MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4 I. VỊ TRÍ,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG 4 1.Vị trí và chức năng. 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 4 3.Cơ cấu tổ chức của trường 6 II.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 6 2.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức cửa văn phòng 6 2.1.1 Vị trí và chức năng 6 2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp. 8 2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 9 2.2.1 Đối với Lãnh đạo 9 2.2.2 Đối với chuyên viên 10 III.Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức 18 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,tổ chức. 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 19 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 19 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 20 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 21 3.4.1.1 Trình tự quản lý văn bản đến 21 3.4.1.2 Trình giải quyết văn bản đi 22 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị 25 3.4.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ: 25 3.4.2.2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập 26 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 26 3.5 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 27 3.5.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng 27 3.5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí,sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 29 3.5.3 Tìm hiểu và hệ thống cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 30 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 31 2.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 31 2.1.1 Công tác quản lý Nhân sự 31 2.1.2 Công tác văn phòng 32 2.1.3 Công tác văn thư – lưu trữ 32 2.2 Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 33 KẾT LUẬN 35 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I VỊ TRÍ,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG .4 1.Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức trường II.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập 2.Tổ chức hoạt động văn phòng .6 2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức cửa văn phòng 2.1.1Vị trí chức 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp 2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 2.2.1 Đối với Lãnh đạo 2.2.2 Đối với chuyên viên 10 III.Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ quan tổ chức .18 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ quan,tổ chức .18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 18 Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 19 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 19 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan 20 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 21 3.4.1.1 Trình tự quản lý văn đến 21 3.4.1.2 Trình giải văn 22 3.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan,đơn vị .25 3.4.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ: .25 3.4.2.2 Yêu cầu hồ sơ lập 26 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức .26 3.5 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 27 3.5.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất văn phòng 27 3.5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí,sắp xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 29 3.5.3 Tìm hiểu hệ thống cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan.Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 30 Phần II 31 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 31 2.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan .31 2.1.1 Công tác quản lý Nhân 31 2.1.2 Công tác văn phòng 32 2.1.3 Công tác văn thư – lưu trữ 32 2.2 Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 33 Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN 35 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam – tầm nhìn Chiến tranh lùi xa 40 năm, nhắc tới Việt Nam, người ta không nhắc tới thời khứ hào hùng, mà nhắc tới phát triển vượt bậc đất nước nhanh chóng phục hồi sau chiến tranh.Sự thay đổi Việt Nam điều không phủ nhận,điều thể rõ qua đường công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước.….vv Song song với xuất thêm nhiều ngành nghề hơn,mỗi ngành nghề có bước tiến mới.Trong quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội.Công tác văn phòng phần,một lĩnh vực việc quản lý nhà nước.Một phận thiếu quan,tổ chức doanh nghiệp,từ mà hoạt động đơn vị, quan phát triển theo hướng tốt ngày lên.Nắm bắt tầm quan trọng công tác văn phòng năm qua Đảng Nhà nước ta không ngừng cải cách hành để phù hợp với phát triển xã hội.Ngày văn phòng không hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, cánh khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ lọc cọc.Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại, không gian mở, cách trí linh hoạt, thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Nắm bắt tình hình nhu cầu thực tiễn đất nước,cùng với nhận thức rõ vị trí quan trọng công tác văn phòng.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập dựa sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành : Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực,hành học,quản lý nhà nước đặc biệt Ngành quản trị Văn phòng Với phương châm “Học đôi với hành” đồng thời nhằm giúp cán ngành quản trị văn phòng tương lai năm vững kiến thức lý thuyết vận dụng vào công việc,cuộc sống.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên Khoa kiến tập Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, tổ chức, công ty ….nhằm nâng cao nghiệp vụ kỹ làm việc cho sinh viên Kiến tập giống lần tập dượt tạo tảng cho sinh viên chúng em biết vận dụng với kiến thức học trường để áp dụng vào thực tiễn,là hành trang cho cán văn phòng tương lai Là sinh viên năm ba Khoa Quản Trị Văn Phòng,chúng em nhà trường khoa tạo điều kiện giúp đỡ cho sinh viên kiến tập,nhằm mục đích : Tìm hiểu công tác văn phòng quan tổ chức.Thực theo chương trình đào tạo Nhà trường Khoa,đồng thời nhận đồng ý quan liên hệ kiến tập,em bước vào kỳ kiến tập tháng ( từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) Phòng Hành – Tổng hợp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong thời gian kiến tập Phòng Hành – Tổng hợp em nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy cô lãnh đạo Phòng giúp e tiếp cận với công việcngoài thực thế,học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều học quý báu Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Nhờ kết thu sau tháng kiến tập tham gia vào công tác nghiệp vụ,được trao dổi,tiếp thu học hỏi từ cán Phòng Hành – Tổng hợp với nỗ lực cố gắng thân.Em hoàn thành báo cáo kiến tập mình.Sau e xin trình bày báo cáo kiến tập sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần II: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần III: Phụ lục Khoảng thời gian tháng kiến tập Phòng Hành – Tổng hợp khoảng thời gian quan trọng,tuy thời gian không dài em học hỏi nhiều điều,giúp em hoàn thiện thân tích lũy thêm kinh nghiệm,kiến thức để phục vụ cho năm học lại Trường Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến cô ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn giúp sinh viên chúng em hiểu rõ nắm bắt trình kiến tậpvà viết báo cáo Em xin cảm ơn cô Hoàng Thị Thúy Lan – Người phụ trách hướng dẫn em kiến tập Phòng Hành - Tổng hợp tận tình giúp đỡ em tiềm hiểu công tác văn phòng Dưới hướng dẫn tận tình,giao tiếp cởi mở thái độ làm việc khẩn trương nghiêm túc Thầy cô Phòng giúp em có thêm tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ Bên cạnh nhũng kết đạt được,bài báo cáo kiến tập em khỏi thiếu sót khuyết điểm,do thời gian có hạn thực tế kinh nghiệm nhiều hạn chế Vì vậy, em mong thầy cô giáo xem xét góp ý kiến, nhận xét để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày 28 tháng năm 2015 SINH VIÊN Chu Thị Phương Thảo Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I VỊ TRÍ,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG Vị trí,chức năng,nhiệm vụ quyền hạn trường vào Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Vị trí chức - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao 3.Cơ cấu tổ chức trường ( Phụ lục I ) II.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập 2.Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức cửa văn phòng Phòng Hành – Tổng hợp thành lập theo Quyết định 205/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng năm 2012 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau: 2.1.1 Vị trí chức Phòng Hành Tổng hợp đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực quản lý công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp Trường; điều phối hoạt động đơn vị thuộc Trường theo Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình, kế hoạch làm việc 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn * Thực công tác hành - Đầu mối, gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị Trường để triển khai thực chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt định, thị, thông báo Trường đến đơn vị cá nhân toàn Trường; - Xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế Trường (Nội quy quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định; - Thực công tác văn thư - lưu trữ Trường; xây dựng quy chế hướng dẫn đơn vị thực quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định Trường Nhà nước; - Thực nhiệm vụ kiểm soát văn chịu trách nhiệm thể thức văn Trường ban hành; - Quản lý điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống Trường - Xây dựng thực công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trường Hướng dẫn đơn vị xây dựng quy trình thủ tục hành thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành Trường; - Quản lý tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận, quản lý quà tặng vật phẩm lưu niệm Trường; - Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho công chức, viên chức lao động hợp đồng Trường theo uỷ nhiệm Ban Giám hiệu; - Thực công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết Trường; phối hợp với đơn vị liên quan thực công tác chuẩn bị cho việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo kiện lớn Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung báo cáoquân số họp Trường Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d) Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn * Thủ tục phát hành văn - Văn thư Trường tiến hành công việc sau: + Lựa chọn bao bì; + Viết bì; + Vài bì dán bì; + Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) * Chuyển phát văn - Văn chuyển phát cho nơi nhận nhiều cách sau: Bưu điện; Máy Fax, qua mạng; Trực tiếp……… vvv * Theo dõi việc chuyển phát văn - Văn thư Trường có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn - Lập phiếu theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hổi”, phải theo dõi,thu hồi han; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc - Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo Trưởng phòng Hành – Tổng hợp để xử lý e) Lưu văn - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu lại Văn thư Trường 01 lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo - Bản lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ,bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư Công chức, viên chức, người học có cầu sử dụng Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 24 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu Văn thư phải đồng ý Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp Nhận xét: +) Ưu điểm - Trường có tiền thân trường đào tạo cán công tác văn thư - lưu trữ công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan nhà trường quan tâm - Các văn kiểm soát tổ chức thực theo đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn - Các cán thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan (Cán văn thư – lưu trữ) có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo thực tốt xác - Các văn Trường quản lý, giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ Nhà trường lưu thông +) Nhược điểm - Nhà trường chưa áp dụng nhiều phần mềm quản lý văn bản.Như tìm kiếm văn nhiều thời gian - Các trang thiết bị,cơ sở vật chất phục vụ giải công việc phận văn phòng đặc biệt phân Văn thư sử dụng lâu năm,kém chất lượng: Máy fax hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao - Số lượng cán văn thư hạn chế,chưa đáp ứng nhu cầu công việc 3.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan,đơn vị 3.4.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ: - Mở hồ sơ : Căn vào Danh mục hồ sơ Trường thực tế công việc giao,công chức, viên chức, người lao động phải chuẩn bị bìa hồ sơ,ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Công chức,viên chức, người lao độngbtrong trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 25 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thu thập văn vào hồ sơ: + Viên chức,người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ 3.4.2.2 Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh đứng chức năng, nhiệm vụ Trường, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết; - Văn bản,tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc; - Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức - Các văn bản, hồ sơ tài liệu Nhà trường lưu trữ tầng nhà A Là trường đại học số lượng văn ngày nhiều hơn,đa dạng - Các văn hồ sơ xếp gọn gàng giá đựng phân theo vị trí nội dung rõ ràng - Những văn bản, hồ sơ hết giá trị trình duyệt,thẩm định lại, gửi lên quan cấp để xét duyệt việc tiêu hủy - Do diện tích Nhà trường hạn hẹp chưa đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu nên: + Diện tích kho nhỏ khoảng 36 m2; Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 26 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Số lượng cán ít: người; + Tình trạng kho phương tiện bảo quản : Chưa tốt, số tài liệu có dấu hiệu hư hỏng 3.5 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.5.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất văn phòng - Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi công tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào trình đại hóa công tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng phòng Hành – Tổng hợp bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, …) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) -Máy vi tính (Computer): Ngày máy vi tính vật dụng thiếu văn phòng Nó giúp cho thư ký việc soạn thảo văn bản, thống kê, tính toán… lưu trữ quản lý thông tin cách tiện dụng khoa học Ngoài ra, máy tính phương tiện hữu hiệu việc trao đổi, cập nhật tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao, gửi nhận văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mát… lại vừa tốn + Máy in laser: Là thiết bị thiếu để kết nối với máy vi tính Đây thiết bị bất cần thiết để đưa (truy xuất) liệu máy tính giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn giao dịch , quản lý… + Máy Scanner : Là thiết bị dùng để chụp (nhập) liệu dạng ình ảnh chữ vieetsx vào máy tính cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu tâ file liệu Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 27 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Máy photocopy: Là loại máy giúp có nhanh chóng xác theo gốc Giúp thay tài liệu cồng kềnh hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng + Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển gốc tài liệu đến nhiều nơi cách chóng, xác + Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy hồ sơ, tài liệu không sử dụng không phép để lọt tài liệu + Máy điện thoại: Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng tiện lợi giúp cho đàm thoại trực tiếp dễ dàng hơn, công việc giải nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian chi phí lại + Máy ghi âm, ghi hình: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển nay, việc trang bi máy ghi âm, ghi hình văn phòng việc cần thiết Ghi lại diễn biến hội nghị quan trọng, hội đàm có tính cam kết, lời nhắn khỏi phòng + Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện yêu cầu công việc hội nghị mà người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thông gió - Cơ sở vật chất: Phòng Hành – Tổng hợp đc bố trí tầng dãy nhà A,chia làm ba phòng làm việc,mỗi phòng trang bị đầy đủ bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, quạt, điều hòa, phục vụ công việc Phòng - Nhận xét: + Hiện trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ cho hoạt động phòng nhiên trang thiết bị văn phòng sử dụng lâu có dấu hiệu chất lượng + Cách bố trí trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng,ảnh hưởng đến việc hiệu quả,năng suất làm việc Phòng làm việc bố trí hài hòa nội thất trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng làm việc đảm bảo tiêu chí dễ tìm,dễ thấy,dễ sử dụng + Diện tích phòng làm việc bố trí chưa hợp lý Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 28 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí,sắp xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 29 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.5.3 Tìm hiểu hệ thống cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan.Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Hiện việc ứng dụng phần mềm vào công tác văn phòng có bước phát triển Tuy nhiên tồn số điều hạn chế Ở quan chưa xây dựng hết phần mềm quản lý nhân sự, quản lý tài sản…cho nên tất thủ tục hành thực phương pháp thủ công,mất nhiều thời gian,giảm hiệu làm việc Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 30 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 2.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Trong tháng kiến tập phòng Hành tổng hợp – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em học hỏi tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, cách làm việc cán văn phòng Đồng thời em nhận thấy phận văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan,quản lý hành nhà nước Cùng với quan tâm đạo Ban Giám hiệu nhà trường, công tác văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ “Tham mưu – tổng hợp; Giúp việc – đảm bảo hậu cần” đạt hiệu định Tuy nhiên, bên cạnh hiệu đạt được, ưu điểm cần phát huy văn phòng tồn số nhược điểm cụ thể sau: 2.1.1 Công tác quản lý Nhân * Ưu điểm - Ban giám hiệu người có trình độ chuyên môn cao, có thâm niên nghề nghiệp kinh nghiệm công tác quản lý đào tạo - Đội ngũ cán chuyên môn giảng viên có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công việc không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ - Lãnh đạo phòng, khoa người tâm huyết,có trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra công việc hàng ngày nhân viên - Ban Giám hiệu, lãnh đạo nhà trường quan tâm giúp đỡ cán bộ, giảng viên, nhân viên công việc sống hàng ngày - Nhà trường trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ động, sáng tạo công việc - Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng - Ban Giám hiệu, lãnh đạo người có vai trò quan trọng việc Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 31 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng văn hóa công sở Nhà trường.Mỗi quan dù cấu,quy mô lớn hay nhỏ ko thể thiếu yếu tố văn hóa công sở * Nhược điểm - Do yêu cầu công việc Lãnh đạo nhà trường thường xuyên công tác,số lượng công việc nhiều nhiều công việc tồn đọng chưa giải kịp thời 2.1.2 Công tác văn phòng * Ưu điểm - Các cán văn phòng người yêu nghề, hiểu rõ công việc giao hoàn thành tốt công việc, thực vai trò - Công tác văn phòng không ngừng đổi - Không gian làm việc đag dần cải thiện đáng kể sau trường nhận Quyết định thành lập trường đại học - Tác phong làm việc cán bộ, công chức thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan - Công tác chuyên môn nghiệp vụ : soạn thảo văn bản…đều thực theo quy định pháp luật Các cán văn phòng có chuyên môn cao - Tinh thần trách nhiệm công việc cán văn phòng cao * Nhược điểm - Cách bố trí phòng làm việc chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc - Diện tích phòng làm việc hẹp, số lượng cán nhân viên nhiều,chỗ làm việc chật - Các trang thiết bị văn phòng có tưởng chất lượng, chưa đầy đủ - Do kinh phí hạn hẹp nên trang thiết bị đại thiếu 2.1.3 Công tác văn thư – lưu trữ * Ưu điểm - Trường có tiền thân trường đào tạo cán công tác văn thư - lưu Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 32 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ công tác văn thư – lưu trữ quan nhà trường quan tâm - Các văn kiểm soát tổ chức thực theo đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn - Các cán thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn bản, công tác quản lý sử dụng dấu quan,lập hồ sơ có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo thực tốt xác - Các văn Trường quản lý, giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ Nhà trường lưu thông - Các nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật, trình tự * Nhược điểm - Nhà trường chưa áp dụng nhiều phần mềm quản lý văn bản.Như tìm kiếm văn nhiều thời gian - Các trang thiết bị,cơ sở vật chất phục vụ giải công việc phận văn phòng đặc biệt phân Văn thư sử dụng lâu năm,kém chất lượng: Máy fax hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao - Số lượng cán văn thư hạn chế,chưa đáp ứng nhu cầu công việc 2.2 Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong tình hình nay,số lượng sinh viên, cán công chức ngày lớn, nhu cầu đào tạo làm việc cao đòi hỏi Nhà trường cần có nhiều thay đổi Sau e xin đề xuất ý kiến với Nhà trường sau: + Trang bị thêm nhiều thiết bị phục vụ cho việc dạy học làm việc,nâng cao chất lượng sở vật chất + Bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ,nhân viên nhà trường để đáp ứng thay đổi ngày công tác hành Nhà trường xã hội Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Cần quan tâm đến sinh viên hơn, tổ chức nhiều thi cho sinh viên toàn trường chuyên ngành học, mở nhiều dối thoại sinh viên với nhà trường hơn,giúp cho sinh viên giải đáp + Cho sinh viên nhà trường tiếp xúc với thực tế nhiều để trau dồi kinh nghiệm, khả + Công tác văn thư – lưu trữ cần đc nâng cao nữa,trang thiết bị cần đại Kho lưu trữ Nhà trường cần xây sửa mua trang thiết bị bảo quan tài liệu + Thay đổi cách bố trí phòng làm việc,tạo không gian mở,rộng để tạo điều kiện cho cán làm việc, tạo nguồn cảm hứng làm việc + Cần xây thêm số phòng làm việc để trách chật chội không thoải mái + Thiết kế thêm nhiều sân chơi thể thao cho toàn sinh viên toàn trường + Kiểm tra đôn đốc thường xuyên công việc, chương trình, kế hoạch + Tổ chức thêm lớp học bồi dưỡng kiến thức cho sinh viên + Không ngừng đổi phương pháp dạy học để học học bổ ích,đạt hiệu tối đa + Cách xếp lịch học,phòng học cho sinh viên cần dduowwjc Nhà trường quan tâm + Cần ứng dụng công nghệ thông tin,công nghệ đại vào công tác quản lý,công tác văn phòng,công tác văn thư – lưu trữ + Xây dựng tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng hệ thống quan Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn phòng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị.Nhìn chung, thời gian qua Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt kết định số hạn chế,các công chức lãnh đạo nhà trường càn có biện pháp thay đổi phù hợp công tác văn phòng để đáp ứng với trình công nghiệp hóa – đại hóa đất nước Qua trình kiến tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội trau dồi kiến thức mà em cảm nhận thấy yêu ngành văn phòng mà em chọn,có thêm nhiệt huyết Luôn mong muốn cán văn phòng tương lai giỏi Trong trình kiến tập thầy cô hướng dẫn nhiệt tình, em xin gửi lời cảm ơn tất thầy cô người lái đò hướng dẫn dìu dắt sinh viên chúng em Là người cán văn phòng tương lai sinh viên chúng em cần học tập,rèn luyện trao dồi kiến thức để sau làm hoàn thành,thực tốt công việc cấp giao Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức đảng đoàn thể Ban Giám hiệu Các hội đồng tư vấn Khoa Hành học Trung tâm Tin học Phòng Quản lí đào tạo Khoa Tổ chức quản lý nhân lực Trung tâm đào tạo NVVP dạy nghề Phòng Tổ chức cán Khoa Văn thư – Lưu trữ Trung tâm Thông tin thư viện Phòng Hành tổng hợp Khoa Nhà nước pháp luật Trung tâm ngoại ngữ Phòng Kế hoạch tài Khoa Văn hóa thông tin xã hội Viện nghiên cứu phát triển Phòng Quản trị thiết bị Khoa Quản trị văn phòng Cơ sở Trường ĐHNVHN Hồ Chí Minh Phòng Công tác sinh viên Khoa Khoa học trị Cơ sở Trường ĐHNVHN miền Trung Phòng Quản lý đại học sau đại học Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Ban quản lý KTX Phòng Khảo thí đảm bảo chất lượng Khoa Tổ chức xây dựng quyền Tạp chí nghiên cứu Khoa học Nội vụ Phòng Hợp tác quốc tế Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II: Sổ đăng kí văn đến Bìa sổ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 201… Quyển số……… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Ghi - Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); - Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); - Năm mở sổ đăng ký văn đến; - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; - Số thức tự đăng ký văn đến cuối sổ; - Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng * Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại trích Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu Tháng yếu nội dung nhận (8) (9) người nhận (1) (2) (3) (4) Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo (5) (6) (7) Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III: Sổ đăng ký văn Bìa sổ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Phần đăng ký văn Số, ký Ngày Tên loại hiệu văn tháng trích yếu nội (1) Người ký Nơi nhận văn dung văn (2) (3) Đơn vị, Số lượng văn người nhận (5) lưu (6) (7) (4) Ghi (8) * Mẫu sổ sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” * Cách ghi Sổ đăng ký văn - Cột 1: Ghi số ký hiệu văn - Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn - Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 4: Ghi tên người ký văn - Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu - Cột 7: Ghi số lượng phát hành - Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A