Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: UBND huyện mê linh

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mê Linh 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mê Linh 4 1.1.1. Chức năng 4 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mê Linh 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh 6 1. Vị trí, chức năng 6 1.1. Chức năng 6 1.2. Nhiệm vụ 7 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh 10 1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của UBND huyện Mê Linh 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 11 1.1.1. Thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp 11 1.1.2. Thực hiện tốt công tác hậu cần, cải cách tài chính công 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Mê Linh 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc Hội nghị của UBND huyện Mê Linh 14 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Mê Linh. 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 17 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mê Linh 17 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 22 1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND huyện Mê Linh. 22 1.1. Lịch công tác tuần của lãnh đạo HĐND – UBND huyện Mê Linh 22 1.2. Mẫu Kế hoạch công tác tháng 23 1.3. Mẫu Kế hoạch công tác năm 25 2.Giúp cơ quan mẫu hóa văn bản: 29 2.1. Mẫu hóa 1 quyết định hành chính ( Quyết định bổ nhiệm) 29 2.2. Mẫu hoá 01 công văn trao đổi ( Công văn trao đổi thông tin về cán bộ xin chuyển công tác) 30 2.3. Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm 31 2.4. Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo 34 3. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị cho cơ quan 35 4. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại 37 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Mê Linh. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm. 38 5.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Mê Linh: 38 5.2. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 40 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 41 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mê Linh 41 1. Công tác văn phòng 41 2. Công tác văn thư, lưu trữ 42 2.2. Công tác lưu trữ 43 II. Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập 43 1. Cấp lãnh đạo 43 2. Công tác văn phòng 43 3. Công tác văn thư 44 4. Công tác lưu trữ 44 KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Mê Linh 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Mê Linh 1.1.1 Chức 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Mê Linh II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh Vị trí, chức 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ 1.3 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh 10 1.4 Bản mô tả công việc lãnh đạo văn phòng 10 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành UBND huyện Mê Linh 11 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 11 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 11 1.1.1 Thực tốt công tác tham mưu - tổng hợp 11 1.1.2 Thực tốt công tác hậu cần, cải cách tài công 12 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND huyện Mê Linh 14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị UBND huyện Mê Linh 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở UBND huyện Mê Linh 16 Khảo sát công tác văn thư 17 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Mê Linh 17 Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 20 Phần II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 22 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND huyện Mê Linh 22 1.1 Lịch công tác tuần lãnh đạo HĐND – UBND huyện Mê Linh 22 1.2 Mẫu Kế hoạch công tác tháng 22 1.3 Mẫu Kế hoạch công tác năm 24 2.Giúp quan mẫu hóa văn bản: 29 2.1 Mẫu hóa định hành ( Quyết định bổ nhiệm) 29 2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi ( Công văn trao đổi thông tin cán xin chuyển công tác) 30 2.3 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm 31 2.4 Kế hoạch tổ chức chuyến công tác lãnh đạo 34 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị cho quan 35 Xây dựng mô hình Văn phòng đại 37 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Mê Linh Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 38 5.1 Cơ cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Mê Linh: 38 5.2 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 40 Phần III 41 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 41 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Mê Linh 41 Công tác văn phòng 41 Công tác văn thư, lưu trữ 42 2.2 Công tác lưu trữ 43 II Đề xuất giải pháp đối với quan thực tập 43 Cấp lãnh đạo 43 Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Công tác văn phòng 43 Công tác văn thư 44 Công tác lưu trữ 44 KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC 46 Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, xu hướng đổi đất nước toàn diện công nghiệp hóa – đại hóa toàn cầu tất nghành, lĩnh vực không ngừng phấn đấu góp phần xây dựng đất nước đáp ứng nhu cầu xã hội thời kỳ đổi Văn phòng ngày chứng tỏ tầm quan trọng hình thành phát triển quan, tổ chức Văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin, máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác quản lý điều hành Vì vậy, văn phòng công tác thiếu hoạt động quan, đơn vị, giữ vai trò quan trọng phát triển đất nước Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng với hoạt động quản lý lãnh đạo yêu cầu nay, kết hợp với hệ thống sở lý luận hàng năm trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khóa có hội kiến tập, thực tập thực tế giúp sinh viên có nhìn khái quát công việc làm tương lai nâng cao hiệu chất lượng công tác đào tạo trường Không đối với hầu hết sinh viên mà riêng với thân em thực tập có ý nghĩa lớn Qua thời gian 02 tháng thực tập UBND huyện Mê Linh từ ngày 09/03/2016 đến ngày 29/04/2016, thời gian không nhiều giúp em củng cố kiến thức học lớp vào thực tiễn, nhận biết khả để từ phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu, nâng cao kĩ nghiệp vụ thân, tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế giúp em tránh khỏi bỡ ngỡ sau trường Bên cạnh em nhận thấy thực tập trải nghiệm tuyệt vời cho em học hỏi thêm nhiều điều bổ ích không kiến thức học lớp mà kiến thức đường đời kĩ sống, kĩ giao tiếp ứng xử thân, bước đệm giúp em chuẩn bị vững vàng kiến thức tâm lý cho công việc sau Con đường dẫn đến thành công không trải đầy hoa hồng trình thực tập UBND huyện Mê Linh em gặp phải không khó khăn Những kiến thức mà em học lớp chủ yếu qua lý thuyết sách vở, chưa có kinh nghiệm thực tiễn mắc sai xót điều tránh khỏi, Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng kĩ giao tiếp thân yếu rào cản lớn đối với em Tuy nhiên bên cạnh khó khăn vướng mắc có không thuận lợi em nhận hướng dẫn bảo tận tình cán quan Các anh chị tạo môi trường hòa đồng thân thiện giúp em dễ dàng hòa nhập với môi trường mới, động viên nhắc nhở để em hoàn thành tốt công việc Gần tháng thực tập UBND huyện Mê Linh, em nhận thấy công tác văn phòng không đơn giản em học sách vở, từ em có so sánh, đối chiếu lý luận với thực tiễn Những vấn đề mà em nghiên cứu tìm hiểu xếp tương ứng với phần báo cáo, cụ thể sau: Trong trình thực tập, em nhận hướng dẫn tận tình, động viên, giúp đỡ, chia sẻ thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng; bên cạnh phải kể đến bảo, giúp đỡ nhiệt tình cô chú, anh chị cán văn phòng tao điều kiện, niềm tin cho than em hoàn thành tốt công việc Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Mê Linh chủ tịch Đoàn Văn Trọng, chánh văn phòng Bùi Thị Ánh Dương tiếp nhận em quan kiến tập Em xin cảm ơn anh Trần Sỹ Đạt, chị Phạm Thu Hường cán văn phòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu kĩ nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, cách tổ chức 01 hội nghị… Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô khoa Quản trị văn phòng, Cô Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua cho em hệ thống lý thuyết sở lý luận phục vụ thiết thực đợt thực tập Mặc dù thân có nhiều cố gắng nhiều hạn chế kinh nghiệm thời gian Báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt HĐND UBND MTTQ LĐ,TB&XH TT KH&TC KT-XH GD&DT Nguyễn Thị Thu Hương Nội dung Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Mặt trận tổ quốc Lao động thương binh xã hội Trung tâm Kế hoạch tổ chức Kinh tế xã hội Giáo dục đào tạo Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Mê Linh 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Mê Linh 1.1.1 Chức Chức UBND huyện quy định Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 sửa đổi, bổ sung; Nghị số 51/2001/QHX ngày 25 tháng 12 năm 2001 Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10; Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng 06 năm 2015 UBND HĐND huyện Mê Linh bầu quan chấp hành HĐND huyện, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn đạo quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện UBND huyện Mê Linh phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn luật định, định, thị, lãnh đạo điều hành công tác địa phương kiểm tra việc thi hành văn địa phương UBND huyện Mê Linhlãnh đạo công tác ngành thuộc quyền đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp Khi định vấn đề quan trọng địa phương, UBND huyện phải thảo luận tập thể định theo đa số UBND huyện Mê Linhchịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND trước UBND TP.Hà Nội, chịu lãnh đạo thống UBND TP.Hà Nội Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác trước HĐND, UBND với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước HĐND 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện quy định Điều 24, 28 Mục Chương II Luật Tổ chức quyền địa phương Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Cụ thể: Điều 24 Nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương huyện Tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa bàn huyện Quyết định vấn đề huyện phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền Kiểm tra, giám sát tổ chức hoạt động quyền địa phương cấp xã Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương cấp tỉnh kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương huyện Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn huyện Điều 28 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện định nội dung quy định điểm a, b, c g khoản 1, khoản khoản Điều 26 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân huyện Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện 1.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Mê Linh (Xem mục lục 01) UBND huyện bao gồm: 01 Chủ tịch UBND huyện Mê Linh 01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Xây dựng 01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Kinh tế 01 phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng Kinh tế, phòng Tài - Kế hoạch, phòng Tài nguyên Môi trường, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Giáo dục - Đào tạo, phòng Y tế, phòng Văn hóa Thông tin, phòng Lao động Thương binh Xã hội, Văn phòng HĐND UBND, Thanh tra, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng, Ban quản lý dự án xây dựng hạ tầng đất dịch vụ, Ban bồi thường giải phóng mặt bằng, Trung tâm Văn hóa Thể thao, Đài Truyền thanh, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình, Ban Quản lý di tích Đền Hai Bà Trưng II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh Vị trí, chức 1.1 Chức Văn phòng HĐND&UBND huyện quan chuyên môn tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý tập trung thống nhất, lãnh đạo, đạo, điều hành mặt công tác Thường trực HĐND UBND huyện; chịu Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân,Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố 1.2 Nhiệm vụ Trực tiếp tham mưu phối hợp với quan chuyên môn cấp, quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành Nghị quyết, Quyết định, văn điều hành hoạt động kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng huyện theo quy định hành Xây dựng chương trình làm việc HĐND,Thường trực HĐND, UBND huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND UBND huyện; giúp Thường trực HĐND huyện giám sát việc thực Nghị HĐND, sách Đảng, pháp luật Nhà nước; giúp UBND huyện quản lý theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện thực chương trình đó; giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức kỳ họp, kỳ sinh hoạt phiên họp Phối hợp quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND UBND huyện chuẩn bị báo cáo kết hoạt động HĐND,Thường trực HĐND UBND huyện; biên tập quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị kỳ họp HĐND, phiên họp UBND huyện, họp làm việc Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch HĐND UBND huyện; tổ chức soạn thảo đề án Thường trực HĐND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện trực tiếp giao Giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước công tác thi đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật, đề án thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh dự án khác); tham gia ý kiến việc chuẩn bị nội dung, hình thức văn bản; tư liệu đáp ứng với yêu cầu UBND huyện -Thẩm tra đề án quan chuyên môn thuộc UBND huyện trình Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 04 Bản phân công công việc lãnh đạo nhân viên UBND HUYỆN MÊ LINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT VĂN PHÒNG HĐND UBND NAM Số: Độc lập - Tự - Hạnh phúc Mê Linh, ngày tháng 04 năm /QĐ-VP 2016 QUYẾT ĐỊNH V/v phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng HĐND UBND huyện CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MÊ LINH Căn Luật Tổ HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015; Căn Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Quyết định số /QĐ-VP ngày /4/2016 Văn phòng HĐND UBND huyện việc Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện, QUYẾT ĐỊNH: Điều Phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng HĐND UBND huyện (Có chi tiết kèm theo) Điều Quyết định thay Quyết định số 09/QĐ-VP ngày 07/5/2012 Văn phòng HĐND UBND huyện có hiệu lực kể từ ngày ký Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện, cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng Quyết định thi hành./ Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHÒNG - Thường trực HĐND huyện (để báo cáo); - UBND huyện (để báo cáo); - Lãnh đạo, CB, CC, NV Văn phòng (để thực hiện) Bùi Thị Ánh Dương - Lưu: VT,VP.T UBND HUYỆN MÊ LINH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND Số: /QĐ-VP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Mê Linh, ngày tháng 04 năm 2016 PHÂN CÔNG Nhiệm vụ cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng HĐND UBND huyện (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VP ngày /4/2016 Văn phòng HĐND UBND huyện Mê Linh) – Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện: 1.1- Bà Bùi Thị Ánh Dương – Chánh Văn phòng: - Là Thủ trưởng Văn phòng HĐND UBND huyện; lãnh đạo, điều hành hoạt động chung Văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện việc tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng - Thực nhiệm vụ phân công theo Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện Mê Linh - Trực tiếp tham mưu, giúp việc Chủ tịch UBND huyện - Làm chủ tài khoản quản lý ngân sách Văn phòng theo quy định pháp luật 1.2 - Ông Hoàng Văn Cường - Phó Chánh Văn phòng: Giúp Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện: - Tham mưu, giúp việc đ/c Chủ tịch UBND huyện giải đơn thư, khiếu nại - tố cáo, làm Trưởng Ban tiếp công dân huyện - Xử lý, phân loại đơn thư chuyển đ/c Chủ tịch UBND huyện giao Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng quan liên quan giải - Đôn đốc quan (Thanh tra huyện, phòng Tài nguyên - Môi trường, phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn) giải đơn thư theo quy định - Tham mưu, giúp việc đồng chí Trần Thanh Hoài – Phó Chủ tịch UBND huyện - Thẩm tra văn phòng, ban, ngành liên quan tham mưu UBND huyện trước trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký; Quản lý Bộ phận chuyên viên thuộc lĩnh vực phụ trách - Thực nội dung khác Chánh Văn phòng phân công 1.3 - Ông Trần Sỹ Đạt - Phó Chánh Văn phòng: Giúp Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện: - Tham mưu, giúp việc đồng chí Phùng Minh Chiến - Phó Chủ tịch UBND huyện - Làm Trưởng Bộ phận tiếp nhận trả kết giải hồ sơ hành theo chế cửa, cửa liên thông huyện - Phụ trách công tác Hành - quản trị, công tác phòng chống cháy nổ trụ sở quan, quản lý hội trường huyện, phận điện - nước, phận lái xe, Tổ vệ sinh, bảo vệ - Thực nội dung khác Chánh Văn phòng phân công 1.4- Ông Kiều Đức Hạnh - Phó Chánh Văn phòng: Giúp Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện: - Tham mưu, giúp việc công tác Thường trực HĐND huyện - Trực tiếp tham mưu, giúp việc đồng chí Hoàng Anh Tuấn – Phó Chủ tịch UBND huyện - Giúp UBND huyện thẩm tra văn phòng, ban tham mưu UBND trước trình Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND ký Quản lý Bộ phận chuyên viên thuộc lĩnh vực: Văn thư, Tài vụ, Photocopy, Cổng thông tin điện tử - Thực nội dung khác Chánh Văn phòng phân công Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng 3- Bộ phận cán bộ, Chuyên viên Văn phòng HĐND UBND huyện: - Bộ phận chuyên viên gồm ông, bà: Nguyễn Thị Tình, Nguyễn Ngọc Ngà, Hoàng Anh, Tạ Thị Bích Ngọc, Lưu Thị Hương, Phạm Thị Thu Hường - Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách việc thực nhiệm vụ giao, cụ thể: + Bà Nguyễn Thị Tình: Chuyên viên tổng hợp chung + Ông Hoàng Anh: Chuyên viên lĩnh vực văn xã + Bà Tạ Thị Bích Ngọc: Chuyên viên lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp + Ông Nguyễn Ngọc Ngà: Chuyên viên lĩnh vực xây dựng, quản lý đô thị; + Bà Phạm Thị Thu Hường: Tham mưu giúp việc HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND huyện + Bà Lưu Thị Hương: Tham mưu lĩnh vực tiếp nhận, giải đơn thư công việc khác lãnh đạo Văn phòng phân công - Giúp Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng thực nhiệm vụ khác phân công 4- Bộ phận công nghệ thông tin, Cổng thông tin điện tử: 02 cán - Ông Lưu Ngọc Dũng: Tham mưu lĩnh vực đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin Văn phòng; hệ thống giao ban trực tuyến; hệ thống âm 02 phòng họp 204, 304; phần mềm Quản lý văn bản&hồ sơ công việc UBND huyện; Cập nhật, xuất tin - Bà Tạ Thị Bích Ngọc: Cập nhật, xuất tin Cổng thông tin điện tử huyện 5- Bộ phận Một cửa: 05 cán bộ, công chức: - Ông Trần Sỹ Đạt – Phó Văn phòng, Tổ trưởng - Bà Nguyễn Thị Ngọc Quý – Cán chuyên trách lĩnh vực: LĐTBXH, Nội vụ - Bà Nguyễn Thị Hường – Cán chuyên trách lĩnh vực: Đăng ký kinh doanh, Công thương - Ông Nguyễn Tiến Lâm – Cán chuyên trách lĩnh vực: Quản lý đô thị, Y tế, Văn hóa, Tư pháp Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng - Ông Lê Thanh Nam – Cán chuyên trách lĩnh vực Tài - Kế hoạch đầu tư, Nông nghiệp, Tài nguyên – Môi trường 6- Bộ phận tài vụ: - Bà Nguyễn Thị Yên - Kế toán Văn phòng HĐND UBND huyện - Bà Nguyễn Thị Tình - Thủ quỹ Văn phòng HĐND UBND huyện - Bộ phận tài vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng HĐND UBND thực quản lý khoản thu, chi tài thuộc đơn vị Văn phòng theo quy định nhà nước, Quy chế chi tiêu nội quan 7- Bộ phận văn thư: 03 cán - Bà Hồ Thị Yến - Tổ trưởng: Có trách nhiệm giữ dấu UBND, Văn phòng, dấu Đảng thiết bị chữ ký số; - Bà Hồ Thị Yến, Hà Thị Lan Hương Chu Tiến Hòa: Bộ phận Văn thư có nhiệm vụ thực công tác văn thư theo quy định nhà nước 8- Bộ phận in ấn văn bản: Có 01 cán Ông Vũ Xuân Hoàng: Có nhiệm vụ in loại văn theo phân công lãnh đạo Văn phòng Bảo quản máy an toàn, hiệu 9- Bộ phận lái xe: - Bộ phận lái xe có nhiệm vụ phục vụ lãnh đạo HĐND, UBND công tác công việc khác lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện phân công Có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho người phương tiện tham gia giao thông Tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật việc điều khiển phương tiện giao thông; thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng xe để đảm bảo an toàn - Bộ phận lái xe gồm ông: Lưu Văn Diến, Phạm Văn Triệu, Nguyễn Đức Minh, Trần Văn Thủy, Vũ Văn Trọng, cụ thể: + Ông Lưu Văn Diến: Lái xe phục vụ công tác Thường trực HĐND - Tổ trưởng + Ông Phạm Văn Triệu: Lái xe phục vụ công tác đ/c Chủ tịch UBND huyện Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng + Ông Trần Văn Thủy: Lái xe phục vụ công tác đ/c Hoàng Anh Tuấn – Phó Chủ tịch UBND huyện + Ông Vũ Văn Trọng: Lái xe phục vụ công tác đ/c Phùng Minh Chiến – Phó Chủ tịch UBND huyện + Ông Nguyễn Đức Minh: Lái xe phục vụ công tác đ/c Trần Thanh Hoài – Phó Chủ tịch UBND huyện 10- Các phận: tạp vụ, vệ sinh, điện nước, bảo vệ: 10.1 - Bộ phận tạp vụ: 02 cán bộ: Nhiệm vụ chung: + Chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh phòng lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND huyện; lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND; + Chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh phòng họp; chủ động mở phòng họp chuẩn bị nước uống phục vụ họp theo lịch công tác Thường trực HĐND, UBND Nhiệm vụ cụ thể: - Bà Nguyễn Thị Bình: Tổ trưởng + Chịu trách nhiệm giám sát việc vệ sinh hàng ngày cán Bộ phận, đảm bảo + Chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh phòng lãnh đạo Thường trực HĐND; phòng Chủ tịch UBND huyện; Chánh Văn phòng HĐND UBND - Bà Nguyễn Thị Hạnh: Chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh phòng lãnh đạo Phó Chủ tịch HĐND, lãnh đạo Phó Chủ tịch UBND huyện 10.2- Bộ phận điện - nước; vận hành âm thanh, ánh sáng hội trường: 01 cán - Ông Nguyễn Xuân Tú: Chịu trách nhiệm vận hành, kiểm tra điện nước khối nhà HĐND UBND huyện - Ông Kiều Xuân Lương: Chịu trách nhiệm vận hành âm thanh, ánh sáng Hội trường huyện 10.3- Bộ phận vệ sinh - bảo vệ: Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Bộ phận vệ sinh: Thực quy định theo hợp đồng Văn phòng HĐND UBND với Công ty cổ phần xây dựng tư vấn kiến trúc An Phát Bộ phận bảo vệ: Thực phương án bảo vệ chốt theo hợp đồng Văn phòng HĐND UBND huyện với Công ty Bảo vệ Phượng Hoàng./ CHÁNH VĂN PHÒNG Bùi Thị Ánh Dương Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 05 Nội quy vào quan Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 06: Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kỳ Các đơn vị chuyên môn xây dựng kế hoạch, chương trình công tác đơn vị Tổng hợp kế hoạch, chương trình công tác đơn vị thuộc UBND Trình Chánh văn phòng, xem xét cho ý kiến Văn phòng Hoàn thiện kế hoach, chương trình công tác Trình Lãnh đạo duyệt, ký ban hành Nguyễn Thị Thu Hương phê Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 07: Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị Lãnh đạo chủ trương Đơn vị chủ trì lên kế hoạch Trình lãnh đạo phê duyệt Phối hợp với đơn vị liên quan thực công tác chuẩn bị Hội nghị - Xây dựng chương trình Hội nghị; - Lập dự toán kinh phí; - Soạn thảo gửi giấy mời, tài liệu liên quan đến thành phần tham dự; - Chuẩn bị sở vật chất Tổ chức Hội nghị - Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu; - Theo dõi diễn biến, ghi biên Tổng kết Hội nghị Quyết toán kinh phí tổ chức Nguyễn Thị Thu Hương Thông báo kết luận Hội nghị Hoàn thiện, lập hồ sơ công việc liên quan đến Hội nghị, Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 08: Phụ lục văn hồ sơ tổ chức Hội nghị khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc tháng /2016 Stt Số, kí Ngày, hiệu văn tháng văn bản 2786/QĐUBND / /2016 Tác giả Tên loại trích yếu Tờ Ghi văn văn số Chủ tịch QĐ việc khen thưởng UBND đơn vị, cá nhân có huyên Mê thành tích xuất sắc Linh tháng năm 2016 Tờ trình việc xin tổ chức Hội nghị công tác 97/TTrUBND / /2016 Văn thi đua khen thưởng phòng đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc tháng /2016 Phòng / / /2016 2016 Tài Dự tóan việc tổ chức – Kế Hội nghị hoạch Văn Kế hoạch việc tổ phòng Văn chức Hội nghị Danh sách khách mời phòng Văn đại biểu tham dự phòng Phòng Bằng khen, giấy khen Tài Quyết toán kinh phí sau – Kế Hội nghị hoạch Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 09: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cho lãnh đạo Phòng Tài – Kế hoạch lập kế hoạch chuyến công tác Chánh Văn phòng theo dõi việc đôn đốc, chuẩn bị Liên hệ với nơi lãnh đạo công tác Chuẩn bị tài liệu Theo dõi đôn đốc công việc quan, báo caó công việc ngày Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Lãnh đạo công tác Nguyễn Thị Thu Hương Bổ sung nội dung công việc, gửi lại tài liệu, gửi lại tài liệu, văn cho lãnh đạo, toán kinh phí công tác Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 10 A, Bìa văn Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng B, Bìa văn đến Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 11: Mẫu hóa chương trình nghị cho quan ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN MÊ LINH Độc lập – Tự – Hạnh phúc Mê Linh, ngày tháng năm 2016 CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Về việc tổ chức Hội nghị STT Thời gian thực Nội dung Người thực Ghi TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đoàn Văn Trọng Nguyễn Thị Thu Hương Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A