Chương III Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 19. Trưởng phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện Quy chế này, hàng năm tổng
II. Đề xuất kiến nghị
Trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại Văn phòng HĐND và UBND em thấy mình học hỏi được thêm rất nhiều điều mới lạ về công tác văn phòng. Vận dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn em xin đóng góp một số ý kiến, với mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình để công tác văn phòng đi vào chiều sâu và ngày càng có hiệu quả hơn.
Tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại hơn phù hợp với xu thế thời đại. Cần được trang bị đầy đủ những thiết bị mới và hiện đại hơn nhằm tang hiệu quả công việc trong công tác văn phòng và theo đúng tiêu chí hiện đại hóa văn phòng. Để đạt được mục tiêu đã nêu mỗi văn phòng cần phải cải tiến các
quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng có trình độ chuyên môn, chuyên nghiệp trong công tác văn phòng.
1. Về đội ngũ cán bộ công chức
Không ngừng tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức Văn phòng về công tác hành chính, Văn thư – Lưu trữ trong xu thế đổi mới của thời đại. Giúp cho hoạt động của Văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu nền hành chính nhà nước trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.
Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan như cử cán bộ đi học.
Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình về cả nhận thức, trình độ chuyên môn, lối sống và bản lĩnh chính trị.
Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ và tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc trong Văn phòng hiện đại.
2. Về quy trình nghiệp vụ
Trong Văn phòng xây dựng chương trình công tác, soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức những chuyến đi công tác, phân loại tài liệu, sắp xếp hồ sơ… phải đưa ra những nhiệm vụ, quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng như quy trình tổ chức, giúp cho công việc được giải quyết một cách trình tự và khoa học, nhanh chóng.
Triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 trong công tác văn phòng, TCVN 5700 -2002 văn bản quản lý nhà nước – mẫu trình bày. Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công , công việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo,bỏ sót công việc.
Tổ chức về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ. Đây là công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng tới công tác quản lý và giải quyết công việc trong cơ quan. Có thể tập huấn cho cán bộ Lưu trữ,
có những quy định củ thể về việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bản bị phân tán.
3. về trang bị văn phòng:
Đổi mới văn phòng hiện đại, trong đó tập trung tới vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các thiết bị hiện đại, có tốc độ truyền đã cao như:
Điện thoại, máy fax, máy tính, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, nối mạng Internet cục bộ, mạng toàn cầu…. Cho văn phòng, giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng.
Xây dựng một mô hình văn phòng làm việc hiện đại, thoáng mát, một cách khoa học với đầy đủ các trang thiết bị tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe lẫn tinh thần cho cán bộ, công chức.
Trang bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào công tác quản lý văn bản. Tiến tới việc quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng, hiện đại. Đồng thời, trang bị thêm một số Văn phòng phẩm.