II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Chế độ làm việc và quan hệ công tác của lãnh đạo Văn phòng Thành ủy theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, 1 Phó Văn phòng tổng hợp, 1 Phó Văn phòng hành chính quản trị.
Trên lí thuyết cũng như các văn bản quy định hiện hành được áp dụng tại Thành uỷ Nam Định thì công tác văn thư của cơ quan Văn phòng Thành uỷ Nam Định hay trực tiếp là chuyên viên văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp của Phó chánh văn phòng hành chính quản trị. Tuỳ theo công việc cũng như yêu cầu thực tế chuyên viên văn thư có thể thay đổi tuỳ biến theo sự phân công của tổ chức.
Lãnh đạo văn phòng cơ quan Thành uỷ Nam Định luôn quan tâm sâu sát, trách nhiệm cao trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Đảm bảo mọi văn bản, giấy tờ luôn được chuyển kịp thời và đảm bảo bí mật. Với đặc thù của công tác văn thư, có những văn bản giấy tờ cần nhanh chóng chuyển giao giải quyết ( Hoả tốc ) lãnh đạo văn phòng luôn chú ý, đề
xuất tham mưu và có những chỉ đạo vô cùng nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lí giải quyết văn bản, quản lí con dấu, lập hồ sơ hiện hành của cơ quan Thành uỷ Nam Định luôn được thực hiện và giải quyết rất tốt. Các văn bản đi đến luôn được theo dõi vào sổ chi tiết, chính xác, không để sai xót, thất lạc văn bản. Các văn bản giấy tờ được bảo quản và lưu trữ rất tốt tại kho lưu trữ của cơ quan ( đặt tại tầng 4 cơ quan ) trong điều kiện tốt và đảm bảo việc tìm kiếm và sử dụng.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
- Công tác Lưu trữ đảm bảo tính khoa học, phục vụ thuận tiện trong việc khai thác và sử dụng tài liệu. Định kỳ hằng năm xây dựng kế hoạch tham mưu cho Thành ủy và lãnh đạo Văn phòng Thành ủy giúp các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, bảo quản tài liệu.
- Hằng năm tổ chức thu tài liệu định kỳ, chỉnh lý sơ bộ để phục vụ khai thác, không để tình trạng tài liệu tồn đọng.
- Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và thực hiện nghiêm chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
- Các tổ chức cơ sở Đảng, cơ quan, ban, ngành khi mượn tài liệu, hồ sơ tra cứu, nhất thiết phải được Chánh Văn phòng hoặc Thường trực Thành ủy đồng ý và vào sổ theo dõi riêng, ghi rõ thời gian hẹn trả; trường hợp mượn tài liệu quan trọng đặc biệt phải có bút tích của người đồng ý cho mượn.
- Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng công tác lưu trữ tại cơ quan luôn được thực hiện giải quyết và đảm bảo tốt. Theo tình hình thực tế, lãnh đạo văn phòng luôn chú ý tới công việc chuyên môn của chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, từ đó tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn.
- Vì đây là cơ quan của Đảng nên mọi văn bản tài liệu có sự khác biệt với văn bản tài liệu của bên chính quyền cũng như các văn bản hành chính phổ thông. Ngoài các văn hản hướng dẫn chung, hệ thống văn bản của cơ quan Đảng đều dựa trên các hướng dẫn :
Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phòng cấp uỷ của Văn phòng Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam năm 2010
Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phòng các cấp uỷ địa phương của Văn phòng Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam - NXB Chính trị quốc gia
Công văn số 182-CV/LTTW, ngày 21-11-1988 của Cục Lưu trữ Trung ương hướng dẫn chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông tài liệu tỉnh uỷ, thành uỷ, đặc khu ở các kho lưu trữ cấp uỷ, thành, đặc khu.
Công văn số 42-CV/LT, ngày 20-06-1989 của Cục Lưu trữ Trung ương hướng dẫn tổ chức thực hiện nhiệm vụ của kho lưu trữ cấp uỷ.
Chỉ thị số 187-CT/TW, ngày 04-01-1971 của Ban Bí thư Trung ương về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật thuộc về lịch sử Đảng và lịch sử Cách mạng nước ta.
...
Phần II