Báo cáo thực tập quản trị văn phòng : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 I Lý do chọn đề tài. 4 1. Mục tiêu nghiên cứu. 4 2. Đối tượng nghiên cứu. 4 3. Phạm vi nghiên cứu. 5 4. Phương pháp nghiên cứu. 5 5. Kết cấu của bài báo cáo 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải 6 1.1. Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 7 1.3. Quyền hạn của công ty: 8 1.4. Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo: 11 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 11 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 11 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính – Tổng hợp) 11 Tham mưu trong công tác duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị trang bị tại cơ quan Công ty và khối vận dụng. 11 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 13 2.2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2.1. Tình hình chung công tác Văn thư 14 2.2.2. Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty 16 2.2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu: 16 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.24. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ : 17 2.3. Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý) của Công ty 19 2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty 21 2.4.1. Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản 21 3. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty 25 3.1. Ưu điểm. 25 3.2. Nhược điểm: 26 3.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 26 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 28 1. Cơ sở lý luận 29 1.1. Một số khái niệm 29 1.1.1.Văn bản 29 1.2.1. Công tác soạn thảo văn bản 29 1.2.1.1.Yêu cầu về nội dung 29 1.2.1.2 Yêu cầu về thể thức 31 2. Thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Xây dựng GTVT 32 2.1. Lập bảng thống kê số lượng văn bản của công ty ban hành trong 3 năm trở lại đây là: 37 2.2. Đánh giá chung 43 2.2.1. Ưu điểm 43 2.2.2. Nhược điểm 43 2.2.2.1. Nhận xét ưu, nhược điểm về nội dung thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 43 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 44 2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty là ( xem phụ lục 5). 44 2.3.2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản 47 3. Giải pháp 48 3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 48 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 48 3.3. Đảm bảo về nội dung 48 3.4. Trang thiết bị cơ sở vật chất. 48 3.5. Đội ngũ cán bộ, công chức. 49 3.6. Về quy trình nghiệp vụ: 49 KẾT LUẬN 51 PHẦN III. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

I- Lý do chọn đề tài 4

1 Mục tiêu nghiên cứu 4

2 Đối tượng nghiên cứu 4

3 Phạm vi nghiên cứu 5

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Kết cấu của bài báo cáo 5

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải 6

1.1 Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 7

1.3 Quyền hạn của công ty: 8

1.4 Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo: 11

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 11

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính – Tổng hợp) 11

Tham mưu trong công tác duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị trang bị tại cơ quan Công ty và khối vận dụng 11 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong

2.2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ 14

2.2.1 Tình hình chung công tác Văn thư 14

2.2.2 Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty 16

2.2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu: 16

2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 17

2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17

2.2.24 Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ : 17

2.3 Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý) của Công ty 19

2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty 21

2.4.1 Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản 21

3 Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty 25

3.1 Ưu điểm 25

3.2 Nhược điểm: 26

3.3 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 26

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 28

1 Cơ sở lý luận 29

1.1 Một số khái niệm 29

1.1.1.Văn bản 29

1.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 29

1.2.1.1.Yêu cầu về nội dung 29

1.2.1.2 Yêu cầu về thể thức 31

2 Thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Xây dựng GTVT 32

2.1 Lập bảng thống kê số lượng văn bản của công ty ban hành trong 3 năm trở lại đây là: 37

2.2 Đánh giá chung 43

2.2.2 Nhược điểm 43

2.2.2.1 Nhận xét ưu, nhược điểm về nội dung thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 43

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 44

2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty là ( xem phụ lục 5) 44

2.3.2 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản 47

3 Giải pháp 48

3.1 Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 48

3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 48

3.3 Đảm bảo về nội dung 48

3.4 Trang thiết bị cơ sở vật chất 48

3.5 Đội ngũ cán bộ, công chức 49

3.6 Về quy trình nghiệp vụ: 49

KẾT LUẬN 51

PHẦN III PHỤ LỤC 4

PHẦN MỞ ĐẦU

Trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc cách mạng khoa học kỹthuật toàn cầu như hiện nay, việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu tất yếucủa mỗi con người trong thời đại xã hội công nghệ Trong quá trình hình thành

và phát triển đất nước lịch sử đã chứng minh được ý nghĩa và vai trò của việctrao đổi thông tin, với tình hình xã hội ngày càng phát triển như hiện nay thì quátrình và nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng chở nên phong phú, đa dạng hơn

Để bắt kịp với sự tồn tại và phát triển đất nước ngành Hành chính văn phòng đã

và đang có những bước phát triển đáng kể và dần dần khẳng định đuợc vai trò và

vị trí của mình không thể thiếu được trong các cơ quan Đảng và Nhà nước, các

tổ chức kinh tế Chính trị, xã hội lực lượng vũ trang nhân dân…,và đặc biệt trongcác cơ quan doanh nghiệp nói chung; công tác Hành chính văn phòng đã khẳngđịnh được mình là một trong những bộ phận quan trọng trong bộ máy hoạt độngcủa nhà nước và các doanh nghiệp gắn liền với hoạt động lãnh đạo và điều hànhcông việc của cơ quan, tổ chức, nó được coi là bộ phận quản lý có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng hoạt động của cơ quan Chính vì vậy mà trong nhữngnăm qua ngành Hành chính văn phòng đã được Nhà nước quan tâm và đầu tưphát triển trở thành một ngành khoa học chuyên nghiệp cả về bề rộng và chiềusâu, ngày càng khẳng đinh được vai trò của mình vào trong công tác hoạt độngquản lý Nhà nước, nó còn được ví như một mắt xích không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý Nhà nước, cũng như hoạt động quản lý cơ quan, đơn vị

Căn cứ kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho các sinh viên lớp Quản trị vănphòng văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (khoá học 2013 -2015 hệ tạichức) Chính vì vậy với mong muốn sinh viên có những kiến thức thực tế tốtnhất sau khi ra trường sẽ trở thành những nhà Quản trị thực thụ đó cũng chính là

cơ hội cho sinh viên được làm quen với môi trường, thử sức mình trong côngviệc tương lại với công tác Văn phòng, tư duy làm việc khoa học

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của công ty Cổ phần Tưvấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải, tôi đã được phân công về Văn

Kết hợp giữa lý thuyết khi còn học trong nhà trường và thực hành trongquá trình tôi thực tập tại công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thôngvận tải, căn cứ theo kế hoạch của nhà Trường về việc cử sinh viên đi thực tậpngoài cơ quan, tôi đã được tiếp xúc với công việc đúng với chuyên ngành Hànhchính văn phòng, đặc biệt là tôi được xây dựng các văn bản mẫu hoá giúp chocông ty cũng như các biên bản giao nhận, và các công văn, và công tác quản lýcác văn bản đi, đến của công ty và lập các Phần trình kế hoạch hoạt động cho lãnhđạo như: Tuần, tháng, quý, năm, và Phần trình công tác cho lãnh đạo Với nhữngcông việc tôi đã được làm tại công ty góp phần không nhỏ cho việc củng cố kiếnthức và làm rõ hơn về những kiến thức trên lớp, giúp tôi nâng cao được năng lựcvận dụng giữa lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựngcho mình phong cách làm việc chuyên nghiệp của một nhà Quản trị.

LỜI CẢM ƠN

Thực tập tốt nghiệp là một quy trình khép kín tạo điều kiện cho sinh viêncủng cố lại kiến thức lý thuyết và vững tin hơn vào trình độ chuyên môn củamình sau khi đã được tiếp cận với công việc thực tế tại Cơ quan Đợt thực tậpnày đã giúp tôi nắm được cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổphần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT và các phòng ban thuộc Công ty , quytrình quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan hành chính Nhà nước, Đây là cơ sở để tôi áp dụng những kiến thức lý luận đã học áp dụng vào thực tếcông việc Qua bài báo cáo này tôi đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến trênnhưng do hạn chế về thời gian, trình độ, năng lực hiểu biết còn hạn chế nên bàibáo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong sự thông cảm, đónggóp ý kiến của mọi người để bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi được hoànchỉnh hơn

Trong thời gian thực tập và hoàn chỉnh bài Báo cáo này, ngoài sự nỗ lựccủa bản thân, sự hướng dẫn của các Thầy, cô giáo trong Khoa, tôi còn nhậnđược sự giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của các cô, chú, anh, chị trong Vănphòng của Công ty cổ phần tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT Qua đây tôi xinbày tỏ lòng cảm ơn tới thầy Nguyễn Xuân Chung Trưởng khoa tại chức và tậpthể cán bộ, viên chức trong Văn phòng nói chung và tôi xin gửi lời cám ơn chânthành nhất đến các anh chị, cô chú trong văn phòng cơ quan đã hướng dẫn và tạođiều kiện, nhiệt tình chỉ bảo tôi trong suốt thời gian vừa qua để tôi hoàn thànhbài báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Hải

I- Lý do chọn đề tài.

Chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ là một chuyênngành đang thu hút được nhiều sự chú ý của xã hội, bởi tính hấp dẫn và mới mẻcủa nó Ngành Quản trị văn phòng ngày nay đã và đang được mọi người tiếpnhận với những tư tưởng, đánh giá khác hẳn so với ngày trước, người làm côngtác văn phòng ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong văn phòng,không còn những thư ký chỉ biết làm những công việc đơn lẻ như đánh máy, xử

lý văn bản hay pha trà, rót nước… mà người làm công tác văn phòng ngày naycần phải có những kỹ năng làm việc tổng hợp với tất cả các công việc trong vănphòng, là một trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạo ra khỏi nhữngcông việc mang tính chất sự vụ và có thời gian tập trung vào những công việcquan trọng về kinh doanh sản xuất Tự thấy vai trò của người làm công tác vănphòng là vô cùng quan trọng nên trong thời gian được nhà trường tạo điều kiệncho đi thực tập, tôi đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu công tác soạn thảo vănbản, mong sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản đốivới công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho tôisau này khi đi làm

1 Mục tiêu nghiên cứu.

Vận dụng những kiến thức, cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản đãđược học trong trường vào thực tiễn công tác này tại Công ty Cổ phần Tư vấnđầu tư và xây dựng công trình Giao thông vận tải, nhằm có được cái nhìn toàndiện và sâu sắc hơn về công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng, từ đó đưa ranhững nhận xét, đánh giá và giải pháp tối ưu cho những hạn chế trong công tácnày trong các cơ quan tổ chức nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư vàxây dựng công trình Giao thông vận tải nói riêng

2 Đối tượng nghiên cứu.

Tìm hiểu công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng tại Công ty, đặc biệttìm hiểu kỹ quy trình soạn thảo văn bản đến và đi, vấn đề tiêu chuẩn hóa vàkiểm tra rà soát văn bản

3 Phạm vi nghiên cứu.

Không gian nghiên cứu: Được tham gia công tác soạn thảo văn bản trong vănphòng tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư vàxây dựng công trình Giao thông vận tải

Thời gian nghiên cứu: Trong gần 1 tháng

4 Phương pháp nghiên cứu.

Bằng phương pháp thu thập và xử lý thông tin, quan sát thực tiễn trong cáclần được cùng tham gia công tác soạn thảo văn bản, vận dụng những kiến thức

đã học tại trường và sử dụng lý luận vào để phân tích, so sánh với thực tiễn để

có những nội dung xác thực phục vụ cho bài báo cáo

5 Kết cấu của bài báo cáo

Nội dung bài báo cáo được chia thành 03 phần:

Phần I Khảo sát công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải.

Phần II Chuyên đề công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải.

Phần III Phụ lục

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải

1.1 Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải

Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT (TRICC), tiền thân làViện Nghiên cứu thiết kế Đường sắt được thành lập từ năm 1959 Năm 1989 trên

cơ sở sáp nhập 3 công ty: Công ty Khảo sát thiết kế Đường sắt, Công ty Nghiêncứu Thiết kế đầu máy toa xe, Ban Khoa học Kinh tế kỹ thuật - Tổng Cục Đườngsắt thành Viện NCTK Đường sắt Đến năm 1994 đổi tên thành Công ty Cổ phần

Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao Thông Vận Tải Tháng 12/2005 hoàn thànhviệc cổ phần hoá chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi là Công ty Cổphần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải Công ty là đơn vị khoa học

kỹ thuật, tư vấn chuyên ngành Đường sắt có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm vềlĩnh vực Đường sắt, là doanh nghiệp loại 1 liên tục từ năm 1994 đến nay

TRICC được trang bị hệ thống máy móc hiện đại, nguồn nhân lực có chấtlượng cao Trong những năm qua Công ty đã tư vấn thực hiện nhiều dự án giaothông vận tải và liên danh với các đối tác trong nước để tham gia tư vấn các dự

án đường bộ và liên danh với các đối tác nước ngoài như các: Công ty Tư vấngiao thông Nhật Bản (JTC), Công ty Tư vấn Đông Dương (OC), Công ty Tư vấnNippon Koei và các công tyTư vấn khác của: Pháp, Đức, Trung Quốc, HànQuốc, Tây Ban Nha, Đài Loan, Australia để tư vấn các dự án đường sắt và giaothông đô thị

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

1 Tư vấn đầu tư và xây dựng các công trình giao thông, gồm:

- Lập quy hoạch, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khảthi dự án đầu tư xây dựng công trình và mua sắm thiết bị và phương tiện vận tải;

- Khảo sát, Thiết kế và lập dự toán công trình giao thông đường sắt vàđường bộ (bao gồm: cầu, hầm, cống, đường, ga, trạm, hệ thống thông tin tínhiệu, xây dựng công nghiệp và dân dụng);

- Thiết kế đóng mới, phục hồi, hoán cải đầu máy, toa xe, phương tiện thiết

bị cơ khí chuyên dùng cho ngành đường sắt;

- Thẩm tra các NCTKT, NCKT, thiết kế và dự toán công trình;

- Tư vấn kiểm định, tư vấn giám sát chất lượng thi công xây dựng các côngtrình giao thông; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông; Tưvấn soạn thảo các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành giaothông vận tải;

- Tư vấn giám sát chất lượng quá trình lắp đặt và chuyển giao công nghệmáy móc, thiết bị công nghiệp và các phương tiện giao thông vận tải;

- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp;

- Thiết kế cấp thoát nước;

- Thiết kế mạng thông tin, bưu chính viễn thông công trình xây dựng;

- Thiết kế lắp đặt hệ thống điện công trình giao thông;

- Giám sát thi công xây dựng đối với công trình đường dây và trạm biến

áp đến 220KV, lĩnh vực: lắp đặt thiết bị công trình, xây dựng - hoàn thiện;

- Thiết kế công trình đường dây và trạm biến áp đến 35KV;

- Khảo sát địa chất công trình; Khảo sát trắc địa công trình;

- Dịch vụ tư vấn đấu thầu: lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu;

- Giám sát xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng, công nghiệp;

- Thiết kế kiến trúc công trình;

- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Tư vấn quản lý chi phí định giá;

- Thí nghiệm chuyên ngành xây dựng giao thông;

2 Xây dựng công trình công ích: Thi công xây dựng công trình thực nghiệm

và các công trình ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới

3 Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng khác: Mua, bán máy móc thiết bị

và phụ tùng thay thế

4.Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu chủ sử dụnghặc đi thuê: Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê, cho thuê vănphòng làm việc

5.Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động,việc làm: cho thuê nhân lực trong phạm vi luật định

6 Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác: cho thuê máy mócthiết bị

7 Đại lý, môi giới, đấu giá: Đại lý vé tàu hỏa

8 Bán buôn chuyên doanh khác: Mua bán phế liệu

9 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông: Buôn bán hàng điện tử,điện lạnh

10 Cho thuê xe có cơ động: Cho thuê ô tô

11 Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác:photo, chuẩn bị tài liệu

12.Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính: Hoạt động Tư vấn đầu tư (không baogồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán)

13.Hoạt động Tư vấn quản lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kếtoán, kiểm toán, thuế và chứng khoán)

14.Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác: tư vấn về môi trường

15 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại: Xuất nhập khẩu cácmặt hàng công ty kinh doanh

1.3 Quyền hạn của công ty:

1 Tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ cấu, bộ máy được duyệt

và kế hoạch được giao

2 Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy định củaPháp lệnh hợp đồng kinh tế và phân cấp của Công ty

3 Quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc, giám sát các bộ phậntrực thuộc Công ty thực hiện: Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế

- kỹ thuật, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu, quy định khác

4 Nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định các dự án

về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị Chỉđạo, hướng dẫn, kiểm tra, thực hiện các dự án được duyệt theo phân cấp củaCông ty

5 Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học, kỹ thuật, côngnghệ, quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Công ty

6 Về tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương:

- Xây dựng và trình Công ty: Phương án tổ chức lại Công ty; thành lập,chia, tách, sát nhập, giải thể, chuyển đổi sở hữu, đổi tên, thay đổi trụ sở củaCông ty; Tổng định biên, cơ cấu định biên, chỉ tiêu tuyển dụng lao động từngthời kỳ trình Tổng công ty phê duyệt

- Xây dựng và trình Công ty thẩm hạch hoặc phê duyệt đơn giá tìênlương, quy chế trả lương, thưởng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh củađơn vi trình Tổng công ty phê duyệt

-Trình Ban quản trị Công ty về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật và giải quyết chính sách đối vớicác cán bộ đang làm việc tại Công tythuộc các chức danh do Công ty quản lýtheo phân cấp

- Công ty được quyền quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật và giải quyêt chế độ chính sáchvới các chức danh do Công ty quản lý theo phân cấp Riêng các chức danh làTrưởng phòng TCCB, Trưởng phòng TCKT của Công ty khi bổ nhiệm mới hoặc

bổ nhiệm lại phải được Công ty thoả thuận băng văn bản

- Giám đốc Công ty là người sử dụng lao động theo phân cấp Giám đốcCông ty có trách nhiệm thực hiện quyền của người sử dụng lao động để xâydựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế theo quy định của Nhà nước, củacấp trên về nội dung quản lý lao động và thực hiện chế độ chính sách với ngườilao động.

- Công ty được quyết định nâng bậc, chuyển xếp lương cho các chức danh

là công nhân, viên chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc diện Công ty quản lý theophân cấp về nâng bậc, chuyên xếp lương do Tổng công ty quy định

- Tham gia xây dựng tiêu chuẩn viên chức chuyên môn, nghiệp vụ, tiêuchuẩn công nhân kỹ thuật chuyên ngành tại Công ty

- Tự kiểm tra việc thực hiện chính sách đối với người lao động và tự kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động trong Công ty

- Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến người lao động theo quy

định của Bộ luật Lao động, của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và phân cấp giảiquyết khiếu nại, tố cáo của Công ty

7 Sản xuất kinh doanh, dịch vụ ngoài sản xuất kinh doanh chính: Căn cứ

vào các chức năng chính, nhiẹm vụ được giao và năng lực của Công ty để chủđộng lựa chọn thị trường, lựa chọn sản phẩm, xây dựng và tổ chức thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh dịch vụ ngoài sản xuất chính vận tải theo các quyđịnh của công ty

8 Được quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lựckhông được Pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào, trừ nhữngkhoản tự nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích

9 Được quyền khước từ và kiểm tra, thanh tra không đúng quy định của

Pháp luật và của Công ty

10 Các quyền hạn khác theo quy định của Công ty

1.4 Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo:

Chủ tịch hội đồng quản trị : KS Đỗ Văn Hạt

Uỷ viên HĐQT – Tổng giám đốc : ThS Trần Thiện Cảnh

Uỷ viên hội đồng quản trị : ThS Nguyễn Mạnh Thắng

Uỷ viên hội đồng quản trị : CN Nguyễn Thị Bạch Diệp

Uỷ viên hội đồng quản trị : KS Phạm Viết Hùng

*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty (xem Phụ lục 1)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính – Tổng hợp)

Phòng HC-TH có chức năng giúp cho HĐQT điều hành, phối hợp cáchoạt động chung của cơ quan

Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác quản lý hành chính quản trịthi đua sản xuất, chính quy văn hoá an toàn, quản lý và khai thác sử dụng tốtphương tiện vận chuyển nội bộ đảm bảo an toàn

Phòng HC -TH có chức năng quản lý công tác hành chính văn thư trong

cơ quan Đảm bảo cơ sở vật chất cũng như sức khỏe của CBCNV trong cơ quan

Sử dụng và bảo quản con dấu theo quy định của cơ quan và luật bảo quản và sửdụng Ngoài ra văn thư cần phải thực hiện thường xuyên công tác vào sổ cáccông văn giấy tờ, lập các hồ sơ lưu trữ

Tham mưu trong công tác duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bịtrang bị tại cơ quan Công ty và khối vận dụng

Tham mưu về công tác quản lý sử dụng nhà, đất và khuôn viên tài sảnđược trang cấp

Từ những chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ sau:

- Trình HĐQT chương trình làm việc, kế hoạch công tác Đôn đốc kiểmtra các phòng ban, đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó của

HĐQT và chủ tịch HĐQT sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc kiểm traphối hợp thực hiện giữa các đơn vị trên theo quy định của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin , chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo điều hành của HĐQT theo quy định của pháp luật Thực hiện công tácthông tin báo cáo định kỳ, đột xuất, được giao theo quy định của công ty

- Trình HĐQT quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,

dự án thuộc phạm vị quản lý của phòng

- Giúp công ty giữ mối quan hệ với ngành Đường sắt Đồng thời tiếp tụcduy trì và mở rộng quan hệ với các ban quản lý Đường sắt đô thị Hà Nội,TP HồChí Minh và các ban quản lý công trình giao thông Duy trì và mở rộng quan hệhợp tác với các tư vấn nước ngoài có cùng chuyên môn…

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, thông báo của HĐQT chocác đơn vị công ty biết để thực hiện

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan, chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.Có trách nhiệm hướngdẫn các phòng ban làm các công văn giấy tờ sao cho đúng thể thức cũng nhưtính hợp pháp của văn bản

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củacông ty và của tổng giám đốc và các dơn vị có liên quan

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đào tạo, bồi dưỡng CBCNV trong đơn vịmình

- Quản lý tổ chức bộ máy , biên chế cho CBCNV và tài sản , trang thiết bị

cơ sỏ vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản

lý của HĐQT của công ty

- Chịu trách nhiệm chăm lo đến đời sống sức khỏe cũng như tinh thần choCBCNV trong công ty Đảm bảo cho họ luôn có sức khỏe và tinh thần làm việcthoải mái nhất góp phần nâng cao năng suất công việc của công ty Chức năngnhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong phòng hành chính tổng hợp

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp ( phụ lục số 2)

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Trưởng phòng là người trực tiếp giúp Tổng Giám đốc thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong phạm vi công ty mình và chỉ đạo trựctiếp nghiệp vụ công tác văn thư - lưư trữ ở cấp dưới

Phó phòng: là người trợ giúp cho trưởng phòng quản lý và phân công laođộng trong phòng mình Giúp trưởng phòng tổng hợp các công việc hàng ngày

là người được giao trách nhiệm và quyền hạn khi trưởng phòng vắng mặt

Bộ phận văn thư - lưu trữ: Cán bộ văn thư phải tổ chức giải quyết vàquản lý văn bản; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu; tổ chức xây dựng văn bảncủa cơ quan mình theo sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng

Bộ phận hậu cần: bảo đảm cơ sở vật chất trang thiết bị của cơ quan luônđược vận hành tốt nhất Đảm bảo vệ sinh trong cơ quan luôn sạch đẹp và antoàn Phục vụ công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan sao cho được đảmbảo tốt nhất

Bộ phận y tế: Chăm lo sức khỏe cho CBCNV toàn công ty

*Lề lối làm việc:

– Phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng

phòng là người đứng đầu văn phòng Trong phạm vi văn phòng, trưởng phòng

cú trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất các công tác văn phòng

– Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị tham mưu cho Giám đốc công ty

về công tác tổ chức sản xuất, cán bộ, lao động, quy hoạch và giáo dục đào tạocán bộ, lao động Tham mưu công tác thanh tra, pháp chế Tham mưu trong việcthực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động

*Nhận xét về công tác quản lý và phòng nhiệm vụ các nhân sự thuộc

phòng Hành chính – Tổng hợp:

Đây được coi là một khâu quan trọng trong hoạt động của Công ty Tất cảcác nhiệm vụ của phòng được phân công cụ thể đến từng nhân viên căn cứ chứcnăng nhiệm vụ của từng chức danh Ngoài ra cũn thực hiện các nhiệm vụ đột xuất

Phát sinh theo sự phân công trực tiếp của lãnh đạo phòng Nhìn chung việcgiao nhiệm vụ, thực hiện và xử lý cụng việc có khoa học, hợp lý và kịp thời.

2.2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ

2.2.1 Tình hình chung công tác Văn thư

Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanhnghiệp nói riêng trong số đó thì công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựngGiao thông vận tải không phải ngoại lệ

- Xác định rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt độngquản lý nói chung công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vậntải luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động của công tác này Trong công ty côngtác văn thư đã góp phần lớn cho việc giải quyết công việc, giữ lại đầy đủ các vănbản về mọi mặt hoạt động

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, công tác văn thư của công

ty nằm trong sự phụ trách của văn phòng Theo chức năng, nhiệm vụ được phâncông, cán bộ văn thư thực hiện đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản, đăng

ký văn bản đến, nhân bản đưa tới các phòng ban trong công ty

- Cán bộ văn thư có vị trí quan trọng trong việc bảo đảm thông tin bằngvăn bản phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của công ty

- Để đảm bảo công ty việc giải quyết kịp thời, khoa học, nhanh chóng,công ty đã tổ chức khu làm việc hợp lý cho bộ phận văn thư

Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và tính chính trị cao,

có liên quan chặt chẽ với hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

Do đó, các cán bộ làm công tác văn thư, trước hết là cán bộ văn thư chuyêntrách cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và các kiến thức

có liên quan để đạt tới những trình độ nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về côngtác này của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư của Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựngGTVT được tổ chức theo hình thức tập trung Ngoài văn thư chung của cơ quancác đơn vị phòng ban trong công ty không tổ chức văn thư riêng Xác định được

tầm quan trọng đó công ty giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư là tổ chức soạnthảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu được tổ chức theohình thức tập trung Cán bộ văn thư làm việc trong phòng Hành chính - Tổchức, phòng được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho việc giải quyết công việc, phục

vụ tốt cho các đối tượng cán bộ, nhân viên trong và ngoài cơ quan

Trong phòng có sơ sở vật chất tương đối đầy đủ, bao gồm các thiết bị như: bàn, ghế, giá, tủ và các phương tiện kỹ thuật hiện đại như: máy vi tính, máy

in, máy Fax, máy photocopy, điện thoại, các văn phòng phẩm

Cán bộ văn thư có vai trò rất quan trọng, có tính chất quyết định tới năngsuất, chất lượng công việc Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn, các cán bộkhác hầu hết đều đã học xong chương trình tin học cơ bản, sử dụng máy vi tínhtương đối thành thạo Cán bộ làm công tác văn thư của công ty luôn chấp hànhnghiêm chỉnh, rèn luyện và phấn đấu làm tốt công tác văn thư không để sai sóthoặc vi phạm quy định của Nhà nước

* Ưu điểm:

+ Đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có

tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm trong công tác nên có nhiều sáng tạotrong quá trình giải quyết công việc; thường xuyên được tham gia các lớp tậphuấn để bồi dưỡng nghiệp vụ đồng thời được trang bị thêm những kiến thức bổtrợ như: kiến thức về doanh nghiệp, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn ISO, ứng dụng tin học, đầu óc sáng tạo…góp phần nângcao hiệu quả công việc, trình độ nghiệp vụ

+ Xác định rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư trong quá trìnhhoạt động quản lý của cơ quan, dưới sự chỉ đạo giám sát của Trưởng phòngcông tác văn thư đã luôn được chú trọng và đi vào ổn định

+ Công tác văn thư được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo cung cấp thôngtin kịp thời, chính xác

+ Việc nhận và theo dõi văn bản thuận tiện, dễ dàng

+ Tra tìm văn bản nhanh, chính xác

+ Việc tổ chức tiếp đón khách diễn ra chu đáo.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư góp phần giảmbớt sức lao động của cán bộ văn thư, nâng cao hiệu quả công việc

+ Việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnquốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan là một phương pháp quản lýmới giúp hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng côngviệc theo một trình tự nhất định

+ Giúp công tác lưu trữ được dễ dàng và khoa học hơn

+ Không gian làm việc và điều kiện tốt

2.2.2 Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty

2.2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu:

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các công việc cóliên quan đến công việc xác định giá trị tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưutrữ cơ quan và lưu trữ quốc gia Nhìn chung công việc này đã được Công tythực hiện thường xuyên

Các nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ chủ yếu từ các đơn vị phòng ban,trong Công ty sau 01 năm công việc kết thúc các đơn vị cá nhân thuộc công typhải giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ chủ yếu là các văn bản, sơ đồ bản vẽ,

hồ sơ hiện trạng, các tài liệu có giá trị như: hồ sơ toa xe, bản vẽ kỹ thuật…

2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là một quá trình tổng hợp của nhiều quá trình, nghiệp vụ

cơ ban của công tác lưu trữ Ngày nay công tác chỉnh lý ngày càng được coitrọng và quan tâm

Chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất của ngành lưu trữ Đó là bướcchuyển mình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ Có thể nói có tài liệuchỉnh lý thì mới được coi là kho lưu trữ Công việc này đòi hỏi người thực hiệnphải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp thìmới đảm bảo yêu cầu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng nên đã đượccán bộ lưu trữ tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác

2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Phòng lưu trữ của Công ty được có hệ thống cửa chính, cửa sổ, có khóa chắc

chắn, có rèm che, hệ thống điện an toàn, có giá, tủ đựng Hồ sơ để tránh bụi,…

- Về trang thiết bị: Nhìn chung kho lưu trữ của Công ty được trang bịtương đối đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: giá, tủ đựng Hồ sơ, tài liệu, , hệthống báo động, trang thiết bị chống cháy nổ, bình cứu hỏa, quạt, máy điều hòanhiệt độ, các loại thuốc diệt côn trùng,…

Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thì ở Công ty đã thực hiện theo quyđịnh tất cả các văn bản được lưu tại phòng Hành chính tổng hợp, ngoài ra cácphòng ban trong Công ty đều có tủ lưu trữ riêng đối với các văn bản đi và đếnthuộc nghiệp vụ của từng phòng Tuy nhiên, còn một hạn chế lớn là do đặt trêntầng 3 nên nếu khi có sự cố bất ngờ xảy ra sẽ khó khăn hơn cho công tác cứu trợkịp thời, khâu vận chuyển tài liệu còn gặp khó khăn Mặt khác kho lai được đặt

ở chung cùng với phòng Hành chính tổng hợp vì đa phần ở công tythì tại cácphòng đã lưu trữ văn bản rồi nên cũng gây khó khăn cho công tác bảo quản vàtra tìm tài liệu

2.2.24 Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ :

Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ là một trong những công tác quan trọngnhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác Lưu trữ

Công tác sử dụng tài liệu Lưu trữ ở Công ty vận dụng toa xe hàng Hà Nộidiễn ra thường xuyên với tần xuất không lớn như Phòng Văn thư, nhưng trungbình mỗi tuần kho Lưu trữ cũng đón nhận khoảng 2 đến 3 lượt người vào tra tìm

và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ Khi có yêu cầu, cán bộ văn thư có thể tìmthông tin cung cấp cho Lãnh đạo Công ty trong quá trình công tác Công việc tratìm chủ yếu dựa vào mục lục Hồ sơ Theo quy định, ít nhất phải có 03 quyểnmục lục Hồ sơ nhưng so nhu cầu thực tế của Cơ quan không nhiều nên chỉ có 01quyển mục lục Hồ sơ, tuy vậy vẫn đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu khi cầnthiết Việc tra tìm và sử dụng tài liệu phải được sự cho phép của người có thẩmquyền bằng văn bản và sự đồng ý của cán bộ Văn thư Lưu trữ Việc tra tìm nàytrực tiếp do cán bộ Phòng thực hiện

* Đánh giá: Nhìn chung, công tác lưu trữ ở Công ty đã thực hiện theo quy

trình hiện hành, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao

Bên cạnh đó cách bố trí phòng làm việc cũng được coi là một yếu tố kháquan trọng nếu bố trí khoa học, hợp lý sẽ góp phần giải quyết công việc đượchiệu quả, nhanh chóng Các trang thiết bị hiện đại, đầy đủ sẽ trợ giúp đắc lựccho cán bộ nhân viên giảm bớt sức lao động mà hiệu quả công việc sẽ cao hơn.Chính vì vậy, văn phòng của công ty cũng đã được bố trí và sắp xếp cho phùhợp với điều kiện thực tế và công việc được tốt hơn Nhìn qua về cách bố tríphòng làm việc của phòng tôi nhận thấy có những ưu và khuyết điểm sau:

Ưu điểm:

+ Bàn ghế được kê gọn gàng ngăn nắp có khoảng trống để đi lại

+ Tủ đựng tài liệu kê cạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc quản lý, tratìm tài liệu khi cần thiết

Nhược điểm:

Tuy đã có đầy đủ các trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy photonhưng lại sắp xếp chưa khoa học, máy móc còn thiếu, cũ chưa đáp ứng được yêucầu của công việc Điều này cản trở đến tiến độ giải quyết công việc Bên cạnh

đó còn những hạn chế, như trong phòng làm việc còn thiếu cây cảnh khiến chokhông gian làm làm việc không được mát mẻ, tự nhiên

Vì vậy, phải sắp xếp bố trí lại các thiết bị 1 cách hợp lý, bổ sung chậu câycảnh trong văn phòng, thay thế một số máy tính đã cũ và hỏng Máy điện thoạinên để gần bên trái của bàn làm việc, thuận tiện cho việc nghe và ghi chép thôngtin dễ dàng và chính xác

Bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế: Mô hình Phòng Lưu trữ nhỏ bé,diện tích chưa đủ lớn, không có mặt bằng cho việc chỉnh lý tài liệu Đồng thời,trong Phòng chưa đảm bảo đầy đủ các điều kiện bảo quản tài liệu Lưu trữ, chưa

có phòng riêng cho phòng Lưu trữ…Mặt khác, vị trí của Phòng vẫn chưa đảmbảo yêu cầu khi có sự cố xảy ra

2.3 Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý) của Công ty

Trong quá trình hoạt động của công ty thì công việc xây dựng kế hoạchcông tác tuần, tháng, quý, năm là vấn đề rất quan trọng và cần thiết Để côngviệc được giải quyết một cách nhanh chóng, và khoa học thì cần phải lập kếhoạch công tác tuần, tháng, quý, năm Vấn đề này đòi hỏi các đơn vị phòng banphải chủ động trong công việc chuyên môn của mình, đặc biệt phòng Hànhchính tổ chức là phòng chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạchcông tác tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan

Xây dựng chương trình công tác năm: chậm nhất vào ngày 31 tháng 10

hàng năm, các Phòng, ban, ngành thuộc công ty gửi phòng Hành chính tổng hợpdanh mục các Đề án cần trình Lãnh đạo cơ quan, Giám đốc Công ty ban hành(gọi chung là đề án, văn bản) Các đề án, văn bản trong chương trình công tácphải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quanchủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình

Phòng Hành chính tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau củaCông ty; gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến

Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tácnăm sau của , các phòng, ban, đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ýkiến và gửi lại Phòng Hành chính hoàn chỉnh, trình Giám đốc Công ty xtôi xét.

Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày thông qua, Phòng Hành chính trìnhGiám đốc Công ty ký ban hành; đồng thời, có trách nhiệm phát hành, gửi thànhviên các phòng, ban, ngành thuộc Công ty biết, thực hiện

Chương trình công tác Quý của Công ty: là cụ thể hóa Chương trình

công tác năm, được quy định thực hiên trong từng quý và những công việc cần

bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý

Xây dựng chương trình công tác quý: chậm nhất vào ngày 15 của tháng

cuối quý, các phòng, ban thuộc Công ty gửi báo cáo kết quả thực hiện chươngtrình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chươngtrình công tác quý sau của Công ty

Phòng Hành chính tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau củaCông ty, trình Giám đốc Công ty quyết định

Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng Hành chính có tráchnhiệm trình Giám đốc Công ty phê duyệt chương trình công tác quý sau củaCông ty , gửi các phòng, ban, ngành thuộc Công ty cụ thể hóa chương trình côngtác quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần bổsung, điều chỉnh trong tháng

Chương trình công tác Tháng của Công ty: là cụ thể hóa chương trình

công tác quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần

bổ sung, điều chỉnh trong tháng

Xây dựng chương trình công tác tháng: Chậm nhất vào ngày 20 hàng

tháng, các phòng, ban, ngành thuộc Công ty căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề

án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọnghoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mìnhgửi Phòng Hành chính

Phòng Hành chính có trách nhiệm tổng hợp chương trình công tác thángcủa Công ty trong đó cần được phân chia theo từng lĩnh vực do Chậm nhất vàongày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính có trách nhiệm trình phê duyệt chươngtrình công tác tháng sau của Công ty, gửi các phòng, ban thuộc Công ty biết, tổchức thực hiện.

Xây dựng chương trình công tác tuần

Kế hoạch công tác tuần của công tydo các phòng ban lập, thứ 2 hàngtuần đều họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình và vạch ra kế hoạch chotuần kế tiếp Sau khi tổng hợp kế hoạch tuần của các phòng ban, trưởng phònglấy đó làm cơ sở để lập kế hoạch tháng quý, căn cứ vào kế hoạch quý đó để lập

kế hoạch năm cho Công ty Sau khi trưởng phòng Hành chính tổng hợp xong thìlên kế hoạch cụ thể Khi hoàn thịên về nội dung, thể thức thì tiến hành đánhmáy, nhân bản gửi cho lãnh đạo công ty, các phòng ban, công ty căn cứ vào kếhoạch đó để triển khai thực hiện

Sơ đồ hoá quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của công ty (phụ lục số 3)

2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty

2.4.1 Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản

* Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.

+ Thẩm quyền về nội dung văn bản

Khi soạn thảo và ban hành văn bản, nội dung văn bản của công ty đảmbảo đúng quy định của pháp luật trong thẩm quyền ban hành văn bản cũng nhưtrong từng lĩnh vực cụ thể thuộc phạm vi hoạt động của công ty

Căn cứ pháp lý để ban hành văn bản trong công ty:

- Luật Doanh nghiệp

- Điều lệ hoạt động của công ty

- Quy chế hoạt động của công ty

- Các văn bản quản lý Nhà nước của cơ quan chủ quản ngành tùy theo lĩnh vực hoạt động của công ty

Áp dụng theo đúng quy định này Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và xâydựng GTVT đã thực hiện việc ký văn bản đi như sau:

- Đối với những văn bản có nội dung quan trọng như Báo cáo công tácquý, năm, tờ trình mở thêm các chi nhánh thì Tổng Giám đốc trực tiếp ký:

Ví dụ:

KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Nguyễn Minh Giám

Thẩm quyền ban hành của công ty chủ yếu thuộc: Đại hội cổ đông, Hộiđồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc

Như vậy, Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Xây dựng GTVT đã thựchiện đúng các quy định về thẩm quyền ban hành văn bản đảm bảo giá trị pháp lýcũng như hiệu lực văn bản khi ban hành

- Về soạn thảo văn bản:

Theo quy định của Công ty thì việc soạn thảo văn bản của Công ty sẽ dotừng đơn vị phòng ban soạn thảo căn cứ nhiệm vụ chức năng của từng phòngban được Giám đốc hoặc phó giám đốc giao chủ trì soạn thảo văn bản, hoànthiện về nội dung trình Trưởng phòng tôi xét và duyệt về thể thức, sau đó vănbản được đưa xuống bộ phận đánh máy Người soạn thảo chịu trách nhiệm kýnháy vào chữ cuối cùng của văn bản đã hoàn thiện xong về nội dung Sau đó vănbản được chuyển đến Giám đốc để ký, tiếp đó được chuyển xuống văn thư để

vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản và đóng dấu chuyển đến đúng đối tượngnhận Bản gốc, bản thảo được lưu lại Văn thư cơ quan.

- Về nguyên tắc phân công soạn thảo văn bản:

Giám đốc căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phân côngmột hoặc nhiều bộ phận soạn thảo văn bản pháp quy

Những văn bản có nội dung quan trọng liên quan đến nhiều lĩnh vựcchuyên môn nghiệp vụ thì Giám đốc Công ty phân công một bộ phận chủ trì, các

bộ phận liên quan khác phối hợp cùng soạn thảo

Bộ phận soạn thảo phối hợp cùng phòng HCTH để phát hành theo đúngđịa chỉ ghi trong văn bản

Lưu văn bản: phòng HCTH có trách nhiệm lưu 01 văn bản, bộ phận soạnthảo lưu 01 bản chính và các tài liệu có liên quan

* Nhận xét chung:

Nhìn chung các quy định về soạn thảo văn bản của Công ty không có gìkhác so với các quy định soạn thảo văn bản hiện hành Tuy vậy về quy trìnhtrình ký văn bản thì ở công ty có một điểm khác với quy định chung, là khi trình

ký văn bản thì các loại văn bản quan trọng liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyênmôn, khi trình ký phải kèm theo phiếu trình ký hay phiếu trình văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản của công ty được thực hiện khá hoàn chỉnhđầy đủ theo quy định của nhà nước đã ban hành như đúng thể thức kỹ thuật trìnhbày, thể loại văn bản chính xác Song bên cạnh đó công tác soan thảo văn bảnđôi khi con gặp nhiều lỗi sai mà các cán bộ soạn thảo cần phải chú ý hơn.

Số lượng văn bản ban hành của công ty trong 3 năm trở lại đây đều tăngqua các năm nhưng không đồng đều Sự thay đổi này là do càng về sau công tácsoạn thảo của Công ty càng ổn định, việc quản lý điều hành tốt hơn, việc cảicách hành chính đang được thực hiện nên giảm lượng phát hành các loại văn bản

3 Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty 3.1 Ưu điểm.

+ Đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có

tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm trong công tác nên có nhiều sáng tạotrong quá trình giải quyết công việc; thường xuyên được tham gia các lớp tậphuấn để bồi dưỡng nghiệp vụ đồng thời được trang bị thêm những kiến thức bổtrợ như: kiến thức về doanh nghiệp, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn ISO, ứng dụng tin học, đầu óc sáng tạo…góp phần nângcao hiệu quả công việc, trình độ nghiệp vụ

+ Xác định rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư trong quá trìnhhoạt động quản lý của cơ quan, dưới sự chỉ đạo giám sát của Trưởng phòngcông tác văn thư đã luôn được chú trọng và đi vào ổn định

+ Công tác văn thư được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo cung cấp thôngtin kịp thời, chính xác

+ Việc nhận và theo dõi văn bản thuận tiện, dễ dàng

+ Tra tìm văn bản nhanh, chính xác

+ Việc tổ chức tiếp đón khách diễn ra chu đáo

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư góp phần giảmbớt sức lao động của cán bộ văn thư, nâng cao hiệu quả công việc

+ Việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnquốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan là một phương pháp quản lý

mới giúp hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng côngviệc theo một trình tự nhất định.

+ Giúp công tác lưu trữ được dễ dàng và khoa học hơn

+ Không gian làm việc và điều kiện tốt

Công ty đã và đang hoàn thiện công tác hiện đại hoá trang thiết bị vănphòng Các thiết bị máy móc phục vụ cho soạn thảo văn bản như máy photocopy, máy in, máy fax… được cải thiện khá rõ nét trong thời gian gần đây Vănphòng cũng có những đổi mới việc bố trí và sắp xếp các phòng ban có ánh sáng,cây xanh phù hợp Tạo môi trường làm việc lành mạnh, nâng cao năng suất vàhiệu quả công việc Tuy nhiên, một bộ phận nhỏ cán bộ chuyên môn còn chưathích ứng nhanh quá trình đổi mới, vì vậy quá trình làm việc còn nhiều bỡ ngỡ

và cần có thời gian để học tập

3.3 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.

Trong thời gian qua, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý,điều hành, tác nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý, chất lượng công việc, thúcđẩy công tác cải cách hành chính và tiết kiệm chi phí hành chính trong các cơquan đã được chú trọng triển khai, trong đó tiêu biểu là phần mêm Quản lý vănbản và Hồ sơ công việc, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán MISA Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

Phần mềm đã được triển khai và cài đặt và đưa vào vận hành sử dụng tạicác phong ban của, cơ bản đã mang lại hiệu quả, hỗ trợ toàn diện công tác quản

lý văn bản, điều hành, xử lý công việc cho toàn bộ cán bô của cơ quan trongcông ty hình thành mô hình “ văn phòng điện tử’’ Phần mềm QLVB&HSCV

có thể sử dụng được mọi lúc mọi nơi khi có kết nối internet là có thể làm việc,trao đổi thông tin, duyệt văn bản như khi đang ở tại cơ quan.

1 Phần mềm quản lý nhân sự Bitsco.

Quản lý thông tin về cán bộ, công chức là một vấn đề quan trọng trong công

ty và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách nhân viên

Hồ sơ nhân viên là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý Hồ sơ nhân viên là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực vềnguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động

và mối quan hệ gia đình – xã hội của người nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự quản lý toàn diện thông tin về nhân sự: nhânthân, gia đình, thành phần học vấn, đoàn, đảng, khen thưởng, kỷ luật quá trìnhcông tác

Đây là phần mềm tiện ích quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lýnhân sự tại cơ quan được tốt hơn

2 Phần mềm kế toán MISA

Đây là phần mềm kế toán thông dụng, tiện ích cho công tác văn phòng tạimỗi cơ quan Phần mềm kế toán MISA tự động xử lý thông tin kế toán từ khâu:Lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ; ghi chép sổ sách; xử lý thông tin chứng

từ, sổ sách theo chế độ kế toán

Khâu in: in sổ kế toán, báo cáo tài chính, kế toán quản trị, thống kê phântích tài chính khác

Hiệu quả bước đầu của phần mêm kế toán:

- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt,bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ Hệ thống báo cáo đa dạng đápứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị

-Tính chính xác: số liệu tính toán trong MISA rất chính xác, ít xảy ra cácsai sót bất thường

-Tính bảo mật: vì MISA chạy trên công nghệ SQL nên khả năng bảo mật cao

Là một sinh viên được phân công thực tập tại bộ phận là phòng Hànhchính tổng hợp, tôi đã cố gắng tham gia và tiếp xúc với tất cả các công việc khácthuộc Văn phòng như: Lưu trữ, đánh máy, soạn thảo văn bản, phô tô, sao in vănbản,…Từ đó, giúp tôi học hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc điềuhành các công tác của văn phòng, trong công việc thực hiện các nhiệm vụ củanhân viên văn phòng, xử lý công việc và tác phong làm việc giúp tôi đạt đượcmột số kết quả khả quan trọng thời gian thực tập tại Công ty

Trong học tập cũng như trong thực tế, tôi thấy đây là một công việc đòi hỏingười cán bộ phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế Ngoài ra, cònphải có khả năng nắm bắt thông tin trên tất cả các lĩnh vực công tác của Cơ quan

để tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo trong hoạt động quản lý

Trong thời gian thực tập, tôi đã được tiếp xúc với công tác soạn thảo vănbản của Văn phòng và được giao cho soạn thảo một số văn bản như: Giấy mời,công văn mời họp,…Tuy nhiên, để soạn thảo được những văn bản mang tínhchất tổng hợp như: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình,…tôi tự thấy mìnhcần phải có thêm thời gian và kinh nghiệm thì mới có thể hoàn thành nghiệp vụcủa mình một cách tốt nhất Tôi nghĩ rằng đây không chỉ là suy nghĩ của riêng

cá nhân tôi mà còn là suy nghĩ của tất cả các sinh viên cùng học chuyên ngànhvăn phòng như tôi Trong bài báo cáo thực tập của mình, tôi sẽ tập trung đi sâu