MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẬP 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập. 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập. 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập. 7 2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 9 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 9 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 9 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 10 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 10 3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 10 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Ủy ban. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 13 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 14 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 14 3.4.1.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 14 3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 17 3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 19 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 22 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 24 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 24 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng Ủy ban huyện. 26 4.3. Các công cụ, phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét 28 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 29 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của UBND huyện Yên Lập. 29 1. Ưu điểm: 29 2. Nhược điểm: 31 II. Đề xuất những giải pháp phát huy ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính Văn phòng của UBND huyện Yên Lập. 31 1. Trang thiết bị cơ sở vật chất. 31 2. Đội ngũ cán bộ, công chức. 32 3. Đề xuất về nghiệp vụ văn thư 32 4. Đề xuất về việc đăng ký văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản 32 5. Đề xuất về công tác lưu trữ : 33 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 36
MỤC LỤC MỤC LỤC .1 LỜI MỞ ĐẦU Phần I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập .3 1.2 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .7 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập .9 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 10 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 10 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý .10 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 12 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý Ủy ban So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 13 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến .14 3.4.1.1 Quy trình quản lý giải văn 14 3.4.1.2 Quy trình quản lý giải văn đến 17 3.4.2 Lập hồ sơ hành ủy ban nhân dân huyện Yên Lập .19 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập .23 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 24 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng .24 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng Ủy ban huyện 26 4.3 Các công cụ, phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét 28 Phần II 29 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 29 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND huyện Yên Lập 29 Ưu điểm: 29 Nhược điểm: 31 II Đề xuất giải pháp phát huy ưu, nhược điểm công tác Hành Văn phòng UBND huyện Yên Lập 31 Trang thiết bị sở vật chất 31 Đội ngũ cán bộ, công chức 32 Đề xuất nghiệp vụ văn thư 32 Đề xuất việc đăng ký văn đi, đến, soạn thảo văn 32 Đề xuất công tác lưu trữ : 33 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC .36 LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa- đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng công tác quan trọng bất cư quan nào,nó góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Quản trị văn phòng nghành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng kiến tập ngành nghề quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường “ Học thật đôi với làm thật” ‘ Học đôi với hành” Trong trình kiến tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất,được rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học nghành Quản trị văn phòng Kiến tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệp Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành để sau tốt nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Nhận giúp đỡ Nhà trường khoa Quản trị văn phòng, đồng ý Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập, em tiếp nhận kiến tập quan, ngày 20-4-2015 đến hết ngày 25-5-2015 Trong suốt thời gian kiến tập, em cán văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tận tình dạy giúp đỡ Trong tháng kiến tập Văn phòng ủy ban huyện Yên Lập,mặc dù nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc em cán phòng tận tình hướng dẫn bảo nên em làm tốt công việc giao phó quan, nhờ em tịch lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằnggiảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND huyện Yên Lập, chị Nguyễn Thị Thức - cán văn phòng UBND huyện Yên Lập giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn Yên Lập, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Đinh Thị Thu Thủy Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Căn vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003, Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập thực chức năng, nhiệm vụ sau: * Trong lĩnh vực kinh tế: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; + Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn huyện; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; + Tổ chức thực ngân sách địa phương; + Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai: + Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; + Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành; + Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; + Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã; + Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: + Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện Yên Lập; + Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã; + Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: + Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; + Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; + Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ * Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: + Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; + Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; + Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: + Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin…và tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; + Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; + Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; + Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; + Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo * Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: + Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; + Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; + Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: + Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; + Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; + Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; + Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội * Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: + Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; + Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; + Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; + Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật * Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: + Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; + Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; + Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; + Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; + Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp xem xét, định + Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị huyện trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp phê duyệt; + Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị địa phương; + Quản lý sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao thị xã, huyện thuộc tỉnh; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh huyện quản lý 1.2 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập Chủ tịch UBND huyện người đứng đầu quan huyện, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn quan Các Phó chủ tịch huyện người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện Có phó chủ tịch huyện: phó chủ tich thường trực, phó chủ tịch kinh tế phó chủ tịch văn xã Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện: Sơ đố tổ chức máy quan phụ lục 01 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập * Vị trí, chức năng: Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở, vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND & UBND huyện Tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc Văn phòng HĐND & UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác HĐND, UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng HĐND Văn phòng UBND Tỉnh * Nhiệm vụ, quyền hạn: Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch công tác UBND Chủ tịch UBND huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật Giúp UBND Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể huyện quan, tổ chức Trung ương, Tỉnh đóng địa bàn Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND huyện; tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND huyện; Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND & UBND huyện Công tác văn thư lưu trữ: Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành nhà nước UBND huyện; hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ; hướng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành nhà nước theo quy định Việc bố trí phòng làm việc tối ưu cần thiết Nó có nhiều thuận lợi: Lãnh đạo giám sát công việc nhân viên, cán Chi phí phòng làm việc thấp.Nhưng phòng làm việc UBND huyện Yên Lập văn phòng cổ điển, theo kiểu truyền thống Trên 02 mô hình phòng làm việc Chánh văn phòng phòng Văn thư Cách bố trí phòng làm việc văn phòng UBND huyện Yên Lập có ưu, nhược điểm sau đây: * Đối với phòng làm việc Chánh Văn phòng * Ưu điểm: Khách tới liên hệ công tác với lãnh đạo để giải công việc có nội dung bí mật, giải kịp thời, không bị lộ * Nhược điểm Chánh Văn phòng có cung cấp, xử lý thông tin bị gián đoạn, kéo dài thời gian, không liên tục khâu giải văn - Các công việc nhân viên lãnh đạo phải từ phòng sang phòng khác từ tầng lên, xuống tầng khác * Đối với phòng Văn thư * Ưu điểm Bố trí phòng Văn thư tầng thuận lợi cho việc thuận lợi cho việc tiếp nhận văn từ quan khác chuyển đến, đồng thời thuận tiện cho khách tới liên hệ làm việc với UBND huyện Các văn bản, giấy tờ có liên quan đến quan, Phòng Văn thư tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn đến Lãnh đạo Văn phòng xử lý giải kịp thời UBND huyện Yên Lập áp dụng hình thức hỗn hợp nên giải công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo tiện cho việc phục vụ tra cứu, sử dụng bảo quản hồ sơ tài liệu * Nhược điểm Phòng làm việc nhỏ nên gặp khó khăn trình giải công việc Do đơn vị đảm nhiệm nhiệm vụ khác nên khó đảm bảo thống đạo tổ chức nghiệp vụ 27 4.3 Các công cụ, phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét Để công tác văn phòng hoạt động thuận lợi, đạt hiệu cao, đặc biệt hoạt động quản lý văn tài liệu hồ sơ công việc khoa học, UBND huyện Yên Lập sử dụng Phần mềm Quản lý văn – Hồ sơ công việc (QLVBHSCV) Ngoài ra, có phần mềm quản lý hồ sơ hành phần mềm ứng dụng văn phòng Office; Ứng dụng phục hồi liệu – Recuva… Những phần mềm có chức bản, là: Quản lý văn đi, đến, chuyển nhận văn qua mạng máy tính; xử lý văn bản, giải công việc thông qua hồ sơ công việc phần mềm; quản lý lịch công tác; quản lý tài nguyên; chia sẻ tài liệu báo cáo thống kê * Lợi ích phần mềm Quản lý văn – hồ sơ công việc Sau cài đặt đưa vào sử dụng phần mềm trình thử nghiệm, hầu hết cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND - UBND sử dụng thành thạo chức phần mềm, bước đầu mang lại hiệu cao công tác quản lý, điều hành giải công việc Đó là, tạo phương thức làm việc mới; tiết kiệm nhiều thời gian giảm thiểu tỷ lệ sử dụng giấy tờ; giảm thời gian xử lý công việc; tăng cường tính công khai, minh bạch giải nhu cầu người dân doanh nghiệp; cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát trình thực thi công việc cách nhanh chóng, hiệu quả, xác; góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Yên Lập Những kết đạt thể tâm Đảng ủy, Lãnh đạo UBND toàn thể cán công chức, chuyên viên Văn phòng huyện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào điều hành, giải công việc 28 Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND huyện Yên Lập * Nhận xét chung: Công tác Văn phòng UBND huyện Yên Lập điều hành triển khai có Việc bố trí mặt bàng việc theo kiểu truyền thống, tạo thuận lợi cho phận làm việc theo chuyên môn mình, đặc biệt Tổ cải cách hành chính, Tiếp dân đặt tầng tạo thuận tiện cho việc giao dịch công dân UBND Huyện Tuy nhiên, việc bố trí mặt làm việc Văn phòng UBND huyện Yên Lập từ tầng đến tầng bất hợp lý, điều làm giảm phối hợp công tác phận với lãnh đạo Mặt khác làm nhiều thời gian việc di chuyển để phối hợp công tác phận với lãnh đạo Việc tổ chức lao động khoa học Văn phòng UBND huyện Yên Lập vận dụng tốt Việc bố trí cán phù hợp với trình độ lực người tạo điều kiện tốt cho cá nhân phát huy khả công tác Điều khẳng định thực tế vị trí công tác hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Trong đợt kiến tập phòng Văn thư thuộc Văn phòng HĐND&UBND Huyện Yên Lập, em nhận thấy công tác Hành văn phòng chiếm vai trò quan trọng quan, xem hoạt động quản lý phục vụ quản lý Đây công việc quan trọng thiếu mang tính chất tất yếu hoạt động quản lý quan Trong thời gian kiến tập UBND Huyện em có số nhận xét, đánh giá công tác Hành văn phòng huyện sau: Ưu điểm: Trong năm qua công tác hành UBND Huyện có bước tiến rõ rệt bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức viên chức đặc biệt cán làm công tác làm công tác Văn thư-Lưu trữ từ có quan tâm 29 mực người sở vật chất công tác Được đạo Tỉnh, quan tâm Lãnh đạo UBND Huyện Văn phòng HĐND & UBND Huyện đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn xếp lại đội ngũ công chức, bố trí cán phù hợp với chuyên môn lực công tác - Lãnh đạo quan quan tâm tới đời sống cán quan - Các phòng, ban hoàn thành tốt công tác giao - Bộ phận chuyên viên trực tiếp tham mưu văn đồng thời phối hợp phòng, ban chuyên môn kiểm tra , rà soát chuẩn bị văn nội dung đảm bảo hội nghị kỳ họp - Việc cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn Hồ sơ công việc UBND Huyện đạt hiệu cao giúp cho việc tiếp nhận, xử lý chuyển giao theo dõi văn đi, đến xác giúp cho việc tra cứu văn nhanh chóng thuận tiện Thực chương trình phát triển công nghệ thông tin với phòng, ban chức năng, Văn phòng phối hợp UBND xã, thị trấn tiếp tục nâng cao chương trình quản lý cấp huyện triển khai phần mềm quản lý văn cấp xã, thị trấn đồng thời nối mạng triển khai phần mềm chuyển nhận thông tin UBND huyện UBND xã, thị trấn Việc áp dụng chương trình phần mềm giúp việc quản lý chặt chẽ góp phần hiệu công tác đạo điều hành UBND huyện - Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành để thực tiếp nhận, xử lý tra cứu văn huyện Việc soạn thảo máy vi tính giúp cho HĐND&UBND duyệt qua mạng nội làm giảm bớt công việc cho Cán văn thư chuyên viên đảm bảo tính xác cho văn - Văn đến văn quan đăng ký hệ thống phần mềm quản lý Văn UBND huyện nhằm quản lý chặt chẽ văn đồng thời tra cứu văn nhanh chóng - Cán Văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn nhập vào máy phục vụ cho việc tra cứu văn 30 đơn vị, phòng, ban phục vụ tốt công tác Hành chính, giúp UBND giải tốt công việc liên quan đến giấy tờ văn Có thành công đạo chặt chẽ, thường xuyên thường trực HĐND&UBND quản lý đạo Lãnh đạo Văn phòng Nhược điểm: Bên cạnh mặt tích cực công tác Hành văn phòng UBND huyện Yên Lập đạt thời gian qua song tồn hạn chế: - Tại Khối, phòng, ban: Một số phòng, ban chưa thực theo quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ, Văn lưu thiếu, xếp văn không theo trình tự lưu văn photo, văn dự thảo, y sai quy định, việc lập hồ sơ công việc cán chưa thực Các phòng, ban soạn thảo văn chưa thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 ban hành - Có nhiều văn quan đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua phận Văn thư gửi trực tiếp tới phòng, ban theo địa ghi phong bì Do văn không đăng ký nhiều thời gian, ảnh hưởng tới chất lượng công việc - Lãnh đạo thường xuyên công tác việc giải văn chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn - Hệ thống phần mềm chưa trang bị đầy đủ số đơn vị chưa có phần mềm riêng, phòng văn thư diện tích hẹp nên khách tới đóng dấu liên hệ công tác chưa thuận tiện II Đề xuất giải pháp phát huy ưu, nhược điểm công tác Hành Văn phòng UBND huyện Yên Lập Để nâng cao hiệu công tác Hành văn phòng UBND huyện Yên Lập em xin đưa số đề xuất Trang thiết bị sở vật chất - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng Để có hiệu thay đầu tư dàn trải, ý đến số lượng mà cần quan tâm tới 31 chất lượng đầu tư có chiều sâu trang thiết bị văn phòng - Cung cấp kịp thời văn phòng phẩm phục vụ công việc, cần bố trí xếp phòng làm việc khoa học Chuyển phòng Văn thư sang phòng với diện tích lớn để làm tốt thuận tiện công việc Đội ngũ cán bộ, công chức - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho Cán bộ, công chức Con người nhân tố định đến hiệu công việc quan Nhà nước Cán bộ, Công chức nhân tố định đến hiệu quản lý Nhà nước - Yêu cầu Cán bộ, công chức phải người có trình độ học vấn giỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ phải có phẩm chất đạo đức - Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho Cán bộ, công chức phải làm thường xuyên có chương trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm Lãnh đạo UBND khen thưởng- kỷ luật cán kịp thời Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên lao động hợp đồng làm việc tạị UBND huyện Văn phòng HĐND&UBND huyện Yên Lập Đề xuất nghiệp vụ văn thư - Về nghiệp vụ văn phòng công tác văn thư, văn phòng ngày phải chuyển giao lượng văn lớn nên văn thư lập nhiều sổ theo thể loại “ chuyển giao văn nội bộ” để tiện theo dõi kiểm tra việc giải văn đi, đến Đề xuất việc đăng ký văn đi, đến, soạn thảo văn - Công tác soạn thảo văn bản: Do năm quan ban hành nhiểu văn nên công tác soạn thảo văn bản, phải đảm bảo quy định thể thức, cỡ chữ đặc biệt phải thống ban nghành Quá trình soạn thảo: Để đảm bảo vật nỗ lực nghiên cứu cán cần phải có đạo đắn, kịp thời lãnh đạo - Về việc đăng ký văn đi, đến : bên cạnh cách đăng ký truyền thống phải tiến hành đăng ký máy nhằm thuận lợi cho việc kiểm tra bảo quản tài liệu 32 - Cùng với phát triển xã hội xu hướng chung công tác văn phòng cần phải đổi mới, cần phải đầu tư nhiều công nghệ thông tin đại vào công tác văn phòng Nhất sử dụng máy đăng ký công văn, máy in địa chỉ, sử dụng máy in vi tính đăng ký công văn đến; lưu trữ, văn bản, giữ nhận qua mạng máy tính Những đổi đóng góp phần lớn làm tăng hiệu phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, đạo UBND huyện Đề xuất công tác lưu trữ : + Cơ quan cần dành thêm kinh phí để mua giá, tủ tài liệu cần, quan tâm, việc vệ sinh tài liệu + Cần sớm chỉnh lý tài liệu để thuận lợi cho việc tra tìm bảo quản - Tăng cường lãnh đạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên văn phòng, đặc biệt kiến thức tin học lĩnh vực hành - Lãnh đạo HĐND – UBND cần tăng cường giám sát có ý kiến đạo thường xuyên công tác văn phòng quan 33 KẾT LUẬN Công tác Hành văn phòng hoạt động thiếu máy quan, tổ chức Đối với UBND huyện Yên Lập lực lượng làm công tác văn phòng lớn so với phòng, ban khác thuộc huyện Qua thấy khối lượng công việc văn phòng lớn Không thực chức tham mưu tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo mà văn phòng thực chức Quản trị, đảm bảo đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho quan hoạt động, chăm lo chu đáo đời sống cán bộ, công chức, viên chức toàn quan Bài báo cáo kiến tập em trình kiến tập phòng Văn thư thuộc Văn phòng HĐND&UBND huyện Yên Lập Trong báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Yên Lập nói chung văn phòng HĐND&UBND huyện nói riêng Bài báo cáo em khái quát tình hình công tác văn phòng quan công tác Văn thư - Lưu trữ Em xin nhận xét đóng góp số ý kiến đề xuất để góp phần xây dựng công tác văn phòng UBND huyện Yên Lập hoạt động đem lại hiệu tốt Trong thời gian kiến tập UBND huyện Yên Lập em giúp đỡ chị Nguyễn Thị Thức cán phòng Văn Thư thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện, giúp đỡ cán công chức, viên chức văn phòng quan tâm nhiệt tình giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề UBND huyện Yên Lập (Từ ngày 20/4/2015 - 25/5/2015) Trong đợt kiến tập em không củng cố lại kiến thức chuyên ngành mà nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Biết phong cách làm việc kỹ giao tiếp người làm văn phòng thích nghi làm quen với môi trường làm việc thực tế nắm bước công việc nhân viên văn phòng Bên cạnh thuận lợi trình kiến tập em gặp số khó khăn lúng túng xử lý văn đặc biệt chưa nắm rõ chương trình quản lý văn phần mềm hệ thống quản lý 34 văn UBND huyện Yên Lập Để hoàn thành tốt đợt kiến tập hoàn thành tốt báo cáo kiến tập ngành nghề, Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo UBND huyện Yên Lập toàn thể cán bộ, công chức, viên chức văn phòng HĐND&UBND huyện đặt biệt quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ chị Nguyễn Thị Thức Cán Văn thư UBND huyện, tạo điều kiện giúp đỡ cho em thời gian kiến tập phòng Văn thư UBND Huyện Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy (cô) Khoa QTVP đặc biệt cô Lâm Thu Hằng- giảng viên hướng dẫn kiến tập tốt nghiệp lớp QTVP12C giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Do thời gian kiến tập có hạn nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhà trường thầy(cô) Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt cô Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn kiến tập tốt nghiệp tạo điều kiện giúp đỡ em, đóng góp cho báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn./ Yên Lập, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Đinh Thị Thu Thủy 35 PHỤ LỤC 36 PHỤ LỤC 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN YÊN LẬP CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND UBND huyện Khối kinh tế, đô thị, TNMT, XDCB Khối nội Khối văn xã Thanh tra Phòng VHTT Phòng Kinh tế Phòng Tư pháp Phòng Y tế Đội Thanh tra GT XD Phòng Nội vụ Phòng LĐTB&XH Phòng Quản lý đô thị Chi cục Thi hành án DS Trung tâm DS-KHHGĐ Phòng Tài - Kế hoạch Đội QLTT số Phòng GD&ĐT Công an Ban QLDA xây dựng BCH Quân Đài truyền Ban QLDA TN&VSMT TT VH&TT Phòng Tài nguyên Môi trường 37 PHỤ LỤC SỐ 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG P CHÁNH VĂN PHÒNG Tổ Tham mưu – Tổng hợp P CHÁNH VĂN PHÒNG Tổ hành Quản trị Bộ phận cửa P CHÁNH VĂN PHÒNG Văn thư – Lưu trữ Bảo vệ Văn thư Lái xe Lưu trữ thuộc văn phòng Kế toán 38 PHỤ LỤC 03 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý giải văn Trình văn Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng văn Sắp xếp văn lưu,phục vụ nhu cầ sử dụng Trình ký văn Đóng dấu văn Đăng ký văn Chuyển giao văn 39 PHỤ LỤC SỐ 04 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Theo giõi đôn đốc, giải văn đến Tiếp nhận văn đến Sao văn bản, chuyển giao văn đến Kiểm tra, phân lọai, bóc bì, đóng dấu đến,ghi số,ngày, tháng th¸ng Viết phiếu xử lý văn Trình văn đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải Đăng ký văn đến 40 PHỤ LỤC SỐ 05 Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Chuẩn bị bìa hồ sơ Mở hồ sơ Ghi số, kí hiệu, tiêu đề vào bìa hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu hồ sơ Thu thập từ đơn vị UBND Quận Sắp xếp theo thứ tự thời gian Đánh số tờ Ghi mục lục văn Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Viết bìa hồ sơ 41