Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Trường Tiểu học Lômônôxốp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Lômônôxốp 3 1. Vài nét về sự hình thành và phát triển của Trường Tiểu học Lômônôxốp 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Lômônôxốp 5 2.1. Chức năng. 5 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 6 2.3. Cơ cấu tổ chức 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.1.1. Chức năng 7 2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 8 2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm: 8 2.1.2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp. 9 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Trường Tiểu học Lômônôxốp. 9 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 9 2.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 10 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11 2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 11 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 11 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 11 2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 13 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học Lômônôxốp 13 2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học Lômônôxốp 15 2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 17 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 18 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 18 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 19 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 19 PHẦN II. NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP GIAI ĐOẠN 2015 – 2016 20 PHẦN MỞ ĐẦU 20 1. Lý do chọn đề tài. 20 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đối tượng. 21 3. Mục tiêu nghiên cứu. 21 4. Đóng góp của đề tài. 21 5. Lịch sử nghiên cứu. 23 6. Phương pháp nghiên cứu. 24 7. Cấu trúc của đề tài. 24 PHẦN NỘI DUNG 25 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 25 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 25 1.1.1. Khái niệm 25 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 25 1.1.3.Yêu cầu của công tác văn thư 25 1.1.3.1. Nhanh chóng 25 1.1.3.2. Chính xác 25 1.1.3.3. Bí mật 26 1.1.3.4. Hiện đại 26 1.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 27 1.2.1. Khái niệm 27 1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ 27 1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ 27 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP 28 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trường Tiểu học Lômônôxốp 28 2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến 28 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 30 2.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản 33 2.2.4. Việc sử dụng con dấu tại Trường 33 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp 33 2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu 34 2.3.2. Bảo quản tài liệu 34 2.3.3. Tổ chức sử dụng tài liệu 34 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP 36 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.1.1. Về công tác văn thư 36 3.1.1.2. Về công tác lưu trữ 37 3.1.2. Hạn chế 37 3.1.2.1. Về công tác văn thư 37 3.1.2.2. Về công tác lưu trữ 38 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp 38 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC 43

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Dương Thị Huyền Ngọc BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2014 – 2016) Tên quan: Trường Tiểu học Lômônôxốp Địa : Mễ Trì – Nam Từ Liêm – Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Minh Chang Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI – 2016 Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian hai tháng thực tập Phòng Hành – Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp, với nỗ lực thân giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phòng, học hỏi nhiều điều bổ ích công việc sống Các cán bộ, nhân viên văn phòng không giúp đỡ thực tốt nghiệp vụ văn phòng mà hướng dẫn, bảo cách giao tiếp, ứng xử, ăn mặc, phẩm chất cần có cán văn phòng giúp hoàn thiện Hai tháng thực tập khoảng thời gian không dài nhờ có điều kiện để áp dụng kiến thức lý luận học sách nhà trường vào thực tế quan, giúp hiểu rõ thành thạo kỹ nghiệp vụ hành văn phòng Đồng thời giúp tự tin giao tiếp, bỡ ngỡ ngày đầu tiếp xúc với môi trường văn hóa công sở quan Qua công việc mà thực thời gian thực tập, hiểu thêm tầm quan trọng công tác văn phòng xã hội, giúp có thêm lòng yêu nghề phấn đấu trở thành nhà quản trị văn phòng tương lai Trong thời gian thực tập Trường, nhận giúp đỡ, tạo điều kiện, bảo tận tình cán nhân viên phòng cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường Đặc biệt quan tâm, hướng dẫn thầy cô khoa Quản trị văn phòng giúp nâng cao trình độ chuyên môn, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt đợt thực tập Qua đây, muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới chị Lê Minh Chang – Trưởng phòng Hành Tổng hợp người trực tiếp hướng dẫn trình thực tập; cảm ơn thầy cô khoa Quản trị văn phòng truyền đạt cho kiến thức chuyên môn hướng dẫn, giải đáp tận tình thắc mắc công tác văn phòng Đồng thời xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo nhà trường, phòng Hành – Tổng hợp tổ khối, phận khác Trường Tiểu học Lômônôxốp đạo điều kiện giúp đỡ Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình thực tập trình hoàn thiện báo cáo Mặc dù tích cực có nhiều cố gắng để thực báo cáo cách hoàn chỉnh nhất, song thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế hạn hẹp, hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa thấy Vì vậy, mong nhận góp ý, phê bình quý thầy cô giáo bạn đọc để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Báo cáo công trình nghiên cứu thực tôi, thực hướng dẫn khoa học giảng viên hướng dẫn - ThS Nguyễn Mạnh Cường Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày báo cáo trung thực chưa công bố hình thức Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Tôi xin chịu trách nhiệm báo cáo tôi! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 Sinh viên Dương Thị Huyền Ngọc Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA .3 TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Tiểu học Lômônôxốp .3 Vài nét hình thành phát triển Trường Tiểu học Lômônôxốp Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Tiểu học Lômônôxốp 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức .6 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Phòng Hành – Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm: .8 2.1.2.2 Bản mô tả công việc vị trí Phòng Hành Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Trường Tiểu học Lômônôxốp 2.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 10 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 11 2.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 11 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức; 11 2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 11 2.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 13 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành Trường Tiểu học Lômônôxốp 13 2.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Trường Tiểu học Lômônôxốp 15 2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 17 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .18 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 18 Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 19 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài vv) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 19 PHẦN II 20 NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP GIAI ĐOẠN 2015 – 2016 20 PHẦN MỞ ĐẦU .20 1.Lý chọn đề tài 20 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đối tượng 21 Mục tiêu nghiên cứu .21 Đóng góp đề tài 21 Lịch sử nghiên cứu 23 Phương pháp nghiên cứu .24 Cấu trúc đề tài 24 PHẦN NỘI DUNG 25 Chương 25 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .25 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 25 1.1.1 Khái niệm 25 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 25 1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư .25 1.1.3.1 Nhanh chóng 25 1.1.3.2 Chính xác 25 1.1.3.3 Bí mật .26 1.1.3.4 Hiện đại 26 1.2 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 27 1.2.1 Khái niệm 27 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 27 1.2.3 Tính chất công tác lưu trữ 27 Chương 28 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI .28 TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP 28 2.1 Thực trạng công tác văn thư Trường Tiểu học Lômônôxốp .28 2.2.1 Quản lý giải văn đến 28 2.2.2 Quản lý giải văn .30 2.2.3 Xây dựng ban hành văn 33 2.2.4 Việc sử dụng dấu Trường 33 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Trường Tiểu học Lômônôxốp 33 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 34 2.3.2 Bảo quản tài liệu .34 2.3.3 Tổ chức sử dụng tài liệu 34 Chương 36 Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP 36 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Trường Tiểu học Lômônôxốp .36 3.1.1 Ưu điểm 36 3.1.1.1 Về công tác văn thư .36 3.1.1.2 Về công tác lưu trữ 37 3.1.2 Hạn chế .37 3.1.2.1 Về công tác văn thư .37 3.1.2.2 Về công tác lưu trữ 38 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường Tiểu học Lômônôxốp .38 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .42 PHỤ LỤC 43 Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trên đường hội nhập phát triển, Việt Nam bước chuyển theo hướng tích cực lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,… Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng có vai trò quan trọng góp phần không nhỏ vào nghiệp phát triển chung, nhiệm vụ hàng đầu nhiều quan, tổ chức việc đảm bảo, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý Việc củng cố, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp công tác đảm bảo thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nhận thức tầm quan trọng nắm rõ nhu cầu đào tạo đội ngũ làm công tác hành văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiến hành đào tạo nhiều ngành nghề khác như: Văn thư, Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Thư ký Văn phòng, Quản trị nhân lực, Thông tin thư viện, … với nhiều hình thức đào tạo khác Với 40 năm trưởng thành phát triển, Trường có nhiều đóng góp tích cực nghiệp đào tạo giảng dạy Ngoài việc trang bị cho sinh viên kiến thức lý luận chuyên môn, nghiệp vụ, Nhà trường trọng tới việc cho sinh viên thực tập quan, đơn vị với phương châm: “Học thật, thi thật để đời làm thật” Đây giai đoạn quan trọng trình đào tạo Nhà trường giúp sinh viên tiếp cận với thực tế, nâng cao kiến thức, rèn luyện kỹ năng, tác phong cán văn phòng tương lai Được tiếp nhận Trường Tiểu học Lômônôxốp đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, ngày 04/7/2016 vào thực tập Phòng Hành – Tổng hợp thuộc Trường Tiểu học Lômônôxốp (sau gọi tắt Trường) Trong khoảng thời gian gần tháng thực tập, nhận hướng dẫn, bảo nhiệt tình chị Lê Minh Chang – Trưởng Phòng Hành Tổng hợp, quan tâm, giúp đỡ nhân viên Phòng Trường Trong trình thực tập, có hội vận dụng kiến thức trang bị vào thực tiễn, đồng thời rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ rút nhiều học bổ ích cho thân, giúp động, tự tin Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với công việc nhà quản trị văn phòng tương lai Với vốn kiến thức trang bị trường, cộng với giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên Phòng, thầy cô khoa Quản trị văn phòng có điều kiện sâu vào khảo sát công tác văn phòng Trường Tiểu học Lômônôxốp để hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội dung Báo cáo gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Trường Tiểu học Lômônôxốp Phần II: Nghiên cứu công tác quản lý văn thư – lưu trữ Trường Phần III: Phụ lục Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức hạn chế nên Báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận quan tâm đóng góp ý kiến thầy cô khoa Quản trị văn phòng, cán bộ, nhân viên Trường Tiểu học Lômônôxốp bạn đọc để Báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Tiểu học Lômônôxốp Vài nét hình thành phát triển Trường Tiểu học Lômônôxốp Trường Tiểu học Lômônôxốp tiền thân trường Tiểu học dân lập Phù Đổng, thành lập theo định số 1719/QĐ- UB ngày 07 tháng 05 năm 1997 UBND Thành phố Hà Nội Năm 2004, định số 560/QĐ- UB ngày 28 tháng năm 2004 UBND quận Cầu giấy, trường Tiểu học dân lập Phù Đổng đổi tên thành Trường Tiểu học dân lập Lômônôxốp Sau 10 năm xây dựng phát triển, định số 232/QĐ-UBND ngày 25/04/2014 UBND quận Nam Từ Liêm việc đổi tên, thống kê danh sách trường mầm non, tiểu học, trung học sở công lập địa bàn quận Từ Liêm sau thực điều chỉnh địa giới hành theo Nghị số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 phủ, Trường Tiểu học dân lập Lômônôxốp thức đổi tên thành Trường Tiểu học Lômônôxốp; Do sở vật chất nhà trường chưa ổn định nên trường phải chuyển nhiều địa điểm khác địa bàn quận Cầu giấy Hà Nội Tháng 6/2005 giúp đỡ UBND huyện Từ Liêm (nay quận Nam Từ Liêm) Trường Tiểu học Lômônôxốp hoạt động thức ổn định Đường Mễ trì – Phường Mễ trì – Quận Nam Từ Liêm – Thành phố Hà Nội Tên trường: Trường tiểu học Lômônôxốp Tên giao dịch: Primary School of Lomonosov Trụ sở chính: Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 3785 2628 Website: tieuhoc.lomonoxop.vn Địa điểm Trường Tiểu học Lômônôxốp kế thừa phát Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động nghiệp vụ trình Hội đồng quản trị Trường hợp thiếu, Trưởng phòng Hành – Tổng hợp đạo lập dự toán trình Hội đồng quản trị cấp kinh phí để thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lênh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Quy chế Trưởng phòng Hành – Tổng hợp có trách nhiệm quản lý văn độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật Người làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn Hình thức văn hành thuộc thẩm quyền ban hành Trường gồm: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, biên bản, giấy mời, giấy biên nhận,…… Điều Thể thức văn Văn ban hành phải đảm bảo thể thức quy định quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn Ban ban hành sử dụng phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 để trình bày (cỡ, kiểu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn văn ) Điều 10 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy định sau: Dương Thị Huyền Ngọc 118 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn tính chất, nội dung thẩm quyền ban hành văn cần soạn thảo, Hội đồng quản trị Ban Giám hiệu giao cho Phòng Hành – Tổng hợp, phận cá nhân chủ trì soạn thảo Bộ phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Đối với văn quan trọng trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức cá nhân có liên quan; nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo Điều 11 Trình duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn duyệt theo quy trình : Người giao soạn thảo dự thảo văn trình Chủ tịch HĐQT ( Hiệu trưởng) ký theo thẩm quyền Trước trình ký, văn thư rà soát lại lần cuối thể thức văn (nếu phát sai sót, đề nghị người soạn thảo văn sửa chữa lại) Khi trình duyệt thảo, phận, cá nhân soạn thảo phải trình kèm theo văn bản, tài liệu có liên quan Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thấy cần bổ sung, sửa chữa thảo duyệt, đơn vị cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn xem xét, định; phát sai sót, đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo sửa chữa lại Điều 12 Đánh máy, nhân Việc soạn thảo văn hành thông thường cán bộ, nhân viên giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay giao cho nhân viên hành đánh máy, việc đánh máy văn phải nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót không rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo văn người duyệt thảo Chuyên viên văn thư nhân số lượng “Nơi nhận” Điều 13 Kiểm tra văn trước ký ban hành Cá nhân soạn thảo, phận chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, trước trình người có Dương Thị Huyền Ngọc 119 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn (sau dấu /.) Trưởng phận phải chịu trách nhiệm nội dung văn trước lãnh đạo nhà trường trước pháp luật Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra chiụ trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Điều 14 Ký văn Hình thức ký văn sử dụng dấu quan, gồm có: - Chủ tịch Hội đồng quản trị - Hiệu trưởng - Trường hợp Ủy viên HĐQT Phó Hiệu trưởng ký thay Chủ tịch HĐQT Hiệu trưởng phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ Chủ tịch HĐQT Hiệu trưởng Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền: - Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn Chỉ ghi chức danh, không ghi tên Trường - Họ tên bao gồm: họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Khi ký văn không dùng bút chì; không dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 15 Bản văn Các hình thức quy định quy chế gồm: y chính, trích lục Thể thức Hình thức sao: Sao y (SY), trích (TS), lục (SL); tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản photocopy dấu chữ ký văn có giá trị thông tin, tham khảo Không dùng sao, chụp, chuyển phát Trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn cần Dương Thị Huyền Ngọc 120 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 16 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Trường Tiểu học Lômônôxốp phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Điều 17 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến Trường Tiểu học Lômônôxốp phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 18 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến a) Văn đến từ nguồn phải tập trung phận Văn thư Trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký b) Văn đến hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, bảo vệ Trường có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn bàn giao đầy đủ cho nhân viên văn thư vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo Dương Thị Huyền Ngọc 121 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiệu trưởng để xử lý kịp thời, trường hợp cần thiết phải lập biên với người đua văn c) Đối với văn đến chuyển qua máy fax, qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản, ….trường hợp phát sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo Hiệu trưởng xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Loại không bóc bì: - Các bì văn gửi đích danh cho phận thuộc Trường, bì gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung Trường, người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” dấu “ Chỉ người có tên bóc bì” b) Loại nhân viên văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì lại Khi bóc bì văn cần ý - Các bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời - Không làm hư hại để sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện Nếu phát có sai sót, nhầm lẫn cần thông báo cho nơi gửi biết để giải - Đối với văn đến có kèm theo phiếu gửi, phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn - Đối với văn có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn cần kiểm tra, xác minh, văn thư từ nước gửi đến, văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến đăng ký văn đến a) Việc đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến đăng ký văn đến thực theo hướng dẫn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Dương Thị Huyền Ngọc 122 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Đối với fax đến giấy nhiệt phải photocopy trước đóng dấu đến nhận phải lấy số đến ghi fax c) Văn đến đăng ký vào sổ văn đến sở liệu văn đến máy vi tính Điều 19 Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến Văn đến sau đăng ký, phải kịp thời trình lãnh đạo Trường xem xét, phân phối văn bản, cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Đối với văn liên quan đến nhiều phận nhiều cá nhân cần xác định rõ phận cá nhân chủ trì, cá nhân, phận tham gia giải thời hạn giải (nếu cần) Chuyển giao văn đến - Căn ý kiến người có thẩm quyền, Văn thư có trách nhiệm đăng ký thông tin bổ sung vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính chuyển văn đến cho đơn vị cá nhân giải - Đối với văn khẩn văn có ý kiến đạo giải gấp lãnh đạo Trường, nhân viên văn thư phải chuyển tới đơn vị, cá nhân để xử lý kịp thời - Việc chuyển giao văn đến phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 20 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo Trường có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến, phân công trực tiếp đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, lãnh đạo Trường giao cho nhân viên giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Bộ phận cá nhân giao giải văn đến phải hoàn thành công việc không 05 ngày làm việc (đối với văn hành thông thường) kể từ có ý kiến đạo lãnh đạo Trường; trừ văn có Dương Thị Huyền Ngọc 123 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ghi mốc thời gian giải Văn thư báo cáo lãnh đạo Trường văn quan trọng, khẩn cấp theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp văn đến yêu cầu thời hạn trả lời thời hạn giải không 15 ngày làm việc Điều 21 Trình tự quản lý văn Tất văn Trường phát hành phải quản lý tập trung, thống phận văn thư theo trình tự sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản: - Trước thực công việc để phát hành văn bản, nhân viên văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải - Việc ghi số ngày, tháng, năm văn thực theo quy định Điều Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dãn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Ký hiệu văn bản, chữ viết tắt tên Trường đơn vị thuộc Ban quy định sau: + Ký hiệu văn có tên loại: chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tên loại văn Phụ lục số 01 Thông tư số 01/2011/TTBNV chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn + Ký hiệu văn tên loại: chữ viết tắt tên quan chữ viết tắt tên phận soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): a) Việc đóng dấu quan thực theo quy định Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ công tác văn thư b) Việc đóng dấu mức độ mật, độ khẩn thực thep quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Dương Thị Huyền Ngọc 124 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đăng ký văn bản: Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính Việc đăng ký văn thực theo quy định khoản Mục Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 22 Chuyển phát văn a) Văn sau hoàn thành thủ tục phát hành, nhân viên văn thư phải chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phải chuyển phát sau ký ban hành b) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh ,văn phép chuyển cho nơi nhận fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ c) Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn d) Đối với việc chuyển giao văn cho cá nhân, phận trực thuộc nội Trường nhân viên văn thư chuyển trực tiếp e) Việc chuyển phát văn qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ, giao bì văn phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) f) Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an g) Những mẫu sổ chuyển giao văn thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Điều 23 Lưu văn Mỗi văn phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu Văn thư Trường (phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký) 01 Dương Thị Huyền Ngọc 125 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu hồ sơ công việc Bản lưu văn quan trọng Trường phải làm giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền màu Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư Cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường có nhu cầu sử dụng lưu văn thư phải đồng ý Hiệu trưởng MỤC CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nguyên tắc: Tất cán bộ, giáo viên, nhân viên làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành: a) Mở hồ sơ: Hàng năm vào thực tế công việc giao, cán bộ, nhân viên ghi tiêu đề lên bìa hồ sơ Trong trình giải công việc, đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: - Cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp c) Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng, thừa, nháp, tư liệu, sách, báo không cần để hồ sơ Bộ phận lưu trữ Trường có nhiệm vụ hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân Dương Thị Huyền Ngọc 126 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên, Trường chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ Yêu cầu hồ sơ lập: - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ phận Trường - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng - Sau giải xong công việc, hồ sơ giải công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ lưu giữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Cán bộ, giáo viên, nhân viên phải thực nghiêm túc quy định công tác quản lý tài liệu Trường; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác cá nhân phải xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định có hiệu .Điều 25 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Trách nhiệm phận cá nhân Trường a) Các phận trực thuộc cá nhân Trường phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành trường theo thời hạn b) Trường hợp phận cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành Trường thời hạn giữ lại không năm c) Cán bộ, nhân viên chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho Trường người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Trường làm riêng mang sang quan khác Thời gian giao nộp: a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức c) Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình Dương Thị Huyền Ngọc 127 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toán d) Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Trường giữ loại Điều 26 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trưởng phòng Hành – Tổng hợp có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân Trường phải lập hồ sơ công việc Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn cho phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo quy định Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27 Quản lý sử dụng dấu Con dấu Trường giao cho nhân viên văn thư quản lý sử dụng Nhân viên văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Trường việc quản lý, sử dụng dấu Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc nhân viên văn thư, không đưa dấu khỏi phòng làm việc Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Khi đóng dấu xong, dấu cất vào két, tủ b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền c) Phải tự tay đóng dấu vào văn Trường d) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Dương Thị Huyền Ngọc 128 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội e) Không đóng dấu khống g) Khi nét dấu bị mòn biến dạng, nhân viên văn thư phải báo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, phải trình lãnh đạo Trường để báo cáo quan công an phường, xã nơi xảy dấu Điều 28 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu mức độ khẩn, mật khắc sẵn theo hướng dẫn khoản 2, điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ Hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Bộ phận có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục Dương Thị Huyền Ngọc 129 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lưu lưu trữ quan giữ loại Cán phụ trách công tác lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu đồng ý người có thẩm quyền Điều 30 Chỉnh lý tài liệu Sau tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, nhân viên lưu trữ có nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh lý tài liệu, phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng tài liệu e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Điều 32 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng người định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trường Việc tiêu hủy tài liệu quy định cụ thể: a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực sau có định văn Hiệu trưởng; b) Khi tiêu hủy tài liệu phải tiêu hủy hết thông tin tài liệu; Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 33 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc: a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ Dương Thị Huyền Ngọc 130 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành cán bộ, giáo viên, nhân viên bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản phòng lưu trữ Trường Nhân viên phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm: a) Thực quy định Nhà nước Trường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu b) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Điều 34 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm vụ giao Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Các đối tượng người thuộc Trường phải có ý kiến Hiệu trưởng Chủ tịch HĐQT cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 35 Khen thưởng xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng phận cá nhân cán bộ, giáo viên, nhân viên; sở đánh giá, nhận xét, phân loại cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường Cán bộ, giáo viên, nhân viên vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định pháp luật xử lý kỷ luật cán bộ, giáo viên, nhân viên phải bồi thường thiệt hại gây thiệt hại vật chất cho nhà trường Điều 36 Khiếu nại, tố cáo Các đơn vị, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Dương Thị Huyền Ngọc 131 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Điều 37 Tổ chức thực Quy chế phổ biến, triển khai thực đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường Tiểu học Lômônôxốp Người phân công phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực Quy chế Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, người phân công phụ trách công tác văn thư, lưu trữ đề nghị lãnh đạo Trường sửa đổi, bổ sung Quy chế phù hợp tình hình thực tế / HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Thu Mai Dương Thị Huyền Ngọc 132 Lớp: ĐHLT QTVP K14A