Công tác văn phòng tại văn phòng HĐND UBND huyện yên lập

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ 4 1. Đơn vị hành chính: 4 2. Vị trí địa lý 4 3. Địa hình 5 4. Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi 6 5. Các nguồn tài nguyên thiên nhiên 6 5.1. Quỹ đất đai 6 5.2. Tài nguyên khoáng sản, nước 7 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ 8 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập 8 1.1.1. Chức năng: 8 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức: 14 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của của Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Lập 15 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 15 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 1.2.2.1. Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Lập 20 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng HĐND UBND huyện 22 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 33 2.1. Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư 33 2.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập quy định về công công tác Văn thư 33 2.1.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Yên Lập 34 2.1.3. Trách nhiệm đối với công tác Văn thư của UBND huyện Yên Lập 34 2.1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Yên Lập 35 2.1.4.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập 35 2.1.4.2. Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Yên Lập ban hành trong 5 năm trở lại đây: 35 2.1.4.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Yên Lập 36 2.1.4.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 36 2.1.5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 38 2.1.5.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 38 2.1.5.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 45 2.1.6. Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Yên Lập 49 2.1.6.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 49 2.1.6.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập 52 2.1.6.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập 52 2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu 54 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại UBND huyện Yên Lập 56 3.3.1. Ưu điểm 56 3.3.2. Hạn chế 58 3.3.3. Nguyên nhân 59 3.2. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 59 KẾT LUẬN CHUNG 61 PHẦN PHỤ LỤC 63

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 3

B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ 4

1 Đơn vị hành chính: 4

2 Vị trí địa lý 4

3 Địa hình 5

4 Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi 6

5 Các nguồn tài nguyên thiên nhiên 6

5.1 Quỹ đất đai 6

5.2 Tài nguyên khoáng sản, nước 7

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ 8

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập 8

1.1.1 Chức năng: 8

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 14

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập 15

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 15

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 20

1.2.2.1 Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập 20 1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 20

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng HĐND & UBND huyện 22

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 23

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 33

2.1 Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư 33

2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập quy định về

công công tác Văn thư 33

2.1.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Yên Lập 34

2.1.3 Trách nhiệm đối với công tác Văn thư của UBND huyện Yên Lập 34

2.1.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Yên Lập 35

2.1.4.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập 35

2.1.4.2 Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Yên Lập ban hành trong 5 năm trở lại đây: 35

2.1.4.3 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Yên Lập 36

2.1.4.4 Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 36

2.1.5 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 38

2.1.5.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 38

2.1.5.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 45

2.1.6 Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Yên Lập 49

2.1.6.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 49

2.1.6.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập 52

2.1.6.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập 52

2.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu 54

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56

3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại UBND huyện Yên Lập 56

3.3.1 Ưu điểm 56

3.3.2 Hạn chế 58

3.3.3 Nguyên nhân 59

3.2 Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 59

KẾT LUẬN CHUNG 61

PHẦN PHỤ LỤC 63

Ảnh: Trụ sở UBND huyện Yên Lập

Tên, địa chỉ, số điện thoại của UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ.

Địa chỉ cơ quan: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Điện thoại: 0210.3 622 327

Email: tttdtyenlap@gmail.com

Website: http//www.yenlap.phutho.gov.vn

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp đối với mỗi sinhviên Đặc biệt, huyện Yên Lập là nơi em được sinh ra và lớn lên, học tập và pháttriển Vì vậy, việc thực tập tốt nghiệp tại UBND huyện Yên Lập sẽ giúp bản thânhiểu thêm về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng nhưnhững công việc chuyên môn của UBND huyện Qua đó, giúp em củng cố, nângcao kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ thống hóađược những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học với thựchành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước đầuvận dụng các kiến thức được học vào thực tế Giúp sinh viên làm quen và tăngcường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo

2 Mục tiêu của đề tài

- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ;

- Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên lập, nắm được chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập;

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính vănphòng của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập, tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng;

- Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong vănphòng;

- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBNDhuyện;

- Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu điểm – hạn chế vềthực trạng công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyệnYên Lập Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng của đề tài: Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng

HĐND & UBND huyện Yên Lập.

- Phạm vi của đề tài: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng;công tác Văn thư – Lưu trữ; công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng; …

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các Văn bản Quy phạm pháp luật như:

Luật Tổ chức chính quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6năm 2015;

Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;…

Các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc của Uỷban nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định

số 1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBNDngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBNDhuyện; Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hànhkèm theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014

Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh Thị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Vănphòng K1C và một số văn bản tài liệu của UBND huyện Yên Lập

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tạiUBND huyện Yên Lập, tuy nhiên mới chỉ có Báo cáo kiến tập của sinh viên ĐinhThị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Văn phòng K1C trường Đại học Nội Vụ HàNội, đề cập đến lĩnh vực hành chính văn phòng;

6 Phương pháp nghiên cứu

Phần 2 Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư

Phần 3 Kết luận về đề xuất, kiến nghị

B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1 Đơn vị hành chính:

Gồm 16 xã: Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, XuânThủy, Hưng Long, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, PhúcKhánh, Ngọc Lập, Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và thị trấn Yên Lập

2 Vị trí địa lý

Yên Lập là huyện miền núi ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ, cách trung tâm

thành phố Việt Trì khoảng 70 km, có toạ độ địa lý từ 21 13’ đến 21 33’ vĩ độ Bắc

và từ 104 52’ đến 105 10’ kinh độ Đông Tổng diện tích tự nhiên là 43783,62 ha,với 17 đơn vị hành chính (16 xã và 01 thị trấn) Địa giới hành chính giáp các tỉnh,huyện: Phía Đông giáp huyện Cẩm Khê và huyện Tam Nông (Phú Thọ), phía Tâygiáp huyện Văn Chấn (Yên Bái), phía Nam giáp huyện Thanh Sơn, Tân Sơn (PhúThọ) và phía Bắc giáp huyện Hạ Hoà (Phú Thọ)

Trên địa bàn huyện có 55 km đường quốc lộ70B đi qua; 06 tuyến đường tỉnh

lộ là các tuyến đường ĐT313, ĐT313B, ĐT321, ĐT321B, ĐT313D và ĐT321C,toàn bộ các tuyến đường tỉnh lộ trên địa bàn huyện Yên Lập có chiều dài là 54 km

3 Địa hình

Yên Lập là huyện miền núi, địa hình đa dạng và phức tạp, có nhiều dãy núicao, độ dốc lớn, hệ thống suối, khe, ngòi hẹp và dốc lại phân bố không đều làmcho địa hình bị phân cách mạnh Địa bàn huyện có thể phân thành 3 tiểu vùngchính

Tiểu vùng 1: các xã vùng hạ huyện (vùng thấp): Là vùng địa hình núi thấp,

đồi cao gồm các xã Minh Hoà, Đồng Lạc, Ngọc Đồng, Ngọc Lập, Phúc Khánh phùhợp cho phát triển các loại cây công nghiệp lâu năm (chè) và cây nguyên liệu giấy,đồng thời sản xuất chế biến vật liệu xây dựng Tuy nhiên, do địa hình phân cáchnên việc phát triển hệ thống thuỷ lợi gặp nhiều khó khăn

Tiểu vùng 2: Các xã vùng Trung huyện (vùng giữa) gồm các xã Xuân Viên,

Xuân Thuỷ, Hưng Long, Đồng Thịnh, Thương Long, Thị trấn Yên Lập Đây làvùng thung lũng được tạo bởi hai sườn núi cao phía đông và tây huyện, đất đượchình thành do bồi tụ trong qúa trình phong hoá có thành phần cơ giới chủ yếu làđất thịt trung bình và thịt nặng, phù hợp cho phát triển sản xuất cây lương thực(lúa, ngô) theo hướng chuyên canh và thâm canh cao, phát triển những giống lúachất lượng cao; đồng thời phát triển công nghiệp chế biến nông sản và dịch vụ

Tiểu vùng 3: Các xã vùng Thượng huyện, gồm các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương,

Lương Sơn, Xuân An, Nga Hoàng và Trung Sơn Đây là vùng địa hình bị phâncách mạnh, một số khu vực đồi núi có độ dốc cao trên 25°, về mùa mưa thườngxảy ra lũ quét, về mùa khô lại hay bị hạn Trong tiểu vùng có một số khoáng sản vàmột vài điểm danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử Do vậy tiểu vùng này phù hợpvới phát triển lâm nghiệp với các loại cây lấy gỗ và cây đặc sản có giá trị kinh tếcao; phát triển cây ăn quả, cây công nghiệp; phát triển dịch vụ du lịch và có thểkhai thác quặng sắt ở xã Lương Sơn, Xuân An

4 Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi

Yên Lập nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, nhiệt độ trung bình năm vàokhoảng 22,5°C, cao nhất 39°C và thấp nhất 4 - 5°C Có hai mùa chính: Mùa đônglạnh và khô hạn, kéo dài từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau với nhiệt độ trung bình14,2°-18°; mùa hè nóng và mưa nhiều, kéo dài từ tháng 6 đến tháng 9 với nhiệt độtrung bình 28 - 30°C Lượng mưa trung bình năm là 1.570 mm Độ ẩm trung bìnhtrong năm là 86 - 89%, cao nhất lên đến 90% vào tháng 7.8 và thấp nhất xuống đến62% thường vào tháng 12 hàng năm

Chế độ thuỷ văn phụ thuộc vào cấu tạo địa hình Mực nước trong các suối, khe,ngòi, hồ chưá nước trong địa bàn huyện lên xuống thất thường, đột ngột phụ thuộcvào các trận mưa lớn trong mùa mưa Mực nước tại các suối hàng năm là +25,45m,mực nước lũ lịch sử từng đạt đến +56,62 m Hàng năm thường xảy ra lũ ống gây ngậplụt cục bộ, có thể kéo dài đến 2 ngày tuỳ thuộc vào từng trận mưa lớn

Trên địa bàn Huyện không có sông chảy qua, chủ yếu có các suối nhỏ đổ rangòi (Ngòi Lao, Ngòi Giành) Ngòi Lao bắt nguồn từ Mũi Kim (tỉnh Yên Bái) chảyqua địa phận các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương Ngòi Giành bắt nguồn từ Nghĩa Tâm(tỉnh Yên Bái) chảy qua địa phận các xã Trung Sơn, Xuân An, Xuân Viên, LươngSơn, sang xã Phượng Vĩ (huyện Cẩm Khê) rồi đổ ra sông Thao

Nhìn chung, chế độ khí hậu và thuỷ văn trên địa bàn tương đối khắc nghiệt,gây không ít khó khăn cho sản xuất nông nghiệp và cho đời sống của người dântrong Huyện

5 Các nguồn tài nguyên thiên nhiên

5.1 Quỹ đất đai

Tổng diện tích tự nhiên của Yên lập là 43.746,5 ha, chiếm 12,41% diện tích

tự nhiên của tỉnh Phú Thọ Trong tổng diện tích đất tự nhiên đất nông nghiệp là39.288,26ha chiếm 89,62% Trong tổng diện tích đất nông nghiệp, đất sản xuấtnông nghiệp là 11.189,42ha chiếm 25,52%; đất lâm nghiệp là 27.086,41ha 61,79%

và đất nuôi trồng thuỷ sản là 1.010,04ha chiếm 2,30% Trong diện tích đất sản xuấtnông nghiệp, đất trồng cây hàng năm là 5.073,10ha, chỉ chiếm 11,57% Đất phinông nghiệp của Huyện có 4.348,81ha, chiếm 9,92% diện tích đất tự nhiên, trong

đó đất ở là 783,32ha chiếm 1,79%; đất chuyên dùng là 2067,32 ha, đất quốc phòng

an ninh là 1196,47ha và đất dùng vào mục đích công cộng 777.19 ha Đất chưa sửdụng của huyện có diện tích là 200,55 ha chiếm 0,46 % tổng diện tích tự nhiên.Với quỹ đất như trên, huyện Yên Lập có nhiều thuận lợi trong phát triển nôngnghiệp, đặc biệt là cây lâm nghiệp và cây công nghiệp lâu năm

5.2 Tài nguyên khoáng sản, nước

Theo số liệu điều tra về địa chất và báo cáo thuyết minh dự án khảo sát đođạc xác định khu vực quản lý khai thác và bảo vệ khoáng sản trên địa bàn huyệnthì Yên Lập có tổng số 18 điểm mỏ và điểm quặng nằm rải rác ở các xã tronghuyện, trong đó có 9 mỏ đá (ở xã Phúc Khánh, Ngọc Lập, Mỹ Lung, Mỹ Lương,Trung sơn); 2 mỏ than bùn (ở Thị trấn Yên Lập và xã Nga Hoàng); 3 mỏ quặng sắt(ở Lương Sơn, Xuân Thuỷ và Thị trấn Yên Lập); 3 mỏ chì kẽm (ở Đồng Thịnh,Phúc Khánh); 1 mỏ chì bạc (ở Thượng Long) Các mỏ khoáng sản trên địa bànhuyện hầu hết chưa được điều tra, khảo sát, đánh giá chính xác trữ lượng và chấtlượng Qua thăm dò ước tính trữ lượng và chất lượng các mỏ này đều ở mức trungbình và nhỏ, tuy nhiên đây sẽ là nguồn tài nguyên quan trọng thúc đẩy sự phát triểnkinh tế của huyện

Nguồn tài nguyên nước huyện Yên Lập không lớn kể cả nước mặt và nướcngầm, nguồn nước ít bị ô nhiễm, nguồn nước ngầm có chất lượng tốt cho sinh hoạt

và phục vụ sản xuất

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập

1.1.1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Lập do Hội đồng nhân dân huyện(HĐND) bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơquan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từTrung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hộiđồng phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cầnthiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhândân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã

b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhândân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

e) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập

giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thicử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh dođịa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoágia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và

quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thựchiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi

vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã;

m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dânhuyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể

xây dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xâydựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giaothông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện phápquản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nướctrên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử

lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giaotrên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và

sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nộithị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyệnthuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lamthắng cảnh

do huyện quản lý

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Lãnh đạo UBND huyện Yên Lập gồm: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch phụ

trách về lĩnh vực kinh tế và văn hóa - xã hội

Khối Phòng, Ban chuyên môn Quản lý nhà nước thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

 Phòng Nội vụ

 Phòng Tư pháp

 Phòng Tài chính - Kế hoạch

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

 Phòng Văn hóa và Thông tin

 Phòng Giáo dục và Đào tạo

 Phòng Y tế

 Thanh tra huyện

 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Trung tâm bồi dưỡng Chính trị

- Trung tâm Quản lý thị trường

- Bệnh viện Đa khoa

- Trường PTDT Nội trú

- Ban QLDA ĐTXD

- Văn phòng cấp quyền sử dụng đất

- Ban QLDACCTCC và TTPTCCN

Khối Đơn vị Nội chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

- Ban chỉ huy quân sự huyện

- Công an huyện

- Chi cục thuế

- Tòa án nhân dân

- Viện kiểm sát nhân dân

- Hạt kiểm lâm

Khối các Đơn vị Hành chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có các xã:

Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Xuân Thủy, HưngLong, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc Khánh, Ngọc Lập,Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và Thị trấn Yên Lập.

- Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Lập: (Xem phụ lục: 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Căn cứ Quyết định số: 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 củaUBND huyện Yên Lập về việc ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập.Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập được tổ chức và hoạt động như sau:

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập được tổ chức, làm việc theochế độ Thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:

a Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;

Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý vàđiều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trựcHĐND & UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụcủa Văn phòng;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trựcHĐND và UBND huyện;

- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáonhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiếnchỉ đạo công việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến cáccấp, các ngành trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởngcác ngành đi công tác trong và ngoài huyện;

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trungương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;

- Chủ tài khoản của Văn phòng

Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách

nhiệm trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạochuyên viên được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyếtđịnh của Trung ương, UBND tỉnh và UBND huyện;

- Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;

- Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điềuhành công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó ChánhVăn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng

- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBNDhuyện giao

b Các chuyên viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh

tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng;

Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theodõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn hóa– xã hội, an ninh, quốc phòng của các nhanh, các cấp được phân công theo dõitrong việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng trongviệc chấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ trương của Đảng và Nhà nước,của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịpthời, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện;

Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lýNhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnhđạo Văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cáchchính xác, kịp thời;

Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và cáccuộc họp với các cấp, ngành trong huyện khi bàn về các việc thuộc phạm vi mìnhtheo dõi; được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị Khiđược phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo cácvăn bản cần thiết trình HĐND và UBND huyện ban hành;

Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốtcông tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa

học); biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nộidung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnhvực quản lý được phân công;

Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnhvực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và cácđoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó ChánhVăn phòng Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệmcủa các phòng ban trực thuộc;

Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công làmviệc

trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tácđược phân công Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với Lãnh đạo Vănphòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung

c Các Bộ phận trực thuộc Văn phòng:

 Bộ phận tổng hợp

 Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ

- Công tác văn thư – lưu trữ

- Công tác quản trị, kế toán – tài vụ

 Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính:

d Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng do Chủ tịch UBNDhuyện quyết định

e Biên chế hành chính của Văn phòng do UBND huyện quyết định trongtổng biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao

f Chế độ làm việc và quan hệ công tác

 Chế độ làm việc

- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh Văn phòng là thủtrưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọihoạt động của Văn phòng;

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Vănphòng về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy địnhnày và các nhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao;

- Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó Chủtịch, Thường trực HĐND huyện, theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo Văn phònghuyện trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội

 Chế độ ban hành văn bản của UBND huyện

- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản củaUBND huyện từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành Người đứng đầu cơquan soạn thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản do

cơ quan mình soạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng hoặcPhó Chánh Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào vănbản mới trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện ký ban hành Bộ phận Văn thư chỉđược phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh, Phó ChánhVăn phòng;

- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch vớicác Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên viêntổng hợp ghi biên bản Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi lĩnh vựcchuyên môn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị, chậm nhất 3ngày sau phải có thông báo kết quả Hội nghị

 Chế độ sinh hoạt Văn phòng

- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên tổnghợp giao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các ngành;

- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức đểthống nhất công việc nội bộ của Văn phòng;

- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các đoànthể trong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề hoặc phổbiến các chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;

- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác chuyên

tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công chức thựchiện nhiệm vụ công tác trong năm tới

 Quan hệ công tác

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy:

- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựngchương trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cầnđưa ra trong cuộc họp giao ban chung của Thường trực Huyện ủy, Thường trựcHĐND và UBND huyện;

- Quan hệ phối hợp để có sự phân công mỗi Văn phòng trong việc nắm bắttình hình các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự ántrình Thường trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện;

- Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

và UBND các xã, thị trấn:

- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để giúpThường trực HĐND, UBND huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành;đôn đốc các cấp, các ngành, các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và cácvăn bản điều hành của Thường trực HĐND và UBND huyện; thực hiện các chế độbáo cáo theo quy định;

- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, cácphòng ban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phốihợp trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh:

- Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộcVăn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý,tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bịhiện đại về văn phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiệncải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.2.2.1 Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc choUBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện vềchỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý vàhoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập chịu sự chỉ đạo toàn diện củaUBND huyện về tổ chức, biên chế và công tác, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướngdẫn và kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểuQuốc hội tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng,

có tài sản riêng để giao dịch

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, giúp Thường trực HĐND &UBND huyện tổ chức thực hiện chương trình đó

- Phối hợp với các ban của HĐND để giúp Thường trực HĐND chuẩn bị cácbáo cáo về các hoạt động của HĐND; chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổchức soạn thảo các văn bản do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND giao

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND & UBND cấp xã, thị trấntrong việc chuẩn bị các văn bản đó để HĐND, Thường trực HĐND & UBNDhuyện xem xét, quyết định

- Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện cùng cấp và UBND cấp dưới, trình UBND huyện quyết định hoặc đểUBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường

xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trựcHĐND & UBND, các ban của HĐND thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơquan Nhà nước cấp trên theo quy định.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức, triển khai thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật, các Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND và các cơquan nhà nước cấp trên

- Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND, Thườngtrực HĐND, Chủ tịch UBND và các Ban của HĐND huyện với các đơn vị chuyênmôn, các đoàn thể nhân dân và UBND xã, thị trấn

- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiênhọp UBND và Chủ tịch UBND huyện

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn thuộc UBND, Văn phòngUBND xã, thị trấn thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòngtheo quy định

- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trựcHĐND, các Ban của HĐND & UBND, Chủ tịch UBND huyện

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Tư pháp và các phòng chức năng thực hiệnnhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa” trên địa bản

- Chủ trì phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND & HĐNDhuyện trong việc tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND & UBND được giao theoquy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giaotheo quy định

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng HĐND & UBND huyện

a Về cơ cấu tổ chức

- Tổ chức và biên chế gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng,các cán bộ, công chức, viên chức

- Lãnh đạo: Văn phòng HĐND & UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng

và các Phó Chánh Văn phòng

+ Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm chung,làm chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước UBND huyện và trước pháp luật về toàn

bộ hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện

+ Các Phó Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện là người giúp ChánhVăn phòng HĐND & UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòngHĐND & UBND huyện và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổnghợp; hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế “một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocoppy, …

- Việc khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với ChánhVăn phòng, Phó Chánh Văn phòng, cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòngHĐND & UBND huyện được thực hiện theo quy định của pháp luật

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập:

cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện; Bản phân công nhiệm vụ số11/VP-PCNV ngày 12 tháng 3 năm 2015 về việc phân công nhiệm vụ Lãnh đạo,chuyên viên và cán bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện Các vị trí việc làm và

mô tả công việc của các vị trí được xác định như sau:

- Thực hiện chức trách nhiệm vụ được quy định tại Điều

8, Chương II, Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dânhuyện;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, UBNDhuyện, Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện quychế làm việc và chương trình công tác;

- Phụ trách lĩnh vực hành chính- quản trị, văn thư, nộichính;

- Tham mưu chuẩn bị nội dung họp UBND huyện,chương trình giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch theochương trình công tác đã ban hành;

- Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ vàcác tổ chức chính trị- xã hội tham mưu đảm bảo hoạtđộng theo chương trình làm việc của Thường trực, BTVHuyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện và quy chế phối hợpgiữa UBND huyện với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thểchính trị - xã hội cấp huyện Phối hợp với Phòng Tưpháp thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật củaUBND huyện, của Chủ tịch UBND huyện trước khi

- Tham mưu với UBND huyện tổng hợp xây dựng báocáo kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành 6 tháng, 1năm của UBND huyện;

- Làm chủ tài khoản Văn phòng;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các thông báo kết luận của Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện tại hội nghị UBNDhuyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch và cáchội nghị chuyên đề do Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND huyện chủ trì;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các công văn, giấy mời họp cáchội nghị do UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDhuyện triệu tập, các văn bản sao lục và văn bản hànhchính khác thuộc thẩm quyền;

- Chỉ đạo cán bộ, công chức Văn phòng trong việc đóntiếp khách đến liên hệ làm việc tại Uỷ ban nhân dânhuyện; thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khiChủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và Thườngtrực HĐND huyện giao

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủtịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐNDhuyện phân công

2 Phó 1 - Tổng hợp, giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh

- Trực tiếp tham mưu giúp Phó Chủ tịch UBND huyệnPhụ trách khối kinh tế trong thực hiện quy chế làm việc

và chương trình công tác;

- Ký thay Chánh Văn phòng thông báo kết luận các hộinghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủtịch UBND huyện, các hội nghị chuyên đề thuộc khối,lĩnh vực phụ trách khi được phân công;

- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản hành chínhthuộc thẩm quyền Đôn đốc các cơ quan chuyên môn,UBND xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo theoquy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện và chươngtrình công tác của Thường trực, Ban Thường vụ Huyện

uỷ, BCH Đảng bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy bannhân dân huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủtịch; tham mưu kết luận hội nghị Ủy ban nhân dânhuyện;

- Phụ trách tổ “Một cửa”, tổ “Tiếp công dân” (TheoQuyết định số 91/QĐ- UBND ngày 14 tháng 02 năm

2012 của Chủ tịch UBND huyện);

- Tham mưu chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện nhiệm

vụ phát triển kinh tế - xã hội quý, 6 tháng, 9 tháng và 1năm, báo cáo tổng hợp trả lời kiến nghị của cử tri;

- Báo cáo kết quả thực hiện quy chế phối hợp giữa Uỷban nhân dân huyện với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể

1 Giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh vực văn hóa

-xã hội; ký thay Chánh Văn phòng các văn bản hànhchính thuộc thẩm quyền;

- Đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấntrong việc chuẩn bị các báo cáo theo quy chế làm việccủa Uỷ ban nhân dân huyện và chương trình công táccủa Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ, BCH Đảng

bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy bannhân dân huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủtịch;

- Tham mưu kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện;

- Ghi biên bản hội nghị UBND huyện, hội nghị giao banChủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Tổng hợp tham mưu với lãnh đạo Văn phòng dự thảothông báo kết luận hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủtịch, hội nghị UBND huyện, các hội nghị chuyên đề củaChủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện khi được phâncông;

- Trực tiếp giúp Phó Chủ tịch UBND huyện phụ tráchlĩnh vực văn hóa - xã hội trong thực hiện quy chế làmviệc và chương trình công tác;

- Thẩm định các văn bản thuộc khối phụ trách trước khi

trình lãnh đạo Văn phòng ký thẩm định;

- Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần, báo cáo tháng của

Uỷ ban nhân dân huyện, theo dõi việc chấp hành chế độhội họp của các phòng, ban chuyên môn và UBND xã,thị trấn;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trựcHĐND huyện và Chánh Văn phòng phân công

- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữanhỏ trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết

bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;

- Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làmviệc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trựcHĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làmviệc của HĐND và UBND huyện;

- Tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn kháchđến làm việc với huyện;

- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiệncông tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán

bộ, công chức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theoquy định chung

- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phảiđảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thườngtrực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng; quản lýchặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độquy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báocáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;

- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật

tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựngcác định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợpvới thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để muasắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêucầu công tác cơ quan;

- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài

cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanhnhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế

độ quy định hiện hành;

- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu

tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng

- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụLãnh đạo huyện và Văn phòng;

- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảodưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điềukiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc; hỏnghóc

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủtịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐNDhuyện và Chánh Văn phòng phân công

5 Chuyên

viên

6 1 Chuyên viên phụ trách tại HĐND huyện:

- Trực tiếp theo dõi, tổng hợp hoạt động của Thườngtrực HĐND huyện, tham mưu giúp Thường trực HĐNDhuyện, các Ban của HĐND huyên thực hiện quy chếlàm việc và chương trình công tác;

- Dự thảo và thẩm định các văn bản của Thường trựcHĐND huyện trước khi trình ký ban hành;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện đôn đốccác cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các vănbản, báo cáo phục vụ chương trình làm việc của các Ban

và các kỳ họp HĐND huyện;

- Tổng hợp các ý kiến kiến nghị của cử tri tại các kỳ tiếpxúc cử tri của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND tỉnh,huyện;

- Làm kế toán tài khoản HĐND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Thườngtrực HĐND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDhuyện và lãnh đạo Văn phòng phân công

2 Chuyên viên phụ trách Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính:

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra cácđơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính,

cơ chế “một cửa” theo đúng quy định và theo Quy chế

tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả thuộc Văn phòng

- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộphận tiếp nhận và trả kết qủa theo cơ chế "Một cửa" (gọitắt là Tổ "Một cửa" của UBND huyện);

3 Chuyên viên phụ trách mảng CNTT:

- Đảm bảo mạng thông tin nội bộ hoạt động thông suốt,liên tục và thiết bị họp trực tuyến;

- Ghi biên bản hội nghị UBND huyện, hội nghị giao banChủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện khi đồng chí PhóChánh Văn phòng (VH-XH) đi vắng;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủtịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐNDhuyện và lãnh đạo Văn phòng phân công

- Quản lý con dấu của UBND huyện;

- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng về lĩnh vực vănthư, lưu trữ (thuộc nhiệm vụ của Văn phòng);

- Phụ trách in sao, gửi các văn bản tài liệu liên quan đảmbảo công tác lãnh chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhândân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnhđạo Văn phòng phân công

- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, vệ sinh phònghọp tầng 2, tầng 4, nhà truyền thống dân tộc huyện,phòng khách, phòng làm việc của Chủ tịch, Phó Chủtịch UBND huyện;

- Giúp đồng chí văn thư trong công tác quản lý văn bản

đi đến, in sao, gửi văn bản (khi văn thư đi vắng);

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnhđạo Văn phòng phân công

8 Bảo vệ 2 - Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý và bảo đảm

hệ thống điện, nước phục vụ nhiệm vụ chỉ đạo điều

hành của UBND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDhuyện và việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cácPhòng chuyên môn (trong khuôn viên công sở UBNDhuyện);

- Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan UBND huyện(ban hành kèm theo Văn bản số 06/NQBV- VP ngày 14tháng 4 năm 2011 của Văn phòng về Nội quy bảo vệ trật

tự nội vụ, tài sản cơ quan Hội đồng nhân dân, Uỷ bannhân dân huyện Yên Lập);

- Phối hợp với thường trực tổ “1 cửa”, “tổ tiếp dân” khiđồng chí Tổ trưởng đi vắng;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnhđạo Văn phòng phân công

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnhđạo Văn phòng phân công

Danh sách cán bộ, công chức Văn Phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập gồm:

1 Đinh Viết Xuân Chánh Văn phòng

2 Đinh Thế Anh Phó Chánh Văn phòng (Tổng hợp)

3 Đinh Trung Kiên Phó Chánh Văn phòng (HCQT)

4 Nguyễn Văn Khiêm Phó Chánh Văn phòng (VHXH)

5 Bùi Trọng Thiện Chuyên viên

7 Trần Xuân Quỳnh Chuyên viên

11 Đỗ Thị Lan Hương Nhân viên hợp đồng

12 Nguyễn Huy Phương Lái xe

15 Nguyễn Văn Phòng Lái xe

17 Nguyễn Sỹ Thi Hợp đồng Bảo vệ

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 2.1 Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sửdụng con dấu trong công tác văn thư

2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập quy định về công công tác Văn thư

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tácVăn thư, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư tạiUBND huyện Yên Lập; trên cơ sở áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật củaChính phủ, Bộ Nội vụ, … như:

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng

Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; …

UBND huyện Yên Lập đã xây dựng và ban hành: Quyết định số:

861/QĐ-UBND ngày 25 tháng 07 năm 2014 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư,lưu trữ của UBND huyện Yên Lập.

2.1.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Yên Lập

Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên lập được xây dựng theo

mô hình tập trung Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụtrách Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi vàquản lý và sử dụng con dấu của UBND Tất cả các văn bản đến và đi đều phải qua

bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi) hoặc chuyểngiao đến các đơn vị (đối với văn bản đến)

Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND đượcđảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời,chính xác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2.1.3 Trách nhiệm đối với công tác Văn thư của UBND huyện Yên Lập

a Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện trong quản lý công tác Văn thư

- Xây dựng, ban hành văn bản, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối vớicác đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

b Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện

Giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thựchiện công tác văn thư tại cơ quan đơn vị Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDhuyện về ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, tổ chức thực hiệncông tác văn thư thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện

c Trách nhiệm của Trưởng các cơ quan đơn vị trực thuộc huyện

Trưởng các phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có tráchnhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư của UBNDhuyện Chỉ đạo cơ quan, đơn vị do minh phụ trách xây dựng quy định về công tácvăn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ