến sông có đê, quy hoạch đê điều, đầu tư xây dựng, tu bổ, nâng cấp kiên cố hóa đê điều; quản lý, bảo vệ đê, hộ đê sử dụng đê điều quy định Luật đê điều theo quy định pháp luật; b) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước phòng, chống thiên tai quy định Luật đê điều, Luật phòng, chống thiên tai quy định khác pháp luật; c) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước khai thác bảo vệ công trình thủy lợi theo quy định pháp luật; d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực chiến lược, quy hoạch thủy lợi; chiến lược phòng, chống giảm nhẹ thiên tai sau Chính phủ phê duyệt; đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập, phê duyệt tổ chức thực quy hoạch thủy lợi phục vụ nông nghiệp, phục vụ đa mục tiêu gắn với ngành kinh tế - xã hội theo quy định pháp luật; e) Phê duyệt quy hoạch thủy lợi, cấp nước nông thôn liên quan từ hai tỉnh trở lên, hệ thống công trình thủy lợi công trình thủy lợi có tính chất kỹ thuật phức tạp quy mô lớn tỉnh phục vụ phòng, chống lũ, lụt, tiêu úng, cấp nước; phòng, chống hạn hán, xâm nhập mặn; cải tạo đất; phòng, chống sạt lở ven sông, ven biển, cấp thoát nước nông thôn theo quy định pháp luật; g) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc phê duyệt quy hoạch thủy lợi, hệ thống công trình thủy lợi, nước vệ sinh môi trường nông thôn phạm vi cấp tỉnh theo quy định pháp luật; h) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập kế hoạch xây dựng, quản lý khai thác, sử dụng bảo vệ công trình cấp, thoát nước nông thôn; i) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước an toàn đập, hồ chứa nước thủy lợi theo quy định pháp luật; thực nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật tài nguyên nước quy định khác pháp luật 14 Về phát triển nông thôn: a) Chỉ đạo, triển khai thực chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới; chương trình, dự án xóa đói giảm nghèo theo phân công Chính phủ; b) Tổng hợp, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch chuyển dịch cấu kinh tế chương trình tổng thể phát triển nông thôn; chiến lược phát triển ngành nghề, làng nghề nông thôn gắn với hộ gia đình hợp tác xã địa bàn cấp xã; c) Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực bố trí dân cư, di dân tái định cư công trình thủy lợi, thủy điện; bố trí ổn định dân cư vùng thiên tai, đặc biệt khó khăn, biên giới hải đảo, vùng nước biển dâng tác động biến đổi khí hậu, di cư tự do, vùng xung yếu, xung yếu rừng phòng hộ, rừng đặc dụng; đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực công tác định canh, bố trí dân cư nông thôn, vùng dân tộc thiểu số miền núi theo quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội đất nước; d) Thực chương trình, dự án xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng nông thôn theo phân công Chính phủ 15 Về doanh nghiệp, hợp tác xã loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác: a) Trình Chính phủ ban hành chế, sách khuyến khích, hỗ trợ kinh tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; Phối hợp với Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ, ngành có liên quan xây dựng chế, sách khuyến khích, hỗ trợ định hướng phát triển doanh nghiệp đầu tư vào nông nghiệp, nông thôn b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định ngành, nghề kinh doanh, dịch vụ có điều kiện theo danh mục Chính phủ quy định xử lý hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền; c) Thực quyền, trách nhiệm nghĩa vụ chủ sở hữu nhà nước theo phân công, phân cấp Chính phủ công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên nhà nước làm chủ sở hữu phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp theo quy định pháp luật 16 Về chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản, thủy sản muối: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy hoạch, chương trình, chế, sách phát triển lĩnh vực chế biến gắn với sản xuất thị trường ngành hàng thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; sách phát triển điện nông nghiệp, ngành nghề, làng nghề gắn với hộ gia đình hợp tác xã sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tình hình phát triển chế biến ngành hàng lĩnh vực điện, ngành nghề, làng nghề nông thôn, bảo quản sau thu hoạch thuộc phạm vi quản lý Bộ; c) Hướng dẫn việc vận chuyển, xuất khẩu, nhập loại hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, muối 17 Quản lý dự trữ quốc gia giống trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y hàng hóa khác theo phân công Chính phủ 18 Về khoa học công nghệ: a) Chỉ đạo hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; chế, sách nông nghiệp, nông dân nông thôn; b) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công nghệ cao nông nghiệp theo quy định pháp luật công nghệ cao 19 Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước khuyến nông theo quy định pháp luật khuyến nông 20 Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước chất lượng, an toàn thực phẩm nông sản, lâm sản, thủy sản muối quy định Luật an toàn thực phẩm, Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật 21 Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu đa dạng sinh học: a) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước bảo vệ môi trường hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật; b) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước đa dạng sinh học, an toàn sinh học thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật; c) Chỉ đạo, triển khai thực nhiệm vụ ứng phó với biến đổi khí hậu, nước biển dâng thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 22 Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hoạt động xúc tiến thương mại, xúc tiến đầu tư ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 23 Kiểm định kỹ thuật an toàn máy, thiết bị, vật tư, chất đòi hỏi nghiêm ngặt an toàn lao động hoạt động thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật 24 Thực hợp tác quốc tế hội nhập kinh tế quốc tế ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật 25 Quyết định đạo thực chương trình cải cách hành Bộ theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất định theo thẩm quyền việc thực phân cấp quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực 26 Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công: a) Trình Chính phủ ban hành chế, sách cung ứng dịch vụ công; thực xã hội hóa hoạt động cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Bộ; b) Trình Thủ tướng Chính phủ quy hoạch mạng lưới tổ chức nghiệp, dịch vụ công; c) Hướng dẫn việc thực sách, pháp luật hỗ trợ cho tổ chức thực hoạt động nghiệp dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật 27 Thực nhiệm vụ quản lý hội, tổ chức phi phủ hoạt động ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật 28 Thực nhiệm vụ quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng viên chức; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức theo quy định pháp luật 29 Thực nhiệm vụ quản lý thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật 30 Thanh tra, kiểm tra; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực theo quy định pháp luật 31 Thực nhiệm vụ quản lý công nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật công nghệ thông tin, Luật thống kê theo quy định pháp luật 32 Quản lý tài chính, tài sản nguồn lực khác giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 33 Thường trực quốc gia công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo vệ phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước vệ sinh môi trường nông thôn; chống sa mạc hóa; quản lý buôn bán quốc tế loài động, thực vật 10 tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức theo quy định Mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức theo hướng dẫn thống Bộ Nội vụ.( Điều 7) Chương III, Mục 1, Điều 12 quy định Quốc kỳ treo phải tiêu chuẩn kích cỡ, màu sắc Hiến pháp quy định; Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước trụ sở nhà công sở Thời gian treo từ 06 đến 18 ngày làm việc; ngày lễ, tết treo 24/24giờ Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ tang tuân theo quy định nghi lễ Nhà nước *Kỹ giao tiếp (Mục Giao tiếp ứng xử cán công chức, viên chức) Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.( Điều 8) Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ (Điều 9) Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.(Điều 10) Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.( Điều 11) 2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung 26 Có thể thấy việc ban hành văn quy định nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp, ứng xử cán bộ, công chức, viên chức phù hợp Nó không theo quy định Nhà nước lĩnh vực mà phù hợp với văn hóa, phong tục người dân Việt Namtrong tác phong làm việc, ăn mặc, phù hợp với xu thời đại: lịch sự, văn minh, chuyên nghiệp hết lòng dân 2.7 Thiết bị văn phòng, phầm mềm ứng dụng công tác văn phòng 2.7.1 Các loại thiêt bị văn phòng quan Văn phòng Bộ quan hành Nhà nước với tương đối đầy đủ trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư Các loại thiết bị Văn phòng: - Máy tính để bàn - Máy in -Máy Fax - Máy photo copy - Tủ đựng giấy tờ, tài liệu, văn - Bàn, ghế làm việc cán bộ, nhân viên - Giá đựng hồ sơ, tài liệu - Đèn, quạt, điều hòa, máy lạnh 2.7.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn ban hành quy định việc, mua sắm, quản lý trang thiết bị văn phòng theo Quyết định 190/QĐ-VP-HC ngày 02 tháng 04 năm 2013 Văn phòng-Hành Về việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Có phận thuộc Văn phòng Bộ chuyên chịu trách nhiệm, giám sát việc sử dụng trang thiết bị Văn phòng Bộ Phòng Quản trị Y tế; 2.7.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Phòng Tin học đầu mối giúp Chánh Văn phòng đạo tăng cường ứng 27 dụng công nghệ thông tin tỏng lĩnh vực công tác Văn phòng, bước triển khai thực hành quan điện tử Văn phòng Các phần mềm quản lý Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn: -Phần mềm quản lý văn -Phần mềm quản lý văn đến -Phần mềm quản trị thiêt bị 2.7.4 Nhận xét Văn phòng Bộ quan hành Nhà nước với tương đối đầy đủ trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư Cách khoảng 20 năm trước trang thiết bị văn phòng phục phục hoạt động Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn chưa đại, đầy đủ Tuy nhiên với phst triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, để đáp ứng nhu cầu làm việc yêu cầu giải công việc cách nhanh chóng, xác nên cần đến máy móc đại Việ có trang thiết bị văn phòng đại thể chuyên nghiệp, đại quan hành Nhà nước ấp 28 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3.1 Đánh giá công tác văn phòng 3.1.1 Ưu điểm Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn quan hành nhà nước cấp cao, lớn,đa ngành nghề, quản lý nhiều lĩnh vực thuộc ngành nông, lâm, ngư nghiệp Vì vậy, với khối lượng lớn công việc, hàng ngàn văn đến năm, hàng trăm họp lớn nhỏ, công tác văn thư, hành văn phòng cần phải tổ chức khoa học, hiệu Sau khảo sát công tác Văn thư, Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, nhận thấy có ưu điểm sau: Thứ nhất, Công tác tổ chức, quản lý chặt chẽ khâu trình quản lý văn đến Bộ Các đơn vị phân công lãnh đạo phụ trách, đảm bảo tính trách nhiệm cao Vì vậy, công tác văn thư, văn phòng vừa bảo đảm tính tập trung, mà có phân cấp hợp lý quản lý nhân lực văn bản, giấy tờ văn đến, quản lý đầy đủ Văn phòng Bộ, bảo đảm hợp lý đến đơn vị liên quan, sau giải xong tập trung mối Lưu trữ Thứ hai, công tác công văn,giấy tờ lãnh đạo quan tâm Lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phòng ban hành quyd dịnh công tác công văn, giấy tờ nhằm đưa công tác vào nề nếp.Bộ ban hành 17 văn gồm nhiều loại hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Song song vơi việc phát hành, Bộ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, kiểm tra việc thực đơn vị Thứ ba, Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức đơn vị để nâng cao hiệu làm việc đơn vị Văn phòng đầu tư trang thiết vị văn phòng đại phục vụ công tác văn thư cho Bộ Hầu hết tất đơn vị thuộc Văn phòng Bộ đầu tư nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ ngày ( văn thư, lưu trữ, y tế, bảo vệ) Thứ tư, Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn thực 29 tốt nội dung cải cách hành Đối với việc cải cách hành chính, Bộ xây dựng quy chế làm việc riêng Bộ, quy định lề lối làm việc, xây dựng văn quy phạm pháp luật Bộ, tổ chức lớp tập huấn, kỹ soạn thảo văn việc tổ chức hội thảo trao đổi kinh nghiệm công tác văn phòng, từ nâng cáo hiệu công tác văn thư Thứ năm, Công nghệ thông tin ưu điểm bật công tác văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Công nghệ thông tin ứng dụng cách nhanh chóng, hiệu quả, có công tác văn thư, lưu trữ Tính đến nay, mạng tin học Bộ nối tất đơn vị thuộc Bộ cấu Bộ, bảo đảm thông suốt với nhau, tạo thuận lợi tỏng giải công việc Nhiều phần mềm ứng dụng công tác văn thư( Phần mềm quản lý văn đi, phần mềm quản lý văn đến, quản lý cán bộ, công chức ) Những ưu điểm mà công tác văn thư Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn đạt cần giữ phát huy nữa, cập nhật liên tục tiến khoa học, tin học nhằm phục vụ tốt công tác văn thư 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, công tác văn thư, Văn phòng Bộ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn số hạn chế cần khắc phục: Thứ nhất, công tác tổ chức nhân quan tâm lãnh đạo thực tế cho thấy cán chuyên trách chuyên môn chưa đáp ứng nhu cầu ngày cao công việc Thứ hai, Văn phòng nghiêm túc vấn đề kiểm tra văn trước phát hành, nhiên có số văn chưa thống số ký hiệu Thứ ba, giai đoạn nộp, lưu hồ sơ thực quy trình mang tính đối phó, chất lượng chưa cao Các hồ sơ lập sơ bộ, số đơn vị chưa đầy đủ, gây khó khăn công tác lưu trữ 30 3.2 Nguyên nhân Giải pháp khắc phục 3.2.1 Nguyên nhân Có số nguyên nhân dẫn đến tình trạng là: Thứ nhất, cán bộ, công chức, viên chức có lúc làm việc chưa thật chuyên tâm, sơ sót, thiếu ý dẫn đến sai sót làm văn thư, lưu trữ tài liệu Thứ hai,bản quy định nộp lưu hồ sơ ban hành cán lưu trữ thực chưa thật nghiêm túc số vấn đề bảo quản tài liệu thông thường Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Thứ ba, công tác kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chưa thật chặt chẽ, kẽ hở cho luồn lách việc thực quy định chuyên môn, nghiệp vụ 3.2.2 Giáp pháp Để khắc phục hạn chế, phát huy điểm tích cực văn phòng Bộ, công tác văn thư, xin đề số giải pháp sau: -Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND Quyết định 34/2012/QĐ-UBND - Tiếp tục thực Công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp 31 - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập với Khu vực Duyên hải miền trung nước 32 KẾT LUẬN Công tác Hành văn phòng, Văn thư - lưu trữ nghiệp vụ cần thiết, qua trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xẩy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp Bộ trưởng, Thứ trưởng phận chuyên môm có liên quan thực theo dõi toàn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời, xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Do công tác Hành văn phòng – Văn thư lưu trữ đòi hỏi cán viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Thời gian kiến tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua em học hỏi kinh nghiệm có thực tế, em nhìn nhận công tác văn phòng bao quát, toàn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng 03 tuần kiến tập Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt thầy cô ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phòng thầy cô môn trường giúp đỡ lãnh đạo Uỷ ban, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợi kiến tập báo cáo 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghi định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghi định số 58/20011/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNN ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNN-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNN ngày 19/01/2001 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 25/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập lưu hồ sơ lưu trữ tài liệu vào lưu trữ quan 8.Quyết định 190/QĐ-VP-HC ngày 02 tháng 04 năm 2013 Văn phòng-Hành Về việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 112 tháng 03 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 10 Quy trình “ Trình ký, phát hành văn Bộ” 11.Quy trình “ Tiếp nhận, xử lý văn đến Bộ” 12 Quyết định Số: 370/QĐ-BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 Ban hành quy chế văn hóa công sở Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 34 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT CHÁNH VĂN PHÒNG Các Phó Chánh văn phòng Các phòng chuyên môn nghiệp vụ Phòng Hành Phòng Tin học Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp Phòng Tổng hợp Phòng Bảo vệ Phòng Truyền thông Phòng Lưu trữ Đơn vị nghiệp công lập Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam Phòng Kế toán Đoàn xe Phòng Quản trị Cơ quan đại diện VP Y tế Bộ Hồ Chí Minh Phần mềm quản lý văn đến Bộ ( Văn phòng điện tử) Kho lưu trữ Văn phòng Bộ 5.Quy trình trình ký, phát hành văn Bộ Quy trình tiếp nhận, xử lý văn đến Bộ