Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH tại VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN. 4 1. Khái quát về Thành phố Nam Định. 4 2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn. 5 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định. 5 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH. 6 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 8 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp ) của cơ quan 10 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định 15 1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 20 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định 20 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 25 1.1 Mẫu lịch công tác tuần 25 1.2 Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm 26 2. Giúp cơ quan mẫu hoá một số văn bản sau: 27 2.1 Mẫu hoá 01 Quyết định của cơ quan Thành uỷ Nam Định 29 2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi 31 2.3 Mẫu hoá 01 kế hoạch tổ chức hội nghị 33 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Thành uỷ Nam Định 34 3.1. Công tác chuẩn bị hội nghị 34 3.1.1 Xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị nội dung 34 3.1.2 Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án 34 3.1.3 Thông tin phục vụ nội dung hội nghị 35 3.1.4 Lập chương trình và triệu tập hội nghị 35 3.1.5 Xác định thành phần hội nghị 35 3.1.6 Tài liệu sử dụng tại hội nghị 36 3.1.7 Phối hợp đảm bảo các điều kiện vật chất và an toàn hội nghị 36 3.2. Trong hội nghị 36 3.2.1 Chuẩn bị khai mạc 36 3.2.2 Ghi biên bản và ghi âm, ghi hình 36 3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận tại hội nghị 36 3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu quyết 36 3.3. Sau hội nghị 37 3.3.1 Hoàn chỉnh các biên bản 37 3.3.2 Văn bản hoá các quyết định của hội nghị 37 3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ 37 3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị quyết hội nghị 37 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng. 37 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Thành uỷ Nam Định 42 1. Ưu điểm 42 1.1. Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng 42 1.2. Hoạt động của Văn phòng 42 1.3. Tổ chức nhân sự 43 1.4. Công tác Văn thư 43 1.5. Công tác lưu trữ 44 2. Nhược điểm 45 2.1. Tổ chức cán bộ, phân công công việc 45 2.2. Công tác hành chính văn phòng 45 2.3. Công tác văn thư 45 2.4. Công tác lưu trữ 45 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46 1. Đối với cơ quan Thành uỷ Nam Định: 46 1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng 46 1.2. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ 46 1.3. Về công tác Văn thư Lưu trữ 47 1.4. Về trang thiết bị văn phòng. 48 1.5. Phân công công việc 48 2. Một số đề xuất với nhà trường 48

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH 4

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN 4

1 Khái quát về Thành phố Nam Định 4

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 5

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định 5

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH 6

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 8

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp ) của cơ quan 10

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định 15

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định 16

2 Khảo sát về công tác văn thư 20

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định 20

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH

CHÍNH CƠ QUAN 25

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 25

1.1 Mẫu lịch công tác tuần 25

1.2 Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm 26

2 Giúp cơ quan mẫu hoá một số văn bản sau: 27

2.1 Mẫu hoá 01 Quyết định của cơ quan Thành uỷ Nam Định 29

2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi 31

2.3 Mẫu hoá 01 kế hoạch tổ chức hội nghị 33

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Thành uỷ Nam Định 34

3.1 Công tác chuẩn bị hội nghị 34

3.1.1 Xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị nội dung 34

3.1.2 Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án 34

3.1.3 Thông tin phục vụ nội dung hội nghị 35

3.1.4 Lập chương trình và triệu tập hội nghị 35

3.1.5 Xác định thành phần hội nghị 35

3.1.6 Tài liệu sử dụng tại hội nghị 36

3.1.7 Phối hợp đảm bảo các điều kiện vật chất và an toàn hội nghị 36

3.2 Trong hội nghị 36

3.2.1 Chuẩn bị khai mạc 36

3.2.2 Ghi biên bản và ghi âm, ghi hình 36

3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận tại hội nghị 36

3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu quyết 36

3.3 Sau hội nghị 37

3.3.1 Hoàn chỉnh các biên bản 37

3.3.2 Văn bản hoá các quyết định của hội nghị 37

3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ 37

3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị

quyết hội nghị 37

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng 37

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng 39

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Thành uỷ Nam Định 42

1 Ưu điểm 42

1.1 Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng 42

1.2 Hoạt động của Văn phòng 42

1.3 Tổ chức nhân sự 43

1.4 Công tác Văn thư 43

1.5 Công tác lưu trữ 44

2 Nhược điểm 45

2.1 Tổ chức cán bộ, phân công công việc 45

2.2 Công tác hành chính văn phòng 45

2.3 Công tác văn thư 45

2.4 Công tác lưu trữ 45

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46

1 Đối với cơ quan Thành uỷ Nam Định: 46

1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng 46

1.2 Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ 46

1.3 Về công tác Văn thư - Lưu trữ 47

1.4 Về trang thiết bị văn phòng 48

1.5 Phân công công việc 48

2 Một số đề xuất với nhà trường 48

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép em được gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn MạnhCường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đãtạo điều kiện cho em có cơ hội được thực tập tại cơ quan Thành ủy Nam Định

Em cũng cảm ơn tất cả các cán bộ, chuyên viên đang công tác tại cơ quan Thành

ủy Nam Định đã cùng làm việc và hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn vôcùng nhiệt tình để em có thể hoàn thành được quá trình thực tế này Đặc biệt emcám ơn anh Nguyễn Nam Hà - Phó Chánh văn phòng Thành uỷ Nam Định đãquan tâm, hướng dẫn em thực tập và hoàn thiện bản báo cáo

Trên cơ sở Kế hoạch của Nhà trường, dưới sự hướng dẫn của các thầy côgiáo trong khoa và được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Thành uỷ NamĐịnh, em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Thành uỷ Nam Định từ ngày01/03/2016 đến ngày 29/04/2016 Tuy khoảng thời gian không được dài nhưngtrong suốt thời gian thực tập em đã bước đầu củng cố cho mình những yêu cầuchuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ công việc cũng như kỹ năng giao tiếp bênngoài, em dần tiếp thu được một số kinh nghiệm, mở rộng và phát huy được kiếnthức đã học ở trường, ở thầy cô và bạn bè và đã rút ra được ưu điểm, khuyếtđiểm của bản thân, qua đó có những cách nhìn nhận, thay đổi để có thể đáp ứng

và hoàn thành những công việc, nhiệm vụ được giao

Vì thời gian và phạm vi tiếp cận các công việc chỉ giới hạn trong phạm

vi thực tập ngắn và giới hạn trong phạm vi Báo cáo thực tập Em xin đề cậpđến các nội dung hoạt động của Văn phòng Thành uỷ Nam Định chủ yếu từphương diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, vai trò của vănphòng trong hoạt động hành chính, tổ chức của cơ quan Qua đó giúp chúng ta

có một cái nhìn khái quát hơn về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, ýnghĩa hoạt động của Văn phòng Thành uỷ Nam Định đối với hoạt độngchung của Thành uỷ Nam Định

Bên cạnh những kết quả đạt được thì bài báo cáo thực tập của em sẽ

không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế do thời gian có hạn và thực tế kinhnghiệm còn ít Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ýkiến của các thầy cô giáo, của Lãnh đạo và cán bộ trong Văn phòng để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn, đồng thời qua đó để em có cái nhìn mộtcách tổng quát hơn từ quá trình học vào trong thực tiễn./.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016

Sinh viên

Trần Trọng Dương

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa cóchuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lítại các cơ quan còn có mặt hạn chế

Xuất phát từ nhu cầu xã hội và khả năng đáp ứng của Nhà trường, năm

2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số BGD&ĐT ngày 28/08/2008 cho phép trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nay làTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng

258/QĐ-Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đàotạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị vănphòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa cơ sở cho hoạt động thực tiễn vàngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phongphú thêm kho tàng lý luận

Mỗi cơ quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu khác nhau Vì vậy vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng trong từng

cơ quan, đơn vị cũng khác nhau Trong hoạt động của Cơ quan Thành uỷ NamĐịnh, Văn phòng Thành ủy Thành Nam Định luôn giữ vai trò chủ đạo, là mộtmắt xích quan trọng trong hoạt động, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành củaThường trực Thành ủy Văn phòng giúp việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ việcquản lý, điều hành của Lãnh đạo Thành ủy Trong xu thế phát triển chung của

xã hội Văn phòng Thành ủy Nam Định ngày càng có vị trí, vai trò quan trọngtrong sự phát triển chung của toàn cơ quan Trong hoạt động hành chính thì vănphòng là trung tâm điều hành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG

THÀNH ỦY NAM ĐỊNH

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN.

1 Khái quát về Thành phố Nam Định.

Thành phố Nam Định là một thành phố lớn, một trung tâm chính trị,kinh tế, văn hóa nằm ở phía Bắc của tỉnh Nam Định, bao gồm 20 phường và 5

xã ngoại thành; tổng diện tích đất tự nhiên 46,4 km2, dân số 352.108 ngườithuộc trung tâm khu vực phía Nam đồng bằng sông Hồng và được trải dài haibên bờ sông Đào có tiềm năng phát triển đa dạng; có vị trí quan trọng vàthuận lợi của vùng tam giác kinh tế nơi tiếp giáp với nhiều đầu mối giaothông trong và ngoài tỉnh: cách thủ đô Hà Nội 90 km về phía Tây Bắc, cáchcảng Hải Phòng 80 km về phía Đông Bắc cách thành phố tỉnh lỵ: Thái Bình(19km), Ninh Bình (28km), Phủ Lý (30km) Nằm trong vùng ảnh hưởng củađịa bàn kinh tế trọng điểm các tỉnh phía Bắc nên thành phố Nam Định luônđược xác định là trung tâm chính trị- kinh tế- văn hoá- khoa học kỹ thuật củatỉnh, đóng vai trò trung tâm khu vực, có tầm ảnh hưởng quan trọng tới sự pháttriển của vùng Nam đồng bằng sông Hồng

Thành ủy Nam Định là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ giữa hai kỳ Đạihội do Đại hội Đại biểu Đảng bộ thành phố bầu ra, quản lý 92 Đảng bộ, Chi

bộ cơ sở và hơn 14000 Đảng viên

Thành ủy Nam Định là cơ quan của Đảng được đặt tại số 150 đườngTrần Đăng Ninh, Phường Bà Triệu, Thành phố Nam Định, Tỉnh Nam Định

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn.

BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ:

Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố (gọi tắt là Thành uỷ) là cơ quanlãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa 2 kỳ Đại hội Đại biểu, có nhiệm vụ lãnhđạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và cả hệ thống chính trị củathành phố được quy định tại Điều lệ Đảng Thành uỷ lãnh đạo bằng Nghịquyết Hội nghị toàn thể Ban Chấp hành và thông qua sự chỉ đạo của BanThường vụ Thành uỷ Những vấn đề quan trọng trên mọi lĩnh vực của Thànhphố đều do Thành uỷ thảo luận và quyết định

BAN THƯỜNG VỤ THÀNH UỶ:

Ban Thường vụ Thành uỷ thay mặt Ban Chấp hành lãnh đạo và chỉ đạomọi mặt công tác của Đảng bộ giữa 2 kỳ Hội nghị Ban Chấp hành

THƯỜNG TRỰC THÀNH UỶ:

Thường trực Thành uỷ (Bí thư và các Phó Bí thư) không phải là mộtcấp nhưng được Ban Thường vụ giao thay mặt Ban Thường vụ Thành uỷ giảiquyết công việc hằng ngày của Đảng bộ, nhất là những vấn đề đột xuất nảysinh giữa 2 kỳ họp của Ban Thường vụ Thành uỷ

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định.

Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấptrên, Thành ủy Nam Định có cơ cấu tổ chức như sau:

- Đồng chí Bí thư Thành uỷ là người chịu trách nhiệm cao nhất trongBan Chấp hành, Ban Thường vụ, và Thường trực Thành uỷ Cùng Ban Chấphành, Ban Thường vụ và Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh

uỷ, trước Đảng bộ và nhân dân Thành phố về sự lãnh đạo của Đảng trên mọilĩnh vực của thành phố và chịu trách nhiệm trực tiếp về những công việc đượcphân công

- Gồm có 2 phó Bí thư Thành ủy, giúp việc cho đồng chí Bí thư Thành

ủy trong việc lãnh đạo, chỉ đạo:

+ Đồng chí Phó Bí thư Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm về toàn

bộ công việc và hoạt động của Thường trực Thành uỷ, đồng thời chịu tráchnhiệm trực tiếp về những công việc được phân công

+ Đồng chí Phó Bí thư Thành ủy- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố

- Thành ủy Nam Định gồm có: 4 Ban Xây dựng Đảng và 1 Văn phòng

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Văn phòng Thành ủy là một đơn vị trong hệ thống tổ chức của Thànhủy; là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực và Cấp ủy Thành phố.Văn phòng Thành ủy chịu trách nhiệm và đặt dưới sự lãnh đạo của Thườngtrực và Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố

Văn phòng Thành ủy có chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:

- Tham mưu tổ chức công tác thông tin, xử lý thông tin đảm bảo phảnánh thường xuyên, nhanh chóng, chính xác, kịp thời tình hình hoạt động cáclĩnh vực công tác của toàn Đảng bộ Thành phố, phục vụ đắc lực cho sự lãnhđạo và chỉ đạo của Cấp ủy Thành phố

- Xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, giúp Thường trực

Thành ủy và Ban Chấp hành đảng bộ Thành phố làm việc theo chương trìnhthời gian thích hợp Tổ chức các hội nghị để Thành ủy truyền đạt các thôngtin, chỉ thị, nghị quyết, chính sách, pháp luật, của Đảng và Nhà nước, của cấptrên và của Thành ủy tới các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc Phối hợp theodõi, đôn đốc các cấp, các ngành, các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt thông tri,chỉ thị, nghị quyết và các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Cùng các Ban xây dựng Đảng của Thành ủy phối hợp hoạt động phục

vụ sự lãnh đạo của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thành ủy

- Chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, Ban Chấp hành quản lý côngtác văn thư, công tác lưu trữ, hành chính quản trị và hướng dẫn các tổ chức cơ sởĐảng về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, công tác văn phòng cấpủy; quản lý cán bộ nhân viên văn phòng, quản lý tài sản chung của cơ quan

- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất hậu cần phục vụ cho hoạt độngcủa Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và các Ban xây dựng Đảngnhư: Bố trí phòng làm việc, phương tiện làm việc, công tác đối nội, đối ngoại,

vệ sinh nếp sống, bảo vệ cơ quan, tổ chức và phục vụ các hội nghị do Thườngtrực, Thường vụ và Cấp ủy thành phố triệu tập

Ví dụ: Những tình huống Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

- Chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ thu thập thông tin số liệu để xây dựng báo cáo Thường trực, Ban Thường vụ liên tục hàng tuần, hàng tháng, hàng quý để giúp lãnh đạo nắm bắt ra đưa ra chủ trương đường lối lãnh đạo phù hợp.

- Chuyên viên văn thư có nhiệm vụ vô cùng quan trọng hằng ngày là đảm bảo các văn bản, giấy tờ, thông tin được lưu thông kịp thời nhanh chóng tới Thường trực, Các ban xây dựng Đảng, đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật và kịp thời.

- Đảm bảo nội dung, hội trường và cơ sở vật chất cho tất cả các cuộc

họp, giao ban, hội nghị hội thảo của cơ quan Thành uỷ Nam Định.

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế

Quy trình xây dựng chương trình công tác của cấp uỷ

Các

bước

nhiệm thực hiện

Ghi chú

việc và dự kiến nội

dung công việc

đưa vào chương

trình công tác

- Nghiên cứu một số hồ sơtrong kho lưu trữ văn phòngcấp uỷ ( Nghị quyết đại hộimới ban hành, Chương trìnhcông tác toàn khoá, Quy chếlàm việc )

- Chọn lọc vấn đề theo nhómcông việc theo từng lĩnh vực,xác định trọng tâm và sắp xếptrình tự ưu tiên giải quyết

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

của các cơ quan

tham mưu

Tham khảo, thu thập tổng hợp

ý kiến của các cơ quan thammưu, giúp việc ( các Ban Đảng,các cơ quan Nhà nước, các vănphòng HĐND, UBND) theocác yếu tố :

- Sự cần thiết của vấn đề

- Tính khả thi của việc thực hiện

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

- Kế hoạch, chương trình côngtác cá nhân của từng đồng chílãnh đạo chủ chốt trong từngthời gian cụ thể

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

uỷ bao gồm các yếu tố :

- Tên gọi của chương trình + Phạm vi thời gian

+ Đối tượng thực hiện

- Tên công vệc cần giải quyết

- Thời gian thực hiện

- Cấp hoặc cơ quan trình đề

án, báo cáo

- Lời mở đầu và lời kết thúc bản chương trình

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

+ Trực tiếp báo cáo và xin ý

kiến quyết định tại hội nghị + Gửi lấy ý kiến từng thành

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

viên cấp uỷ bằng văn bản, sau

đó tổng hợp trình lãnh đạo quyết định.

Do đặc thù là cơ quan của Đảng nên mọi chương trình công tác đềumang tính định hướng của cả một địa phương khu vực Việc xây dựng chươngtrình công tác của cấp uỷ và thực tế tại đây là Cơ quan Thành uỷ Nam Địnhcần phải được xem xét và chọn lọc vô cùng cẩn thận chính xác, tham khảo cácvăn bản tài liệu trong kho lưu trữ để hạn chế tối đa mọi sai lầm và phát huynâng cao duy trì các thành tựu đã đạt được

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp ) của cơ quan

Dưới sự chỉ đạo của Thường trực cấp uỷ, trực tiếp của Lãnh đạo vănphòng và các cơ quan tham mưu, Cơ quan Thành uỷ Nam Định đã tổ chứcthực hiện thành công và đạt hiệu quả cao ‘ Hội nghị Cán bộ, Công chức cơquan Thành uỷ Nam Định ‘ năm 2016 tại Hội trường tầng 5 cơ quan Thành uỷNam Định

Sơ đồ hoá công tác tổ chức Hội nghị Cán bộ, Công chức cơ quan Thành uỷ Nam Định năm 2016

Các

bước

nhiệm thực hiện

Ghi chú

- Giao cơ quan chủ đề án+ Chuẩn bị báo cáo chính sẽ

Chuyênviên tổnghợp vănphòng

trình bày tại cuộc họp

 Báo cáo tổng quan

 Tờ trình

 Dự thảo nghị quyết (nếu có)

+ Chủ trì tổ chức các cuộc hộithảo hoặc hội nghị để thảo luậnhoặc ý kiến về những nội dung

mà cấp uỷ sẽ quyết định

- Sau khi cấp uỷ phân côngchuẩn bị nội dung hội nghị, vănphòng có nhiệm vụ theo dõi đônđốc việc chuẩn bị và kết hợpthẩm định đề án, chủ yếu về yêucầu, phạm vi, quy trình, tiến độ

và thể thức văn bản

- Riêng việc thẩm định nội dung

đề án, tuỳ vấn đề và khả năng,điều kiện của mình, văn phòngcấp uỷ có thể phát biểu ý kiếnriêng với cấp uỷ hoặc thường vụcấp uỷ

- Lập phiếu thẩm định, thu hồi

và tổng hợp nội dung đã thẩmđịnh

- Tình hình, thực trạng của địaphương

- Những mô hình, cách làm việc

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

Chuyên

- Tổ chức khảo sát, nghiên cứu Căn cứ chương trình toàn khoá,chương trình năm, kết quả chuẩn

bị đề án và thời gian cần thiết đểkhoàn thành khối lượng côngviệc

- Thành phần chính: theo quychế làm việc của cấp uỷ

- Lãnh đạo văn phòng cấp sắpxếp và phát nhận tài liệu

- Lãnh đạo văn phòng giao kiếnnghị và giao nhiệm vụ cụ thể

viên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

2 II- Trong hội

- Chương trình chi tiết hội nghị

- Phân công điều hành

- Những quy định và yêu cầu

Phó chánhvăn phòngtổng hợp

- Việc ghi âm ghi hình lãnh đạophải được xin phép, đề xuất xin

ý kiến lãnh đạo thường trực

- Tổng hợp thu thập đầy đủ,nhanh chóng, chính xác kết luậncủa các đồng chí chủ trì

- Căn cứ vào nội dung hội nghị,lãnh đạo văn phòng chuẩn bị vàvăn bản hoá thành dự thảo kếtluận, đảm bảo kết luận thể hiệntrí tuệ tập thể và dân chủ

- Khi cần biểu quyết, lãnh đạovăn phòng chủ động hoặc kếthợp với các cơ quan chủ đề ánxây dựng phiếu biểu quyết

Cán bộvăn phòng

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

3 III- Sau hội nghị

- Phải xác định cụ thể cá nhân và

cơ quan phụ trách, thời gianhoàn thành, xác định ngườiduyệt và kí văn bản theo đúngquy định

- Văn phòng phải làm đúngnguyên tắc, chế độ bảo mật trongcấp phát và thu hồi tài liệu

- Phải đảm bảo nguyên tắc lập

hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

- Lưu trữ hồ sơ tại cơ quantrường hợp đặc biệt nếu giao cơquan khác lưu trữ phải có ý kiếncủa thường trực hoặc đồng chíchủ trì hội nghị

- Lãnh đạo văn phòng đề xuấtvới thường trực phân công, chỉđạo các ban ngành liên quanvạch kế hoạch triển khai thựchiện, đảm bảo để các quyết địnhnhanh chóng đi vào cuộc sống

Chuyênviên tổnghợp vănphòng cấpuỷ

Chuyênviên lưutrữ

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Hội nghị quán triệt triển khai thực hiện Nghị quyết Thành phố lần thứXVI, Tỉnh lần thứ XIX, Trung Ương XII

Về mặt nội dung hình thức cơ bản, việc tổ chức chuyến đi công tác cholãnh đạo cơ quan Thành uỷ Nam Định là công việc thường niên được tổ chứctheo hướng dẫn chung về công tác văn phòng cấp uỷ địa phương ( giống côngtác tổ chức hội nghị hội họp của cơ quan )

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định

Với vị trí , chức năng và vai trò hết sức quan trọng trong bộ máy lãnh đạotuyệt đối của Đảng nên việc đưa ra các giải pháp, áp dụng thực hiện các biệnpháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy chế văn hoá công sở tại cơ quanThành uỷ Nam Định sẽ rất có ý nghĩa trong việc góp phần nâng cao hiệu quảthực hiện chức năng lãnh đạo tuyệt đối của Đảng, nhờ đó sẽ góp phần tích cựcvào công tác cải cách hành chính, nâng cao sự quản lí của các cơ quan chức năngtrên địa bàn thành phố nói riêng và phát triển kinh tế - xã hội nói chung

Với đặc thù công việc của cơ quan Đảng cấp thành phố, văn hoá công

sở tại cơ quan luôn được áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tế của địaphương, đề cao nguyên tắc phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dântộc và điều kiện kinh tế xã hội, phù hợp với xây dựng đội ngũ cán bộ côngchức chuyên nghệp, hiện đại và luôn tuân theo các quy định của pháp luật vàmục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hànhchính nhà nước Dựa trên chủ trương và các nguyên tắc chung đó, em nhậnthấy việc áp dụng thực hiện các nghi thức nhà nước về văn hoá công sở tạimột cơ quan của Đảng rất khác so với các cơ quan chính quyền, hành chính

sự nghiệp và các công ty tư nhân bên ngoài (việc đeo thẻ tại cơ quan không

áp dụng, do là cơ quan của Đảng cấp thành phố nên văn hoá công sở ở đây

luôn văn minh và gương mẫu, cán bộ công chức vui vẻ hoà đồng khi tiếp xúc với nhân dân, với các tập thể cá nhân đến liên hệ công tác Trang thiết bị vật chất của cơ quan được trang bị đầu tư hiện đại, trụ sở làm việc được xây dựng chắc chắn hiện đại khoa học, hợp lí Biển hiệu cơ quan được treo trang trọng, to đẹp rõ ràng Cán bộ công chức tại cơ quan không hút thuốc, không

sử dụng các chất kích thích tại nơi làm việc)

Cơ quan Thành uỷ Nam Định số 150 Đường Trần Đăng Ninh,

Phường Bà Triệu, Thành phố Nam Định

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định

Văn phòng Thành ủy là một đơn vị trong hệ thống tổ chức của Thànhủy; là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực và Cấp ủy Thành phố.Văn phòng Thành ủy chịu trách nhiệm và đặt dưới sự lãnh đạo của Thườngtrực và Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố

Văn phòng Thành ủy Nam Định có 18 đồng chí gồm: Thường trựcThành ủy Nam Định, Lãnh đạo văn phòng và cán bộ, chuyên viên, nhân viên

được sắp xếp hợp lý, hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả phù hợp với tìnhhình thực tế.

a) Lãnh đạo văn phòng: 03 đồng chí ( trong đó 01 đồng chí Chánh Vănphòng và 02 đồng chí Phó Chánh Văn phòng Thành ủy

b) Các bộ phận chuyên môn:

Đối với những vẫn đề sau đây, cần bàn bạc thông báo theo chế độ tậpthể lãnh đạo, cá nhân phụ trách:

- Chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác và báo cáo tình hìnhthực hiện nhiệm vụ 6 tháng, hằng năm của Văn phòng

- Quy chế làm việc của Văn phòng

- Thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc Văn phòng; quy hoạch cán

bộ, bổ nhiệm, bố trí, điều động, tiếp nhận, tuyển dụng, cho thôi việc, cho nghỉchế độ, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; cử cán bộ đi tham quan, nghiên

cứu, học tập ở trong và ngoài nước; những vấn đề có liên quan đến đời sốngcủa cán bộ, nhân viên.

- Thông báo trong lãnh đạo Văn phòng để biết về việc xây dựng cơ bản,mua sắm trang thiết bị cho cơ quan có giá trị lớn (từ 5 triệu đồng trở lên)

- Hằng tuần sau Hội nghị giao ban Thường trực Thành ủy, lãnh đạoVăn phòng tổ chức giao ban triển khai công việc liên quan của Thành ủy,của Văn phòng

Văn phòng là bộ mặt của toàn cơ quan, vì vậy việc bố trí, xây dựng, sắpxếp văn phòng cũng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến cơ quan đó ỞThành uỷ Nam Định thì việc bố trí, sắp xếp, xây dựng mô hình Văn phònghiện tại của Thành uỷ Nam Định cũng đã được quan tâm và chú trọng Môhình văn phòng hiện tại cũng có những ưu điểm, nhược điểm như:

* Ưu điểm:

- Phòng làm việc của Lãnh đạo (Bí thư Thành ủy) được bố trí gần vớiphòng làm việc chung, phòng khác, nên thuận tiện cho việc trao đổi, tiếp cậncác ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo xuống cấp dưới một cách nhanh chóng Đồngthời phòng của lãnh đạo văn phòng và phòng làm việc chung được bố trí ởmột dãy yên tĩnh tạo nên không gian làm việc thỏa mãi những cũng thuận tiệntrong chỉ đạo các bộ phận khác

- Các phòng, bộ phận khác đều được bố trí hợp lý, thuận tiện trong quátrình chỉ đạo, trao đổi thông tin Trong văn phòng các trang thiết bị cũng đượcchú ý để sắp xếp gọn gàng, hợp lý đảm bảo cho thực hiện các khâu nghiệp vụđược nhanh chóng, thuận tiện nhất

- Phòng làm việc của bộ phận văn thư đặt tại tầng 1 thuận tiện cho côngtác giải quyết xử lý tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, văn bản

- Các phòng làm việc đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như:Máy tính, máy in, máy fax, quạt, điều hòa, cặp đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ, tàiliệu… phục vụ cho hoạt động của văn phòng

* Hạn chế:

- Trong văn phòng tuy đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị máy móccần thiết nhưng vẫn chưa được đồng bộ Việc bố trí phòng làm việc, các trang

thiết bị sắp xếp cũng chưa hợp lý nên hiệu quả làm việc cũng còn hạn chế

Có thể sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của văn phòng Thành ủy Nam Định ( Phụ lục I )

Phụ lục I: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Thành ủy Nam Định:

Chuyên viên kế toán

Quản trị mạng công nghệ thông tin

Nhân viên tạp vụ hành chính

Nhân viên lái xe

Cán bộ thủ quỹ

: Quan hệ trực thuộc

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định

Cán bộ thuộc bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm trước lãnhđạo văn phòng, trực tiếp là Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị vềcông việc được phân công, nhiệm vụ cụ thể Trong đó bao gồm chuyên viênvăn thư

Chuyên viên Văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp và thực hiện các công việc :

- Công văn đi-đến phải tiếp nhận đầy đủ và vào sổ theo dõi chặt chẽ,phân loại nhanh chóng và chuyển kịp thời các công văn tài liệu, giấy tờ đếnđúng người có trách nhiệm giải quyết, không để xảy ra trường hợp công vănthất lạc hoặc chậm trễ

- Thực hiện tốt quy trình xử lý văn bản: Soạn thảo, trình duyệt, pháthành Văn bản khi ban hành phải đảm bảo đúng thể loại, thể thức theo quyđịnh và lưu văn bản gốc tại văn thư

- Thường xuyên phối hợp với quản trị mạng kiểm tra hệ thống mạng,đảm bảo mạng thông suốt Cập nhật thường xuyên, đầy đủ công văn đi-đếntrên mạng, gắn tệp toàn văn công văn đi, thực hiện chế độ nhận gửi văn bảnqua mạng

- Cán bộ văn thư được phân công quản lý con dấu, đặc biệt dấu của Cấp

ủy thành phố, dấu của Văn phòng cấp ủy và 1 số loại dấu khác, phải sử dụng dấuđúng quy định, đảm bảo bí mật tuyệt đối Trước khi đóng dấu, văn thư có trách

nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nếu văn bản chưa đúng thể thức, cán bộ vănthư sẽ dừng việc đóng dấu và có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo để xử lý.

- Việc lập hồ sơ hiện hành: văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ hội nghị, hồ

sơ chuyên đề, hồ sơ vấn đề; chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, phảithực hiện theo đúng quy định

- Văn phòng chỉ chịu trách nhiệm quản lý danh mục những công văn códấu (công văn đến), những bì công văn đến dán kín ghi gửi cho ai thì chuyểntrực tiếp đến đồng chí đó, những bì công văn gửi Thành ủy, Ban Thường vụThành ủy chuyển cho đồng chí Chánh văn phòng xử lý

- Các văn bản của Trung ương Đảng, của Tỉnh ủy, của các Ban xâydựng Đảng trực thuộc Tỉnh ủy, cần sao lục triển khai thì văn thư lưu bảnchính, lệnh sao do Phó Bí thư thường trực, Chánh Văn phòng hoặc Phó ChánhVăn phòng quyết định và phải ghi rõ nơi nhận để theo dõi và quản lý Vănbản ngành dọc các Ban xây dựng Đảng của Thành ủy thuộc ban nào ban đósao lục và chịu trách nhiệm lưu trữ Văn thư có trách nhiệm bàn giao côngvăn đi cho nhận viên giao thông chuyển kịp thời

Thời điểm hiện tại, cơ quan Thành uỷ Nam Định mới chỉ có 01 chuyênviên văn thư Với khối lượng công việc vào thời điểm em thực tập, em thấyviệc tổ chức này là rất phù hợp và khoa học Đảm bảo được hiệu quả côngviệc cũng như hạn chế tối đa được dư thừa nguồn nhân lực, gây thất thoát haohụt cho ngân sách nhà nước ( vì Thành uỷ Nam Định là cơ quan của Đảng,toàn bộ ngân sách hoạt động đều từ ngân sách nhà nước) Mặt khác, em thấyhiện tại cơ quan còn thiếu vị trí nhân viên quản trị mạng, đây là một vị trícũng rất quan trọng vì việc đảm bảo thông suốt thông tin mạng nội bộ và chiếtxuất thông tin với Tỉnh uỷ là vô cùng quan trọng, việc không đảm bảo điềunày ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của các ban xây dựng Đảng, đặc biệt Ban

Tổ chức Thành uỷ Tuy không phải vấn đề lúc nào cũng phát sinh nhưng việcduy trì, bảo dưỡng thông tin mạng nội bộ dữ liệu Đảng là vô cùng cần thiết,

vừa hạn chế được sự đứt đoạn thông tin cũng vừa hạn chế được việc tốn kémđầu tư cho trang thiết bị vật chất Trong thời gian này, chuyên viên văn thưcủa cơ quan đang phải đảm nhiệm 2 công việc, như thế có thể hơi nặng vì đôikhi bận bịu công việc gây nên chồng chéo, hiệu quả công việc chưa cao Ngày22-5-2016 hoà mình vào không khí bầu cử HĐND các cấp cũng có nghĩa làcông việc tại Thành uỷ sẽ rất nhiều, chuyên viên văn thư sẽ có gánh nặngcông việc rất lớn vào thời điểm đấy, việc đảm bảo thông tin bị gián đoạn,không đảm bảo yếu tố kịp thời gây ảnh hưởng tới hoạt động cơ quan Em nghĩnên cần có sự bổ sung nhanh chóng vị trí nhân viên quản trị mạng để đảm bảocông việc cũng như hạn chế sai xót Tuy nhiên cần phải tuyển chọn một nhânviên quản trị mạng nhanh nhẹn, có khả năng thực hiện nhiều công việc để để

có thể linh động luân chuyển công tác phù hợp với mọi yêu cầu của Vănphòng cơ quan Thành uỷ Nam Định

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan

Chế độ làm việc và quan hệ công tác của lãnh đạo Văn phòng Thành ủytheo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, 1 Phó Văn phòng tổng hợp, 1Phó Văn phòng hành chính quản trị

Trên lí thuyết cũng như các văn bản quy định hiện hành được áp dụngtại Thành uỷ Nam Định thì công tác văn thư của cơ quan Văn phòng Thành

uỷ Nam Định hay trực tiếp là chuyên viên văn thư chịu trách nhiệm trực tiếpcủa Phó chánh văn phòng hành chính quản trị Tuỳ theo công việc cũng nhưyêu cầu thực tế chuyên viên văn thư có thể thay đổi tuỳ biến theo sự phâncông của tổ chức

Lãnh đạo văn phòng cơ quan Thành uỷ Nam Định luôn quan tâm sâusát, trách nhiệm cao trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơquan Đảm bảo mọi văn bản, giấy tờ luôn được chuyển kịp thời và đảm bảo bímật Với đặc thù của công tác văn thư, có những văn bản giấy tờ cần nhanh

chóng chuyển giao giải quyết ( Hoả tốc ) lãnh đạo văn phòng luôn chú ý, đềxuất tham mưu và có những chỉ đạo vô cùng nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lí giải quyết văn bản,quản lí con dấu, lập hồ sơ hiện hành của cơ quan Thành uỷ Nam Định luônđược thực hiện và giải quyết rất tốt Các văn bản đi đến luôn được theo dõivào sổ chi tiết, chính xác, không để sai xót, thất lạc văn bản Các văn bản giấy

tờ được bảo quản và lưu trữ rất tốt tại kho lưu trữ của cơ quan ( đặt tại tầng 4

cơ quan ) trong điều kiện tốt và đảm bảo việc tìm kiếm và sử dụng

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Công tác Lưu trữ đảm bảo tính khoa học, phục vụ thuận tiện trongviệc khai thác và sử dụng tài liệu Định kỳ hằng năm xây dựng kế hoạch thammưu cho Thành ủy và lãnh đạo Văn phòng Thành ủy giúp các tổ chức cơ sởĐảng trực thuộc thực hiện tốt công tác lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữphải thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, bảo quản tài liệu

- Hằng năm tổ chức thu tài liệu định kỳ, chỉnh lý sơ bộ để phục vụ khaithác, không để tình trạng tài liệu tồn đọng

- Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và thực hiện nghiêm chế độ nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

- Các tổ chức cơ sở Đảng, cơ quan, ban, ngành khi mượn tài liệu, hồ sơtra cứu, nhất thiết phải được Chánh Văn phòng hoặc Thường trực Thành ủyđồng ý và vào sổ theo dõi riêng, ghi rõ thời gian hẹn trả; trường hợp mượn tàiliệu quan trọng đặc biệt phải có bút tích của người đồng ý cho mượn

- Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng công tác lưu trữ tại cơ quanluôn được thực hiện giải quyết và đảm bảo tốt Theo tình hình thực tế, lãnhđạo văn phòng luôn chú ý tới công việc chuyên môn của chuyên viên văn thư,chuyên viên lưu trữ, từ đó tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn

về công tác văn thư lưu trữ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn

- Vì đây là cơ quan của Đảng nên mọi văn bản tài liệu có sự khác biệtvới văn bản tài liệu của bên chính quyền cũng như các văn bản hành chínhphổ thông Ngoài các văn hản hướng dẫn chung, hệ thống văn bản của cơquan Đảng đều dựa trên các hướng dẫn :

phòng Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam năm 2010

phương của Văn phòng Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam

- NXB Chính trị quốc gia