MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại Học Nội . 3 1. Quá trình hình thành và phát triển: 3 2. Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6 2.1. Chức năng: 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 6 2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường 8 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10 1. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường. 10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. 10 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ: 10 1.1.2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 11 1.1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 12 1.1.4. Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà trường 20 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường. 22 2.1. Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại Trường. 22 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành. 24 2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của trường. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét. 26 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 28 2.4.1. Trình tự quản lý văn bản đến 28 2.4.2. Trình tự quản lý văn bản đi 30 2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 32 2.5. Công tác lưu trữ. 32 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 35 3.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng. 36 3.1.1. Các đồ dùng văn phòng 37 3.2. Sơ đồ cách sắp xếp, bố trí các tang thiết bị trong văn phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 38 3.2.1. Sơ đồ và cách sắp văn phòng làm việc của khoa Quản Trị Văn Phòng 38 3.2.2. Nhận xét. 39 3.3. Đề xuất ý kiến sắp xếp văn phòng Khoa hợp lý hơn. 40 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42 1. Công tác Quản lý Nhân sự: 42 2. Công tác Văn phòng: 43 3. Công tác Văn thư – Lưu trữ: 44 3.1. Công tác văn thư: 44 3.2. Công tác lưu trữ: 45 II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 45 PHẦN III. PHỤ LỤC 48
Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại Học Nội 1.Quá trình hình thành phát triển: Chức nằng, nhiệm vụ quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Chức năng: 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: 2.3 Cơ cấu tổ chức Trường II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .10 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng trường 10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 10 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 10 1.1.2 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 11 1.1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 12 1.1.4 Nhận xét công tác hoạt động văn phòng nhà trường .20 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ Trường 22 2.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá thực công tác văn thư Trường 22 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành .24 2.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý trường So sánh với quy định hành nhận xét 26 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 28 2.4.1 Trình tự quản lý văn đến .28 2.4.2 Trình tự quản lý văn 30 Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 2.4.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 32 2.5 Công tác lưu trữ 32 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 35 3.1 Các thiết bị văn phòng sở vật chất văn phòng 36 3.1.1 Các đồ dùng văn phòng 37 3.2 Sơ đồ cách xếp, bố trí tang thiết bị văn phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 38 3.2.1 Sơ đồ cách văn phòng làm việc khoa Quản Trị Văn Phòng .38 3.2.2 Nhận xét 40 3.3 Đề xuất ý kiến xếp văn phòng Khoa hợp lý .41 Phần II 43 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 I Nhân xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 Công tác Quản lý Nhân sự: 43 Công tác Văn phòng: .44 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 45 3.1 Công tác văn thư: 45 3.2 Công tác lưu trữ: 46 II Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46 PHẦN III 49 PHỤ LỤC 49 Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong công xây dựng đất nước theo đường công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, việc đào tao đội ngũ tri thức trẻ chủ trương quan tâm hàng đầu nhà nước ta Đặc biệt đào tạo đội ngũ cán hành cho quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội, v.v… Quản trị văn phòng mệnh danh chìa khóa chủ chốt quan hay tổ chức kinh tế, xã hội Đây ngành phù hợp với bạn trẻ đam mê công việc quản trị văn phòng, quản lý dự án, đàm phán thương lượng có khát vọng chinh phục đỉnh cao nghề nghiệp tương lai Nắm bắt chủ trương phát triển Đảng, nhà nước đề ra, thấy vai trò quan trọng hệ trẻ sinh viên với hoạt động thực tế nhà trường phương châm “học thật, thi thật, đời làm thật” trường Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập từ năm thứ ba Nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận với nghề nghiệp học, giúp sinh viên biến kiến thức lí thuyết thành hoạt động thực tiễn Đây sở giúp cho sinh viên học tốt hơn, bước đầu làm quen với môi trường làm việc Nhất thực nay, hầu hết quan, tổ chức yêu cầu người lao động phải có kinh nhiệm làm việc Thì hoạt động kiến tập trình tích lũy kinh nhiệm - hành trang cho sinh viên bước vào sống sau Quá trình học tập Trường Đại học Nội vụ Hà nội thầy cô khoa tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em kiến tập Khoa Quản trị văn phòng em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích, quý báu Đồng thời, giúp em có nhìn mẻ điểm mạnh điểm yếu hoạt động Văn phòng quan tổ chức yêu cầu nhân viên Văn phòng – nhà Quản trị Văn phòng tương lai Để hoàn thành báo cáo nỗ lực thân, em nhận nhiều giúp đỡ tận tình thầy Nguyễn Mạnh Cường- Trưởng khoa Quản trị văn phòng, cô Nguyễn Thị Kim Chi- phó khoa Quản trị văn phòng Đặc biệt em nhận hướng dẫn giúp đỡ tận tình cô giáo hướng dẫn nghiệp vụ kiến tập Lâm Thu Hằng, toàn thể thầy cô Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội khoa Quản trị Văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường toàn thể thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho em kiến tập đây, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập Do điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế, nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại Học Nội Quá trình hình thành phát triển: Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ phía Nam) Quyết định 95/BT đời kết thúc giai đoạn đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở giai đoạn - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ Phân hiệu miền Nam Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công chức ngành đất nước Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi không làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lên đại học Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành lấy ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 23 tháng năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài tiến hành thẩm định thực tế điều kiện đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo trình Thủ Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đến tháng 11/2011, tổng số cán viên chức, giảng viên, giáo viên Trường 224 người Trong giảng viên, giáo viên hữu 147 người có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên cao học và46 đại học Ngoài Trường có 199 giảng viên thỉnh giảng, có 23 giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ viện nghiên cứu, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, số trường đại học, học viện khác có cam kết tham gia giảng dạy Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành phát triển Nhà trường(18/12/1971-18/12/2011) nhiều việc phải làm hệ cán công chức, viên chức sinh viên, học sinh có quyền tự hào thành tích 40 năm hoạt động: - Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011); - Huân chương Tự hạng Nhất Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983); - Huy chương Hữu nghị Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007); - Huân chương Lao động Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; - Bằng khen Chính phủ năm 2011; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; - Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Nhiều Bằng khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động - Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền - Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh bậc, loại hình học tập Trường 45.737 người, đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào - Với bề dày kinh nghiệm 45 năm có quyền hy vọng tin tưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vượt qua khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng hiệu cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ cho xã hội đáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Chức nằng, nhiệm vụ quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Chức năng: - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao 2.3 Cơ cấu tổ chức Trường Cơ cấu tổ chức gồm có: a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành – Tổng hợp - Phòng Kế hoạch – Tài Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trình giải công việc cán văn thư gặp khó khăn 3.2 Công tác lưu trữ: * Ưu điểm: Thực theo đạo quan chủ quản cấp trên, theo quy định Nhà nước công tác Lưu trữ Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trư đưa vào hoạt động phục vụ cho tra cứu, sử dụng tài liệu độc giả Kho lưu trữ thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ thuận tiện cho việc sử dụng bảo quản tài liệu Vệ sinh kho, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống sử lý tài liệu di động cố định… * Nhược điểm: Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm, nhiều tài liệu tồn đọng phòng, ban, đơn vị Chưa giao nộp vào kho hết thời hạn hành Chỉnh lý tài liệu xong hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu khó khăn Công cụ tra tìm tài liệu thiếu, có mục lục hồ sơ Chưa áp dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu truộn rãi Kinh phí dành cho lưu trữ hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, quạt thông gió… Hiện nhu cầu công việc ngày đòi hỏi đáp ứng cao Để phát huy tốt ưu điểm tìm cách khắc phục số hạn chế Nhà trường với văn phòng tiến hành rà soát đề giải pháp phù hợp để tiếp tục nâng cao hiệu Công tác Hành Văn phòng quan II Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Sự phát triển kinh tế hện nay, người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện tryền thông khác Sinh viên: Lê Đình Duyệt 46 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Trong thời gian đến thức tập Trường, em có số đề xuất với nhà Nhà trường sau: - Cho sinh viên trường tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên quan thực tập không bị bỡ ngỡ - Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên hiểu sâu thêm môn chuyên ngành - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc công tác Tin học hóa công tác Hành Văn phòng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngữ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công Sinh viên: Lê Đình Duyệt 47 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cần quan tâm phát triển dồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Trường - Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành Văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phòng Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác Sinh viên: Lê Đình Duyệt 48 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Đình Duyệt 49 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BAN GIÁM HIỆU HỘI ĐỒNG KHOA HỌC HỘI ĐỒNG TƯ VẤN P Quản lý đào tạo K Tổ chức xây dựng quyền P Tổ chức cán P Hành – Tổng hợp K Tổ chức quản lý nhân lực K Hành học P Kế hoạch – Tài P Quản trị thiết bị P Khảo thí đảm bảo chất lượng P Quản lý khoa học sau đại học Cơ sở đào tạo trực thuộc Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung Trung tâm Ngoại ngữ K Văn thư – Lưu trữ K Quản trị văn phòng Trung tâm Thông tin Thư viện K Văn hóa Thông tin xã hội Tạp chí Đại học Nội vụ K Nhà nước pháp luật Ban Quản lý ký túc xá Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh K Khoa học Chính trị P Hợp tác quốc tế P Công tác sinh viên Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Các Khoa Các Phòng K Đào tạo chức bồi dưỡng Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác Ghi chú: mối quan hệ đạo : Sinh viên: Lê Đình Duyệt : mối quan hệ phối hợp 50 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỔ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TRƯỞNG PHÒNG TRẦN THỊ HẠNH P.TRƯỞNG PHÒNG HOÀNG VĂN THANH CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Dương Thị Dung NGUYỄN THỊ XUÂN HÒA NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG NGUYỄN THỊ THÚYLAN PHẠM THẾ CƯỜNG NGUYỄN THỊ THANH Nông Trương Ngọc Sơn Sinh viên: Lê Đình Duyệt Khoa Quản51 Trị Văn Phòng Y sỹ Phạm Thị Duyên TỔ PHỤC VỤ ĐỘI XE Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG Chuyên viên Xác định tên loại văn bản, mục đích, ý nghĩa văn Soạn thảo đề cương văn Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến đơn vị Cán soạn thảo Thủ trưởng đơn vị soạn thảo Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh văn Kiểm tra và hoàn chỉnh văn Trình ý kiến văn Cán văn thư Phòng hành tổng hợp Đóng dấu, ghi ngày tháng năm, số ký hiệu văn bản, đăng ký văn Ban hành lưu văn Sinh viên: Lê Đình Duyệt 52 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 04 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thức tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Sinh viên: Lê Đình Duyệt 53 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Ngày đến (1) Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Số Tác Số, ký Ngày đến giả hiệu Tháng (2) (3) Sinh viên: Lê Đình Duyệt (4) (5) 54 Tên loại trích yếu nội dung (6) Đơn vị người nhận (7) Ký Ghi nhậ n (8) (9) Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vào văn Đăng ký văn đến Cán văn thư Trình trưởng phòng hanh tổn hợp cho ý kiến xử lý Trình hiệu trưởng cho ý kiến giải Sao văn đến Trưởng phòng HCTH Chuyển văn đến địa mà Hiệu trưởng cho ý PHỤ kiếnLỤC xử lý.SỐ 06 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sinh viên: Lê Đình Duyệt 55 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 06 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Sổ đăng ký văn Số, ký Ngày Tên loại Người ký Nơi nhận Đơn vị, người Số lượng hiệu văn tháng trích yếu nội văn nhận lưu bản văn dung văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ghi (8) 10.1 Mẫu sổ sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” 10 cách ghi Sổ đăng ký văn - Cột 1: Ghi số ký hiệu văn - Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn - Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 4: Ghi tên người ký văn Sinh viên: Lê Đình Duyệt 56 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu - Cột 7: Ghi số lượng phát hành - Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sinh viên: Lê Đình Duyệt 57 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 07 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ NỘI DUNG TRƯỚC KHI TRÌNH NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN KÝ TRƯỞNG PHÒNG KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HIỆU TRƯỞNG GHI SỐ, NGÀY THÁNG ĐÓNG DẤU VĂN BẢN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CÁN BỘ VĂN THƯ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI SẮP XẾP, BẢO QUẢN VÀ PHỤC VỤ SỬ DỤNG BẢN LƯU Sinh viên: Lê Đình Duyệt 58 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 08 SƠ ĐỒ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Chỉ đạo hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TRƯỜNG Lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ Chuyên viên phòng HCTH, cán đơn vị Lập mục hồ sơ, tài liệu, biên nhận hồ sơ, tài liệu Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Sinh viên: Lê Đình Duyệt 59 Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo Kiến Tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN HIỆN HÀNH Sinh viên: Lê Đình Duyệt 60 Khoa Quản Trị Văn Phòng