Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Mê Linh: Tổ chức công tác hành chính
MỤC LỤC
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh 01 Chánh văn phòng
Là Thủ trưởng Văn phòng HĐND và UBND huyện; lãnh đạo, điều hành hoạt động chung của Văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mê Linh.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của UBND huyện Mê Linh
Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Mê Linh tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của UBND huyện đặt tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. Sau khi nghe phòng Nội vụ trình bày về mục đích, yêu cầu đề nghị UBND huyện tổ chức hội nghị phát động thi đua thực hiện hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2016; Văn phòng phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu xây dựng Kế hoạch tổ chức hội nghị phát động thi đua thực hiện hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2016 với thời gian, địa điểm, thành phần, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị thực hiện.
Khảo sát về công tác văn thư
Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Mê Linh rừ ràng, khụng núi tục, núi tiếng lúng; Đụ́i với bộ phận CBCCVC thường xuyên tiếp xúc với người dân, bộ phận một cửa thì luôn có thái độ nhã nhặn, giải thớch và hướng dẫn rừ ràng, cụ thể. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung, lãnh đạo UBND huyện Mê Linh luôn quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư.
Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Việc quản lý các văn bản được thực hiện bằng cả 2 phương pháp là sử dụng sổ văn bản đến, đi và phần mềm quản lý văn bản riêng của cơ quan (bìa sô văn bản đi, đến: phụ lục 09). Lãnh đạo văn phòng đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng giúp các công việc được triển khai nhanh chóng dễ dàng tránh được trường hợp thất thoát tài liệu tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an toàn. Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND vẫn còn lơ là việc kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ, chuyên viên trong UBND, vẫn chưa nghiêm khắc trong việc xử phạt những sai sót trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Phổ biến cho các cán bộ văn thư – lưu trữ về các Quy chế, Quy định, Quyết định của Nhà nước và của UBND huyện Mê Linh về nghiệp vụ lưu trữ. Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ;Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản.
MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 1. Mục đích
Yêu cầu
- Các phòng, ban, đơn vị thực hiện triển khai kế hoạch thực hiện nghiêm túc công việc được giao;. - Công việc phải thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, đảm bảo tính khách quan, đúng tiến độ và thành phần đã quy định.
NỘI DUNG KẾ HOẠCH Tuần Thời
TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Lãnh đạo UBND
Văn phòng HĐND&UBND
Tham mưu, tổ chức phục vụ cho UBND để các hoạt động, nhiệm vụ công việc tổ chức thành công tốt đẹp.
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Các Phòng, ban, đơn vị chuyên môn khác
- Tạo sự chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác năm..của cơ quan;. - Mỗi cán bộ nhân viên trong cơ quan phải luôn đề cao tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được phân công;. - Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ chung của UBND huyện.
Nội dung
-Đánh giá tình hình phát triển KT- XH 6 tháng đầu năm, nhiệm vụ giải pháp 6 tháng cuối năm. -Xây dựng kế hoạch phát triển KT- XH và dự toán thu chi ngân sách năm 2017. Đôn đốc, kiểm tra các xã, thị trấn thực hiện kế hoạch chỉ tiêu giao trong năm 2016;.
Tổ chức thực hiện 1. Lãnh đạo UBND
Văn phòng HĐND&UBND Lên kế hoạch, lập dự trù kinh phí
Phòng Kế hoạch và tài chính
Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn và UBND các xã thị trấn
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký
- TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Ban Chủ tịch
- Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mê Linh
- Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập 1. Cấp lãnh đạo
+ Lãnh đạo Văn phòng dễ kiểm soát được quá trình làm việc của các cán bộ chuyên môn viên,nhân viên;các bộ phận của văn phòng được thiết kế hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình truyền tin và nhận tin giữa lãnh đạo văn phòng với nhân viên được kịp thời, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. + Về chức năng tham mưu, tổng hợp: Văn phòng đã xây dựng các chương trình công tác, kế hoạch của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo UBND các vấn đề về pháp chế, kỷ luật, khen thưởng; tổ chức hội nghị, hội họp, chuyến đi công tác cho lãnh đạo; thu thập xử lý thông tin đáp ứng được nhu cầu hoạt độn của cơ quan. + Lãnh đạo cơ quan thường xuyên quan tâm chỉ đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư như: cử cán bộ văn thư đi tập huấn thêm các nghiệp vụ, quy định mới về công tác văn thư tại tỉnh, nâng cao kiến thức cho cán bộ công chức về việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin vào quản lý văn bản.
+ Sổ sỏch lưu văn bản đến, được phõn loại rừ ràng cho từng loại, vớ dụ: Sổ dành riêng cho đơn thư, quyết định, công văn,… các loại văn bản đều được cho số, ghi trích yếu nội dung, cũng như các tiêu mục khác chính xác, khoa học và có hệ thống, dễ dàng cho việc rà soát, kiểm tra, tra cứu thông tin. Em hy vọng đây sẽ là cơ sở cho việc xây dựng và hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ của UBND huyện Mê Linh trong thời gian tới và sẽ là nguồn tư liệu tham khảo thiết thực đối với việc tổ chức công tác văn phòng, cũng là tài liệu tham khảo đối với các cơ quan, tổ chức mà công tác văn phòng chưa được hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Mê Linh, em đã có dịp tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế tại cơ quan về công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ, em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế, đây là bài học bổ ích giúp cho em rất nhiều trong công việc sau này.
Cuối cùng một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng UBND huyện Mê Linh, và các thầy cô giao trong khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ bảo, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi để giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này.
Phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND huyện (Có chi tiết kèm theo)
V/v phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND huyện. Căn cứ Quyết định số /QĐ-VP ngày /4/2016 của Văn phòng HĐND và UBND huyện về việc Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện,.
Quyết định này thay thế Quyết định số 09/QĐ-VP ngày 07/5/2012 của Văn phòng HĐND và UBND huyện và có hiệu lực kể từ ngày ký
- Đôn đốc các cơ quan (Thanh tra huyện, phòng Tài nguyên - Môi trường, các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn) giải quyết đơn thư theo đúng quy định. - Thẩm tra các văn bản do các phòng, ban, ngành liên quan tham mưu UBND huyện trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện ký; Quản lý Bộ phận chuyên viên thuộc lĩnh vực phụ trách. - Phụ trách công tác Hành chính - quản trị, công tác phòng chống cháy nổ tại trụ sở cơ quan, quản lý hội trường huyện, bộ phận điện - nước, bộ phận lái xe, Tổ vệ sinh, bảo vệ.
- Ông Lưu Ngọc Dũng: Tham mưu lĩnh vực đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của Văn phòng; hệ thống giao ban trực tuyến; hệ thống âm thanh của 02 phòng họp 204, 304; phần mềm Quản lý văn bản&hồ sơ công việc của UBND huyện; Cập nhật, xuất bản tin. - Bộ phận tài vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng HĐND và UBND thực hiện quản lý các khoản thu, chi tài chính thuộc đơn vị Văn phòng theo đúng quy định của nhà nước, Quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan. + Chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh các phòng họp; chủ động mở các phòng họp và chuẩn bị nước uống phục vụ cuộc họp theo lịch công tác của Thường trực HĐND, UBND.
Bộ phận bảo vệ: Thực hiện đúng phương án bảo vệ tại các chốt theo hợp đồng giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện với Công ty Bảo vệ Phượng Hoàng./.
