MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN HẠ LANG 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang. 2 1.Chức năng 2 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang 5 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang 5 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang. 6 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 6 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hạ Lang. 11 1. Khảo sát về tổ chức văn phòng. 11 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ cụ thể; 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan.. 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập viên được tham gia hoặc nghiên cứu hồ sơ 14 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ cức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo. 14 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 14 2. Khảo sát công tác văn thư 16 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chưc văn thư của cơ quan 16 3. Khảo sát về tình trạng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 19 PHẦN II. CHUYÊNĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. 20 1. Xây bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 20 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan. 34 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 58 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 63 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 65 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Hạ Lang. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. 67 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 69 I.Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 69 1. Ưu điểm 69 2 .Nhược điểm 70 II. Đề xuất kiến nghị 70 1. Về đội ngũ cán bộ công chức 71 2. Về quy trình nghiệp vụ 71 KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN HẠ LANG .2 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang .2 1.Chức 2 Nhiệm vụ, quyền hạn .2 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Hạ Lang 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Hạ Lang 3.2 Cơ cấu tổ chức máy II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Cơ cấu tổ chức Văn phòng (xem phụ lục 2) 10 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang 11 Khảo sát tổ chức văn phòng 11 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan lấy ví dụ cụ thể; .11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ quan (Phụ lục 3) 13 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan mà trình thực tập viên tham gia ngiên cứu hồ sơ (phụ lục 4) 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ cức chuyến công tác cho Lãnh đạo (phụ lục 5) 14 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở quan 14 Khảo sát công tác văn thư .16 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chưc văn thư quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 16 Khảo sát tình trạng thực nghiệp vụ lưu trữ .19 PHẦN II 20 CHUYÊNĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 20 Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội Xây mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .20 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” quan 34 ỦY BAN NHÂN DÂN 36 HUYỆN HẠ LANG 36 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 36 Độc lập – Tự – Hạnh phúc 36 Hạ Lang, ngày tháng năm 36 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” quan .58 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 63 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng .65 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Hạ Lang Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức máy văn phòng 67 PHẦN III 69 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 69 I.Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan thực tập 69 Ưu điểm 69 Nhược điểm 70 II Đề xuất kiến nghị 70 Về đội ngũ cán công chức 71 Về quy trình nghiệp vụ 71 KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Ngày văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung cấp Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phòng Được giới thiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em tiếp nhận thận thực tập tốt nghiệp UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng Trong thời gian tháng thực tập quan, em nghiên cứu, tìm hiểu văn phòng HĐND UBND huyện Hạ Lang Trong thời gian thực tâp, em nhận giúp đỡ hướng dẫn bảo tận tình cán Văn phòng HĐND – UBHND huyện Hạ Lang Đặc biệt hướng dẫn chị Lê Phương Quỳnh cán hướng dẫn thực tập, em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, thực tập kỹ nghiệp vụ công tác văn phòng, tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, hiểu rõ vaai trò người cán văn phòng, từ em tự tin giải công việc sau khị trường Tuy nhiên thời gian tương đối ngắn kiến thức em tiếp thu hạn chế, nên không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong góp ý bảo anh, chị cô, thầy giáo, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Niệm PHẦN I Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN HẠ LANG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang 1.Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp quan nhà nước cấp Căn luật tổ chức HĐND UBND cấp ban hành ngày 26/11/2003 Quốc hội khóa VI Căn pháp lệnh nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể HĐND UBND cấp Căn nghị địn số 19NĐ – CP ban hành năm 1998 phủ Từ UBND huyện Hạ Lang có nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.1 Chính trị Thực Nghị Đảng mối cán Đảng viên UBND huyện Hạ Lang tích cực thực tốt nhiệm vụ chuyên môn giao điều kiện thuận lợi khó khăn mang tính đặc thù huyện nằm biên Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội giới công tác trị, an ninh quốc phòng, đồng chí cán sâu sát với quần chúng nhân dân, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng nhân dân nên tình hình ổn định Tuyên truyền giáo dục, pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp nghị hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân địa phương 2.2 Văn hóa – xã hội - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực hi�n quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội 2.3 Kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm trình hội đồng nhân dân Phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương Đẩy mạnh trình công nghiệp hóa đại hóa, quan tâm hỗ trợ kinh tế hộ gia đình, phục hồi phát triển ngành nghề có tiềm năng, vài năm trở lại kinh tế huyện Hạ Lang bước phát triển, đời sống nhân dân ổn định ngày nâng cao - Về nông nghiệp: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Về công nghiệp: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.4 An ninh quốc phòng Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội 2.5 Thương mại, du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Hạ Lang 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Hạ Lang ( xem phụ lục 01 ) 3.2 Cơ cấu tổ chức máy Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân, danh nghĩa Hội đồng nhân dân huyện sở lựa chọn Chủ tịch UBND huyện Ông Hà Đức Nhàn người đứng đầu quan, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn quan Các phó chủ tịch người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện Có phó chủ tịch huyện: - Hoàng Minh Nhất phụ trách Văn hóa – Xã hội; - Hà Thị Danh phụ trách Kinh tế - Tài Ngoài có phòng chuyên môn giúp việc cho UBND huyện: - Văn phòng HĐND UBND - Phòng Tài - Kế hoạch; Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội - Phòng Nông nghiệp-PTNT; - Phòng Công thương; - Phòng Tài nguyên - môi trường; - Phòng Giáo dục- Đào tạo; - Phòng Văn hóa - thông tin; - Phòng Y tế; - Phòng Lao động- Thương binh xã hội; - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp; - Phòng Thanh tra huyện; II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1 Chức Văn HĐND – UBND huyện Hạ Lang (gọi tắt văn phòng) quan tham mưu , tổng hợp, phụng lãnh đạo, điều hành công tác thường trực cho HĐND UBND huyện; đảm bảo sở vật chất; kỹ thuật hoạt động HĐND – UBND huyện Chịu trách nhiệm chấp hành quy định pháp luật, Quyết định đạo Thường trực HĐND, UBND huyện Đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh Văn phòng UBND tỉnh 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng Tham mưu giúp HĐND – UBND huyện xây dựng kế hoạch làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, tháng hàng năm; đôn đốc kiểm tra quan chuyên môn huyện thực chương trình kế hoạch công tác HĐND UBND huyện; Chủ tịch HĐND UBND huyện Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND huyện; Chủ tịch HDDND UBND huyện theo quy định pháp luật Có ý kiến thẩm tra ddowcj lập đề án, văn quan Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội đơn vị soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo tính hợp lý nội dung thể thức theo quy định Giúp HĐND UBND huyện tiếp khách đến liên hệ công tác trực tiếp làm công tác tổ chức kỳ họp Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình nhiệm vụ công tác phân công trước lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND, UBND huyện trước pháp luật 1.3 Nhiệm vụ cụ thể cá nhân văn phòng 1.3.1 Đ/c Nông Văn Thông – Chánh Văn phòng - Chánh Văn phòng phụ trách chung làm việc theo chế độ Thủ trưởng đạo điều hành quản lý chung, toàn diện hoạt động, nhiệm vụ công tác quan Văn phòng; thực chức giúp UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND huyện; thông báo văn khác gửi các quan, đơn vị, sở phạm vi huyện - Trực tiếp quản lý, thẩm định trình Chủ tịch UBND huyện có sửa chữa, thay phụ tùng ô tô, mua sắm tài sản VĂn phòng HĐND UBND - Là chủ tài khoản thứ Văn phòng - Tham gia xây dựng, chương trình làm việc UBND huyện Kiểm tra xem xét dự thảo, đề án, văn quan, đơn vị trình UBND huyện bảo đảm quy trình xử lý văn theo quy định - Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện ủy, Ủy ban MTTQ huyện đoàn thể huyện; - Trực tiếp, đạo công tác tiếp dân theo quy định - Chỉ đạo cán phụ trách công tác tiếp dân; - Chánh văn phòng ủy quyền Phó chánh Văn phòng điều hành giả công việc Văn phòng vắng 1.3.1 Đ/c Ngô Kim Khánh – Phó chánh Văn phòng - Giúp chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng, phụ trách công tác tham cho HĐND theo nội dung phân công Thường trực HĐND huyện văn số: 15/HĐND ngày 02 tháng năm 2011; phụ trách công tác bảo đảm Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội tài hậu cần, điều kiện vật chất phục vụ công tác lãnh đạo đạo Thường trực HĐND UBND huyện; - Bố trí, xếp lịch điều xe đưa, đón lãnh đạo tham gia họp, hội nghị; - Trực tiếp quản lý cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND UBND huyện; - Quản lý vật tư tài sản chung quan, đơn vị; - Quản lý, theo dõi, đối chiếu việc cấp xăng xe hàng tháng lập chứng từ toán theo quy định; - Theo dõi điều hành quản lý Hội trường tầng 3, phòng họp tầng quan đến liên hệ; - Tham mưu lãnh đạo văn phòng quản lý, mua sắm trang thiết bị làm việc UBND huyện, Văn phòng; - Là chủ tài khoản thứ hai Văn phòng; - Thực công việc khác Chánh Văn phòng phân công 1.3.3 Đ/c Hoàng Thanh Sơn – Chuyên viên - Trực dõi giúp việc công tác Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND phân công công việc chuyên viên tổng hợp Văn số 15/HĐND ngày 02/8/2011 sau: - Tổng hợp, soạn thảo báo cáo hàng tháng, quý, năm, báo cáo kết giám sát Thường trực HĐND, phối hợp với Ban HĐND chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND huyện kỳ họp, rà soát lần cuối thể thức, nội dung vă trước trình HĐND, Thường trực HĐND xem xét phê chuẩn thông qua; - Tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND, tổng hợp soạn thảo báo cáo tình hình hoạt động HĐND hàng tháng, quý, tháng, năm báo cáo đột xuất; - Lập chứng từ toán tài hoạt động HĐND; - Giúp việc cho Chánh văn phòng HĐND UBND cong tác tổng hợp báo cáo nội dung, chuyên đề thuộc lĩnh vực công tác Chánh văn phòng; Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội Chương trình nghị công chức viên chức 2014 Thời gian: 8h00 ngày tháng năm Địa điểm: Hội trường UBND huyện Hạ Lang STT Thời gian 8h00 – 8h30 8h30 – 8h45 8h45 – 9h Nội dung Đón tiếp đại biểu Văn nghệ chào mừng Tuyên bô lý giới Người thực Lục Sa Sa Đoàn niên Nguyễn Thanh 9h – 9h45 thiệu đại biểu Báo cáo kết công Sơn Nông Văn Thông Ghi tác năm 2014, phương hướng nhiệm vụ năm tới Đánh giá công tác 9h45 – - Lê Phương 10h15 10h15 – Đoàn năm 2014 Phát biểu, đóng góp ý Quỳnh Hoàng Huy 10h30 kiến Đại biểu tham choóng dự 10h30 – Biểu dương khen Ngô kim Khánh 10h45 10h45 – thưởng Tổng kết, bế mạc Hội Chủ trì Hội nghị 11h00 nghị Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng Thực chế “một cửa” theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng phủ Nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ hành công, hạn chế tiêu cực từ cán công chức thực thi công vụ hướng đến mục tiêu đại hóa hành chính, mô hình cửa điện tử triển khai UBND huyện Hạ Lang Ưu điểm: Phần mềm cửa điện tử mang lại hiệu quả: Giúp cán thụ lý hồ sơ nâng cao suất, giảm khối lượng công việc thủ công; hỗ trợ cán Hoàng Thị Niệm 65 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội trình thụ lý hồ sơ, cung cấp thông tin xác kịp thời, lúc nào, đồng thời giúp việc tra cứu, tìm kiếm, in ấn, thống kê báo cáo dễ dàng - Hoạt động phận mộ cửa góp phần đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính, giải nhanh, gọn, thuận tiện, rõ ràng, pháp luật thủ tục hành Nhược điểm: Mô hình hoạt động phận cửa chưa rõ ràng, Tính độc lập chuyện trách hoạt động chưa đảm bảo chất lượng, hiệu giao dịch số lĩnh vực hạn chế - Việc kiểm tra giám sát hoạt động phận cửa, công chức, viên chức chưa trực tiếp làm việc phận cửa quan nhà nước nhân dân chưa thực thường xuyên SƠ ĐỒ CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP CÁC TRANG THIẾT BỊ TRONG MỘT PHÒNG LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 2b 12 2a 3b 3a 11 10 Hoàng Thị Niệm 66 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Cửa vào 2a, 2b Bàn làm việc 3a, 3b ghế ngồi Máy photocopy Máy fax Máy tính Trường Đại học nội vụ Hà Nội Ghi Máy in Tủ đựng tài liệu Bảng lịch công tác 10 Tủ đựng đồ 11 Cửa sổ 12 Điện thoại Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Hạ Lang Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức máy văn phòng UBND huyện tổ chức cấu máy tương đối thuận tiện cho công việc bên cạnh trang bị với thiết bị máy móc đại tiên tiến để phục vụ cho hoạt động quan máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máy phô tô, máy chiếu… văn phòng thiết kế cách đại tinh tế, với cách bố trí giá sách, kệ đựng tài liệu cách hợp lý tiện lợi cho việc tra tìm sử dụng … * Ưu điểm - Văn phòng trang bị với thiết bị đại máy tính, máy in, máy fax, điện thoại, máy phô tô… phục vụ cách tốt hiệu cong việc nâng cao - Bố trí đầy đủ phòng ban làm việc hợp lý đạt hiệu cao - Văn quan chuyển giao cách thông dụng chuyển cách scan văn , qua mail … tạo điều kiện việc tiết kiệm thời gian đảm bảo tính bảo mật văn - Ngoài UBND huyện có phòng họp, phòng tổ chức hội nghị họp đại trang bị máy chiếu, máy tính xách tay … để phục vụ tốt cho hoạt động quan - Bên cạnh đại sở vật chất nguồn tri thức nguồn vô tận với đội ngũ nhân viên đầy lực nhiệt huyết công việc * Nhược điểm Mô hình tổ chức văn phòng chưa xếp cách khoa học nên có Hoàng Thị Niệm 67 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội số phòng có mối liên hệ bố trí chưa thuận tiện cho công việc Do số cản trở nhỏ trình làm việc Văn phòng bố trí gần cầu thang đông người lại gây ồn làm tập trung nhân viên văn phòng Cơ cấu tổ chức UBND huyện chưa lãnh đạo quan tâm sát Hoàng Thị Niệm 68 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan thực tập Ưu điểm - Hoạt động văn phòng: Văn phòng HĐND UBND huyện Hạ Lang làm tốt chức nhiệm vụ mình, đầu phong trào thi đua Tập thể văn phòng huyện Hạ Lang nhiều năm Nhà nước tặng khen, văn phòng có trẻ hóa nhân có đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu hệ trẻ có lòng yêu nghề, tư sáng tạo đào tạo có trình độ chuyên môn, trang thiết bị văn phòng đầy đủ đại như: Máy tính, máy in, máy fax, máy photo, điện thoại bàn, tủ đựng tài liệu, cặp đựng hồ sơ, Văn phòng phẩm nhiều thiết bị khác Việc xếp, phân công công việc giải quan hợp lý, đảm bảo công việc không chồng chéo, lộn xộn, người phải công việc chuyên môn Tất công việc giải cách nhanh chóng Trong trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan Văn đạo nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp công tin đảm bảo hoạt động hợp lý, điều hành lãnh đạo Lãnh đạo luôn quan tâm tới việc bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức chuyên môn đạo đức trị, thường xuyên tổ chức lớp huấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ để cán tư tưởng vững vàng giải công việc như: Cử cán học thêm lớp bồi dưỡng trị ngắn hạn, lớp đào tạo tiếng anh trình độ B tiếng Trung, số chuyên môn khác… Nhờ 100% cán đào tạo qua trường lớp có cấp Văn phòng mặt quan, cầu nối lãnh đạo với cá nhân đơn vị khác quan cán Văn phòng giữ Hoàng Thị Niệm 69 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội tác phong làm việc khoa học, chuyên nghiệp, thái độ ứng xử niềm nở, lịch thể văn hóa quan Trong công tác soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu mà Nhà nước quy định Mỗi cán soạn thảo rèn luyện cho đức tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn ban hành đảm bảo tính kỷ luật, chất lượng số lượng Công tác hậu cần sẵn sàng công việc Nhược điểm - Công tác văn phòng: Trong thời đại bùng nổ thong tin công tác văn phòng gặp số khó khăn số trang thiết bị văn phòng cũ, lạc hậu không thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thong tin cho lãnh đạo Trang thiết bị văn phòng hạn chế nên nhiều lúc giải công việc chưa thời gian kịp thời, nhiều lúc công việc không ý muốn - Về công tác văn thư – lưu trữ: Chưa xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ công, tìm tài liệu khó khăn Điều gây ảnh hưởng tới hiệu công việc Vẫn nhiều khó khăn cách bảo quản tài liệu, dễ bị ẩm mốc II Đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập, nghiên cứu Văn phòng HĐND UBND em thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ công tác văn phòng Vận dụng lý thuyết học vào thực tiễn em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để công tác văn phòng vào chiều sâu ngày có hiệu Tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng đại phù hợp với xu thời đại Cần trang bị đầy đủ thiết bị đại nhằm tang hiệu công việc công tác văn phòng theo tiêu chí đại hóa văn phòng Để đạt mục tiêu nêu văn phòng cần phải cải tiến Hoàng Thị Niệm 70 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng có trình độ chuyên môn, chuyên nghiệp công tác văn phòng Về đội ngũ cán công chức Không ngừng tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức Văn phòng công tác hành chính, Văn thư – Lưu trữ xu đổi thời đại Giúp cho hoạt động Văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan cử cán học Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức, trình độ chuyên môn, lối sống lĩnh trị Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng đại Về quy trình nghiệp vụ Trong Văn phòng xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác, phân loại tài liệu, xếp hồ sơ… phải đưa nhiệm vụ, quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học, nhanh chóng Triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 công tác văn phòng, TCVN 5700 -2002 văn quản lý nhà nước – mẫu trình bày Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công , công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo,bỏ sót công việc Tổ chức nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải công việc quan Có thể tập huấn cho cán Lưu trữ, Hoàng Thị Niệm 71 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội có quy định củ thể việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bị phân tán trang bị văn phòng: Đổi văn phòng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị thiết bị đại, có tốc độ truyền cao như: Điện thoại, máy fax, máy tính, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, nối mạng Internet cục bộ, mạng toàn cầu… Cho văn phòng, giúp cho công việc giải cách nhanh chóng Xây dựng mô hình văn phòng làm việc đại, thoáng mát, cách khoa học với đầy đủ trang thiết bị tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe lẫn tinh thần cho cán bộ, công chức Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin đại vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng, đại Đồng thời, trang bị thêm số Văn phòng phẩm Hoàng Thị Niệm 72 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thời gian thực tập văn phòng HĐND –UBND huyện Hạ Lang giúp em nhận thức đắn vị trí làm công tác Hành Văn phòng Kết thúc đợi thực tập nghề nghiệp, em nhận thấy thuận lợi khó khăn sau: Về thuận lợi: - Được quan tâm hướng dẫn cụ thể giáo viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức lý luận học trường, từ áp dụng kiến thức học vào thực hành Văn phòng HĐND Và UBND huyện - Được quan tâm tạo điều kiện tốt lãnh đạo quan, em thực công việc cách nhanh chóng thục Về khó khăn: - Lý thuyết thực tiễn chênh lệch gây khó khăn cho việc thực công việc giao - Thời gian thực tập hạn chế nên tiếp xúc với công việc cần có thời gian để làm quen, thích nghi với môi trường Trong thời gian này, em trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo, ban hành văn quản lý văn quan Qua em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ lãnh đạo, anh chị chuyên viên, cán văn phòng HĐND UBND, đặc biệt chị Lê Phương Quỳnh tận tình giúp đỡ em việc tiếp cận công việc, khảo sát thực tế, thu thập tài liệu, giải thích đến công việc thực tế sau Và em xin cảm ơn Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – giáo viên hướng dẫn kiến tập tập thể đội ngũ trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức cho em để em hoàn thành tốt đợt thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hạ Lang thời gian vừa qua Hoàng Thị Niệm 73 Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND – UBND HUYỆN HẠ LANG PHỤ LỤC 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND HUYỆN HẠ LANG PHỤ LỤC 3: SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ PHỤ LỤC 5: SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO PHỤ LỤC 6: MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND – UBND HUYỆN HẠ LANG UBND huyện Hạ UBND huyện Lang Thường Tín Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch UBND huyện Văn phòng HĐNDUBND Phòng Y tế Phòng Tư pháp Phòng Thanh Tra huyện Phòng Nội vụ Phòng Văn hóa Thông tin Thể thao Phòng Tài Nguyên Môi Trường Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng LĐ-TB XH Phòng Giáo Dục Đào Tạo Phòng Kinh Tế Phòng Quản lý đô thị Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND HUYỆN HẠ LANG Chánh Văn phòng Các phó Chánh Văn phòng Chuyên viên Hoàng Thị Niệm Kế toán Văn thư Tạp vụ Bảo vệ Lái xe Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 3: SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN Văn phòng gửi công văn yêu cầu phòng, ban đơn vị đăng ký công tác thường kỳ Đăng ký công tác thường kỳ gửi văn phòng Dự thảo chương trình công tác thường kỳ Gửi dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo chương trình TTCT phê duyệt, ban hành Hoàn chỉnh dự thảo trình Thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Ban hành chương trình công tác thường kỳ Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Lập bảng dự trù kinh phí Hội nghị Phân công công việc cho cá nhân Kiểm tra, giám sát công tác chuẩn bị Tiến hành Hội nghị Kiểm tra, giám sát công việc diễn diễn Hội nghị Kết thúc Hội nghị Thu dọn, thông báo kết Hội nghị, lưu hồ sơ công việc, toán kinh phí Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b Báo cáo thực tập Trường Đại học nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 5: SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Đi công tác Theo dõi, đôn đốc công việc UBND, báo cáo công việc hàng ngày Hoàng Thị Niệm Lớp quản trị văn phòng k7b