3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Thành uỷ Nam Định
3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị quyết hội nghị
quyết hội nghị
Lãnh đạo văn phòng đề xuất với thường trực phân công, chỉ đạo các ban ngành liên quan vạch kế hoạch triển khai thực hiện, đảm bảo để các quyết định nhanh chóng đi vào cuộc sống.
4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng.
Văn phòng Thành uỷ Nam Định - văn phòng cấp uỷ là cơ quan thuộc hệ các ban Đảng, có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ, trực tiếp là giúp ban Thường vụ và Thường trực điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Xây dựng văn phòng cấp uỷ mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cấp uỷ Đảng đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.
Xây dựng một mô hình văn phòng cấp uỷ hiện đại trong thời điểm hiện nay là vô cùng cần thiết và hợp lí. Nhưng xét về một phương diện nào đó để xây dựng một mô hình văn phòng cấp uỷ hiện đại thực sự là vô cùng khó khăn và còn phụ thuộc vào quá nhiều yếu tố vật chất và khách quan. Trong giai đoạn đất nước quá độ lên chủ nghĩa xã hội, với chức năng nhiệm vụ là một văn phòng cấp uỷ, một cơ quan hoạt động toàn bộ bằng ngân sách nhà nước thì việc thay đổi hiện đại hoá toàn bộ là chưa phù hợp và chưa đủ điều kiện thực hiện. Ngoài ra, đây là một văn phòng của cơ quan Đảng, việc đồng bộ hoá tất cả các cơ sở Đảng trên cả nước vô cùng tốn kém và không thể thực hiện trong gia đoạn hiện nay.
Trong thời gian được thực tập tại Cơ quan Thành uỷ Nam Định và cụ thể là Cơ quan Văn phòng Thành uỷ Nam Định em thấy, điều kiện vật chất và cơ sơ trang thiết bị văn phòng rất hiện đại và tiện nghi.Trang thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan, giúp cán bộ tiết kiệm được thời gian, công sức, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời chính xác khi tiến hành công việc cũng như cho lãnh đạo xử lý công việc. Từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công viêc. Nhận thức được
điều đó Thành ủy Nam Định đã có trang thiết bị đầy đủ và hiện đại, 100%
phòng làm việc được trang bị máy điều hòa nhiệt độ.
Nhìn chung không gian làm việc tương đối rộng. Có đủ chỗ để sắp xếp toàn bộ các trang thiết bị văn phòng. Điện thoại, Máy tính được sắp xếp hợp lý trên bàn làm việc. Rất thuận tiện để làm việc.
Tuy nhiên văn phòng trên cũng còn tồn tại một số nhược điểm như sau:
- Còn có phòng làm việc bố trí nhiều người .
- Tủ đựng hồ sơ, kho lưu trữ để hơi xa. Không thuận lợi nếu muốn tìm tài liệu thì phải đi lại xa. Hệ thống tủ hồ sơ chưa đáp ứng được đủ sức chứa cho tất cả khối lượng tài liệu trong văn phòng.
Nên có bảng phân công thông báo công việc làm việc của từng cá nhân.
5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng
- Về mô hình tổ chức Văn phòng Thành ủy Nam Định.
Cách bố trí của văn phòng thì vẫn bố trí theo kiểu truyền thống, giống đa số các cơ quan khác hiện nay. Đã tạo ra một không gian làm việc khép kín, độc lập, môi trường đảm bảo sự yên tĩnh cho cán bộ cơ quan làm việc. Cách bố trí này nhìn chung là phù hợp với không gian và mặt bằng của cơ quan.
Tạo nên một không gian làm việc hiệu quả. Một số những phòng cần phải tiếp xúc nhiều như văn thư được bố trí ở chính giữa cơ quan và nằm ở tầng 1, rất thuận tiện cho mọi cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
- Về đội ngũ cán bộ.
Cán bộ, chuyên viên của Văn phòng Thành ủy đều là những cán bộ, công chức, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, có thể đảm nhiệm tốt công việc được phân công. Đội ngũ cán bộ nhiệt tình với nghề, có phẩm chất tốt, hòa đồng, dễ gần và luôn chịu khó tìm tòi và học hỏi những cái mới. Có trách nhiệm với công việc và đặc biệt là có nhiều năm công tác nên có nhiều kinh nghiệm, những người đi trước lại để lại để lại kinh nghiệm cho những người đến sau.
Trang phục gọn gàng, sạch sẽ, trang nhã, lịch sự phù hợp với môi trường làm việc.
Cán bộ, nhân viên đều thực hiện quy chế văn hóa công sở không hút thuốc lá trong nơi làm việc, không uống rượu, bia trong khi làm việc.
Bên cạnh trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Thành ủy còn được lãnh đạo cơ quan quan tâm và đầu tư. Hàng năm, cán bộ chuyên viên của Văn phòng Thành ủy thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng cán bộ để góp phần nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ ngoại nhữ và tin học. Qua đó mà chất lượng
cán bộ ngày càng được nâng cao góp phần tạo nên hiệu quả trong công việc của Thành ủy.
- Về phân công, sắp xếp công việc
Sự phân công công việc đối với mỗi cán bộ, nhân viên trong cơ quan khá là phù hợp. Hầu hết cán bộ, nhân viên Văn phòng Thành ủy đều được phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cá nhân, không bị chồng chéo, vì vậy mọi công việc đều được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Về việc tổ chức biên chế cho cán bộ hiện nay, đa số các cán bộ đều được biên chế công chức nhà nước, đó là yếu tố giúp cán bộ yên tâm công tác làm việc.
- Trang thiết bị văn phòng:
Qua quan sát thì em thấy cơ quan đã có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để làm việc. Điều đó cho thấy lãnh đạo cơ quan đã rất quan tâm và đầu tư về trang thiết bị. Đặc biệt là áp dụng công nghệ thông tin để kết nối mạng nội bộ, cơ quan có trang web riêng, góp phần không nhỏ giúp lãnh đạo, cán bộ theo dõi tình hình, triển khai, giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Từ đó giúp cán bộ tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình giải quyết công việc, mà còn giúp cho quá trình quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho lãnh đạo.
Về công tác văn thư, cán bộ văn thư đều là những người có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc, và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ do lãnh đạo giao cho.
Công tác văn thư cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, và kịp thời đảm bảo công văn, giấy từ của cơ quan được lưu thông. Việc cung cấp thông tin rất đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng và đúng với quy định.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo trình tự, yêu cầu
quy định. Nếu chuyên viên có sai sót về việc soạn thảo khi trình lên lãnh đạo sẽ được chỉnh sửa ngay lập tức.
Lập lưu hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Công tác này rất được cán bộ văn phòng quan tâm về chú ý. Hồ sơ sẽ được lập theo trình tự thời gian.
Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm với công việc. Nhờ có cán bộ văn phòng giỏi nên công việc hành chính luôn được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc đều được hiện nghiêm túc. Mỗi một cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo của cơ quan.
Ngoài ra, em thấy một số hạn chế tạm thời còn tồn tại, đó là:
Sau Đại hội Đảng thành phố, cơ cấu tổ chức cửa cơ quan có nhiều thay đổi, luân chuyển cán bộ nên nhiều vị trí còn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, thêm đó là được lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện, cán bộ cơ quan được tham gia học các lớp học chuyên môn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Do vậy việc thực hiện nhiệm vụ được phân công có sự hoán đổi, công việc có lúc bị chồng chéo, bỏ xót, kết quả không cao.
Văn phòng biên chế nhiều cán bộ nữ do vậy chức năng, nhiệm vụ còn có phần hạn chế (đặc thù công việc văn phòng phần lớn là đi sớm về muộn ...).
Phần III