MỤC LỤC DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN 5 I.VÀI NÉT VỀ HUYỆN HÀM YÊN 5 1.Điều kiện tự nhiên Xã hội 5 2.Vị trí địa lý 5 3.Lịch sử hình thành 5 II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HÀM YÊN 6 1.Chức năng của UBND huyện Hàm Yên 6 2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hàm Yên 6 2.1.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.2.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.3.Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.4.Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 8 2.5Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 8 2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 8 2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 9 2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 9 2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 2.10. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hàm Yên 11 3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện Hàm Yên 11 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên 12 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN 12 1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 12 2.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên 13 2.1.Chức năng 13 2.2.Nhiệm vụ 14 2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức của Văn phòng 16 3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 16 3.1.Thống kê số nhân sự và mô tả việc Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong Văn phòng 16 3.1.1. Số nhân sự hiện có của Văn phòng 16 3.1.2.Bản mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng: 17 PHẦN II. CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN 27 1.1. Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ 27 1.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 28 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 29 2.1. Xác định thẩm quyền ban hành 29 2.2. Thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 6 năm trở lại đây của UBND huyện Hàm Yên: 30 2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại HĐND UBND huyện Hàm Yên thực hiện theo các bước như sau: 31 2.4. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 33 3. Quản lý văn bản 37 3.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 37 3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 41 4. Quản lý và sử dụng con dấu 44 4.1. Quản lý con dấu 44 4.2. Việc sử dụng con dấu của UBND huyện Hàm Yên được thực hiện như sau: 46 4.3. Việc bảo quản con dấu của UBND huyện Hàm Yên được thực hiện như sau: 46 5. Lập hồ sơ hiện hành 47 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 3.1. Đánh giá chung 49 3.1.1. Ưu điểm 49 3.3.2. Hạn chế: 50 3.3.3 Nguyên nhân. 50 3.2 Đề xuất kiến nghị 51 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nông Thị Thủy BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 12A KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: Văn phòng HĐND - UBND huyện Hàm Yên Địa chỉ: Tổ dân phố Tân Tiến - Thị trấn Tân Yên Huyện Hàm Yên - Tỉnh Tuyên Quang Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Tiến Đạt Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2016 Nông Thị Thủy Lớp ĐHQTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN .4 I.VÀI NÉT VỀ HUYỆN HÀM YÊN .4 1.Điều kiện tự nhiên - Xã hội 2.Vị trí địa lý 3.Lịch sử hình thành .5 II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HÀM YÊN .5 Chức UBND huyện Hàm Yên 2.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hàm Yên 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Nông Thị Thủy Lớp ĐHQTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.10 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hàm Yên .10 3.1 Tổ chức máy hành trực thuộc UBND huyện Hàm Yên 10 3.2 Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên .12 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN 12 Tổ chức hoạt động Văn phòng 12 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên 12 III.Chức .12 IV.Nhiệm vụ 13 2.3 Cơ cấu tổ chức sơ đồ tổ chức Văn phòng 15 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 15 3.Thống kê số nhân mô tả việc Phân công nhiệm vụ vị trí Văn phòng 15 3.1.1 Số nhân có Văn phòng 15 3.Bản mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc Văn phòng: 16 PHẦN II CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN 25 1.1 Các văn quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ .25 1.Mô hình tổ chức văn thư quan .26 Công tác soạn thảo ban hành văn 27 2.1 Xác định thẩm quyền ban hành 27 2.2 Thống kê hình thức văn số lượng ban hành năm trở lại UBND huyện Hàm Yên: 28 2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn HĐND - UBND huyện Hàm Yên thực theo bước sau: 28 2.Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 30 Quản lý văn 33 3.1 Quản lý giải văn 34 3.2.Quản lý giải văn đến 37 Quản lý sử dụng dấu 40 4.1 Quản lý dấu 40 Nông Thị Thủy Lớp ĐHQTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 4.2 Việc sử dụng dấu UBND huyện Hàm Yên thực sau: .41 4.3 Việc bảo quản dấu UBND huyện Hàm Yên thực sau: .42 Lập hồ sơ hành 42 PHẦN III 44 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 3.1 Đánh giá chung 44 3.1.1 Ưu điểm 44 3.3.2 Hạn chế: 45 3.3.3 Nguyên nhân 45 3.2 Đề xuất kiến nghị 46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHẦN IV: PHỤ LỤC Nông Thị Thủy Lớp ĐHQTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT Nông Thị Thủy UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân Lớp ĐHQTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu toàn cầu hoá kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình công nhiệp hóa, đại hóa đất nước Như vấn đề xúc mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin đơn vị Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn vềnghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác Văn thư – lưu trữ, công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung quan quản lý hành Nhà nước nói riêng Làm tốt công tác góp phần giải nhanh chóng, kịp thời, xác thông tin văn giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Vì công tác văn thư – lưu trữ lại cần thiết quan trọng, quan, tổ chức muốn tồn phát triển thiếu công tác văn thư Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, sau hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng tổ chức đợt thực tập kéo dài 10 tuần Từ ngày 04/01/2016 Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đến ngày 11/3/2016 cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Thông qua thực tập ngành nghề, sinh viên có hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành để sau tốt nghiệp hoàn thành tốt công việc giao Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Văn phòng HĐND UBND, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên em nhận giúp đỡ tận tình cán bộ, công nhân viên quan, giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp tạo điều kiện thuận lợi để em tiếp cận với công việc thực tế, học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều kinh nghiệm quý báu Qua báo cáo kết thực tập em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy, cô giáo trường đặc biệt cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập cô, chú, anh, chị quan Trong thời gian thực tập, việc tìm hiểu làm quen với công việc chưa thực sâu sắc thu hoạch nhiều chỗ chưa hoàn chỉnh, nhiều thiếu sót hạn chế Vì em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô khoa để thân em ngày hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Với vai trò vô quan trọng thực tập em chọn đề tài “ Tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên” Mục tiêu đề tài - Tìm hiểu tổ chức hoạt động máy Nhà nước thể chế hành nhà nước - Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công tác cán công chức máy nhà nước - Tìm hiểu phân tích thực trạng Công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên phương diện lý luận, pháp lý thực tiễn hoạt động, tìm ưu điểm, hạn chế để đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên - Vận dụng kiến thức học thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành nhà nước - Trau dồi nâng cao kiến thức tiếp thu trình học lý thuyết trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên, phòng, ban, chuyên môn thuộc UBND huyện việc thực công tác Văn thư, thực kế hoạch, chủ trương UBND huyện việc hoàn thiện nghiệp vụ hành văn phòng Nguồn tài liệu tham khảo Từ giáo trình, từ văn bản, tài liệu công tác văn thư quan Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác Văn thư đề tài nhà nghiên cứu khai thác nhiều Công tác văn thư toàn trình xây dựng ban hành văn bản, trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác cho việc quản lý Cho đến nay, có số viết anh (chị) trước có liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ Nhưng chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp đến vấn đề Tổ chức Công tác Văn thư quan Đây đề tài đáng quan tâm nghiên cứu nhằm đánh giá sở lý luận thực trạng công tác văn thư, từ đưa giải pháp, phương hướng cụ thể để thực hiệu Công tác văn thư quan hành nhà nước Phương pháp nghiên cứu Trong báo cáo sử dụng phương pháp: Quan sát, thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích tổng hợp Bố cục đề tài Bố cục báo cáo gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên Phần II: Tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN I VÀI NÉT VỀ HUYỆN HÀM YÊN Điều kiện tự nhiên - Xã hội Hàm yên huyện nằm quốc lộ 2, phía tây tỉnh Tuyên Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Quang, cách thành phố Tuyên Quang khoảng 40 km Hàm Yên có tổng diện tích tự nhiên 907 km2, với địa giới hành sau: Phía Bắc giáp huyện Bắc Quang (tỉnh Hà Giang), phía nam giáp huyện Yên Sơn Tuyên Quang, phía đông giáp hai huyện Chiêm Hoá, Lâm Bình Tuyên Quang phía tây giáp hai huyện Yên Bình, Lục Yên (tỉnh Yên Bái) Hàm Yên nằm toạ độ địa lý 21o50’ - 22o23’ vĩ độ Bắc từ 105 o50’ - 105o11’ độ kinh Đông Địa hình phần lớn đồi núi thấp xen kẽ dải đồng rộng với độ cao trung bình từ 150 – 300 m so với mặt nước biển Toàn huyện có 18 đơn vị hành cấp xã gồm thị trấn 17 xã: Thị trấn Tân Yên; Các Xã: Tân Thành, Minh Hương, Bình Xa, Thành Long, Nhân Mục, Bằng Cốc, Đức Ninh, Thái Sơn, Thái Hòa, Hùng Đức, Yên Phú, Yên Lâm, Phù Lưu, Minh Dân, Minh Khương, Bạch Xa, Yên Thuận Vị trí địa lý Phía Bắc huyện Hàm Yên giáp huyện Bắc Quang (tỉnh Hà Giang); phía nam giáp huyện Yên Sơn Tuyên Quang; phía đông giáp hai huyện Chiêm Hoá, Lâm Bình Tuyên Quang phía tây giáp hai huyện Yên Bình, Lục Yên (tỉnh Yên Bái) Lịch sử hình thành Hàm Yên xưa huyện Sóc Sùng, đời Minh huyện Văn Yên, sau nhập vào huyện Khoáng Đời Lê sơ gọi huyện Sùng Yên sau đổi Phúc Yên Năm Minh Mạng thứ (1822) kị húy chữ Phúc, đổi Hàm Yên Năm Duy Tân thứ (1913) chia huyện Hàm Yên thành huyện Hàm Yên Yên Sơn Tháng 12 năm 1975 sở hợp hai tỉnh Tuyên Quang Hà Giang thành tỉnh Hà Tuyên, Hàm Yên huyện lị tỉnh Hà Tuyên Năm 1991, tách trở lại thành Tuyên Quang Hà Giang, Hàm Yên huyện lị tỉnh Tuyên Quang II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HÀM YÊN Chức UBND huyện Hàm Yên Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 quy định chức năng, nhiệm vụ HĐND, UBND cấp huyện Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết học em có số nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên sau: - Công tác soạn thảo văn Văn Phòng HĐND UBND huyện thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc - Công tác văn thư thực khoa học xem mặt quan, luôn cần quan tâm, đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn - Các công tác tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ nâng cao hơn, đảm bảo chất lượng thực theo quy định Nhà nước Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp - Cán Văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo Từ văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa tiến độ thực văn Với cách làm văn sử lý xác hơn, việc tra tìm văn dễ dàng thuận tiện hơn, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, quy chế Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu - Lập hồ sơ tồn đọng theo trình tự quy trình lập hồ sơ Nhà nước đề - Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, có ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Nông Thị Thủy 44 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3.3.2 Hạn chế: - Bên cạnh ưu điểm số hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lỗi chủ yếu khâu trình ký văn thời gian, lãnh đạo công tác, khiến cho việc kí ban hành văn dẫn đến chậm chễ, không giải kịp thời - Việc kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư – lưu trữ chưa thực chặt chẽ thường xuyên - Khâu chuyển giao văn rườm già, chưa khoa học nên trình giải công việc cán văn thư gặp khó khăn - Công tác soạn thảo văn số lỗi kỹ thuật trình bày văn - Công tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu trữ quan chưa thực hiện, có mang tính tạm thời - Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý 3.3.3 Nguyên nhân Các nguyên nhân làm hạn chế thực công việc Văn phòng HĐND UBND huyện do: - Thiếu nguồn kinh phí mua sắm trang thiết bị văn phòng - Việc bố trí nhân nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực hợp lý với yêu cầu thực tế - Chưa có phần mềm đăng ký văn – đến cách khoa học làm thời giai giải công việc, làm giảm suất làm việc - Công tác văn thư tiến hành chưa thật khoa học, tồn đọng nhiều văn dẫn đến việc xử lý không kịp thời - Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo số văn văn thư cho mượn gốc mà quan đơn vị chưa trả lại Những văn mượn chưa trả lại bôi đỏ sổ đăng ký văn (phụ lục 9) - Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học chưa có, tồn hạn chế nguồn kinh phí, bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, Nông Thị Thủy 45 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn thư, lưu trữ hay gọi văn phòng 3.2 Đề xuất kiến nghị Trong tình hình với phát triển kinh tế người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin tất lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên, em xin có số đề xuất sau: - Quản lý sở vật chất, trang thiết bị tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc cách hiệu quả, cần phải áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phần mềm ứng dụng vào công tác hành văn phòng quan, đưa vào sử dụng trang thiết bị tiên tiến để đáp ứng đầy đủ yêu cầu ngày cao hoạt động văn phòng - Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên quan học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, tham gia lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ công tác hành văn phòng, công tác quản trị văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ, để đáp ứng thay đổi ngày công tác hành quan xã hội - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc công tác Tin học hóa công tác Hành Văn phòng - Trong việc xếp nhân sự, phân công công việc cần cụ thể rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo công việc, người kiêm nghiệm nhiều công việc Nông Thị Thủy 46 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội dễ dẫn tới việc cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, chậm chễ hoàn thành công việc - Lãnh đạo quan cần phải kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, nhân viên việc thực kế hoạch, nhiệm vụ mà quan, đơn vị đặt ra, theo dõi sát việc áp dụng văn Đảng Nhà nước lĩnh vực hoạt động quan - Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ cán văn thư Văn thư lưu trữ với vai trò máy điều hành tổng hợp – khâu then chốt tạo động đơn vị Do đó, văn phòng thiết phải đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống - Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Những biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngửng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ - Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, thường xuyên vệ sinh kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo quy định Nhà nước công tác Lưu trữ - Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, nhân viên quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để người có trách nhiệm việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Nông Thị Thủy 47 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên là khoảng thời gian quan trọng và thiết thực đối với em Dưới sự chỉ bảo tận tình, trực tiếp tiếp xúc với công việc đã giúp em học hỏi được thêm nhiều kiến thức mới và trau dồi thêm những kiến thức đã được học tại trường Ngoài ra, em còn được học về cách ứng xử , giao tiếp tác phong đạo đức của cán bộ công tác văn phòng em sinh viên năm cuối Qua đó, giúp em hoàn thiện thân tích lũy thêm kinh nhiệm, kiến thức tảng cho công việc sau em Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Nhà trường Khoa Quản trị văn phòng cô ThS Lâm Thu Hằng đã nhiệt tình, tận tâm dạy dỗ, chỉ bảo, truyền đạt tâm huyết, kiến thức và tạo điều kiện thuận lợi cho giúp em hoàn thành tập báo cáo thực tập Qua đây, Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô chú, anh, chị Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên nói riêng Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên nói chung, đặc biệt Vũ Tất Thành Phó Chánh văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên tạo điều kiện giúp đỡ thời gian qua anh Nguyễn Tiến Đạt người phụ trách hướng dẫn em thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên đã tận tình giúp đỡ em tìm hiểu về công tác văn thư Dưới sự hướng dẫn tận tình, giao tiếp cởi mở và thái độ làm việc nghiêm túc của lãnh đạo, cán quan đã giúp cho em có thêm tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Trên toàn kiến thức mà em tiếp xúc, quan sát tìm hiểu tổng hợp sau đợt thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên Là sinh viên bắt đầu đóng vai trò nhân viên Văn phòng thực thụ, sai sót, bỡ ngỡ nhiều công việc hoạt động giao tiếp Tuy có rất nhiều cố gắng và nỗ lực của bản thân cũng sự chỉ bảo tận tình toàn thể cán quan, thời gian thực tập còn hạn chế Vì vậy, báo cáo của em chắc chắn không thể tránh khỏi thiếu sót và khuyết điểm Kính mong Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng thầy cô giáo xem xét góp ý kiến, nhận xét để bài báo cáo của em được hoàn thiện Nông Thị Thủy 48 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn! Hàm Yên, ngày 11 tháng 03 năm 2016 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO SINH VIÊN Nông Thị Thuỷ Nông Thị Thủy 49 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009; Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; Quyết định số 01/2011/QĐ-UBND ngày 10/8/2011 Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên việc ban hành Quy chế hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, nhiệm kỳ 2011 – 2016; Quyết định số 101/2005/QĐ-UBND ngày 14/11/2005 Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hàm Yên; Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên ban hành kèm theo định số 14/QĐ-VP ngày 12 tháng năm 2012 Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên; Quyết định số 02/2009/QĐ-UBND ngày 30/7/2009 ban hành quy chế nội dung tổ chức công tác văn thư lưu trữ địa bàn huyện Hàm Yên; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nông Thị Thủy 50 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (phụ trách khối Văn hoá – Xã hội) PHÓ CHỦ TỊCH (phụ trách khối Kinh tế - Xây dựng) NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT LAO ĐỘNG TB VÀ XH KINH TẾ - HẠ TẦNG TRẠM KHUYẾN NÔNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHÓ CHỦ TỊCH (phụ trách khối Nông - Lâm Nghiệp) VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND NỘI VỤ TƯ PHÁP TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THANH TRA CÔNG AN BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ Ghi chú: BAN HỖ TRỢ KINH DOANH NÔNG NGHIỆP ,;CCCA TRẠM BẢO VỆ THỰC VẬT TRẠM THÚ Y TRUNG TÂM CÂY ĂN QUẢ QUẢ Y TẾ TÀI NGUYÊN – MÔI TRƯỜNG CÔNG THƯƠNG ĐÀI TRUYỀN THANH – TRUYỀN HÌNH BAN GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG TRUNG TÂM VĂN HOÁ – THÔNG TIN THỂ THAO BAN DI DÂN TÁI ĐỊNH CƯchỉ đạo, quản lý : mối quan hệ HẠT KIỂM LÂM TRUNG TÂM DẠY NGHỀ CHI CỤC THUẾ KHO BẠC NHÀ NƯỚC CHI CỤC THI HÀNH ÁN Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH TỔNG HỢP Chuyên viên kinh tế Chuyên Ghinông chú: viên – lâm – nghiệp Nông Thị Thủy PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH Chuyên Nội Văn thư : mối quan hệ đạo, quản lý viên văn xã Lái xe Tạp vụ Bảo vệ Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sổ đăng ký văn UBND huyện Hàm Yên Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mẫu sổ gửi công văn phòng, ban chuyên môn Phụ lục 06: Mẫu sổ gửi công văn qua bưu điện Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nông Thị Thủy Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 07: Mẫu sổ đăng ký công văn đến máy tính Phụ lục 08: Mẫu sổ gửi công văn chuyên viên Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nông Thị Thủy Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 09: Tình trạng nợ gốc bôi đỏ sổ đăng ký văn UBND huyện Hàm Yên Nông Thị Thủy Lớp ĐH QTVP K1A