Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại Học Nội . 3 1. Quá trình hình thành và phát triển: 3 2. Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6 2.1. Chức năng: 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 6 2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường 8 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10 1. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường. 10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. 10 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ: 10 1.1.2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 11 1.1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 12 1.1.4. Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà trường 20 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường. 22 2.1. Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại Trường. 22 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành. 24 2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của trường. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét. 26 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 28 2.4.1. Trình tự quản lý văn bản đến 28 2.4.2. Trình tự quản lý văn bản đi 30 2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 32 2.5. Công tác lưu trữ. 32 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 35 3.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng. 36 3.1.1. Các đồ dùng văn phòng 37 3.2. Sơ đồ cách sắp xếp, bố trí các tang thiết bị trong văn phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 38 3.2.1. Sơ đồ và cách sắp văn phòng làm việc của khoa Quản Trị Văn Phòng 38 3.2.2. Nhận xét. 39 3.3. Đề xuất ý kiến sắp xếp văn phòng Khoa hợp lý hơn. 40 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42 1. Công tác Quản lý Nhân sự: 42 2. Công tác Văn phòng: 43 3. Công tác Văn thư – Lưu trữ: 44 3.1. Công tác văn thư: 44 3.2. Công tác lưu trữ: 45 II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 45 PHẦN III. PHỤ LỤC 48

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại Học Nội 3

1.Quá trình hình thành và phát triển: 3

2 Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6

2.1 Chức năng: 6

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 6

2.3 Cơ cấu tổ chức của Trường 8

II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10

1 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường 10

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 10

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 10

1.1.2 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 11

1.1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12

1.1.4 Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà trường 20

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường 22

2.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại Trường 22

2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 24

2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của trường So sánh với quy định hiện hành và nhận xét 26

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 28

2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 28

2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi 30

2.4.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội: 32

2.5 Công tác lưu trữ 32

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 35

3.1 Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng 36

3.1.1 Các đồ dùng văn phòng 37

3.2 Sơ đồ cách sắp xếp, bố trí các tang thiết bị trong văn phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 38

3.2.1 Sơ đồ và cách sắp văn phòng làm việc của khoa Quản Trị Văn Phòng 38

3.2.2 Nhận xét 40

3.3 Đề xuất ý kiến sắp xếp văn phòng Khoa hợp lý hơn 41

Phần II 43

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43

I Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43

1 Công tác Quản lý Nhân sự: 43

2 Công tác Văn phòng: 44

3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 45

3.1 Công tác văn thư: 45

3.2 Công tác lưu trữ: 46

II Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 46

PHẦN III 49

PHỤ LỤC 49

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, việc đào tao đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán

bộ hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v…

Quản trị văn phòng được mệnh danh là chiếc chìa khóa chủ chốt của bất

cứ cơ quan hay tổ chức kinh tế, xã hội nào Đây là ngành phù hợp với những bạn trẻ đam mê công việc quản trị văn phòng, quản lý dự án, đàm phán thương lượng và có khát vọng chinh phục những đỉnh cao nghề nghiệp trong tương lai

Nắm bắt được chủ trương phát triển của Đảng, nhà nước đề ra, thấy được vai trò quan trọng của thế hệ trẻ sinh viên cùng với hoạt động thực tế của nhà trường và phương châm “học thật, thi thật, ra đời làm thật” của trường Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ngay từ năm thứ ba Nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận với nghề nghiệp mình học, giúp sinh viên biến kiến thức lí thuyết thành hoạt động thực tiễn Đây chính là cơ sở giúp cho sinh viên học tốt hơn, là bước đầu làm quen với môi trường làm việc Nhất là trong thực tại hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều yêu cầu người lao động phải có kinh nhiệm làm việc Thì hoạt động kiến tập này sẽ là quá trình tích lũy kinh nhiệm - là hành trang cho sinh viên bước vào cuộc sống sau này

Quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà nội và được các thầy cô trong khoa tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em kiến tập tại Khoa Quản trị văn phòng em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích, quý báu Đồng thời, giúp em có cái nhìn mới mẻ về điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động Văn phòng của các cơ quan tổ chức và yêu cầu đối với một nhân viên Văn phòng – một nhà Quản trị Văn phòng tương lai

Để hoàn thành bản báo cáo này ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhận

được rất nhiều sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường- Trưởng khoa Quản trị văn phòng, cô Nguyễn Thị Kim Chi- phó khoa Quản trị văn phòng Đặc biệt em nhận được sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn nghiệp vụ kiến tập Lâm Thu Hằng, và cùng toàn thể các thầy cô

trong khoa Quản trị Văn phòng.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cho

em được kiến tập tại đây, và giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này

Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, nên bản báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến

để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

B NỘI DUNGPHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI

Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ là đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ ở phía Nam) Quyết định 95/BT ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai đoạn mới - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam

Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đào tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ công chức của ngành và của đất nước

Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ đây Trường

lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục

vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lên đại học

Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số 1160/TTg-KGVX về đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục

và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ

tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của Trường là 224 người Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong

đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên cao học và46 đại học

Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23 giáo

sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác

đã có cam kết tham gia giảng dạy

Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế

hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành tích 40 năm hoạt động:

- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);

- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);

- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);

- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;

- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;

- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);

- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn thanh niên, Liên đoàn Lao động.

- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền

- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh các bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong

đó đã đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào

- Với bề dày kinh nghiệm 45 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội

vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

2 Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Chức năng:

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán

bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường.

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

2.3 Cơ cấu tổ chức của Trường

1 Cơ cấu tổ chức gồm có:

a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Quản trị - Thiết bị

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

d) Các khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường – Phụ lục 01)

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc

Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy

cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn bản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống của Trường

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

đơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáoquân số trong cuộc họp của Trường

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường

- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;

- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường

1.1.2 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:

Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại công tác:

* Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho

- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng các quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết

* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất

- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về

cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp

- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên

- Xây dựng kế hoạch, qui hoạch phát triển Phòng;

- Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng;

- Phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo; thông báo kết luận giao ban;

- Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường;

- Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần tham

dự của Phòng;

- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp

của Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;

- Phụ trách công tác y tế, cây xanh, vệ sinh môi trường; Quản lý phòng thờ, phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP; Nhà khách; điện thoại, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket trong toàn Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao

b Ông Hoàng Văn Thanh- Phó trưởng phòng

Giúp trưởng phòng và chịu trách nhiệm với các hoạt động sau:

+ Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực hiện theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường; Lịch công tác tuần của Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo;

+ Phụ trách và điều hành công tác văn thư, lưu trữ;

+ Phụ trách công tác cải cách hành chính Xây dựng các văn bản hướng dẫn quy trình, thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;

+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho các cuộc họp của Ban Giám hiệu;

+ Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh của Trường; Phụ trách công tác in các ấn phẩm văn phòng;

+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được phân cấp;+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm; quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp, hội trường và phòng làm việc của Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao

 Đối với chuyên viên

a Bà Dương Thị Dung- Giảng viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC Nhà trường;

+ Thực hiện kiểm tra, theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh; phòng

truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP;

+ Thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm;

+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket trong toàn Trường;

+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;

+ Phối hợp theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;

+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các

Bộ, Ban, Ngành liên quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

b Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa- Chuyên Viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;

+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng

họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời… các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6 tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của các đơn vị;

+ Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường Sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;

+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;

+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của Ban Giám hiệu, của Phòng;

+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê duyệt của Hiệu trưởng;

+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;

+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;

+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

c Ông Nguyễn Văn Dũng- Giảng viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm… đến Ban Giám hiệu;

+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;

+ Thông báo kết quả phê duyệt văn bản đến các đơn vị sau khi Ban Giám hiệu ký duyệt;

+ Quản lý, trực điện thoại, vệ sinh phòng khách của Ban Giám hiệu;

+ Thường trực công tác lễ tân, đón tiếp khách đến Trường liên hệ công tác; xếp lịch để Ban Giám hiệu tiếp khách;

+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng; tổng hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;

+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

d Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;

+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;

+ Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của

lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;

+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;

+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm của Trường;

+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

e Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên

- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;

+ Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban

Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu );

+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;

+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,

tết trong năm của Trường;

+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;

+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh trường,

lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;

+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;

+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban, Ngành…;

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;

+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy

định của Nhà nước, của Nhà trường;

+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;

+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

f Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong và ngoài Trường;

+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;

+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cá nhân trong Trường;

+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;

+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;

+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;

+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;

+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong năm của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

g Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;

+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học sinh – sinh viên toàn trường;

+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa bệnh trong Nhà trường;

+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường học

do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;

+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A (H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên toàn trường;

+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây bệnh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

h Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;

+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh – sinh viên toàn trường;

+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;

+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;

+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A (H1N1), sốt

xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên tại Cơ sở;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;

+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học sinh – sinh viên toàn trường;

+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa bệnh của Nhà trường Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá hạn sử dụng;

+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;

+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;

+ Thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế;

+ Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây bệnh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: + Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà trường;

+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;

+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;

+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao

Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014 của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân viên cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về hoạt động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và phối hợp thực hiện tốt công việc.

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành Chính- Tổng hợp-xem phụ lục số 02) 1.1.4 Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà trường

Qua đợt kiến tập ngành nghề đã cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực

tế là một vấn đề rất cần thiết Sau một tháng kiến tập tại Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, em đã học được rất nhiều điều mới mẻ nếu chỉ bó hẹp trong khuôn khổ lớp học thì không thể thấy được

Có thể nói việc đưa lí luận cọ sát với thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên có điều kiện tự mình thực hiện các khâu chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thiện về tay nghề, tác phong làm việc và phong cách giao tiếp, ứng sử của người cán bộ văn phòng

Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Nhà trường nên công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã và đang ngày một đổi mới về lề lối làm việc cũng như chất lượng chuyên môn ngày một tốt hơn

* Ưu điểm:

Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viên đảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách xử lý các tình huống

Công tác văn phòng luôn không ngừng đổi mới, ngày càng đáp ứng đầy

đủ yêu cầu cho các cán bộ văn phòng

Không gian làm việc cũng đang dần được cải thiện đáng kể sau khi trường nhận Quyết định thành lập trường đại học

Văn phòng đã bố trí, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất phương tiện đầy đủ cho cơ quan hoạt động

Bên cạnh đó, Trường cũng trú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp.

Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đa số đúng theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự

Với tinh thần trách nhiệm của những người hoạt động trong công tác đào tạo thế hệ trẻ cho đất nước, tác phong làm việc của các cán bộ trong trường là khẩn trương, nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác cao, luôn chấp hành nội quy, quy định do nhà trường đề ra, đi làm đúng giờ quy định, đảm bảo cho công tác đào tạo của nhà trường luôn thông suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc

* Nhược điểm:

Ngoài những ưu điểm mà cơ quan đã đạt được thì công tác văn phòng còn

có một số mặt hạn chế được thể hiện như sau:

Cách bố trí phòng làm việc đã gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh đạo Văn phòng, không theo dõi được công việc của các nhân viên Mối quan hệ giữa lãnh đạo, đồng nghiêp trong quá trình giải quyết công việc không ăn khớp,

Việc cung cấp các đồ dùng văn phòng còn chưa thực sự hợp lý, nhiều lúc gây khó khăn khi giải quyết các công việc văn phòng, kinh phí mua sắm trang thiết bị chưa phân bố đều, có những khoa đông học sinh, sinh viên nhưng kinh phí dùng cho việc mua sắm văn phòng phẩm chỉ ngang bằng hoặc hơn một chút

so với mức định giá chung của toàn trường

Tuy đã được đầu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòng ban Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư còn thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao.

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường.

2.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại Trường.

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nó đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, giúp cho mọi hoạt động của cơ quan được thống suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc cũng như thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của trường

Công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội được tổ chức theo

mô hình tập trung, kép kín nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phai qua văn thư để tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao Trong các phòng, khoa, trung tâm của trường không có tổ chức văn thư riêng mà chỉ có cán bộ hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao văn bản Nhìn chung trình độ cán bộ đều đã được bồi dưỡng nghiệp vụ Văn Thư Lưu Trữ để đáp ứng nhu cầu của công việc

Phòng văn thư của trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính – Tổng hợp tại tầng 1 nhà A việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyết công việc

a Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trường.

 Về thẩm quyền ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

+ Văn bản cá biệt của trường có các văn bản: Quyết định ( chủ yếu là quyết định thành lập các đơn vị, quyết định khen thưởng cán bộ, quyết định cho

học sinh thôi học………….)

+ Văn bản hành chính thông thường gồm có: công văn, biên bản, thông báo, báo cáo…

Là một trường trực thuộc Bộ Nội Vụ, chính vì vậy quy trình soạn thảo

và ban hành văn bản của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội được lãnh đạo và cán

bộ chuyên môn thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo theo Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản được tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo.

Bước 2 Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ phá lý và yêu

cầu thời gian của văn bản

Bước 3 Xác định loại văn bản cần sử dụng để thực hiện yêu cầu văn bản

hóa Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề cân nhắc tới

Bước 4 Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản Thông tin có từ nhiều

nguồn khác nhau phải xác định các thông tin pháp lý có những văn bản Quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang cần thông tin

Bước 5 Xây dựng đề cương và viết bản thảo Với loại văn bản quan trọng

cần viết bản thảo và đề cương cụ thể tổ chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn

vị, cá nhân

Bước 6 Duyệt thảo văn bản.

Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng đơn

vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung văn bản Trình Trưởng phòng Hành Chính tổ chức phê duyệt ký nháy về mặt thể thức tính pháp

lý của văn bản Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản được trình lên Hiệu Trưởng ký ban hành

Bước 7 Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản

Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu, đăng ký… sau đó áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản văn bản

b Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức kỹ thuật và trình bày văn bản được tuân thủ theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2008 của Chính Phủ về công tác văn thư, ký hiệu và quy định các kiểu (Font) cỡ (size)… Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11- HD/VPTW của Ban Chấp Hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam Thể thức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh Niên thực hiện theo hướng dẫn số 29-HD/VP của Trung ương Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh

Thể thức các văn bản được gửi đi nước ngoài được trình bày theo mẫu quy định của cơ quan ( Quy chế văn thư)

Để thống nhất trong việc soạn thảo văn bản, thể thức của trường gồm các

9 thể thức sau:

+ Quốc Hiệu;

+ Tên tác giả văn bản;

+ Địa danh ngày tháng năm;

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

+ Nội dung văn bản;

2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của

cơ quan so với các quy định hiện hành.

Văn bản là phương tiện giao tiếp mà các cá nhân tổ chức, cơ quan dùng

để truyền đạt ý trí nguyện vọng tới cá nhân, tổ chức cơ quan nhằm đạt mục đích thông báo, điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những

hành vi nhất định của người viết bằng ngôn ngữ trên chất liệu giấy.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11-HD/VPTW của Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên theo Hướng dẫn số 29-HD/VP của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

Thể thức các văn bản gửi đi nước ngoài được trình bày theo mẫu quy định của cơ quan

* Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của nội dung thực hiện thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của Trường:

+ Ưu điểm:

Việc soạn thảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày của Nhà nước được quy định theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 16/5/2005 của Bộ Nội vụ và Thông

tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

- Thể thức văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo về mặt chất lượng, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hành của Trường

- Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định

- Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

hiểu rõ về nội dung văn bản.

- Một số văn bản khi ban hành thường sảy ra lỗi do chưa được kiểm tra cụ thể và phải làm lại

2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của trường So sánh với quy định hiện hành và nhận xét.

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất được chú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn

vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ logic

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc của cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số văn bản như: Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu đã được mẫu hóa Qua thời gian kiến tập nghề nghiệp tại Trường, em xin được mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Trường như sau:

Bước 1 Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và trình lãnh đạo Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm các thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương;

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 3 Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng

nội dung bản thảo.

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nội dung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư

Bước 4 Duyệt bản thảo lần hai:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì nhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh sửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắt vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy ban hành

Sau khi chuyển lên Hiệu trưởng duyệt và kí ban hành chính thức, sau đó văn bản được chuyển xuống văn thư cơ quan để vào sổ và đăng kí phát hành văn bản như: ghi số, kí hiệu của văn bản; ngày tháng năm ban hành của văn bản; đóng dấu cơ quan và đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi của Trường Cuối cùng là nhân bản số lượng văn bản cần chuyển và phát hành văn bản

+ Ưu điểm: Nhìn chung các văn bản của Trường được ban hành đúng

thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan, văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, it sảy ra sai sót trong khau soạn thảo và ban hành văn bản

+ Hạn chế: Do Trường được nâng cấp lên Đại học sang năm thứ ba nên

bộ máy của Trường vẫn đang trong quá trình và từng bước được hoàn thiện và củng cố nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn chưa thực sự rõ ràng, chưa phân rõ thẩm quyền kí văn bản cho một số loại văn bản do trường soạn thảo, trình tự xin chữ kí cho văn bản mất nhiều thời gian, chưa thực sự hợp lý; Một số cán bộ được đào tạo chưa đúng chuyên ngành nên soạn thảo văn bản

vẩn còn rườm rà, diễn đạt ý dài dòng, từ ngữ dùng chưa chuẩn xác gây khó khăn trong việc giải quyết và ban hành văn bản.

( Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản- xem phụ lục 03)

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến

• Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, được gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc chuyển qua mạng Internet, Email, bản Fax và đơn, thư gửi đến Trường được gọi là văn bản đến

• Văn bản đến, trừ các loại văn bản đặc biệt có quy định riêng của pháp luật đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trường và được thực hiện theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

-Trình, chuyển giao văn bản đến

- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến

a Tiếp nhận văn bản đến

• Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản

b Đăng ký văn bản đến (phụ lục số 04)

• Văn bản đến được nhập vào sổ đăng ký văn bản đến tại chương trình phần mềm quản lý văn bản của Trường thực hiện theo hướng dẫn sử dụng về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư , lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

• Đơn vị phụ trách văn thư cần lưu các loại sổ đăng ký văn bản đến như sau:

- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức ngoài trường

- Lãnh đạo đơn vị phụ trách văn thư dựa vào nội dung của văn bản đến; căn

cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị cho ý kiến chuyển phát văn bản và thời hạn giải quyết văn bản Nếu văn bản có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân thì cần xác định rõ nhiệm vụ chủ trì và phối hợp của các đơn vị, cá nhân liên quan;

 Chuyển giao văn bản đến

- Căn cứ vào ý kiến của đơn vị phụ trách văn thư, văn bản đến được chuyển giao tới các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ;

- Cán bộ làm công tác văn thư tại đơn vị sau khi nhận văn bản đến phải vào sổ đăng ký của đơn vị và trình lãnh đạo đơn vị xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp xử lý, theo dõi, giải quyết

d Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết được theo dõi, đôn đốc, để giải quyết đúng hạn Trong trường hợp trễ hạn, đơn vị phụ trách văn thư gửi phiếu nhắc việc

 Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

 Nhận xét ưu, nhược điểm